Perancangan Sistem Pelatihan Berbasis Web

Transkripsi

1 Perancangan Sistem Berbasis Web Iyan Andriana Teknik Industri Universitas Komputer Indonesia Bandung, Indonesia Widi Fauzi Asari Teknik Industri Universitas Komputer Indonesia Bandung, Indonesia Abstrak - Pemanfaatan sistem informasi dapat digunakan untuk pengembangan sumber daya manusia salah satu contohnya adalah sistem informasi. Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004) perancangan sistem informasi dapat dilakukan dengan mengintegrasikan berbagai macam pendekatan analisis dan desain sistem untuk aplikasi yang dianggap tepat untuk masalah tersebut atau disebut juga agile method. Menurut Whitten dan Bentley (2007) model-driven analisys merupakan sebuah pendekatan pemecahan masalah yang menekankan pembuatan gambar model-model sistem untuk mendokumentasikan dan memvalidasi sistem yang ada maupun usulan. Sebelum mengembangkan sistem informasi diperlukan analisis sistem yang akan dibuat berdasarkan data-data serta kebutuhan yang dapat diperoleh berdasarkan observasi serta dokumendokumen yang tersedia. Analisis yang dilakukan adalah 5 fase yaitu definisi lingkup, analisis masalah, analisis pesyaratan, desain logis dan analisis keputusan. Setelah dilakukan analisis terhadap sistem maka dilakukan perancangan sistem. Perancangan sistem ini adalah dengan membuat desain fisik dari hasil analisis sistem yang telah dibuat. Desain fisik yang dilakukan pada perancangan sistem informasi adalah dengan dibuatnya struktur basis data yang dibuat dengan menggunakan aplikasi Database Management System. Perancangan struktur basis data tersebut terdiri 12 tabel, yaitu tabel karyawan, tabel, tabel peran, tabel pengusulan, tabel karyawan, tabel provider, tabel evaluasi, tabel penilaian evaluasi, tabel jawaban kuisoner, tabel kuisoner, tabel unit kerja dan tabel divisi. Hasil analisis dan perancangan yang baik akan memudahkan dalam proses implementasi pembuatan aplikasi sistem informasi serta mempermudah installasi sistem. Kata kunci: Sistem Informasi, Perancangan Sistem, Model driven analisys, Database Management System I. PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi telah berkembang pesat pada era globalisasi ini, termasuk pada teknologi sistem informasi yang menjadi kebutuhan bagi setiap orang. Pada era globalisasi pemanfaatan sistem informasi ini tidak hanya digunakan perusahaan untuk memperoleh keuntungan yang sebesar-besarnya, akan tetapi dapat juga digunakan untuk mengembangkan sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan. Pengembangan sumber daya manusia dapat dilakukan dengan adanya -. Sistem informasi diperlukan karena masih kurangnya penyampaian informasi kepada karyawan serta masih dilakukannya perekapan data manual baik itu pada saat pengajuan hingga pelaksanaan evaluasi setelah. Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004) perancangan sistem informasi dapat dilakukan dengan mengintegrasikan berbagai macam pendekatan analisis dan desain sistem untuk aplikasi yang dianggap tepat untuk masalah tersebut atau disebut juga agile method [1]. Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis sistem untuk sistem informasi berdasarkan kebutuhan, dan melakukan perancangan sistem untuk sistem informasi berdasarkan analisis yang telah dilakukan. Suatu sistem informasi menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004) adalah pengaturan orang, data, proses, dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi yang dibutuhkan untuk mendukung sebuah organisasi. Sedangkan Teknologi informasi adalah istilah kontemporer yang menggambarkan kombinasi teknologi komputer hardware dan software dengan teknologi telekomunikasi (data, gambar, dan jaringan suara) [1]. Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015) perangkat lunak merupakan sebuah program komputer yang terasosiasi dengan dokumentasi perangkat lunak. Sistem perangkat lunak adalah sebuah sistem yang memiliki komponen berupa perangkat lunak yang memiliki hubungan satu sama lain dan berfungsi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (orang maupun organinasi) yang menggunakan perangkat lunak [2]. Menurut Whitten dan Bentley (2007) model-driven analisys merupakan sebuah pendekatan pemecahan masalah yang menekankan pembuatan gambar model-model sistem untuk mendokumentasikan dan memvalidasi sistem yang ada maupun usulan. Analisis dari model-driven ini menggunakan gambar untuk mengkomunikasikan masalah-masalah, persyaratanpersyaratan dan solusi bisnis [3]. Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015) Software Development Life Cycle (SDLC) atau sering disebut juga dengan System Development Life Cycle adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya. Salah satu tahap SDLC adalah analisis kebutuhan yaitu menganalisis setiap kebutuhan dari pemakai sistem perangkat lunak dan mengembangkan kebutuhan user dan desain yaitu mentransformasikan kebutuhan secara detail dari hasil analisis kebutuhan secara lengkap [2]. 89

2 II. METODOLOGI PENELITIAN Tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini dimulai dari observasi dan menentukan studi literatur, selanjutnya adalah dengan mengidentifikasi masalah, tujuan serta batasan yang pada penelitian. Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan data yang dibutuhkan, apabila data telah terkumpul maka dilakukan analisis sistem. Terdapat 5 fase analisis yaitu, definisi lingkup, analisis masalah, analisis pesyaratan, desain logis dan analisis keputusan. Setelah dilakukan analisis maka langkah selanjutnya adalah melakukan perancangan sistem, pada proses perancangan sistem terdapat tahapan yang dilakukan yaitu pembuatan struktur database dan pembuatan desain antar muka aplikasi. Apabila peracangan sistem telah dilakukan maka selanjutnya dilanjutkan dengan membuat kesimpulan. pada itu sebuah bagian unit kerja yang mengelola memerlukan suatu perancangan sistem informasi yang mampu menyampaikan informasi dan pengelolaan data. 2. Analisis masalah, merupakan fase yang dilakukan untuk meneliti masalah-masalah yang muncul pada sistem sebelumnya serta mempelajari sistem yang sedang berjalan dan menganalisis temuan-temuan agar dapat menemukan pemahaman yang lebih mendalam. Mulai Studi Lapangan Studi Literatur Identifikasi Masalah, Tujuan penelitian dan Pembatasan Masalah Pengumpulan Data Analisis Sistem 1. Fase definisi lingkup (Scope Definition) 2. Fase analisis masalah (Problem Analysis) 3. Fase analisis persyaratan (Requirement Analysis) 4. Fase desain logis (Logical Design) 5. Fase analisis keputusan (Decision Analysis) Perancangan Sistem 1. Desain Fisik - Struktur Database - Desain Antar Muka Kesimpulan dan Saran Selesai Gambar 2. Alur Pra Gambar 1. Tahapan Penelitian A. Analisis Sistem III. HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Definisi ruang lingkup, terdapat dua yang umum dilakukan di perusahaan yaitu internal dan eksternal. Perencanaan dan pelaksanaan di perusahaan masih terdapat masalah yang dapat mengganggu pencapaian tujuan perusahaan, salah satu hal yang masih kurang adalah penyampaian informasi kepada karyawan dan masih dilakukannya perekapan data manual baik itu pada saat pengajuan hingga pelaksanaan evaluasi setelah. Maka dari Gambar 3. Alur Pasca 90

3 Berdasarkan flowmap perencanaan dan pelaksanaan baik itu sebelum pelaksanaan dan sesudah pelaksanaan permasalahan yang muncul adalah pengajuan dan proses penyampaian dokumen yang cukup lama, Hal lain yang menjadikan permasalah pada flowmap tersebut adalah penggunaan dokumen-dokumen fisik yang berupa kertas yang memiliki resiko kerusakan apabila berpindah-pindah tangan serta dapat mengakibatkan hilangnya dokumen tersebut apabila terlalu banyak berpindah tangan. Mengisi bidang Mengisi Nama Pengajuan Mengajukan Mengisi target Melihat Informasi Melihat profil riwayat Mengisi Penyelenggaraan 3. Analisis persyaratan, analisis ini terdiri dari dua bagian yaitu kebutuhan fungsional dan non fungsional. Melihat Data Peserta Pengajuan Mengubah data provider Mendaftarkan Peserta Mengelola Mengubah Data TABEL I AKTOR USE CASE SISTEM INFORMASI PELATIHAN Login Validasi Login No Aktor Sinonim Deskripsi Menambah ut 1 Pendaftar merupakan karyawan diperbolehkan mengajukan yang dikelola oleh 2 Manager memiliki peranan sebagai orang yang menyetujui yang dilakukan oleh user 3 merupakan karyawan dari unit kerja sumber daya manusia yang berkerja bagian yang bertugas mengelola. Mengubah Menghapus Mencari Mengisi Implementasi Melihat Data Mengelola Mengubah pertanyaan kuisioner Menghapus Pertanyaan kuisioner Melihat Profil Mengelola Menyetujui Pengajuan Memeriksa Status Login Use-case persyaratan adalah untuk mendapatkan dan menganalisis informasi persyaratan yang cukup untuk mempersiapkan model yang mengkomunikasikan apa yang diperlukan dari perspektif pengguna, akan tetapi untuk mengestimasikan dan merencanakan proyek secara efektif, model tersebut mungkin perlu menyertakan asumsi implementasi sistem awal untuk membantu kegiatan ini. Setiap aktor yang akan menggunakan sistem informasi memiliki kegiatan yang berbeda-beda, untuk menggunakan sistem informasi setiap aktor harus melakukan login. Kegiatan yang dapat dilakukan oleh admin pada sistem informasi adalah mengelola karyawan, mengelola, mengelola kuisioner dan validasi login. Kegiatan yang dapat dilakukan oleh user pada sistem informasi adalah mengisi kuisioner implementasi, melihat data pengajuan, menyetujui pengajuan. Kegiatan yang dapat dilakukan oleh user pada sistem informasi adalah mengajukan, melihat informasi, melihat profil riwayat dan mengisi kuisioner penyelenggaraan. Gambar 4. Diagram Use Case Sistem Informasi Kebutuhan fungsional dalam perancangan aplikasi sistem informasi meliputi fitur-fitur apa saja yang akan disediakan didalamnya yang meliputi input dan output. Adapu input yang terdapat pada sistem informasi adalah tambah judul, mengajukan, tambah, ubah, tambah provider, ubah provider, mengajukan detail, approve, pengisian kuisoner evaluasi umum penyelenggaran, pengisian kuisoner evaluasi implementasi hasil, tambah karyawan, ubah karyawan, ubah unit kerja, ubah divisi. Adapun output yang dikeluarkan oleh sistem adalah melihat judul, melihat, melihat data provider, melihat laporan, melihat detail laporan, melihat detail karyawan, melihat data unit kerja, melihat detail divisi, melihat hasil kuisoner evaluasi umum penyelenggaran dan melihat hasil kuisoner evaluasi implementasi hasil. Kebutuhan nonfungsional merupakan kebutuhan sistem informasi dengan menetapkan kualitas yang harus dimiliki oleh sistem tersebut. Pada kebutuhan nonfungsional dapat dinyatakan dalam PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service). Performance adalah karyawan mudah menggunakan sistem informasi berbasis web dan pelaksana tidak kesulitan saat 91

4 id_divisi id_divisi <pi> id_unit_kerja id_unit_kerja <pi> id_kuisoner_ judul pengumpulan data. Information adalah karyawan dapat mengakses informasi terbaru dengan cepat. Economics adalah meminimalisir proses percetakan dokumen sehingga mengurangi biaya percetakan. Control adalah terlibatnya secara langsung manager unit kerja dan sumber daya manusia sehingga proses dapat terpantau dengan baik. Efficiency adalah tidak perlunya pelaksana menyampaikan informasi dengan datang secara langsung ke unit kerja-unit kerja. Service adalah proses penyetujuan dapat langsung dilakukan oleh manajer unit kerja dan sumber daya manusia. 4. Desain logis, mendokumentasikan persyaratan bisnis dengan menggunakan model-model sistem yang menggambarkan struktur data, proses bisnis maupun aliran data. Gambaran struktur data pada desain logis menggunakan konseptual data model, tabeltabel yang digunakan memiliki primary key yang digunakan untuk membuat relasi antar tabel. Tabel yang terdapat pada model data konseptual adalah karyawan, pengusulan, peran,, evaluasi_, provider, penilaian_evaluasi, jawaban_kuisoner_, kuisoner_, divisi, unit kerja dan karyawan_. divisi Menghimpun unit_kerja id_kuisoner_ <pi> kuisoner_ Mengelola jawaban_kuisoner_ id_jawaban_kuisoner_ jawaban id_jawaban_kuisoner_ <pi> id_peran id_peran <pi> Memiliki peran Menjawab Mempunyai karyawan Mengusulkan Mengisi Mendapatkan id_karyawan nik username password jenis_kelamin tempat_lahir tanggal_lahir riwayat_ Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (30) Variable characters (20) id_karyawan <pi> id_penilaian_evaluasi nilai penilaian_evaluasi id_penilaian_evaluasi <pi> pengusualan id_pengusulan keterangan_ target_hasil_ catatan status tanggal_pengajuan tanggal_approve1 tanggal_approve2 id_pengusulan <pi> Menilai karyawan_ id_karyawan_ id_karyawan_ <pi> id_evaluasi_ judul default id_evaluasi_ <pi> Melihat evaluasi_ Gambar 5. Model Data Konseptual id_provider alamat telepon id_provider <pi> Melakukan Melaksanakan id_ tanggal_mulai tanggal_selesai biaya_per_orang brosur catatan status Decimal id_ <pi> provider Variable characters (20) Berikut ini adalah gambaran alur usulan pada sistem informasi : memberikan update data karywan 3 Data Peran menetapkan status Menerima Data Mulai Input Form Database data id peran Selesai 1 Manager Unit Kerja Tidak Persetujuan Ya Disetujui 1 Tidak 2 Manager SDM Persetujuan Ya Disetujui 1 Gambar 6. Usulan Pengajuan / Mulai List Pertanyaan Input Form Penilaian Selesai Hasil Penilaian Gambar 7. Usulan Pengisian Diklat dijalankan Berikut ini adalah gambaran aliran data dengan menggunakan diagram sistem: Mengubah Data Mendelet Data 124 menetapkan status login data id karyawan Mengajukan Pelatiihan 113 Mengubah data provider data id karyawan Data 121 update data karyawan 4 Data Data Id 112 Menerima Pengajuan. Data id provider Menerima Data 114 id pengusulan 2 Data Provider Data id Provider 111 data 12 Data Unit Kerja 11 Data Divisi 5 Data. melihat hasil evaluasi Data Data id lama 123 Melihat Data data id karywan data id karyawan baru data id karyawan lama 6 1 Data data id karyawan Data id baru Data 115 Mengevaluasi 122 data id data id penialain 8 10 data id evaluasi data id jawaban kuisoner Data Jawaban Data Penilaian Evaluasi data id penilaian evaluasi 9 Mengevaluasi Melakukan Persetujuan 22 Menyetujui disetujui Data Evaluasi data id penilaian evaluasi laporan 14 Membuat laporan Mengisi kuisioner data id kuisioner 21 Mengisi impelementasi data id jawaban kuisioner Melihat Informasi 33 Mengisi pengusulan 345 Melihat Riwayat Melihat Riwayat Data. Data Jawaban. 344 Melihat Informasi id data karyawan data id jawaban kuisioner data id kuisioner 32 mengisi kuisioner penyelenggaraan data id Mengisi kuisioner 16 Data 17 Data. 15 Data. Menginput data 131 input pertanyaan kuisuoner Membuat 7 Data Gambar 8. Diagram Sistem 92

5 5. Analisis keputusan, pada tahap ini akan akan dipertimbangkan beberapa kandidat dari perangkat lunak dan keras yang nantinya akan dipilih dan dipakai dalam implementasi sistem sebagai solusi atas problems dan requirements yang sudah didefinisikan pada tahapan-tahapan sebelumnya. Software yang digunakan dalam perancangan sistem informasi adalah web browser, adobe dreamweaver, xampp. Sedangkan hardware yang digunakan adalah Notebook dan Personal Computer. B. Perancangan 1. Pembuatan struktur database, dilakukan berdasarkan model data logis dengan memilih DBMS yang akan digunakan, pembuatan struktur database sistem informasi menggunakan software xampp dengan menu phpmyadmin. Berikut ini adalah gambaran dari sistem informasi yang dibuat: Desain antar muka admin Sistem Informasi Data Data Provider Evaluasi Judul Provider Tanggal Mulai Tanggal Selesai Biaya Tempat Status Footer Sistem Informasi Data Gambar 11. Desain Data Data Provider Sistem Informasi Data Data Provider Evaluasi Data Data Provider Nama Provide Alamat No Telpon Footer Sistem Informasi Gambar 9. Diagram Sistem 2. Desain antar muka sistem informasi, terbagi menjadi 4 bagian yaitu, desain antar muka login, desain antar muka untuk admin, desain antar muka untuk user dan desain antar muka untu validator. Desain antar muka login Login Sistem Informasi name Password Gambar 12. Desain Data Provider Sistem Informasi Data Profil Data NIK Nama name Password Unit Kerja Tanggal Lahir Tempat Lahir LOGIN Gambar 10. Desain Login Footer Sistem Informasi Gambar 13. Desain Data 93

6 Sistem Informasi Sistem Informasi Pertanyaan Penyelenggaraan Pertanyaan Implementasi Data Implementasi Pertanyaan Pengajuan Profil Implementasi Pertanyaan 1 Pertanyaan 2 Pertanyaan 3 Pertanyaan 4 Pertanyaan 5 Submit Footer Sistem Informasi Footer Sistem Informasi Gambar 14. Desain Penyelenggaraan Gambar 17. Desain Implementasi Desain antar muka user Sistem Informasi Sistem Informasi Hasil Evaluasi Nama Unit Kerja Profil Judul Target Tabel Hasil Penyelenggaraan Submit Footer Sistem Informasi Gambar 18. Desain Footer Sistem Informasi Pengajuan Profil Implementasi Gambar 15. Desain Desain antar muka validator Sistem Informasi Pengajuan Tabel Pengajuan Approve Manager 1 Footer Sistem Informasi Gambar 16. Desain Pengajuan Approve Manager 2 A. Kesimpulan IV. KESIMPULAN Hasil perancangan sistem informasi adalah menganalisis kebutuhan-kebutuhan yang sesuai dengan sistem yang akan dibuat, serta perancangan struktur database dan desain antar muka yang sesuai. Analisis dan perancangan yang dibuat sebaik mungkin sehingga memudahan dalam pembuatan aplikasi pada tahap berikutnya dan aplikasi yang dibuat mampu melakukan tugas dan fungsinya dengan baik. REFERENSI. [1] W. Jeffery L, B. Lonnie D dan D. Kevin C, Systems Analysis and Design Methods 6 Edition, The McGraw-Hill Companies. Inc., [2] A. S. Rosa dan S. M, Rekayasa Perangkat Lunak, Bandung: INFORMATIKA, [3] W. Jeffery L dan B. Lonnie D, Systems Analysis & Desain Methods 7 Edition, The McGraw-Hill Companies. Inc.,