ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA RESTORAN CELIO BISTRO

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN PADA RESTORAN CELIO BISTRO Andry 1 ; Ernalia Dewi 2 ; Amelia Materina 3 ; Djauharry Noor 4 Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat Budiman.andry@gmail.com, Ernalia.dewi@gmail.com, Ameliamaterina@yahoo.com ABSTRACT The aim of this research is to design the integrated database of purchasing, selling and inventory at Celio Bistro restaurant. Research methodology used are fact-finding method, DBLC (Database Life Cycle) method for database, SDLC (Sofware Development Life Cycle) method for system design using waterfall model. Result achieved is database system application for supporting business process and operational to be more capable and efficient, and maintain security aspect against data transactions. The conclusion of the research are to provide problem solving for purchasing, selling and inventory data and the available of database system as functional support at restaurant. Keyword : Database, purchasing, selling, inventory, restaurant ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem basis data pembelian, penjualan dan persediaan bahan baku yang terintegrasi pada restoran Celio Bistro. Metodologi penelitian yang digunakan yaitu metode fact-finding, metode DBLC (Database Life Cycle) digunakan untuk perancangan basis data, metode SDLC (Software Development Life Cycle) digunakan untuk perancangan sistem dengan menggunakan waterfall model. Hasil yang dicapai adalah tersedianya aplikasi sistem basis data pembelian, penjualan dan persediaan bahan baku pada restoran Celio Bistro. Dengan adanya aplikasi sistem basis data tersebut dapat menunjang proses bisnis dan operasional berjalan dengan baik dan efisien. Selain itu, dapat meningkatkan keamanan terhadap data-data yang ada dan transaksi-transaksi yang dilakukan pada perusahaan. Simpulan dari penelitian adalah untuk menyelesaikan masalah pendataan pembelian, penjualan dan persediaan bahan baku yang belum terintegrasi dan tersedianya sistem basis data yang dapat membantu terselesainya tugas dan fungsi dari restoran Celio Bistro. Kata kunci : Basis data, pembelian, penjualan, persediaan, restoran

2 PENDAHULUAN Kemajuan teknologi informasi di era globalisasi saat ini telah meningkatkan sejumlah infrastruktur sistem suatu perusahaan. Salah satu bentuk pengaplikasiannya adalah sistem basis data. Dengan adanya sistem tersebut memungkinkan perusahaan untuk mengelola, menampilkan dan menyimpan data yang diperlukan. Selain itu, dengan adanya sistem basis data, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan waktu terhadap masalah pendataan. Restoran Celio Bistro merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa konsumsi. Seiring berjalannya waktu, perusahaan semakin berkembang dan tidak dapat lagi mengandalkan sistem pendataan yang belum terkomputerisasi sepenuhnya karena pertimbangan kendala sebagai berikut yaitu faktor human error dan efisiensi waktu. Seringkali kendala-kendala tersebut mengurangi kapabilitas perusahaan dalam memaksimalkan performa bisnisnya. Di dalam skala operasionalnya, pendataan pembelian, penjualan dan persediaan pada perusahaan masih menggunakan Microsoft Excel baik untuk penyimpanan data transaksi serta laporannya, selain itu arsip terhadap file yang berisikan data transaksi masih dilakukan manual sehingga rentan terhadap kerusakan, kehilangan ataupun manipulasi. Perusahaan membutuhkan sistem yang terintegrasi untuk mengatasi berbagai permasalahan-permasalahan tersebut. Dengan latar belakang permasalahan yang ada, penulis tertarik untuk mengajukan topik Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Pembelian, Penjualan dan Persediaan pada Restoran Celio Bistro. Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan dan manfaat daripada penulisan ini adalah (1) merancang aplikasi pembelian, penjualan dan persediaan; (2) merancang sistem basis data pembelian, penjualan dan persediaan; (3) Meningkatkan performa proses bisnis Celio Bistro dengan menggunakan aplikasi pembelian, penjualan dan persediaan; (4) memudahkan pihak manajemen restoran dalam operasional terhadap informasi data yang lebih akurat, efisien dan tepat untuk meningkatkan proses bisnis dan mengurangi tingkat kesalahan seoptimal mungkin. Kajian Pustaka Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2010, p65), basis data adalah sekumpulan data yang terelasi secara logical beserta dengan deskripsinya, dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari sebuah organisasi. Sedangkan menurut Kronke dan Auer (2010, p8), basis data adalah sekumpulan tabel-tabel terelasi dan struktur lainnya. Sehingga dapat disimpulkan basis data adalah sekumpulan data persisten dengan relasi logikal satu sama lain beserta deskripsinya dan dirancang untuk memenuhi dan menunjang keberhasilan kebutuhan informasi yang digunakan oleh sistem aplikasi perusahaan. Menurut Edhy Tri Cahyono (2009) pada Jurnal Perancangan Basis Data : Antara Pendekatan Model Entity Relationship Dan Model Relasional menyatakan bahwa basis data adalah salah satu komponen sistem informasi yang mempunyai posisi yang sangat menentukan dalam menunjang keberhasilan suatu sistem informasi. Sistem Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2010, p54), sistem basis data adalah sekumpulan aplikasi yang berinteraksi dengan basis data melalui Database Management System (DBMS) dan basis data itu sendiri. Sementara DBMS memiliki definisi sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk melakukan definisi, membuat, mengelola dan mengatur akses terhadap basis data (Connolly dan Begg, 2010, p66). Menurut Connolly dan Begg (2010, p66), secara khusus, sebuah DBMS menyediakan fasilitas sebagai berikut: (1) memperbolehkan pengguna untuk melakukan definisi terhadap basis data, umumnya melalui Data Definition Language (DDL). DDL memungkinkan pengguna melakukan spesifikasi terhadap tipe-tipe data dengan struktur beserta constraints dari data tersebut untuk disimpan ke dalam basis data; (2) memperbolehkan pengguna untuk melakukan insert, update, delete dan retrieve data dari basis data, umumnya melalui Data Manipulation Language (DML). Memiliki central repository terhadap seluruh data dan deskripsinya yang memungkinkan DML untuk menyediakan fasilitas general inquiry terhadap data tersebut yang dikenal sebagai query language; (3) menyediakan akses kontrol terhadap basis data yang

3 mencakup sistem keamanan, sistem integritas, sistem pengendalian konkurensi, sistem pengendalian pemulihan dan user accessible catalog. Database System Development Lifecycle Menurut Connolly dan Begg (2010, p314), tahapan-tahapan yang terdapat di dalam Database System Development Lifecycle sebagai berikut (gambar 1): Gambar 1. Tahapan-tahapan dari DBLC Software Development Lifecycle (SDLC) Untuk perancangan sistem yang digunakan adalah SDLC (Software Development Lifecycle) menurut Pressman (2005, p79) yaitu waterfall model. Gambar 2. Tahapan-tahapan dari SDLC

4 Data Flow Diagram Menurut Whitten (2004, p344), Data Flow Diagram (DFD) adalah alat yang digunakan untuk menggambar aliran data dalam sistem dan proses yang bekerja dalam sebuah sistem. Data Flow Diagram menggambarkan sistem informasi pada suatu perusahaan. Context Diagram Menurut Whitten (2004, p372), Context Diagram adalah proses model yang digunakan untuk mendokumentasikan batasan dari sebuah sistem. Context Diagram memiliki hanya satu proses yang menggambarkan sistem secara keseluruhan. Proses tersebut diberikan penamaan label 0 (nol). Sumber menggambarkan cakupan dan batasan di dalam suatu sistem karena penyimpanan data pada sistem terdapat pada satu proses, sehingga tidak ada penyimpanan dalam diagram konteks. Data Flow Diagram Level 0 dan Level 1 Data flow diagram level 0 adalah diagram aliran data yang menggambarkan konteks dalam sebuah event. Data flow diagram level 0 menunjukkan interaksi antara input, output, dan data store pada setiap proses. Sedangkan Data Flow Diagram Level 1 adalah diagram yang menggambarkan dekomposisi dari Diagram Level 0. State Transition Diagram Menurut Whitten (2004, p673), State Transition Diagram adalah sebuah tool yang digunakan untuk menggambarkan urutan dan variasi dari layar yang mungkin terjadi selama user session. Diagram ini memberikan gambaran berdasarkan ketergantungan waktu dari sistem (time-dependent). Pembelian, Penjualan dan Persediaan Menurut Himayati (2009, p79), pembelian adalah suatu transaksi dimanna perusahaan membutuhkan barang atau jasa, baik untuk dipakai maupun untuk persediaan yang akan dijual. Sedangkan menurut Sulistyo Heripracoyo (2009) pada jurnal Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Pada PT. Oliser Indonesia menyatakan bahwa pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber, pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan. Dalam jurnal Strategi Pemasaran Produk Wisata oleh Wayan Suardana menyatakan penjualan adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkannya, mengembangkan keunggulan bersaing yang berkesinabungan melalui pasar yang dimasuki dengan program pemasaran yang digunakan untuk melayani pasar sasaran tersebut. Sedangkan menurut Alam Santosa (2011) pada Jurnal Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Perdagangan Eceran Untuk Pemberdayaan Usaha Kecil menyatakan bahwa penjualan adalah transaksi yang dilakukan dengan pelanggan. Setiap penjualan bisa berisi satu atau lebih barang. Setelah dilakukan penjualan ada kemungkinan barang terjadi retur penjualan apabila barang yang dibeli dalam keadaan rusak, kadaluarsa, atau atas perjanjian terlebih dulu, retur penjualan diganti dengan barang lain yang memiliki nilai sama. Sedangkan menurut Himayati (2009, p79), pembelian adalah suatu transaksi dimanna perusahaan membutuhkan barang atau jasa, baik untuk dipakai maupun untuk persediaan yang akan dijual. Menurut I Nyoman Yudha Astana (2007) pada Jurnal Perencanaan Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Metode MRP (Material Requirements Planning) menyatakan bahwa persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan, yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya akan digunakan dalam proses produksi. Persediaan berpengaruh terhadap besarnya biaya operasi, sehingga kesalahan dalam mengelola persediaan akan mengurangi keuntungan. Perusahaan sering kali mengalami masalah persediaan, diantaranya terlalu banyak atau bahkan terjadi kekurangan. Kedua kondisi tersebut mengakibatkan timbulnya biaya yang besar. Oleh karena itu diperlukan manajemen persediaan untuk menganalisa tingkat persediaan yang optimum. Perencanaan kebutuhan material dilakukan dengan metode MRP yang penerapannya diawali dengan melakukan peramalan akan jumlah permintaan / produksi untuk waktu yang akan datang. Sedangkan dalam jurnal Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan, Pembelian, Dan Penjualan Pada Toko Sinar Jaya oleh Wawan Saputra menyatakan persediaan merupakan aset pengadaan barang di dalam sebuah bisnis, atau yang sedang dalam proses produksi untuk penjualan tertentu, atau dalam wujud material atau pendukung untuk digunakan dalam proses produksi atau penyumbangan jasa.

5 METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan pada penelitian di Restoran Celio Bistro adalah sebagai berikut: (a) metode fact-finding yang dilakukan dengan wawancara, observasi dan memeriksa dokumen; (b) metode analisis yang dilakukan dengan menganalisis kebutuhan informasi beserta data pembelian, penjualan dan persediaan yang diperoleh untuk menemukan adanya relevansi antara arsitektur basis data yang akan diajukan; (c) metode perancangan basis data yang dilakukan dengan menggunakan metodologi DBLC dan perancangan sistem menggunakan SDLC dengan waterfall model. HASIL DAN BAHASAN Analisis Sistem yang Berjalan Pembelian memiliki prosedur kerja yang panjang dan melibatkan beberapa bagian pada perusahan, yaitu logistic staff, bagian purchasing, bagian finance dan manager. Penyimpanan data pembelian masih menggunakan Microsoft Excel sehingga data yang disimpan dapat terjadi berulang kali terhadap data yang sama dan menyebabkan redundansi data. Prosedur pembelian adalah sebagai berikut: (a) pihak logistik melakukan pemeriksaan terhadap persediaan barang per tiga hari. Kemudian menyusun laporan persediaan dan kebutuhan barang yang akan dibeli melalui Purchase Order (PO); (b) PO yang telah disusun kemudian disahkan oleh manajer. Setelah itu bagian purchasing melakukan pembelian terhadap barang-barang yang diperlukan secara langsung sesuai kebutuhan; (c) proses pembayaran dilakukan secara langsung seiring dengan proses pembelian; (4) karena proses pembelian dilakukan secara langsung, maka tidak ada proses pengembalian barang. Dalam proses penjualan, pesanan diolah pada beberapa bagian dalam operasional, seperti bagian kitchen, pastry, dan bar. Pengolahan berdasarkan catatan rangkap kedua yang didistribusikan memakan waktu dan memiliki resiko kehilangan atau rusak. Prosedur penjualan adalah sebagai berikut: (a) pengunjung memesan berdasarkan menu hidangan tersedia yang kemudian didistribusikan ke bagian kitchen, pastry, dan bar; (b) bagian kitchen menyiapkan hidangan main course berdasarkan daftar pesanan; (c) bagian pastry menyiapkan hidangan appetizer maupun dessert berdasarkan daftar pesanan; (d) bagian bar menyiapkan beverages sesuai dengan daftar pesanan; (e) menu yang sudah ready to serve, akan disajikan oleh pelayan kepada pengunjung berdasarkan urutan; (f) pembayaran pesanan dilakukan berdasarkan billing tagihan yang dicetak melalui kasir sesuai dengan nomor meja pelanggan. (rangkap pertama untuk pengunjung, rangkap kedua untuk pihak manajemen restoran). Proses bisnis persediaan sudah memiliki pencatatan jumlah persediaan bahan baku namun belum mencakup keseluruhan. Sehingga restoran tidak dapat mengetahui dengan pasti jumlah persediaan secara keseluruhan pada waktu tertentu dan adanya kemungkinan kehilangan bahan baku. Prosedur persediaan adalah sebagai berikut: (a) bahan baku dikemas dan disesuaikan dengan takaran dan porsi yang akan diolah sesuai dengan pesanan; (b) setiap bahan baku disimpan dalam freezer penyimpanan khusus dan pengambilan akan disesuaikan dengan kebutuhan. Permasalahan Adapun permasalahan yang ditemukan pada Restoran Celio Bistro yaitu: (a) penyimpanan data (entry data) yang dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Excel memakan waktu yang relatif lama dan memungkinkan persentase human error yang besar; (b) tidak terdapat sistem basis data yang terintegrasi satu sama lain sehingga mempermudah pemrosesan maupun sinkronisasi antar data yang bersesuaian; (c) terdapat ketidaksesuaian data penggunaan stok barang dengan sisa stok persediaan secara fisik; (d) arsip data terhadap dokumen-dokumen terkait masih dilakukan secara manual dan belum terkomputerisasi sehingga memiliki resiko kehilangan atau kerusakan yang tinggi. Pemecahan Masalah Dengan melihat kepada permasalahan-permasalahan yang ada, maka diusulkan solusi sebagai berikut: (a) merancang suatu sistem basis data yang saling berintegrasi antara proses bisnis pembelian, penjualan dan persediaan; (b) arsip data terhadap dokumen-dokumen fisik menjadi terkomputerisasi secara

6 basis data agar memiliki tingkat keamanan yang lebih baik serta history transaksi yang tersimpan dapat menjadi pertimbangan dalam pengambilan keputusan di masa mendatang; (c) merancang suatu form yang digunakan untuk memudahkan sinkronisasi antara basis data dengan kesesuaian fisik barang; (d) merancang aplikasi dengan mengusung GUI (Graphical User Interface) yang user-friendly dan mudah dipahami. ERD yang diusulkan Gambar 3. ERD yang diusulkan Beberapa Perancangan STD Gambar 4. STD Login

7 Gambar 5. STD Form Utama Gambar 6. STD Sub menu Menu

8 Perancangan DFD Gambar 7. Diagram Konteks Gambar 8. Diagram Level 0 Gambar 9. Diagram Level 1 Penjualan

9 Struktur Menu Gambar 10. Struktur Menu Beberapa Hasil Perancangan Layar Gambar 11. Tampilan Layar Login

10 Gambar 12. Tampilan Layar Form Utama Gambar 13. Tampilan Layar Menu SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada Restoran Celio Bistro, maka dapat disimpulkan sebagai berikut: (1) dengan tersedianya sistem basis data ini, permasalahn yang berkaitan dengan data pembelian, penjualan dan persediaan sudah dapat dipecahkan dengan dibentuknya basis data yang terintegrasi; (2) sistem basis data yang sudah tersedia menyelesaikan permasalahan pembelian, penjualan dan persediaan sehingga pengontrolan terhadap operasional menjadi lebih baik serta menjadikan proses bisnis semakin efisien dan efektif; (3) meningkatkan tingkat keamanan terhadap data-data penting pembelian, penjualan, maupun persediaan yang rentan karena disimpan ke dalam komputer dan semua data

11 mengacu kepada basis data; (4) hasil evaluasi perancangan basis data dan uji program sudah mencakup keseluruhan dan kesesuaian dengan kebutuhan mengenai sistem informasi. Adapun beberapa saran yang diusulkan terhadap pengembangan sistem basis data tersebut yaitu: (1) dari sistem basis data yang sudah ada, penulis menyarankan pertimbangan dalam mengatasi penyusutan yang terjadi pada bahan baku dan mengintegrasikan fitur tersebut ke dalam sistem; (2) perusahaan dapat mempertimbangkan penambahan dan integrasi sistem payroll karyawan sehingga penggajian tidak perlu dilakukan secara manual, lebih efisiensi dan meningkatkan performa nilai guna; (3) perusahaan perlu melakukan kesepakatan terhadap pertimbangan kesesuaian dan konversi satuan bahan baku yang disetarakan sesuai dengan kebutuhan. Hal ini penting karena adanya kemungkinan sebuah bahan baku dapat memiliki dua atau lebih satuan bahan baku. REFERENSI Astana, I. N. (2007). Perencanaan Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Metode MRP (Material Requirements Planning). Jurnal Ilmiah Teknik Sipil, 11, 184. Cahyono, E. T. (2009). Perancangan Basis Data : Antara Pendekatan Model Entity Relationship dan Model Relasional. Teknomatika, 2 (1), Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (5th ed.). Boston: Pearson Education, Inc. Heripracoyo, S. (2009). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Dan Persediaan Pada PT. Oliser Indonesia. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi, Himayati. (2009). Eksplorasi Zahir Accounting. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Kroenke, D. M., & Auer, D. J. (2010). Database Processing : Fundamentals, Design, and Implementation (11th ed.). New Jersey: Prentice Hall. Pressman, R. S. (2005). Software Engineering A Practitioner's Approach (6th ed.). New York: McGraw- Hill Companies, Inc. Saputra, W. (2010, December). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan, Pembelian, Dan Penjualan Pada Toko Sinar Jaya. Jurnal ComTech, Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2004). System Analysis and Design Methods (6th ed.). New York: McGraw-Hill.

12 RIWAYAT PENULIS Andry lahir di kota Sungailiat pada 17 November Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang fasilkom teknik informatika pada Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun. Ernalia Dewi lahir di kota Mentok pada 24 Maret Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang fasilkom teknik informatika pada Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun. Amelia Materina lahir di kota Tanjung Pura pada 12 Mei Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang fasilkom teknik informatika pada Saat ini, penulis belum bekerja dan tidak aktif di organisasi manapun.