KATA PENGANTAR. Malang, November Penulis

Transkripsi

1 0

2 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan rahmat dan karunia-nya, Modul Pengantar Administrasi Perkantoran ini dapat diselesaikan dengan baik. Modul ini disajikan sebagai buku pegangan pendidik dan peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan(SMK) dan lembaga diklat lainnya, yang membuka bidang keahlian Administrasi Perkantoran, yang mana struktur dan isi dari modul ini dapat memberikan gambaran kepada pembaca tentang karakteristik administrasi perkantoran. Salah satu komponen penting dalam sistem pendidikan dan pelatihan berbasis kompetensi adalah tersedianya bahan ajar yang memadai baik dalam bentuk buku teks atau modul yang dikembangkan dengan mengacu pada unit-unit kompetensi yang ada di Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) dan tertuang dalam struktur kurikulum, yang mana pada unit-unit kompetensi tersebut mengandung keahlian-keahlian tertentu sesuai dengan Standard Kompetensi Lulusan ( SKL). Pada modul yang berjudul Pengantar Administrasi Perkantoran ini menjelaskan Dasar Kompetensi Kejuruan yang terdiri dari empat Unit Kompetensi yang dikenal juga dengan Kompetensi Inti (comon core). Modul ini akan membahas berbagai karakteristik administrasi perkantoran. Akhirnya kepada semua pihak yang telah berjasa dalam penyusunan buku ini kami ucapkan terima kasih. Malang, November 2014 Penulis 1

3 DAFTAR ISI Kata Pengantar. 1 BAB I Pendahuluan A. Deskripsi 4 B. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar 4 C. Petunjuk Penggunaan Modul. 5 D. Tujuan Akhir.. 6 E. Glosarium... 6 BAB II Pembelajaran Kegiatan Belajar I A. Tujuan Pembelajaran B. Uraian Materi.. 8 C. Evaluasi D. Kriteria Penilaian. 19 Kegiatan Belajar II A. Tujuan Pembelajaran II 20 B. Uraian Materi C. Evaluasi 24 D. Kriteria Penilaian.. 27 Kunci Jawaban.. 29 BAB III Penutup Daftar Pustaka

4 3

5 A. Deskripsi BAB I PENDAHULUAN Modul ini berjudul Pengantar Administrasi Perkantoran yang isinya membahas tentang paradigma dan filosofi administrasi perkantoran, serta berbagai karakteristik administrasi perkantoran. Administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang sering dilakukan dalam berbagai organisasi. Ini dilakukan karena kegiatan administrasi perkantoran dapat meringankan tugas pimpinan serta memperlancar kegiatan kantor. Setelah mempelajari modul ini anda akan memahami karakteristik administrasi perkantoran secara mendalam. Selain akan memahami perspektif yang lebih luas tentang administrasi perkantoran, andapun akan segera mengetahui tentang tujuan administrasi perkantoran. Dalam praktek sehari-hari anda juga diharapkan mampu mengaktualisasikan karakteristik administrasi perkanoran dengan baik. B. KOMPETENSI INTI dan KOMPETENSI DASAR KOMPETENSI INTI KI 1: Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2: Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3: Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4: Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara 4

6 mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. KOMPETENSI DASAR : 1. Menjelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran 2. Mengevaluaasi paradigma dan filosofi administrasi perkantoran untuk memecahkan masalah kehidupan sehari-hari 3. Menguraikan karakteristik administrasi perkantoran 4. Mengevaluasi berbagai karakteristik administrasi perkantoran C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Petunjuk Bagi Peserta Didik 1. Bacalah dengan baik dan pahamilah dengan benar tujuan yang akan dicapai setelah mempelajari modul ini. 2. Bacalah dengan cermat dan pahamilah dengan baik daftar pertanyaan pada cek kemampuan sebagai tolok ukur kompetensi yang harus dikuasai dalam modul ini. 3. Baca dan pahamilah dengan baik materi dan contoh-contoh ilustrasi yang diberikan oleh modul ini. 4. Bertanyalah pada guru/instruktur untuk memperjelas materi dan contohcontoh yang ada dalam modul ini, gunakan media jika diperlukan. 5. Berkomunikasilah pada guru/instruktur dan berdiskusilah dengan temanteman bila mendapatkan kesulitan dalam memahami materi belajar. 6. Kerjakan tugas-tugas yang diberikan dengan baik,baik secara individu maupun kelompok. 7. Sediakan alat-alat yang dibutuhkan sebelum mnegerjakan tugas praktek dalam modul ini. 8. Anda tidak dibenarkan melanjutkan kegiatan belajar di bab berikutnya jika belum menguasai secara tuntas materi pada bab sebelumnya. 9. Laporkan pada guru/instruktur bila anda sudah yakin bahwa semua bab dalam materi telah dikuasai dengan baik, kemudian mintalah untuk dievaluasi. 5

7 Petunjuk Bagi Guru/Instruktur 1. Bacalah modul ini dengan seksama. 2. Bimbinglah peserta didik agar tidak mendapat kesulitan dalam mempelajari modul ini. 3. Berilah penjelasan mengenai materi dalam bab ini. 4. Berilah kesempatan pada peserta didik untuk bertanya. 5. Bantulah peserta didik dalam membentuk kelompok dan mengerjakan tugas kelompok dan dokumentasikan hasilnya. 6. Berilah evaluasi dan dokumentasikan hasilnya. 7. Monitor dan catat kemajuan peserta didik dalam pembelajaran, serta berikan tanggapan dari hasil yang dicapai. D. TUJUAN AKHIR Setelah menyelesaikan kegiatan belajar pada modul ini, diharapkan : 1. Dapat memahami karakteristik administrasi perkanoran secara kognitif, afektif dan psikomotor, dan dapat mempraktekannya dalam dunia kerja dilapangan. 2. Memiliki jiwa, sikap, dan perilaku administrasi dalam bekerja. 3. Mampu dan berani melakukan kegiatan administrasi dalam bidangnya. E. GLOSARIUM Administrasi Perkantoran merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan. Office Actuating adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Office Controlling adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. 6

8 Office Planning adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Personalia merupakan bentuk aktivitas yang selalu berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang diperlukan organisasi kerja Public Relation kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya. 7

9 BAB II PEMBELAJARAN PARADIGMA dan FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN A. Tujuan Pembelajaran 1 Siswa dapat memahami paradigma dan filosofi administrasi perkantoran dengan baik dan benar. B. Uraian Materi 1 A. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Istilah Administrasi perkantoran dalan kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor). Berikut ini beberapa pengertian manajemen kantor (office management) yang dikemukakan oleh beberap ahli, yaitu sebagai berikut : 1. William Spriegel dan Ernest Davies Menurut William Spriegel dan Ernest Davies, dalam bukunya yang berjudul Principles of Bussiness Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pengudangan dan penjualan. 8

10 2. George R. Terry George R. Terry mengemukakan dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, manajamen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. 3. Arthur Granger Menurut Arthur Granger, dalam bukunya yang berjudul National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi. 4. William Leffingwell dan Edwin Robinson William Leffingwell dan Edwin Robinson dalam bukunya yang berjudul Textbook of Office Management, mengemukakan bahwa manajemen kantor sebagai suatu fungsi yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimanapun pekerjaan itu dilakukan. Sedangkan W.H. Evans dalam buku Administrasi Perkantoran Modern mendefenisikan administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi pengarahan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan. 9

11 B. UNSUR - UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN Unsur - unsur administrasi perkantoran terdiri dari : 1. Organisasi, merupakan tempat dan kerja sama langkah kerja dalam rangka mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi sebagai tempat terdiri dari gedung perkantoran dan ruang kerja yang dilengkapi fasilitas - fasilitas untuk penyelesaian pekerjaan kantor. Fasilitas - fasilitas tersebut meliputi perabotan kantor, mesin kantor dan perlengkapan ruang kerja yang dapat menjamin efektifitas penyelesaian pekerjaan kantor. Sedang organisasi sebagai proses kerja sama secara dinamis sekelompok personil kantor dalam mengelola data / informasi untuk memberikan layanan kepada pegawai yang lakukan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi. Organisasi sebagai tempat berarti memiliki pengertian statis dan organisasi sebagai proses kerja sama berarti memiliki pengertian secara dinamis dengan ciri - ciri : 1. terdapat sekelompok orang 2. memiliki tujuan dan 3. terdapat kerja sama yang teratur. 2. Menejemen atau tata laksana, yaitu bentuk rangkaian kegiatan penataan secara teratur agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran dilaksanakan secara teratur dan terkendali agar mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan kantor sesuai dengan yang telah ditetapkan secara efektif. Dalam manajemen memiliki aktivitas - aktivitas antara lain : 1. perencanaan/ planing,2. pengorganisasian / organizing, 3. actuating/ penggerakan, 4. controlling/ pengawasan. Perencanaan merupakan langkah kegiatan menyusun tujuan yang hendak dicapai, prosedur operasi standar untuk pedoman kerja, merencanakan sumber daya dan sdm, dsb. Pengorganisasian merupakan langkah menghimpun sumber daya dan sdm, dan dana yang diperlukan untuk melaksanakan proses penyelesaian pekerjaan kantor. Actuating merupakan langkah mengerahkan sumber daya dan personil untuk melaksanakan beban pekerjaan administrasi untuk menunjang pekerjaan pokok. Dan pengawasan adalah tindakan yang dilakukan secara sengaja untuk melakukan pengendalian agar tidak terjadi kesalahan atau untuk menyelaraskan sesuai dengan standar yang telah 10

12 ditetapkan, serta kegiatan ini dilakukan mulai dari perencanaa, pengorganisasian, dan actuating. 3. Kepegawaian/ Personalia, merupakan bentuk aktivitas yang selalu berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang diperlukan organisasi kerja yang meliputi : pengadaan pengawai, pengangkatan pegawai, pembinaan pegawai, penggajian dan pemberian kesejahteraan pegawai, serta pemberhentian pegawai. 4. Keuangan, merupakan kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan anggaran untuk menunjang aktivitas penyelesaian pekerjaan kantor dan pokok organisasi kerja. 5. Perbekalan/ Perlengkapan, merupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan perabotan kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja untuk membantu mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pokok yang telah ditetapkan. 6. Ketatausahaan/ kesekretariatan/ Pekerjaan kantor, merupakan aktivitas pengolahan informasi yang diperlukan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi seperti mail handling, kearsipan, penanganan telepon, penggandaan dokumen, distribusi dokumen. 7. Komunikasi/ Tata hubungan, yaitu kegiatan yang menyelenggarakan pendistribusian informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja dalam rangka untuk terwujud intregritas/ kesatuan langkah pada penyelesaian pekerjaan kantor untuk menunjang penyelesaian pekerjaan pokok. 8. Hubungan masyarakat/ public relation, kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya. Kegiatan yang dilakukan terkait pengadaan data internal untuk pihak luar organisasi yang berkepentingan internal organisasi dan pengadaan data eksternal organisasi untuk kepentingan internal. 11

13 C. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran. Perhatikan pembahasan berikut : 1. Kegiatan Kantor Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini : a. Perencanaan Perkantoran (office planning) Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran, meliputi : 1) Perencanaan gedung 2) Tata ruang kantor 3) Penerangan/cahaya 4) Ventilasi 5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6) Anggaran (budgeting) perkantoran 7) Standar kualitas kerja, 8) Sistem informasi dan telekomunikasi b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing) Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi : 1)Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan. 2)Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan 12

14 3)Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating) Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi : 1)Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan. 2)Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan 3)Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan. 4)Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi 5)Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar. 6)Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan. d.pengawasan Perkantoran (Office controlling) Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan perkantoran, meliputi : 1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor 2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 3) Kualitas pekerjaan kantor 4) Pelayanan kantor 5) Waktu 6) Biaya perkantoran 2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau 13

15 dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi perkantoran akan mengandung arti kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut : a. Lokasi Kantor Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain: 1) Faktor keamanan 2) Faktor lingkungan 3) Faktor harga b. Gedung Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain : 1) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan 2) Gedung memiliki fasilitas yang memadai 3) Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan c. Peralatan Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut 1) Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor. 2) Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d. Interior Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor. 14

16 e. Mesin-Mesin Kantor Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesinmesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior. D. TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu: Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendahrendahnya. Membantu perusahaan memelihara persaingan. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat Membuat catatan dengan biaya minimal 15

17 C. EVALUASI 1 A. Pilihlah salah satu jawaban dengan benar! 1.Manajamen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan merupakan pendapat dari? a. William Spriegel dan Ernest Davies b. George R. Terry c. Arthur Granger d. William Leffingwell dan Edwin Robinson 2. Administrasi perkantoran terdiri dari berapa unsur? a. Lima unsur b. Enam unsur c. Tujuh unsur d. Delapan unsur 3. Berikut ini merupakan salah satu kegiatan kantor kecuali : a. Perencanaan kantor b. Pengorganisasian kantor c. Pengawasam kantor d. Penelitian kantor 4. Apa saja yang meliputi perencanaan perkantoran? a. Perencanaan gedung, tata ruang kantor, dan keamanan kantor b. Tata ruang kantor, ventilasi, dan anggaran (budgeting) perkantoran c. Ventilasi, penerangan/cahaya, dan pimpinan kantor d. Tata ruang kantor, keamanan kantor, dan pimpinan kantor 16

18 5. Pengorganisasian kantor meliputi hal berikut, kecuali : a. Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan. b. Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan. c. Pembekalan agar karyawan lebih terampil dalam melaksanakan tugasnya. d. Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. 6. Sarana dan Fasilitas Perkantoran terdiri dari : a. Lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. b. Lokasi kantor, gedung, karyawan, dan mesin-mesin kantor. c. Gedung, peralatan, mesin-mesin kantor, dan transportasi kantor. d. Gedung, peralatan, interior, dan keamanan kantor. 7. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain kecuali : a. Faktor keamanan b. Faktor lingkungan c. Faktor harga d. Faktor kenyamanan 8. Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti. a. Penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor b. Penerangan, warna cat kantor, jendela dan hiasan kantor c. Ventilasi, plafon, jendela, dan gapura kantor d. Hiasan kantor, jendela, pintu, dan makanan kantor. 17

19 9. Kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya merupakan. kantor a. Perabotan b. Perbekalan c. Mesin-mesin d. Perlengkapan 10.Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu kecuali : a. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien. b. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya. c. Membantu perusahaan memelihara persaingan. d. Memelihara kepercayaan konsumen B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan baik dan benar! 1. Apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran? 2. Sebutkan dan jelaskan unsur-unsur adminisstrasi perkantoran! 3. Apa saja yang mencakup kegiatan kantor? Sebutkan! Sebutkan apa saja yang mencakup sarana dan fasilitas kerja perkantoran! 18

20 5. Apa saja tujuan administrasi perkantoran? Paraf Nilai D. Kriteria Penilaian Cocokanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Pilihan Ganda yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban Anda yang benar. Tiap nomor diberi skor 10 sehingga jumlah skor keseluruhan 100. Untuk soal uraian tiap nomor diberi skor 20 sehingga jumlah skor keseluruhan 100. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Modul 1. Tingkat Penguasaan = skor pilihan ganda+skor uraian 2 Arti tingkat pemahaman Anda = amat baik dan sangat berhasil = baik dan berhasil = kurang berhasil 69 = tidak berhasil Tingkat kelulusan bisa dicapai bila anda bisa menjawab 80 dari soal-soal di atas. Kurang dari standar di atas anda dianggap tidak lulus. 19

21 KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN A. Tujuan Pembelajaran 2 Siswa diharapkan dapat memahami berbagai kerakteristik administrasi perkantoran, dapat memberikan contoh nyata dan mengaktualisasikan dalam kehidupan sehari-hari. B. Uraian Materi 2 1. Bersifat pelayanan Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain(pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif. Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaanpekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi. Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. 20

22 G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut. Contoh : Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot. Tenaga penjualan terbantu dengan pekerjaan administrasi penjualannya. Bagian permodalan terbantu dalam memelihara bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan perusahaan. Bagian produksi terbantu untuk memperbaiki pelayanan dan menentukan biayabiaya yang lebih rendah. Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang meminjam bukudi perpustakaan. Teller bank, mendata orang yang menabung di bank. Dokter melakukan pemeriksaan kepada pasien. Dan perawat mencatat riwayat atau hasil visum dari dokter yang kemudian disimpan untuk memberi keputusan pasien menderita penyakit apa. Sekretaris membantu atasan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan atasan. 21

23 Siswa membantu guru untuk mencatat nama-nama siswa yang membuat onar dikelas. Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah untuk menyelesaikan pekerjaannya. 2. Bersifat terbuka dan luas Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun. Administrasi perkantoran diperlukan dimanamana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Contoh: o Seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan kantor saat ia melakukan pendataan dengan mendatangi rumah-rumah. o Petugas listrik melakukan pencatatan meteran listrik ke rumah-rumah. o Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis keda penumpang. o Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah. o Petugas gas elpiji melakukan pemeriksaan dan pendataan ke rumah-rumah. o Petugas pengirim barang mengantar barang yang dikirim kerumah-rumah dan mencatat penerima. o Polisi yang melakukan razia, mencatat nama pelanggar dan sanksi yang didapat. 3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data 22

24 atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Contoh : Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerja sebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi. Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas. Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihakyang dituju. Pak satpam dititipkan surat oleh wali murid untuk diserahkan kepada pihak yang dituju. Sebelum sampai kepada pihak yang dituju, pak satpam mencatat di buku penerimaan surat. Guru dapat menulis surat kepada kepala sekolah karena berhalangan hadir untuk mengajar. Kakak kelas mendatangi kelas-kelas untuk mencatat siswa yang akan mengikuti ekstrakulikuler yang ditawarkan. Siswa yang bertugas piket sebagai resepsionis, mecatat nama guru yang hadir. Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan. 23

25 C. EVALUASI 2 A.Pilihlah salah satu jawaban di bawah ini dengan tepat! 1. Ada berapa karakteristik administrasi perkantoran? a. 2 b. 3 c. 4 d Tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi merupakan pengertian dari a. Bersifat membantu b. Bersifat pelayanan c. Bersifat terbuka dan luas d. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi 3. Pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan merupakan pendapat dari? a. G.R. Terry b. Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht c. Sadiman Sukirno d. W.H. Evans 4. Sekretaris membantu atasan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan atasan merupakan contoh dari karakter administrasi perkantoran. a. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi b. Bersifat terbuka dan luas c. Bersifat pelayanan d. Bersifat membantu 24

26 5. Pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor (diluar gedung) sekalipun merupakan pengertian dari. a. Bersifat membantu b. Bersifat pelayanan c. Bersifat terbuka dan luas d. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi 6. Berikut merupakan karakteristik administrasi perkantoran kecuali : a. Bersifat membantu b. Bersifat pelayanan c. Bersifat terbuka dan luas d. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi 7. Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun merupakan pengertian dari. a. Bersifat membantu b. Bersifat pelayanan c. Bersifat terbuka dan luas d. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi 8. Salah satu contoh karakteristik administrasi perkantoran yang dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu. a. Guru dapat menulis surat kepada kepala sekolah karena berhalangan hadir untuk mengajar. b. Polisi yang melakukan razia, mencatat nama pelanggar dan sanksi yang didapat. c. Siswa membantu guru untuk mencatat nama-nama siswa yang membuat onar dikelas. d. Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis keda penumpang. 25

27 9. Karakteristik administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas memiliki contoh sebagai berikut, kecuali : a. Seorang petugas sensus penduduk melakukan pekerjaan kantor saat ia melakukan pendataan dengan mendatangi rumah-rumah. b. Petugas pemeriksa karcis kereta api melakukan pemeriksaan karcis keda penumpang. c. Petugas perpustakaan melakukan pencatatan siswa yang meminjam bukudi perpustakaan. d. Petugas PDAM melakukan pencatatan meteran air ke rumah-rumah. 10. Pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work) yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Pendapat tersebut diungkapkan oleh. a. William Spriegel dan Ernest Davies b. George R. Terry c. Arthur Granger d. William Leffingwell dan Edwin Robinson B.Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan baik dan benar! 1. Apa yang dimaksud karakteristik administrasi perkantoran bersifat pelayanan? Jelaskan! 2. Berikan 3 contoh karakteristik administrasi perkantoran bersifat pelayanan di lingkungan sekolah! 26

28 3. Apa yang dimaksud karakteristik administrasi perkantoran bersifat terbuka dan luas? Jelaskan! 4. Apa yang dimaksud karakteristik administrasi perkantoran dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi? Jelaskan! 5. Berikan 3 contoh karakteristik administrasi perkantoran dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi!. Paraf Nilai E. Kriteria Penilaian Cocokanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Pilihan Ganda yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban Anda yang benar. Tiap nomor diberi skor 10 sehingga jumlah skor keseluruhan 100. Untuk soal essay tiap nomor diberi skor 20 sehingga jumlah skor keseluruhan 100. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Modul 1. Tingkat Penguasaan = skor pilihan ganda+uraian 2 27

29 Arti tingkat pemahaman Anda = amat baik dan sangat berhasil = baik dan berhasil = kurang berhasil 69 = tidak berhasil Tingkat kelulusan bisa dicapai bila anda bisa menjawab 80% dari soal-soal di atas. Kurang dari standar di atas anda dianggap tidak lulus. 28

30 KUNCI JAWABAN EVALUASI 1 Soal Pilihan Ganda No. Jawaban 1 B 2 D 3 D 4 B 5 C 6 A 7 D 8 A 9 B 10 D Soal Uraian 1. Administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi. 2. Unsur - unsur administrasi perkantoran terdiri dari : a. Organisasi, merupakan tempat dan kerja sama langkah kerja dalam rangka mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi sebagai tempat terdiri dari gedung perkantoran dan ruang kerja yang dilengkapi fasilitas - fasilitas untuk penyelesaian pekerjaan kantor. Fasilitas - fasilitas tersebut meliputi perabotan kantor, mesin kantor dan perlengkapan ruang kerja yang dapat menjamin efektifitas penyelesaian pekerjaan kantor. Sedang organisasi sebagai proses kerja sama secara dinamis sekelompok personil kantor dalam mengelola data / informasi untuk memberikan layanan kepada pegawai yang lakukan penyelesaian pekerjaan pokok organisasi. Organisasi sebagai tempat berarti memiliki pengertian 29

31 statis dan organisasi sebagai proses kerja sama berarti memiliki pengertian secara dinamis dengan ciri - ciri : 1. terdapat sekelompok orang 2. memiliki tujuan dan 3. terdapat kerja sama yang teratur. b. Menejemen atau tata laksana, yaitu bentuk rangkaian kegiatan penataan secara teratur agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran dilaksanakan secara teratur dan terkendali agar mencapai tujuan penyelesaian pekerjaan kantor sesuai dengan yang telah ditetapkan secara efektif. Dalam manajemen memiliki aktivitas - aktivitas antara lain : 1. perencanaan/ planing,2. pengorganisasian / organizing, 3. actuating/ penggerakan, 4. controlling/ pengawasan. Perencanaan merupakan langkah kegiatan menyusun tujuan yang hendak dicapai, prosedur operasi standar untuk pedoman kerja, merencanakan sumber daya dan sdm, dsb. Pengorganisasian merupakan langkah menghimpun sumber daya dan sdm, dan dana yang diperlukan untuk melaksanakan proses penyelesaian pekerjaan kantor. Actuating merupakan langkah mengerahkan sumber daya dan personil untuk melaksanakan beban pekerjaan administrasi untuk menunjang pekerjaan pokok. Dan pengawasan adalah tindakan yang dilakukan secara sengaja untuk melakukan pengendalian agar tidak terjadi kesalahan atau untuk menyelaraskan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, serta kegiatan ini dilakukan mulai dari perencanaa, pengorganisasian, dan actuating. c. Kepegawaian/ Personalia, merupakan bentuk aktivitas yang selalu berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang diperlukan organisasi kerja yang meliputi : pengadaan pengawai, pengangkatan pegawai, pembinaan pegawai, penggajian dan pemberian kesejahteraan pegawai, serta pemberhentian pegawai. d. Keuangan, merupakan kegiatan yang dilakukan terkait dengan pengelolaan anggaran untuk menunjang aktivitas penyelesaian pekerjaan kantor dan pokok organisasi kerja. e. Perbekalan/ Perlengkapan, merupakan kegiatan yang mengelola segala kebutuhan perabotan kantor, mesin kantor, alat tulis kantor, dan perlengkapan ruang kerja untuk membantu mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan pokok yang telah ditetapkan. 30

32 f. Ketatausahaan/ kesekretariatan/ Pekerjaan kantor, merupakan aktivitas pengolahan informasi yang diperlukan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi seperti mail handling, kearsipan, penanganan telepon, penggandaan dokumen, distribusi dokumen. g. Komunikasi/ Tata hubungang, yaitu kegiatan yang menyelenggarakan pendistribusian informasi pada proses penyelesaian pekerjaan pada organisasi kerja dalam rangka untuk terwujud intregritas/ kesatuan langkah pada penyelesaian pekerjaan kantor untuk menunjang penyelesaian pekerjaan pokok. h. Hubungan masyarakat/ public relation, kegiatan yang menghubungkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingan dengan organisasi kerja atau sebaliknya. Kegiatan yang dilakukan terkait pengadaan data internal untuk pihak luar organisasi yang berkepentingan internal organisasi dan pengadaan data eksternal organisasi untuk kepentingan internal. 3. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengoganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan pengawasan perkantoran (office controlling) atau sering disingkat POAC. 4. Sarana dan fasilitas kerja perkantoran mencakup lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. 5. Tujuan administrasi perkantoran : Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendahrendahnya. Membantu perusahaan memelihara persaingan. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat Membuat catatan dengan biaya minimal 31

33 EVALUASI 2 Soal Pilihan Ganda No. Jawaban 1 A 2 B 3 B 4 C 5 C 6 A 7 D 8 A 9 C 10 B Soal Uraian 1. Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain(pekerjaan utama/ pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu orang-orang lain dalam pekerjaannya secara lebih efektif Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan, seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot. - Siswa membantu guru untuk mencatat nama-nama siswa yang membuat onar dikelas. - Wakil kepala sekolah membantu kepala sekolah untuk menyelesaikan pekerjaannya. 3. Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor (gedung) saja tetapi dapat pula dilakukan di luar kantor 32

34 (diluar gedung) sekalipun. Administrasi perkantoran diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. 4. Artinya pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. 5. Contohnya : Pengisian jurnal kelas, dapat dilakukan oleh siswa lain selain sekretaris kelas. Seorang kurir, dalam menyampaikan surat kepada orang lain ia akan melakukan pencatatan dan meminta bukti penerimaan surat kepada pihakyang dituju. Pak satpam dititipkan surat oleh wali murid untuk diserahkan kepada pihak yang dituju. Sebelum sampai kepada pihak yang dituju, pak satpam mencatat di buku penerimaan surat. 33

35 BAB III PENUTUP Apabila tingkat penguasaan Anda mencapai 80 keatas, bagus dan berhasil, pertahankan terus prestasi anda! Anda cukup memahami Modul 1. Tetapi bila tingkat penguasaan Anda masih dibawah 80 anda belum berhasil dan Anda harus mengulangi Modul 1, terutama bagian yang belum Anda kuasai. 34

36 DAFTAR PUSTAKA Indonesia, Love Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran. (online) Roni, Saputra Tujuan Administrasi Perkantoran. (online) Septihardini, Eldy Pengantar Administrasi Perkantoran. (online) Sulistyo, Eko Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran. (online) Suwithi, Ni Wayan Akomodasi Perhotelan Jilid 2. Jakarta : Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan. Suyana Modul Kewirausahaan SMK. Jakarta : Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Kejuruan. 35