BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum SMA Pelita II Sejarah SMA Pelita II Sekolah Pelita didirikan pada bulan Juli 1987 oleh Djaya Djauhari sebagai pimpinan Pelita. Sekolah Pelita tersebut berlokasi di Jalan Duri Utara, Jakarta Barat. Pada saat itu, sekolah Pelita hanya menyediakan kelas dari TK sampai SMP. Seiring berjalannya waktu, sekolah Pelita terus bertumbuh hingga akhirnya dibukalah SMA Pelita. Pada tanggal 7 Juli Pada tahun 1990 Djaya Djauhari membuka cabang dari sekolah Pelita yang dinamakan Sekolah Pelita II. Lokasinya terletak di Jalan Macan No.23-25, Jakarta Barat. Sekolah baru tersebut memiliki unit lengkap dari TK hingga SMA. Dengan berpegang teguh pada sistem manajemen yang kuat, sekolah Pelita II terus mengembangkan dan untuk menjadi sekolah yang dapat menghasilkan lulusanlulusan terbaik bagi masyarakat, bangsa, dan negara. Sekolah SMA Pelita II juga sudah memilki akreditasi pada tahun 2000 dengan status disamakan Hingga saat ini, SMA Pelita II telah memperoleh berbagai prestasi di bidang pendidikan dan ekstrakulikuler diberbagai tingkat. Dengan jumlah siswa 134 orang yang terbagi menjadi 6 rombongan kelas pada tahun 2006, SMA Pelita II dipimpin oleh Ibu Margaretha Ely Chandra, S.Pd. 61

2 Bidang Usaha SMA Pelita II adalah Sekolah Menengah Atas Kristen swasta yang telah mendapat kepercayaan dengan status akreditasi A pada tanggal 10 November Sekolah ini memiliki motto bahwa Pendidikan adalah Pelita kecerdasan Bangsa dan oleh karena itu Sekolah Pelita II memiliki visi yaitu Menjadi sekolah yang membentuk pribadi beriman kepada Tuhan Yang Maha Esa, bersemangat kristiani, berkepribadian mandiri, dan berkemampuan menguasai IPTEK untuk kesejahteraan bangsa dan Negara. Untuk mencapai visi tersebut, maka sekolah yang bernaung dalam Yayasan Budi Bhakti tersebut memiliki misi yaitu dengan Mengembangkan potensi pribadi melalui pendidikan terpadu antara pendekatan individual dan pengajaran yang kreatif untuk mewujudkan visi sekolah, sehingga dapat bersaing dalam era globalisasi. Adapun Sekolah Pelita II memiliki tujuan sebagai berikut : 1. Mengadakan kegiatan sebagai wadah untuk mengembangkan potensi pribadi siswa. 2. Mengadakan kegiatan pembinaan untuk membentuk pribadi yang beriman, berakhlak mulia, bersemangat kristiani dan berbudi pekerti luhur. 3. Membentuk siswa yang berkepribadian mandiri disiplin kreatif terampil dan bertanggung jawab 4. Mengembangkan kompetensi siswa yang berkemampuan menguasai IPTEK.

3 63 Seperti halnya pada bidang usaha lain, SM A Pelita II pun memiliki pesaing pesaing, seperti SMA Providentia, SMA Ipeka Tomang, dan SMA Kemurnian yang memiliki letak yang berdekatan. Keunggulan SMA Pelita II akan gedung dan fasilitas, seperti perpustakaan, laboratorium, kolam renang,dan lain lain yang telah cukup memadai serta prestasi pendidikan dan ekstrakurikuler memberi nilai keistimewaan tersendiri. Tetapi keunggulan para pesaing selain ada yang memiliki image sekolah unggulan, juga sistem informasinya tersendiri. Sehingga untuk dapat mengalahkan para pesaingnya, SMA Pelita II melakukan hal hal seperti meningkatkan sumber daya guru yang lebih berkualitas, terus menambah sarana dan prasarana secara bertahap. Cara yang digunakan sekolah dalam memperkenalkan sekolahnya selain dari mulut ke mulut, sekolah juga menggunakan media cetak seperti brosur serta melakukan kegiatan kegiatan untuk mempresentasikan ke sekolah sekolah lain, serta mengadakan kegiatan kegiatan yang dapat mengundang massa ke sekolah seperti kegiatan pertandingan olahraga ( Pelita II Cup ), mengirim siswa/i SMA Pelita II yang berprestasi dalam perlombaan perlombaan untuk mewakili sekolah, dan lainnya. Saat ini SMA Pelita II masih menggunakan Sistem Administrasi Sekolah dari pemerintah secara gratis. Sekolah ini belum memiliki divisi TI yang khusus membuat dan mengembangkan sistem informasi sekolah tersendiri. Sekolah ini hanya memiliki Koordinator SAS sebagai admin atas Sistem Administrasi Sekolah dari pemerintah tersebut.

4 Struktur Organisasi Berikut ini adalah Struktur Organisasi yang terdapat pada SMA Pelita II dapat dilihat pada gambar di bawah ini

5 65 KEPALA SEKOLAH Koor.Kurikulum Koor.Kesiswaan Tata Usaha Koor.SAS Koor.Lab Pustakawan Pembina OSIS Piket Pembina Ekskul BP/BK Satpam Pesuruh La boran Wali Kelas Guru - Guru Siswa - Siswi Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMA Pelita II

6 Uraian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab 1. Kepala Sekolah Kepala sekolah memiliki banyak peranan antara lain : a. Sebagai Edukator 1. Melakukan pembinaan mental ( sikap batin dan watak ) bahwa mengajar adalah facilitate of Learning 2. Melakukan pembinaan moral ( melalui upacara, kebaktian, pertemuan atau rapat ) mengenai perbuatan atau sikap, kewajiban, dan tugas tugas kependidikan. 3. Melakukan pembinaan IQ dan EQ melalui kegiatan study tour dan out bound. 4. Meningkatkan kinerja tenaga ke pendidikan dan prestasi belajar siswa melalui peningkatan pendidikan dan wawasan guru, memotivasi pembelajaran yang efektif dan efisien, memanfaatkan program BK, peningkatan kegiatan ekstrakulikuler dan serta pemanfaatan sumber kerja yang bervariasi.

7 67 b. Sebagai Manajer 1. Peningkatan kerjasama dalam upaya pembinaan profesionalisme tenaga kependidikan. 2. Menerapkan manajemen partisipatif yang berpedoman pada asas tujuan, persatuan, keakraban dan asas integritas, misalnya dalam penyusunan program sekolah. 3. Menentukan kebijaksanaan dan mengambil keputusan yang bijaksana. 4. Mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan instansi terkait. 5. Merencanakan, mengkoordinir, mengarahkan, mengevaluasi kegiatan. c. Sebagai Administrator 1. Mengelola kurikulum dalam bentuk penyusunan kelengkapan data administrasi pembelajaran, administrasi penilaian dengan program SAS, BK, kegiatan praktikum, dan administrasi kegiatan belajar di perpustakaan. 2. Mengelola administrasi kesiswaan, ekstra, dan hubungan sekolah dengan orang tua, komite sekolah, masyarakat, dan instansi terkait.

8 68 3. Mengelola administrasi personalia/karyawan antara lain, administrasi tenaga guru, kelengkapan pustakawan, laporan, Tata usaha, dan sebagainya. 4. Mengelola administrasi sarana dan prasarana (surat masuk, surat keluar, SK, surat edaran, dll.). 5. Mengelola administrasi keuangan. d. Sebagai Supervisor 1. Melaksanakan program kunjungan kelas, supervisor ekstrakulikuler, labolatorium, perpustakaan, bimbingan konseling, ketatausahaan dan sebagainya e. Sebagai Leader 1. Mengembangkan pemahaman visi dan misi sekolah dan aktualisasinya kepada warga sekolah. 2. Mengembangkan komunikasi warga sekolah. 3. Memahami kondisi guru, karyawan, dan siswa. 4. Dapat dipercaya, jujur, dan bertanggung jawab.

9 69 f. Sebagai Inovator 1. Menerapkan strategi menciptakan hubungan yang harmonis dengan lingkungan. 2. Mencari dan menemukan serta integrasi gagasan baru dalam kegiatan. 3. Mengembangkan model model pembelajaran yang inovatif. g. Sebagai Motivator 1. Mengelola dan mengembangkan pusat sumber belajar. 2. Mengatur lingkungan fisik kondusif yang mencakup ruang belajar, perpustakaan, labolatorium, dan lingkungan sekolah yang nyaman serta menyenangkan. 3. Peningkatan profesionalsme tenaga kependidikan dengan penghargaan. 4. Menciptakan hubungan kerja yang harmonis antar warga sekolah. 5. Menciptakan hubungan kerja yan harmonis antar sekolah dan lingkungan.

10 70 2. Koordinator Kurikulum Koordinator Kurikulum mempunyai tugas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan kegiatan sebagai berikut : 1. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan. 2. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran. 3. Mengatur penyusunan program pengajaran ( program tahunan, program semester, program satuan pelajaran, dan persiapan mengajar, penjabaran dan penyesuaian kurikulum ) 4. Mengatur pelaksanaan kegiatan kurikuler. 5. Mengatur pelaksanaan program penilaian, kriteria kenaikan kelas, kriteria kelulusan, laporan kemajuan belajar siswa. 6. Mengatur program pelaksanaan program perbaikan dan pengayaan. 7. Menyusun laporan pelaksanaan pengajaran secara berkala. 8. Mengkoordinasikan dan mengarahkan penyusunan program satuan pelajaran.

11 71 3. Koordinator Kesiswaan Koordinator kesiswaan mempunyai tugas membantu kepala sekolah dalam kegiatan kegiatan sebagai berikut : 1. Menyusun program pembinaan kesiswaan 2. Melaksanakan bimbingan, pengarahan, dan pengendalian kegiatan kesiswaan dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah. 3. Membantu dan melaksanakan koordinasi 7K ( Kebersihan, Keindahan, Ketertiban, Keamanan, Ketentraman, Kekeluargaan, Kerindangan ). 4. Memberikan pengarahan dan pemilihan pengurus OSIS. 5. Melakukan Pembinaan kepengurusan OSIS dalam berorganisasi. 6. Menyusun program dan jadwal pembinaan secara berkala dan insidentil, termasuk kegiatan ekstrakurikuler. 7. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan diluar sekolah. 8. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala.

12 72 4. Tata Usaha Mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah meliputi kegiatan kegiatan sebagai berikut : 1. Menyusun program tata usaha sekolah 2. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan ketatausahaan secara berkala 3. Mengurus administrasi kesiswaan, ekstra, dan hubungan sekolah dengan orang tua, komite sekolah, masyarakat, instansi terkait 4. Mengelola administrasi personalia atau karyawan antara lain administrasi tenaga guru, kelengkapan pustakawan, laporan, Tata usaha, dan sebagainya. 5. Mengelola administrasi sarana dan prasarana ( surat masuk, surat keluar, SK, surat edaran,dan lain - lain.) 5. Koordinator Lab 1. Mengontrol setiap kegitan labolatorium yang ada disekolah. 2. Mengawasi setiap kegiatan dari para Laboran dalam melakukan kegiatan belajar mengajar.

13 73 6. Pustakawan Membantu kepala sekolah dalam kegiatan kegiatan sebagai berikut : 1. Perencanaan pengadaan buku atau bahan pustaka 2. Mengurus pelayanan perpuustakaan 3. Perencanaan pengembangan perpustakaan 4. Pemeliharaan dan perbaikan buku atau bahan perpustakaan 5. Inventarisasi buku buku atau bahan perpustakaan 6. Menyusun tata tertib perpustakaan 7. Melakukan pelayanan bagi siswa/i atau guru 8. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan secara berkala 7. Pembina OSIS Pembina OSIS bertugas membantu kepala sekolah dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut : 1. Memberi bimbingan dan pembinaan kepada Pengurus OSIS agar mereka memiliki kemampuan yang baik dalam bidang organisasi, kepemimpinan, penyusunan program kegiatan, dan evaluasi.

14 74 8. Guru Piket 1. Menjaga keamanan dan ketertiban untuk mendukung terlaksananya proses belajar mengajar yang baik dan lancar. 2. Menangani siswa yang terlambat. 3. Menggantikan tugas guru yang tidak masuk. 4. Mengisi buku piket untuk evaluasi. 5. Keliling kelas dan kantin pada saat istirahat. 9. Pembina Ekskul 1. Mengontrol setiap kegiatan ekstrakulikuler yang diadakan oleh pihak sekolah. 2. Mengawasi setiap kegiatan ektrakulikuler yang dilakukan oleh para siswa kelas X dan XI 10. BP/BK Bimbingan dan konseling membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan kegiatan sebagai berikut :

15 75 1. Menyusun dan melaksanakan program bimbingan dan penyuluhan 2. Berkoordinasi dengan wali kelas, guru, dan orang tua dalam rangka mengatasi masalah masalah yang dihadapi oleh siswa tentang kesulitan belajar dan dalam pembinaan kepribadian siswa. 3. Memberikan layanan dan bimbingan kepada siswa agar lebih berprestasi dalam pelajaran. 4. Memberikan saran dan pertimbangan kepada siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan, misalnya penjurusan siswa kelas X. 5. Mengadakan penilaian pelaksanaan BK dan menyusun statistik hasil penilaian BK 6. Menyusun dan melaksanakan program tindak lanjut BK. 7. Membuat laporan evaluasi pelaksanaan bimbingan penyuluhan secara berkala. 8. Menampung, memecahkan, dan atau menyalurkan masalah-masalah siswa kepada Kepala Sekolah. 11. La boran Membantu guru praktik dalam kegiatan kegiatan sebagai berikut : 1. Membantu untuk mempersiapkan ruang laboratorium atau praktik. 2. Mempersiapkan ruang laboratorium atau praktik. 3. Pemeliharaan dan penyimpanan bahan atau praktik.

16 76 4. Inventarisasi bahan atau alat praktik 5. Pengawasan pelaksanaan praktik. 6. Penyusunan laporan keadaan bahan dan alat praktik 7. Menerima, memeriksa, dan meneliti alat alat atau perkakas yang telah dikembangkan oleh guru atau siswa 8. Mengetahui kegunaan dan cara kerja setiap peralatan yang menjadi wewenangnya. 9. Melaporkan kalau ada alat rusak atau hilang kepada Kepala Sekolah untuk diproses lebih lanjut. 12. Wali Kelas Wali Kelas membantu Kepala Sekolah dalam kegiatan kegiatan sebagai berikut : 1. Memberi bimbingan yang diperlukan kepada siswa siswi di kelas yang diwalikan dan mengundang orang tua untuk konsultasi. 2. Menampung, memecahkan, dan atau menyalurkan masalah-masalah siswa kelas yang diwalikan kepada Kepala Sekolah atau Wakil Kepala Sekolah. 3. Pengelolaan kelas yang meliputi pengurusan kelas, kekompakan kelas dan lain - lain.

17 77 4. Penyelenggaraan administrasi kelas yang meliputi denah kelas, daftar pelajaran, daftar piket kelas, buku kelas, buku jurnal dan absensi siswa, buku jurnal kegiatan, visi, misi dan tujuan sekolah. 5. Pemantauan sikap dan prestasi siswa dan melakukan konsultasi dengan orang tua jika diperlukan ( bekerja sama dengan BK ). 6. Pengisian Daftar Bulanan Siswa ( Rapor Bulanan ). 7. Menyiapkan leger. 8. Mengisi buku rapor dan membagikan pada tiap akhir semester. 9. Membuat catatan kumpulan nilai siswa. 13. Guru Bidang Studi Guru Bidang Studi bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien. Tugas dan tanggung jawab seorang Guru Bidang Studi adalah sebagai berikut: 1. Membuat program pengajaran ( program tahunan dan program semester ) 2. Membuat rencana program pembelajaran ( RPP ). 3. Melaksanakan Kegiatan Belajar Mengajar ( KBM ). 4. Melaksanakan kegiatan penilaian belajar dan mengentry skor kedalam SAS.

18 78 5. Mengadakan pengembangan setiap pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya. 6. Melaksanakan analisis hasil evaluasi pembelajaran dan melakukan kegiatan remedial atau pengayaan. 7. Meneliti daftar hadir dan mengisi jurnal sebelum mengajar. 8. Membuat dan menyusun lembaran kerja siswa ( LKS ) untuk mata pelajaran yang memerlukan lembar kerja. 9. Membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masing masing siswa. 10. Membuat dan menyiapkan alat peraga. 11. Memeriksa apakah siswa sudah paham benar akan cara penggunaan peralatan untuk menghadiri terjadinya kerusakan dan kecelakaan. 12. Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan pengajaran. Aktor aktor yang terlibat dalam ruang lingkup proses bisnis dalam penulisan skripsi ini antara lain adalah Kepala Sekolah, Koordinator SAS, Koordinator Kurikulum, Tata Usaha, Wali Kelas, Guru Bidang Studi, dan siswa.

19 Analisis Sistem Berjalan Prosedur Sistem SMA Pelita II yang Berjalan Untuk setiap bidang usaha pasti telah memiliki prosedur - prosedur yang jelas dalam menjalankan bidang usahanya, begitupun dengan SMA Pelita II. Dalam proses pengolahan nilaipun memiliki alur kerja atau prosedurnya. Berikut alur kerja dan aktor yang berperan dalam setiap bidang usaha, antara lain : Proses bisnis dimulai ketika siswa telah lulus ujian saringan masuk maupun siswa dari SMP Pelita II maka Tata Usaha melakukan proses pencatatan data siswa dari berkas berkas pendaftaran siswa baru seperti formulir pendaftaran ( khusus siswa baru yang mengikuti Ujian Saringan Masuk ), STTB ( Surat Tanda Tamat Belajar ) dan SKHUN ( Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional ). Dari berkas - berkas tersebut maka data akan dicatat ke dalam buku abjad ( buku berisi data siswa baru berdasarkan abjad ). Kemudian data akan dimasukkan ke dalam buku induk siswa ( data data siswa baru dan data siswa lama ). Lalu data siswa baru tersebut akan dimasukkan ke dalam buku klapper ( buku data siswa dari tahun ke tahun yang tersusun secara alfabetis ) dan diinput ke dalam Sistem Administrasi Sekolah. Pencatatan data pegawai dilakukan setelah Tata Usaha menemukan berkas berkas lamaran pegawai seperti surat lamaran dan CV. Setelah itu, berkas tersebut akan dimasukkan ke dalam buku personal ( buku data pribadi pegawai ) yang kemudian akan dimasukkan ke dalam buku induk pegawai.

20 80 Setelah hal tersebut dilakukan, maka pada saat sebelum tahun ajaran dimulai Tim SAS akan menentukan mata pelajaran apa saja yang akan diajarkan kepada siswa SMA Pelita II dan penentuan penugasan guru untuk setiap mata pelajaran yang telah dipilih oleh Koordinator SAS. Penugasan guru di setiap bidang studi masing - masing kedalam Sistem Administrasi Sekolah. Dari penugasan guru yang telah dibuat maka setiap guru bidang studi menetapkan dan mengentry SKM ( standar ketuntasan minimum ) dan Rencana Program Pembelajaran ( RPP ) ke dalam sistem tersebut. Hal ini dibuat sebagai landasan untuk menentukan rencana pembelajaran yang akan dilakukan setiap masing-masing guru bidang studi agar mencapai setiap kompetensi dasar yang telah ditentukan oleh pemerintah. Setelah menentukan RPP dari masingmasing guru bidang studi, maka guru akan membuat indikator dari setiap kompetensi dasar yang diberikan perintah pada setiap mata pelajaran. Pada awal tahun ajaran dimulai, maka siswa akan menerima pelajaran yang diberikan oleh masing-masing Guru Bidang Studi disetiap mata pelajaran, hal ini termasuk tugas, ulangan harian, maupun ujian tengah semester dan ujian akhir semester yang diberikan oleh Guru Bidang Studi untuk mengetahui sejauh mana siswa mengerti dan memahami pelajaran yang telah disampaikan sesuai dengan Standar Kompetensi. Setelah Guru Bidang Studi memberikan tugas tugas ( baik di rumah maupun disekolah ), dan siswa telah mengumpulkannya, maka Guru Bidang Studi yang bersangkutan mengkoreksi dan menilai serta mencatat ke dalam Sistem Administrasi Sekolah. Dan pada saat waktu tertentu, guru akan memberikan ujian atau ulangan kepada siswa/i, di mana siswa akan mengerjakannya dan mengumpulkannya Guru bidang studi yang bersangkutan mengkoreksi dan menilai, serta mengentrynya

21 81 kedalam Sistem Administrasi Sekolah. Jika diketemukan siswa yang memiliki nilai di bawah SKM yang telah ditentukan, maka siswa diberi kesempatan untuk mengulang ulangan tersebut agar memperoleh nilai yang lebih baik dari ulangan sebelumnya. Hasil remedial tersebut akan dientry ke dalam Sistem Administrasi Sekolah. Setelah pengentryan nilai tersebut selesai dilakukan oleh Guru Bidang Studi yang bersangkutan, maka Wali Kelas akan mencetak rapor bulanan setiap bulannya, mid semester pada pertengahan semester dan juga rapor semester pada akhir semester. Kemudian dari masing masing rapor yang telah dicetak akan diserahkan kepada Kepala Sekolah. Pada setiap akhir semester di setiap tahun ajaran, Wali Kelas mencetak leger dan diberikan kepada Kepala Sekolah. Pada akhir tahun ajaran, Kepala Sekolah mengadakan rapat kenaikan kelas yang wajib dihadiri oleh Guru Guru Bidang Studi dan para Wali Kelas. Kepala Sekolah membahas hasil belajar siswa dalam rapat berdasarkan leger. Untuk dapat ditetapkan bahwa siswa tersebut telah dinyatakan naik kelas atau tidak, maka harus dilihat berdasarkan SKM ( Standar Ketuntasan Minimum ) dan mempertimbangkannya berdasarkan catatan perlakuan siswa serta pengamatan para Guru Bidang Studi dan Wali Kelas Apabila siswa tersebut tidak memenuhi SKM, maka siswa tersebut dinyatakan naik kelas, dan sebaliknya bila siswa tersebut tidak memenuhi SKM, maka dinyatakan tidak naik kelas. Setelah melalui pertimbangan, baik telah disepakati nilai yang tetap ataupun mengalami kenaikan, maka semua data nilai dalam leger tersebut dimasukkan ke rapor oleh Wali Kelas. Wali Kelas membuat rapor semester (Laporan Hasil Belajar

22 82 Siswa), Laporan Ketercapaian Kompetensi Siswa berdasarkan buku leger yang telah disepakati pada rapat serta Lampiran Laporan Hasil Belajar Siswa dan ditandatangani. Lalu Wali Kelas membuat Laporan Kemajuan Belajar Siswa dan Guru Bidang Studi membuat Laporan Statistik Nilai Siswa berdasarkan Mata Pelajaran dan Kelas untuk diserahkan kepada Koordinator Kurikulum. Setelah menerima Laporan Statistik Perkembangan Siswa (LSPS) masing masing bidang studi dari Guru bidang studi, maka Koordinator Kurikulum membuat Laporan Pelaksanaan Pengajaran (LPP) untuk diberikan kepada Kepala Sekolah. Rapor ( Laporan Hasil Belajar Siswa ), Laporan Ketercapaian Kompetensi Siswa (LKKS) dan Lampiran Laporan Hasil Belajar Siswa yang telah ditandatangani oleh Wali Kelas yang bersangkutan diberikan kepada Kepala Sekolah untuk ditandatangani, untuk selanjutnya diberikan bersamaan kepada Orang Tua siswa.

23 Rich Picture Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan

24 Activity Diagram Sistem Berjalan Activity Diagram SMA Pelita Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Pendataan pegawai Gambar 3.4 Overview Activity Diagram Pendataan Siswa

25 Gambar 3.5 Overview Activity Diagram Pengolahan Nilai 85

26 Event Table Sistem Berjalan Event 1. Pencatatan Dat a siswa Internal Agent Start When Activities Tata usaha Pada saat siswa 1. Mencari formulir pendaftaran sudah mengikuti siswa pada saat mendaftar pertama Ujian Saringan kali. Masuk dan telah 2. Menerima STTB dan SKHUN dari dinyatakan telah siswa. diterima 3. Mengecek kelengkapan data dari setiap siswa 4. Mencatat data siswa ke dalam Klapper, Abjad dan Buku Induk Siswa. 5. Menginput data siswa ke dalam SAS. 2. Pencatatan Dat a Pegawai Tata Usaha Saat pegawai dinyatakan bergabung dalam SMA Pelita 2 6. Menerima CV dan Riwayat Hidup dari pegawai 7. Melakukan wawancara terhadap pegawai yang melamar 8. Melakukan penyeleksian terhadap pegawai yang melamar. 9. Mengecek kelengkapan data dari setiap pegawai yang diterima. 10. Memasukkan data pegawai ke dalam buku pegawai dan buku induk pegawai (NIP). 11. Menginput data pegawai kedalam SAS. 3. Menentukan mata pelajaran Koor SAS Pada saat tahun pelajaran belum dimulai 12. Melihat mata pelajaran yang tersedia di dalam SAS. 13. Memilih mata pelajaran dan ektrakulikuler yang dinginkan. 14. Menginput mata pelajaran dan ekstrakulikuler ang telah dipilih ke dalam SAS. 4. Menentukan penugasan guru Tim SAS Pada saat tahun pelajaran belum dimulai 15. Mengecek data Pegawai di dalam SAS 16. Membagi pegawai sesuai dengan keahliannya. 17. Membagi tugas dari setiap pegawai yang ada. 18. Menginput data penetapan tugas yang telah diberikan kepada guru

27 87 Event 5. Menentukan SKM Internal Agent Start When Activities Guru Penetapan guru di 19. Menerima pembagian tugas dari setiap bidang studi masing masing guru untk setiap mata pelajaran. 20. Menentukan Standar Ketuntasan Minimum dari setiap mata pelajaran. 21. Menginput Standar Ketuntasan Minimum yang telah ditentukan kedalam SAS 22. Menentukan indicator disetiap masing-masing Standar Ketuntasan Minimum. 23. Menginput Indikator ke dalam SAS. 6. Menentukan RPP Guru Setelah Guru menentukan SKM 24. Menentukan Rencana Program Pengajaran untuk mencapai Standar Ketuntasan Minimum yang telah dibuat. 25. Menginput Rencana Program Pengajaran ke dalam SAS 7. Memberikan pelajaran dan Ujian Guru Pada saat tahun pelajaran dimulai 26. Memberikan Mata pelajaran kepada siswa sesuai dengan bagian yang telah diberikan 27. Memberikan tugas dan ujian sesuai dengan apa yang telah atau baru dikerjakan. 8. Menilai Tugas dan Ujian Guru Siswa telah menyerahkan tugas dan ujian 28. Menerima tugas dan ujian yang telah dikerjakan oleh para siswa. 29. Mengkoreksi tugas dan ujian yang telah diterima 30. Mencatat data nilai yang telah diperoleh ke dalam buku nilai 31. Menginput data ke dalam SAS. 9. Mencetak Leger Wali Kelas Setelah penginputan data yang telah dilakukan guru bidang studi 32. Melihat data nilai dari setiap mata pelajaran yang dimiliki setiap siswa yang dibimbingnya 33. Mengecek nilai dan menyesuaikannya dengan daftar nilai yang telah dicatat. 34. Menggabungkan setiap mata pelajaran menjadi satu. 35. Menginput peritungan semua mata pelajaran kedalam SAS. 36. Mencetak Leger sebanyak 2 rangkap. 37. Rangkap pertama diserahkan kepada Kepala Sekolah. 38. Rangkap kedua diarsipkan oleh Wali Kelas.

28 88 Event 10. Menyeleksi siswa Internal Agent Start When Activities Kepala Sekolah Wali kelas 39. Menerima Leger rangkap pertama Menyerahkan Leger dari wali kelas. 40. Mengecek semua leger 41. Memisahkan antara siswa yang di bawah SKM dengan yang tidak. 42. Mengadakan Rapat Guru untuk mempertimbangkan siswa yang dibawah SKM. 43. Mempertimbangkan siswa berdasarkan penilaian perilaku yang dinilai dari setiap guru. 44. Memberikan kesimpulan dan Hasil dari rapat yang telah dilakukan 11. Mencetak Rapor Wali Kelas Pada saat Rapat Guru Telah dilaksanakan 45. Menerima keputusan rapat yang telah dilakukan. 46. Mengambil data leger dari SAS 47. Mengupdate nilai setiap leger yang telah dirapatkan dan telah dipertimbangkan. 48. Menyimpan data rapor kedalam SAS 49. Mencetak rapor sebanyak 2 rangkap. 50. Rapor rangkap pertama diserahkan kepada Orang tua. 51. Rapor rangkap kedua diarsipkan untuk sekolah. Tabel 3.1 Event Table Sistem Berjalan Formulir pada sistem yang berjalan Formulir pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Formulir Pendaftaran 2. Formulir Daftar Ulang

29 Workflow Table Sistem yang Berjalan ACTORS ACTIVITIES A. Pendataan Pegawai Tata usaha 1. Menerima CV dan riwayat hidup dari calon pegawai. 2. Melakukan wawancara kepada calon pegawai. 3. Menyeleksi pegawai baru. 4. Mencatat data pegawai baru kedalam buku pegawai. 5. Mencatat data pegawai baru kedalam buku induk pegawai. 6. Melakukan login terhadap SAS. 7. Menampilkan menu login SAS. Tata Usaha 8. Mengentry username dan password. 9. Menampilkan menu utama SAS. Tata usaha 10. Memilih data pegawai. 11. Menampilkan data pegawai. Tata usaha 12. Menekan tombol add. 13. Menampilkan data pegawai Tata usaha 14. Menginput data pegawai baru 15. Menekan tombol save. 16. Mengupdate data pegawai. Tata Usaha Tata usaha Tata Usaha Computer Tata usaha Tata usaha Tata usaha Koor SAS Koor SAS Koor SAS Koor SAS B. Pendataan Siswa 17. Menerima STTB, SKHUN, formulir pendaft aran atau formulir daftar ulang dari siswa 18. Mencatat data siswa kedalam buku alfabetis 19. Mencatat data siswa ke dalam buku induk 20. Mencatat data siswa kedalam buku klaper 21. Melakukan login terhadap SAS 22. Menampilkan menu login SAS 23. Mengentry username dan password 24. Menampilkan menu utama SAS 25. Memilih data siswa 26. Menampilkan data siswa 27. Memilih data pribadi pada menu data siswa 28. Menampilkan data pribadi pada data siswa 29. Menekan tombol add. 30. Menampilkan add data siswa. 31. Menginput data siswa baru 32. Menekan tombol save 33. Mengupdate data siswa baru C. Menentukan mata pelajaran 34. Melakukan login pada SAS 35. Menampilkan menu login SAS 36. Mengentry username dan password 37. Menampilkan menu utama SAS 38. Memilih menu mata pelajaran sekolah 39. Menampilkan daftar mata pelajaran sekolah 40. Memilih menu mata pelajaran baik intrakulikuler, muatan lokal, dan ekstrakulikuler

30 90 ACTORS Koor SAS Koor SAS Koor SAS Koor SAS Koor SAS Koor SAS ACTIVITIES 41. Menampilkan mata pelajaran 42. Memilih mata pelajaran yang akan diambil 43. Menekan tombol save. 44. Mengupdate data mata pelajaran yang ditambahkan D. Menentukan pengugasan guru 45. Melakukan login dalam SAS 46. Menampilkan menu login SAS 47. Megentry username dan password 48. Menampilkan menu utama SAS 49. Memilih menu mata pelajaran sekolah 50. Menampilkan mata pelajaran sekolah 51. Memilih penugasan guru 52. Menampilkan penugasan guru 53. Menginput data penugasan guru di masing- masing mata pelajaran 54. Menekan tombol save. 55. Mengupdate daftar penugasan guru. E. Menentukan SKM 56. Melakukan login di dalam SAS. 57. Menampilkan login SAS. 58. Mengentry username dan password 59. Menampilkan menu utama SAS 60. Memilih menu RPP 61. Menampilkan RPP 62. Memilih menu Standar ketuntasan 63. Menampilkan Standar Ketuntasan 64. Menentukan Standar Ketuntasan dari masing- masing mata pelajaran 65. Menginput standar ketuntasan pada SAS 66. Menekan tombol save. 67. Mengupdate standar ketuntasan yang telah disimpan 68. Memilih menu summary pada SAS 69. Menampilkan menu summary 70. Memilih menu indikator 71. Menampilkan menu indikator 72. Memilih detail indikator 73. Menampilkan menu detail indikator 74. Menginput indikator 75. Menginput nomor skor dan skor maksimal dari masingmasing indikator. 76. Menekan tombol save. 77. Mengupdate data indikator yang telah diinput 78. Menampilkan RPP mata pelajaran pada saat telah penginputan data indikator 79. Menginput data pada RPP mata pelajaran tertentu setiap mata pelajaran dan kelas masing -masing 80. Menekan tombol Save 81. Mengupdate data RPP mata pelajaran yang telah diinput 82. Memilih RPP 83. Menampilkan RPP 84. Memilih menu setup sumatif

31 91 ACTORS Siswa Siswa Siswa ACTIVITIES 85. Menampilkan setup sumatif 86. Menginput data sumatif pada setiap semester 87. Menekan tombol save 88. Mengupdate data sumatif. F. Menentukan RPP 89. Melakukan login ke dalam SAS 90. Menampilkan menu login SAS 91. Mengentry username dan password 92. Menampilkan menu utama SAS 93. Memilih menu RPP 94. Menampilkan RPP 95. Memilih menu setup tagihan RPP 96. Menampilkan setup tagihan RPP 97. Menginput RPP untuk setiap semester 98. Menekan tombol save. 99. Mengupdate data setup tagihan RPP untuk setiap mata pelajaran G. Memberikan pelajaran dan ujian 100.Memberikan mata pelajaran 101.Menerima mata pelajaran 102.Memberikan tugas dan ulangan harian 103.Mengerjakan tugas dan ulangan harian yang diberikan 104.Mengumpulkan tugas dan ulangan harian yang diberikan 105.Memberikan ujian sesuai dengan mata pelajaran yang telah diajarkan 106.Mengerjakan Ujian 107.Mengumpulkan Ujian yang telah dikerjakan H. Menginput nilai 102. Menerima tugas, ulangan harian, dan ujian yang telah dikerjakan siswa 103. Mengkoreksi tugas, ul angan harian, dan Ujian yang telah dikerjakan siswa Melakukan login dalam SAS 105. Menampilkan menu login SAS 106. Memilih menu proses penilaian 107. Menampilkan proses penilaian 108. Memilih menu entry score 109. Menampilkan menu entry score 110. Mengentry nilai ujian siswa kedalam entry score 111. Menekan tombol save Mengupdate Nilai siswa I. Mencetak leger Wali kelas 113. Melakukan login ke dalam SAS 114. Menampilkan menu login SAS Wali kelas 115. Mengentry username dan password 116. Menampilkan menu utama SAS Wali kelas 117. Memilih menu pencetakan 118. Menampilkan pencet akan Wali kelas 119. Memilih menu Leger 120. Menampilkan Leger

32 92 ACTORS ACTIVITIES Wali kelas 121. Mengecek nilai siswa pada leger yang telah ada Memilih cetak leger sebanyak dua rangkap Mencetak leger sebanyak dua rangkap. Wali kelas 124. Menyerahkan leger rangkap pertama untuk diserahkan kepada kepala sekolah Leger rangkap kedua akan diarsipkan oleh wali kelas. J. Menyeleksi siswa Kepala Sekolah 126. Menerima Leger rangkap pertama dari wali kelas Mengadakan rapat guru Memisahkan leger dari masing - masing siswa antara siswa yang memenuhi SKM atau tidak Melakukan diskusi untuk mendiskusikan siswa yang dibawah SKM Menentukan siswa yang layak naik kelas dengan yang tidak dengan melihat nilai prilaku yang dimiliki siswa Memberikan hasil diskusi kepada wali kelas yang bersangkutan. K. Mencetak rapor Wali kelas 132. Menerima hasil rapat yang telah diadakan Melakukan login dalam SAS Menampilkan menu login SAS. Wali kelas 135. Mengentry username dan password 136. Menampilkan menu utama SAS Guru 137. Memilih menu pencetakan 138. Menampilkan pencet akan Wali kelas 139. Memilih menu rapor 140. Menampilkan rapor Wali kelas 141. Menekan tombol print Mencetak rapor Tabel 3.2 Workflow Table Sistem Berjalan Analisis Temuan Hasil Survei Temuan hasil survey berdasarkan hasil pengamatan terhadap proses bisnis dari sistem yang berjalan pada SMA PelitaII, antara lain sebagai berikut:

33 93 1. Temuan I : Aplikasi SAS diberikan secara free oleh pemerintah kepada seluruh SMA di Jakarta dalam rangka mendukung kurikulum berdasarkan KTSP (Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan). Tetapi, aplikasi yang disediakan tersebut terlalu kompleks dalam penggunaannya. Dari fitur fitur yang disediakan pada aplikasi tersebut, hanya beberapa fitur yang digunakan, seperti fitur data siswa, data pegawai, data nilai, data leger, dan rapor. Kriteria : Suatu sistem informasi yang baik disarankan dibuat tersendiri sesuai dengan kebutuhan user sehingga efektif dalam penggunaannya, karena setiap bidang usaha memiliki proses bisnisnya masing masing walaupun di bidang usaha yang sama. Sebab : Karena kekomplekskan dan tidak adanya sosialisasi dari pihak pemerintah tentang aplikasi tersebut, beberapa user tidak begitu mengerti cara menggunakannya. Akibat : Semua user yang menggunakan aplikasi ini belum tentu semua dapat menggunakannya. Aplikasi ini kurang memenuhi kebutuhan sekolah sehingga dapat menyebabkan banyak fitur yang tidak digunakan. Rekomendasi : Sebaiknya perlu dibuat suatu sistem informasi administrasi sekolah berbasis web tersendiri untuk SMA Pelita II yang tidak kompleks,

34 94 dinamis, serta user friendly, sehingga para user dapat dengan mudah mengakses data yang diinginkan sesuai dengan kebutuhan informasinya dan tentunya sebelum itu, perlu dilakukan sosialisasi agar para user mengerti cara menggunakan sistem tersebut. 2. Temuan II : SMA Pelita 2 menggunakan Sistem Administrasi Sekolah dari pemerintah secara online yang digunakan oleh hampir seluruh SMA di Jakarta, sehingga terjadi keterlambatan dalam mengakses ( lemot ) dan terkadang mengalami server down ( melebihi bandwidth limit ), sehingga mempelambat proses pengolahan nilai summary. Kriteria : Sistem informasi yang baik tidak mengalami server down dan mempermudah dalam mengakses. Sebab : Sistem Administrasi Sekolah ini digunakan hampir semua SMA di Jakarta secara online, sehingga menyebabkan keterlambatan dalam mengakses ( lemot ) dan terkadang mengalami server down. Akibat : Hasil perhitungan nilai yang dilakukan oleh aplikasi pemerintah mengakibatkan keterlambatan menghasilkan informasi nilai summary yang berpengaruh pada keterlambatan pencetakan rapor dari jadwal yang telah ditetapkan.

35 95 Rekomendasi : Sebaiknya perlu dibuat suatu aplikasi pengolahan nilai berupa website yang memiliki down time minimal sehingga dalam pengolahan nilai tidak mengalami keterlambatan dalam mengakses ( lemot ), sehingga tidak memakan waktu dan mendukung proses pendataan guru, siswa, pengolahan nilai, pencetak rapor, dll di SMA Pelita II. 3. Temuan III : Informasi siswa yang harus mengikuti remedial, jadwal pelajaran, jadwal ujian, serta rapor Mid Semester masih diproses secara manual. Kriteria : Menurut Joseph W. Wilkinson (1999,p15), teknologi informasi berguna untuk mengefisiensikan operasi sehari-hari dengan memajukan serta memudahkan kasus sumber daya dan mengefektifkan pengambilan putusan dengan tersedianya informasi yang menyeluruh dan tepat waktu, baik dari luar maupun dari kegiatan internal. Sehingga dibutuhkan teknologi informasi dalam proses bisnis suatu bidang usaha, khususnya. Sebab : Informasi yang selama ini mengenai jadwal pelajaran, jadwal ujian, serta rapor mid semester dilakukan secara manual dan diberitahukan secara lisan.

36 96 Akibat : Siswa dan orang tua siswa harus melihat informasi siswa yang harus ikut remedial di papan pengumuman, jadwal pelajaran dan jadwal ujian masih dibuat secara manual serta pembuatan Rapor Mid Semester harus dicatat oleh Wali Kelas secara manual. Rekomendasi : Diperlukan suatu sistem administrasi sekolah berbasis web, sehingga informasi informasi seperti Informasi siswa yang harus ikut remedial, jadwal pelajaran, dan jadwal ujian serta Rapor Mid Semester dapat dilihat oleh wali kelas, siswa / orang tua secara online dan dapat dicetak oleh mereka, sehingga wali kelas tidak perlu mencatat nilai ke dalam Rapor Mid Semester secara manual. 4. Temuan IV : RPP dibuat sebagai pedoman Guru bidang Studi dalam melakukan Kegiatan Belajar Mengajar ( KBM ). Aplikasi Sistem Administrasi Sekolah dari Pemerintah tersebut tidak dapat melakukan pencetakan RPP, sehingga dalam pembuatan RPP masih dilakukan secara manual, lalu baru diinput ke dalam sistem. Kriteria : Pada umumnya pembuatan sistem informasi bertujuan untuk menyediakan sistem pengolahan data menjadi informasi yang bermanfaat, bukan sebaliknya.

37 97 Sebab : Sistem Administrasi Sekolah dari pemerintah tidak dapat mencetak RPP. Akibat: Guru Bidang Studi harus membuat RPP secara manual. Setelah itu, baru dientry ke dalam sistem informasi administrasi sekolah tersebut, sehingga tidak efektif. Rekomendasi : Diperlukan pembuatan suatu aplikasi sistem yang dapat mengentry dan pencetakan RPP yang sangat dibutuhkan Guru Bidang Studi sebagai dasar pelaksanaan pengajaran. 5. Temuan V : SMA Pelita II tidak memiliki website sendiri untuk memperkenalkan SMA Pelita II kepada masyarakat luas dan diakui masyarakat luas. Kriteria : Dengan adanya website, orang dapat mengakses informasi informasi tentang sekolah, sehingga bermanfaat sebagai sarana pemasaran online. Sebab : Dengan tidak adanya website, SMA Pelita II sulit dikenal masyarakat luas.

38 98 Akibat: Karena sulit dikenal oleh masyarakat luas, maka siswa yang daftar ke SMA Pelita II tidak mengalami peningkatan yang berarti. Rekomendasi: Perlu pembuatan website SMA Pelita yang selain berguna memperkenalkan SMA Pelita II kepada masyarakat luas serta dapat mendukung proses proses pendataan guru, siswa, pengolahan nilai, pencetakan leger dan rapor, serta dapat dikembangkan untuk kedepannya sistem pendaftaran online. 6. Temuan VII : Sistem Administrasi Sekolah dari pemerintah tidak menghasilkan Laporan laporan yang dibutuhkan Kepala Sekolah. Kriteria : Sistem informasi yang baik dapat digunakan tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja tetapi harus mampu mendukung proses analisis yang diperlukan oleh manajemen berupa laporan. Sebab : Sistem Administrasi Sekolah tidak dapat menghasilkan laporan laporan yang dibutuhkan.

39 99 Akibat: Kepala Sekolah tidak dapat mengetahui perkembangan siswa berdasarkan kelas dan mata pelajaran serta pelaksanaan pengajaran yang telah dilakukan Guru Bidang Studi. Rekomendasi : Sebaiknya perlu dibuat suatu Sistem Administrasi Sekolah yang dapat menghasilkan Laporan laporan yang diperlukan Kepala Sekolah seperti Laporan Statistik Perkembangan Nilai Siswa (LSPS) dan Laporan Pelaksanaan Pengajaran (LPP). Dengan adanya laporan tersebut yang tersaji dengan cepat dan setiap saat dapat diakses tersebut, maka Kepala Sekolah akan mengetahui perkembangan nilai siswa dan pelaksanaan pengajaran yang telah dilakukan guru guru bidang studi Identifikasi Kebutuhan Informasi Berdasarkan analisis temuan hasil survei yang dilakukan, terdapat kebutuhan informasi, antara lain :

40 Guru Bidang Studi a. Pembuatan RPP ( Rencana Program Pembelajaran ) atau silabus Dalam pembuatan RPP, Guru Bidang Studi membutuhkan data Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD) untuk menentukan SKM (Standar Ketuntasan Minimal) dan indikator sebelum tahun ajaran dimulai. b. Pembuatan Laporan Statistik Perkembangan Siswa (LSPS) Guru bidang studi memerlukan daftar nilai sesuai dengan bidang studi yang diajarkan untuk membuat Laporan Statistik Perkembangan Siswa (LSPS) berdasarkan nilai di setiap mata pelajaran dan kelas oleh masing masing bidang studi guru yang bersangkutan. 2. Koordinator Kurikulum a. Pembuatan Laporan Program Pembelajaran (LPP) Koordinator Kurikulum membutuhkan Rencana Program Pembelajaran (RPP) dan Laporan Statistik Perkembangan Siswa (LSPS) masing masing bidang studi untuk membuat Laporan Program Pengajaran (LPP).