PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Transkripsi

1

2 Modul Siswa PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Nama :... No. Absen :. ii

3 Pengantar Administrasi Perkantoran Untuk Siswa SMK/MAK Kelas X Disusun Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran Yang dibina oleh Drs. Mohammad Arief, M.Si Penyusun: Dian Kristiana NIM FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN SI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN UNIVERSITAS NEGERI MALANG iii

4 Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, karena atas berkat dan Rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas modul yang ditugaskan ini. Modul ini merupakan buku pegangan bagi guru dan peserta didik dalam kegiatan belajar mengajar di sekolah. Materi yang terdapat pada modul ini dititikberatkan pada penjabaran materi berdasarkan Kompetensi Dasar Administrasi Perkantoran yang telah berkurikulum Sebagai buku pegangan, modul ini juga tidak menutup kemungkinan untuk memanfaatkan buku-buku penunjang yang lainnya. Melalui modul ini, penulis berusaha menyajikan materi dengan berbagai tes formatif yang berupa soal pilihan ganda dan soal esai. Dengan hal tersebut diharapkan siswa akan mudah berlatih memahami materi dengan menjawab soal latihan yang telah ada pada modul. Pemanfaatan modul ini dapat dikombinasikan dengan kegiatan mendengarkan materi yang disampaikan guru dan kegiatan membaca buku-buku sumber lainnya secara mandiri. Berbagai kegiatan tersebut diharapkan dapat mendukung kegiatan belajar peserta didik secara menyeluruh. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya modul ini. Semoga modul ini dapat memberikan manfaat dalam pembelajaran materi mata pelajaran administrasi perkantoran. Malang, Desember 2014 Penulis iv

5 Daftar Isi Halaman KATA PENGANTAR... iv DAFTAR ISI... v PETA KEDUDUKAN MODUL... vii GLOSARIUM... viii PENDAHULUAN Petunjuk Belajar... 1 Kompetensi Inti... 2 Kompetensi Dasar... 2 Indikator... 3 PEMBELAJARAN Kegiatan Belajar I: Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran A. Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran... 4 B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran. 5 C. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran 6 D. Tujuan Administrasi Perkantoran.. 9 Uji Kompetensi I Kunci Jawaban Penilaian Kegiatan Belajar II: Azas-azas Manajemen Perkantoran A. Pengertian Azas-azas Manajemen Perkantoran.. 19 B. Bagan Azas-azas Manajemen Perkantoran. 20 C. Kelebihan dan Kelemahan Azas-azas Manajemen Perkantoran Uji Kompetensi II Kunci Jawaban Penilaian v

6 Kegiatan Belajar III: Pekerjaan Kantor A. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor B. Ciri-ciri Pekerjaan Kantor C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor Uji Kompetensi III Kunci Jawaban Penilaian RUBIK PENILAIAN LEMBAR PENILAIAN AFEKTIF LEMBAR PENILAIAN PSIKOMOTORIK DAFTAR PUSTAKA... ix vi

7 PETA KEDUDUKAN MODUL Pengantar Administrasi Perkantoran Menjelaskan Paradigma Memahami Azas-azas Manajemen Menjelaskan Filosofi Administrasi Menguraikan Pekerjaan Kantor vii

8 GLOSARIUM Accounting: Pembukuan, Akuntansi Auditing: pemeriksaan, pengecekan Budgeting: Penganggaran belanja Desentralisasi: pisah, pemisahan Financing: pembiayaan Management: mengatur, mengarahkan Office actuating: pengarahan perkantoran Office controlling: pengawasan perkantoran Office furniture: perabotan kantor Office organizing: pengorganisasian kantor Office planning: perencanaan perkantoran Office supplies: perbekalan kantor Organizing: mengelompokan, menyusun Procure-ment Inventory and Property Control: pengendalian harta benda Sentralisasi: pusat, pemusatan Supply Administration: perlengkapan administrasi Working Force: Tenaga manusia viii

9 BAB 1 BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN DAN BISNIS viii A. Petunjuk Belajar Dalam modul berjudul Pengantar Administrasi Perkantoran ini terdiri dari tiga kegiatan belajar yaitu Kegiatan Belajar I tentang Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran, Kegitan Belajar II tentang Azas-azas Manajemen Perkantoran, dan Kegiatan Belajar III tentang Pekerjaan Kantor. Agar kamu dapat memahami modul Pengantar Administrasi Perkantoran, maka kamu harus mempelajari materi pokok tentang : Kegiatan Belajar I, kamu akan belajar tentang paradigma dan filosofi administrasi perkantoran yang mencakup pengertian, unsur-unsur, ruang lingkup, dan tujuan dari administrasi perkantoran. Kegiatan Belajar II, kamu akan belajar tentang azas-azas manajemen perkantoran yang terdiri dari Azas Sentralisasi, Asaz Desentralisasi, dan Azas Gabungan. Kegiatan Belajar III, kamu akan belajar tentang jenis-jenis pekerjaan kantor, ciri-ciri pekerjaan kantor, dan hasil jasa atau prodek dari pekerjaan kantor. Untuk memahami materi yang ada pada modul Pengantar Administrasi Perkantoran, maka ikutilah petunjuk dan pelajarilah modul ini dengan tekun dan sungguh-sungguh. Perlu kamu ketahui bahwa modul ini digunakan untuk 2 kali pertemuan dengan waktu 2 x 35 menit, termasuk untuk mengerjakan tes akhir modul. Agar mengetahui seberapa besar kamu sudah memahaminya, kamu harus mengerjakan tugas yang terdapat pada setiap akhir kegiatan. Selamat Mengerjakan! 1

10 MODUL ADMINISTRASI PERKANTORAN Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran Bidang Keahlian : Manajemen dan Bisnis Kelas/Semester : X/1 Pertemuan ke- : 1 Waktu : 1 x 30 Menit A. Kompetensi Inti 1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya 2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia 3. Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan prosedural dalam pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah 4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung B. Kompetensi Dasar 1. Menjelaskan Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran 2. Memahami Azas-Azas Manajemen Perkantoran 3. Menguraikan Pekerjaan Kantor 2

11 C. INDIKATOR 1. Setelah menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran, diharapkan siswa mampu menjelaskan pengertian kantor dan administrasi perkantoran. 2. Setelah menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran, diharapkan siswa mampu menyebutkan unsur-unsur administrasi perkantoran. 3. Setelah menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran, diharapkan siswa mampu menguraikan ruang lingkup administrasi perkantoran. 4. Setelah menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran, diharapkan siswa mampu memahami tujuan administrasi perkantoran. 5. Setelah memahami azas-azas manajemen perkantoran, diharapkan siswa mampu untuk menyebutkan azas-azas manajemen perkantoran. 6. Setelah memahami azas-azas manajemen perkantoran, diharapkan siswa mampu untuk menjelaskan pengertian masing-masing dari azas manajemen perkantoran. 7. Setelah memahami azas-azas manajemen perkantoran, diharapkan siswa mampu untuk mengambarkan azas-azas manajemen perkantoran dalam bentuk bagan. 8. Setelah memahami azas-azas manajemen perkantoran, diharapkan siswa mampu untuk menjelaskan kelebihan dan kelemahan dari masing-masing azas manajemen perkantoran. 9. Setelah memahami azas-azas manajemen perkantoran, diharapkan siswa mampu untuk menerapkan penggunaan azas-azas manajemen perkantoran dalam kehidupan sehari-hari. 10. Setelah menguraikan pekerjaan kantor, diharapkan siswa mampu untuk mengidentifikasi jenis-jenis pekerjaan kantor. 11. Setelah menguraikan pekerjaan kantor, diharapkan siswa mampu untuk menjelaskan ciri-ciri pekerjaan kantor. 12. Setelah menguraikan pekerjaan kantor, diharapkan siswa mampu untuk menjelaskan hasil jasa atau produk dari pekerjaan kantor. 3

12 Kegiatan Belajar I 1. Tujuan Setelah kamu belajar ini kamu akan mampu : Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran 2. Materi Pokok Untuk mencapai tujuan tersebut, maka kamu harus mempelajari materi tentang hakikat administrasi perkantoran. 3. Uraian Materi Pengelolaan kantor yang baik dan modern (sesuai tuntutan zaman) akan berdampak pada efisiensi dan efektivitas Instansi Pemerintah maupun perusahaan secara keseluruhan, karena kantor merupakan pusat sistem administrasi. A. PENGERTIAN KANTOR DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN K antor merupakan tempat untuk melakukan berbagai aktivitas perkantoran. Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan. Sedangkan administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. Jadi kesimpulannya administrasi perkantoran adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. 4

13 B. UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN Menurut The Liang Gie dalam buku Adminitrasi Perkantoran Modern, unsur-unsur administrasi perkantoran terdiri dari delapan yaitu: ᴥ Pengorganisasian Organizing yaitu mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni menetapkan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam oraganisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut. ᴥ Manajemen Management berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. ᴥ Tata hubungan Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka. ᴥ Kepegawaian Kepegawaian merupakan segi yang berkenaan dengan sumber tenaga manusia (working force) yang harus ada pada setiap usaha kerjasama ᴥ Keuangan Keuangan merupakan segi pembiayaan (financing) dalam setiap administrasi. Dari sini timbullah Administrasi keuangan yang mencakup penganggaran belanja (budgeting), pembukuan (accounting), pemeriksaan (auditing) serta tindakan-tindakan lainnya dalam bidang keuangan. ᴥ Perbekalan Perbekalan. Istilah lainnya perlengkapan, persediaan, logistik, dan urusan rumah tangga. Ini merupakan segi yang mengurusi kebutuhan-kebutuhan kebendaan dan kerumahtanggaan yang juga tentu ada dalam setiap usaha bersama. Pada bidang ini berkembanglah pengetahuan tentang administrasi perlengkapan 5

14 (supply administration), pembelian (procure-ment), persediaan, pergudangan, klasifikasi dan standardisasi alat-alat, pengendalian harta benda (inventory and property control) ᴥ Tata usaha Ketatausahaan, yaitu rangkaian kegiatan merencanakan, mengada-kan, mengirim, dan menyimpan perbagai keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama. Pada bidang ini berkembang pengetahuan tentang administrasi perkantoran (office administration) atau manajemen perkan-toran (office management), kesekretarisan, tata persuratan, kearsipan, dan dokumentasi. ᴥ Perwakilan Unsur perwakilan merupakan salah satu rangkaian kegiatan yang berfungsi untuk menciptakan sebuah hubungan baik dan berusaha untuk memperoleh banyak dukungan dari masyarakat sekitar tempat usaha/perusahaan. C. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN Ruang lingkup administrasi perkantoran terdiri dari kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja kantor, penjelasannya sebagai berikut: 1. Kegiatan Kantor a. Perencanaan perkantoran (office planning): Perencanaan gedung Tata ruang kantor Penerangan/cahaya Ventilasi Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor Anggaran (budgeting) perkantoran Standar kualitas kerja Sistem informasi dan telekomunikasi 6

15 b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing) 1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan 2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan 3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan c. Pengarahan perkantoran (office actuating) 1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan 2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan 3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan 4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi 5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar 6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan d. Pengawasan perkantoran (office controlling) 1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor 2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 3) Kualitas pekerjaan kantor 4) Pelayanan kantor 5) Waktu 6) Biaya perkantoran 7

16 2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran a. Lokasi kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor: 1) Faktor keamanan 2) Faktor lingkungan 3) Faktor harga b. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan: 1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan 2) Memiliki fasilitas yang memadai 3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan) c. Peralatan 1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll 2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya d. Interior Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor e. Mesin-mesin kantor Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor 8

17 D. TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan administrasi atau manajemen perkantoran antara lain: 1. Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksaan tugas organisasi secara efisien 2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai 3. Membantu organisasi atau perusahaan memelihara serta memenuhi kebutuhannya. 4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para langganan atau mitra kerja. 5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan. 9

18 Uji Kompetensi I A. Berilah tanda silang (x) pada a, b, c, d atau e pada jawaban yang benar! 1. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan adalah... b. Gedung c. Rumah d. Kelas e. Ruang 4. Kegiatan menghimpun, mencatat, a. Admnistrasi mengolah, menggandakan, b. Pengorganisasian mengirim dan menyimpan c. Manajemen keterangan yang diperlukan d. Pengarahan e. Perencanaan 2. Administrasi perkantoran adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan dengan adalah arti dari... a. Tata usaha b. Humas c. Manajemen d. Perbekalan e. Komunikasi melaksanakan fungsi-fungsi 5. Tata usaha merupakan unsur manajemen adalah pengertian administrasi, kegiatan yang administrasi perkantoran menurut dilakukan dalam bagian tata... a. William Spriegel b. Ernest Davies c. Dr. SP. Siagian d. George R. Terry e. Dra. Suparjati 3. Menurut KBBI, adalah balai usaha meliputi... a. Memelihara, mencatat b. Menghimpun, memelihara c. Menghimpun, mencatat d. Mencatat, menyingkirkan e. Mengadakan, mencatat 6. Salah satu sarana dan fasilitas (gedung, rumah, ruang) tempat kerja perkantoran yang mengurus suatu pekerjaan merupakan bangunan dimana (perusahaan), tempat bekerja harus memenuhi faktor merupakan definisi dari... a. Kantor keamanan, kesehatan, fasilitas memadai adalah... 10

19 a. Lokasi b. Kantor c. Ruang d. Gedung e. Bangunan 7. Peralatan dibedakan menjadi dua, perabot dan perbekalan/perlengkapan. Contoh perabot dan perbekalan/perlengkapan yaitu a. Meja, kursi, lemari, brankas, rak b. Alat tulis, tinta, kertas c. Komputer, mesin fotokopi, printer d. Meja, kursi, lemari, alat tulis, tinta e. Komputer, printer, meja, tinta 8. Proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor adalah pengertian dari... a. Perencanaan b. Pengamanan c. Pengorganisasian d. Pengarahan e. Pengawasan 9. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan merupakan bagian dari... a. Manajemen b. Pengawasan c. Pengorganisasi d. Pengarahan e. Pengamanan 10. Berikut ini adalah fungsi kerja kantor, kecuali... a. Menerima informasi b. Memberikan informasi c. Menyiapkan kegiatan d. Mengatur informasi e. Merekam dan menyimpan data 11

20 B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan jelas! 1. Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas dan arti sempit! 2. Sebutkan ciri-ciri dari administrasi perkantoran! 3. Sebutkan apa saja fungsi kerja perkantoran? Jelaskan secara singkat! 4. Jelaskan apa saja karakteristik administrasi perkantoran! 5. Salah satu karakteristik administrasi perkantoran adalah bersifat pelayan. Jelaskan apa maksudnya dan berikan contohnya! 12

21 Kamu telah menyelesaikan kegiatan belajar II. Nah untuk mengetahui seberapa besar kamu memahami materi yang ada pada kegiatan belajar II, kerjakanlah tugas berikut! Mari Berlatih Kegiatanmu 1. Membentuk kelompok masing-masing 5 orang siswa. 2. Lalu carilah informasi melalui internet mengenai sarana dan fasilitas kantor yang menunjang kerja di perusahaan. 3. Setelah itu buatlah kliping gambar tempelkan pada kertas manila dan hias semenarik mungkin 4. Hasil akhir akan di presentasikan oleh masing-masing kelompok! ******Selamat Mengerjakan***** 13

22 Kunci Jawaban Pilihan Ganda! 1. C 2. E 3. A 4. A 5. C 6. D 7. D 8. A 9. C 10. C Uraian! 1. Arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengketik agenda dan sebagainya yang bersifat ketatausahaan. 2. Ciri-ciri administrasi perkantoran: Adanya kelompok manusia (adanya 2 orang atau lebih) Adanya kerjasama Adanya proses/usaha/kegiatan Adanya tujuan Adanya bimbingan, kepemimpinan, pengasawan (tidak wajib) 3. Fungsi kerja kantor meliputi: a. Menerima informasi (to receive information) Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information) Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti 14

23 anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan. c. Mengatur informasi (to arrange information) Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumbersumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen. d. Memberi informasi (to give infinmation) Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersehut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. e. Melindungi aset (to safeguard assets) Mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo dsb. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen. 4. Karakteristik administrasi perkantoran yaitu: Bersifat pelayanan Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan tapi sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik. Terbuka dan luas Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tapi dapat pula dilakukan di luar kantor. 15

24 Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi Dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. 5. Bersifat pelayanan : berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Contohnya: tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. dalam menjalankan tugas guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dan lain sebagainya. 16

25 Penilaian A. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda Nomor Soal Bobot Soal Jumlah Skor Maksimal 10 (1 soal benar bernilai 1) Jika siswa dapat menjawab semua soal dengan benar maka mendapatkan skor 10 Jika siswa tidak dapat menjawab keseluruhan soal dengan benar, maka mendapatkan skor 0 Penentuan Nilai: Soal bentuk pilihan ganda (multiple choice) Rumus : S = ƩB Keterangan : S = skor yang dicari ƩB = jumlah jawaban benar ƩS = jumlah jawaban salah n = jumlah alternative jawaban yang disediakan 1 = bilangan tetap Rumus : 17

26 B. Petunjuk Penilaian Soal Essay Prinsip penskoran soal bentuk uraian non-objektif sama dengan bentuk uraian objektif yaitu menentukan indikator kompetensinya. No. Butir Pertanyaan Bobot Kriteria Penskoran Skor Akhir Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas dan arti sempit! Sebutkan ciri-ciri dari administrasi perkantoran! Sebutkan apa saja fungsi kerja perkantoran? Jelaskan secara singkat! Jelaskan apa saja karakteristik administrasi perkantoran! Salah satu karakteristik administrasi perkantoran adalah bersifat pelayan. Jelaskan apa maksudnya dan berikan contohnya!

27 Kegiatan Belajar Ii 1. Tujuan Setelah kamu belajar ini kamu akan mampu : Memahami azas-azas manajemen perkantoran 2. Materi Pokok Untuk mencapai tujuan tersebut, maka kamu harus mempelajari materi tentang azas-azas manajemen perkantoran. 3. Uraian Materi Dalam melakukan kegiatan perkantoran, sebelumnya kita harus dapat mengidentifikasi azas-azaz manajemen perkantoran yang telah ada. Supaya kita dapat menjalankan aktivitas kantor sesuai aturan yang ada. Untuk itu, pada pembelajaran ini akan dipelajari secara menyeluruh mengenai azas-azas manajmen perkatoran secara lengkap dan terperinci. A. PENGERTIAN AZAS-AZAS MANAJEMEN KANTOR Azas Sentralisasi, adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada satu satuan organisasi tersendiri yang khusus menangani pekerjaan kantor atau menangani informasi. Azas Desentralisasi, adalah pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi diurus sendiri oleh masingmasing unit bersangkutan. Azas Gabungan, merupakan penggabungan dari azas sentralisasi dan desntralisasi. Setiap satuan kerja yang menangani kegiatan teknis satuan kerjanya, menangani informasi untuk keperluan masing-masing satuan kerja. Disamping itu dibentuk pula satuan kerja yang secara khusus bertugas menangani informasi untuk keperluan organisasi secara menyeluruh. 19

28 Coba bedakan antara kedua bagan tersebut B. BAGAN AZAS-AZAS MANAJEMEN KANTOR! Deskripsikan Gambar Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer. Di atas dapat kita lihat bagan asas pemusatan (Azas Sentralisasi) secara skematis Gambar Contoh Bagan Asas Desentralisasi 20

29 C. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN AZAS-AZAS MANAJEMEN PERKANTORAN Pada setiap organisasi perkantoran biasanya memiliki azasazas manajemen perkantoran yang masing-masing berbeda antara organisasi atau instansi perusahaan satu dengan lainnya. Azas juga dipergunakan di dalam pelaksanaan aktivitas kantor, berkaitan dengan hal itu pastinya azas yang digunakan terdapat kelebihan dan kelemahan di dalam pelaksaannya di perusahaan. Berikut kelebihan dan kelemahannya: Kelebihan azas sentralisasi ialah: 1. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung, maka untuk semua pekerjaan kantor akan menjadi lebih lancar jalannya 2. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran 3. Dapat Mencegah duplikasi fungsi 4. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan 5. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap 6. Adanya fleksibilitas dalam organisasi 7. Mudah menyeragamkan cara kerja Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan secara cepat dan seragam) 8. Mudah melakukan pengawasan 9. Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat 10. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor 11. Pengunaan tenaga kerja lebih fleksibel 12. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya Kelemahan azas sentralisasi ialah: 1. Dengan dipusatkanya semua pekerjaan kantor, maka tidak mungking untuk menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan yang penting dan memerlukan waktu cepatakan mengalami penundaan 21

30 2. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan 3. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiap-tiap bagian 4. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu) 5. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit 6. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh 7. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi 8. Menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat Kelebihan azas desentralisasi ialah: 1. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing 2. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan 3. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan syarat-syarat tertentu 4. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif 5. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan Kelemahan azas desentralisasi ialah: 1. Pekerjaan akan terlalu bebas 2. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi 3. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip 4. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya pemborosan biaya). 22

31 Uji Kompetensi II A. Berilah tanda silang (x) pada a, b, c, d atau e pada jawaban yang benar! 1. Pemusatan dari kegiatan-kegiatan administrasi pada suatu bagian/unit tertentu adalah pengertian dari... a. Azas Gabungan b. Azas Perkantoran c. Azas Perorganisasian d. Azas Sentralisasi e. Azas Desentralisasi 2. Berikut ini adalah azas-azas manajemen perkantoran, kecuali... a. Azas Sentralisasi d. Azas Gabungan b. Azas Desentralisasi e. Azas Pemusatan c. Azas Tata Usaha 3. Pada azas ini manajer kantor memegang peranan menentukan, azas yang dimaksud adalah... a. Azas Sentralisasi b. Azas Gabungan c. Azas Perkantoran 4. Dapat mencegah duplikasi fungsi merupakan... d. Azas Perorganisasian e. Azas Desentralisasi a. Kelebihan sentralisasi b. Kekurangan desentralisasi d. Kelebihan desentralisasi e. Kekurangan sentralisasi c. Kelebihan dekonsentralisasi 5. Berikut ini bukan merupakan kekurangan dari azas sentralisasi yaitu... a. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu) b. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya pemborosan biaya) c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit d. Menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat e. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh 6. Kelebihan dari azas desentralisasi adalah... a. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan b. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan c. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor 23

32 d. Penggunaan peralatan kantor lebih bisa dihemat e. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing 7. Terjadi pemborosan pada pelaksanaan pekerjaan kantor adalah dampak dari azas... a. Gabungan d. Gabungan b. Desentralisasi e. Pengorganisasian c. Sentralisasi 8. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan adalah... a. Kelebihan azas Desentralisasi d. Kelemahan azas Sentralisasi b. Kelebihan azas Sentralisasi e. Kelebihan azas Gabungan c. Kelemahan azas Desentralisasi 9. Perhatikan kelebihan-kelebihan azas di bawah ini! (a) Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat (b) Pengawasan dilaksanakan secara efektif (c) Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan (d) Dapat mencegah duplikasi fungsi (e) Menghindari penumpukan pekerjaan Dari data di atas, yang merupakan kelebihan azas desentralisasi adalah... a. (a), (b), (c) b. (c), (d), (e) d. (b), (c), (e) e. (a), (d), (e) c. (a), (c), (e) 10. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi dalam bekerja merupakan dampak... a. Kelemahan azas Desentralisasi b. Kelebihan azas Sentralisasi c. Kelebihan Desentralisasi d. Kelemahan azas sentralisasi e. b,c jawaban benar 24

33 B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan jelas! 1. Jelaskan mengenai 3 azas manajemen dengan bahasamu sendiri! 2. Bagaimana penerapan pada masing-masing azas manajemen perkantoran? 3. Jelaskan perbedaan bagan azas desentralisasi dengan azas sentralisasi! 4. Salah satu kelebihan azas sentralisasi adalah dapat mencegah duplikasi fungsi. Jelaskan maksud dari mencegah duplikasi fungsi! 5. Sebutkan masalah yang timbul dari azas sentralisasi? 25

34 Kamu telah menyelesaikan kegiatan belajar I. Nah untuk mengetahui seberapa besar kamu memahami materi yang ada pada kegiatan belajar I, kerjakanlah tugas 1 berikut! Mari Berlatih Tugas I: Buatlah karangan mengenai studi kasus masalah yang terjadi di lingkup perusahaan lalu temukan solusi pemecah masalah dengan menggunakan azas-azas manajemen perkantoran. Sumber bacaan dapat kamu peroleh dari buku-buku perpustakaan atau di internet. 26

35 Kunci Jawaban Pilihan Ganda! 1. D 2. C 3. A 4. A 5. B 6. E 7. B 8. A 9. D 10. D Uraian! 1. Azas sentralisasi pemusatan dari kegiatan kegiatan kantor yang bersifat pelayanan pada suatu bidang/unit yang ahli, misalnya tata usaha, sekretaris Azas desentralisasi persebaran, pemencaran. Semua pelaksanaan kegiatan yang bersifat pelayanan dibidang tata usaha diurus sendiri-sendiri oleh setiap bidang/unit dalam organisasi. Azas dekonsentralisasi penggabungan dari azas sentralisasi dan desentralisasi. 2. Azas sentralisasi cocok diterapkan pada perusahaan yang bergerak dibidang jasa karena tanggung jawab pekerjaan diserahkan langsung terhadap pimpinan (top manajer) sehingga pimpinan akan mengetahui secara langsung keluhan ataupun keinginan konsumen dengan begitu maka perusahaan akan segera memperbaiki pelayanan. Azas desentralisasi sesuai dengan perusahaan yang menjalakan usaha dagang karena pada setiap unit manajer tanggung jawab berperan penting dalam setiap masalah unitnya. Yang pada akhirnya akan dilaporkan kepada pimpinan tertinggi secara detail dan jelas. 3. Pada bagan azas sentralisasi manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada top manajer. Sedangkan pada azas desentralisasi pekerjaan tanggung jawab berada pada masing-masing unit manajernya. 4. Dapat mencegah duplikasi fungsi maksudnya yaitu karena azas sentralisasi merupakan pemusatan yaitu kegiatan kantor ditangani oleh satu bidang ahli 27

36 maka adanya duplikasi fungsi/duplikasi pekerjaan dapat dihindarkan. Jadi satu bidang ahli hanya fokus pada pekerjaannya saja.. 5. Masalah yang timbul pada azas sentralisasi antara lain: Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi pada karyawan, sehingga akan menurunnya kinerja produktivitas pegawai. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu) karena pegawai merasa frustasi. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak, dirasakan sebagai hambatan 28

37 Penilaian A. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda Nomor Soal Bobot Soal Jumlah Skor Maksimal 10 (1 soal benar bernilai 1) Jika siswa dapat menjawab semua soal dengan benar maka mendapatkan skor 10 Jika siswa tidak dapat menjawab keseluruhan soal dengan benar, maka mendapatkan skor 0 Penentuan Nilai: Soal bentuk pilihan ganda (multiple choice) Rumus : S = ƩB Keterangan : S = skor yang dicari ƩB = jumlah jawaban benar ƩS = jumlah jawaban salah n = jumlah alternative jawaban yang disediakan 2 = bilangan tetap Rumus : 29

38 B. Petunjuk Penilaian Soal Essay Prinsip penskoran soal bentuk uraian non-objektif sama dengan bentuk uraian objektif yaitu menentukan indikator kompetensinya. No. Butir Pertanyaan Bobot Kriteria Penskoran Skor Akhir Sebutkan masalah yang timbul dari azas sentralisasi? Salah satu kelebihan azas sentralisasi adalah dapat mencegah duplikasi fungsi. Jelaskan maksud dari mencegah duplikasi fungsi! Jelaskan perbedaan bagan azas desentralisasi dengan azas sentralisasi! Bagaimana penerapan pada masing-masing azas manajemen perkantoran? Jelaskan mengenai 3 azas manajemen dengan bahasamu sendiri!

39 Kegiatan Belajar III 1. Tujuan Setelah kamu belajar ini kamu akan mampu : Menguraikan Pekerjaan Kantor 2. Materi Pokok Untuk mencapai tujuan tersebut maka, kamu harus mempelajari materi tentang pekerjaan kantor secara keseluruhan. 3. Uraian Materi Di dalam setiap organisasi atau perusahaan akan melakukan aktivitas pekerjaan kantor sebagai langkah untuk mencapai suatu tujuan dari organisasi itu sendiri. Hal itu akan dibahas secara terperinci dalam materi ini. A. JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR Pekerjaan kantor berdasarkan jenis-jenisnya adalah sebagai berikut: 1) Menghimpun Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya. 2) Mencatat Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media 3) Menggandakan Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph 31

40 4) Mengirim Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, dan mendistribusikan informasi 5) Menyimpan Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan 6) Melakukan komunikasi Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference 7) Menghitung Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana 8) Pekerjaan lainnya Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor Menurut George R. Terry, persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah : Typing : 24,6% Calculating : 19,5% Checking : 12,3% Filling : 10,2% Telephoning : 8,8% Duplicating : 6,4% Mailing : 5,5% Other : 12,7% Total : 100% B. CIRI-CIRI PEKERJAAN KANTOR Pekerjaan yang dilakukan dalam suatu instansi memiliki ciri-ciri sebagai berikut: Bersifat pelayanan Terbuka dan luas Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi 32

41 C. HASIL JASA ATAU PRODUK PEKERJAAN KANTOR 1. Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. a. Kegunaan surat: Sebagai alat komunikasi secara tertulis Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik Dapat menjadi nilai historis Sebagai duta organisasi Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan b. Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat: Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar 2. Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data. a. Fungsi laporan: Sebagai bahan pertanggungjawaban Alat menyampaikan informasi Alat pengawasan Bahan penilaian Bahan pengambilan keputusan b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan: Harus jelas dan cermat Mengandung kebenaran dan objektifitas Lengkap 33

42 Tegas dan konsisten Langsung mengenai sasaran Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat Disertai dengan saran-saran Tepat waktu c. Jenis-jenis laporan: Laporan berdasarkan waktu Laporan berkala laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan Laporan insidental laporan yang dibuat apabila diperlukan Laporan berdasarkan bentuk Laporan berbentuk surat laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah Laporan berbentuk naskah laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat Laporan berbentuk memo laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan. Laporan berdasarkan penyampaian Laporan lisan laporan yang disampaikan secara langsung Laporan tertulis contoh: surat, naskah dan memo Laporan visual laporan yang disampaikan melalui penglihatan Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point) Laporan berdasarkan sifat Laporan biasa laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif 34

43 Laporan penting laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya Laporan berdasarkan isinya: Laporan informatif laporan yang isinya hanya berisi informasi saja Laporan rekomendasi laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut Laporan analisa laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam Laporan kelayakan laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik Laporan pertanggungjawaban laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut. d. Langkah-langkah membuat laporan Menentukan masalah yang akan dilaporkan Mengumpulkan bahan, data dan fakta Mengklasifikasi data Mengevaluasi dan mengolah data Membuat kerangka laporan 3. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap. a. Keuntungan membuat formulir: Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan Adanya keseragaman Mengurangi kegiatan foto kopi b. Fungsi formulir Mencari suatu keterangan 35

44 Menghimpun data yang sama Menyampaikan informasi yang sama Sebagai bukti fisik Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir Ada standarisasi dalam pembuatan formulir Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis Dibuat secara sederhana Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup Harus ada judul nama formulir Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang 4. Berbagai macam dokumen tertulis Dokumen tertulis lain seperti tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper. Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung 5. Arsip Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama. 36

45 Uji Kompetensi III A. Berilah tanda silang (x) pada a, b, c, d atau e pada jawaban yang benar! 1. Mengumpulkan data, mencari e. (i), (iii), (v) informasi, membuat kliping, serta 4. Kegiatan menaruh atau mengumpulkan berita dan meletakkan dengan berbagai cara menyusunnya, merupakan jenis dengan alat tempat tertentu pekerjaan kantor yaitu... a. Mencatat b. Menghitung c. Mengirim d. Menyimpan e. Menghimpun 2. Berikut ini yang merupakan hasil sehingga sistematis dan aman dinamakan... a. Mencatat b. Mengumpulkan c. Menggandakan d. Mengindeks e. Menyimpan jasa atau produk pekerjaan kantor 5. Berikut ini yang merupakan adalah... pekerjaan kantor yang bersifat a. Surat, kaset, laporan b. Formulir, laporan, faktur c. Surat, formulir, kaset d. Arsip, formulir, faktur e. Surat, laporan, formulir 3. Perhatikan data di bawah ini! ketatausahaan antara lain... a. tata keuangan b. memelihara gedung c. menerima telepon d. pelayanan keamanan e. menerima tamu i. Laporan informatif 6. Penghematan yang diperoleh dari ii. Laporan berkala penggunaan perlengkapan atau iii. Laporan tertulis mesin-mesin kantor dipengaruhi iv. Laporan analisa oleh luasnya kesatuan yang dapat v. Laporan rekomendasi digunakan untuk bermacammacam Yang termasuk laporan jenis pekerjaan dalam berdasarkan isinya adalah... a. (i), (ii), (iii) b. (i), (iv), (v) c. (iii), (iv), (v) d. (ii), (iii), (v) kantor, hal ini terkait erat dengan... a. harga dan penanaman modal b. fleksibilitas penggunaannya c. nilai keindahan 37

46 d. kualitas mesin e. kualitas pekerjaan 7. Berikut ini adalah termasuk hasil jasa atau produk pekerjaan kantor, kecuali a. Arsip b. Dokumen c. Formulir d. Piagam e. Laporan 8. Menurut George R. Terry, persentase pekerjaan kantor yang paling tinggi dalam menunjang tugas utama perusahaan adalah... a. Mailing b. Duplicating c. Typing d. Telephoning e. Checking 9. Contoh laporan dalam bentuk visual adalah... a. Memo b. Naskah c. Presentasi Power Point d. Surat e. Video 10. Ciri-ciri pekerjaan kantor terbuka dan luas maksudnya adalah... a. Pekerjaan dilakukan secara bebas b. Pekerjaan dapat dilakuan di luar lingkungan kantor c. Lingkup pekerjaan dilakukan seluas-luasnya d. Setiap divisi melakukan pekerjaan secara bersamaan e. Penangganan pekerjaan kantor dilakukan secara transparan 38

47 B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan jelas! 1. Jelaskan pekerjaan kantor berdasarkan jenisnya! 2. Surat adalah salah satu hasil jasa atau produk pekerjaan kantor. Surat merupakan media komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain. Sebutkan apa saja kegunaan surat! 3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip! 4. Apa yang dimaksud dengan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor? 5. Bagaimana langkah dalam membuat formulir? 39

48 Kunci Jawaban Pilihan Ganda! 1. E 2. D 3. B 4. E 5. A 6. B 7. D 8. C 9. C 10. B Uraian! 1. Pekerjaan kantor berdasarkan jenis-jenisnya antara lain : a) Menghimpun Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya. b) Mencatat Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media c) Menggandakan Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph d) Mengirim Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, dan mendistribusikan informasi e) Menyimpan Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan f) Melakukan komunikasi Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference g) Menghitung Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana h) Pekerjaan lainnya Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor 40

49 2. Kegunaan surat ialah: ᴥ Sebagai alat komunikasi secara tertulis ᴥ Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan ᴥ Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik ᴥ Dapat menjadi nilai historis ᴥ Sebagai duta organisasi ᴥ Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan 3. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama. 4. Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor adalah hasil yang diperoleh dari pekerjaan yang dilakukan di kantor baik berupa jasa maupun produk. Misalnya hasil produk adalah pengembangan inovasi produk baru, sedangkan hasil jasa berupa pelayanan yang semakin ditingkatkan untuk memberikan kepuasan kepada pelanggan. 5. Langkah dalam pembuatan formulir yaitu: Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir Ada standarisasi dalam pembuatan formulir Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis Dibuat secara sederhana Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup Harus ada judul nama formulir Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang 41

50 Penilaian A. Petunjuk Penilaian Soal Pilihan Ganda Nomor Soal Bobot Soal Jumlah Skor Maksimal 10 (1 soal benar bernilai 1) Jika siswa dapat menjawab semua soal dengan benar maka mendapatkan skor 10 Jika siswa tidak dapat menjawab keseluruhan soal dengan benar, maka mendapatkan skor 0 Penentuan Nilai: Soal bentuk pilihan ganda (multiple choice) Rumus : S = ƩB Keterangan : S = skor yang dicari ƩB = jumlah jawaban benar ƩS = jumlah jawaban salah n = jumlah alternative jawaban yang disediakan 3 = bilangan tetap Rumus : 42

51 B. Petunjuk Penilaian Soal Essay Prinsip penskoran soal bentuk uraian non-objektif sama dengan bentuk uraian objektif yaitu menentukan indikator kompetensinya. No. Butir Pertanyaan Bobot Kriteria Penskoran Skor Akhir Jelaskan pekerjaan kantor berdasarkan jenisnya! Sebutkan apa saja kegunaan surat! Jelaskan apa yang dimaksud dengan arsip! Apa yang dimaksud dengan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor? Bagaimana langkah dalam membuat formulir?

52 RUBIK PENILAIAN: Petunjuk Penyekoran Soal Uraian Non Objektif a) Soal nomor 1-3 Skor 20 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Skor 15 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati kajian teori pada modul pembelajaran. Skor 10 Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Skor 5 Jika peserta didik menjawab tidak sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Skor 0 Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang diberikan. b) Soal nomor 4 Skor 15 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Skor 10 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati kajian teori pada modul pembelajaran. Skor 5 Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Skor 0 Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang diberikan. c) Soal nomor 5 Skor 25 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Skor 20 Jika peserta didik mampu menjawab dengan jelas/mendekati kajian teori pada modul pembelajaran. Skor 15 Jika peserta didik menjawab tidak terlalu jelas/tepat sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Skor 10 Jika peserta didik menjawab tidak sesuai dengan kajian teori pada modul pembelajaran. Skor 0 Jika peserta didik tidak menjawab sama sekali soal yang diberikan. Keterangan: A : = Sangat Baik B : = Baik C : = Cukup D : 40 = Kurang 44

53 Tujuan Lembar Penilaian Afektif digunakan oleh guru untuk mengakses (mendapatkan informasi tentang minat dan motivasi siswa saat proses pembelajaran berlangsung). Kriteria Pemberian Skor Petunjuk: 1. Amati komponen afektif yang tampak dalam proses pembelajaran 2. Ambil posisi tidak jauh dari siswa yang diamati. 3. Berilah tanda cek ( ) pada jalur yang sesuai. No. Aspek Yang Dinilai Skor 1. Memperhatikan penjelasan guru 2. Mengikuti proses pembelajaran dengan serius. 3. Memperhatikan media pembelajaran. 4. Menghargai pendapat teman lain baik lisan maupun tingkah laku. 5. Mengungkapkan gagasan/pendapat dengan baik. 6. Menjawab pertanyaan yang diajukan oleh guru/teman. Jumlah = (Sangat Baik) 1 = (Baik) 0 = (Tidak Baik) Nama Siswa A B C D. 45

54 Tujuan : Lembar Penilaian Psikomotor digunakan oleh guru untuk mengakses (mendapatkan informasi) tentang keterampilan psikomotor siswa saat proses pembelajaran sedang berlangsung. Petunjuk : 1. Amati komponen-komponen psikomotor yang tampak dalam proses pembelajaran. 2. Ambil posisi tidak jauh dari siswa yang diamati. 3. Berilah tanda ( ) pada skor yang sesuai. Nama Siswa: No Aspek Keterampilan Skor Siswa mampu mandiri mengembangakan imajinasi kreatif dalam membuat hasil kliping 2. Melakukan kerja kelompok secara bersamasama dan saling membantu 3. Menyampaikan hasil dari kelompok dengan menggunakan bahasa yang jelas dan dipahami Jumlah 46

55 Buhari, Bustang Four-D Model (Model Pengembangan Perangkat Pembelajaran dari Thiagarajan, dkk). (online), ( diakses 3 Pebruari Depdiknas Panduan Pengembangan Bahan Pembelajaran. (online), ( pembaharu.com), diakses 20 januari Endang, Sri Modul Kearsipan Untuk Siswa SMK/MAK Kelas X. Jakarta: Erlangga. ( di akses 26 Agustus 2012 Kemendiknas Sosialisasi Kurikulum 2013: Pengembangan bahan ajar. Jakarta: Kemendiknas RI. Sungkono Pengembangan dan Pemanfaatan Bahan Ajar Modul dalam Proses Pembelajaran. Majalah Ilmiah Pembelajaran, 5(1): The Liang Gie. Pengantar Administrasi Perkantoran Modern untuk kelas X SMK/MAK. Jakarta: Depdiknas. ix

56