BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. kemudian di tahun 2008 dialih fungsikan menjadi Sekolah. Pada tahun 2008

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3. 1 Sejarah Perusahaan Sebelumnya SMKN 7 Tangerang adalah sebuah tanah kosong, kemudian di tahun 2008 dialih fungsikan menjadi Sekolah. Pada tahun 2008 resmi dijadikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Negeri 7 Tangerang. Dari sejak berdiri sampai saat ini SMKN 7 Tangerang sudah banyak mengalami kemajuan. Sebagai lembaga pendidikan SMKN 7 Tangerang memiliki tujuan mencerdaskan bangsa. Program pendidikan yang dikembangkan di SMKN 7 Tangerang meliputi bidang kognitif, afektif dinamik, dan psikomotorik. 3.2 Visi dan Misi Visi Visi dari SMKN 7 Tangerang adalah Mengukir Prestasi Tinggi, Piawai Mengasuh Keterampilan, Piawai Mengasuh Budi Pekerti, Beriman dan Bertaqwa, Unggul dan Berwawasan Misi Misi dari SMKN 7 Tangerang adalah : Melaksanakan dan mengembangkan standar isi. Melaksanakan dan mengembangkan standar proses. Melaksanakan dan mengembangkan standar kompetensi kelulusan. 59

2 60 Melaksanakan dan mengembangkan standar pendidik dan tenaga kependidikan. Melaksanakan dan mengembangkan standar sarana prasarana. Melaksanakan dan mengembangkan standar pengelolaan. Melaksanakan dan mengembangkan standar pembiayaan pendidikan. Melaksanakan dan mengembangkan standar penilaian. Melaksanakan dan mengembangkan sekolah berwawasan keterampilan. 3.3 Stuktur organisasi Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber: SMKN 7 Tangerang) Pembagian Tugas dan Wewenang. Kepala Sekolah Kepala sekolah adalah pimpinan dari sebuah sekolah dimana segala keputusan dan perintah adalah berasal dari dirinya. Kepala Sekolah pun bersama komite pada satu waktu perlu

3 61 melakukan koordinasi dalam mengambil keputusan untuk kepentingan sekolah. Kepala sekolah juga mempunyai tugas untuk mengawasi kerja seluruh stafnya yaitu dari tata usaha dan semua guru agar dapat bekerja dengan baik. Wakil Kepala Sekolah Wakil kepala sekolah bertugas untuk membantu kepala sekolah dalam menjalankan tugas sekolah, tugas tersebut meliputi : Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan program. Pengorganisasian. Pengarahan. Ketenagaan. Pengkoordinasian. Pengawasan. Penilaian. Identifikasi dan pengumpulan data. Penyusunan laporan.

4 62 Wali Kelas Wali kelas bertugas membantu kepala sekolah dalam kegiatan Pengelolaan kelas penyelenggaraan administrasi kelas yang meliputi : Penyusunan pembuatan statistik bulanan siswa. Pengisian daftar kumpulan nilai siswa (Legger.) Pembuatan catatan khusus tentang siswa. Pencatatan mutasi siswa. Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar. Pembagian buku laporan penilaian hasil belajar. Mengontrol buku absensi siswa. Tata Usaha Tata usaha merupakan bagian yang mengurusi segala administrasi sekolah, dimana ia membantu kepala sekolah dan seluruh unsur di sekolah termasuk guru-guru. Dalam tugasnya ia harus mampu mengerti semua arsip dan jenis jenisnya yang ada dalam sekolah. Arsip-arsip tersebut ada yang berhubungan dengan proses belajar mengajar. Kurikulum Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pembelajaran, mengkoordinasikan dan menggerakkan kegiatan, mengkoordinasikan penyusunan dan pengembangan bahan ajar / modul mata pelajaran, mengkoordinasikan penyusunan program pembelajaran (tahunan dan semester) dan rencana pembelajaran,

5 63 membina pembelajaran MGMP sekolah dalam pelaksanaan pembelajaran, melaksanakan pemilihan guru berprestasi, membina kegiatan lomba-lomba bidang akademis. Kesiswaan Program pembinaan kesiswaan : Melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa / OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah / siswa serta pemilihan pengurus OSIS. Membina pengurus OSIS dalam berorganisasi. Menyusun program dan jadwal pembinaan secara berkala dan incidental. Membina dan melaksanakan koordinasi pelaksanaan keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan, kerindangan, kekeluargaan, dan ketaqwaan. Melaksanakan pemilihan calon siswa teladan dan calon siswa penerima beasiswa. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar sekolah. Mengatur mutasi siswa. Menyusun program kegiatan ekstrakurikuler. Humas Tugas Humas meliputi: Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolah dengan orang tua / wali siswa.

6 64 Membina hubungan sekolah dengan Komite Sekolah. Membina pengembangan hubungan antar sekolah dengan lembaga-lembaga pemerintah, dunia usaha - dunia industri, dan lembaga sosial lainnya. Sarana Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana, mengkoordinasikan pendayagunaan sarana dan prasarana, menyusun laporan pelaksanaan bidang sarana dan prasarana secara berkala. Guru Piket Bertanggung jawab atas kelancaran kegiatan belajar mengajar di sekolah, menjaga keamanan dan ketertiban sekolah, mengambil tindakan yang diperlukan untuk ketertiban dan keamanan sekolah, mengusahakan agar kelas-kelas kosong karena guru berhalangan hadir mendapat guru pengganti/ tugas, melarang atau mengijinkan, seorang atau sekelompok siswa untuk mengikuti atau meninggalkan pelajaran atau sekolah saat jam pelajaran tertentu, menerima dan mengarahkan tamu pada tujuan, mengisi buku piket. Guru Memeriksa setiap pekerjaan atau latihan siswa serta mengembalikan secepatnya, melaksanakan ulangan harian dan atau ulangan blok, melaksanakan remedial, mencatat kehadiran dan ketidakhadiran siswa setiap kelas, menciptakan

7 65 suasana yang kondusif dan harmonis dalam mendukung proses belajar mengajar. 3.4 Analisis Sistem Berjalan Prosedur Absensi Siswa Prosedur perhitungan absensi siswa yang berjalan di SMKN 7 Tangerang: Guru mata pelajaran mengabsen siswa di kelas. Guru mata pelajaran memberikan absensi pada guru piket. Guru piket mengontrol jumlah absensi siswa. Guru piket memberikan absensi pada tata usaha. Tata Usaha menyusun laporan absensi bulanan siswa. Tata Usaha memberikan laporan absensi bulanan kepada kepala sekolah.

8 66 Gambar 3.2 Prosedur Absensi Siswa Prosedur Proses Penjadwalan Ajar Mengajar Prosedur yang berjalan di SMKN 7 Tangerang dalam sistem jadwal ajar mengajar : Kurikulum membuat jadwal mengajar guru. Guru menerima jadwal. Kurikulum memberi jadwal pada tata usaha.

9 67 Tata usaha membuat laporan jadwal mengajar guru dan memberikan kepada kepala sekolah. Kepala sekolah menerima laporan jadwal mengajar guru. Gambar 3.3 Prosedur Penjadwalan Prosedur Penilaian Siswa Prosedur yang berjalan di SMKN 7 Tangerang dalam sistem pemberian nilai pada setiap mata pelajaran : Guru bidang studi memberikan penilaian ujian mata pelajaran. Guru bidang studi memberikan nilai ujian siswa kepada wali kelas.

10 68 Siswa menerima hasil ujian mata pelajaran. Wali kelas mengisi rapot. Siswa menerima rapot. Gambar 3.4 Prosedur Penilaian Mata Pelajaran 3.5 Analisis Kebutuhan Informasi SMK Negeri 7 Tangerang Untuk menganalisis kebutuhan informasi yang ada pada sebuah perusahaan atau organisasi, hal-hal yang harus dilakukan adalah :

11 69 Absensi Jadwal Kelas Nama Entitas Deskripsi Kejadian Entitas ini akan berisi rincian absensi dari siswa Data ini akan di catat pada saat pada saat kegiatan pengabsenan di kelas. belajar mengajar berlangsung. Kelas_siswa Mata_pelajaran Pegawai Penilaian Siswa Entitas ini akan berisi rincian jadwal kegiatan belajar mengajar Entitas ini berisi data kelas yang di pakai pada setiap tahun ajaran. Data jadwal akan dibuat setiap pergantian tahun ajaran berdasarkan dari kelas yang dibuka. Data ini dibuat ketika memasuki tahun ajaran baru. Data ini dibuat ketika Entitas ini berisi siswa mengelompokan siswa yang telah di kelompokan berdasarkan kelas yang ke dalam kelas. terdaftar pada tahun ajaran tersebut. Entitas ini akan berisi Data ini akan dicatat pada saat rincian mata pelajaran memasukan mata pelajaran dalam kegiatan belajar dalam setiap awal kegiatan mengajar. belajar mengajar berlangsung. Entitas ini akan berisi rincian pegawai yang mengajar maupun bekerja pada kegiatan belajar mengajar berlangsung. Entitas ini akan berisi rincian nilai tiap siswa. Entitas ini akan berisi data diri siswa secara keseluruhan Data ini akan di catat pada saat pegawai pertama kali masuk ataupun pada saat adanya suatu revisi data pada pegawai. Data ini akan dicatat ketika kegiatan belajar mengajar telah selesai tepatnya setelah UAS selesai. Data ini dicatat pada saat penerimaan siswa baru ataupun juga pada saat ada beberapa data yang harus di perbaiki Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi SMK Negeri 7 Tangerang 3.6 Database Planning Di dalam merencanakan perancangan aplikasi berbasis data, diperlukan perencanaan yang baik. Perencanaan tersebut terdiri atas beberapa langkah yaitu sebagai berikut: Mission Statement

12 70 Mission Statement pada SMK Negeri 7 Kota Tangerang adalah untuk merancang dan mengelola data-data akademik dan pegawai, sehingga memudahkan pihak SMK Negeri 7 Kota Tangerang dalam proses penjadwalan, proses absensi siswa, proses penilaian pada SMK Negeri 7 Kota Tangerang Mission Objective Tujuan objektif dalam perancangan aplikasi basis data ini adalah sebagai berikut : Menganalisis kebutuhan informasi pada SMK Negeri 7 Kota Tangerang dan mengidentifikasi kebutuhan data-data yang akan digunakan untuk memperoleh informasi. Merancang sistem basis data penjadwalan ajar mengajar, absensi siswa dan penilaian siswa yang terintegrasi dengan mekanisme keamanan yang baik Menghasilkan rancangan layar yang sesuai dengan kebutuhan SMK Negeri 7 Kota Tangerang yang mampu membuat serta menghasilkan laporan yang dibutuhkan. 3.7 System Definition Batasan sistem atau system boundary merupakan tahap definisi batasanbatasan dan ruang lingkup dari sistem aplikasi basis data, dilihat dari sudut pandang pihak pengguna (user).

13 71 Keterangan : User view pada aplikasi basis data ini adalah ditunjukan untuk para pengguna yang terdiri dari : 1. Tata Usaha 2. Bagian Kurikulum 3. Bagian Kesiswaan 3.8 Pemasalahan Yang Dihadapi Terjadi redudansi dan duplikasi data saat melakukan manipulasi data karena data yang sama disimpan dalam banyak komputer yang berbeda. Banyaknya arsip-arsip dari setiap transaksi yang rusak dan menyita tempat karena telah tersimpan selama empat tahun. Kesulitan mendapatkan data yang dibutuhkan saat hendak melakukan evaluasi. Rekayasa data sering terjadi karena tidak adanya pengamanan username, password, dan role.

14 Usulan Pemecahan Masalah Merancang sistem basis data untuk mengurangi redudansi dan duplikasi data saat melakukan manipulasi data karena sistem penerimaan, akademik, dan penilaian sudah terintegrasi. Merancang sistem basis data dan menggunakannya sebagai media penyimpanan data perusahaan sehingga mengatasi ancaman kerusakan permanen terhadap data dan tidak menyita tempat yang berlebihan untuk penyimpanan data. Dengan sistem basis data yang dirancang dan sudah terintegrasi, maka akses data dapat diperoleh lebih cepat sehingga mempermudah dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan evaluasi. Perancangan sistem basis data untuk membuat authority role, username dan password untuk setiap karyawan yang berhak mengakses database tertentu.