MEDIA PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN KNOWLEDGE PADA PT POLIPLAS MAKMUR SANTOSA

Transkripsi

1 MEDIA PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN KNOWLEDGE PADA PT POLIPLAS MAKMUR SANTOSA Yonathan Wibowanto Jurusan Sistem Informasi dan Manajemen, Binus University, Jl. K. H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat Dr. Engkos Achmad Kuncoro, SE.,MM Binus University, Jl. K. H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat dan Argogalih, SE.,MM Binus University, Jl. K. H. Syahdan No. 9 Palmerah, Jakarta Barat ABSTRAK Masalah yang dihadapi perusahaan saat ini adalah bagaimana mengelola individual knowledge menjadi coorporate knowledge yang saling terintegrasi. Hal ini disebabkan karena belum adanya media untuk mengelola pengetahuan serta terjadinya pergantian karyawan yang cukup tinggi sehingga sering terjadi kehilangan knowledge asset. Menggunakan strategi dalam mengelola pengetahuan, yaitu merancang suatu tempat pendokumentasian, pendistribusian, dan pengkonversian knowledge sehingga nantinya dapat dijadikan sarana pembelajaran bagi seluruh karyawan produksi. Metode yang digunakan untuk melihat posisi perusahaan dalam industry

2 karung plastik di gambarkan analisis Five Force Porter s, sedangkan strategi perusahaan menggunakan analisis SWOT. Setelah itu di rangcangkan knowledge management system sebagai strategi yang paling menarik dilakukan. Perancangan knowledge management diawali dengan melakukan analisis pembagian fitur-fitur apa saja yang dibutuhkan. Kemudian merancangan UML model untuk pemetaan proses bisnis. Terakhir dilakukan penyesuaian user interface. Dari perancangan diatas dapat disimpulkan sebuah solusi dalam menyelesaian permasalahan perusahaan mengenai pengelolaan pengetahuan, yaitu dibangunannya knowledge management system untuk divisi produksi perusahaan agar potensial knowledge dapat dikelola dengan baik dan meminimalisir kehilangan knowledge asset Kata Kunci: Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Managemen System, Analisis Porter s. PENDAHULUAN Ilmu dan teknologi terutama teknologi informasi semakin hari semakin berkembang pesat. perkembangan teknologi komunikasi, media, dan informasi (telematika), terutama multimedia dan internet, telah merubah masyarakat dalam melakukan sebagian besar aktifitas. Seiring perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat, kebutuhan akan informasi dan pengetahuan semakin kompleks pula. Perusahaan tidak lagi berfokus semata pada keutungan perusahaan, dan kebutuhan informasi, namun sekarang mulai mengarah kepada kebutuhan pengetahuan (knowledge) yang dapat berguna bagi perusahaan. Knowledge berasal dari orangorang (people), dan karena ini dipandang sebagai suatu asset, maka knowledge dari orang-orang dalam perusahaan dinamakan asset intellectual. Knowledge yang baik adalah knowledge yang dapat digunakan, dikembangkan, dan dapat di-maintenance terus menerus, yang dapat memberi manfaat bagi individu, kelompok, dan dalam perusahaan itu sendiri. Pada umunya, permasalahan yang terjadi adalah knowledge yang ada dalam perusahaan itu sulit disimpan, karena knowledge itu sendiri masih bersifat individual (intangible asset), dan belum menjadi milik perusahaan. Permasalahan lain adalah sulitnya identifikasi lebih lanjut di mana knowledge-knowledge yang terdapat dalam individu-individu tersebut yang dapat berguna bagi perusahaan, dan susahnya penerapan budaya Knowledge Sharing, di mana satu individu dan

3 individu lainnya mau berbagi satu sama lain, yang diharapkan dapat memberi manfaat satu sama lain, dan juga bagi perusahaan. Knowledge Management System memainkan peranan penting dalam menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan dan menyebarkan pengetahuan tersebut diantara seluruh anggotanya. Sehingga perusahaan tidak akan kehilangan pengetahuan yang ada, bahkan dapat mengorganisir dan memanfaatkannya dalam pembangunan inteligensi perusahaan. PT Poliplas Makmur Santosa merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi karung plastik, tali raffia, dan masih banyak lagi produk-produk lain dengan bahan dasar plastik. Di dalam perusahaan tersebut banyak sekali karyawan yang memiliki ide-ide yang bisa memajukan perusahaan tersebut tetapi belum dapat ditampung di dalam tempat penyimpanan. Selain itu, pihak manajemen berharap untuk dapat meningkatkan kinerja karyawan lama maupun karyawan baru dengan pola kerja pembelajaran yang lebih berorientasi pada knowledge dan meningkatkan pemecahan masalah bersama-sama di antara mereka. Sehingga diharapkan karawan dapat menyalurkan pengetahuan mereka dalam sebuah sistem yang berbentuk aplikasi yang dapat mendukung kegiatan sharing knowledge dan dapat mengelola pengetahuan mereka tersebut untuk dapat digunakan dan dimanfaatkan perusahaan untuk dapat terus berkembang. Oleh karena itu, PT Poliplas Makmur Santosa ingin menerapkan Knowledge Management System yang dapat mendukung pengelolaan, pendokumentasian, dan pendistribusian pengetahuan pada internal perusahaan. Ruang Lingkup Ruang lingkup dari skripsi ini merupakan batasan dalam pembahasan dan penerapan Knowledge Management system pada PT Poliplas Makmur Santosa yaitu: Memfokuskan penelitian pada semua divisi di dalam PT. Poliplas Makmur Santosa dalam restrktur dan pembuatan SOP di dalam departemen personalia. Perancangan Knowledge Management System dilakukan pada PT. Poliplas Makmur Santosa, dan tidak termasuk pembangunan System yg telah dirancang. System meliputi

4 penyimpanan, pengelolaan, pemanfaatan, serta pendistribusian Knowledge yang ada dalam PT Poliplas Makmur Santosa. Tujuan Penelitian 1. Merancang knowledge management system yang dapat mendukung penyimpanan, pendistribusian, dan pemanfaatan knowledge di dalam internal poliplas makmur santosa. 2. Merancang sarana knowledge sharing di antara karyawan guna mendukung pengembangan knowledge yang ada di internal poliplas makmur santosa. Metode Penelitian Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan oleh penulis adalah: 1. Studi Pustaka, melalui metode ini dengan membaca literature, jurnal ilmiah, dan media lain untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam perancangan knowledge management system. 2. Wawancara, melalui metode ini akan lebih bertanya-tanya kepada manager perusahaan ini masalah apa yang sedang dihadapin oleh perusahan tersebut yang bersangkutan dengan kinerja karyawan. Metode Analisis Metode analisis yang di gunakan penulis adalah sebagai berikut: 1. Melakukan analisis industry perusahaan dengan menggunakan Porter s Five Forces Model Analysis. 2. Merumuskan knowledge goal berdasarkan strategi perusahaan yang telah didapatkan dalam tahap analisis strategi perusahaan 3. Melakukan analisis penyesuaian fitur berdasarkan: Pemetaan knowledge goal dengan knowledge yang dimiliki perusahaan. Penyesuaian fitur dengan teori dasar knowledge conversion (SECI). Penyesuaian fitur berdasarkan kebutuhan perusahaan.

5 Penyesuaian user interface berdasarkan delapan aturan emas IMK. Metode Perancangan Dalam melakukan perancangan, metode yang digunakan adalah analisis dan perancangan sistem berorientasi objek (OOAD) berdasarkan pendekatan Satzinger. Metode perancangan yang digunakan melalui tahapan sebagai berikut: Activity Diagram. Class Diagram Model. Use Case Diagram. Sequence Diagram. User Interface. Navigation Diagram. Hasil dan Bahasan Setelah melakukan analisis persaingan industri pada lingkungan eksternal perusahaan, melalui analisis SWOT dapat dianalisis keadaan lingkungan internal perusahaan khususnya pada lingkungan divisi produksi dan ancaman serta peluang dari luar. Analisis ini berfokus seputar pengelolaan knowledge, potensi SDM, budaya organisasi, serta infratsurktur TI seperti database, network, dan firewall. Melalui analisis SWOT ini, perusahaan akan terbantu untuk lebih fokus mengembangkan strategi dalam memaksimalkan semua kekuatan yang perusahaan miliki, meminimalkan kelemahan yang ada, melihat dan memanfaatkan semua peluang yang muncul, serta diharapkan agar perusahaan dapat mengantisipasi segala ancaman yang dapat membawa dampak buruk bagi perusahaan. Analisis ini mengumpulkan data dari hasil wawancara dengan pihak factory manager perusahaan berserta personalianya, dan hasil wawancara ditunjukan pada Gambar di bawah ini:

6 STRENGTHS Memiliki Infrastruktur TI yang memadaii Memiliki SDM yang berkualitas Melimpahnya Inovasi berbasis knowledge Minat SDM tinggi dalam pengembangan knowledge OPPORTUNITIES Semakin berkembangnya IT Permintaan pasar akan produk yang semakin beragam Dapat bertukar pengetahuan Banyak produk plastik yang inovatif WEAKNESSES Kurangnya kemampuan menulis Kurangnya budaya knowledge sharing Turn over karyawan tinggi Belum adanya media pengelola pengetahuan THREATS Laju pertumbuhan Knowledge yang tinggi Perusahaan pesaing memiliki media pengelolaan pengetahuan Tingginya intensitas persaingan dalam industri Pesaing memiliki brand image yang cukup baik Gambar Hasil Identifikasi SWOT perusahaan Sumber: Hasil Wawancara Perhitungan EFE Total skor bobot matriks EFE sebesar 2,978, menunjukan bahwa perusahaan memiliki respon yang baik terhadap peluang dan ancaman yang ada dalam divisi TI. Meskipun demikian masih ada ruangan untuk peningkatan sebab skor bobot total tertinggi adalah 4,00 Perhitungan IFE Berdasarkan hasil analisis serta perhitungan skor pembobotan matriks EFE dan IFE maka diketahui bahwa total skor bobot matriks IFE pada sumbu x adalah 3,0514 sedangkan total skor bobot matriks EFE pada sumbu y adalah 2,978, dan dari kedua sumbu ini menghasilkan posisi perusahaan pada sel empat yang artinya strategi terbaik untuk mengelola perusahaan adalah dengan melaksanakan tindakan strategi tumbuh dan membangun.

7 Perhitungan QSPM Berdasarkan Tabel dapat dilihat bahwa jumlah total nilai daya tarik untuk strategi ke satu yakni pembangunan sistem KM dalam perusahaan yang memiliki total daya tarik sebesar 7,8086. Sedangkan untuk strategi ke dua yakni dilakukannya trainning peningkatan kompetensi SDM memiliki total daya tarik sebesar 6,5156 dan strategi ke tiga yaitu pemanfaatkan keberdayaan SD memiliki nilai daya tarik sebesar 6,2708. Hal ini menunjukan bahwa strategi pembangunan sistem KM dalam perusahaan menarik untuk dilaksanakan terlebih dahulu dibandingkan strategi lainnya. Dengan begitu pihak manajemen dapat mempertimbangkan strategi yang dapat dilakukan berdasarkan analisis. Class Diagram bawah ini: Class Diagram dari Knowledge Management PT Poliplas Makmur Santosa ada gambar di

8 User Interface Di atas ini adalah gambar dari user interface dari knowledge management PT Poliplas Makmur Santosa.

9 Kesimpulan dan Saran Kesimpulan 1. Dengan memakai portal KM, PT poliplas Makmur Santosa dapat mengelola pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan seperti ide (tacit) dan artikel (explicit). Ide dan serta pengalaman setiap karyawan dapat disimpan dalam bentuk artikel, sehingga tidak mudah hilang dan dapat diakses dengan mudah. Karena pegawai yang bekerja dapat menyebarkan pemikiran dan pengalaman mereka yang berguna untuk membantu karyawan baru dalam melaksanakan tugas. Sehingga pemikiran dan pengalaman mereka merupakan asset yang penting bagi PT Poliplas Makmur Santosa. 2. Karyawan dapat berbagi pengetahuan lainnya seputar masalah mesin-mesin plsatik dan bahanbahan dalam membuat plastik, serta apa saja yang diperlukan untuk membersihkan mesin dan memilihin biji yang baik tersebut, karena adanya kemungkinan pengetahuan tersebut dimiliki oleh beberapa karyawan saja. Dengan adanya pembelajaran dan berbagi ilmu pengetahuan melalui website, karyawan dapat mengaksesnya dan belajar cara penanganan mesin plastik jikalau ada mesin yang butuh perawatan, tanpa harus menunggu atau pun tergantung pada orang yang ahli. Karena jikalau suatu sebab orang ahli tidak dapat hadir karena memiliki urusan yang mendesak lainnya, PT Poliplas Makmur Santosa dapat melakukan tindakan penanganan secara cepat sesuai dengan prosedur dan cara penanganan yang telah dibagi oleh orang ahli tersebut pada website, sehingga mengurangi hal yang tidak di inginkan oleh PT Polipas Makmur Santosa. 3. Memakai fitur collection yang membantu karyawan untuk meng-index jenis-jenis mesin dan bahan plastik berserta deskripsi. Memakai fitur forum sebagai cara bertukar pemikiran dan ide antara karyawan yang bersifat pribadi. Memakai fitur forum bertujuan agar karyawan dapat memberikan pendapat dan saran yang berguna untuk membantu pekerjaan mereka, serta adanya tanya jawab sehingga mempererat hubungan antar karyawan dan merasa ikut ambil bagian dalam memajukan PT Poliplas Makmur Santosa. Memakai fitur article sebagai tempat menampung pengetahuan, ide, gagasan serta pengalaman yang memudahkan karyawan untuk saling berbagi. Fitur article dapat di kategorikan sesuai dengan kebutuhan karyawan dalam menjalankan tugas.

10 Saran 1. PT Poliplas Makmur Santosa (PMS) disarankan dapat mengembangkan budaya sharing knowledge, agar para staff dapat menambah informasi dan pengetahuan mengenai berbagai jenis macam mesin dan benang yang dimiliki. 2. PMS Disarankan agar membuat peraturan sehingga karyawan mau menerapkan Sharing knowladge dengan menggunakan portal KM. Peraturan dapat menghasilkan dorongan atau reward, missal karyawan diwajibkan utnuk membuat article sesuai dengan job desk seperti bagian budidaya membuat article cara merawat mesin dengan benar. Jika article yang dibuat oleh karyawan mendapat tanggapan baik oleh PMS, akan diberikan reward berupa gaji tambahan. Referensi Bernard, Alan., Tichkiewitch,Serge. (2008). Methods and Tools for Effective Knowledge Life Cycle-Management. Berlin: Springer. David, Fred R. diterjemahkan oleh Sunardi, Dono. (2009). Strategic Management: Manajemen Strategis Konsep. (Edisi 12). Jakarta: Salemba Empat. Dalkir, Kimiz. (2011). Knowledge management in Theory and Practice. Massachusetts Insitute of Technology. Satzinger, John W. Jackson, Robert B. Burd, Stephen D. (2010). Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process. Course Technology, Cengage Learning. Boston, USA. Setiarso, Bambang, Nazir Harjanto Triyono, Hendro Subagyo. (2009). Penerapan Knowledge Management pada Organisasi. Graha Ilmu. Yogyakarta. Shneiderman, Ben, Catherine Plaisant. ( 2010 ). Designing the User Interface Strategies for Effective Human-Computer Interaction. (5th edition). University of Maryland. Strair, R., Reynolds, G. (2010). Principles of Information Systens: A Managerial Approach (9th edition). Boston: Course Technology.

11 Turban, Efraim., Volonino, Linda. (2010). Information Technology for Management:Transforming Organizations in the Digital Economy (7th Edition). New Jersey: John Wiley & Sons, O'Brien, James A. George M. Marakas (2008). Introduction to Information Systems. (12th Edition). McGraw-Hill.. Riwayat Penulis Yonathan Wibowanto lahir di kota Ungaran pada 3 Juni Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Program Ganda Sistem Informasi dan Manajemen pada tahun 2013.