Pengertian kantor dan administrasi perkantoran,unsurunsur. Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi

Transkripsi

1 Pengertian kantor dan administrasi,unsurunsur Administrasi Perkantoran, Ruang lingkup administrasi, dan Tujuan administrasi M O D U L Oleh Yulian Firmansyah UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN DESEMBER 2014

2 KATA PENGANTAR Modul ini berisi materi pembelajaran yang membekali peserta didik dengan pengetahuan, keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang dikuasai secara kongkrit dan abstrak dan sikap sebagai makhluk yang mensyukuri amugerah alam semesta yang dikaruniakan kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab. Modul ini menjelaskan usaha minimal yang harus dilakukan siswa untuk mencapat kompetensi yang diharuskan. Siswa dituntut untuk mencari sumber belajar lain yang tersedia di sekitarnya. Dalam hal ini peran guru sangatlah penting untuk meningkatkan dan menyesuaikan daya serap siswa dengan ketersediaan kegiatan dalam modul ini. Guru dapat memperkayanya dengan kreasi dalam bentuk kegiatan-kegiatan lain yang sesuai dan relevan yang bersumber dari lingkungan sosial dan alam. Modul ini sangat terbuka dan terus dilakukan perbaikan dan penyempurnaan. Untuk itu, diharapkan kepada para pembaca untuk memberikan kritik, saran dan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaan. Malang, Desember 2014 Penulis Perkantoran, Ruang lingkup administrasi, dan Tujuan administrasi i

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii PENTUNJUK BELAJAR... 1 KI/KD... 2 MATERI PEMBELAJARAN... 3 INFORMASI PENDUKUNG... 3 PAPARAN MATERI... 3 a. Pengertian kantor... 3 b. Pengertian administrasi... 4 c. Unsur-unsur administrasi... 9 d. Ruang lingkup administrasi e. Tujuan administraso Soal pilihan ganda Soal essay Kunci Jawaban soal pilihan ganda Kunci jawaban soal essay PENILAIAN a. Format penilaian evaluasi kognitif (Tes tulis) b. Format penilaian kinerja psikomotor c. Format lembar pengamatan peserta didik (Afektif)... 22

4 A. PETUNJUK BELAJAR 1. Untuk Peserta Didik a. Petunjuk umum Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi. Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar. Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya. b. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu. c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang ditetapkan d. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain. e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya. 2. Untuk Pendidik a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan. b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta didik dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan kepada peserta didik. 1

5 c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll). d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan, otomatisasi kantor l, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu. e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara berurutan. f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya jawab dan sebagainya. g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar yang telah mereka pelajari. h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum Oleh karena itu, pendidik diharapkan: Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini ; Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai dengan kondisi setempat. B. KI-KD 1. Kompetensi Inti KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah. KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di 2

6 sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung. 2. Kompetensi Dasar a. Mengevaluasi paradigma dan filosofi administrasi untuk memecahkan masalah yang terjadi sehari-hari C. MATERI PEMBELAJARAN a. Pengertian kantor dan administrasi b. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran c. Ruang lingkup administrasi d. Tujuan administrasi D. INFORMASI PENDUKUNG E. Endang R, Mulyani, dkk Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Erlangga Melalui buku-buku tersebut siswa akan memiliki tambahan pengetahuan untuk mempelajari pengertian kantor, pengertian administrasi, unsureunsur asministrasi, ruang lingkup dan tujuan administrasi. Siswa tidak dianjurkan untuk memiliki ketiga buku tersebut. F. PAPARAN ISI MATERI a. Pengertian kantor Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: kantoor, yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris office memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang tempat kerja. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ 3

7 pendistribusian data/informasi. Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian data/informasi. Selain pengertian-pengertian tersebut, ada beberapa pengertian kantor secara statis menurut beberapa ahli diantaranya yaitu : 1. Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan. 2. Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan. 3. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm s most vital resources-information. 4. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja. Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkannya. b. Pengertian administrasi Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu 4

8 administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Sondang P. Siagian (dalam Filsafat Administrasi) berpendapat bahwa administrasi merupakan keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 5

9 Sementara itu Dwight Waldo (1971) mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori 1 yaitu : 1. Pengertian administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan. 2. Pengertian administrasi dalam arti luas Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber. 6

10 B. Administrasi Perkantoran Administrasi ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. Administrasi meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan 1. Pelayanan Keamanan Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan lingkungan sekolah. 2. Pelayanan Kebersihan dan Keindahan Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina 7K dan siswa, serta guru piket. B. Pelayanan Tamu dan Telepon Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan 7

11 pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon. C. Pelayanan kepegawaian Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. D. Pelayanan kesiswaan Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. E. Pelayanan keuangan Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb, membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah, proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan. 8

12 F. Pelayanan umum Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil, dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya. G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan dengan surat-menyurat yang ada. Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi yang ada. Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi. c. Unsur-unsur administrasi Organizing Organizing yaitu mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni menetapkan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam oraganisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masingmasing unit tersebut. Management Manajement berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Pengertian Record Recording adalah kumpulan elemen-elemen data yang digabungkan menjadi satu kesatuan, masing-nasing elemen data tersebut dikenal dengan sebutan field. Field data tersebut dapat memiliki tipe data yang sama ataupun berbeda, walaupun 9

13 field-field tersebut berada dalam satu kesatuan namun masing-masing field dapat diakses secara individual. Relationship Humas adalah fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (public) untuk memperoleh pengertian, simpati, dan dukungan dari mereka yang terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini public di antara mereka. Communication Komunikasi memiliki makna berbagi atau menjadi milik bersama yaitu suatu usaha yang memiliki tujuan untuk kebersamaan atau kesamaan makna. Komunikasi secara terminologis merujuk pada adanya proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Jadi dalam pengertian ini yang terlibat dalam komunikasi adalah manusia Personality kepribadian merupakan suatu susunan sistem psikofisik (psikis dan fisik yang berpadu dan saling berinteraksi dalam mengarahkan tingkah laku) yang kompleks dan dinamis dalam diri seorang individu, yang menentukan penyesuaian diri individu tersebut terhadap lingkungannya, sehingga akan tampak dalam tingkah lakunya yang unik dan berbeda dengan orang lain. Financial Keuangan mempelajari bagaimana individu, bisnis, dan organisasi meningkatkan, mengalokasi, dan menggunakan sumber daya moneter sejalan dengan waktu, dan juga menghitung resiko dalam menjalankan proyek mereka. Istilah keuangan dapat berarti: Ilmu keuangan dan asset lainnya Manajemen asset tersebut Menghitung dan mengatur resiko proyek Logistic logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencaanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan, 10

14 penyimpanan,penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material-material / alat-alat. Public reaction Definisi public relation adalah usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal balik antara organisasi dan masyarakatnya. a. Ruang lingkup administrasi Ruang lingkup administrasi mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja. Perhatikan pembahasan berikut : 1. Kegiatan Kantor Kegiatan kantor di setiap perusahaan antara satu dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan, akan semakin besar pula kegiatan yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan perencanaan (office planning), pengoganisasian (office organizing), pengarahan (office actuating), dan pengawasan (office controlling) atau sering disingkat POAC. Untuk lebih jelasnya simak uraian berikut ini : a. Perencanaan Perkantoran (office planning) Perencanaan adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan, meliputi : 1) Perencanaan gedung 2) Tata ruang kantor 3) Penerangan/cahaya 4) Ventilasi 5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor 6) Anggaran (budgeting) 7) Standar kualitas kerja, 8) Sistem informasi dan telekomunikasi b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing) 11

15 Pengorganisasian adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi : 1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan. 2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan 3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating) Pengarahan adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan meliputi : 1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan. 2) Penggunakan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan 3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan. 4) Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi 5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar. 6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan. d. Pengawasan Perkantoran (Office controlling) Pengawasan adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target. Obyek pengawasan, meliputi : 1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor 2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor 3) Kualitas pekerjaan kantor 4) Pelayanan kantor 12

16 5) Waktu 6) Biaya 2. Sarana dan fasilitas Kerja Perkantoran Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi akan mengandung arti kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut a. Lokasi Kantor Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor, antara lain : 1) Faktor keamanan 2) Faktor lingkungan 3) Faktor harga b. Gedung Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara lain : 1) Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan 2) Gedung memiliki fasilitas yang memadai 3) Harga gedung yang kompettif seimbang dengan biaya dan keuntungan c. Peralatan Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut 1) Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor. 2) Perbekalan kantor (office suplies) seperti kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya. d. Interior Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor. 13

17 e. Mesin-Mesin Kantor Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior. b. Tujuan administrasi Tujuan manajemen menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu 1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien 2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendahrendahnya. 3. Membantu perusahaan memelihara persaingan. 4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat 5. Membuat catatan dengan biaya minimal G. LATIHAN Pilihan Ganda 1. Unsur-unsur administrasi meliputi apa saja. a. Mesin kantor, interior, peralatan, dan gedung b. Organizing, management, relationship, communication, personality, financial, logistic, dan public reaction c. Perencanaan kantor, pengorganisasian kantor, dan pengawasan kantor d. Perencanaan gedung, tata ruang kantor, penerangan/cahaya, ventilasi, perlengkapan dan perabotan kantor e. Pelayanan umum, pelayanan surat, pelayanan keuangan, pelayanan kepegawaian 2. Factor-factor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor a. keamanan, lingkungan, harga b. Biaya, Waktu, Penggunaan peralatan dan perabot kantor 14

18 c. Ilmu keuangan dan asset lainnya, manajemen asset tersebut, menghitung dan mengatur resiko proyek d. Harga gedung, fasilitas gedung, keamanan gedung e. Anggaran, perencanaan gedung, penerangan/cahaya 3. Sistem atau proses dan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan sumberdaya manusia untuk mencapai tujuan adalah... a. Admnistrasi b. Pengorganisasian c. Manajemen d. Pengaraha e. Perencanaan 4. Administrasi adalah proses kerjasama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen adalah pengertian administrasi menurut... a. William Spriegel b. Ernest Davies c. Dr. SP. Siagian d. George R. Terry e. Dra. Suparjati 5. Manajemen adalah kemampuan/keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui orang lain, definisi manajemen menurut. a. Dr. SP. Siagian b. William Spriegel c. Dra. Suparjati d. George R. Terry e. Arthur Granger 6. Administrasi merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan kantor serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan, definisi menurut... a. George Terry b. Arthur Grager c. Ulbert d. WH Evans e. Ernest Davies] 7. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan), tempat bekerja merupakan definisi dari... 15

19 a. Kantor b. Gedung c. Rumah d. Kelas e. Ruang 8. Kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan yang diperlukan adalah arti dari... a. Tata usaha b. Humas c. Manajemen d. Perbekalan e. Komunikasi 9. Komunikasi adalah adalah... a. Kegiatan menyampaikan informasi b. Kegiatan surat menyurat c. Kegiatan menggerakkan/mengarahkan karyawan d. Kegiatan adanya timbal balik dari penyampaian informasi e. Kegiatan mencatat, mengolah, mengirim keterangan 10. Tugas dari humas dalam administrasi adalah... a. Menciptakan hubungan baik dengan masyarakat sekitar b. Memberikan informasi ke karyawan c. Memelihara, mengadakan, menyimpan berbagai peralatan yang dibutuhkan d. Mencatat, mengirim, menggandakan keterangan-keterangan penting e. Mengurusi hal-hal pembelanjaan Soal Essay 1. Jelaskan perbedaan pengertian administrasi dalam arti luas dan arti sempit! 2. Sebutkan apa saja fungsi kerja? Jelaskan secara singkat! 3. Sebutkan ciri-ciri dari administrasi! 4. Jelaskan apa saja karakteristik administrasi! 5. Salah satu karakteristik administrasi adalah bersifat pelayan. Jelaskan apa maksudnya dan berikan contohnya! Kunci Jawaban : Soal pilihan ganda : 1. B 2. A 3. C 4. E 5. A 6. A 16

20 7. A 8. A 9. D 10. A Soal essay : 1. Arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengketik agenda dan sebagainya yang bersifat ketatausahaan. 2. Fungsi kerja kantor a. Menerima informasi (to receive information). Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis. b. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information). Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum (seperti anggaran dasar dan anggaran rumah tangga suatu perseroan terbatas), atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan. c. Mengatur informasi (to arrange information). Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya ketika diberikan, seperti mengumpulkan informasi dari sumber-sumber yang berbeda dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen. d. Memberi informasi (to give infinmation). Bila manajemen meminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan informasi tersehut dari rekaman yang tersedia. 17

21 Sebagian informasi yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersilat khusus. Informasi-formasi tersebut diberikan baik secara lisan maupun tulisan. e. Melindungi aset (to safeguard assets). Mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo dsb. Kantor harus berhati-hati terhadap makna rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang memerlukan tindakan manajemen. 3. a) Adanya kelompok manusia (adanya 2 orang atau lebih) b) Adanya kerjasama c) Adanya proses/usaha/kegiatan d) Adanya tujuan e) Adanya bimbingan, kepemimpinan, pengasawan (tidak wajib) 4. Karakteristik administrasi yaitu: a. Bersifat pelayanan Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Pekerjaan tidak langsung mendatangkan keuntungan atau laba bagi perusahaan tapi sangat membantu menunjang keberhasilan perusahaan dalam mencapai keuntungan terbaik. b. Terbuka dan luas Pekerjaan kantor dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor saja tapi dapat pula dilakukan di luar kantor. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi c. Dapat dilakukan oleh siapa saja, mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun. 18

22 5. Bersifat pelayanan à Berfungsi membantu pekerjaan lain (pekerjaan utama/pokok) agar pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Contohnya: tugas utama guru adalah mengajar dan mendidik siswa. dalam menjalankan tugas guru memerlukan bantuan dari pekerjaan ketatausahaan seperti mencatat kemajuan belajar siswa, menyiapkan rapot, dan lain sebagainya. H. PENILAIAN Format Penilaian Evaluasi Kognitif (Tes Tulis) Skor Asesmen No. Rincian Tugas Kinerja Skor Oleh (RTK) Maksimum Siswa Oleh Guru Sendiri 1. Menyiapkan perlengkapan 25 dan peralatan yang akan digunakan untuk mengerjakan latihan (alat tulis dan buku tulis). 2. Menjawab setiap pertanyaan 40 yang diberikan dengan baik dan benar berdasarkan kemampuannya sendiri. 3. Memberikan jawaban dengan 35 rinci dan jelas. Skor Total

23 Format Penilaian Kinerja Psikomotor A = Sangat Baik (76-100) B = Memuaskan (51-75) C = Menunjukkan Kemanjuan (26-50) D = Memerlukan Perbaikan (0-25) No. Aspek 1 PERSIAPAN MATERI : a. Mencatat materi yang akan di praktikan. b. Mencari tahu cara-cara mempraktikannya dengan bertanya atau membaca materi. 2 PELAKSANAAN a. Penguasaan materi pada saat mempraktikkan. b. Kemampuan untuk membantu teman lain yang kurang paham. c. Kecepatan dalam menyelesaikan tugas. Hasil Penilaian 3 PENYAJIAN TUGAS a. Kerapihan dalam pengetikan. b. Kesesuaian dengan perintah yang di anjurkan. Skor Maksimum 175 Nilai = Skor Perolehan No. Rincian Tugas Kinerja Skor (RTK) Maksimum 1. Mengatur teks dengan baik 35 dan benar 2. Mengatur teks sesuai dengan 35 yang ditentukan dengan benar 3. Mengunakan pengaturanpengaturan 30 teks dengan baik dan benar. Skor Total 100 Skor Asesmen Oleh Siswa Oleh Guru Sendiri 20

24 Format Lembar Pengamatan Sikap Peserta Didik (Afektif) Petunjuk: Untuk setiap perilaku keterampilan sosial berikut ini, berilah penilaian atas keterampilan sosial menggunakan skala berikut ini: A = Sangat Baik (76-100) B = Memuaskan (51-75) C = Menunjukkan Kemanjuan (26-50) D = Memerlukan Perbaikan (0-25) Nama Peserta Didik : Nomor Absen : Materi saat diobservasi : Mengoperasikan Cara Kerja Dengan Microsoft Word Tanggal Observasi : No. Sikap Kriteria Hasil 1. Jujur 1. Mengerjakan tugas dengan kemampuannya sendiri. 2. Membantu teman dengan memberikan contoh atau bukti. 2. Disiplin 1. Mengerjakan tugas sesuai waktu yang ditetapkan. 2. Mengumpulkan hasil pekerjaan tepat waktu. 3. Tanggung jawab 1. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh guru. 2. Menyelesaikan pekerjaan sampai tuntas. 4. Keaktifan di kelas 1. Bertanya kepada guru atau pun teman lainnya yang mengerti. 2. Mau menjelaskan kepada temantemannya didepan kelas. 5. Peduli 1. Membantu teman yang sedang kesulitan dalam mengerjakan tugas. 2. Memperhatikan materi yang sedang dijelaskan oleh guru. 6. Ketelitian 1. Menyelesaikan pekerjaan dengan rapi dan benar. 2. Memperhatikan dan memperbaiki setiap kesalahan dari hasil kerjanya. 7. Berkomunikasi 1. Mampu memberikan penjelasan kepada temannya yang tidak paham. 2. Mampu menjawab setiap pertanyaan yang diberikan. Pengamatan Ya Tidak 21

25 8. Rasa ingin tahu 1. Mau mempelajari materi dari berbagai sumber yang ada. 2. Mau bertanya kepada guru mengenai hal yang kurang jelas. Skor maksimum 400 Catatan: Nilai = Skor perolehan x 100% 400 Siswa, Malang, 2014 Guru, Perkantoran, Ruang lingkup administrasi, dan Tujuan administrasi 22