BAB I PENDAHULUAN. orgasasi tersebut. Kearsipan memiliki arti hal hal yang berkenaan dengan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi orgasasi tersebut. Kearsipan memiliki arti hal hal yang berkenaan dengan arsip. 1 Hal hal yang berkenaan dengan arsip tersebut dalam prakteknya dimulai dari kegiatan penciptaan arsip, pengelolaan arsip, penyusutan arsip, dan penyimpanan arsip. Penciptaan arsip merupakan kegiatan awal dari terciptanya sebuah arsip. Arsip tercipta karena adanya transaksi kegiatan pada organisasi. Pada tahap ini arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampaian informasi, sebagai dasar perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. Tujuan penciptaan arsip ialah merekam kegiatan organisasi, merekam kebijakan organisasi, merekam prosedur kegiatan, dan merekam peristiwa. Ada dua cara arsip diciptakan pertama, diterima dari organisasi atau seseorang yang berasal dari luar organisasi. Kedua, arsip diciptakan secara internal dan eksternal. Arsip yang diciptakan secara internal dibuat oleh satu orang atau lebih dan dikontrol atau dikendalikan sesuai kebutuhan organisasi. Arsip yang diciptakan secara 1 Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab I Ketentuan Umum, Pasal 1 ayat 1

2 2 eksternal seperti surat, laporan, formulir, tidak dapat dikontrol atau dikendalikan oleh suatu organisasi. 2 Arsip tercipta dalam berbagai bentuk dan format sesuai dengan keperluan dari pencipta arsip. Secara umum arsip tercipta pada media tektual seperti kertas pada umumnya ada juga arsip yang tercipta pada media lain selain kertas. Beberapa arsip yang tercipta dalam bentuk ataupun format lain selain kertas disebut sebagai arsip bentuk khusus. Arsip bentuk khusus adalah arsip yang informasinya terekam dalam media khusus selain media kertas pada umumnya. Arsip bentuk khusus misalnya, arsip kartografi, arsip kearsitekturan, arsip audio visual, arsip ephemera, arsip karya seni, arsip elektronik dan arsip bentuk mikro. Arsip kartografi dan kearsitekturan masuk dalam kategori arsip bentuk khusus karena tercipta di media kertas dengan jenis yang berbeda seperti contohnya kertas kalkir. Karakteristik lainnya adalah pada umumnya untuk ukuran dari arsip kartografi dan kearsitekturan lebih bervariasi dan mengandung karakteristik informasi yang berbeda. Arsip kartografi merupakan arsip bentuk khusus yang tercipta dalam media kertas dan lebih bervariasi. Arsip kartografi adalah arsip yang berisikan informasi dalam bentuk gambar grafis atau fotogrametrik tentang muka bumi atau sistem galaksi yang disusun berdasarkan skala tertentu. 3 Arsip kartografi mengandung informasi dalam bentuk simbol, gambar dan karakter. Dalam 2011) hlm 9 2 Pedoman Pengelolan dan penataan arsip (Jakarta : BPAD DKI Jakarta, 3 Sauki Hadiwardoyo (ed.), Terminologi Kearsipan Nasional, (Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia, 2002), hlm. 12,

3 3 pemanfaatannya arsip kartografi digunakan dalam berbagai macam contohnya untuk pembuatan peta, denah, diagram, grafik, dan tabel. Manfaat yang dapat diperoleh seseorang dari kartografi yang pertama,dengan mempelajari unsur berupa skala kita mampu membandingkan ukuran peta dengan ukuran dunia yang sebenarnya, Skala adalah perbandingan jarak antara dua titik sembarang di peta dengan jarak sebenarnya di permukaan bumi, dengan satuan ukuran yang sama. Contoh : 1 : artinya 1cm di peta sama dengan cm jarak yang sebenarnya. Sehingga, dalam membuat peta seorang pembuat peta mampu menentukan ukuran luasan suatu wilayah dari apa yang akan digambarkan. Kedua, generelisasi berupa penyederhanaan, Orientasi atau tanda arah penting adanya pada suatu peta. Tanda ini gunanya untuk menunjukkan arah utara, selatan, timur, dan barat. Orientasi atau tanda arah peta ini perlu dicantumkan untuk menghindari kekeliruan menentukan arah pada peta. Selain tanda arah bagian-bagian yang umum disederhanakan berupa simbol peta yang dimuat dalam legenda sebagai bentuk-bentuk penyedehanaan yang artinya dapat dilihat pada kolom legenda. Dengan demikian seseorang dapat memahami tanda tanda arah. Manfaat ketiga pemilihan unsur, dalam membuat peta sering kali dimaksimalkan dengan bantuan unsur-unsur kreatifitas yang dituangkan baik lewat warna maupun simbol agar dapat membuat pengguna peta juga senang dalam melihatnya. Empat, notasi berupa huruf dan angka, kemampuan untuk menotasi huruf dan angka dalam pembuatan peta bermanfaat untuk memperkecil dari tulisan yang digukan agar huruf dan angka tidak

4 4 menjadi penghalang dalam melihat peta yang dibuat. 4 Dari manfaat manfaat tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa arsip kartografi termasuk dalam arsip yang penting untuk lebih diperhatikan dalam pengelolaanya. Perlunya pengelolaan yang tepat dan pengawasan yang intensif maka arsip kartografi akan lebih berharga. Dalam beberapa peninjauan dan beberapa informasi dari internet pada beberapa instansi di wilayah pulau jawa di Indonesia. Pada penerapan penyimpanan arsip kartografi di beberapa instansi pemerintahan yang memiliki arsip kartografi masih belum memenuhi standar. Banyak penyimpanan arsip kartografi yang hanya disimpan secara menggulung dan diletakkan di rak tanpa penanganan yang serius. Padahal penggulungan dan penataan pada rak simpan arsip tanpa memperhatikan aturan yang berlaku dapat mempengaruhi fisik, umur dan isi informasi pada arsip. Padalah dalam penanganan arsip kartografi harus sesuai agar arsip kartografi dapat bertahan lama dan tidak mudah rusak. Penataan dalam penyimpanan arsip kartografi juga harus sesuai dengan standar agar tidak ada tumpang tindih yang berarti pada tiap lembar arsip kartografi. Penyimpanan yang sesuai dengan aturan akan membuat arsip kartografi lebih bertahan lama. Dalam observasi yang penulis laksanakan pada lembaga pemerintahan yang memiliki arsip kartografi, penulis memilih Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Daerah Khusus Ibukota Jakarta sebagai tempat kegiatan praktek kerja lapangan. 4 Website Alif Raditya Warman. Sekilas Kartografi. diakses dari pada tanggal 30 September 2016 pukul 21:23 WIB.

5 5 Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Daerah Khusus Ibukota Jakarta merupakan instansi kearsipan tingkat provinsi di Indonesia. BPAD Daerah Khusus Ibukota Jakarta menangani arsip di seluruh provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. BPAD Daerah Khusus Ibukota Jakarta menangani berbagai jenis arsip dari korespondensi maupun nonkorespondensi. Dalam jelas arsip nonkorespondensi ataupun yang dimaksud bentuk khusus ada banyak arsip kartografi dan kearsitekturan, BPAD Daerah Khusus Ibukota Jakarta telah mengolah banyak arsip kartografi dan arsip kearsitekturan. Namun, dalam pengelolaan yang diterapkanmasih memiliki kekurangan. Kegiatan pengelolaan arsip kartografi BPAD khususnya dalam kegiatan penataan arsip kartografi dalam rak simpan arsip kartografi masih memerlukan beberapa perbaikan. Berdasarkan kepemilikan arsip dan pengelolaan arsip kartografi tersebut penulis memilih Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta sebagai tempat dalam pelaksanaan PKL. Dari uraian tersebut diatas dapat dirumuskan masalah sebagai berikut. 1. Bagaimanakah penataan arsip kartografi di BPAD D.K.I Jakarta? 2. Sarana dan prasarana apa saja yang sesuai dengan penataan arsip kartografi? 3. Kendala apa saja yang ditemui dalam pelaksanaan penataan arsip kartografi?

6 6 B. Keaslian Tugas Akhir Tujuan dari keaslian tugas akhir adalah sebagai pembeda agar pembaca dapat membedakan antara tugas akhir yang penulis buat dengan tugas akhir yang dibuat oleh mahasiswa kearsipan lainnya yang memiliki kesamaan tema maupun tempat praktek. Tugas akhir yang memiliki kesamaan tempat ialah milik Maharanis Apriliani dengan judul Pengelolaan dan Pelestarian Arsip Kearsitekturan Di Badan Perpustakan Dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta, Laporan Tugas Akhir Diploma III Kearsipan Sekolah Vokasi tahun Dalam kegiatan prakteknya mengambil tema tentang arsip Kearsitekturan yang membahas Pengolahan dan Pelestarian Arsip Kearsitekturan. Dalam sisi objek yang diteliti Arsip Kearsitekturan termasuk kedalam kategori yang sama yaitu arsip bentuk khusus namun, dari pengertian arsip memiliki fungsi yang berbeda. Kearsitekturan adalah arsip yang mempresentasikan objek tidak bergerak seperti pembangunan gedung, monumen/tugu, benteng, gerbang, tempat ibadah, makam, waduk, jembatan, dan sejenisnya yang meliputi tahapan design konsep (desain proposal, sketsa, gambar skematis, gambar perspektif, gambar presentasi, model tiga dimensi), tahapan site survei (rencana), tahapan konstruksi (gambar 5 Maharanis Apriliani, Pengelolaan dan Pelestarian Arsip Kearsitekturan Di Badan Perpustakan Dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta, Laporan Tugas Akhir Diploma III Kearsipan Sekolah Vokasi Unversitas Gadjah Mada, Maharanis Apriliani,Pengelolaan dan Pelestarian Arsip Kearsitekturan Di Badan Perpustakan Dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta, Laporan Tugas Akhir Diploma III Kearsipan Sekolah Vokasi Unversitas Gadjah Mada, 2014,

7 7 kerja, rancang bangun, rencana kunci, change order; dan tahapan pasca konstruksi (annotated plans, gambar terukur). 6 Dalam pelaksanaannya Maharanis Apriliani melaksanakan kegiatan preservasi dengan urutan kegiatan kamperisasi, laminasi, enkasulapsi. Kamperisasi adalah salah satu kegiatan preventif pemeliharaan yang dilakukan dengan cara membersihkan arsip, boks arsip dan roll o pack memberikan kapur barus atau kamper. Laminasi adalah tindakan perbaikan untuk kertas rapuh, dengan melapisi salah satu permukaan kertas yang rapuh menggunakan kertas jenis tissue dan perekat CMC atau methylcellulose. Enkasulapsi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik. Namun, oleh Maharanis Apliriani lebih menonjolkan kegiatan preservasi dengan metode reboksing. Reboksing yaitu penggantian boks arsip yang sudah rusak dengan boks arsip yang baru. Kegiatan ini dilakukan 4 tahun sekali, hanya saja di sortir kembali jadi hanya boks arsip yang benar-benar mengalami kerusakan yang diganti. 7 Dalam pelaksanaannya arsip yang diolah oleh Maharanis Apriliani merupakan arsip IMB thun 1980-an. 6 Peraturan Kepala ANRI Nomor 16 Tahun 2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Kartografi dan Kearsitekturan, Pasal 1 hlm.2 7 Pengelolaan dan Pelestarian Arsip Kearsitekturan Di Badan Perpustakan Dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta., Op.cit., hlm. 37,

8 8 Perihal kesamaan tema, Tugas Akhir milik Farah M. Hadjar yang berjudul "Penataan Arsip Kartografi di Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Daerah Istimewa Yogyakarta yang dilaksanakan pada tahun 2015 memiliki kesamaan judul dan objek yang dikaji. 8 Namun, lokasi kegiatan PKL berbeda dengan tempat yang penulis pilih. Dalam kegiatan praktek penataan yang dilakukan oleh Farah M. Hadjar telah menghasilkan daftar arsip yang pada hasil jumlah arsipnya 49 buah arsip. Kegiatan penataan yang dilaksanakan di Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak dengan yang penulis di BPAD DKI Jakarta laksanakan tidak memiliki banyak perbedaan. Namun, pedoman yang dipakai oleh Farah M. Hadjar dapat dikatakan sebagai perbedaan yang amat menonjol dalam tugas akhir yang dibuat. Penataan arsip kartografi di unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta menggunakan tiga pedoman yang berasal dari Kementerian Pekerjaan Umum diantaranya adalah Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 37/PRT/M/2007 tentang Pedoman Tata Laksana Persuratan dan Kearsipan, Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 38/PRT/M/2007 tentang Pedoman Pola Klasifikasi Arsip Departmen Pekerjaan Umum, dan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 39/PRT/M/2007 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) Departmen Pekerjaan Umum. Sedangkan pedoman yang penulis pakai ialah Peraturan Kepala ANRI No. 16 Tahun Perka ANRI merupakan pedoman dasar dalam kegiatan kearsipan yang mana ANRI merupakan lembaga Kearsipan Nasional di Indonesia. 8 Farah M. Hadjar, Penataan Arsip Kartografi Di Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Daerah Istimewa Yogyakarta, Laporan tugas Akhir Diploma III Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2014.

9 9 C. Tujuan Pelaksanaan PKL yang dilakukan di BPAD Provinsi D.K.I. Jakarta memiliki tujuan sebagai berikut : 1. Dapat mengetahui sejauh mana proses ataupun kegiatan penataan yang telah dilakukan oleh BPAD Provinsi D.K.I. Jakarta 2. Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam penataan arsip kartografi. 3. Mengetahui kendala dalam penataan arsip kartografi dan belajar menemukan solusi untuk mengatasi kendala yang muncul tersebut. D. Manfaat Pelaksanaan kegiatan PKL juga bertujuan untuk menerapkan ilmu yang selama ini didapat selama perkuliahan, untuk membandingkan teori yang diperolah dengan pelaksanaan secara nyata. Hal terpenting lainnya, adalah kesempatan memperoleh pengalaman bekerja secara langsung dalam bidang kearsipan, sehingga dapat merasakan bagaimana tanggungjawab dan profesionalitas dalam bekerja dilakukan. Pada akhir kegiatan penulis dapat merasakan manfaat kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) secara praktis dan akademis. Manfaat tersebut sebagai berikut : 1. Manfaat Praktis;

10 10 a. Peneliti diharapkan nantinya dapat dan mampu untuk melaksanakan pengolahan dan penataan arsip kartografi secara baik dan benar secara profesional. b. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan bagi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta untuk pengembangan dalam pengolahan dan penyimpanan arsip kartografi. c. Diharapkan arsip kartografi di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta selalu terjaga keutuhannya agar pada nantinya apabila dibutuhkan dapat digunakan sewaktu-waktu. 2. Manfaat akademis: a. Sumber refrensi bersama b. Sebagai bahan refrensi bagi jurusan kearsipan dalam materi penataan arsip kartografi. c. Sebagai sumber literatur dan acuan dalam pengembangan ilmu kearsipan. E. Sistematika Penulisan Tugas akhir ini terdiri dari 4 bab, setiap bab menjelaskan hal yang berbeda, tetapi masih dalam satu kesatuan tema. Untuk lebih jelasnya Tugas Akhir yang berjudul Penataan Arsip Kartografi di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi D.K.I. Jakarta telah di kelompokkan dengan sistematika penulisan yang runtut sebagai berikut : Dalam bab pertama dijelaskan mengenai latar belakang dan alasan penulis memilih tema mengenai Penataan Arsip Kartografi di Badan

11 11 Perpustakaan dan Arsip Provinsi D.K.I. Jakarta. Dalam latar belakang terdapat pula alasan mengapa penulis memilih BPAD Provinsi D.K.I. Jakarta sebagai instansi tempat praktek kerja lapangan yang dimana Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DKI Jakarta memiliki Arsip Kartografi yang sesuai dengan tema Tugas Akhir yang penulis pilih untuk di laksanakan. Dalam bab ini terdapat rumusan masalah yang telah dibuat oleh penulis berdasarkan proposal. Kemudian terdapat juga keaslian Tugas Akhir dimana dalam poin ini berfungsi untuk menjelaskan perbedaan dari tugas akhir dari yang penulis buat dengan tugas akhir yang dibuat oleh mahasiswa kearsipan lainnya.. Bab ini juga penulis dalam melakukan praktek kerja lapangan di BPAD Provinsi DKI jakarta menyertakan beberapa poin tujuan dari kegiatan dan beberapa manfaat yang diperoleh dari kegiatan PKL yang telah dilaksanakan. Pada akhir bab merupakan inti dari keseluruhan bab yang merupakan sistematika penulisan dari Tugas Akhir ringkasan dari tiap bab tugas akhir ini.. Bab kedua berisi tentang tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data yang telah penulis laksanakan. Tinjauan pustaka yang digunakan oleh penulis dalam penulisan Tugas Akhir ini menggunakan beberapa sumber dari beberapa bahan informasi cetak maupun digital. Tinjauan pustakan menjabarkan beberapa poin yang telah penulis pilih berdasarkan intisari dari penulisan tugas akhir ini. Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yaitu: observasi-partisipasi, wawancara, dan studi pustaka. Bab ketiga merupakan inti dari penulisan tugas akhir. Bab ini berisi tentang gambaran umum tentang Badan Perpustakaan Dan Arsip Daerah

12 12 Provinsi DKI Jakarta mulai dari sebelum terbentukya BPAD hingga peraturan yang mengatur terbentuknya BPAD DKI Jakarta termasuk perorganisasian arsip secara umum, pembahasa penulis mengenai pelaksanaan PKL, dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan kegiatan. Gambaran umum berisikan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip yang telah dilaksanakan oleh BPAD DKI Jakarta. Pembahasan Penataan Arsip Kartografi Praktek yang dilakukan oleh penulis berdasarkan dengan PERKA ANRI No 16 Tahun 2012 dijelaskan secara urut mulai dari identifikasi hinga pembuatan daftar arsip. Kendala merupakan akhir dari penulisan BAB III dimana terdapat poin poin dari permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan praktek di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta. Bab keempat adalah bab penutup yang terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan adalah jawaban dari rumusan masalah dalam tugas akhir ini. Saran adalah solusi dan masukan yang diberikan penulis terhadap masalah yang ada dalam penataan arsip kartografi di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi D.K.I. Jakarta agar nantinya dapat dikembangkan menjadi lebih baik lagi.