DEFINISI DAN FUNGSI ADMINISTRASI KEUANGAN

Transkripsi

1 DEFINISI DAN FUNGSI ADMINISTRASI KEUANGAN MODUL PEMBELAJARAN UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran Yang dibina oleh Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si Oleh : Kamatri Amilia Cahyo ( ) UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN PROGRAM STUDI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DESEMBER 2016

2 MODUL ADMINISTRASI KEUANGAN SMK NEGERI 1 MALANG Mata Pelajaran : Administrasi Keuangan Kelas/Semester : XI / 1 dan 2 Materi Pokok : Pengantar Adm. Keuangan KAMATRI AMILIA CAHYO OFF. HH / PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

3 JUDUL ADMINISTRASI KEUANGAN PENDAHULUAN A. DESKRIPSI Kata administrasi keuangan pasti sudah sering terdengar di telinga kita. Kata administrasi keuangan yang kita ketahui biasanya ditafsirkan sebagai proses pengelolaan keuangan yang dilakukan oleh sebuah organisasi, baik organisasi sektor privat maupun organisasi sektor publik. Keberadaan administrasi keuangan pun menjadi salah satu hal yang mutlak ada di dalam sebuah organisasi, karena setiap organisasi pasti memiliki sumber keuangan berikut dengan alokasinya, sehingga administrasi keuangan pasti dibutuhkan. Salah satu pengertian administrasi keuangan adalah pengelolaan yang meliputi seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan untuk mencapai tujuan sebuah organisasi ataupun perusahaan tertentu. Dengan adanya administrasi keuangan yang baik, maka akan tercipta suasana kerja yang lebih nyaman serta produktif. Hal ini juga akan mendorong terciptanya keuangan yang lebih tertata dan lebih baik bagi suatu perusahaan tertentu. Tidak perlu khawatir dengan rumitnya rumus dan ketentuan yang ada karena hasilnya akan sangat baik bagi bisnis. B. TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah mempelajari modul Administrasi Keuangan, peserta didik diharapkan dapat : 1. Memahami dan menjelaskan arti administrasi keuangan dengan baik dan tepat 2. Melakukan pengelolaan administrasi keuangan di unit-unit tertentu 3. Menjelaskan fungsi-fungsi administrasi keuangan dengan baik dan benar 4. Mengklasifikasikan fungsi-fungsi administrasi keuangan diberbagai instansi/lembaga

4 C. PETUNJUK BELAJAR 1. Bacalah pendahuluan modul ini sehingga peserta didik benar-benar memahami isi, kegunaan, kompetensi / kemampuan yang akan dicapai, dan cara mempelajari materi ini! 2. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini.tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan, kriteria keberhasilan dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui bahan ajar ini. 3. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah peserta didik cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam bahan ajar ini. Bila masih ragu maka bertanyalah pada fasilitator sampai Peserta didik paham. 4. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, kerjakan tugas dan jawablah pertanyaan tes kemudian cocokkan jawaban peserta didik dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai peserta didik tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. 5. Bila dalam proses memahami materi ini peserta didik mendapatkan kesulitan maka diskusikan dengan teman-teman peserta didik atau konsultasikan dengan fasilitator.

5 KEGIATAN BELAJAR 1 ADMINISTRASI KEUANGAN TUJUAN PEMBELAJARAN : Setelah mempelajari materi ini, diharapkan peserta didik memiliki kemampuan untuk : 1. Menyimpulkan pengertian Administrasi dari beberapa pendapat 2. Mengemukakan arti administrasi keuangan secara keseluruhan 3. Menerangkan fungsi-fungsi administrasi keuangan bagi organisasi MATERI AJAR A. Pengertian Administrasi Merupakan suatu fungsi yang memegang peranan yang sangat penting terhadap tercapainya kelancaran usaha kegiatan, maupun aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan/organisasi. Sehingga dengan demikian dapat dikatakan administrasi juga merupakan urat nadi perusahaan dan administrasi juga dapat memperlihatkan fakta dan keterangan yang diperlukan untuk perencanaan secara rinci dan keterangan/data yang meliputi catatan yang akurat, formulir serta laporan yang meliputi tugas administrasi. Pemahaman yang tepat tentang peranan administrasi dalam kehidupan modern sangat tergantung pada definisi yang digunakan sebagai titik tolak berpikir. Administrasi didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya dengan memanfaatkan sarana dan prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Apabila definisi diatas disimak, akan terlihat paling sedikit 3 hal yaitu : 1. Administrasi merupakan suatu seni sekaligus sebagai proses. Sebagai seni, penarapan administrasi memerlukan kiat tertentu yang sifatnya sangat situasional dan kondisional. Administrasi selulu terikat pada kondisi, situasi, waktu dan tempat.

6 2. Administrasi memiliki unsur-unsur tertentu, yaitu adanya dua oarang atau lebih, orangorang tersebut bekerja sama dalam hubungan yang sifatnya formal dan hirarkis, adanya tujuan yang ingin dicapai. Adanya tugas-tugas yang harus dilaksanakan dan tersedianya sarana dan prasarana tertentu. 3. Administrasi sebagai proses kerja sama bukanlah merupkan hal baru karena administrasi sesungguhnya timbul bersamaan dengan timbulnya peradaban manusia. Ada dua pengertian administrasi, Yaitu administrasi dalam arti sempit dan dalam arti luas. 1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan satu sama lain. 2. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. B. Pengertian Administrasi Keuangan Administrasi bukanlah kata yang asing bagi semua orang. Akan tetapi ketika pengertian administrasi ditanyakan pada masyarakat awam, sebagian besar pasti akan menjawab pembayaran karena itulah pengertian administrasi yang selama ini dipahami oleh sebagaian besar masyarakat Indonesia. Kita tidak bisa menyalahkan persepsi dari masyarakat yang demikian karena kenyataan yang mereka alami memang seperti itu. Ketika mereka dihadapkan dengan urusan administrasi pasti mereka dimintai pembayaran. Jadi wajar saja jika paradigma mereka seperti itu. Berbeda ketika kita tanyakan soal administrasi kepada masyarakat yang paham tentang ekonomi. Istilah administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin administration yang dapat berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan, dan pengelolaan. Di Italia, istilah ini berkembang menjadi administrazione, menjadi administration di Perancis, Inggris dan Jerman. Administrasi juga berasal dari kata Belanda, yaitu administratie yang diartikan sebagai istilah tata usaha, yaitu segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, koresponden,

7 kearsipan dan sebagainya (office work). Dalam bahasa Yunani terdiri atas ad dan ministrare yang berarti mengabdi, melayani atau berusaha untuk memenuhi harapan setiap orang. Secara terminologis, administrasi dalam arti luas merupakan segenap proses pengelolaan/ kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Menurut Simon, manusia yang administrasi seharusnya mengutamakan kepuasan. Manusia administrasi harus mementingkan kepuasan dan bukan hanya mementingkan hasil maksimal. Sedangkan keuangan merupakan hasil dari proses pencatatan yang merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. Berangkat dari berbagai pengertian di atas, dapat diartikan bahwa administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama. Administrasi keuangan terbagi dalam 2 kegiatan : 1. Pengelolaan Keuangan, pengertian ini adalah pengertian administrasi keuangan secara luas. Dalam pengertian ini terkandung proses pengaturan serta penetapan kebijakan yang berkaitan dengan pengadaan atau pemanfaatan keuangan sehingga tugas-tugas pokok organisasi dapat terwujud secara efektif dan efektif. 2. Tata Usaha Keuangan. Hal ini adalah pengertian administrasi keuangan secara sempit bahwa administrasi keuangan berkaitan dengan proses-proses menerima, menyimpan, serta mengeluarkan dengan aktivitas penata pembukuan. Aktivitas ini dilaksanakan berdasarkan ketentuan yang sedang berlaku. C. Fungsi Administrasi Keuangan Berfungsinya komponen-komponen dalam administrasi keuangan diatas akan sangat membantu kinerja organisasi secara organisasi keseluruhan. Adapun manfaat dan fungsinya adalah sebagai berikut : 1. Teraturnya penerimaan maupun pengeluaran organisasi. 2. Pemanfaatan uang mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik. 3. Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan

8 Menurut pendapat lainnya fungsi administrasi keuangan adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Investasi, meliputi bagaimana pengelolaan dana ke dalam aktiva-aktiva yang akan digunakan untuk berusaha mencapai tujuan tersebut. Dana tersebut bisa berasal dari modal sendiri atau dari luar. Secara garis besar keputusan investasi ini dikelompokkan kedalam 2 jenis, yaitu : a. Investasi jangka pendek meliputi investasi dalam kas, persediaan, piutang, dan lainlain. b. investasi jangka panjang berupa gedung, tanah, peralatan produksi, kendaraan dan lain-lain. 2. Fungsi Mencari dana, meliputi fungsi pencarian modal yang dibutuhkan untuk membelanjai usaha-usaha yang dijalankan. Disamping itu, juga berfungsi untuk memilih sumber-sumber dana yang tepat terhadap berbagai jenis kebutuhan. 3. Fungsi Pembelanjaan, meliputi kegiatan tentang penggunaan dana baik dana dari luar maupun dana milik sendiri yang dipergunakan untuk membelanjai seluruh kegiatan. Dalam hal ini pembelanjaan berhubungan dengan proses produksi maupun pendukung proses produksi. 4. Fungsi Pembagian Laba, yaitu menentukan policy dalam mengadakan pembagian laba usaha. Fungsi pembagian laba ini sebenarnya dapat dimasukkan di dalam fungsi mencari dana. Maksudnya adalah bahwa diusahakan adanya dana yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri untuk mengembangkan usaha-usaha perusahaan tersebut. Kegiatan administrasi keuangan yang terdapat dalam suatu perusahaan, fungsi administrasi keuangan perusahaan khususnya mereka yang menjadi staff (administrator) adalah sebagai berikut : 1. Pembayaran dan Penagihan Tugas staff administrasi keuangan membayar tagihan untuk korporasi. Fungsi administrasi keuangan, misalnya melakukan prosedur perjanjian pembelian dengan faktur vendor dan menerima laporan untuk memastikan pembayaran yang dikirim untuk pembelian resmi oleh perusahaan hingga diterima. Administrator Keuangan mempunyai rekening penjual dan memastikan keakuratan faktur pada semua bahan yang diterima.

9 2. Entri Jurnal. Seorang administrator keuangan melakukan tugas akuntansi seperti membuat jurnal secara teratur. Jurnal entri dalam prinsip dasar akuntansi adalah catatan kronologis semua transaksi untuk sebuah perusahaan. Entri dibuat menjadi buku besar akuntansi, yang dibuat oleh akun. Administrator keuangan bekerja dengan departemen akuntansi untuk menyelesaikan jurnal ini. 3. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan. Administrator Keuangan berpartisipasi dalam kegiatan penutupan organisasi. Penutupan adalah proses akuntansi yang dapat mencakup rekonsiliasi perbedaan persediaan, depresiasi aset tetap perusahaan dan posting informasi penagihan. Administrator juga berpartisipasi dalam kegiatan penggajian untuk korporasi. Menutup akun rekonsiliasi yang dilakukan setiap bulan atau tahun di kebanyakan organisasi. 4. Penganggaran. Sebuah perusahaan menganalisa informasi keuangan yang digunakan untuk membuat anggaran bulanan oleh staff administrasi keuangan. Fungsi administrasi keuangan juga, memantau anggaran dan melakukan analisis biaya dan peramalan keuangan. Karyawan di posisi administrator keuangan juga mempersiapkan laporan keuangan untuk manajemen yang mencakup laporan biaya dan laporan arus kas. Administrator keuangan memonitor investasi perusahaan. 5. Pajak. Tugas administrator keuangan dalam sebuah organisasi mempersiapkan pajak bagi organisasi, sesuai dengan ketentuan dan prosedurnya.

10 RANGKUMAN 1. Administrasi adalah kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. 2. Administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama. 3. Fungsi dan manfaat administrasi keuangan. Dengan ada pengelolaan administrasi keuangan baik, maka akan memberikan manfaat pada organisasi, antara lain manfaatnya sebagai berikut:(a) Teraturnya penerimaan maupun pengeluaran organisasi, (b) Pemanfaatan uang mampu dikendalikan dan dikoordinasikan dengan baik, (c) Berkurangnya kekeliruan dalam pembuatan laporan keuangan 4. Fungsi Administrasi Keuangan adalah sebagai berikut : a. Fungsi Investasi b. Fungsi Mencari dana c. Fungsi Pembelanjaan d. Fungsi Pembagian Laba Seorang staf yang menjalani profesi sebagai administrator bidang keuangan, mempunyai fungsi sebagai berikut : a. Pembayaran dan Penagihan b. Entri Jurnal c. Akun Rekonsiliasi dan Penutupan. d. Penganggaran. e. Pajak.

11 TUGAS MANDIRI&KELOMPOK A. Tugas Mandiri. (test formatif) 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Administrasi? 2. Jelaskan dengan singkat apa yang dimaksud dengan administrasi keuangan? 3. Jelaskan dengan singkat fungsi dan manfaat administrasi keuangan bagi organisasi baik pemerintah atau swasta! 4. Sebutkan apa saja yang dilakukan oleh seorang administrator bidang keuangan di suatu kantor atau organisasi? B. TUGAS KELOMPOK 1. Coba anda cari diberbagai sumber (internet) hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan administrasi keuangan, kemudian diskusikan dan hasil diskusi dipresentasikan. 2. Kunjungi salah satu perusahaan, amati kegiatan administrasi keuangan yang berlangsung di kantor tersebut.

12 DAFTAR PUSTAKA 1. (Dr, Sondang P. Sagian, M,P.A. Ph. D : Administrasi Pembangunan, Gunung Agung, Jakarta, 1983, hal 156). 2.