RANCANGAN BASIS DATA UNTUK MENGELOLA DATA PENERIMAAN, PENGIRIMAN BARANG DAN PEMBAYARAN JASA PADA PT. WAHANA KARYA JASA TIRTA

Transkripsi

1 RANCANGAN BASIS DATA UNTUK MENGELOLA DATA PENERIMAAN, PENGIRIMAN BARANG DAN PEMBAYARAN JASA PADA PT. WAHANA KARYA JASA TIRTA Yoppi Zaburianto 1, Arjuna Arwadi 2, Yugindar 3, Eka Miranda 4 1,2,3,4 School of Information System Jln. K.H Syahdan 9, Kemanggisan, Palmerah, Jakarta Barat yoppi_zbr@yahoo.com, arjuna.arwadi@yahoo.com, yugindar27@gmail.com, ekamiranda@binus.ac.id ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah merancang basis data yang dapat meminimalisir masalah serta mendukung proses bisnis yang terkait dengan jasa penerimaan, pengiriman barang dan pembayaran jasa pada perusahaan. Metodologi penelitian yang digunakan adalah identifikasi tujuan dan objek penelitian yang meliputi metode pengumpulan data yaitu dengan wawancara, observasi, dan studi kepustakaan serta metode perancangan basis data menggunakan the database system development lifecycle (Conolly dan Begg, 2010). Hasil yang dicapai adalah sebuah model sistem basis data penerimaan, pengiriman barang dan pembayaran jasa yang diharapkan mampu untuk mempermudah pengguna dalam mengolah data. Simpulan yang didapat yaitu dengan penyimpanan basis data yang dihasilkan dapat mempermudah user dalam mengolah data secara tepat dan akurat. Kata Kunci : Basis Data, Penerimaan, Pengiriman Barang, Pembayaran Jasa ABSTRACT The purpose of this study is to design a database that can minimize the problem and to support the business processes associated with receiving, delivery of goods and payment of services at the company. The methodology used in this study is the identification of the purpose and object of study that includes data collection method is by interview, observation, and study of literature as well as database design methods using the database system development lifecycle (Conolly and Begg, 2010). The result achieved is a model of a database system receiving, delivery of goods and payment of services that are expected to be able to facilitate the user in data processing. The conclusion obtained with the resulting database storage can facilitate users in processing the data appropriately and accurately. Keywords :Database, Receive, Delivery Of Goods, Payment Service PENDAHULUAN Pada era globalisasi ini, perkembangan teknologi informasi yang begitu pesat memberikan dampak yang besar juga bagi setiap organisasi. Teknologi informasi yang berkembang sekarang ini, mampu memberikan peluang dan keunggulan bersaing yang berguna bagi organisasi. Di dalam teknologi informasi yang baik, perlu adanya dukungan suatu sistem basis data yang dapat menampung data secara masal untuk 1

2 membantu menangani masalah - masalah perusahaan dalam mendapatkan informasi dari satu sumber data sehingga informasi yang di dapat adalah informasi yang akurat. Penelitian yang terkait dengan topik skripsi ini telah dilakukan sebelumnya dengan judul Pembangunan Sistem Aplikasi Pengiriman Barang Ekspedisi Berbasis Web (Nanda, 2011), dengan metode SDLC (Software Development Life Cycle). Selain itu ada penelitian lain yang berkaitan dengan topik ini yang telah dilakukan sebelumnya dengan judul Aplikasi Kegiatan Operasional Pelayanan Pengiriman Barang Berbasis Web (Sitompul, 2011), dengan metode SDLC (Software Development Life Cycle). Adapun yang penulisan skripsi ini menggunakan metode The Database System Development Lifecycle (Connolly dan Begg, 2010). Masalah yang di hadapi pada penelitian ini Banyaknya jumlah surat Penerimaan barang dan Packing list sehingga karyawan terkadang kesulitan dalam membuat laporan - laporan penerimaan barang pada akhir bulan dan juga kurangnya keamanan data. Metode yang digunakan untuk memecahkan masalah adalah dengan menggunakan metode Connolly dan Begg yang terdapat di dalam buku Database System. Hasil yang didapatkan dari penelitian ini adalah sebuah rancangan basis data yang dapat mengolah penerimaan, pengiriman barang dan pembayaran jasa. Penelitian ini berbeda dari penelitian sebelumnya karena penelitian ini berbasis form dan menggunakan metode The Database System Development Lifecycle. METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi dua bagian pokok yaitu : - Metode Pengumpulan Data Metodologi yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam pencarian kebutuhan berdasarkan fact finding technique adalah : Metode wawancara Wawancara dengan pihak pihak perusahaan yang berhubungan untuk mendapatkan informasi yang sesuai mengenai sistem yang berjalan. Metode observasi Observasi yang berarti pengamatan bertujuan untuk mendapatkan data tentang suatu masalah, sehingga mendapat suatu pemahaman yang akan diperoleh. Pada skripsi ini observasi dilakukan dengan menganalisis terhadap hasil survei. Studi pustaka Dilakukan dengan membaca dan mempelajari buku buku yang berhubungan dengan topik skripsi - Metode Analisis dan Perancangan Basis Data Metode analisis dan perancangan yang digunaakan adalah The Database System Development Lifecycle yang terdapat dalam buku Database System yang dikarang oleh Conolly dan Begg (2010). Database Planning Metode ini digunakan untuk merencanakan tahapan siklus hidup yang dapat diterapkan pada proses bisnis yang berjalan System Definition Pada tahapan ini menggambarkan ruang lingkup dan batasan-batasan dari aplikasi basis data pengguna dan aplikasinya yang akan dibuat dan didefinisikan di dalam major user view. Requirement Collection and Analysis Pada proses mengumpulan dan menganalisis kebutuhan pengguna yang harus didukung oleh sistem basis data dan menggunakan informasi tersebut untuk mengiidentifikasi persyaratan yang akan diterapkan. Database Design Pada tahapan ini dibagi menjadi tiga perancangan yaitu: 1. Perancangan Basis Data Konseptual 2

3 Pada perancangan basis data ini akan mengidentifikasi dan menentukan entity, relationship, attribute dan attribute domain. 2. Perancangan Basis Data Logikal Pada perancangan basis data ini akan menentukan relasi untuk model data logikal, memvalidasi model dengan normalisasi dan membuat model rancangan logikal. 3. Perancangan Basis Data Fisikal Pada perancangan basis data ini menerjemahkan model data logikal ke dalam DBMS. Database Management System (DBMS) Selection Pada tahapan ini bertujuan untuk memilih DBMS yang tepat untuk diterapkan ke dalam aplikasi basis data. Application Design Pada tahapan ini bertujuan untuk merancang user interface dan aplikasi yang akan diterapkan. Implementation Pada tahapan ini bertujuan untuk meralisasikan aplikasi basis data dan desain aplikasi. Data Convertion and Loading Pada tahapan ini bertujuan untuk memnidahkan semua data yang ada ke dalam basis data yang baru dan mengubah setiap aplikasi yang ada untuk menjalankan sistem basis data yang baru. Oprational Maintenance Pada tahapan ini bertujuan untuk memantau dan memelihari dari aplikasi basis data yang telah diterapkan Entitas - Entitas yang Diperlukan Dalam Penelitian: Entitas entitas yang diperlukan dalam penelitian ini yaitu : Tabel 1. Entitas No Nama Entitas Deskripsi 1 Pelanggan Merupakan entitas yang berisi tentang data pelanggan 2 Karyawan Merupakan entitas yang berisi tentang data karyawan 3 Jasa_Pelayaran Merupakan entitas yang berisi tentang data jasa pelayaran 4 Kontainer Merupakan entitas yang berisi tentang data container 5 Penerimaan_Barang Merupakan entitas yang berisi tentang data-data barang yang sudah terima 6 Packing_List Merupakan entitas yang berisi tentang data barang yang sudah dimasukkan ke dalam container 7 Pengiriman_Barang Merupakan entitas yang berisi tentang data-data Pengiriman Barang Barang Barang Barang Barang untuk mengirim barang 8 Ganti_Barang Merupakan entitas yang berisi tentang data barang yang rusak atau hilang pada saat pengiriman 3

4 9 Pembayaran Merupakan entitas yang berisi tentang data pembayaran jasa System Definition System definition merupakan batasan-batasan dalam penulisan skripsi rancangan basis data ini. System definition ini pada rancangan sistem basis data terdiri dari Pelanggan, Karyawan, Kontainer, Penerimaan, Pengiriman, Pembayaran, Jasa Pelayaran, Barang. Gambar 1. System Definition 4

5 Dari entitas-entitas yang didapatkan, penulis dapat menentukan Entity RelationshipDiagram sebagai berikut : Merancang User View Gambar 2. Entity Relationship Diagram User view pada sistem basis data ini terdiri atas Penerimaan Barang, Packing List, Pengiriman Barang, Ganti Barang. Tabel 2. User View Nama View Tabel Field Penerimaan Barang Penerimaan Barang KD_Penerimaan_Barang, Tanggal_Penerimaan_Barang, Pelanggan KD_Pelanggan, KD_Karyawan, Nama_Barang, Alamat_Tujuan Karyawan Packing List Packing List KD_Packing_List, 5

6 Penerimaan Barang Detail packing List Kontainer KD_Penerimaan_Barang, KD_Detail_Packing_List, KD_Kontainer, Tanggal_Masuk_Packing_List, Alamat_Tujuan, Nama_Barang Pengiriman Barang Pengiriman Barang KD_Pengiriman_Barang, KD_Packing_List, KD_Pelanggan, Packing List Tanggal_Pengiriman_Barang Pelanggan Ganti Barang Ganti Barang Pengiriman Barang Karyawan KD_Ganti_Barang, KD_Pengiriman_Barang, KD_Karyawan, KD_Pelanggan,Nama_Barang, Tanggal Pelanggan Merancang Mekanisme Keamanan Merancang mekanisme keamanan pada basis data seperti yang dibuat khusus untuk membatasi hak akses kepada user sesuai dengan kebutuhan masing masing user. Pada tahapan mendesain mekanisme keamanan dapat dibagi menjadi dua tipe, yaitu : 1. Keamanan Sistem Keamanan sistem diterapkan dengan menggunakan penerapan username dan password pada halaman log in sebelum masuk ke dalam aplikasi menu utama, user diminta untuk memasukkan username dan password agar user hanya bisa mengakses modul modul tertentu sesuai dengan kebutuhannya. 2. Keamanan Data Keamanan data berhubungan dengan relasi basis data dan yang dilakukan user terhadap relasi tersebut contohnya dalam pengisian, membaca, pengubah, dan penghapusan data. Dalam keamanan data yang diterapkan adalah berupa penerapan GRANT bagi setiap user untuk membatasi hak akses kepada data. - Admin GRANT Insert, Update, Read On Penerimaan Barang TO Admin GRANT Insert, Update, Read On Packing List TO Admin GRANT Insert, Update, Read On Pengiriman Barang TO Admin GRANT Insert, Update, Read On Ganti Barang TO Admin GRANT Insert, Update, Read On Pembayaran TO Admin GRANT Insert, Update, Read On Karyawan TO Admin - Marketing GRANT Insert, Update, Read On Pelanggan TO Marketing GRANT Insert, Update, Read On Jasa Pelayaran TO Marketing GRANT Insert, Update, Read On Kontainer TO Marketing - Manager GRANT Read On Laporan Penerimaan Barang TO Manager GRANT Read On Laporan Pengiriman Barang TO Manager GRANT Read On Laporan Pembayaran Jasa TO Manager 6

7 Application Design Design Input Berikut adalah perancangan design input yang terdapat di dalam Aplikasi: Gambar di bawah ini adalah permulaan masuknya applikasi harus memasukan login terlebih dahulu sehingga pengguna dapat mengakses basis data. Gambar 3. Form Log In Gambar dibawah ini adalah gambar form penerimaan barang yang digunakan untuk mendata barang yang akan dikirimkan oleh pelanggan. Gambar 4. Form Penerimaan Barang 7

8 Gambar dibawah ini adalah form pengiriman barang yang digunakan untuk mencetak surat pengiriman barang yang diberikan untuk pihak pelayaran. Gambar 5. Form Pengiriman Barang Gambar di bawah ini adalah form pembayaran yang digunakan untuk menghitung jumlah pembayaran jasa yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Gambar 6. Form Pembayaran 8

9 Design Output Dibawah adalah output dari form penerimaan barang (Gambar 4) yang diatas dan nota ini di berikan kepada pelanggan Gambar 7. Output Nota Penerimaan Barang Gambar dibawah ini adalah gambar nota pengiriman barang hasil dari form pengiriman barang (Gambar 5) yang di buat oleh karyawan yang diberikan untuk jasa pelayaran Gambar 8. Output Nota Pengiriman Barang 9

10 Gambar dibawah ini adalah nota pembayaran hasil dari form pembayaran (Gambar 6) yang dibuat karyawan yang diberikan kepada pelanggan sebagai tanda biaya yang harus dikeluarkan pelanggan untuk membayar jasa. SIMPULAN DAN SARAN Gambar 9. Output Nota Pembayaran Simpulan : Sistem basis data dapat menangani pengelolaan data penerimaan, pengiriman barang dan pembayaran jasa karena sistem basis data menyimpan data di mana data saling terhubung dalam suatu model relasi (relasional data model) Model relasi dan normalisasi menghasilkan model basis data yang dapat meminimalkan redudansi data Keamanan data lebih terjamin, karena adanya Form login yang berisi username dan password, dan hanya pihak-pihak yang berkepentingan saja yang dapat mengakses data Laporan yang dihasilkan berkaitan dengan proses penerimaan barang, pengiriman barang dan pembayaran yang dibuat berdasarkan periode tertentu yang berguna untuk pengambilan keputusan perusahaan di masa yang akan dating Saran : Untuk menghindari terjadinya resiko kehilangan data maka perusahaan harus meng-back-up data secara berkala agar data dapat terjamin keutuhannya Untuk mengikuti kemajuan teknologi yang terus berkembang perusahaan perlu mengembangkan Data warehouse dari data data operasional perusahaan yang sudah ada Perlu adanya pengembangan aplikasi dalam melakukan tracking barang sehingga perusahaan mengetahui dimana posisi barang yang sedang dikirim 10

11 Untuk perkembangan yang akan datang, sistem basis data dipertimbangkan dibuat secara online atau web based sehingga pelanggan bisa melakukan pemesanan pengiriman barang dan komplain kerusakan barang dengan mudah REFRENSI Connolly, Thomas and Begg Carolyn (2010). Database System : A Practical Approach To Design, Implementation, and Management, 5 th Edition, Addison Wesley. English. Gelinas, Ulrich J Jr and Dull Richard B (2008). Accounting Information System, 7 th Edition. English. Hall, James A (2011). Introduction To Accounting Information System, 7 th Edition. English. Hoffer, Jeffry A and Prescott Mary B (2009). Modern Database Management, 9 th Edition. Perentice Hall. English. Kroenke, David M (2010). Database Processing, 11 th Edition. Prentice Hall. English. Nanda, Welly Putri. (2011). Pembangunan Sistem Aplikasi Pengiriman Barang Ekspedisi Berbasis Web, Jilid 1, No. 5, diakses 12 Desember 2012 dari Sitompul, Nelson Patar Marua. (2011). Aplikasi Kegiatan Operasional Pelayanan Pengiriman Barang Berbasis Web (Studi Kasus pada PT Lintas Manunggal Sejahtera). Jilid 1, No. 2, diakses 12 Desember 2012 dari RIWAYAT PENULIS - Yoppi Zaburianto lahir di kota Kudus pada 18 November Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun Arjuna Arwadi lahir di kota Jakarta pada 25 Agustus Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun Yugindar lahir di kota Pelabuhan Ratu pada 14 Juli Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi pada tahun