APLIKASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT VITUS INDONESIA

Transkripsi

1 APLIKASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT VITUS INDONESIA Abstrak Yulianto Tampubolon ( egajulianto@yahoo.com ), Ferry Adrian. Z (ferry.adrian75@yahoo.co.id) Rika Kharlina ( rikachan@stmik-mdp.net ) KOMPUTERISASI AKUNTANSI STMIK GI MDP PT.Vitus Indonesia adalah perseroan terbatas di bidang produksi spring bed.. Seiring dengan perkembangan akan ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang, maka tingkat kebutuhan informasi dalam dunia bisnis menjadi penting untuk meningkatkan kualitas perusahaan sehingga diperlukannya membangun suatu aplikasi untuk proses pencatatan data-data, absensi, lembur, penggajian sampai dengan penyajian laporan untuk menunjang kinerja perusahaan yang lebih baik. Metode yang digunakan adalah metode iterasi (perulangan) dimana didalam proses penelitian setiap tahap pekerjaan dapat dilakukan secara berulang-ulang baik dalam proses perencanaan, analisis sistem, perancangan sistem aplikasi serta implementasi. Hasil yang ingin dicapai adalah dapat merancang aplikasi yang diharapkan mampu memberikan kemudahan pada perusahaan untuk melakukan proses proses pencatatan data-data, absensi, lembur, penggajian sampai dengan penyajian laporan dengan cepat, tepat dan akurat. Kata kunci : Aplikasi, Sumber Daya Manusia, Metode Iterasi. 1. PENDAHULUAN Perkembangan dunia teknologi informasi semakin pesat dengan munculnya berbagai teknologi-teknologi baru yang saling bersaing untuk menunjukan kemampuan dalam menyelesaikan suatu masalah. Dimana perkembangan teknologi tersebut dimanfaatkan perusahaan agar mempermudah pekerjaan. Di era sekarang ini banyak perusahaan yang sudah menerapkan teknologi informasi untuk mempermudah proses kerja dalam perusahaan dan juga untuk menghadapi persaingan bisnis yang semakin berkembang pesat belakangan ini. PT VITUS INDONESIA adalah perusahaan yang bergerak di bidang produksi serta penjualan busa dan spring bed. Perusahaan ini berdiri pada tanggal 28 Agustus 2008 dipimpin oleh bapak Apoh dan telah memiliki 107. Perusahaan ini masih mengalami beberapa kendala dalam proses pengelolaan sumber daya manusia, sehingga mengganggu kelancaran produksinya. Pencatatan aktifitas dan pembuatan laporan perusahaan pada PT. Vitus Indonesia masih menggunakan sistem pencatatan akibatnya aktivitas tidak berjalan dengan baik. Berdasarkan latar belakang diatas maka penulis tertarik untuk melakukan analisis, dan kemudian merancang sistem yang baru sebagai pengembangan sistem yang lama. Jadi kami memilih judul tugas akhir APLIKASI PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. VITUS INDONESIA.

2 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Aplikasi Menurut Abdul Kadir (2003, h.204), Aplikasi adalah suatu program yang dibuat oleh pemakai yang ditujukan untuk kepentingan khusus. 2.2 Metode Iterasi Metode Iterasi (Iterative). MetodeIterasi adalah metode dimana setiap tahapan /fase pengembangan system dilaksanakan dengan memakai teknik pengulangan dimana suatu proses dilaksanakan secara berulang ulang sampai mendapatkan hasil yangdiinginkan. Dalam metode ini, terdapat enam fasepengembangan sistem yaitu : 1. Survei sistem 2005 Pada tahap ini akan dilakukan beberapa Menurut Bunafit Nugroho (2005, h.5), SQL kegiatan yang meliputi pendefinisian dari (Structure Query Language) adalah sebuah permasalahan yang ada untuk menentukan permintaan database terstruktur. Bahasa ruang lingkup, menentukan metodologi SQL dibuat sebagai bahasa yang dapat yang dipergunakan,serta membuat jadwal merelasikan beberapa tabel dalam database kegiatan dengan menggunakan beberapa maupun merelasikan antar database. teknik pengumpulan data seperti Bahasa SQL ditulis langsung dalam sebuah wawancara dan observasi. program database sehingga seorang pengguna dapat melihat langsung 2. Analisa sistem permintaan yang diinginkan, sekaligus Pada tahap ini dilakukan analisisterhadap melihat hasilnya. sistem yang telah ada dengan SQL (Structure Query Language) dibagi mengidentifikasi permasalahan, penentuan menjadi dua. tujuan dari perbaikan sebuah sistem, dan mengidentifikasi kebutuhan pengguna sistem. 3. Desain sistem Pada tahap ini menyatakan bagaimana sebuah desain sistem lanjutan yang akan dibuat dengan menggambarkan sebuah model sistem untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. 4. Pembuatan sistem Pada tahap ini mencakup pembuatan sistem baru (hardware dan software) dengan alat bantu yang digunakan antara lain Microsoft Visual Basic. Net dan Microsoft SQL Server Implementasi sistem Pada tahap ini meliputi proses persiapan sistem (penginstalan database dan program baru), konversi ke sistem yang baru,pelatih bagi pengguna, pengujian sistem dan pengoperasian sistem. 2.3 Pengertian Visual Basic.Net 2008 Menurut M. Sadeli (2009, h.2), Visual studio 2008 merupakan suatu perangkat lunak yang dapat digunakan untuk pengembangan berbagai macam aplikasi yang memiliki berbagai macam tipe antara lain aplikasi desktop (windows form, command line (console)), aplikasi web, windows mobile (Pocket PC). 2.4 Pengertian Microsoft SQL Server 3. ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Prosedur Sistem Berjalan Berdasarkan pengumpulan data yang penulis lakukan, maka prosedur sistem yang sedang berjalan pada PT Vitus indonesia adalah sebagai berikut : a. Proses absensi melakukan absen dengancara manual yaitu dengan tanda tangan. melakukan absen pada saat masuk kerja dan pulang kerja. menunjukkan kartu pengenal dan menandatangani buku absensi yang telah

3 disediakan oleh perusahaan. Apabila ada yang izin atau lupa absen, maka diharuskan mengisi formulir ataupun mengirimkan surat keterangan izin. Setiap bulannya data tentang absen akan dilaporkan ke direktur. b. Proses pengelolaan gaji Proses pengelolaan gaji, Administrasi keuangan terlebih dahulu mengumpulkan daftar kehadiran/absensi, yang sebelumnya telah disimpan dalam buku absensi yang telah direkap oleh kepala personalia, untuk mengetahui jumlah kehadiran. Setelah semua data yang diperlukan untuk penghitungan gaji terkumpul, barulah administrasi keuangan melakukan penghitungan gaji. Kemudian akan dilakukan perincian penghitungan berupa slip gaji, yang akan diberikan kepada setiap bulannya. c. Proses Lembur Bagi lembur sebelumnya harus mengisi surat lembur serta harus disetujui oleh Kepala Operasional yang bersangkutan. Kemudian diperiksa oleh administrasi keuangan dan diketahui oleh direktur. Setelah itu, diserahkan kepada bagian accounting dan akan diperhitungkan oleh bagian accounting pada saat penggajian serta form disimpan diarsip lembur. d. Bagian Administrasi Keuangan akan membuat laporan penerimaan gaji dan laporan lain yang dibutuhhkan oleh Central Control Unit per bulan, yang akan diserahkan ke sekretaris untuk kemudian diberikan kepada. sumber daya manusia pada PT Vitus Indonesia Diagram Konteks Lingkup sistem yang berjalan ditangani dijabarkan dalam bentuk diagram konteks. Diagram konteks memperlihatkan sistem sebagai sebuah proses dengan tujuan memberikan gambaran umum tentang sistem. Diagram konteks menunjukkan suatu proses yang berinteraksi dengan lingkungannya, ada pihak luar (entitas) dan lingkungan yang memberikan masukan dan ada pihak yang menerima keluaran dari sistem. Adapun gambar diagram konteks pengelolaan sumber daya manusia dapat dilihat pada gambar 3.2. Administrasi Administrasi Keuangan Rekap Absensi _gaji- Slip Aplikasi pengelolaan sumber daya manusia PT. Vitus Indonesia Absensi Lembur Absen Data Lembur Surat Lembur Persetujuan Lembur Kepala Oprasional Gambar 3.2 Diagram Konteks dari Sistem yang Sedang Berjalan Diagram Level Nol Diagram nol merupakan bentuk diagram kelanjutan dari diagram konteks, dalam diagram ini menggambarkan pengelolaan absensi, gaji dan pecetakan laporan, diagram aliran sistem berjalan dapat dilihat pada gambar 3.3. Calon Nomor_pendaftaran 1.0 Proses Rekruitmen nama Calon Analisis Proses Analisis proses adalah aliran kerja yang dilakukan oleh sistem sebagai respon terhadap aliran data masuk dan kondisi Diagram Aliran Data Sistem Berjalan Penjelasan yang konseptual yang dilakukan melalui diagram aliran data yang secara grafis menandai proses-proses serta aliran data dalam suatu sistem pengelolaan Berkas Absensi_ Surat Lembur Slip_ Surat cuti Administrasi Rekap_Absensi_ Data_lembur Kepala Persetujuan Lembur Operasional Persetujuan cuti Absensi Lembur Proses Tanda_tangan Buku Absensi Absensi 3.0 Pengelolaan Rekap_laporan_gaji Arsip 3.0 Pengelolaan Rekap Lembur Arsip Lembur Lembur 4.0 rekap_cuti Arsip cuti Pengelolaan Cuti 5.0 Rekap Absensi Rekap Lapo ran Rekap Lembur Absensi Blunanan _calon _cuti

4 Gambar 3.3 Diagram Level Nol dari Sistem yang Sedang Berjalan 4. RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Rancangan Basis Data Susunan dari himpunan kelompok Data (Arsip) yang saling berhubungan dan diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (Redundansi) yang tidak perlu. Kumpulan File / Table / Arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpan Elektronik Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram merupakan diagram yang memperlihatkan entitasentitas yang terlibat dalam suatu sistem serta hubungan-hubungan atau relasi antar entitas tersebut. Entity relationship diagram adalah diagram yang menghubungan antar tabel dalam sebuah database dengan perantara antara primary key dan foreign key. Hubungan antar entitas pada PT. Vitus Indonesia dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut : Tpengguna Username Password Rekruitmen No_pendaftaran(PK) (FK) jnsklm tmptlhr tgllhr status_kawin alamat no_telp agama ktp_sim pendidikan mempunyai (PK ) No_pendaftaran (FK ) Kode_Jabatan Jeniskelamin Tempatlahir Tanggallahir Agama Status Alamat Notelepon Status_keanggotaan pas_absen Melakukan Mempunyai Melakukan Mempunyai melakukan Absensi No_Absen (PK ) (FK) Tgl Keterangan Status Jam Jam_pulang Kode_jabatan Jabatan Uang_makan Uang lembur No_Slip (PK) (FK) Kode_Jabatan _pokok Uang_makan Upah_Lembur _Bersih Bulan Lembur No_Absen_Lembur (PK) (FK) Tgl Jam_mulai Jam_pulang Lama_lembur Cuti no_cuti mulai_cuti selesai_cuti lama_cuti alasan sisa_cuti Gambar 4.1 Entity Relationship Diagram 4.2 Rancangan Proses Proses adalah kerja yang dilakukan oleh sistem sebagai respon terhadap aliran data masuk atau kondisi DFD Logical Sistem yang Aplikasi petugas ADM memiliki ruang lingkup dan dukungan dari entitas-entitas yang secara langsung berhubungan dengan aplikasi ini. Hal ini dapat terlihat pada diagram konteks dibawah ini : Diagram Konteks Sistem yang Diagram konteks pada sistem ini, entitas yang digunakan, yaitu entitas dan entitas petugas ADM. Semua entitas ini berhubungan antara sistem dapat dilihat pada diagram konteks berikut : lembur _gaji_ Menu_login username password Ubah_pass Aplikasi Sistem Pengelolaan Sumber Daya Manusia pada PT. Vitus Indonesia Data_cuti Data_calon NiP No_slip Tamba_pengguna Ubah_sandi hapus Slip_gaji Menu_login lembur _gaji_ Konfirmasi_keterangan Konfirmasi_keterangan_lembur Input_ Petugas ADM Gambar 4.7 Diagram Konteks Yang Diagram Nol Sistem yang Diagram aliran data pada sistem absensi dan penggajian PT. Vitus Indonesia yaitu terdiri dari proses pemasukan data pengguna, master data, kelola data, dan laporan Terdiri dari dua entitas, yaitu entitas direktur, entitas petugas ADM dan terdiri atas enam data store, yaitu data store

5 Tpengguna, data store, data store gaji, data store Absensi, data store lembur dan data store gaji. Diagram aliran data sistem ini dapat dilihat pada gambar 4.8 berikut : Username password Tambah_pengguna Konfirmasi Username Password Ubah_Sandi Menu_utama Ubah_sandi Hapus Menu_Login Input_calon_ Data_cuti Input_data_ 1.0 Pengguna 2.0 Master Data Detail_calon Masukkan_sandi_baru Cek_Pengguna Sandi_baru terhapus Pengguna_baru Nomor_pendaftaran Detail_ Detail_cuti Kode_jabatan Data_gaji TPengguna TRekrut T TCuti Rancangan layar merupakan rancangan form pada program yang dibuat beserta format data didalam aplikasi sebagai berikut : Login Rancangan layar pada menu utama menunjukkan tampilan login untuk masuk ke menu utama, Absensi yang digunakan untuk melakukan absensi harian, serta Absen lembur yang digunakan untuk melakukan absensi lembur. Form menu awal dapat dilihat pada gambar 4.16 berikut : Input_data_ Petugas ADM Data_ Data_Calon Detail_gaji Konfirmasi_keterangan 3.0 Keterangan_Absen Data_absen TAbsen Kelola Data _data _ Slip_gaji Detail_gaji_ Data data _ 4.0 rincian Rincian_Absen Rincian_data_ Rincian_ Gambar 4.8 Diagram Nol yang 4.5 Rancangan Dialog Layar Rancangan dialog layar adalah sebuah susunan pada form program yang telah dibuat Struktur Tampilan Struktur tampilan berisi semua tampilan dalam bentuk struktur pada aplikasi program sebagai berikut. Struktur tampilan dapat dilihat pada gambar 4.15 berikut : Gambar 4.16 Form login Absensi Pada form login terdapat button absensi yang berisikan form absensi dan button absen lembur yang berisikan form absen lembur yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Login Menu utama Pengguna Master data Kelola data Keluar Gambar 4.17 Form Absensi Tambah pengguna Ubah sandi Hapus pengguna Data Data gaji Absensi absensi lembur Form Absensi Lembur dapat dilihat pada gambar 4.18 dibawah ini : gaji Gambar 4.12 Struktur Tampilan Form Rancangan Layar

6 Gambar 4.18 form Absensi Lembur Menu Utama Rancangan layar pada menu utama akan tampil setelah kita melakukan proses login. Di dalam menu utama ini terdapat field field pengguna, master data, kelola data, laporan,dan keluar. Form Menu Utama dapat dilihat pada gambar 4.19 berikut : Gambar 4.21 Form Ubah Sandi Form Hapus Pengguna dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Gambar 4.22 Form Hapus Pengguna Gambar 4.19 Form Menu Utama Pengguna Pada field pengguna terdapat Tambah pengguna, ubah sandi, serta hapus pengguna : Master Data Pada field master data terdapat form data gaji dan form data yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini : Data Rancangan layar pada master pegawai digunakan untuk menyimpan data seperti, nama, jabatan, jenis kelamin, tempat lahir, tanggal lahir, agama, status ( status ), alamat, no telp, status keanggotaan ( aktif atau tidak aktif ). Adapun form data dapat dilihat pada gambar 4.23 berikut : 5. PENUTUP Gambar 4.20 Form Tambah Pengguna Form Ubah sandi dapat dilihat pada gambar dibawah ini : 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan penulis pada PT VITUS INDONESIA maka penulis dapat mengambil keputusan sebagai berikut: a. Setelah menggunakan aplikasi ini proses pengelolaan sumber daya manusia seperti proses absensi, lembur serta penggajian pada PT VITUS INDONESIA menjadi lebih efektif dan efisien.

7 b. Penyimpanan data setelah menggunakan aplikasi ini lebih tertata dan kemanan dalam penyimpanan data lebih baik. 5.2 Saran Berdasarkan atas hasil pengamatan yang penulis lakukan, maka penulis menyarankan kepada PT.VITUS INDONESIA untuk dapat mempertimbangkan saransaran dibawah ini sehingga sistem yang dijalankan dapat lebih baik. A. Diharapkan penulis selanjutnya dapat mengembangkan sistem ini B. Untuk mencegah kerusakan pada sistem aplikasi ini. Sebaiknya data dan aplikasi di-backup atau di-copy terlebih dahulu di dalam hardisk. Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung. [11]Nugroho, Bunafit 2005, Database relasional dengan MySQL, Andi Offset, Yogyakarta. [12]Sadeli, Muhammad 2009, 7 Jam Belajar Interaktif Visual Basic.Net 2008, Maxicom, Palembang. [13]Sutanta, Edhy 2004, Sistem Basis data, Graha Ilmu, Yogyakarta. [14]Whitten, Jeffery L 2006, Metode Desain dan Analisis Sistem, Andi Offest, Yogyakarta. DAFTAR PUSTAKA [1] Cardoso, Faustino 2003, Manajemen Sumber Daya Manusia, Andi Offset, Yogyakarta. [2] Fathansyah 2004, Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta. [3]Hadi, Rahadian 2004, Membuat dengan CrystalRreports 8.5 dan Visual Basic 6.0, Elex Media Komputindo, Jakarta. [4]Hartono, Jogiyanto 2005, Analisis dan Desain, Andi, Yogyakarta. [5]Hasibuan, Malayu S.P 2009, Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi, Bumi Aksara, Jakarta. [6]Kadir, Abdul 1999, Konsep & Tuntunan Praktis Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta. [7]Kadir, Abdul 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offest, Yogyakarta. [8]Kendall, Kenneth E 2002, Analisis dan Perancangan Sistem (1), PT Prenhallindo, Jakarta [9]Kusrini, M.kom 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offest, Yogyakarta. [10]Nugroho, Adi 2002, Analisis Perancangan Sistem Informasi dengan