STMIK GI MDP. Program Studi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil Tahun 2011/2012

Transkripsi

1 STMIK GI MDP Program Studi Sistem Informasi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil Tahun 2011/2012 MEMBANGUN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA CV. INDAH JAYA MOTOR Wei Tjen Maria Fransiska Pembimbing Utama : Suwirno Mawlan S.Kom,M.T.I. Abstrak Tujuan penelitian skripsi ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem informasi kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor Palembang yang menggunakan basis data sehingga dapat mempermudah, mempercepat, dan mengurangi tingkat kesalaahan dalam pengolahan data karyawan, absensi, gaji, cuti, dan promosi karyawan. Metode yang digunakan untuk menganalisis adalah metode iterasi, dan Diagram Use Case. Analisis yang dilakukan antara lain dengan melakukan survei atas sistem berjalan, melakukan wawancara dan pengumpulan data untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Metode perancangan yang digunakan adalah dengan menggunakan diagram konteks, Diagram Aliran Data (DFD), kamus data, Diagram Hubungan Entitas (ERD), relasi antar tabel dan tampilan antar muka serta rencana implementasi dari sistem yang diusulkan. Adapun tahapan dalam metode iterasi ini terdiri dari survei sistem, analisis sistem, desain sistem, pembuatan sistem, implementasi sistem, dan pemeliharaan sistem. Hasil rancangan sistem informasi ini diharapkan dapat mempermudah pihak manajemen dalam mengelola data kepegawaian, sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari masing-masing personil. Dengan adanya sistem ini diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah yang ada pada data kepegawaian, sehingga dapat meningkatkan kinerja pada CV. Indah Jaya Motor Palembang. Kata Kunci : Sistem Informasi Kepegawaian, CV. Indah Jaya Motor, Metode Iterasi, Diagram Aliran Data (DFD), kamus data, dan Diagram Hubungan Entitas (ERD). 1

2 2 Abstract The research objective of this thesis is to analyze and design information systems personnel in the CV. Indah Jaya Motor Palembang who use data base so as to facilitate, accelerate, and reduce the error rate in data processing employee, attendance, payroll, leave, and promotion of employees. The method used to analyze the iteration method, and the Use Case Diagram. Analysis conducted among others by conducting a survey of the system is running, conducting interviews and collecting data to obtain the information needed. Design method used is by using a context diagram, Data Flow Diagram (DFD), data dictionary, Entity Relationship Diagram (ERD), the relationships among tables and display interface and implementation plan of the proposed system. The stage in the iteration method consists of a survey system, system analysis, system design, manufacture systems, system implementation, and maintenance of the system. The results of the design of information systems is expected to simplify the management in managing personnel data, thus increasing the effectiveness and efficiency of their personnel. With the existence of this system is expected to address the problems that exist in the employment data, so as to improve the performance of the CV. Indah Jaya Motor Palembang. Keywords: Information Systems Officer, CV. Indah Jaya Motor, Iteration Methods, Data Flow Diagram (DFD), data dictionary and Entity Relationship Diagram (ERD).

3 3 PENDAHULUAN 1. Latar Belakang CV. Indah Jaya Motor saat ini menggunakan excel pada perhitungan gajinya, jadi pada saat General Manager menghitung gaji pegawai, General Manager harus mengumpulkan/membuka banyak data yang berhubungan dengan perhitungan gaji pegawai yang menyebabkan perhitungan gaji lebih lama dan kurang efisien, kesulitan dalam mempromosi pegawai, dan juga pengaturan cuti pegawai. Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan diatas, maka penulis akan menuangkannya dalam bentuk skripsi dengan judul Membangun Sistem Informasi Kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor Palembang. 2. Permasalahan a. Perhitungan gaji pegawai yang kurang efisien karena datanya tidak terhubung satu dengan yang lainnya, sehingga sering terjadi keterlambatan pada pemberian gaji pegawai. b. Belum ada sistem perhitungan baku bagi perusahaan dalam memberi nilai untuk promosi sehingga perusahaan kesulitan dalam mempromosikan pegawai. c. Pendataan cuti pegawai masih ditulis di kertas, sehingga terkadang pada saat ada pegawai yang ingin cuti, perusahaan kesulitan dalam pencarian data cuti pegawai. 3. Ruang Lingkup a. Melakukan perhitungan gaji pegawai dan memberikan rekapitulasi dan slip gaji pegawai tiap bulannya. b. Melakukan perhitungan terhadap penilaian yang diberikan pada masingmasing kriteria untuk promosi pegawai dan memberikan laporan promosi pegawai. c. Mencatat pelaksanaan cuti pegawai.

4 4 METODOLOGI A. Survei Sistem Survei sistem merupakan tahap awal dalam melakukan analisis pengembangan pada suatu sistem. Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan fakta dan data-data pada sistem yang sedang berjalan dengan cara melakukan beberapa metode pengumpulan data. B. Analisis Sistem Tujuan dari tahapan ini adalah untuk mengidentifikasi permasalahanpermasalahan dari sistem yang sudah ada. C. Desain Sistem Fase ini menyatakan bagaimana sebuah desain sistem lanjutan yang akan dibuat dengan menggambarkan sebuah model sistem untuk menyelesaikan permasalahan yang dihadapi perusahaan. D. Pembuatan Sistem Pada fase ini, dilakukan pembuatan sistem baru (hardware dan software) dengan alat bantu yang digunakan antara lain Microsoft Visual Studio 2008 dan SQL Server E. Implementasi Sistem Pada fase ini, dilakukan penginstalan database dan program baru, pelatihan bagi pengguna, dan konversi ke sistem yang baru. HASIL DAN PEMBAHASAN Prosedur Sistem yang Berjalan 1. Proses Absensi Proses Absensi pada CV. Indah Jaya Motor dilakukan secara manual yaitu bagian Administrasi(bagi cabang di luar kota) mendata kehadiran pegawai

5 5 dengan memberikan tanda centang pada nama pegawai di kertas absensi setiap harinya dan pada akhir bulan bagian ADM akan mengirimkan ke bagian HRD dan HRD akan menyerahkan kertas absensi ke General Manager. 2. Proses Pendataan Pegawai Setiap pegawai yang baru masuk dicatat secara manual pada selembar kertas dengan mencantumkan nama, alamat, tanggal lahir, telepon, , jabatan, dan tanggal masuk dan disimpan di arsip. 3. Proses Penggajian Pegawai Setiap akhir bulan, bagian HRD akan menyerahkan data absensi, data angkat unit sedangkan bagian Administrasi akan menyerahkan laporan penjualan cabang, KSG cabang, laporan penjualan sparepart yang kemudian dari semua laporan tersebut akan dihitung gaji pegawai yang di transfer via BCA pada setiap awal bulan kepada masing-masing pegawai. 4. Proses Promosi Promosi akan diberikan kepada pegawai yang memiliki keahlian dan kinerja yang baik. Promosi pada CV.Indah Jaya Motor dilakukan pada saat ada jabatan yang kosong, dan General Manager akan menilai secara lisan pegawai yang kira-kira mampu dan berbakat berada di jabatan tersebut, dan pegawai tersebut di promosikan ke jabatan yang lebih baik atau tinggi. 5. Proses Cuti Pegawai Cuti pegawai diberikan kepada pegawai yang sudah bekerja selama 1 tahun. Cuti bisa diambil oleh setiap pegawai yang memenuhi syarat dimana pelaksanaan cuti 12 hari dalam 1 tahun. Cuti pegawai bisa dicicil dan di akumulasikan setiap tahunnya. Setiap pegawai yang ingin cuti langsung menyampaikannya permohonan cutinya kepada General Manager.

6 6 Diagram Dekomposisi Sistem Informasi Kepegawaian pada CV.Indah Jaya Motor 1.0 Pengguna 2.0 Absensi 3.0 Kepegawaia 4.0 Penggajian 5.0 Promosi 6.0 Cuti 3.1* Input Data 3.2* Cari Data 2.1* Input Absensi 2.2* Cari Data 2.3* Rekap Absensi 5.1* Input Promosi 6.1* Input Cuti 5.2* Cari Promosi 6.2* Cari Cuti 4.1* Tunjangan 4.2* Hutang 4.3* Insentif * 7.2* Absensi 7.3* Slip Gaji 7.4* Rekap Gaji 7.5* Promosi 7.6* Cuti 7.7* History

7 Diagram Konteks 7

8 8 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan pada CV. Indah Jaya Motor Palembang, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi kepegawaian ini membantu dalam : 1. Pengolahan data karyawan dan absensi. 2. Mempercepat General Manager dalam menghitung gaji karyawan karena datanya terintegrasi satu dengan yang lain. 3. Mendapatkan penilaian terhadap masing-masing karyawan untuk promosi karyawan. 4. Pengolahan dan pencarian data cuti karyawan. Saran Dari kesimpulan diatas, maka penulis mencoba memberikan beberapa saran antara lain : 1. Data harus terus di back-up untuk mencegah kemungkinan terjadinya kehilangan ataupun kerusakan data. 2. Sistem Informasi Kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor harus terus di evaluasi dan diperbaharui agar penggunaannya dapat terus berlangsung. 3. Perlunya dilakukan pemeliharaan ataupun perawatan terhadap komputer dan alat pendukung lainnya secara teratur. 4. Biarlah di Sistem Informasi Kepegawaian ini pengajuan cutinya bisa dibuat secara komputerisasi. 5. Untuk memaksimalkan penggunaan sistem disarankan agar Sistem Informasi Kepegawaian pada CV. Indah Jaya Motor Palembang dapat dibuat terintegrasi di setiap cabang.

9 9 DAFTAR PUSTAKA Daryanto. 2003, Belajar Komputer Visual Basic Bandung : Frama Widya. Fatta, Hanif Al. 2008, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta Hasibuan, Malayu S.P. 2009, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : Bumi Aksara. Hutang. Diakses tanggal 26 Oktober 2011 jam 14.30, Jogiyanto. 2005, Analisis dan Desain, Yogyakarta : Andi Offset. Mondy, R. Wayne. 2008, Manajemen Sumber Daya Manusia jilid 2, Jakarta : Erlangga. Reeve, James M. 2010, Pengantar Akuntansi: Adaptasi Indonesia Buku 2, Jakarta : Salemba 4 Sutanta, Edhy. 2003, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta : Graha Ilmu. Suyanto, M. 2005, Pengantar Teknologi Informasi Untuk Bisnis, Yogyakarta : Andi Whitten, Jeffery L. 2006, Metode Desain dan Analisis Sistem edisi 6. Yogyakarta: Andi Offset.