ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI DATA MASTER DAN KERTAS KERJA AUDIT PADA BADAN SAR NASIONAL MELALUI PT PENTA SUKSES SOLUSINDO

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI DATA MASTER DAN KERTAS KERJA AUDIT PADA BADAN SAR NASIONAL MELALUI PT PENTA SUKSES SOLUSINDO Galih Ginanjar Universitas Bina Nusantara, Jln Kebon Jeruk Raya 27, Kemanggisan, Palmerah Fritha Devita Universitas Bina Nusantara, Jln Kebon Jeruk Raya 27, Kemanggisan, Palmerah Eka Novita Universitas Bina Nusantara, Jln Kebon Jeruk Raya 27, Kemanggisan, Palmerah Ayuliana, ST., MMSI ABSTRAK Tujuan penelitian ini adalah merancang aplikasi sistem data master dan kertas kerja audit pada Badan SAR Nasional untuk mempermudah kinerja perusahaan dalam menyimpan, mengelolah, dan mengecek data. Metodologi penelitian yang digunakan antara lain berupa observasi secara langsung ke perusahaan, wawancara dengan pihak yang memiliki otoritas, dan mencari referensi dari buku, dan internet, untuk kemudian dilakukan proses analisis dan desain sistem yang terjadi pada perusahaan. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah sebuah aplikasi sistem data master dan kertas kerja audit yang diimplementasikan menggunakan CodeIgniter, dan juga basis data dengan menggunakan MySQL. Simpulan yang didapatkan dari penelitian ini adalah dengan adanya aplikasi sistem ini maka semua informasi penting perusahaan dapat disimpan ke dalam basis data untuk mempermudah mengelolah dan memeriksa data master dan kertas kerja audit sehingga dapat diproses menjadi lebih efektif dan efisien. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Data Master, dan Kertas Kerja ABSTRACT The purpose of this research is to design applications of master data systems and audit work papers at Badan SAR National to facilitate the performance of the

2 company in store, manage, and verifying data. The research methodology that is used are company s direct observation, interview with the company who has authority, and seek references from the books and the internet, and then do the analysis and design of systems that occur in the company. The result of this research is an application of master data systems and audit work papers which are implemented using CodeIgniter, and also using a MySQL database. The conclusions obtained from this research are the application of this system, all important company information can be stored into the database to facilitate and manage master data checking and audit working papers that can be processed into a more effective and efficient. Keywords: Analysis, Design, Master Data, and Work Papers 1. PENDAHULUAN Inspektorat Jendral Badan Search And Rescue Nasional yang disebut dengan IRJEN Badan SAR Nasional (IRJEN BASARNAS) merupakan sebuah Instansi yang mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai pengawas internal pada Badan SAR Nasional. Seiring meningkatnya perkembangan teknologi informasi yang merupakan pola kerja organisasi modern, Inspektorat Jendral sebagai bagian dari Aparat Pengawas Internal Pemerintah dituntut untuk dapat memaksimalkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) secara efisien untuk menyajikan informasi terkait pengawasan secara cepat, tepat dan akurat serta melaksanakan operasional pengawasan secara real time sehingga fungsi pengawasan dapat dilakukan secara komprehensif, akuntabel, dan terukur. Adapun masalah yang dihadapi oleh BASARNAS saat ini yaitu waktu pengerjaan yang tidak efisien sebelum adanya aplikasi rancangan basis data, penginputan masih dalam bentuk excel sehingga sulit dan tidak teratur dalam pencarian data, dan penyimpanan data lelang BASARNAS masih tersimpan dalam bentuk kertas kerja Sebagai jawaban tantangan tersebut dan dalam rangka penerapan E-government, maka Inspektorat Jendral Badan SAR Nasional akan merancang aplikasi Data Master dan sistem Kertas Kerja Audit (KKA) berbasis web. Perancangan sistem KKA juga dimaksudkan untuk menjawab kebutuhan yang mendesak terhadap monitoring kegiatan pelelangan agar terdokumentasi dalam suatu basis data yang handal, sehingga dapat menyediakan informasi sektor pelelangan yang lebih luas dan menyeluruh guna mendukung perencanaan, pelaksanaan, pengambilan keputusan, menyajikan data dan informasi hasil pelelangan yang akurat serta menyediakan alat bantu (tools) yang dapat mendukung kegiatan pelelangan yang mencakup proses penginputan, pengecekan, pelaporan, verifikasi, dan realisasi biaya. Oleh karena itu kami merancang sebuah aplikasi data master dan kertas kerja audit yang bertujuan untuk menyimpan semua data internal Badan SAR Nasional. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem aplikasi kertas kerja audit pada Badan SAR Nasional, mempermudah pengelolaan data dukung terkait KKA, mendokumentasikan proses lelang dan pengadaan barang/jasa di lingkungan Badan SAR Nasional. 2. METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi dua buah metode yaitu : a. Metode Analisis 1. Menggunakan metode penemuan fakta (fact finding method) dengan melakukan survei, wawancara, dan juga observasi secara langsung terhadap sistem yang sedang berjalan dalam pengelolaan data. 2. Menganalisis hasil temuan penelitian (survey) dengan rancangan basis yang akan dibangun. 3. Mengidentifikasikan masalah-masalah dengan sistem berjalan dan menentukan kebutuhan informasi yang diperlukan.

3 4. Melakukan studi pustaka pada buku-buku yang berkaitan dengan teori-teori yang digunakan dan juga kebutuhan informasi yang dianalisis, menganalisis model skripsi yang pernah ada dan berkaitan dengan pembahasan yang semuanya berasal dari koneksi Perpustakaan Universitas Bina Nusantara. b. Metode Perancangan Metode perancangan basis data yang digunakan adalah dengan pendekatan top - down dimana pendekatan ini sesuai untuk penerapan database yang kompleks. Metode perancangan ini terbagi menjadi beberapa tahap, yaitu: 1. Perancangan Basis Data a) Pengumpulan dan analisis data (Requirement Collection and Analysis). b) Perancangan basis data konseptual (Conceptual Database Design). c) Perancangan databsase logical (Logical Database Design). d) Pemilihan database (DBMS Selection). e) Perancangan basis data fisikal (Physical Database Design). 2. Perancangan Implementasi Sistem a) Penentuan kebutuhan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). b) Implementasi rancangan basis data dalam sistem yang akan dibuat. c) Perancangan layar sebagai tampilan sistem sesuai dengan kebutuhan akses pengguna. d) Membangun sistem sesuai analisis hasil rancangan sebelumnya dengan menggunakan perangkat lunak (software) yang sesuai kebutuhan. e) Melakukan instalasi sistem, mengimplementasikan serta mengajarkannya pada pengguna dan sistem yang telah dibuat. 3. HASIL DAN BAHASAN Berikut ini adalah hasil analisis dan perancangan basisdata untuk aplikasi data master dan kertas kerja audit pada Badan SAR Nasional. 1. Perancangan Basisdata Konseptual Perancangan Konseptual perlu dilakukan disamping perancangan model logical dan fisikal. Perancangan konseptual akan menunjukkan entitas dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh perusahaan. Terdapat beberapa tahapan dalam perancangan konseptual, yaitu : 1. Identifikasi Tipe Entitas 2. Identifikasi Tipe Hubungan 3. Identifikasi dan Asosiasi Atribut Dengan Entitas atau Relationship Tertentu. 4. Menentukan Domain Atribut 5. Menentukan Atribut Candidate, Primary, dan Alternate Keys 6. Mempertimbangkan Penggunaan Enhanced Modeling Concepts 7. Memeriksa Redudansi Pada Model 8. Validasi Model Data Konseptual Dengan Transaksi User 9. Melakukan Review Model Data Konseptual dengan User 2. Perancangan Basisdata Logikal Perancangan logikal merupakan tahap selanjutnya dari sebuah perancangan basisdata. Pada perancangan logikal dilakukan proses membangun sebuah model dari data yang akan digunakan dalam perusahaan namun terbebas dari DBMS dan dari semua pertimbangan fisikal. Di sini terdapat beberapa tahapan dalam perancangan logikal, diantaranya adalah : 1. Penurunan relasi untuk model data logikal. 2. Validasi relasi menggunakan normalisasi. 3. Validasi relasi terhadap transaksi user. 4. Memeriksa integrity constraints. 5. Melakukan review model data logikal dengan user. 6. Penggabungan model data logical menjadi model data global. 7. Mempertimbangkan perkembangan di masa depan. 8. Pemilihan Database Management System.

4 3. Perancangan Basisdata Fisikal Setelah membuat model data logikal, maka kita akan lanjut ke tahap berikutnya yaitu pada perancangan basisdata fisikal. Perancangan basisdata fisikal ini juga merupakan tahap terakhir dari sebuah perancangan basisdata. Pada perancangan fisikal dilakukan proses menghasilkan deskripsi dari implementasi basisdata pada penyimpanan sekunder. Terdapat beberapa tahapan dalam perancangan fisikal, diantaranya adalah : 1. Menerjemahkan model data logikal untuk DBMS yang digunakan 2. Merancang organisasi file dan index 3. Merancang user view 4. Merancang mekanisme keamanan. 4. Perancangan Aplikasi Data master dan kertas kerja audit, merupakan bagian utama pada sistem ini. Menu data master terdiri dari 16 bagian, yaitu: data pegawai, data inspektorat, data golongan, data pangkat, data jenis jabatan, data jabatan, data posisi tim, unit kerja, data wilayah kerja, data provinsi, data provinsi kota, data jenis pengadaan, data mata uang, data jenis jaminan, data rekanan. Menu data master digunakan untuk menambahkan data pegawai yang sesuai dan menyimpan data tersebut ke dalam database. Menu kertas kerja audit terdiri dari 2 bagian, yaitu: Pengadaan dan Rekapitulasi Pengadaan. Menu Pengadaan digunakan untuk menambah data pengadaan barang dan jasa yang sesuai dan akan disimpan ke dalam database. Menu Rekapitulasi Pengadaan berisi tentang pencarian seluruh data pengadaan barang dan jasa. Berikut adalah gambaran dari aplikasi yang sudah dibuat: Gambar 1 Menu Data Master Pegawai

5 Gambar 2 Menu Data Master Inspektorat Gambar 3 Menu Data Master Golongan Gambar 4 Menu Data Master Pangkat

6 Gambar 5 Menu Data Master Jenis Jabatan Gambar 6 Menu Data Master Jabatan Gambar 7 Menu Data Master Posisi Tim

7 Gambar 8 Menu Data Master Unit Kerja Gambar 9 Menu Data Master Wilayah Kerja Gambar 10 Menu Data Master Provinsi

8 Gambar 11 Menu Data Master Provinsi Kota Gambar 12 Menu Data Master Jenis Pengadaan

9 Gambar 13 Menu Data Master Mata Uang Gambar 14 Menu Data Master Jenis Jaminan Gambar 15 Menu Data Master Jaminan

10 Gambar 16 Menu Data Master Rekanan Gambar 17 Menu Kertas Kerja Pengadaan Barang jasa Gambar 18 Menu Kertas Kerja Rekapitulasi Pengadaan 5. SIMPULAN DAN SARAN Dari penelitian dan uji coba yang telah kami lakukan, maka simpulan yang didapat adalah sebagai berikut : 1. Memberi kemudahan kepada auditor untuk memonitor setiap pengadaan barang dan jasa. 2. Meminimalisasi kesalahan yang terjadi dalam komunikasi antar departemen, lambatnya proses pengecekan dan penyimpanan data. 3. Keamanan data dapat terjaga. 4. Mempercepat dan memudahkan proses pencarian data. 5. Memudahkan bagian Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) menginput data master pegawai ke dalam database tanpa harus menggunakan excel. 6. Memudahkan bagian audit dalam mengecek biaya pengeluaran per-proyek secara langsung tanpa harus menunggu konfirmasi dari pimpinan proyek. 7. Bagian pengadaan akan lebih efisien dalam melakukan pengecekan jenis pengadaan barang atau jasa yang akan dikirimkan oleh vendor.

11 8. Inspektur dapat langsung mengecek pengadaan dan mengecek siapa yang bertanggung jawab dalam melakukan audit. Saran untuk pengembangan selanjutnya adalah : 1. Perlunya perawatan database secara teratur. 2. Perlunya back up data rutin secara teratur dalam 1 minggu sekali 3. Perlunya dibuat aplikasi pengembangan untuk tindak lanjut laporan hasil audit. 4. REFERENSI Connoly, Thomas M dan Carolyn E. Begg. (2005). Database system, Approach to Design, Implementation and Management, Edisi Keempat, WesleyInc, United States of America. Hoffer, Prescott and McFaddeb. (2005). Modern Database Management, 7 th Edition. Prentice, USA. Whitten, J. L., Bentley, LD., Dittman, K.C. (2004). Systems Analysis and Design Methods. McGraw-Hill Companies, New York. 5. RIWAYAT PENULIS Galih Ginanjar lahir di kota Jakarta pada 12 Mei Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun Fritha Devita lahir di kota Manado pada 22 Januari Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun Eka Novita lahir di kota Sungailiat pada 18 November Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2013.