BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perusahaan harus meningkatkan kualitas pada produk yang menjadi sumber penghasilan bagi perusahaan serta

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perusahaan harus meningkatkan kualitas pada produk yang menjadi sumber penghasilan bagi perusahaan serta memberikan pelayanan yang terbaik agar dapat meningkatkan loyalitas customer terhadap perusahaan. Persaingan yang semakin ketat membuat perusahaan harus memikirkan strategi yang tepat dalam menghadapi kompetitor untuk kelangsungan proses bisnis pada perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Perusahaan membutuhkan teknologi informasi yang telah menjadi kebutuhan utama dalam menunjang suatu proses bisnis perusahaan. Perusahaan menjadi semakin dituntut agar dapat menghasilkan informasi yang tepat dan cepat, sehingga perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang terstruktur agar dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Penerapan teknologi yang dapat digunakan adalah dengan menerapkan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang dapat digunakan untuk mencatat, menyimpan, serta memproses informasi yang berkaitan dengan transaksi keuangan dalam perusahaan. Nnenna dalam jurnalnya yang berjudul The Use Accounting Information as an Aid to Management in Decision Making (2012: 61) mengemukakan bahwa penggunaan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat meningkatkan pengambilan keputusan dalam organisasi, dan dapat disimpulkan bahwa terdapat hubungan yang kuat antara penggunaan SIA dalam perusahaan dan efisiensi manajerial. SIA membantu mengatur dan mengendalikan hal-hal yang berkaitan dengan bagian keuangan. Pengaturan dan pengendalian tersebut akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan, kecurangan, dan mempercepat kegiatan bisnis dalam perusahaan. SIA pada siklus pendapatan dapat membantu perusahaan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan informasi-informasi akuntansi dan informasi-informasi lainnya yang berkaitan dengan proses bisnis yang ada dalam perusahaan tersebut. SIA juga memiliki manfaat untuk meningkat kemampuan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan transaksi keuangan, pengendalian kinerja dalam perusahaan, untuk evaluasi kinerja, dan memfasilitasi proses transaksi keuangan perusahaan. SIA siklus 1

2 2 pendapatan ditujukan untuk meningkatkan kepatuhan terhadap standar proses, mengurangi kesalahan penagihan berkelanjutan, mempercepat arus kas, dan mengurangi biaya penerimaan pendapatan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam siklus pendapatan meliputi penjualan, pengelolaan piutang, dan penerimaan kas. Penjualan merupakan kegiatan utama yang dilakukan oleh perusahaan secara rutin untuk memperoleh laba yang akan digunakan untuk membiayai aktivitas perusahaan dan menunjang pengembangan perusahaan. Transaksi penjualan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu dengan penjualan tunai atau dengan penjualan kredit. Penjualan tunai dapat dilakukan dengan membayar secara langsung kepada perusahaan sedangkan penjualan kredit dapat menimbulkan piutang usaha bagi perusahaan. Piutang usaha yang dimiliki oleh perusahaan mengakibatkan pendapatan yang diterima oleh perusahaan akan semakin lama sesuai dengan waktu pembayaran yang telah disepakati. Transaksi penjualan yang dilakukan oleh perusahaan akan mengakibatkan jumlah persediaan berkurang di gudang. Persediaan menjadi bagian penting dari penjualan dikarenakan dengan adanya stock barang di gudang sesuai dengan kebutuhan perusahaan maka kegiatan penjualan akan berjalan dengan lancar. Penjualan yang terjadi pada perusahaan akan mengakibatkan adanya pembayaran yang dilakukan oleh customer, sehingga dengan adanya pembayaran maka perusahaan akan melakukan pencatatan penerimaan kas. Pencatatan penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bertujuan agar dapat mengetahui perusahaan mengalami kerugian atau dengan penjualan yang ada dapat menambah laba perusahaan. PT Kharisma Karmel Sejati merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang konstruksi mekanikal elektrikal untuk pemasangan Air Conditioning (AC), fire protection, sound system, Closed Circuit Television (CCTV) dan Master Antenna Television (MATV) System. Proses bisnis yang dilakukan oleh PT Kharisma Karmel Sejati didukung oleh penggunaan Microsoft Excel. Kegiatan pengolahan data dan informasi, seperti menyimpan data customer, membuat dan menyimpan pesanan customer dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel. PT Kharisma Karmel Sejati seringkali menemui hambatan atau masalah di antaranya adanya kredit macet atau keterlambatan pembayaran piutang yang dapat

3 3 mengganggu kegiatan operasional perusahaan. Diperlukan SIA agar lebih terorganisir serta dapat menyediakan informasi dan data yang terkait dengan pendapatan secara akurat dan reliable. Informasi yang akurat dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat mengenai strategi apa saja yang dibutuhkan perusahaan dalam menghadapi persaingan-persaingan yang ada sehingga menjadi perusahaan yang unggul dibandingkan dengan kompetitor-kompetitor yang ada. Berdasarkan penjelasan yang ada, maka pembahasan akan berfokus pada siklus pendapatan dan persediaan yang merupakan proses penting bagi kelangsungan proses bisnis perusahaan. 1.2 Ruang Lingkup Adapun batasan-batasan dalam analisis pada siklus pendapatan dan persediaan yaitu: 1. Pendapatan meliputi: a. Proses penjualan pada perusahaan dimulai dari pendaftaran customer, pencatatan pesanan customer, pengiriman barang, penerimaan retur. b. Pajak pertambahan nilai (PPN) sebesar 10%. 2. Persediaan meliputi: a. Pencatatan barang keluar dari gudang dan pembuatan laporan stok untuk persediaan barang PT Kharisma Karmel Sejati pada saat customer membeli barang. b. Pengecekan ketersediaan barang yang ada di gudang. 3. Penerimaan kas meliputi: a. Pembuatan laporan jurnal pembayaran secara kredit. b. Pembuatan laporan penerimaan kas pada PT Kharisma Karmel Sejati. c. Pembuatan laporan piutang untuk mengetahui piutang yang belum dibayarkan. 4. Pada fase transition tidak dicantumkan pada kerangka berpikir dikarenakan keterbatasan waktu, pembahasan perancangan sistem informasi dan akuntansi hanya dilakukan sampai pada tahapan construction dan pembahasan tidak sampai pada fase transition.

4 4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan Tujuan penulisan adalah a. Menganalisis atau mengidentifikasi masalah yang ada pada siklus pendapatan dan persediaan agar dapat menemukan masalah yang dihadapi sehingga dapat merancang kerangka-kerangka pemecahan masalah agar tidak lagi terhambat dengan masalah yang serupa dengan berjalannya proses bisnis ke depan. b. Menganalisis informasi yang ada pada siklus pendapatan dan persediaan agar dapat memperbaiki kelemahan yang ada pada sistem. c. Menghasilkan rancangan sistem informasi akuntansi yang terkait dengan siklus pendapatan dan persediaan Manfaat Adapun manfaat yang dapat diperoleh yaitu: 1. Mempermudah perusahaan untuk melakukan penagihan piutang yang telah lewat jatuh tempo dengan adanya notifikasi piutang yang telah lewat jatuh tempo serta perusahaan dapat menerapkan penilaian limit kredit agar dapat meminimalisasi keterlambatan pembayaran piutang. 2. Meningkatkan kerahasiaan data perusahaan dengan adanya hak akses pada aplikasi bagi tiap karyawan guna mengurangi pencurian dan manipulasi data perusahaan. 3. Mempermudah karyawan dalam mengontrol persediaan barang di gudang dengan adanya surat keluar barang. 4. Dengan adanya laporan jurnal, laporan piutang, laporan stok barang, dan laporan penerimaan kas yang dapat dilihat sesuai dengan periode yang diinginkan dapat mempermudah karyawan untuk memperoleh laporan yang dibutuhkan.

5 5 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penulisan adalah sebagai berikut: 1. Metode Pengumpulan Data a. Studi pustaka Pengumpulan data dengan studi pustaka dilakukan dengan cara mencari informasi melalui dari buku-buku, jurnal. Informasi yang telah diperoleh terkait dengan siklus pendapatan dan persediaan akan digunakan sebagai landasan teori. b. Studi lapangan Metode ini dilakukan dengan cara penelitian secara langsung pada PT Kharisma Karmel Sejati agar mendapatkan informasi dan data yang akurat serta informasi mengenai proses bisnis berjalan pada perusahaan. Studi lapangan dilakukan dengan berbagai cara di antaranya sebagai berikut: - Observasi Observasi dilakukan dengan cara mengadakan kunjungan secara langsung atau melakukan pengamatan proses bisnis yang sedang berjalan serta sistem yang digunakan oleh PT Kharisma Karmel Sejati agar dapat mengetahui permasalahan yang terjadi. - Wawancara Merupakan proses dengan cara tanya jawab secara langsung untuk mengumpulkan data dan informasi dengan General Manager dari PT Kharisma Karmel Sejati yang terkait dengan siklus pendapatan dan persediaan. - Dokumentasi Pengumpulan data yang dilakukan dengan cara menelusuri dokumen atau bukti transaksi seperti quotation, surat kontrak kerja, order permintaan barang, tanda terima tagihan, kwitansi, surat jalan, berita acara selesai kerja, surat garansi, dan memo retur yang digunakan pada siklus pendapatan dan persediaan oleh PT Kharisma Karmel Sejati.

6 6 2. Metode Analisis dan Perancangan Sistem Analisis dan perancangan sistem menggunakan pendekatan Satzinger, Jackson, dan Burd (2005) yaitu perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang di notasikan dalam bentuk Unified Modeling Languange (UML), di antaranya sebagai berikut: a. Analisis Dengan adanya hasil observasi dan wawancara pada tahap sebelumnya, maka dilakukan analisis terhadap proses bisnis yang sedang berjalan sehingga dapat menemukan permasalahan yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. b. Perancangan Proses perancangan menggunakan beberapa fase di antaranya sebagai berikut: a. Inception Pada fase ini dilakukan identifikasi terhadap kebutuhan sistem yang akan dibuat agar dapat menemukan solusi bagi masalah yang sedang dihadapi perusahaan. b. Elaboration Dalam fase ini akan fokus pada mengimplementasikan solusi yang ada. Di fase ini akan dibuat rancangan Support Services Architecture and Deployment Environment, rancangan software architecture, rancangan database, dan rancangan user interfaces yang akan digunakan untuk perancangan sistem. c. Construction Pada fase ini sistem akan mulai dibangun dengan menggunakan desain yang telah dibuat pada fase elaboration. Pembangunan terhadap aplikasi sampai dengan sistem aplikasi tersebut siap digunakan.

7 7 3. Metode Akuntansi Metode pengakuan pendapatan pada siklus pendapatan yang digunakan adalah accrual basis. Accrual basis merupakan suatu basis akuntansi dimana transaksi ekonomi dan peristiwa diakui, dicatat pada saat terjadinya transaksi tanpa memperhatikan waktu pembayaran yang diterima. 1.5 Sistematika Penulisan Secara sistematis, penulisan skripsi ini terbagi menjadi lima bab yang dapat dijelaskan sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi, serta sistematika penulisan. Latar belakang berisi halhal maupun alasan yang melatarbelakangi pada pemilihan topik penulisan pada skripsi. Ruang lingkup merupakan batasan-batasan yang digunakan dalam pembahasan skripsi ini. Sedangkan tujuan dan manfaat penulisan merupakan tujuan serta manfaat yang ingin dicapai. Metodologi penelitian merupakan metode atau cara yang dipilih untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Bagian terakhir adalah sistematika penulisan menjelaskan secara singkat isi dari setiap bab sehingga mempermudah penyampaian dari setiap bab. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi landasan teori dan kerangka berpikir. Landasan teori digunakan sebagai dasar dalam melakukan penelitian terhadap permasalahan yang ada pada PT Kharisma Karmel Sejati, sedangkan kerangka berpikir digunakan untuk dapat mengetahui rencana-rencana dalam pembuatan penulisan ini. BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN Bab ini mencakup gambaran umum perusahaan mulai dari sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, hingga proses bisnis yang berjalan pada perusahaan. Selain itu, bab ini juga menjelaskan

8 8 mengenai penjabaran dan identifikasi masalah yang ada pada proses bisnis yang sudah berjalan antara lain dengan menggunakan penggambaran activity diagram. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Bab ini mendeskripsikan mengenai usulan rancangan sistem informasi yang mencakup narasi dari sistem yang diusulkan, activity diagram yang diusulkan, UML diagram, rancangan database, rancangan layar, serta rancangan laporan. Selain itu, pada bab ini terdapat penjabaran dari masing-masing diagram ataupun rancangan dari sistem yang diusulkan. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab V merupakan bab yang berisi kesimpulan yang didapatkan dari analisis terhadap sistem bisnis pada PT Kharisma Karmel Sejati serta berisi perancangan sistem informasi yang dapat diterapkan pada PT Kharisma Karmel Sejati. Bab ini juga menerangkan mengenai saran-saran yang diusulkan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi PT Kharisma Karmel Sejati untuk mengimplementasikan solusi yang diberikan agar dapat memberikan kemajuan bagi perusahaan.