PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

Transkripsi

1 PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN Untuk SMK dan MAK Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen Winda Zarina Maulida

2 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas berkat dan rahmat-nya penulis dapat menyelesaikan modul PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN ini sesuai dengan waktu yang telah diharapkan. Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah ikut berpartisipasi dalam penyusunan modul ini, sehingga modul ini dapat diselesaikan dan difungsikan sesuai dengan apa yang diharapkan sebelumnya yaitu sebagai salah satu media yang dapat membantu kelancaran proses belajar mengajar oleh siswa. Modul ini disusun berdasarkan kurikulum 2013, dimana di dalam modul ini berisi tentang Administrasi Perkantoran, mengenai Membuat Struktur Organisasi dan Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor. Yang mana di dalam modul ini akan di bahas mengenai aneka bentuk dan jenis organisasi kantor, serta jenis-jenis pekerjaan kantor hingga hasl dari pekerjaan kantor, yang juga dilengkapi dengan soal-soal teori maupun praktek dengan harapan dapat membantu siswa dalam melatih kemampuan siswa dalam hal surat menyurat. Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan dan penulisan modul ini, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan modul ini sehingga dapat memberikan manfaat khususnya penulisnya dan pembaca pada umumnya. Kami mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah membantu terbitnya modul ini yaitu teman-teman dan dosen pembimbing. Malang, 23 November 2014 Penulis PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 1

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN A. Deskriptif Umum... 4 B. Prasyarat... 4 C. Kompetensi Inti... 4 D. Kompetensi Dasar... 5 E. Indikator Pencapaian Modul... 5 F. Petunjuk Penggunan Modul... 5 G. Tujuan Akhir Pembelajaran... 6 H. Cek Kemampuan... 7 BAB II PEMBAHASAN Bagian I : Membuat Struktur Organisasi A. Pengertian Organisasi... 8 B. Prinsip-Prinsip Organisasi... 9 C. Bentuk-Bentuk Organisasi... 9 Tes Formatif Bagian II : Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor A. Pengertian Pekeraan Kantor B. Fungsi Pekerjaa Kantor C. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor D. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor E. Produk Pekerjaan Kantor Tes Formatif PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 2

4 PENILAIAN GLOSARIUM DAFTAR PUSTAKA KUNCI JAWABAN PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 3

5 BAB I PENDAHULUAN A DESKRIPTIF UMUM Salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh peserta didik pada program keahlian Administrasi Perkantoran adalah memahami pekerjaan kantor agar dapat melakukan tugas-tugas kantor dengan baik sehingga dapat menghasilkan pekerjaan kantor dengan sempurna, sesuai dengan harapan. Kompetensi ini memiliki dua kompetensi dasar (KD) yaitu : 1. Membuat struktur organisasi 2. Mengidentifikasi pekerjaan kantor Modul ini disiapkan sebagai bahan pembelajaran untuk dapat mempelajari dan memahami lebih dalam lagi mengenai organisasi kantor, dari mulai pekerjaan kantor hingga hasil pekerjaan kantor. Kompetensi ini sangat penting dipelajari oleh siapa saja khusunya yang bergerak di bidang administrasi kantor, karena pada dasarnya kegiatan administrasi ini terdapat di segala bidang kehidupan khusunya di kalangan industri/dunia usaha. B PRASYARAT Kemampuan awal yang diprasyaratkan untuk mempelajari modul ini adalah siswa sudah memahami dan dapat medeskripsikan administrasi perkantoran yang meliputi pengertian administrasi, pengertian kantor, pengertian adminiatrasi kantor, dan juga ruang lingkup dari administrasi kantor. C KOMPETENSI INTI KI 1 KI 2 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 4

6 solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan. D KOMPETENSI DASAR 1. Membuat struktur organisasi 2. Mengidentifikasi pekerjaan kantor E INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI 1. Peserta didik dapat memahami pengertian organisasi kantor 2. Peserta didik dapat mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi kantor 3. Peserta didik dapat menyebutkan dan membedakan bentuk-bentuk dari organisasi kantor 4. Peserta didik dapat mengetahui fungsi pekerjaan kantor 5. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor 6. Peserta didik dapat mengetahui ciri-ciri pekerjaan kantor 7. Peserta didik mengetahui dan menyebutkan hasil atau produk dari pekerjaan kantor F PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Sebelum mempelajari modul ini, perhatikan dan ikuti petunjuk-petunjuk serta cara-cara mempelajarinya, baik oleh siswa maupun oleh guru atau fasilitator agar pembelajaran dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang ada pada petunjuk penggunaan modul ini. 1. Penjelasan bagi siswa a. Pelajari secara berurutan dari kegiatan belajar 1 sampai 2. b. Persiapkan alat tulis dan bahan praktik yang diperlukan sesuai kompetensi yang dipelajari. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 5

7 c. Kerjakan tes formatifnya. d. Cocokkan hasil jawaban dengan kunci jawaban (jangan melihat kunci jawaban sebelum seleai mengerjakan tes formatif) karena tuuan tes foemastif ini umtuk menguji sejauh mana tingkat pengiasaan sisea terhadap kompetensi tersebut. e. Apabila telah kompeten dengan memperoleh nilai minimal 7.00 lanjutkan ke kegiatan belaar berikutnya. Apabila belum memenuhi standar minimal 7.00 maka harus mengulangi kegiatan belajar yang masih belum berhasil sampai memperoleh standar minamal yang ditentukan. f. Setelah berakhir mempelajari subkompetensi ke-2 dan dinyatakan lulus dari semua subkompetensi maka kerjakan evaluasinya. Tes evaluasi adalah tes untuk menguji kemampuan penguasaan sisea atas kompetensi Memproses Perjalanan Bisnis secara keseluruhan. g. Cocokkan hasil jawaban evaluasi dengan kunvi jawaban evaluasi. h. Apabila ada hal yang kurang dimengerti, tanyakan kepada guru atau faslitator. 2. Penjelasan bagi fasilitator a. Membantu siswa dalam merencanakan proses pembelajaran. b. Membimbing siswa melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap belajar. c. Membantu siswa memahami konsep-konsep dan praktik-praktik baru serta menjawab pertanyaan sisea mengenai proses pembelajaran. d. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar. e. Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan. f. Merencanakan seorang ahli/pendamping guru dari tempat kerja untuk membantu jika diperlukan. g. Merencanakan proses penilaian dan menyiapkan perangkatnya. h. Melaksanakan penilaian. i. Menjelaskan kepada siswa tentang sikap, pengetahuan dan keterampialn dari suatu kompetensi yang perlu intuk dibenahi dan merundingkan rencana pembelajaran selanjutnya. j. Mencatat pencapaian kemajuan siswa. k. Mengadakan remedial bagi siswa yang belum kompeten. G TUJUAN AKHIR PEMBELAJARAN o Kompetensi Dasar 1 : Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor 1. Peserta didik dapat memahami pengertian organisasi 2. Peserta didik dapat mengetahui prinsip-prinsip dari organisasi PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 6

8 3. Peserta didik dapat menyebutkan dan membedakan bentuk-bentuk dari organisasi o Kompetensi Dasar 2 : Mengidentifikasi pekerjaan kantor 1. Peserta didik dapat mengetahui fungsi pekerjaan kantor 2. Peserta didik dapat mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor 3. Peserta didik dapat mengetahui ciri-ciri pekerjaan kantor 4. Peserta didik mengetahui dan menyebutkan hasil atau produk dari pekerjaan kantor H CEK KEMAMPUAN No. Pertanyaan Ya Tidak Dapatkah Anda menyebutkan prinsip-prinsip organisasi? Dapatkah Anda menjelaskan tujuan organisasi? Dapatkan Anda menjelaskan pentingnya organisasi? Dapatkah Anda menjelaskan bentuk-bentuk organisasi? Dapatkah Anda membedakan bentuk-bentuk organisasi? Dapatkan Anda mnyebutkan fungsi pekerjaan kantor? Dapatkan Anda mnyebutkan fungsi pekerjaan kantor? Dapatkah Anda menyebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor? Dapatkah Anda menyebutkan ciri-ciri pekerjaan kantor? Dapatkah Anda menyebutkan hasil dari pekerjaan kantor? Dapatkah Anda menjelaskan hasil dari produk kantor? Apabila Anda menjawab TIDAK pada salah satu pertanyaandi atas, maka pelajarilah materi tersebut pada modul ini. Apabila Anda menjawab YA pada semua pertanyaan, maka lanjutkanlah dengan mengerjakan tugas, tes formatif dan evaluasi yang ada pada modul ini. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 7

9 BAB II PEMBAHASAN BAGIAN 1 MEMBUAT STRUKTUR ORGANISASI A Pengertian Organisasi 1. Asal kata dari bahasa yunani, Organon. Dalam bahasa latin Organum artinya alat, bagian, anggota atau badan 2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. 3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. 4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. 5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan. 6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 8

10 Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut: 1. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih) 2. Ada kerja sama 3. Ada tujuan bersama B Prinsip-Prinsip Organisasi Terdapat 7 prinsip-prinsip dari organisasi, ialah : 1. Prinsip perumusan tujuan 2. Pembagian kerja 3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang 4. Tingkat pengawasan 5. Rentang manajemen 6. Kesatuan perintah 7. Koordinasi C Bentuk-Bentuk Organisasi Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya dibagi menjadi 3 macam : 1 Organisasi Garis/Lini Ciri-ciri: Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 9

11 Kelebihan: Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal Kekurangan: Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut. Pimpinan lebih cenderung otoriter Karyawan lebih sulit berkembang Bagan Organisasi Garis/Lini : PIMPINAN Pimpinan Pimpinan Pimpinan 2 Organisasi Garis dan Staf Ciri-ciri: Pimpinan mengangkat tenaga staff Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 10

12 Kelebihan: Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas Lebih mudah untuk menerapkan The Right man on the right place Kekurangan: Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi Bagan Organisasi Garis Staf : PIMPINAN Akuntan Publik Penasihat Hukum Bagian Pemasaran Bagian Keuangan Bagian SDM Bagian Produksi seksi 3 Organisasi Fungsional Ciri-ciri: Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 11

13 Kelebihan: Pembagian tugas lebih jelas Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin Kekurangan: Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya Tidak ada kesatuan perintah Bagan Organisasi Fungsional : PIMPINAN Bagian Bagian Bagian Bagian PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 12

14 TES FORMATIF a. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1. Suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginka, merupakan pengertian organisasi menurut... a. KBBI c. Chester I. Barnard b. J. Willian Schulze d. Kamus Administrasi 2. Yang bukan termasuk ciri-ciri organisasi ialah... a. Ada ruangan kerja c. Terdapat sekelompok orang b. Ada kerja sama d. Ada tujuan bersama 3. Bentuk-bentuk organisasi adalah.. a. Organsasi Struktural c. Organisasi Bersekat b. Organisasi Fungsional d. Organisasi Implementasi 4. Kelebihan organisasi Garis/Lini, kecuali... a. Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan b. Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat c. Lebih mudah untuk menerapkan The Right man on the right place d. Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal 5. Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya, organisasi dibagi menjadi 3 macam, kecuali.. a. Organisasi Garis/Lini c. Organisasi Garis dan Staff b. Organisasi Struktural d. Organisasi Fungsional 6. Mengapa dalam organisasi garis dan staff kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina? a. Karena memungkinkan karyawan yang berkhianat b. Karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 13

15 c. Karena letak tempat kerja yang bersekat d. Karena tugas dari masing-masing karyawan yang sangat banyak. 7. Yang merupakan kekurangan dari organisasi fungsional adalah.. a. Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) b. Pimpinan lebih cenderung otoriter c. Karyawan lebih sulit berkembang d. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi 8. Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi a. Organisasi Garis/Lini c. Organisasi Fungsional b. Organisasi Garis Staff d. Organisasi Struktural 9. Yang merupakan prinsip dari organisasi adalah.. a. Terdapat kerjasama c. Pendelegasian kekuasaan/wewenang b. Terdapat tujuan bersama d. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih) 10. PIMPINAN Pimpinan Pimpinan Pimpinan Bagan diatas merupakan bagan dari organisasi... a. Garis Staff c. Fungsional c. Struktural d. Garis/Lini PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 14

16 b. Esai 1. Sebutkan 3 pengertian dari organisasi berdasarkan para ahli! 2. Sebutkan prinsip-prinsip organisasi! 3. Jelaskan mengenai Organisasi Garis/Lini mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya! Gambarlah bagannya! 4. Jelaskan mengenai Organisasi Garis dan Staff mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya! Gambarlah bagannya! 5. Jelaskan mengenai Organisasi Fungsional mulai dari ciri-ciri, kekurangan, hingga kelebihannya! Gambarlah bagannya! PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 15

17 BAGIAN II MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR A Pengertian Pekerjaan Kantor George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan 1. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari 2. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan. B Fungsi Pekerjaan Kantor Terdapat 3 fungsi pekerjaan kantor, ialah sebagai berikut : 1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi 2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan. 3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 16

18 C Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor a) Menghimpun Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya. b) Mencatat Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media. c) Menggandakan Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph d) Mengirim Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, dan mendistribusikan informasi e) Menyimpan Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan f) Melakukan komunikasi Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference. g) Menghitung Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana h) Pekerjaan lainnya. Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor o Menurut George R. Terry, persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah : 1. Typing : 24,6% 2. Calculating : 19,5% 3. Checking : 12,3% 4. Filling : 10,2% 5. Telephoning : 8,8% 6. Duplicating : 6,4% 7. Mailing : 5,5% 8. Other : 12,7% TOTAL : 100% PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 17

19 D Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor 1. Bersifat pelayanan Pekerjaan kantor bersifat pelayanan karena berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama / pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan, tetapi sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik. Contoh : Tugas utama sekolah adalah memberikan pendidikan dan pengajaran kepada siswa sesuai dengan tingkatan siswa. Tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. Tetapi dalam menjalankan tugasnya guru memerlukan bantuan dari pekerjaaan ketatausahaan., seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapor, dan lain-lain. 2. Terbuka dan luas Pekerjaan kantor bersifat terbuka karena pekerjaan kantor dapat dilakukan di mana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat juga dilakukan diluar kantor sekalipun. 3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi Pekerjaan kantor dapata dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi hingga karyawan yang paling bawah sekalipun. Contoh : Seorang manajer, tugasnya adalah menggerakkan karyawan untuk bekerjasebaik mungkin, namun manajer juga melakukan pekerjaan kantor untuk membantu tugasnya dalam me-manage bawahannya, seperti menyimpan dokumen sendiri, melakukan panggilan telepon sendiri kepada relasi, dan lain-lain. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 18

20 E Produk Pekerjaan Kantor 1. SURAT Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Contoh Surat : Kegunaan surat: - Sebagai alat komunikasi secara tertulis - Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan - Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik - Dapat menjadi nilai historis - Sebagai duta organisasi - Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 19

21 Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat - Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan - Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih - Bahasa harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele - Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar 2. LAPORAN Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data. Contoh Laporan : Fungsi laporan: - Sebagai bahan pertanggungjawaban - Alat menyampaikan informasi - Alat pengawasan - Bahan penilaian - Bahan pengambilan keputusan PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 20

22 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan: - Harus jelas dan cermat - Mengandung kebenaran dan objektifitas - Lengkap - Tegas dan konsisten - Langsung mengenai sasaran - Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat - Disertai dengan saran-saran - Tepat waktu Jenis-jenis laporan: a) Laporan berdasarkan waktu - Laporan berkala : laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan. - Laporan insidental : laporan yang dibuat apabila diperlukan. b) Laporan berdasarkan bentuk - Laporan berbentuk surat : laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah. - Laporan berbentuk naskah : laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat. - Laporan berbentuk memo : laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan. c) Laporan berdasarkan penyampaian - Laporan lisan : laporan yang disampaikan secara langsung. - Laporan tertulis : contoh: surat, naskah dan memo. - Laporan visual : laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point). d) Laporan berdasarkan sifat - Laporan biasa : laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 21

23 - Laporan penting : laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya. e) Laporan berdasarkan isinya. - Laporan informatif : laporan yang isinya hanya berisi informasi saja - Laporan rekomendasi : laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut. - Laporan analisa : laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam. - Laporan kelayakan : laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik. - Laporan pertanggungjawaban : laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut. PENDAHULUAN a. Maksud dan tujuan penulisan laporan b. Masalah pokok yang dilaporkan c. Sistematika laporan KERANGKA LAPORAN BATANG TUBUH a. Data dan fakta pelaksanaan kegiatan b. Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan c. Masalah yang terjadi d. Pembahasan masalah PENUTUP a. Kesimpulan, dan b. Saran PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 22

24 3. FORMULIR Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap. Keuntungan membuat formulir 1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas. 2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan 3) Adanya keseragaman 4) Mengurangi kegiatan foto kopi Fungsi formulir 1) Mencari suatu keterangan 2) Menghimpun data yang sama 3) Menyampaikan informasi yang sama 4) Sebagai bukti fisik 5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir 1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas. 2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir 3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir 4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis. 5) Dibuat secara sederhana. 6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup. 7) Harus ada judul nama formulir. 8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan. 9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor. 10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 23

25 Contoh Formulir : 4. ARSIP Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 24

26 5. BERBAGAI MACAM DOKUMEN TERTULIS. Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 25

27 TES FORMATIF a. Pilihan Ganda Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar! 1. Jenis-jenis pekerjaan kantor adalah sebagai berikut, kecuali.. a. Menghimpun c. Menyimpan b. Mencatat d. Menukarkan 2. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi merupakan salah satu poin dari.. a. Jenis-jenis pekerjaan kantor c. Fungsi pekerjaaan kantor b. Ciri-ciri pekerjaan kantor d. Pengertian pekerjaan kantor 3. Hasil dari pekerjaan kantor adalah.. a. Amplop c. Formulir b. Cek d. Kertas 4. Media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan adalah pengertian.. a. Laporan c. Arsip b. Surat d. Peta 5. Suatu data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama, disebut.. a. Laporan c. Arsip b. Surat.. d. Formulir 6. Laporan visual, tertulis, lisan, merupak jenis-jenis laporan berdasarkan.. a. Bentuknya c. Isinya b. Penyampaiannya d. Sifatnya PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 26

28 7. Yang termasuk dalam laporan berdasarkan sifat adalah.. a. Laporan Tertulis c. Laporan Biasa b. Laporan Visual d. Laporan Informatif 8. Laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut disebut dengan laporan.. a. Analisa c. Rekomendasi b. Informatif d. Pertanggungjawaban 9. Fungsi surat adalah.. a. Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik b. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan c. Bahan pengambilan keputusan d. Adanya keseragaman 10. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas. Adalah keuntungan dari.. a. Surat c. Laporan b. Formulir d. Peta b. Esai 1. Apa saja kerangka dalam membuat laporan? Sebutkan! 2. Sebutkan 5 jenis pekejaan kantor. Beri masing-masing 3 contoh! 3. Sebutkan jenis-jenis laporan! 4. Sebutkan fungsi dari pekerjaan kantor! PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 27

29 5. Sebutkan mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir! PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 28

30 PENILAIAN 1.1 LEMBAR PENILAIAN HASIL BELAJAR Penilaian dilakukan dengan prosedur: - Penilaian Proses: kehadiran siswa, pengamatan selama proses pembelajaran dan diskusi kelompok. - Penilaian Hasil: tugas individu, UTS, UAS. Format Penilaian Hasil A. PILIHAN GANDA Setiap jawaban yang benar diberi skor 1, sedangkan jawaban yang salah diberi skor 1. Lalu dimasukkan dalam rumus berikut ini : Skor = x 100 (skala 0-100) Keterangan : B = Jumlah jawaban benar N = Jumlah soal Contoh : Skor = x 100 = 100 Jadi, pada latihan soal pilihan ganda siswa memperoleh nilai 100. B. URAIAN Bentuk Soal Jumlah Soal Nomor Soal Skor Makasimum Uraian Jumlah 100 PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 29

31 Nilai = Jumlah Jawaban Benar x 100% = Keterangan : Arti tingkat penguasaan/pemahaman yang dicapai : 90% 100% = Baik Sekali 80% - 89% = Baik 70% - 79% = Cukup < 69% = Kurang Tingkat kelulusan bisa dicapai bila bisa menjawab 70% dari soal-soal diatas. Kurang dari standard diatas, dianggap tidak lulus. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 30

32 1.2 LEMBAR PENILAIAN SIKAP : Siswa : Kelas : Tanggal : Petunjuk: 1) Untuk setiap perilaku sikap berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini: A = Sangat Baik B = Memuaskan C = Menunjukkan kemajuan D = Memerlukan perbaikan Format pengamatan perilaku berkarakter Rincian Tugas Kinerja No (RTK) 1 Teliti, tekun, cekatan (A) (B) (C) (D) 2 Jujur 3 Loyal 4 Disiplin 5 Dapat dipercaya 6 Dapat menyimpanan rahasia 7 Kreatif-inovatif 8 Sopan Santun PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 31

33 GLOSARIUM KBBI Perserikatan Efektifitas Efisiensi Otoriter Staff The Right Man The Right Place Tour of Duty Notula Pelayanan prima (service excellent) Pelanggan Chatting Historis Paper Objektifitas Kamus Benar Bahasa Indonesia Suatu kumplan dalam organisasi Berhasil guna Kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat Berkuasa sendiri, sewenang-wenangnya, suka mengatur Seorang pegawai atau kayawan Orang orang yang benar dan hebat Tempat yang benar yang tepat Perputaran pekerjaan Hasil rapat yang dibuat oleh notulis (sekretaris dalam rapat ) Pemberian pelayanan barang/jasa dengan baik kepada konsumen atau pelanggan Instansi atau lembaga yang melakukan pembelian produk baik barang maupun jasa secara berulang-ulang, karena barang atau jasa yang dibeli mempunyai manfaat. Melakukan komunikasi / bercakap-cakap ssecara online Sejarah/bersejarah Kertas, surat kabar,buku,lembar, naskah, karangan, koran. Mengenai keadaan yang sebenarnya tanpa dipengaruhi pendapat atau pandangan pribadi PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 32

34 DAFTAR PUSTAKA Endang R, Mulyani, dkk Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga Gie, The Liang Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta. Ida Nuraida, SE Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius. Serdamayanti Dasar-Dasar Pengetahuan tentag Manajemen Perkantoran Suatu Pengantar. Bandung: Mandar Maju. PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 33

35 KUNCI JAWABAN Tes Formatif Bagian I Pilihan Ganda! 1. B 6. B 2. A 7. A 3. B 8. B 4. C 9. C 5. B 10. D Esai! 1. Pengertian organisasi menurut para ahli : 1) James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. 2) Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. 3) J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan. 2. Prinsip-prinsip organisasi 1. Prinsip perumusan tujuan 2. Pembagian kerja 3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang 4. Tingkat pengawasan 5. Rentang manajemen 6. Kesatuan perintah 7. Koordinasi PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 34

36 3. Organisasi Garis/Lini Ciri-ciri: Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-tingkat jenjang yang diperlukan Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal Kelebihan: Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu tangan Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal Kekurangan: Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut. Pimpinan lebih cenderung otoriter Karyawan lebih sulit berkembang Bagan Organisasi Garis/Lini : PIMPINAN Pimpinan Pimpinan Pimpinan 4. Organisasi Garis dan Staf Ciri-ciri: Pimpinan mengangkat tenaga staff Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 35

37 Kelebihan: Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staff ahli Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas Lebih mudah untuk menerapkan The Right man on the right place Kekurangan: Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi agan Organisasi Garis Staf : PIMPINAN Akuntan Publik Penasihat Hukum Bagian Pemasaran Bagian Keuangan Bagian SDM Bagian Produksi seksi seksi seksi seksi seksi seksi seksi seksi 5. Organisasi Fungsional Ciri-ciri: Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin Kelebihan: Pembagian tugas lebih jelas Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin Kekurangan: Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih mementingkan spesialisasinya Tidak ada kesatuan perintah PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 36

38 Bagan Organisasi Fungsional : PIMPINAN Bagian Bagian Bagian Bagian Tes Formatif Bagian II Pilihan Ganda! 1. D 6. B 2. B 7. C 3. C 8. C 4. B 9. A 5. C 10. B Esai 1. Kerangka laporan terdiri dari: a. Pendahuluan - Maksud dan tujuan penulisan laporan - Masalah pokok yang dilaporkan - Sistematika laporan b. Batang tubuh - Data dan fakta pelaksanaan kegiatan - Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan - Masalah yang terjadi - Pembahasan masalah c. Penutup - Kesimpulan, dan - Saran PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 37

39 2. Jenis-jenis pekerjaan kantor : 1) Menghimpun Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya. 2) Mencatat Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media. 3) Menggandakan Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph 4) Mengirim Contoh: Mengirim surat lewat pos, faksimile, dan mendistribusikan informasi 5) Menyimpan Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan 6) Melakukan komunikasi Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference. 7) Menghitung Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana 8) Pekerjaan lainnya. Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor 3. Jenis-jenis laporan: a) Laporan berdasarkan waktu : - Laporan berkala - Laporan insidental b) Laporan berdasarkan bentuk : - Laporan berbentuk surat - Laporan berbentuk naskah - Laporan berbentuk memo c) Laporan berdasarkan penyampaian : - Laporan lisan - Laporan tertulis - Laporan visual e) Laporan berdasarkan sifat : - Laporan biasa PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 38

40 - Laporan penting f) Laporan berdasarkan isinya. - Laporan informatif - Laporan rekomendasi - Laporan analisa - Laporan kelayakan - Laporan pertanggungjawaban 4. Terdapat 3 fungsi pekerjaan kantor, ialah sebagai berikut : 1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi 2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan. 3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan. 5. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir 1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas. 2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir 3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir 4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis. 5) Dibuat secara sederhana. 6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup. 7) Harus ada judul nama formulir. 8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan. 9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor. 10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN 39