BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. terkemuka yang beroperasi di bawah Bagian Keuangan Sinar Mas Group,

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan PT. Sinarmas Sekuritas merupakan salah satu perusahaan sekuritas terkemuka yang beroperasi di bawah Bagian Keuangan Sinar Mas Group, didirikan pada tahun 1988 dan pada awalnya bergerak di Bidang Perdagangan valuta asing dengan nama PT. Sinarmas Ekagraha Money Changer yang berlokasi di Solo berdasarkan akta Notaris Benny Kristianto tertanggal 23 Juni 1988 dengan nomor akta 234, yang telah mendapatkan pengesahan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan No. C2-937.HT.01.TH.88 tertanggal 30 September 1988 dan telah diumumkan dalam Berita Negara No. 67 tambahan Berita Negara No tertanggal 22 Agustus Pada tahun 1989, kegiatan utama perusahaan berubah menjadi perusahaan sekuritas. Perusahaan juga melakukan perubahan nama menjadi PT. Sinarmas Ekagraha berkedudukan di Jakarta. Pada tanggal 27 September 1994, para pemegang saham memutuskan untuk mengalihkan kepemilikan seluruh saham yang dimilikinya ke dalam perusahan sebagai setoran modal pada PT. Internas Asta Finance Company sekarang dikenal sebagai PT. Sinarmas Multiartha. Sehingga setelah pengalihan saham ini, PT. Sinarmas Multiartha merupakan pemilik seluruh saham perusahaan. Berdasarkan Akta Risalah Rapat No. 167 tertanggal 25 Agustus 1995 yang dibuat dihadapan Notaris Imam Santoso, SH, yang telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman No. C HT TH.95 tertanggal 51

2 52 23 November 1995 dan telah diumumkan dalam Berita Negara No. 40 Tambahan Berita Negara No tertanggal 17 Mei 1996 nama PT. Sinarmas Ekagraha dirubah menjadi PT. Sinarmas Sekuritas untuk mencerminkan bisnis utama perusahaan tersebut, dimana terjadi peningkatan Modal Dasar Perubahan dari Rp ,- menjadi Rp ,-. PT. Sinarmas Sekuritas berlokasi di Jakarta, di Jalan MH Thamrin No. 51, gedung BII Plaza Tower III lantai 5 dan 7. Kemudian pada tanggal 18 April 2000 dalam Akta Pernyataan Keputusan Rapat No. 11 yang dibuat oleh Notaris Hardinawati Surodjo, SH terjadi penegasan kembali Modal Dasar sebesar Rp ,- dan perubahan Modal ditempatkan Perusahaan dari Rp ,- menjadi Rp ,-. Perubahan ini telah mendapatkan pengesahan dari Menteri Kehakiman tertanggal 26 Mei 2000 dengan No. C HT TH.2000 dan telah diumumkan dalam Berita Negara No. 1 Tambahan Berita Negara No. 2 tertanggal 2 Januari Anggaran dasar terakhir mengalami perubahan dengan Akta Notaris Dahlia, SH nomor 6 tertanggal 29 Juli 2003 mengenai tambahan modal disetor perusahaan. Modal perusahaan mengalami penambahan dari Rp ,- menjadi Rp ,-. Modal tersebut telah ditempatkan dan disetor penuh sebesar Rp ,- dengan pembagian seperti pada tabel berikut :

3 53 Tabel 3.1 Tabel Pembagian Saham Pembagian Nominal Lembar Nilai (%) Saham Modal pemegang saham dasar ,000, ,000, PT. Sinar Mas Multiartha, Tbk PT. Asuransi Sinar M as Total Modal 67,700,000 67,700,000, Sumber : Dokumen PT. Sinarmas Sekuritas PT. Sinarmas Sekuritas dalam usahanya sebagai Pedagang Perantara Efek (PPE) telah memperoleh ijin dari BAPEPAM dengan no. Kep-83/PM/1992 tanggal 29 Februari 1992 sehingga dapat melakukan transaksi-transaksi efek seperti saham, surat hutang dan produk-produk turunannya baik di pasar perdana maupun di pasar sekunder. Kegiatan usaha ini diperuntukkan bagi para investor di Pasar Modal, yang dapat dilakukan secara langsung ataupun melalui telepon dan internet. Fasilitas lainnya yang diberikan, seperti biaya transaksi yang kompetitif, jangka waktu dan tata cara pembayaran yang fleksibel, riset harian, transaksi marjin, dll. PT. Sinarmas Sekuritas telah menjadi salah satu dari 20 pedagang perantara efek teraktif dan salah satu dari 30 pedagang perantara efek dengan nilai transaksi tertinggi.

4 54 PT. Sinarmas Sekuritas melakukan segala upaya dalam membina usaha dan menjalin komunikasi yang baik kepada seluruh karyawan yang telah bekerja di perusahaan. Karyawan berkewajiban untuk memenuhi kebutuhan nasabah ritel dan institusi dimana saat ini pengembangan dalam bidang jasa layanan investasi dan produk investasi. PT Sinarmas Sekuritas menawarkan jasa layanan yang terintegrasi dari Equity Sales dan Fixed Income hingga jasa layanan Corporate Finance dan Asset Management yang didukung penuh oleh penggunaan layanan teknologi mutahir. Pengembangan jaringan pemasaran juga dilakukan dengan meningkatkan jumlah cabang-cabang di seluruh Indonesia berikut implementasi sistem jaringan real time (RTGS-Real Time Gross Settlement) yang dapat digunakan oleh nasabah PT. Sinarmas Sekuritas dalam melakukan transaksi dengan cepat dan akurat. PT. Sinarmas Sekuritas pada saat ini telah menjadi anggota Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya, serta salah satu pemegang saham pada PT. PEFINDO (PT. Pemeringkat Efek Indonesia) dan PT. KSEI (PT. Kustodian Sentral Efek Indonesia). PT. Sinarmas Sekuritas memiliki Visi dan Misi sebagai berikut : a. Visi PT. Sinarmas Sekuritas bertujuan untuk menjadi salah satu perusahaan terkemuka dalam bisnis pelayanan jasa keuangan dan produk investasi yang berkualitas untuk para nasabah dan investor domestik dan luar negeri.

5 55 b. Misi 1. Memberikan kepercayaan serta mengutamakan integritas dengan menggunakan sumber daya manusia yang professional dan tangguh. 2. Menyediakan beragam produk investasi yang menguntungkan bagi para nasabah dan investor. 3. Senantiasa meningkatkan dan mengembangkan di bidang teknologi informasi dan komunikasi (ICT-Information & Communication Technology). 4. Melakukan kerjasama dengan mitra usaha dan aliansi bisnis di dalam maupun di luar negeri.

6 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Sinarmas Sekuritas

7 Pembagian Tugas dan Wewenang Tugas dari masing-masing bagian akan dijelaskan sebagai berikut : 1. Dewan Komisaris Menentukan strategi perusahaan dan memantau kinerja perusahaan dalam periode tertentu. 2. Dewan Direktur Mengesahkan trading limit yang diajukan investor dan bertanggung jawab terhadap kelancaran kegiatan operasional perusahaan. 3. Sekretaris Membantu Dewan Direktur untuk mengatur jadwal kegiatan sehari-hari, membuat catatan-catatan penting tentang kegiatan yang dilakukan Dewan Direktur 4. Internal Control Mengawasi sistem yang berjalan di perusahaan agar sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan dan mengontrol bidang yang terkait dengan biaya dan keuangan. 5. Corporate Legal Berkaitan dengan bidang yang mengecek tentang keaslian suatu Surat Kontrak, surat berharga lainnya, berbagai lisensi yang terdapat di perusahaan dan berhubungan dengan unsur hukum.

8 58 6. Corporate Finance Melakukan penjaminan emisi bagi penerbitan dana (IPO-Initial Public Offering) saham, obligasi dan instrument derivative lainnya. 7. Brokerage Equity Memperdagangkan saham, obligasi dan produk efek lainnya di pasar perdana maupun sekunder. 8. Fixed Income Perantara perdagangan surat hutang dan efek-efek yang tidak dicatatkan di bursa, serta menyelaraskan pembeli dan penjual dalam perdagangan pasar perdana dan sekunder untuk obligasi pemerintah maupun obligasi korporasi. 9. Business Development & Marketing Melakukan berbagai pengembangan bisnis di bidang sekuritas, mempelajari berbagai investasi ke depan yang menguntungkan dengan resiko yang minimal, serta pengembangan cara memasarkan berbagai produk ke target pasar. 10. Asset Management Memberikan jasa pengelolahan dana nasabah dalam bentuk Reksa Dana dan Discretionary Funds, melakukan investasi dana ke berbagai portofolio efek, dan bertindak sebagai penasihat investasi.

9 Sales Mencatat dan menyimpan data pelanggan secara bertanggung jawab, memasarkan pilihan produk sekuritas yang ingin dijual atau dibeli. 12. Branch Development & Marketing Memantau perkembangan cabang perusahaan di berbagai daerah dan memantau kinerja karyawan di setiap cabang tersebut. 13. System Administrator Mengawasi jalannya sistem remote trading agar berjalan dengan baik. 14. Riset Melakukan penelitian yang terkait dengan investasi, kemungkinan kenaikan/ penurunan saham. 15. House Desk Mengelolah dana yang diberikan perusahaan untuk mengembangkan portfolio perusahaan di bidang saham. 16. Finance Mengontrol, mencatat, membuat laporan berbagai transaksi yang terkait dengan keuangan. 17. Accounting Membuat dan mengatur pembukuan perusahaan. 18. Settlement Mengatur waktu serah terima saham dan pembayaran.

10 Custody Menjamin penerimaan saham dan penerimaan uang. 20. HRD Melakukan Perekrutan, training, dan penempatan Karyawan. Mengawasi kinerja HRD di perusahaan dan peningkatannya. 21. Information Technology Memberikan inovasi teknologi untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. 22. Business Development Mengembangkan rencana bisnis perusahaan dan mengatur promosi jasa atau layanan yang ditawarkan perusahaan. 23. Marketing Mencari dana dan calon investor yang ingin melakukan investasi. 24. Customer Service Melayani investor dalam memberikan informasi transaksi. 25. Fund Manager Mengelolah dana investor, membuat rincian perkembagan dana investor. 26. Operation Membantu kegiatan operasional perusahaan.

11 Struktur Organisasi pada Bagian HRD Manajer HRD Bagian Perekrutan Bagian Training Admin Bagian Klaim Bagian Penggajian Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian HRD PT. Sinarmas Sekuritas Pembagian Tugas dan Wewenang 1. Manajer HRD Menyusun strategi dan kebijakan pengelolaan SDM di perusahaan berdasarkan strategi jangka panjang dan jangka pendek yang telah ditetapkan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku agar diperoleh SDM dengan kinerja, kapabilitas dan kompetensi yang sesuai dengan yang diinginkan perusahaan. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM di seluruh perusahaan untuk memastikan semuanya sesuai dengan strategi, kebijakan, sistem dan rencana kerja yang telah disusun. Mengkoordinasikan dan mengontrol anggaran Bagian HRD agar digunakan dengan efektif dan efisien sesuai dengan rencana kerja

12 62 Menyusun sistem manajemen kinerja, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan siklus manajemen kinerja, mulai dari perencanaan, pembimbingan, sampai dengan penilaian kinerja, untuk memastikan tercapainya target kinerja individu, unit, maupun perusahaan. 2. Bagian Perekrutan Memeriksa Form Permintaan Tenaga Kerja, membuat Memo Permintaan Dana Iklan, memasang iklan lowongan kerja, menyeleksi Surat Lamaran, menyusun jadwal pemanggilan pelamar dan menyelenggarakan tes tertulis, psikologi serta wawancara untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai. Menyerahkan berkas-berkas pelamar (Surat Lamaran, CV, berserta Form Lamaran Kerja) kepada user dan merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user dan pelamar) Menyiapkan semua dokumen Administrasi dan fasilitas kantor (kertas, pena, tempat duduk, telepon, dll) yang dibutuhkan agar proses perekrutan dapat berjalan dengan baik. M enyiapkan Surat Kontrak, Form Pembukaan Rekening serta Surat Keterangan Karyawan untuk diisi dan ditandatangani oleh pelamar.

13 63 Mengarsipkan Surat Kontrak, Form Lamaran Kerja dan membuat Laporan Perekrutan kepada Manajer HRD dan Bagian Training. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan kegiatan perekrutan untuk memastikan tersedianya tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan permintaan dan kualifikasi yang diinginkan dalam jangka waktu yang telah disepakati 3. Bagian Training Menentukan training yang berkaitan dengan bidang pekerjaan pelamar, membuat jadwal training dan menghubungi karyawan senior yang dapat memberikan training Membuat Form Training, memberikan Form Training yang sudah diotorisasi oleh Manajer HRD kepada Bagian Admin untuk keperluan absensi karyawan. Membuat, merencanakan dan menyediakan materi training sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan unit kerja, agar pelaksanaan training dapat dilakukan dengan terencana, dan memenuhi standar yang ditentukan. Mencari, menentukan dan bekerja sama dengan instansi penyedia jasa training. Menyimpan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan training, sesuai prosedur.

14 64 Memotivasi, mengembangkan dan mengevaluasi kemampuan dan kinerja bawahan, agar dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan kompetensi jabatan, dan deskripsi jabatan. Mengkoordinasikan dan mengontrol penyusunan dan pelaksanaan program training dan pengembangan, termasuk identifikasi kebutuhan training dan evaluasi training, untuk memastikan tercapainya target tingkat kemampuan dan kompetensi setiap karyawan. 4. Admin Menginput data karyawan baru ke dalam HRIS-Cuti/Lembur dan HRIS-Absensi Mengupdate absensi karyawan yang mengikuti training, cuti atau ijin, lembur, dan sedang terkena skorsing. Membuat dan menyerahkan Laporan Absensi Karyawan kepada Manajer HRD dan Bagian Penggajian. Meng-input Surat Perintah Kerja Lembur ke HRIS-Cuti/Lembur dan menyerahkan Laporan Lembur kepada Manajer HRD dan Bagian Penggajian Mengecek sisa cuti karyawan, mengupdate cuti Mengupdate status karyawan pada sistem baik berupa perubahan status karyawan kontrak menjadi tetap maupun perubahan posisi karyawan.

15 65 Membuat Form PHK dan SP III berdasarkan permintaan manajer bagian lain yang akan melakukan PHK atau yang mengajukan permintaan pembuatan SP III Membuat Surat Skorsing dan memberikan kepada karyawan yang melanggar Peraturan Perusahaan Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan. 5. Bagian Klaim Mengisi Lembar Pengajuan Klaim dan menandatangani serta memberikannya pada Pihak Asuransi. Memberikan Form Aseptasi Asuransi dan Bukti Transfer Bank kepada karyawan yang mengajukan klaim Membuat Memo Pemotongan Gaji jika jumlah yang ditanggung oleh asuransi lebih kecil kepada Bagian Penggajian untuk Klaim Asuransi Kesehatan untuk rawat inap di RS Rekanan. Menyimpan seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Klaim Asuransi, sesuai prosedur 6. Bagian Penggajian Melakukan perhitungan gaji dengan menggunakan HRISpenggajian

16 66 Mencetak Daftar Gaji tiap karyawan yang memuat nama karyawan beserta penerimaan gaji yang diterima Memberikan Daftar Gaji ke Bagian Keuangan Membuat Slip Gaji Karyawan dan Laporan Penggajian. 3.3 Proses Bisnis Utama yang Terdapat pada Sistem Human Resource PT. Sinarmas Sekuritas Proses bisnis utama dalam Sistem Human Resource yang ada pada perusahaan ditentukan berdasarkan pada strategi jangka panjang yang ingin dicapai oleh Bagian HRD, sedangkan proses bisnis pendukung adalah proses bisnis yang mendukung proses bisnis utama tersebut. Adapun proses bisnis utama yang ada pada perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Kegiatan awal perusahaan yaitu perekrutan karyawan baru. Proses perekrutan tersebut adalah proses dimana terdapat kekosongan posisi di perusahaan, lalu Bagian Perekrutan akan memasang iklan untuk mencari karyawan baru. Pelamar akan mengajukan Surat Lamaran dan mengikuti berbagai tes hingga data pelamar akan disimpan di database perusahaan setelah menandatangani Surat Kontrak. Kegiatan yang terjadi setelah karyawan tersebut dipekerjakan adalah karyawan tersebut dapat menerima Perpanjangan Kontrak, Pengangkatan Karyawan Tetap, Promosi, Mutasi dan Demosi berdasarkan Surat Keputusan Direksi yang akan merubah posisi karyawan tersebut.

17 67 2. Kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan kegiatan karyawan sehari hari secara berkala dan rutin, kegiatan tersebut mencakup : Absensi dimana manajemen perusahaan mengawasi absensi karyawan secara berkala. Peng-update-an absensi ke dalam sistem akan dilakukan jika karyawan tersebut memberikan keterangan tertentu. Pengambilan cuti dimana karyawan akan mengisi Form Permohonan Cuti dan memberikannya kepada atasan langsung untuk diotorisasi. Setelah diotorisasi, akan dilakukan update data cuti dan update data absensi karyawan. Lembur dimana karyawan akan mengisi Surat Perintah Kerja Lembur dan Surat Perintah Kerja Lembur harus diotorisasi oleh Atasan langsung. Setelah itu, Admin akan meng-entry Surat Perintah kerja lembur ke dalam sistem Ijin terdiri dari 4 jenis yaitu Ijin Tidak Masuk, Ijin Terlambat Datang, Ijin Pulang Awal, dan Ijin Sakit. Ijin dapat diajukan kepada Admin setelah disetujui oleh Atasan Langsung. Admin akan meng-update absensi berhubungan dengan ijin tersebut. 3. Kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan karyawan untuk menambah kompetensi atau keahlian di bidang tertentu yang nantinya berguna untuk pengembangan karir. Training dalam Perusahaan terbagi menjadi On The Job Training dan Vestibule Training. Pada On The Job Training, Bagian Training akan mencari karyawan senior untuk mentraining karyawan baru. Pada Vestibule Training, karyawan akan mengajukan Form Permohonan

18 68 Training di luar perusahaan. Bagian Training akan mencari tempat training yang cocok dan nantinya akan dibuat laporan mengenai hasil training tersebut. 4. Kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan peninjauan terhadap kinerja karyawan dan kompensasi yang akan diperoleh karyawan. Penilaian adalah kegiatan mengukur kinerja karyawan, yang nantinya hasilnya akan dilaporkan kepada direksi untuk diproses lebih lanjut. Kompensasi yang diterima karyawan dapat berupa bonus, dimana akan ditentukan berdasarkan Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan dan Surat Keputusan Direksi, setelahnya akan dilaporkan kepada Bagian Penggajian. Kegiatan Penggajian merupakan gambaran perhitungan gaji keseluruhan yang akan diperoleh setelah di lakukan pengecekan dengan dokumen/ Form pendukung lainnya. 3.4 Proses Bisnis pada Sistem Human Resource yang Sedang Berjalan Perekrutan Karyawan Alur dari aktifitas sistem perekrutan karyawan ini dimulai dari pengisian Form Permintaan Tenaga Kerja (Form PTK) oleh karyawan bagian lain yang telah disertai dengan tanda tangan Manajer divisi terkait dan kemudian penyerahan Form PTK tersebut kepada Bagian Perekrutan. Untuk menanggapi Form yang dikirim oleh karyawan bagian lain tersebut, Bagian Perekrutan akan memeriksa Form tersebut untuk mengetahui posisi apa saja yang sedang dibutuhkan dan

19 69 persyaratan yang ditentukan untuk mengisi posisi yang kosong tersebut dan rentang waktu yang diberikan untuk melakukan perekrutan. Setelah itu Bagian Perekrutan akan memasang iklan lowongan kerja sesuai dengan data yang ada pada Form Permintaan Tenaga Kerja. Jika pemasangan iklan tersebut memerlukan biaya maka prosesnya adalah Bagian Perekrutan akan memberikan Memo Permintaan Dana Iklan kepada Manajer HRD untuk ditandatangani lalu memberikan Memo yang telah ditandatangani tersebut ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan men-transfer dana yang dibutuhkan untuk pemasangan iklan tersebut kepada lembaga yang menyediakan layanan iklan, lalu akan memberikan Bukti Transfer ke Bagian Perekrutan. Bukti Transfer akan dikirimkan ke Lembaga Iklan beserta dengan iklan yang dipasang. Menanggapi iklan tersebut, Pelamar akan mengirimkan Surat Lamaran, CV,dll, kemudian Bagian Perekrutan akan menyeleksi Surat Lamaran tersebut berdasarkan pendidikan, pengalaman kerja, usia, dan jenis kelamin dari pelamar tersebut. Apabila tidak sesuai dengan persyaratan, Bagian Perekrutan tidak akan memproses Surat Lamaran tersebut. Namun apabila sesuai, Bagian Perekrutan akan menyusun jadwal pemanggilan pelamar dan menghubungi pelamar tersebut untuk mengikuti tes tertulis dan tes psikologi. Sebelumnya pelamar diminta untuk mengisi Form Lamaran Kerja. Setelah itu, Bagian Perekrutan akan memberikan tes tertulis dan tes psikologi kepada pelamar. Jika hasil tes tidak tidak mencukupi target minimal, maka pelamar tidak

20 70 akan dihubungi lagi untuk mengikuti tes selanjutnya. Jika hasil tes tersebut mencukupi target minimal, maka Bagian Perekrutan akan menghubungi kembali Pelamar tersebut untuk mengikuti tes wawancara. Dalam wawancara ini pelamar dan Bagian Perekrutan akan melakukan negosiasi kompensasi yang akan diterima oleh pelamar tersebut jika diterima menjadi karyawan di PT. Sinarmas Sekuritas. Kemudian Bagian Perekrutan akan menyerahkan berkas berkas pelamar (Surat Lamaran, CV, dll) dan Form Lamaran Kerja kepada user (Karyawan dari Bagian yang akan mempekerjakan pelamar tersebut), dan memberitahukan kepada user dan pelamar untuk melakukan wawancara. Dalam wawancara ini user akan membahas mengenai kemampuan dan keahlian yang dimiliki pelamar tersebut sesuai dengan posisi yang dilamar. Jika kedua belah pihak mencapai kesepakatan, maka saat itu juga akan disetujui tanggal masuk kerja dan pemrosesan Surat Kontrak bagi karyawan baru tersebut. Bagian Perekrutan akan memberikan Surat Kontrak kepada user untuk ditandatangani. Setelah itu Bagian Perekrutan akan memberikan Surat Kontrak yang telah ditandatangani user kepada pelamar beserta Form Pembukaan Rekening dan Surat Keterangan Karyawan yang diperlukan untuk pembukaan rekening. Pelamar dipersilahkan untuk membaca Peraturan Perusahaan sebelum menandatangani Surat Kontrak.

21 71 Setelah Surat Kontrak ditandatangani dan menerima nomor rekening karyawan baru tersebut, Bagian Perekrutan akan memberikan Form Lamaran Kerja dan nomor rekening ke Admin dan Bagian Penggajian. Admin akan meng-input data karyawan ke dalam HRIS- Cuti/Lembur dan HRIS-Absensi dan Bagian Penggajian akan menginput data karyawan baru tersebut ke HRIS-Penggajian sesuai dengan data yang ada pada Form Lamaran Kerja serta mereka akan meng-input golongan dari karyawan tersebut yaitu karyawan kontrak. Bagian Perekrutan akan mengarsipkan Surat Kontrak, Form Lamaran Kerja yang sudah disepakati beserta berkas berkas pelamar lainnya. Selain itu, Bagian Perekrutan akan mengarsipkan Iklan, Bukti Transfer, dan Memo Permintaan Dana Iklan. Setiap akhir periode perekrutan, Bagian Perekrutan akan membuat Laporan Perekrutan yang berisi Pelamar yang telah diterima sebagai karyawan di PT. Sinarmas Sekuritas dan memberikan Laporan tersebut kepada Manajer HRD dan Bagian Training.

22 Gambar 3.3 Rich Picture Proses Perekrutan Karyawan 72

23 Training Proses Training pada PT. Sinarmas Sekuritas dapat dibagi menjadi 2 macam : 1. On The Job Training (Bekerja Sambil Belajar) On the job training yaitu proses pemindahan pengetahuan dan pengalaman kerja / transfer knowledge dari para karyawan senior ke junior. Training tersebut dilakukan karena adanya proses training terhadap karyawan baru atau adanya pemberitahuan tentang kebijakan internal/ eksternal terhadap sistem perusahaan atau teknologi tertentu. Biasanya Training ini diberikan pada karyawan baru pada bagian tertentu seperti pada Bagian Penjualan, Management Trainee, dan bagian bagian yang memerlukan lainnya. Proses training ini dimulai dari Bagian Perekrutan akan memberikan Laporan Perekrutan per periode ke Bagian Training, dimana Bagian Training akan menentukan training yang berkaitan dengan bidang pekerjaannya. Bagian Training juga akan membuat jadwal training dan menghubungi karyawan senior terkait yang dapat memberikan training. Setelah itu, Bagian Training akan membuat Form Training yang berisi peserta training, trainer, waktu training, tempat training, dan jenis dari training tersebut, lalu memberikannya kepada Manajer HRD untuk ditandatangani. Jika telah mendapatkan persetujuan dari Manajer HRD, maka training dapat dilakukan. Bagian Training

24 74 memberi pemberitahuan kepada karyawan senior dan karyawan baru mengenai training yang akan diadakan beserta ketentuannya. Pada saat training, karyawan senior akan menjelaskan hal hal terkait dengan pekerjaan yang akan dilakukan oleh karyawan baru tersebut. Setelah itu karyawan senior akan memberikan tes dan melakukan penilaian dari hasil tes tersebut. Lalu hasil tes tersebut akan diberikan kepada Bagian Training. Hasil tes tersebut digunakan oleh Bagian Training sebagai bahan evaluasi dari training yang diadakan dan disertakan dalam Laporan Training yang akan diberikan kepada Manajer HRD. Bagian Training juga akan memberikan Laporan Training kepada Admin untuk keperluan peng-update-an data absensi karyawan. Lalu Bagian Training akan mengarsip Laporan Perekrutan, Form Training, dan Hasil tes.

25 75 Gambar 3.4 Rich Picture Proses on the job Training 2. Vestibule Training Vestibule Training adalah training yang dijalankan di luar lingkungan kerja. Training ini biasanya dilakukan jika ada proyek khusus atau program kerja tertentu yang membutuhkan peningkatan kompetensi karyawan sehingga karyawan bagian tertentu dalam perusahaan akan memberikan Form Permohonan Training ke manajer bagian yang bersangkutan untuk ditandatangani. Setelah itu Form Permohonan Training yang telah ditandatangani tersebut akan diberikan kepada Bagian Training. Lalu Bagian Training akan mencari instansi penyedia jasa training yang diinginkan dan akan menentukan instansi mana yang akan menyediakan jasa training bagi karyawan.

26 76 Bagian Training akan membuat Form training dimana Form tersebut berisi karyawan yang akan mengikuti training, jenis training yang akan diikuti, tujuan training, tanggal dan waktu training, serta instansi penyedia layanan training lalu Bagian Training akan menghitung budget training yang diperlukan untuk training tersebut dan menyertakan budget training yang diperlukan tersebut pada Form training kemudian menyerahkan Form training tersebut ke Manajer HRD untuk ditandatangani. Jika telah disetujui, Form training tersebut akan diberikan ke Bagian Keuangan untuk meminta dana yang dibutuhkan. Bagian Training akan menerima Bukti Transfer dari Bagian Keuangan lalu memberikan pemberitahuan training beserta Bukti Transfer kepada karyawan yang meminta training. Setelah mengikuti training, karyawan bersangkutan harus membuat Laporan yang berisi hasil dan evaluasi dari materi training yang di ikuti yang diberikan kepada Bagian Training untuk diarsip bersama dengan Form Permohonan Training, Bukti Transfer dan Laporan Training. Pada akhir periode, Bagian Training akan membuat Laporan Training dan diserahkan kepada Manajer HRD dan Admin untuk keperluan peng-update-an data absensi karyawan tersebut.

27 77. Gambar 3.5 Rich Picture Proses Vestibule Training Absensi Salah satu upaya untuk melihat dan memonitor kedisiplinan karyawan adalah dengan melihat absensi karyawan yang bersangkutan. Absensi di PT. Sinarmas Sekuritas menggunakan Sistem Informasi berbasis Finger Print. Pada perusahaan PT. Sinarmas Sekuritas, jam kerja karyawan adalah Hari Senin Jumat dimulai pukul sampai dengan pukul WIB, waktu istirahat untuk hari Senin Kamis adalah pukul , untuk hari Jumat waktu istirahat adalah

28 78 pukul Batas keterlambatan masuk kerja setengah jam dari waktu yang sudah ditentukan yaitu WIB. Setiap karyawan diwajibkan melakukan dua kali absensi yaitu pada waktu masuk kerja dan pulang kerja. Jika ada karyawan yang mengambil cuti, meminta ijin, mengikuti Training, ataupun terkena sanksi, data absensi akan di-update pada akhir bulan oleh Admin sesuai dengan form, laporan dan Surat Keputusan Direksi yang diberikan kepada Admin dan dengan ketentuan tertentu. Untuk karyawan yang ada di cabang, absensi yang digunakan adalah aplikasi berbasis web yaitu HRIS-Absensi dan hanya bisa diakses di LAN dimana aplikasi tersebut terhubung dengan server pusat, dimana server tersebut sama dengan server HRIS-Absensi pusat sehingga update Absensi Karyawan (cuti, ijin, training dan sanksi) dilakukan juga oleh Admin. Pada akhir bulan, Admin akan membuat Laporan Absensi yang akan diberikan kepada Manajer HRD untuk keperluan Penilaian Prestasi Kerja Karyawan dan Bagian Penggajian.

29 79 Gambar 3.6 Rich Picture Proses Absensi Lembur Lembur adalah pekerjaan yang dilakukan melebihi jam pulang kantor atau masuk kerja pada saat hari Sabtu. Bila perusahaan menganggap perlu atau ada pekerjaan yang mendesak dan harus diselesaikan dengan segera, maka setiap karyawan dapat diminta untuk bekerja lembur. Lembur boleh dilakukan bila karyawan yang bersangkutan menerima Surat Perintah Kerja Lembur (SPKL) yang disetujui oleh atasannya. Pada PT. Sinarmas Sekuritas Lembur telah menggunakan HRIS-Cuti/Lembur. Proses lembur dimulai dengan karyawan yang menyerahkan SPKL kepada Atasan Langsungnya untuk ditandatangani.

30 80 Jika Atasan Langsungnya setuju, SPKL akan ditandatangani oleh Atasan Langsungnya, jika tidak maka SPKL tidak ditandatangani oleh Atasan Langsungnya. Lalu karyawan akan menyerahkan SPKL yang telah ditandatangani kepada Admin untuk di-entry ke dalam HRIS- Cuti/Lembur. Pada akhir bulan, Admin akan mencocokan Daftar Lembur yang didapatkan dari HRIS-Cuti/Lembur dengan data absensi karyawan untuk kepentingan pembuatan Laporan Lembur dan perhitungan upah. Perhitungan upah lembur dihitung berdasarkan ketentuan perhitungan upah lembur yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Jika karyawan melakukan kerja lembur tanpa SPKL maka upah lemburnya tidak akan dihitung karena pembayaran lembur didasarkan pada SPKL. Karyawan juga tidak akan dihitung upah lemburnya jika karyawan terlambat menyerahkan SPKL sesuai dengan waktu yang ditentukan perusahaan. Pemberian upah lembur diberikan kepada Karyawan pada golongan tertentu sesuai dengan kebijakan perusahaan. Pada akhir bulan, cabang akan mengirimkan Laporan Lembur Cabang lalu Admin akan membuat Laporan Lembur dan diserahkan kepada Manajer HRD dan Bagian Penggajian.

31 81 Gambar 3.7 Rich Picture Proses Lembur Cuti Cuti yang ada pada PT. Sinarmas Sekuritas terdiri dari beberapa jenis, yaitu cuti tahunan, cuti besar/ istirahat panjang, cuti haid, dan beberapa jenis cuti lainnya. 1. Cuti tahunan - Karyawan yang berhak mengambil cuti selama 12 hari kerja setelah bekerja minimum 12 bulan berturut turut dengan mendapat gaji penuh. - Hak cuti tahunan karyawan diberikan dalam batas waktu 1 tahun setelah hari jatuhnya cuti

32 82 - Hak cuti yang tidak diambil setelah 1 tahun dari hari jatuhnya cuti dianggap hapus (gugur). - Hak atas cuti tahunan gugur apabila dalam waktu 6 bulan setelah lahirnya hak atas cuti tersebut ternyata karyawan yang bersangkutan tidak mempergunakannya bukan karena alasan alasan istimewa atau atas persetujuan perusahaan. - Seorang karyawan yang tanpa ijin sebelumnya telah memperpanjang cutinya, akan dianggap tidak hadir, kecuali ada alasan yang sah atau keterangan tertulis dengan bukti bukti yang sah. - Cuti bersama yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Pemerintah, mengurangi jumlah cuti tahunan karyawan. 2. Cuti Besar/ Istirahat Panjang Karyawan berhak atas cuti besar/istirahat panjang selama 1 bulan setelah bekerja minimum 6 tahun secara terus menerus atau kelipatannya, sebagai karyawan tetap. Dengan adanya cuti besar/istirahat panjang tersebut, maka pada tahun ke-7 atau kelipatannya, karyawan tidak berhak lagi atas cuti tahunan (12 hari kerja). Hak cuti besar/istirahat panjang yang tidak diambil setelah 6 tahun atau kelipatannya dari hari jatuhnya cuti, dianggap hapus (gugur), kecuali dapat dibuktikan tidak terlakasananya cuti

33 83 tersebut karena tidak mendapat persetujuan/ijin dari Atasan Langsungnya, maka dalam hal seperti ini hak cutinya dapat diganti dengan uang. 3. Cuti Haid Karyawati dapat dibebastugaskan pada hari pertama dan kedua sewaktu datang bulan (haid), apabila dapat dibuktikan secara medis yang mengharuskan karyawati yang bersangkutan harus beristirahat Cuti haid benar-benar diperlukan untuk istirahat dan alasan cuti haid tidak digabungkan dengan cuti tahunan, hari libur, maupun cuti-cuti khusus lainnya. PT.Sinarmas Sekuritas telah menggunakan HRIS-Cuti/Lembur yang telah terkomputerisasi. Proses pengajuan cuti diawali dengan adanya pengajuan cuti oleh karyawan dengan mengisi Form Permohonan Cuti dengan data yang diperlukan seperti data karyawan, jenis cuti, alasan, tanggal cuti, lama cuti, dll. Lalu karyawan akan memberikan Form Permohonan Cuti yang telah diisi tersebut kepada Admin dan Admin akan mengecek sisa cuti dari karyawan tersebut pada HRIS-Cuti/Lembur, kemudian Admin akan mencantumkan sisa cuti yang dimiliki karyawan tersebut dan beberapa data yang diperlukan lainnya. Jika jatah cuti yang dimiliki telah habis dan ternyata karyawan ingin mengajukan kembali cuti biasanya akan tergantung keputusan manajemen perusahaan akan mengizinkan atau tidak.

34 84 Setelah itu Form Permohonan Cuti tersebut akan diberikan kepada karyawan yang bersangkutan untuk meminta persetujuan dari Atasan Langsung dan manajer dari karyawan tersebut. Dalam memberikan persetujuan, Atasan Langsung mempertimbangkan faktor banyaknya pekerjaan yang ada pada tanggal cuti yang diajukan dan Atasan Langsung akan menentukan siapa yang akan menggantikan pekerjaan karyawan yang cuti tersebut. Jika Atasan Langsung dan manajer dari karyawan tersebut setuju maka mengotorisasi Form Permohonan Cuti tersebut. Jika Atasan Langsung dari karyawan tersebut tidak dapat mengotorisasi Form Permohonan Cuti tersebut, karyawan dapat meminta otorisasi dari Manajer HRD. Setelah mendapat persetujuan, karyawan akan memberikan Form Permohonan Cuti tersebut kepada Admin yang kemudian akan meng-entry data cuti ke dalam HRIS-Cuti/Lembur dan sistem akan secara otomatis mengurangi sisa cuti karyawan tersebut. Admin juga akan menambahkan data tertentu pada Form Permohonan Cuti tersebut seperti sisa hak cuti, tanggal disetujui serta mengarsip Form Permohonan Cuti tersebut. Karyawan yang ingin mengambil cuti harus menyerahkan Form Permohonan Cuti yang telah disetujui oleh Atasan langsung dan manajernya sekurang kurangnya 1 bulan sebelum tanggal cuti yang diajukan. Dalam keadaan darurat/mendesak dimana prosedur diatas tidak mungkin ditempuh, Form Permohonan Cuti yang telah disetujui Kepala Bagian/Unit Kerja terkait harus diserahkan dalam waktu 3 hari

35 85 sebelum jadwal cuti dimulai. Pada akhir periode, Admin akan mengupdate data absensi karyawan dan digunakan dalam pembuatan Laporan Absensi Karyawan. Gambar 3.8 Rich Picture Proses Cuti Ijin Pada PT. Sinarmas Sekuritas ada 4 jenis ijin yaitu Ijin Tidak Masuk, Ijin Terlambat Datang, Ijin Pulang Awal, dan Ijin Sakit. Prosedur untuk Ijin Tidak Masuk, Ijin Terlambat Datang, Ijin Pulang Awal sama tetapi untuk Ijin Sakit mempunyai prosedur yang berbeda. a. Ijin Tidak Masuk, Ijin Terlambat Datang, Ijin Pulang Awal Karyawan yang ingin mengajukan Ijin Tidak Masuk, Ijin Terlambat Datang, Ijin Pulang Awal harus mengambil Form Permohonan Ijin lalu mengisi Form tersebut dengan data yang

36 86 diperlukan seperti data karyawan, jenis ijin, tanggal ijin, dan alasan kemudian menyerahkan Form tersebut kepada Atasan Langsungnya untuk disetujui. Setelah disetujui, karyawan akan memberikan Form tersebut kepada Admin, lalu Admin akan menandatangani Form tersebut mengarsip Form Permohonan Ijin Tersebut. Pada akhir bulan Admin akan dan meng-update data absensi karyawan tersebut untuk pembuatan Laporan Absensi. Gambar 3.9 Rich Picture Proses Ijin Tidak Masuk, Ijin Terlambat Datang, Ijin Pulang Awal.

37 87 b. Ijin Sakit Karyawan yang ingin mengajukan Ijin Sakit harus mengambil Form Keterangan Sakit lalu mengisi Form tersebut dengan data yang diperlukan seperti data karyawan, tanggal ijin, dan alasan kemudian menyerahkan Form tersebut kepada Atasan Langsungnya untuk disetujui. Setelah disetujui, karyawan akan memberikan Form tersebut kepada Admin lalu Admin akan mengarsip Form Permohonan Ijin Tersebut. Pada akhir bulan, Admin akan dan meng-update data absensi karyawan tersebut untuk pembuatan Laporan Absensi. Gambar 3.10 Rich Picture Proses Ijin Sakit

38 Klaim Asuransi Kesehatan Setiap karyawan tetap berhak untuk mengajukan Klaim Asuransi Kesehatan. Dalam pengajuan Klaim ini ada beberapa prosedur, yaitu sebagai berikut: a. Klaim Asuransi Kesehatan untuk Rawat Jalan Proses Klaim ini diawali dengan adanya karyawan yang mengajukan klaim dengan memberikan Kwitansi pembayaran Dokter/ Rumah Sakit kepada Bagian Klaim. Lalu Bagian Klaim akan mengisi Lembar Pengajuan Klaim dan menandatanganinya serta mengirimkannya kepada Pihak Asuransi. Setelah diproses, pihak Asuransi akan mengirimkan Form Aseptasi Asuransi dan Bukti Transfer kepada Bagian Klaim. Lalu Bagian Klaim akan memberikan Form Aseptasi Asuransi yang berisi jumlah tagihan dan jumlah yang ditanggung oleh pihak Asuransi dan Bukti Transfer kepada karyawan yang mengajukan Klaim.

39 89 Gambar 3.11 Rich Picture Proses Klaim Asuransi Kesehatan Rawat Jalan b. Klaim Asuransi Kesehatan untuk Rawat Inap di RS Rekanan Jika karyawan dirawat inap di RS Rekanan dari Asuransi Sinarmas, maka karyawan membayar tagihannya dengan menyerahkan Kartu Asuransi Sinarmas kepada RS tersebut. Jika telah selesai diproses, pihak Asuransi akan mengirimkan Form Aseptasi Asuransi yang berisi jumlah tagihan dan jumlah yang ditanggung oleh pihak Asuransi kepada Bagian Klaim. Jika jumlah yang ditanggung oleh Asuransi lebih kecil, maka Bagian Klaim

40 90 akan membuat Memo Pemotongan Gaji dan menyerahkannya beserta Form Aseptasi Asuransi kepada Manajer HRD untuk ditandatangani. Setelah itu, Bagian Klaim akan memberikan Form Aseptasi Asuransi kepada karyawan yang bersangkutan dan juga akan menyerahkan Memo Pemotongan Gaji yang telah ditandangani tersebut beserta Form Aseptasi Asuransi kepada Bagian Penggajian. Lalu Bagian Penggajian akan mengupdate Historis Pemotongan Gaji karyawan tersebut. Gambar 3.12 Rich Picture Proses Klaim Asuransi Kesehatan Rawat Inap pada RS-Rekanan

41 91 c. Klaim Asuransi Kesehatan untuk Rawat Inap bukan di RS Rekanan Proses pengajuan klaim ini hampir sama dengan proses pengajuan Klaim untuk Rawat Jalan. Proses Klaim ini diawali dengan adanya karyawan yang mengajukan klaim dengan memberikan Kwitansi pembayaran Dokter/ Rumah Sakit kepada Bagian Klaim. Lalu Bagian Klaim akan mengisi Lembar Pengajuan Klaim dan menandatanganinya serta mengirimkannya kepada Pihak Asuransi. Setelah diproses, pihak Asuransi akan mengirimkan Form Aseptasi Asuransi dan Bukti Transfer kepada Bagian Klaim. Lalu Bagian Klaim akan memberikan Form Aseptasi Asuransi yang berisi jumlah tagihan dan jumlah yang ditanggung oleh pihak Asuransi dan Bukti Transfer kepada karyawan yang mengajukan Klaim. Gambar 3.13 Rich Picture Proses Klaim Asuransi Kesehatan Rawat Inap bukan pada RS-Rekanan

42 Peminjaman Uang Karyawan tetap dengan masa kerja satu tahun atau lebih dan berprestasi yang dibuktikan dengan tidak sedang menerima Surat Peringatan ataupun sanksi lainnya berhak mendapatkan pinjaman tanpa bunga untuk keperluan keperluan seperti biaya pendidikan, Biaya Rumah Sakit, dan Biaya duka. Ketentuan lain mengenai peminjaman diatur dalam Peraturan Perusahaan. Adapun prosedur peminjaman diawali dengan adanya pengajuan pinjaman oleh karyawan dengan mengajukan Form Pengajuan Pinjaman kepada Manajernya untuk ditandatangani. Lalu Manajer tersebut akan meminta konfirmasi kepada Bagian Penggajian mengenai data pinjaman dari karyawan Tersebut dan Bagian Penggajian akan mengecek data pinjaman karyawan tersebut berdasarkan pada Historis Pemotongan Gaji karyawan tersebut dan memberikan konfirmasi kepada Manajer tersebut. Konfirmasi tersebut digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menyetujui permintaan peminjaman yang diajukan. Selain itu, Manajer juga akan mempertimbangkan historis dari karyawan tersebut misalnya sanksi dan penghargaan yang pernah diterima oleh karyawan tersebut. Jika manajer menyetujui pengajuan pinjaman tersebut, maka Beliau akan memberikan Form Pengajuan Pinjaman kepada direktur. Jika direktur setuju, manajer akan memberikan Form Pengajuan Pinjaman tersebut kepada Bagian Penggajian. Bagian Penggajian akan

43 93 memberikan Form Pengajuan Pinjaman yang telah ditandatangani tersebut kepada Bagian Keuangan. Setelah mentransfer uang yang dipinjamkan, Bagian keuangan akan memberikan Bukti Transfer kepada Bagian Penggajian dan Bagian Penggajian akan meng-update Historis Pemotongan Gaji untuk karyawan tersebut. Kemudian Bagian Penggajian akan menyerahkan Bukti transfer kepada karyawan yang bersangkutan. Pada akhir bulan, Bagian Penggajian akan membuat Laporan Peminjaman Uang untuk diserahkan kepada Manajer HRD dan direktur. Gambar 3.14 Rich Picture Proses Peminjaman Uang Penilaian Prestasi Kerja Karyawan Penilaian prestasi kerja karyawan pada PT. Sinarmas Sekuritas dilakukan dua kali dalam setahun yaitu bulan Juni dan Desember.

44 94 Penilaian ini dilakukan oleh manajer masing masing bagian. Penilaian prestasi kerja bertujuan untuk: Menentukan sasaran prestasi kerja yang harus dicapai karyawan untuk tahun berjalan. Memberikan masukan tentang pencapaian dan prestasi kerja karyawan secara periodik. Pemberian insentif pada bagi karyawan yang melampaui prestasi dan digunakan sebagai pertimbangan untuk penilaian potensi dalam rangka Promosi. Penilaian prestasi kerja karyawan ditinjau dari beberapa aspek yaitu Kepribadian, Kinerja, dan Kepemimpinan. Selain itu Manajer juga memerlukan Laporan Absensi untuk melakukan penilaian tersebut. Proses penilaian prestasi kerja karyawan diawali dengan Penilaian prestasi yang dilakukan oleh Manajer masing masing divisi dan mengisi Form Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan. Dalam melakukan penilaian, Manajer memeriksa Laporan Absensi Karyawan dan mempertimbangkan hal hal lain yang merupakan komponen penilaian dengan objektif kemudian Manajer akan menyimpulkan hasil dari penilaian tersebut. Setelah melakukan penilaian, Manajer akan membahas Hasil Penilaian Prestasi Kerja tersebut dengan karyawan yang bersangkutan. Dalam pembahasan tesebut dibahas mengenai gaji dan kompensasi lainnya yang akan didapatkan Karyawan dari Hasil Penilaian Prestasi

45 95 tersebut. Jika Karyawan setuju dengan Hasil Penilaian Prestasi Kerja tersebut, maka karyawan akan menandatangani Hasil Penilaian Prestasi Kerja tersebut. Penghargaaan ataupun sanksi yang diberikan kepada karyawan setelah penilaian prestasi diusulkan oleh Manajer kepada Direktur. Pada akhir periode penilaian Manajer bagian masing masing akan membuat Laporan Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan dan diberikan kepada Manajer HRD dan direktur. Penilaian Prestasi Kerja Karyawan Gambar 3.15 Rich Picture Proses Penilaian Prestasi Kerja Karyawan Perpanjangan Kontrak Perpanjangan kontrak diberikan kepada karyawan kontrak yang Hasil Penilaian Prestasi Kerjanya baik dan menurut manajer, karyawan

46 96 tersebut layak untuk diperpanjang kontraknya. Prosedurnya adalah setelah melakukan penilaian prestasi kerja dan meminta otorisasi kepada karyawan yang bersangkutan, manajer akan membuat Form Usulan Perpanjangan Kontrak dan memberikannya kepada direktur dengan melampirkan Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan tersebut. Jika direktur menyetujui usulan tersebut, direktur akan menandatangani Form tersebut dan membuat Surat Keputusan Direksi yang berisi persetujuan perpanjangan kontrak untuk karyawan tersebut dan memberikannya kepada manajer yang mengajukan. Setelah itu, manajer akan memberikan Surat Keputusan Direksi kepada karyawan yang bersangkutan dan Admin. Lalu Admin akan membuat Surat Kontrak yang baru dan memberikannya kepada Manajer tersebut untuk ditandatangani. Setelah itu, Surat Kontrak yang baru akan diberikan kepada karyawan yang diperpanjang kontraknya untuk ditandatangani. Admin akan meng-update data karyawan tersebut di dalam HRIS-Cuti/Lembur dan Admin akan memberikan Surat Keputusan Direksi tersebut kepada Bagian Penggajian untuk mengupdate ke HRIS-Penggajian. Usulan Perpanjangan Kontrak, Hasil Penilaian Prestasi Kerja, dan Surat Keputusan Direksi diarsip di masing masing bagian. Pada akhir bulan, Admin akan membuat Laporan Historis Karyawan berdasarkan Surat Keputusan Direksi untuk diserahkan kepada Manajer HRD.

47 97 Gambar 3.16 Rich Picture Proses Perpanjangan Kontrak Pengangkatan Karyawan Tetap Pengangkatan karyawan tetap diusulkan oleh manajer jika Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan tersebut baik dan menurut manajer, karyawan tersebut layak untuk menjadi karyawan ketap. Proses pengangkatan karyawan tetap dimulai dari penilaian prestasi kerja karyawan yang dilakukan oleh manajer dan pembahasan mengenai Hasil Penilaian Prestasi Kerja dan kompensasi yang diterima oleh karyawan tersebut jika menjadi karyawan tetap. Jika karyawan tersebut menyetujui Hasil Penilaian Prestasi Kerja tersebut maka Manajer akan melakukan pengisian Form Pengangkatan Karyawan Tetap dan

48 98 memberikan Form tersebut kepada Direktur dengan melampirkan Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan tersebut. Jika direktur menyetujuinya,direktur akan menandatangani Form Pengangkatan Karyawan Tetap tersebut dan membuat Surat Keputusan Direksi yang berisi persetujuan pengangkatan karyawan tersebut menjadi karyawan tetap dan beberapa ketentuan lainnya dan memberikannya kepada manajer yang mengajukan. Setelah itu, manajer akan memberikan Surat Keputusan Direksi kepada karyawan yang bersangkutan dan Admin. Admin akan memberikan Surat Perjanjian Kerja kepada manajer tersebut untuk ditandatangani lalu Admin akan memberikan Surat Perjanjian Kerja, Form Pendaftaran Asuransi dan Form Pendaftaran JAMSOSTEK kepada karyawan tersebut dan karyawan diminta untuk menandatangani Surat Perjanjian Kerja serta karyawan diminta untuk membuat Asuransi dan JAMSOSTEKnya sendiri. Setelah karyawan mendaftar di Asuransi dan JAMSOSTEK, Karyawan akan memberikan no.asuransi dan nomor JAMSOSTEKnya kepada Admin. Admin akan meng-update data karyawan pada HRIS-Cuti/Lemburyang terkait dengan perubahan dari karyawan kontrak menjadi karyawan tetap serta memberikan Surat Keputusan Direksi, no.asuransi, dan Nomor JAMSOSTEK kepada Bagian Penggajian. Bagian Penggajian akan meng-update data karyawan yang ada pada HRIS-Penggajian sesuai dengan perubahan golongan dan kompensasi yang didapatkan karyawan tetap. Form Pengangkatan Karyawan Tetap, Hasil Penilaian Prestasi Kerja, dan

49 99 Surat Keputusan Direksi diarsip di masing masing bagian. Pada akhir bulan, Admin akan membuat Laporan Historis Karyawan sesuai dengan Surat Keputusan Direksi dan akan diberikan kepada Manajer HRD. Pengangkatan Pegawai Tetap 3. Form Pengangkatan Karyawan Tetap+ Hasil Penil aian Prestasi Kerja Karyawan (authorized) Manajer 4. Form Pengangkatan Karyawan Tetap (a uthorized)+ Hasi l Peni laian Prestasi Kerj a Ka ryawan (authorized) Surat Keputusan Direksi Direktur 14. Update Data Karyawan 1. Hasil Penil aian Prestasi Kerja Karyawan 2. Ha si l Peni laian Prestasi Kerja Karyawan (auth orized) 6.Surat Keputusan Direksi 5.Surat Keputusan Direksi 7. Surat Perjanjian Kerja 8. Surat Perjanjian Kerja (autho ri ze d) 9. Surat Perjanjian Kerja (a uthori zed )+ Form Pendaftaran Asuransi+ Form Pendaftaran JAMSOSTEK Bag. Peng gajian 13. Surat Keputusan Direksi+No. Asuransi+No.Jamso stek 12.UpdateData Karyawan 15. Laporan Historis Karyawan H RIS -Penggaj ian HRISCu ti/lembur Karyawan 10. Surat Perjanjian Kerja (authorized) Admin Manajer HRD 11. No Asuransi + No. JAMSOSTEK Gambar 3.17 Rich Picture Proses Pengangkatan Karyawan Tetap Promosi Promosi adalah perubahan jabatan ke jenjang yang lebih tinggi. Promosi dilakukan terhadap karyawan dalam rangka mengisi kekosongan posisi yang lebih tinggi atau adanya posisi yang kosong pada suatu pekerjaan yang lebih tinggi dengan mempertimbangkan Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan tersebut. Proses promosi

50 100 karyawan diawali dengan pembuatan Form Usulan Promosi oleh manajer dari karyawan yang ingin dipromosikan dengan sebelumnya telah diadakan pembahasan mengenai kompensasi yang akan diterima karyawan jika usulan Promosi disetujui dan karyawan menyetujui Hasil Penilaian Prestasi Kerja. Lalu Manajer akan memberikan Form Usulan Promosi tersebut dan Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang bersangkutan kepada direktur. Jika direktur menyetujuinya, direktur akan menandatangani Form Usulan Promosi tersebut dan membuat Surat Keputusan Direksi yang berisi persetujuan promosi karyawan tersebut dan beberapa ketentuan lainnya dan memberikannya kepada manajer yang mengajukan. Setelah itu, manajer akan memberikan Surat Keputusan Direksi kepada karyawan yang bersangkutan dan Admin. Admin akan mengupdate data karyawan pada HRIS-Cuti/Lembur yang terkait dengan perubahan dari posisi dari karyawan tersebut serta memberikan Surat Keputusan Direksi kepada Bagian Penggajian. Bagian Penggajian akan meng-update data karyawan yang ada pada HRIS-Penggajian sesuai dengan perubahan posisi dan kompensasi yang didapatkan oleh karyawan tersebut dengan posisi barunya. Form Usulan Promosi, Hasil Penilaian Prestasi Kerja, dan Surat Keputusan Direksi diarsip di masing masing bagian. Pada akhir bulan, Admin akan membuat Laporan Historis Karyawan sesuai dengan Surat Keputusan Direksi yang akan diberikan kepada Manajer HRD.

51 101 Gambar 3.18 Rich Picture Proses Promosi Mutasi Mutasi adalah perubahan jabatan ke jenjang yang sama, berdasarkan pertimbangan kebutuhan organisasi dan kelancaran pekerjaan. Proses mutasi terjadi ketika ada posisi yang kosong dan harus diisi segera sedangkan Bagian Perekrutan tidak dapat menyediakan karyawan untuk mengisi posisi tersebut dengan segera. Prosesnya dimulai dari adanya pengajuan Form Permintaan Tenaga Kerja dari suatu bagian dan membutuhkan karyawan untuk mengisi posisi tersebut segera. Bagian Perekrutan akan mengecek data karyawan pada HRIS-Cuti/Lembur dan menentukan karyawan yang kira kira dapat memenuhi persyaratan yang diajukan untuk posisi

52 102 yang kosong tersebut dan mempertimbangkan apakah pekerjaan karyawan tersebut setelah ditinggalkan masih dapat ditangani oleh bagian tempat karyawan tersebut bekerja. Setelah menentukan pilihan, Bagian Perekrutan akan membuat Form Usulan Mutasi dan memberikannya kepada Manajer HRD untuk ditandatangani. Setelah itu usulan mutasi tersebut diberikan kepada manajer Bagian atau Atasan Langsung dari Karyawan yang dipilih. Jika Manajer tersebut setuju maka Beliau akan menandatangani Form Usulan Mutasi tersebut dan memberikannya kepada Bagian Perekrutan. Bagian Perekrutan akan memberikan usulan Mutasi tersebut kepada Direktur, Jika Direktur menyetujinya, Direktur akan menandatangani Usulan Mutasi tersebut dan membuat Surat Keputusan Direksi yang berisi persetujuan mutasi karyawan tersebut dan beberapa ketentuan lainnya dan memberikannya kepada Bagian Perekrutan. Setelah itu, Bagian Perekrutan akan memberikan Surat Keputusan Direksi kepada karyawan yang bersangkutan dan Admin. Admin akan meng-update data karyawan pada HRIS-Cuti/Lembur yang terkait dengan perubahan posisi dari karyawan tersebut serta memberikan Surat Keputusan Direksi kepada Bagian Penggajian. Bagian Penggajian akan meng-update data karyawan yang ada pada HRIS-Penggajian sesuai dengan perubahan posisi dan kompensasi yang didapatkan oleh karyawan tersebut dengan posisi barunya. Form Usulan Mutasi dan Surat Keputusan Direksi diarsip oleh Bagian Perekrutan. Pada akhir bulan Admin akan membuat Laporan

53 103 Historis Karyawan sesuai dengan Surat Keputusan Direksi yang akan diberikan kepada Manajer HRD. Gambar 3.19 Rich Picture Proses Mutasi Demosi Demosi adalah perubahan Jabatan yang lebih rendah, berdasarkan pertimbangan turunnya prestasi atau kondite kerja karyawan yang bersangkutan. Proses pemberian demosi kepada Karyawan dimulai dengan pembuatan Form Usulan Demosi oleh Manajer dari karyawan yang ingin didemosikan dengan sebelumnya telah diadakan pembahasan mengenai kompensasi yang akan diterima

54 104 karyawan jika usulan demosi disetujui dan karyawan menyetujui Hasil Penilaian Prestasi Kerja. Lalu manajer akan memberikan Form Usulan Demosi tersebut dan Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang bersangkutan kepada direktur. Jika direktur menyetujuinya, direktur akan menandatangani Form Usulan Demosi tersebut dan membuat Surat Keputusan Direksi yang berisi persetujuan demosi karyawan tersebut dan beberapa ketentuan lainnya dan memberikannya kepada manajer yang mengajukan. Setelah itu, manajer akan memberikan Surat Keputusan Direksi kepada karyawan yang bersangkutan dan Admin. Admin akan mengupdate data karyawan pada HRIS-Cuti/Lembur yang terkait dengan perubahan posisi dari karyawan tersebut serta memberikan Surat Keputusan Direksi kepada Bagian Penggajian. Bagian Penggajian akan meng-update data karyawan yang ada pada HRIS-Penggajian sesuai dengan perubahan posisi dan kompensasi yang didapatkan oleh karyawan tersebut dengan posisi barunya. Usulan Demosi, Hasil Penilaian Prestasi Kerja, dan Surat Keputusan Direksi diarsip di masing masing bagian. Pada akhir bulan, Admin akan membuat Laporan Historis Karyawan sesuai dengan Surat Keputusan Direksi yang akan diberikan kepada Manajer HRD.

55 105 Gambar 3.20 Rich Picture Proses Demosi Pemberian Bonus Pemberian Bonus kepada karyawan didasarkan pada Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan tersebut dan juga kebijakan perusahaan lainnya. Proses pemberian bonus diawali dengan pembuatan Form Usulan Bonus oleh manajer dari karyawan tersebut dan memberikan Form tersebut dan Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang bersangkutan kepada direktur. Jika direktur menyetujuinya, direktur akan menandatangani Form Usulan Bonus tersebut dan memberikannya kepada manajer yang mengajukan. Setelah itu, manajer akan memberikan Form tersebut kepada Bagian Penggajian dan pada saat perhitungan gaji Bagian Penggajian

56 106 akan meng-update data Gaji Karyawan khususnya tentang Bonus. Pada akhir bulan Bagian Penggajian akan membuat Laporan Bonus sesuai dengan Memo Pemberian Bonus untuk diberikan kepada Manajer HRD. Bonus 3. Form Usulan Bonus+ Hasil Penilaian P restasi K erja Karyawan (authorized) Manajer 4. Form Usulan Bonus (authorized)+ Ha si l Pe ni la ia n Prestasi Kerja Karyawan (authorized)+ Memo P em berian B onus Direktur 2. Ha si l Pe ni la ia n P restasi K erja Karyawan (authorized) 1. Ha sil Pe ni la ia n Prestasi Kerja Karyawan 5.Memo Pemberian Bonus 6. Up da te Data Bonus Bag. Penggajian HRIS -Penggajian 7.Laporan Bonus Manajer HRD Kary awan Gambar 3.21 Rich Picture Proses Pemberian Bonus Sanksi Manajer baik langsung maupun melalui pimpinan yang diberikan wewenang akan mengenakan sanksi terhadap karyawan yang melanggar Tata Tertib Kerja & peraturan peraturan yang berlaku, berupa Peringatan Lisan oleh Atasan yang bersangkutan atau pejabat yang berwenang. Apabila Peringatan Lisan tidak diindahkan, maka terhadap karyawan tersebut dapat diberikan Peringatan Tertulis berupa Surat Peringatan sesuai dengan bobot kesalahannya.

57 107 Dalam hal Surat Peringatan ini, Atasan Langsung/ Pimpinan Cabang dapat berkonsultasi dengan Bagian HRD sebelum memberikan Surat Peringatan tersebut. Peringatan Lisan dan Surat Peringatan Tertulis tidak perlu diberikan menurut urutan urutan, tetapi dapat diberikan berdasarkan besar-kecilnya kesalahan yang dilakukan oleh Karyawan. Ketentuan pemberian Surat Peringatan kepada Karyawan diatur dalam Peraturan Perusahaan yang berlaku dan tergantung pada kebijakan perusahaan serta dapat juga dipengaruhi oleh Hasil Penilaian Prestasi Kerja Karyawan. Ada tiga jenis Surat Peringatan, yaitu sebagai berikut: Surat Peringatan Pertama (SP I) Surat Peringatan Kedua (SP II) Surat Peringatan Ketiga (SP III) Adapun proses pemberian Surat Peringatan tersebut adalah sebagai berikut: a. Surat Peringatan Pertama (SP I) dan Surat Peringatan Kedua (S P II) Pemberian Surat Peringatan Pertama (SP I) dan Surat Peringatan Kedua (SP II) memiliki prosedur yang hampir sama hanya bobot kesalahan yang menyebabkan pemberiaan Surat Peringatan nya saja yang berbeda. Prosedurnya adalah Manajer yang ingin memberikan SP I / SP II kepada karyawannya langsung memberikan SP I/ SP II kepada karyawan tersebut dan memberikan

58 108 tembusannya kepada Admin. Pada akhir bulan Admin akan membuat Laporan Historis Karyawan sesuai dengan SP I dan SP II yang akan diberikan kepada Manajer HRD. Gambar 3.22 Rich Picture Proses Pemberian SP I dan SP II b. Surat Peringatan Ketiga (S P III) Untuk pemberian SP III prosedurnya sedikit berbeda dengan pemberian SP I dan SP II. Prosedurnya adalah Manajer yang ingin memberikan SP III kepada karyawannya, melakukan permintaan pemberian SP III kepada karyawan yang bersangkutan beserta alasannya kepada Admin. Lalu Admin akan membuat SP III dan memberikannya kepada Manajer HRD dan Direktur untuk ditandatangani. Setelah itu, Admin akan memberikan SP III

59 109 tersebut kepada karyawan yang bersangkutan dan memberikan tembusannya kepada Manajer Karyawan tersebut. Pada akhir bulan Admin akan membuat Laporan Historis Karyawan sesuai dengan SP III yang akan diberikan kepada Manajer HRD. Gambar 3.23 Rich Picture Proses Pemberian SP III Masa berlaku Surat Peringatan I, II, dan III adalah masing masing enam bulan. Apabila Karyawan telah mendapat Surat Peringatan III dan masih melakukan pelanggaran, maka terhadap yang bersangkutan dapat dilakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

60 110 c. Skorsing Selain pemberian Surat Peringatan masih ada jenis Sanksi yang lain, yaitu Skorsing. Ketentuan pemberian Skorsing ini kepada karyawan diatur dalam Peraturan Perusahaan yang berlaku dan tergantung pada kebijakan perusahaan. Prosedurnya adalah jika ada karyawan yang melanggar tata tertib dan layak untuk diberikan Skorsing sesuai dengan kebijakan perusahaan maka Admin akan membuat Surat Skorsing dan memberikannya kepada Manajer HRD untuk ditandatangani. Setelah itu, Admin akan memberikan Surat Skorsing tersebut kepada karyawan yang bersangkutan dan memberikan tembusannya kepada Manajer dari karyawan tersebut. Pada akhir bulan Admin akan meng-update data absensi karyawan pada HRIS-Absensi sehubungan dengan pemberian Skorsing ini dan Admin juga akan membuat Laporan Historis Karyawan yang akan diberikan kepada Manajer HRD.

61 111 Gambar 3.24 Rich Picture Proses Pemberian Skorsing Pemberian Surat Peringatan dapat saja disertai dengan Skorsing dan ketentuannya diatur dalam Peratutan Perusahaan dan tergantung pada kebijakan perusahaan. Prosedurnya adalah sebagai berikut: d. Surat Peringatan Pertama (SP I) dan Surat Peringatan Kedua (S P II) beseta S korsing Pemberian Surat Peringatan Pertama (SP I) dan Surat Peringatan Kedua (SP II) yang disertai Skorsing memiliki prosedur yang hampir sama hanya bobot kesalahan yang menyebabkan pemberiaan Surat Peringatan nya saja yang berbeda. Prosedurnya adalah Manajer yang ingin memberikan SP I / SP II kepada karyawannya langsung memberikan SP I/ SP II kepada

62 112 karyawan tersebut dan memberikan tembusannya kepada Admin. Lalu Admin akan membuat Surat Skorsing dan memberikannya kepada Manajer HRD untuk ditandatangani dan Admin juga menyertakan tembusan SPI/ SP II. Setelah itu, Admin akan memberikan Surat Skorsing tersebut kepada karyawan yang bersangkutan dan memberikan tembusannya kepada Manajer dari karyawan tersebut. Pada akhir bulan Admin akan meng-update data absensi karyawan pada HRIS-Absensi sehubungan dengan pemberian Sanksi ini dan Admin juga akan membuat Laporan Historis Karyawan yang akan diberikan kepada Manajer HRD. Gambar 3.25 Rich Picture Proses Pemberian SP I dan SP II beserta Skorsing

63 113 e. Surat Peringatan Ketiga (S P III) beserta S korsing Untuk pemberian SP III yang disertai Skorsing prosedurnya sedikit berbeda dengan pemberian SP I dan SP II. Prosedurnya adalah manajer yang ingin memberikan SP III kepada karyawannya, melakukan permintaan pemberian SP III kepada karyawan yang bersangkutan beserta alasannya kepada Admin. Lalu Admin akan membuat SP III dan Surat Skorsing lalu memberikannya kepada Manajer HRD untuk ditandatangani dan menyerahkan SP III kepada direktur. Setelah itu, Admin akan memberikan SP III dan Surat Skorsing tersebut kepada karyawan yang bersangkutan dan memberikan tembusan SP III dan Surat Skorsing kepada manajer karyawan tersebut. Pada akhir bulan Admin akan meng-update data absensi karyawan pada HRIS- Absensi sehubungan dengan pemberian. Pada akhir bulan Admin akan membuat Laporan Historis Karyawan dan menyerahkanya kepada Manajer HRD.

64 114 Gambar 3.26 Rich Picture Proses Pemberian SP III beserta Skorsing Pemutusan Hubungan Kerja Pemutusan Hubungan Kerja pada PT.Sinarmas Sekuritas dibagi menjadi dua yaitu PHK dan Pengunduran Diri. PHK adalah pemutusan hubungan kerja yang dikehendaki oleh Perusahaan, sedangkan Pengunduran Diri adalah pemutusan hubungan kerja yang dikehendaki oleh karyawan. a. PHK Pemutusan Hubungan Kerja pada PT.Sinarmas Sekuritas dibagi menjadi dua yaitu PHK dan Pengunduran Diri. PHK adalah

65 115 pemutusan hubungan kerja yang dikehendaki oleh Perusahaan, sedangkan Pengunduran Diri adalah pemutusan hubungan kerja yang dikehendaki oleh karyawan. Ketentuan PHK pada PT.Sinarmas Sekuritas diatur dalam Peraturan Perusahaan dan tergantung pada kebijakan perusahaan. Prosedurnya adalah sebagai berikut: Manajer yang akan melakukan PHK terhadap karyawannya memberikan permintaan PHK beserta alasannya kepada Admin lalu Admin membuat Form PHK yang kemudian akan diberikan kepada Manajer HRD untuk ditandatangani. setelah itu, Admin akan memberikan Form PHK tersebut kepada Direktur. Jika telah disetujui oleh Direktur, Admin akan membuat Memo Pemberian Uang Pesangon kepada Bagian Penggajian. Bagian Penggajian akan menghitung Uang Pesangon yang layak diterima oleh karyawan tersebut sesuai dengan golongan Karyawan tersebut dan ketentuan lainnya. Selain itu, Bagian Penggajian akan meng-update data karyawan yang di PHK pada HRIS-Penggajian. Kemudian Bagian Penggajian akan memberikan Memo Pemberian Uang Pesangon yang telah dihitung jumlah Uang Pesangonnya kepada Admin untuk kemudian diberikan kepada Direktur. Jika disetujui, Memo Pemberian Uang Pesangon tersebut akan ditandatangani dan diberikan ke Admin. Admin akan memberikan Memo Pemberian Uang Pesangon tersebut kepada Bagian Keuangan. Bagian

66 116 Keuangan akan mentransfer Uang Pesangonnya dan memberikan Bukti Transfer kepada Admin dan Admin akan memberikan Form PHK dan Bukti Transfer kepada karyawan yang di PHK serta memberikan tembusan Form PHK kepada Manajer Karyawan tersebut. Kemudian Admin akan meng-update data karyawan tersebut pada HRIS-Cuti/Lembur dan HRIS-Absensi. Pada akhir bulan Admin akan membuat Laporan Pemutusan Hubungan Kerja dan memberikannya kepada Manajer HRD. Gambar 3.27 Rich Picture Proses PHK

67 117 b. Pengunduran Diri Karyawan yang ingin mengundurkan diri harus mengajukan permohonan pengunduran diri secara tertulis sekurang kurangnya 30 hari sebelum tanggal mulai pengunduran dirinya. Sebelum tanggal pengunduran diri, karyawan wajib menyelesaikan segala hal yang berkaitan dengan pekerjaan dan melakukan serah terima pekerjaan kepada pengganti dengan sepengetahuan atasannya. Selain itu, sebelum tanggal pengunduran diri karyawan wajib menyelesaikan segala hal yang berkaitan dengan hutang piutang perusahaan serta kewajiban kewajiban lain dari karyawan tersebut. Adapun prosedur pengunduran diri dimulai dari karyawan mengajukan Form Pengunduran Diri kepada manajernya untuk ditandatangani. manajer tersebut akan meminta konfirmasi mengenai pinjaman karyawan kepada Bagian Penggajian yang akan mengceknya pada Historis Pemotongan Gaji dan memberikan konfirmasi tersebut kepada manajer tersebut. Selain itu, manajer juga akan mengecek apakah karyawan tersebut melanggar Surat Kontrak atau tidak. Setelah itu, karyawan akan memberikan Form Pengunduran Diri yang telah disetujui kepada Admin dan Admin akan memberikan Form tersebut kepada Manajer HRD dan Direktur untuk ditandatangani. Setelah

68 118 ditandatangani oleh Manajer HRD dan Direktur, Form Pengunduran Diri tersebut diberikan kepada Bagian Penggajian. Bagian Penggajian akan menghitung Uang Penggantian Hak dan Uang Pisah yang layak diterima oleh karyawan tersebut sesuai dengan golongan karyawan tersebut dan ketentuan lainnya. selain itu Bagian Penggajian juga akan meng-update data karyawan tersebut pada HRIS-Penggajian. Kemudian Bagian Penggajian akan membuat Memo Pemberian Uang Penggantian Hak dan Uang Pisah kepada Admin lalu Admin akan memberikan memo tersebut kepada direktur untuk disetujui. Jika disetujui, Admin akan memberikan Memo Pemberian Uang Penggantian Hak dan Uang Pisah kepada Bagian Keuangan. Bagian Keuangan akan mentransfer Uang Penggantian Hak dan Uang Pisah dan memberikan Bukti Transfer kepada Admin dan Admin akan memberikan Bukti Transfer kepada karyawan dan kemudian Admin akan meng-update data karyawan tersebut pada HRIS- Cuti/Lembur dan HRIS-Absensi. Pada akhir bulan, Admin akan membuat Laporan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Manajer HRD.

69 119 Gambar 3.28 Rich Picture Proses Pengunduran Diri Penggajian Gaji Karyawan terdiri dari Gaji Pokok ditambah tunjangan tunjangan ditambah bonus dan dikurangi dengan pajak serta potongan potongan lainnya. Tunjangan tunjangan yang ada pada perusahaan adalah Tunjangan Jabatan, Tunjangan Luar Home Base, Tunjangan Khusus, Tunjangan Pernikahan, Tunjangan Kematian & Uang Duka, Tunjangan Hari Keagamaan, Jaminan Pemeliharaan Kesehatan,

70 120 Tunjangan Kelahiran. Penentuan jumlah komponen komponen gaji termasuk tunjangan tunjangan dan juga potongan potongan tersebut ditentukan oleh kebijakan yang dibuat oleh perusahaan dengan mempertimbangkan jabatan dan status karyawan tersebut. Sistem Penggajian PT. Sinarmas Sekuritas telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi yang berbasis web yaitu HRIS- Penggajian. Prosedur penggajian karyawan pada PT. Sinarmas Sekuritas dimulai pada saat akhir bulan Admin akan memberikan Laporan Lembur dan Laporan Absensi Karyawan ke Bagian Penggajian. Bagian Penggajian lalu akan melakukan perhitungan gaji dengan menggunakan HRIS-Penggajian yang ada di perusahaan dan mengentry komponen komponen yang diperlukan dalam perhitungan gaji yang belum ada pada Master Data yang ada pada HRIS-Penggajian tersebut misalnya ada potongan, upah lembur, bonus,dll. Bonus dan pemotongan gaji di-input berdasarkan pada Memo Pemberian Bonus dan Historis Pemotongan Gaji. Setelah melakukan perhitungan, Bagian Penggajian akan mencetak Daftar Gaji tiap Karyawan yang memuat nama karyawan beserta perincian gaji yang diterima kemudian Bagian Penggajian akan menyerahkan Daftar Gaji tersebut kepada Manajer HRD untuk disetujui. Setelah Daftar Gaji disetujui, Daftar Gaji juga akan diberikan kepada direktur perusahaan untuk di cross-check kembali Setelah itu Daftar Gaji akan diberikan kepada Bagian Keuangan lalu Bagian Keuangan akan men-transfer gaji karyawan ke masing-masing rekening karyawan.

71 121 Jika ada karyawan yang meminta Slip Gaji, maka Bagian Penggajian akan mencetak Slip Gaji Karyawan dari HRIS-Penggajian. Pada akhir bulan Bagian Penggajian akan memberikan Laporan Penggajian pada Manajer HRD. Gambar 3.29 Rich Picture Proses Penggajian

72 Aplikasi yang Mendukung Sistem Human Resource yang Sedang Berjalan PT. Sinarmas Sekuritas menggunakan beberapa aplikasi untuk mendukung efektifitas dan efisiensi dari kegiatan kegiatan Human Resourcenya. Aplikasi aplikasi tersebut meliputi : HRIS-Absensi HRIS-Cuti/Lembur HRIS-Penggajian Pembahasan lebih lanjut mengenai aplikasi- aplikasi yang telah disebutkan diatas terdiri dari : Use Case Diagram dan Use Case Specification untuk menggambarkan interaksi antara actor dengan aplikasi tersebut. Gambaran operasional dari aplikasi aplikasi tersebut Use Case Diagram dan Use Case Specification a. Use Case Diagram dan Use Case Specification HRIS-Absensi Use Case Diagram

73 123 Gambar 3.30 Use Case Diagram HRIS Absensi Use Case Specification Tabel 3. 2 Use Case Specification Melayani Absen Nama Use Case Pelaku Melayani Absen Karyawan Deskripsi Langkah 1: Karyawan menempelkan jari pada finger print. Langkah 2 : Sistem membaca dan mencocokkan sidik jari tersebut dengan data sidik jari karyawan yang tersimpan pada database. Jika sidik jari karyawan

74 124 sama dengan sidik jari yang ada pada database, maka sistem akan menyimpan waktu pada saat karyawan menempelkan jari di finger print. Jika sidik jari tidak ditemukan pada data sidik jari karyawan yang tersimpan di dalam database, maka sistem memberitahu ketidakcocokannya. Tabel 3. 3 Use Case Specification Login Nama Use Case Pelaku Login Admin Deskripsi Langkah 1 : Admin memasukkan NIK dan password. Langkah 2 : Sistem membaca ke dalam database. Jika NIK atau password salah, sistem menampilkan pesan peringatan. Jika NIK dan password benar, sistem menampilkan layar absensi. Tabel 3. 4 Use Case Specification Melayani Pembuatan Data karyawan Baru Nama Use Case Pelaku Melayani Pembuatan Data karyawan Baru Admin Deskripsi Langkah 1 : Admin memilih menu untuk membuat data karyawan baru. Langkah 2 : Sistem menampilkan form karyawan Langkah 3 :Admin memasukkan data lengkap karyawan

75 125 Langkah 4 : Sistem memeriksa kelengkapan data karyawan yang diisi, jika masih ada data yang kosong, sistem menampilkan pesan peringatan. Jika data karyawan sudah lengkap, sistem menyimpan informasi data karyawan yang baru. Tabel 3. 5 Use Case Specification Melayani Pembuatan Daftar Absensi Nama Use Case Pelaku Melayani Pembuatan Daftar Absensi Admin Deskripsi Langkah 1 : Admin mencari Daftar Absensi dan memasukkan periode absensi Langkah 2 : Sistem membaca ke dalam database dan menampilkan Daftar Absensi sesuai periode yang dimasukkan Admin. b. Use Case Diagram dan Use Case Specification HRIS- Cuti/Lembur Use Case Diagram

76 126 Gambar 3.31 Use Case Diagram HRIS Cuti/Lembur Use Case Specification Tabel 3. 6 Use Case Specification Login Nama Use case Login

77 127 Pelaku Admin Deskripsi Langkah 1 : Admin memasukkan NIK dan password. Langkah 2: Sistem membaca ke dalam database. Jika NIK atau password salah, sistem menampilkan pesan peringatan. Jika NIK dan password benar, sistem menampilkan layar menu. Tabel 3. 7 Use Case Specification Melayani Pembuatan Data karyawan Nama Use case Pelaku Melayani Pembuatan Data karyawan Baru admin Deskripsi Langkah 1 : Admin memilih menu untuk membuat data karyawan baru. Langkah 2 : Sistem menampilkan Form Karyawan Langkah 3 : Admin memasukkan data lengkap karyawan Langkah 4 : Sistem memeriksa kelengkapan data karyawan yang diisi, jika masih ada data yang kosong, sistem menampilkan pesan peringatan. Jika data karyawan sudah lengkap, sistem menyimpan informasi data karyawan yang baru. Tabel 3. 8 Use Case Specification Melayani Pembuatan Data Cuti Nama Use case Pelaku Melayani Pembuatan Data Cuti admin Deskripsi

78 128 Langkah 1 : Admin memilih menu untuk membuat data cuti. Langkah 2 : Sistem menampilkan Form Cuti Langkah 3 : Admin memilih nama karyawan, bagian, dan jabatan karyawan. Langkah 4 : Sistem mengambil data nama, bagian dan jabatan karyawan dari master karyawan dan menampilkan data. Langkah 5 : Admin memasukkan lama cuti, tanggal cuti, dan alasan selama cuti. Langkah 6 : Sistem menerima dan menyimpan data ke dalam database. Tabel 3. 9 Use Case Specification Melayani Pembuatan Data Lembur Nama Use Case Pelaku Melayani Pembuatan Data Lembur admin Deskripsi Langkah 1 : Admin memilih menu untuk membuat data lembur. Langkah 2 : Sistem menampilkan Form Lembur. Langkah 3 : Admin memilih nama karyawan, bagian, dan jabatan karyawan. Langkah 4 : Sistem mengambil data nama, bagian dan jabatan karyawan dari master karyawan dan menampilkan data. Langkah 5 : Admin memasukkan lama lembur, tanggal lembur, dan alasan lembur. Langkah 6 : Sistem menerima dan menyimpan data ke dalam database.

79 129 Tabel Use Case Specification Melayani Pembuatan Daftar Lembur Nama Use Case Pelaku Melayani Pembuatan Daftar Lembur Admin Deskripsi Langkah 1 : Admin memilih menu Daftar Lembur Langkah 2 : Sistem menampilkan layar Periode Lembur Langkah 3 : Admin memasukkan periode lembur yang diinginkan Langkah 4 : Sistem membaca ke dalam database dan menampilkan Daftar Lembur. c. Use Case Diagram dan Use Case Specification HRIS-Penggajian Use Case Diagram

80 130 Gambar 3.32 Use Case Diagram HRIS Penggajian Use Case Specification Tabel Use Case Specification Login Nama Use Case Pelaku Login Bagian Penggajian Deskripsi Langkah 1 : Bagian Penggajian memasukkan NIK dan password. Langkah 2: Sistem membaca ke dalam database. Jika NIK atau password salah,

81 131 sistem menampilkan pesan peringatan. Jika NIK dan password benar, sistem menampilkan layar menu. Tabel Use Case Specification Melayani Pembuatan Data karyawan Nama Use Case Pelaku Melayani Pembuatan Data karyawan Baru Bagian Penggajian Deskripsi Langkah 1 : Bagian Penggajian memilih menu untuk membuat data karyawan baru. Langkah 2 : Sistem menampilkan Form Karyawan Langkah 3 : Bagian Penggajian memasukkan data lengkap karyawan Langkah 4 : Sistem memeriksa kelengkapan data karyawan yang diisi, jika masih ada data yang kosong, sistem menampilkan pesan peringatan. Jika data karyawan sudah lengkap, sistem menyimpan informasi data karyawan yang baru Tabel Use Case Specification Melayani Perhitungan Gaji Nama Use Case Pelaku Melayani Perhitungan Gaji Bagian Penggajian Deskripsi Langkah 1 : Bagian Penggajian memilih menu Perhitungan Gaji. Langkah 2 : Sistem menampilkan layar perhitungan gaji Langkah 3 : Bagian Penggajian memilih nama karyawan, bagian dan jabatan

82 132 karyawan. Langkah 4 : Sistem membaca ke dalam database dan menampilkan data gaji karyawan. Langkah 5 : Bagian Penggajian memeriksa data gaji yang ditampilkan. Jika tidak ada perubahan yang penting, maka Bagian Penggajian akan memilih menu lanjutkan. Jika ada perubahan seperti perubahan tunjangan, penambahan uang lembur dan uang pinjaman, maka Bagian Penggajian akan mengupdate data tersebut. Langkah 6: Sistem menyimpan data ke dalam database dan menampilkan hasil perhitungan gaji. Tabel Use Case Specification Melayani Pembuatan Slip Gaji Nama Use Case Pelaku Melayani Pembuatan Slip Gaji Bagian Penggajian Deskripsi Langkah 1: Bagian Penggajian memilih menu Slip Gaji Langkah 2: Bagian Penggajian memasukkan NIK. Langkah 3: Sistem akan menampilkan data Slip Gaji karyawan tersebut. Tabel Use Case Specification Melayani Pembuatan Laporan Penggajian Nama Use Case Pelaku Melayani Pembuatan Laporan Penggajian Bagian Penggajian

83 133 Deskripsi Langkah 1: Admin memilih menu Laporan Penggajian Langkah 2: Sistem menampilkan layar Laporan Penggajian Langkah 3: Admin memasukkan periode gaji yang diinginkan Langkah 4 : Sistem membaca ke dalam database dan menampilkan Laporan Penggajian Gambaran Operasional Aplikasi Gambaran Operasional HRIS-Absensi Absensi pada PT. Sinarmas Sekuritas menggunakan finger print, finger print ini dihubungkan dengan sebuah jaringan ke dalam sebuah komputer untuk pengelolaan data dan pembuatan laporan. Aplikasi ini sudah dilengkapi dengan pengendalian akses misalnya identitas dan password. Aplikasi juga akan menampilkan error message bila user salah memasukkan password. Namun ada beberapa kelemahan operasional dari aplikasi ini seperti aplikasi ini belum dilengkapi dengan fasilitas penanganan kesalahan/ menu help, aplikasi juga belum mampu menampilkan error message jika user salah meng-entry data, aplikasi tidak membatasi berapa kali batas kesalahan user dalam memasukkan password, sering terjadi keterlambatan menghasilkan laporan akibat sistem finger print yang sering error.

84 134 Gambaran Operasional HRIS-Cuti/Lembur Cuti/lembur pada PT. Sinarmas Sekuritas menggunakan Ms Access Aplikasi ini sudah dilengkapi dengan pengendalian akses seperti identitas dan password. Aplikasi juga akan menampilkan error message bila user salah memasukkan password. Aplikasi mampu menampung data cuti dan lembur seluruh karyawan PT. Sinarmas Sekuritas.Namun ada beberapa kelemahan operasional dari aplikasi ini seperti sistem ini tidak terintegrasi dengan sistem lainnya sehingga terdapat informasi yang sama di dua sistem yang berbeda, aplikasi ini juga belum dapat menampilkan error message jika user salah meng-entry data, aplikasi tidak membatasi berapa kali batas kesalahan user dalam memasukkan password. Aplikasi ini belum dilengkapi fasilitas pencarian data karyawan berdasarkan kriteria tertentu. Gambaran Operasional HRIS-Penggajian Penggajian pada PT. Sinarmas Sekuritas menggunakan Custom Software, aplikasi ini sudah dilengkapi dengan pengendalian akses seperti identitas dan password. Aplikasi juga akan menampilkan error message bila user salah memasukkan password. Namun ada beberapa masalah operasional yang terdapat pada aplikasi ini seperti jika terjadi perubahan peraturan perundang-undangan tentang tarif gaji, aplikasi penggajian harus dirubah hampir seluruhnya, aplikasi ini juga belum dapat menampilkan error message jika user salah meng-entry data,

85 135 aplikasi tidak membatasi berapa kali batas kesalahan user dalam memasukkan password. Aplikasi ini belum dilengkapi fasilitas pencarian data karyawan berdasarkan kriteria tertentu. 3.6 Hasil Identifikasi Masalah Masalah yang Ada pada Sistem Human Resource yang Sedang Berjalan Sebelum masuk ke hasil identifikasi masalah masalah yang ada pada Sistem Human Resource yang sedang berjalan, akan terlebih dahulu dijelaskan mengenai perbandingan antara proses bisnis utama pada Sistem Human Resource yang didukung dengan aplikasi (terkomputerisasi) dan yang tidak didukung dengan aplikasi (manual) serta akan dijelaskan juga mengenai perbandingan antara proses bisnis pendukung pada sistem Human Resource yang didukung dengan aplikasi (terkomputerisasi) dan yang tidak didukung dengan aplikasi (manual). Perbandingan tersebut akan dijelaskan sebagai berikut: Tabel 3.16 Aplikasi yang Mendukung Proses Bisnis pada Sistem Human Resource No. Proses Bisnis pada Sistem Human Resource Proses Bisnis Aplikasi Utama Pendukung Ada Tidak 1. Perekrutan Karyawan 2. Training 3. Absensi 4. Lembur

86 Cuti 6. ijin 7. Klaim Asuransi Kesehatan 8. Peminjaman Uang 9. Penilaian Prestasi Kerja Karyawan 10. Perpanjangan Kontrak 11. Pengangkatan karyawan tetap 12. Bonus 13. Demosi 14. Mutasi 15. Sanksi 16. Promosi 17. Pemutusan Hubungan kerja 18. Penggajian Total Berdasarkan Tabel 3.16 dapat di peroleh gambaran sebagai berikut :

87 137 Tabel Perbandingan Proses Bisnis yang Ada pada Sistem Human Resource Terhadap Aplikasi yang Mendukungnya Sistem Human Terkomputerisasi Manual Jumlah Resource Proses Bisnis Utama Proses Bisnis Pendukung Jumlah berikut: Secara keseluruhan sistem Human Resource dapat digambarkan sebagai Gambar 3.33 Diagram Perbandingan Proses Bisnis yang Ada pada Sistem Human Resource Terhadap Aplikasi yang Mendukungnya

88 138 22% dari seluruh proses bisnis pada Sistem Human Resource yang sedang berjalan pada perusahaan telah didukung dengan aplikasi (Terkomputerisasi) 78% dari seluruh proses bisnis pada Sistem Human Resource yang sedang berjalan pada perusahaan masih belum didukung dengan aplikasi (manual). a. Proses Bisnis Utama Gambar 3.34 Diagram Proses Bisnis Utama yang Ada pada Sistem Human Resource 29% dari Proses Bisnis Utama pada Sistem Human Resource yang sedang berjalan pada perusahaan telah didukung dengan aplikasi (Terkomputerisasi) 71% dari Proses Bisnis Utama pada Sistem Human Resource yang sedang berjalan pada perusahaan masih belum didukung dengan aplikasi (manual).