BAB 1 PENDAHULUAN. tersebut, produk maupun jasa yang ditawarkan. Semua tersedia di internet secara

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Manfaat dari perkembangan teknologi Internet saat ini sudah semakin dapat dirasakan oleh masyarakat luas. Tidak hanya dari segmen bisnis dan pendidikan saja, namun hampir semua yang berhubungan dengan pengolahan data dan aplikasinya menggunakan teknologi web. Dengan adanya fasilitas internet data-data bisa disimpan, diambil, dan dikirimkan secara mudah keseluruh penjuru dunia dengan berbagai cara. Data dan informasi yang ada dapat dihubungkan dengan mudah dan cepat hanya dengan menggunakan hyperlinks (penghubung virtual). Pelanggan atau calon pelanggan dari suatu perusahaan tidak perlu lagi membuang waktu berharga hanya untuk mencari informasi mengenai perusahaan tersebut, produk maupun jasa yang ditawarkan. Semua tersedia di internet secara real time. Internet merupakan salah satu media promosi yang tidak terbatas ruang dan waktu. Melalui internet kita dapat memperkenalkan perusahaan (company profile) kepada dunia, menampilkan daftar barang dan jasa ( web catalog) yang kita tawarkan berupa katalog-katalog dan merupakan media untuk bertransaksi ( E- commerce). Perkembangan teknologi internet yang pesat ini dimanfaatkan oleh banyak perusahaan untuk mendukung produktivitas dan kinerjanya. Oleh karena itu, saat

2 ini website merupakan salah satu keharusan dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin tinggi. Melalui website orang luar yang berselancar di internet dapat mengetahui penjelasan yang lebih rinci tentang perusahaan tersebut tanpa harus datang langsung ke perusahaan dan terbatas oleh waktu / jam kerja sehingga dapat menjadi jembatan yang menghubungkan pelanggan dengan perusahaan. PT. Penerbitan Sarana Bobo merupakan salah satu cabang perusahaan dari Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak di bidang penerbitan majalah berorientasi anak-anak dan pengelolaan Gedung Kompas Gramedia Majalah. Gedung Kompas Gramedia Majalah yang terdiri atas 3 bangunan gedung, namun masih berada dalam 1 kompleks yang sama. Saat ini ketiga gedung tersebut memiliki 3 buah ruangan ballroom, yaitu: Ballroom Muria, Ballroom Merapi, dan Ballroom Merbabu. Selain itu terdapat juga 8 ruang rapat. Khusus ruangan kantor, jumlah kavling yang disediakan berbeda-beda setiap tahun tergantung dari luas kantor yang disewa dan jumlah penyewa karena luas ruang kantor dapat di pesan jika memang masih memungkinkan, namun untuk tahun ini terdapat 100 ruang kantor. Dalam sehari, terdapat rata-rata 1 transaksi penyewaan ballroom, 80 transaksi penyewaan ruang rapat, 10 pengajuan keluhan, dan 10 pengajuan saran kritik. Ruang Kantor juga selalu penuh tersewa setiap tahunnya. Hal ini memerlukan pengaturan yang teliti sehingga tidak terjadi kesalahan dalam pengolahan data-data transaksi. Selama ini PT. Penerbitan Sarana Bobo menyampaikan informasi penyewaan ruangan-ruangan yang tersedia pada Gedung Kompas Gramedia Majalah dan menerima pengajuan keluhan serta saran dan kritik secara manual, yakni pelanggan

3 yang berniat menyewa salah satu ruangan harus datang langsung ke ruangan divisi General Affair (GA) untuk melakukan reservasi dengan mengisi formulir penyewaan ruangan. Pengajuan keluhan serta saran kritik dilakukan melalui telepon. Formulir penyewaan atau pengajuan keluhan serta saran dan kritik ini kemudian akan di entry secara manual oleh karyawan perusahaan ke dalam file pada Microsoft Excel. Hal ini mengakibatkan proses penyewaan menjadi lambat dan serta kurang efektif sehingga tidak memenuhi harapan dari PT. Penerbitan Sarana Bobo. Berdasarkan permasalahan tersebut, maka perusahaan memerlukan suatu perancangan sistem basis data yang terkomputerisasi dan terintegrasi dimana semua data yang diperoleh bisa diintegrasikan agar informasi yang terkini dapat dilihat secara up-to-date melalui aplikasi basis data berbasis web, atau yang lebih dikenal dengan website, yang juga akan dibuat guna mengatasi permasalahan dari perusahaan. 1.2 Ruang Lingkup Dalam kegiatan skripsi ini, kami akan membuat aplikasi basis data berbasis web yang akan menangani seputar kebutuhan pengelolaan gedung perusahaan yang meliputi penyewaan ruangan ballroom, penyewaan ruangan kantor, penanganan keluhan dari pelanggan, pembuatan dan pencetakan laporan penyewaan, serta pengelolaan saran dan kritik pelanggan sehingga tidak mencakup seluruh kebutuhan basis data perusahaan. Proses-proses yang akan terdapat dalam aplikasi basis data berbasis web yang akan kami buat sebagai proyek skripsi kami adalah sebagai berikut :

4 Menampilkan informasi dan status reservasi dari ruangan-ruangan di gedung perusahaan secara real-time. Menampilkan jadwal reservasi dari ruangan yang akan disewa oleh pelanggan secara up-to-date. Khusus bagi administrator, website ini juga berfungsi untuk pengelolaan basis data termasuk dalam pembuatan dan pencetakan laporan untuk kepentingan proses pengambilan keputusan di pihak eksekutif. Mengelola reservasi ruangan ballroom gedung untuk masyarakat luas secara online. Mengelola reservasi ruangan kantor untuk kalangan internal perusahaan secara online. Menampilkan informasi dari ruangan yang telah disewa secara personal (melalui proses log in terlebih dahulu). Khusus bagi administrator, dapat melakukan pengubahan rincian informasi penyewaan suatu ruangan pada basis data, baik menambah rincian penyewaan baru, menghapus rincian penyewaan yang tidak diperlukan, maupun mengubah isi dari rincian penyewaan suatu ruangan. Bagi administrator, dapat melakukan pengubahan rincian dari anggotaanggota yang terdaftar dalam website, yaitu melakukan penambahan rincian anggota baru ke dalam basis data dan melakukan penghapusan seorang anggota dari basis data. Menangani keluhan, dari pelanggan internal ( pelanggan yang termasuk dalam lingkup karyawan Kelompok Kompas Gramedia yang bertempat di

5 Gedung Kompas Gramedia Majalah) seputar ruangan yang telah direservasi. Bagi administrator, dapat melakukan pengubahan rincian dari keluhan, yaitu melakukan penambahan rincian keluhan baru ke dalam basis data dan melakukan penghapusan suatu keluhan dari basis data. Menampung saran dan kritik mengenai ruangan yang telah disewa dari pelanggan eksternal (pelanggan di l uar lingkup karyawan Kelompok Kompas Gramedia yang bertempat di Gedung Kompas Gramedia Majalah), serta menampilkannya pada website. Bagi administrator, dapat melakukan pengubahan rincian dari saran dan kritik, yaitu melakukan penambahan rincian saran dan kritik baru ke dalam basis data serta melakukan penghapusan saran dan kritik dari basis data. Perangkat lunak yang akan kami gunakan dalam mengerjakan proyek skripsi ini terdiri dari PHP sebagai bahasa pemrograman utama web, Apache Web Server, dan SQL Server 2005 sebagai perangkat lunak basis data yang akan kami gunakan. Apache Web Server dan PHP di pilih bukan hanya karena keduanya mudah didapatkan dan tidak memerlukan biaya tambahan untuk membeli lisensi resminya, namun juga karena sangat umum digunakan dan lebih user friendly bagi pengguna. Selain itu juga, disesuaikan dengan standar pembuatan web di dalam Kelompok Kompas Gramedia Majalah yang menggunakan PHP dengan basis data menggunakan SQL Server 2005 sehingga lebih memudahkan dalam

6 mengintegrasikan sistem basis data ini dengan sistem basis data lain di dalam perusahaan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari kegiatan skripsi kami adalah sebagai berikut : Mengidentifikasi dan menganalisa masalah-masalah yang terjadi di sekitar proses bisnis perusahaan, terutama dalam hal pengelolaan gedung. Merancang sistem basis data pengelolaan gedung dari PT. Penerbitan Sarana Bobo untuk mendukung kebutuhan informasi perusahaan. Merancang dan menghasilkan aplikasi basis data berbasis web yang sesuai untuk mengatasi masalah-masalah seputar pengelolaan gedung yang telah teridentifikasi. Apabila sistem basis data ini berjalan dengan baik, maka manfaat yang akan didapatkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut : Membantu perusahaan menangani pengelolaan gedung secara efektif dan efisien sehingga meminimalkan resiko miskomunikasi antara perusahaan dan pelanggan. Mempermudah calon pelanggan untuk mendapatkan informasi dan status ruangan yang up-to-date mengenai ruangan-ruangan yang akan dipesan. Mempermudah pelanggan untuk melakukan reservasi penyewaan ruangan karena reservasi di lakukan secara online sehingga pelanggan tidak perlu

7 datang langsung ke Gedung Kompas Gramedia Majalah untuk mengisi formulir penyewaan ruangan. Memudahkan pengaksesan data bagi karyawan perusahaan yang membutuhkan karena data telah diintegrasikan ke dalam suatu sistem basis data. Mempermudah karyawan untuk membuat dan mencetak laporan untuk mendukung proses pengambilan keputusan di tingkat eksekutif. Mempermudah karyawan untuk melakukan pengubahan rincian informasi mengenai penyewaan suatu ruangan secara cepat. Menampilkan informasi penanganan keluhan serta saran dan kritik yang telah diajukan oleh pelanggan sebagai feedback dari keluhan serta saran dan kritik yang telah diajukan oleh pelanggan. 1.4 Metodologi Penelitian Untuk dapat menganalisis masalah yang terjadi di dalam perusahaan dan menghasilkan aplikasi basis data berbasis web yang ideal, maka metodologi penelitian yang kami gunakan adalah sebagai berikut : 1. Metode Analisis dengan menggunakan beberapa metode fact-finding a. Wawancara Wawancara meruapakan kegiatan tanya-jawab kepada beberapa karyawan yang berkaitan dengan aplikasi yang akan kami buat, sehingga kami dapat membuat aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

8 b. Observasi Observasi merupakan kegiatan pengamatan secara langsung di lapangan guna mendapatkan informasi tambahan yang berguna, terutama informasi mengenai proses siklus data yang berkaitan dengan aplikasi yang akan kami buat. c. Studi Pustaka Studi Pustaka dilakukan dengan mengumpulkan informasi yang dibutuhkan dari berbagai buku ilmiah, maupun dari jurnal dan situs website yang berhubungan dengan kegiatan skripsi kami sehingga dapat kami gunakan sebagai landasan pembuatan skripsi kami. 2. Metode perancangan Dalam perancangan aplikasi, metode perancangan yang akan kami gunakan dalam mengerjakan skripsi ini adalah sebagai berikut : a. Perancangan basis data yang terdiri dari 3 tahap, yaitu : Perancangan Konseptual Perancangan Logikal Perancangan Fisikal b. Perancangan Aplikasi yang terdiri dari : Perancangan layar dengan menggunakan State Transition Diagram (STD).

9 Perancangan storyboard aplikasi yang terdiri dari : - Perancangan formulir-formulir yang akan di kelola oleh aplikasi basis data berbasis web. - Perancangan proses-proses yang terdapat dalam aplikasi basis data berbasis web - Perancangan menu-menu yang akan ditampilkan pada tampilan antarmuka pengguna aplikasi basis data. 1.5 Sistematika Penulisan Penulisan skripsi ini terdiri atas beberapa bab yang akan dijabarkan lebih lanjut pada setiap babnya, adapun sistematika penulisan setiap bab tersebut adalah sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini membahas tentang : Latar belakang dilakukannya skripsi dengan topik aplikasi basis data berbasis web Ruang Lingkup dalam kegiatan skripsi yang menjelaskan secara garis besar apa saja yang harus mampu di lakukan oleh aplikasi. Tujuan dan Manfaat dari kegiatan skripsi dan aplikasi yang dibuat. Metodologi penelitian yang digunakan dalam mengumpulkan informasi, analisis hingga evaluasi Sistematika penulisan skripsi pada setiap bab

10 BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini dijabarkan ke dalam beberapa sub bab sebagai berikut : Teori dasar yang menjelaskan teori-teori dasar basis data berdasarkan hasil studi pustaka yang menjadi landasan dan referensi dasar dari pembuatan skripsi ini. Teori khusus yang memaparkan teori-teori tambahan yang berhubungan pembuatan skripsi ini berupa teori-teori mengenai pemahaman obyek penelitian, pemahaman sistem berbasis web, dan pemahaman perangkat (tools) yang di gunakan. BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini dijabarkan ke dalam beberapa sub bab sebagai berikut : Riwayat Perusahaan yang berisi penjelasan mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi dan pembagian tugas dalam PT. Penerbitan Sarana Bobo. Gambaran sistem yang sedang berjalan menjelaskan mekanisme dan prosedur yang saat ini diterapkan oleh perusahaan melalui Data Flow Diagram (DFD) dan Flowchart yang menggambarkan prosesproses pengelolaan data yang terjadi di dalam perusahaan. Analisis kebutuhan sistem yang memaparkan hasil analisis terhadap kebutuhan-kebutuhan perusahaan sebagai dasar pembuatan aplikasi basis data berbasis web yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

11 Permasalahan yang dihadapi menjelaskan kelemahan dari sistem yang saat ini sedang berjalan di perusahaan. Usulan pemecahan masalah menjelaskan rancangan solusi yang akan kami buat pada kegiatan skripsi ini untuk mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan atas sistem yang saat ini sedang berjalan. BAB 4 : RANCANGAN, IMPLEMENTASI, DAN EVALUASI Bab keempat ini akan membahas : Perancangan proses membahas proses pengolahan data yang baru untuk mengatasi masalah yang dihadapi. Perancangan masukan, membahas rancangan layar untuk memasukkan data beserta contoh data masukan untuk sistem yang baru. Perancangan keluaran merupakan bahasan mengenai rancangan layar untuk menampilkan hasil pengolahan data sekaligus contoh data keluaran Rencana implementasi yang memaparkan rencana implementasi aplikasi basis data berbasis web yang telah dibuat ke dalam sistem perusahaan yang sedang berjalan.

12 Bab 5 : SIMPULAN DAN SARAN Bab terakhir merupakan bab penutup dari rangkaian laporan skripsi yang berisikan : Simpulan yang merupakan rangkuman dari hasil akhir dari perancangan dan pembuatan Aplikasi basis data berbasis web yang menjadi topik penelitian skripsi kami. Saran yang berisikan saran dari penulis yang berguna bagi perkembangan aplikasi basis data berbasis web di masa mendatang agar bisa menjadi lebih baik. DAFTAR PUSTAKA Daftar Pustaka berisikan referensi-referensi yang kami gunakan dalam perancangan dan pembuatan aplikasi, sampai ke penulisan skrispsi kami. LAMPIRAN Lampiran berisikan : Daftar Pertanyaan Wawancara Bukti Survey Perusahaan Surat Keterangan Perusahaan