ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENJUALAN, PENAGIHAN PIUTANG, DAN PENERIMAAN KAS PADA PT RACKINDO SETARA PERKASA

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENJUALAN, PENAGIHAN PIUTANG, DAN PENERIMAAN KAS PADA PT RACKINDO SETARA PERKASA Rianto Wijaya, Yanti, dan Vina Georgiana Jurusan Sistem Informasi & Akuntansi, Fakultas Sistem Informasi & Ekonomi dan Komunikasi, Universitas Bina Nusantara Jalan KH. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 1140 ABSTRAK PT Rackindo Setara Perkasa adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang furniture. Perusahaan menjual produk hanya kepada toko-toko furniture dan bukan kepada pengguna akhir. Masalah yang terkait dengan siklus penjualan, penagihan piutang dan penerimaan kas pada perusahaan adalah prosedur penjualan, penagihan piutang dan penerimaan kas yang masih belum jelas sehingga mengakibatkan kesalahan dalam penjualan dan terjadinya keterlambatan dalam pengiriman. Selain itu wewenang serta tanggung jawab masing-masing bagian belum terlalu jelas, serta pengendalian internal yang kurang baik, serta masih terdapat masalah pada retur penjualan dari perusahaan. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode pengumpulan data dengan melakukan penelitian lapangan seperti observation, interview, documentation, dan analyticial procedures, serta melakukan penelitian kepustakaan. Selain itu, metode yang digunakan dalam analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi dilakukan dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language. Dengan adanya sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas diharapkan dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan segala aktivitas terkait proses bisnis perusahaan yang berhubungan dengan siklus penjualan, penagihan piutang dan penerimaan kas, serta dapat mengatasi masalah yang dihadapi perusahaan saat ini. Selain itu juga dapat memberikan laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen terkait sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang dan penerimaan kas untuk dapat menghasilkan pengambilan keputusan yang tepat. Kata Kunci : Analisis, perancangan, sistem informasi akutansi, siklus penjualan, piutang dan penerimaan kas Pendahuluan Dewasa ini sistem informasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk membantu kegiatan operasionalnya dan membantu perusahaan dalam mengambil sebuah keputusan atas informasi yang diperoleh. Salah satu penerapan sistem informasi yang berperan penting dalam kegiatan operasional perusahaan adalah sistem informasi akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi berguna untuk mengumpulkan, mencatat, menyimpan,

2 memelihara, dan mengolah data-data dalam proses transaksi akuntansi yang rutin sehingga menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan. Salah satu siklus pada sistem informasi akuntansi adalah siklus pendapatan yang terdiri dari penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang akan memberikan pendapatan bagi perusahaan atas penjualannya. PT Rackindo Setara Perkasa adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam bidang furniture. PT Rackindo Setara Perkasa berdiri pada tahun Masalah yang terkait dengan siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas pada PT Rackindo Setara Perkasa adalah belum adanya prosedur penjualan yang jelas sehingga menyebabkan keterlambatan dan kesalahan pada pengiriman barang. Selain itu, terdapat masalah pada wewenang dan tanggung jawab dari bagian-bagian tertentu sehingga tanggung jawab beberapa bagian tertentu belum jelas, selain itu terdapat tanggung jawab yang terlalu besar pada bagian tertentu. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah menganalisis dan mengidentifikasi kebutuhan informasi serta memperbaiki kelemahan dari sistem yang sedang berjalan, mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian internal dalam prosedur siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas yang sedang berjalan, serta merancang sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian kepustakaan dengan cara mencari dan mengumpulkan referensi serta teori-teori dari berbagai buku yang terkait dengan masalah pokok, hasil penelitian ilmiah, teoriteori yang telah ada, dan referensi lain secara pustaka maupun informasi dari internet. Selain itu, metode penelitian dilakukan dengan penelitian lapangan seperti melakukan wawancara langsung dan mempelajari serta menganalisis sistem yang berjalan. Metode analisis dan perancangan yang digunakan dilakukan dengan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML) yang merupakan kumpulan dari pedoman umum untuk melakukan analisis dan perancangan. Tahapannya terdiri dari model analisis yaitu problem domain analysis dan application domain analysis, kemudian model perancangan yaitu architectural design dan component design. Hasil dan Bahasan Hasil dan bahasan dari topik ini akan dijelaskan dengan menggunakan beberapa metode analisis untuk memperoleh hasil yang maksimal. Oleh karena itu, akan dilakukan analisis pada sistem yang berjalan pada perusahaan saat ini, kemudian membuat prosedur baru yang diusulkan dan melakukan perancangan sistem. Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai hal tersebut dapat dilihat pada sub-sub bab berikut. Analisis sistem berjalan Sistem yang berjalan pada perusahaan terlihat dari gambar rich picture dibawah ini.

3 Gambar 1 Rich Picture Sistem Berjalan pada PT Rackindo Setara Perkasa Setelah melakukan wawancara, pengamatan, dan evaluasi terhadap prosedur serta dokumen perusahaan yang berhubungan dengan siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas, maka dapat disimpulkan bahwa perusahaan mengalami beberapa masalah yang telah terindentifikasi. Temuan permasalahan yaitu sebagai berikut : 1. Belum ada prosedur yang jelas untuk proses penjualan yang mengakibatkan keterlamabatan pada proses pengiriman dan penagihan, juga sering adanya kesalahan barang pada pengiriman barang. 2. Proses pengeluaran barang yang biasanya hanya menggunakan surat jalan tanpa tanda tangan dari penanggung jawab pengeluaran barang yang menyebabkan selisih persediaan barang. 3. Untuk bagian retur tidak dibuat nota retur melainkan hanya melakukan pencoretan manual pada surat jalan dan faktur penjualan. 4. Belum adanya pengendalian internal yang baik, hal itu terlihat dari masalah pada wewenang dan tanggung jawab dari beberapa bagian tertentu, sehingga tanggung jawab beberapa bagian tersebut belum jelas. Analisis dan perancangan yang diusulkan Rancangan sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas yang diusulkan untuk memecahkan masalah yang dihadapi PT Rackindo Setara Perkasa adalah sebagai berikut :

4 Gambar 2 Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas yang diusulkan pada PT Rackindo Setara Perkasa

5 Gambar 3 Use Case dari Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa

6 Gambar 4 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan, Penagihan Piutang dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa

7 Gambar 5 Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi siklus Penjualan, Penagihan Piutang, dan Penerimaan Kas pada PT Rackindo Setara Perkasa

8 Simpulan dan Saran Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas yang telah dilakukan pada PT Rackindo Setara Perkasa, maka dapat disimpulkan bahwa : 1. Dengan dibentuknya suatu sistem informasi yang terintegrasi maka masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan pada perusahaan saat ini, yaitu perusahaan masih belum mampu menggunakan sistem secara menyeluruh sehingga dibuat sistem baru secara menyeluruh yang mencakup seluruh bagian terkait proses penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas. Dalam sistem yang baru ini melibatkan seluruh bagian dimulai dari dibuatnya proses penjualan barang dimulai dari pemesanan, pengeluaran barang, pengiriman barang, retur, penagihan piutang, serta penerimaan kas. Dan juga perubahan pada wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian untuk meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi dan untuk memaksimalkan hasil penjualan. 2. Struktur organsisasi baru yang telah dibuat akan digunakan dalam sistem yang dibuat dapat memperbaiki pengendalian internal perusahaan masih kurang baik mengenai wewenang dan tanggung jawab beberapa bagian yang belum berjalan dengan baik. Pembuatan transaksi transaksi dalam sistem dimulai dari sales order yang dibuat bagian pemasaran, bukti pengeluaran barang yang dibuat oleh bagian gudang, surat jalan yang dibuat oleh bagian pemasaran, invoice yang dibuat oleh bagian akuntansi dan keuangan, retur yang dibuat oleh bagian gudang, dan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh bagian akuntansi dan keuangan, membantu meningkatkan penjualan dan mencegah kesalahan pada pengiriman barang yang terjadi sebelumnya. 3. Pembuatan prosedur retur pada perusahaan untuk mencegah terjadinya selisih stok barang dan agar invoice yang diterima pada pelanggan sesuai dengan barang yang diterima oleh pelanggan. 4. Pada sistem yang baru proses penjualan lebih jelas dan dapat mencegah terjadinya kesalahan pada penjualan dan pengiriman barang, karena sistem yang baru ada penomoran pada surat jalan dan untuk pembuatan surat jalan pada bagian pengiriman diambil dari bukti pengeluaran barang yang dibuat oleh bagian gudang, dan barang yang dikeluarkan oleh bagian gudang pasti sama dengan bukti pengeluaran barang yang dibuat oleh bagian gudang karena hanya bisa diambil dari sales order yang hanya bisa dibuat oleh bagian pemasaran. 5. Berdasarkan hasil analisis dan perancangan diatas, maka sistem yang baru dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan dan menghasilkan informasi yang akurat, lengkap, dan real-time. Berdasarkan pada hasil evaluasi atas perancangan sistem informasi akuntansi siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas pada PT Rackindo Setara Perkasa, seiring dengan berkembangnya perusahaan maka penulis mencoba memberikan saran sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan : 1. Sistem yang telah dirancang ini baru mencakup sistem pendapatan yang terdiri dari modul penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas. Maka dari itu untuk masa mendatang agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja, perusahaan dapat merancang sistem informasi akuntansi untuk modul lainnya seperti persediaan, pembelian, penggajian, pajak, dan lain-lain. 2. Memperkuat dan memperketat pengendalian internal prosedur standar operasi yang lebih baik agar pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing fungsi dapat terdefinisi dengan jelas. 3. Mengembangkan sistem aplikasi berbasis web untuk dapat mengingkatkan daya saing dan kompetitif perusahaan. 4. Perusahaan melakukan evaluasi secara periodik terhadap kebutuhan sistem, terutama yang berkaitang dengan prosedur dalam siklus penjualan, penagihan piutang, dan penerimaan kas, sehingga sistem yang telah dirancang dapat dikembangkan dan terus diperbaharui untuk menjunjang perusahaan dalam pencapaian keunggulan kompetitif. Referensi Assauri, S. (2008). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Bennet, S., McRobb, S., & Farmer, R. (2006). Object-oriented Systems Analysis and Design Using UML. New York: McGraw-Hill. Bernard, S. A. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture. 2nd Edition. USA: Bloomington. Bodnar, G. H., & Hoopwood, W. S. (2006). Sistem Informasi Akuntansi. Edisi ke-9. Terjemahan Julianto Agung Saputra dan Lilis Setiawan. Yogyakarta: Andi Offset.

9 Gelinas, U. J., & Dull, R. B. (2008). Accounting Information System. Seventh Edition. Canada: Thomson South- Western. Gelinas, U. J., Jr, Sutton, S., & Hunton, J. E. (2005). Accounting Information System. Sixth Edition. Canada: South Western. Hall, J. A. (2011). Intorduction to Accounting Information System. Seventh Edition. Canada: South-Western Cangage Learning. Hall, J. A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi Buku 1. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsen, P. A., & Stage, J. (2000). Object-Oriented Analysis & Design. Denmark: Marko Publishing ApS. McLeod, R., & Schell, G. P. (2008). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi 3rd Edition. Jakarta : Salemba Empat. O'Brien, J. A. (2003). Introduction to Information System : Essential for the E-Business Enterprise. New York: McGraw-Hill. O'Brien, J. A. (2008). Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat. Rama, D. V., & Jones, F. L. (2006). Accounting Information Systems. Canada: South-Western College Publishing. Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2006). Accounting Information System. 10th Edition. New Jersey: Prentice Hall. Turban, E., Rainer, K. R., & Potter, R. E. (2003). Introduction to Information Technology (Wiley International Edition). 2nd Edition. New Jersey: John Wiley & Sons Inc. Warren, R., & Fess. (2002). Accounting. 1st Edition. Cicinnati: South-Western. Weygandt, J. J., Kieso, D. E., & Kimmel, P. D. (2011). Financial Accounting. IFRS Edition. USA: John Wiley. Weygandt, J. J., Kieso, D. E., & Kimmel, P. D. (2007). Pengantar Akuntansi Buku 1. Edisi Ketujuh. Jakarta: Salemba Empat. Wilkinson, J. W., Cerullo, M. J., Raval, V., & Wong-on-Wing, B. (2000). Accounting Information System: Essential Concepts and Applications. 4th Edition. New Jersey: John Wiley & Sons Inc. Riwayat Penulis Rianto Wijaya lahir di Jayapura, 9 Maret Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Akuntansi dan Sistem Informasi pada tahun 2012.