ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA UNTUK APLIKASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT JUWITA BERBASIS WEB

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA UNTUK APLIKASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT JUWITA BERBASIS WEB Raharti Lestari Untoro¹; Djauharry Noor² Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 480 ABSTRACT The research objectives are to develop a web-based database application prototype for payroll system application based on web that can handle information about the payroll system and design a system to simplify the processing of information on Juwita Hospital. Research methods used is analysis method with Fact Finding methods, specifically interviewing with people who are involved with the system, examining company s documents, system analysis, and literature. Design methods used is the database design methods based on the Database Application Lifecycle, system design with State Transition Diagram, and designing the structure menu and application screen menu. The result that achieved is a database design and a web-based database application prototype that fits the needs of Juwita Hospital. The conclusion of the research is with the web-based database application for payroll system, Juwita Hospital can reduce the time required for salary calculation, facilitates the storage of payroll information, preventing the data redundancy, and managing the employee information data, attendance data, overtime data, and other data that related to payroll system better. Key word: analysis, design, database, payroll, hospital ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah mengembangkan sebuah prototipe sistem basis data untuk aplikasi sistem penggajian berbasis web yang dapat menangani informasi mengenai sistem penggajian dan merancang sebuah sistem untuk memudahkan dalam mengolah informasi pada Rumah Sakit Juwita. Metode penelitian yang dilakukan adalah metode analisis dengan Fact Finding, dalam bentuk wawancara dengan pihak yang terlibat dalam sistem, mempelajari dokumen perusahaan, analisa sistem, dan studi pustaka. Metode perancangan yang digunakan adalah perancangan basis data menggunakan tahapan Database Lifecycle, perancangan sistem menggunakan State Transition Diagram, serta perancangan stuktur menu dan rancangan layar aplikasi. Hasil yang dicapai yaitu sebuah rancangan basis data dan sebuah prototipe aplikasi sistem basis data berbasis web yang dapat menangani sistem penggajian yang sesuai dengan kebutuhan Rumah Sakit Juwita. Simpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah dengan adanya aplikasi basis data berbasis web

2 untuk sistem penggajian maka Rumah Sakit Juwita dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk perhitungan gaji, mempermudah penyimpanan informasi penggajian, mencegah adanya redundansi data, serta mengelola informasi data karyawan, absensi, lembur, dan data lain yang berkaitan dengan sistem penggajian dengan lebih baik. Kata kunci: analisis, perancangan, basis data, penggajian, rumah sakit PENDAHULUAN Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Juwita, yang berlokasi di Jalan M. Hasibuan No. 78, Kota Bekasi. Proses bisnis yang akan diteliti adalah sistem penggajian yang meiputi data karyawan, absensi, lembur, ketidakhadiran (cuti/izin), tunjangan, potongan, dan data lain yang berkaitan dengan sistem penggajian. Pada Rumah Sakit Juwita, data terkait dengan sistem penggajian belum diolah menggunakan sebuah basis data. Proses penyimpanan data khususnya penggajian masih terbagi menjadi dua tipe penyimpanan yaitu penyimpanan berupa file Microsoft Word dan Microsoft Excel pada masingmasing komputer tiap unit dan ada juga yang masih menggunakan penyimpanan manual (dengan menggunakan kertas) pada lemari arsip. Seiring dengan perkembangan struktur organisasi perusahaan yang juga menyebabkan menyebarnya data perusahaan pada komputer di berbagai unit, sistem seperti ini menimbulkan masalah baru. Untuk file yang tersimpan berupa Microsoft Word dan Microsoft Excel, penyebaran data di berbagai unit mengakibatkan munculnya redundansi data sehingga mengurangi efektivitas dan efisiensi dari pemakaian space pada harddisk komputer. Adapun permasalahan yang ada pada sistem penggajian Rumah Sakit Juwita antara lain: () penyimpanan data mengenai prosedur yang sedang berjalan masih berupa file Microsoft Word dan Microsoft Excel, pencarian data masih dilakukan dengan membuka file satu per satu; (2) sering terjadi duplikasi data karena dua unit berbeda memasukkan data yang sama; (3) belum ada sistem keamanan berupa authentification dan authorization; (4) sulit untuk menampilkan data dan rincian penggajian karena data masih tersimpan secara manual; (5) proses perhitungan gaji memakan waktu cukup lama karena harus dilakukan pengecekan satu per satu berkas yang terkait dengan gaji karyawan. Dari permasalahan tersebut maka dapat diusulkan pemecahan masalah sebagai berikut: () membuat aplikasi yang dapat membantu menyusun basis data secara terstruktur dan terintegrasi sehingga pencarian dapat dilakukan dengan cepat; (2) melakukan transformasi pada data yang tersimpan dalam bentuk tabel untuk mengurangi kemunculan redundansi data, meningkatkan performa sistem dan produktivitas Rumah Sakit Juwita; (3) menyediakan sistem pengamanan berupa authentification dan authorization; (4) merancang aplikasi berbasis web yang bersifat user friendly untuk mempermudah user berinteraksi dengan basis data; (5) merancang suatu sistem basis data berbasis web yang dapat menghasilkan laporan penting yang dibutuhkan oleh perusahaan di mana data yang diambil berasal dari basis data yang dibuat. Kajian Pustaka Dalam penelitian Permatasari dan Cristian (200:528) yang berjudul Rancangan Sistem Informasi Penggajian pada Perusahaan Jasa Bengkel, penelitian ini ditujukan untuk menganalisis masalah-masalah yang ada pada perusahaan yang bergerak di bidang jasa bengkel mengenai sistem informasi akuntansi penggajian yang sedang berjalan, Metodologi yang digunakan adalah metode analisis yaitu studi pustaka, teknik observasi, survey terhadap sistem lama, survey analisis kebutuhan, identifikasi kebutuhan informasi, wawancara dan metode perancangan yaitu menggunakan Object Oriented Analysis and Design (OOAD). Hasil yang dicapai berupa perbaikan

3 sistem informasi penggajian yang selama ini dilakukan secara manual. Sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi dapat memecahkan masalah-masalah yang terjadi pada sistem dan prosedur yang lama. Dalam penelitian Husni, Purwoko, dan Antonius (200:29), tujuan penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi masalah dan kelemahan pada sistem informasi penggajian, memberikan rekomendasi untuk mengurangi resiko dari permasalahan yang ada dan menghasilkan laporan audit bagi perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah studi pustaka, wawancara, dan observasi. Metode audit yang digunakan adalah metode audit around the computer. Setelah dilakukan penelitian, maka dapat disimpulkan bahwa masih terdapat beberapa kelemahan pada pengendalian manajemen dan pengendalian aplikasi. Perusahaan harus lebih memfokuskan pada kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam pengendalian batasan aplikasi dan pengendalian keluaran. Berdasarkan hasil temuan tersebut, disarankan agar perusahaan melakukan perbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang ada dan meningkatkan pengendalian terhadap sistem informasi penggajian. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang dilakukan adalah () metodologi analisis dengan fact finding; (2) metode perancangan yaitu perancangan basis data menggunakan Database Life Cycle, perancangan sistem menggunakan State Transition Diagram (STD), merancang struktur menu dan rancangan layar aplikasi. Teknik yang digunakan dalam metode analisis dengan fact finding meliputi wawancara dengan pihak yang terlibat dalam sistem, mempelajari dokumen perusahaan, analisa sistem dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi, serta studi pustaka dengan mencari dan mengumpulkan data dan informasi dari berbagai media cetak dan elektronik. Sedangkan metode perancangan basis data menggunakan Database Life Cycle terbagi menjadi tiga tahapan. Pertama, perancangan basis data konseptual yaitu proses membangun suatu model dari informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan, terbebas dari segala pertimbangan fisikal. Kedua, perancangan basis data logikal, yaitu proses membangun suatu model dari informasi yang digunakan dalam sebuah perusahaan berdasarkan sebuah model data yang spesifik tetapi terbebas dari DBMS tertentu dan pertimbangan fisikal lainnya. Ketiga, percangan basis data fisikal, yaitu proses menghasilkan sebuah deskripsi dari implementasi basis data pada media penyimpanan sekunder yang mendeskripsikan relasi dasar, organisasi file, dan indeks yang digunakan untuk mengakses data secara efisien, dan setiap batasan integritas terkait dan ukuran-ukuran keamanan. Metode perancangan sistem menggunakan State Transition Diagram (STD). STD adalah sebuah perangkat pemodelan yang menggambarkan sifat ketergantungan. STD digunakan untuk mengidentifikasikan sebagaimana sistem harus berperilaku seperti resiko dari kejadian eksternal. Untuk mencapai hal ini, STD menampilkan berbagai jenis model perilaku dari hasil dan tingkah laku yang dibuat dari satu langkah ke langkah lain. HASIL DAN BAHASAN Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Analisis sistem yang sedang berjalan menggunakan Diagram Aliran Data. Diagram Aliran data digunakan untuk menggambarkan aliran data sampai sebuah sistem selesai.

4 . Diagram Konteks Gambar Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian RS Juwita 2. Diagram Nol Gambar 2 Diagram Nol Sistem Informasi Penggajian RS Juwita

5 Perancangan Basis Data. Perancangan basis data konseptual TunjanganKesra TunjanganKesraID MasaKerja BesarTunjanganKesra User UserID Payroll PayrollID FK KaryawanID Periode THP TotalGajiDiterima TotalPotongan..* Ketidakhadiran KetidakhadiranID Pengumuman PengumumanID Absensi AbsensiID FK KaryawanID Status Tanggal JamMasuk JamPulang Keterangan FK2 KaryawanID JenisKetidakhadiranID TanggalKetidakhadiran JumlahKetidakhadiran AlasanKetidakhadiran Status FK JenisKetidakhadrianID Tanggal Informasi Flag..* Mempengaruhi Melakukan MasaKerja MasaKerjaID FK TunjanganKesraID TanggalMulaiKerja TanggalSelesaiKerja PersentaseGajiPokok RewardMasaKerja StatusKaryawan Karyawan KaryawanID FK3 JabatanID FK MasaKerjaID FK2 PTKPID FK4 TarifID NamaKaryawan NIK NoKTP NoRekening NoNPWP NoJamsostek JenisKelamin StatusKawin JumlahTanggungan Agama Alamat Kota KodePos NoTelp NoHP TanggalLahir TempatLahir PengalamanKerja PeriodeAwal PeriodeAkhir JenjangPendidikan TunjanganMakan Foto Username Password JenisUser FK KaryawanID Melakukan Unit UnitID KodeUnit NamaUnit Jabatan JabatanID KodeJabatan FK UnitID NamaJabatan StrukturFungsi TunjanganStruktural TunjanganFungsional UpahLembur BiayaJabatan Kualifikasi TugasPokok TanggungJawab ShiftKerja Lembur LemburID FK KaryawanID Tanggal TotalJamLembur..* JenisKetidakhadiran JenisKetidakhadrianID JenisKetidakhadiran JatahKetidakhadiran PTKP PTKPID Deskripsi BesarPajak Tarif TarifID Deskripsi PersentaseTarif Gambar 7 Gambar ERD Konseptual

6 2. Perancangan basis data logikal Payroll PayrollID FK KaryawanID Periode THP TotalGajiDiterima TotalPotongan Ketidakhadiran KetidakhadiranID Pengumuman PengumumanID Tanggal Informasi Flag RewardPengalamanKerja RewardPengalamanKerjaID BesarRewardPengalamanKerja FK2 KaryawanID JenisKetidakhadiranID TanggalKetidakhadiran JumlahKetidakhadiran AlasanKetidakhadiran Status FK JenisKetidakhadrianID Mempengaruhi PengalamanKerja PengalamanKerjaID RewardPengalamanKerja PeriodeAwal PeriodeAkhir FK RewardPengalamanKerjaID Pendidikan PendidikanID BesarGajiPokok JenjangPendidikan JenisKetidakhadiran JenisKetidakhadrianID JenisKetidakhadiran JatahKetidakhadiran..*..* Mempengaruhi TunjanganKesra TunjanganKesraID MasaKerja BesarTunjanganKesra MasaKerja MasaKerjaID FK TunjanganKesraID TanggalMulaiKerja TanggalSelesaiKerja PersentaseGajiPokok RewardMasaKerja StatusKaryawan Karyawan KaryawanID FK3 JabatanID FK MasaKerjaID FK4 PengalamanKerjaID FK5 PendidikanID FK2 PTKPID NamaKaryawan NIK NoKTP NoRekening NoNPWP NoJamsostek JenisKelamin StatusKawin JumlahTanggungan Agama Alamat Kota KodePos NoTelp NoHP TanggalLahir TempatLahir TunjanganMakan FK6 TarifID User UserID Username Password JenisUser FK KaryawanID Unit UnitID..* Melakukan Melakukan KodeUnit NamaUnit Jabatan JabatanID KodeJabatan FK UnitID NamaJabatan StrukturFungsi TunjanganStruktural TunjanganFungsional UpahLembur BiayaJabatan..* Absensi AbsensiID FK KaryawanID Status Tanggal JamMasuk JamPulang Keterangan Kualifikasi KualifikasiID NamaKualifikasi FK JabatanID..* Lembur LemburID FK KaryawanID Tanggal TotalJamLembur TanggungJawab TanggungJawabID..* NamaTanggungJawab..* TugasPokok TugasPokokID FK JabatanID NamaTugasPokok..* ShiftKerja ShiftKerjaID FK JabatanID ShiftKerja JamMasuk JamPulang PTKP PTKPID Deskripsi BesarPajak Tarif TarifID Deskripsi PersentaseTarif Gambar 8 Gambar ERD Logikal

7 3. Perancangan basis data fisikal Organisasi file yang digunakan adalah MySQL, dengan pertimbanagan antara lain () mengurangi biaya pengembangan sistem basis data; (2) dapat menampung data yang cukup besar; (3) memiliki keamanan basis data tersendiri dan dapat ditambah keamanan tambahan. State Transition Diagram State Transition Diagram (STD) digunakan untuk mengidentifikasi sebagaimana sistem harus berperilaku seperti resiko dari kejadian eksternal. STD menampilkan berbagai jenis model perilaku dari hasil dan tingkah laku yang dibuat dari satu langkah ke langkah lain. Penyajian STD merupakan landasan dasar untuk menentukan perilaku. Gambar 9 STD Login Admin Gambar 0 STD Login Karyawan

8 Gambar STD Login SDM

9 Hasil Rancangan Layar Halaman Login Gambar 2 Gambar Tampilan Halaman Login Halaman Penggajian Gambar 3 Gambar Tampilan Penggajian

10 Lihat Data Gaji Gambar 4 Gambar Tampilan Halaman Lihat Data Gaji Evaluasi Sistem Setelah dilakukan pengujian pada aplikasi ini, hasil evaluasi yang ditemukan yaitu perlu dilakukan perbaikan dalam pengaturan tampilan, terutama untuk menampilkan data sebaiknya disediakan fasilitas untuk mengurutkan data secara ascending atau descending berdasarkan primary key. Untuk laporan rekap absen, cuti, izin, dan penggajian sebaiknya disediakan menu untuk mendownload hasil rekap dalam bentuk pdf sehingga lebih memudahkan dalam proses back-up data sehingga file tersebut dapat langsung di simpan ke media penyimpanan seperti pada drive komputer, portable drive seperti flash disk atau CD. Selain itu juga sebaiknya data absensi terkoneksi langsung dengan mesin fingerprint sehingga data lebih aktual dan memudahkan karyawan SDM karena tidak perlu melakukan input secara manual. SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada RS Juwita dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu () penyimpanan data mengenai prosedur-prosedur yang sedang berjalan sudah tersimpan menggunakan basis data; (2) rancangan aplikasi basis data yang telah dibuat memudahkan user dalam melakukan proses pencarian data karena aplikasi telah

11 menyediakan basis data yang terstruktur dan terintegrasi sehingga pencarian data dapat dilakukan dalam waktu yang relatif cepat; (3) aplikasi yang dibuat sudah dilengkapi dengan fasilitas pencarian sehingga user tidak perlu melakukan proses pencarian data dengan membuka file satu per satu; (4) rancangan aplikasi basis data yang telah dibuat dapat mengurangi redundansi data, meningkatkan performa sistem dan produktivitas Rumah Sakit Juwita dengan adanya transformasi data dalam bentuk tabel pada basis data tersebut; (5) pada rancangan aplikasi yang dibuat sudah terdapat sistem keamanan berupa authentification dan authorization untuk melindungi data dari pihak yang tidak memiliki hak untuk mengakses data. Untuk dapat masuk ke aplikasi, user harus melakukan proses login terlebih dahulu; (6) rancangan aplikasi yang dibuat mempermudah user untuk melihat data, mencari data, melakukan transaksi, mengubah atau memperbarui data, dan menghapus data. Adapun beberapa saran yang dapat diusulkan terhadap pengembangan aplikasi basis data tersebut yaitu () sebaiknya tampilan layar dapat disesuaikan di semua jenis browser seperti Mozilla Firefox dan Internet Explorer; (2) sebaiknya data absensi terkoneksi langsung dengan mesin fingerprint agar data yang diolah lebih aktual. REFERENSI Connolly, T.M., Begg, C.E. (2005). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. Fourth Edition. United States of America: Addison-Wesley, Inc. Husni, H.S., Purwoko, Antonius (200). Evaluasi Sistem Informasi Penggajian pada PT XYZ. Comtech. (), Permatasari A., Cristian L. (200).Rancangan Sistem Informasi Penggajian pada Perusahaan Jasa Bengkel. Comtech, (2), Pressman, S.R. (2005). Software Engineering: A Practitioner s Approach. New York: McGrawHill. Yourdon, E. (989). Modern Structured Analysis, Second Edition. Prentice Hall. RIWAYAT PENULIS Raharti Lestari Untoto lahir di kota Bekasi pada 4 Juli 99. Penulis menamatkan pendidikan S di Universitas Bina Nusantara dalam bidang fasilkom teknik informatika pada tahun 203. Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun.

12