Lampiran Wawancara. P : Bagaimana sejarah PT. Sinar Mentari?

Transkripsi

1 Lampiran Wawancara Berikut ini adalah hasil wawancara dengan pihak supervisor PT. Sinar Mentari Ekspres Tanggal wawancara : Senin, 29 Juli 2013 Narasumber : Ratna Juwita Keterangan : Penulis (P) Supervisor PT. Sinar Mentar Ekspres (SP) P : Bagaimana sejarah PT. Sinar Mentari? SP : PT. Sinar Mentari didirikan oleh ibu Ella Madya pada tahun Sinar Mentari merintis bisnis ekspedisi dan cargo berawal dari badan usaha kecil dengan nama CV. Sinar Mentari yang berlokasi di Cempaka Putih pada tahun Pada awalnya Sinar Mentari hanya melayani jasa pengiriman barang, dan dokumen saja melalui darat. Namun Seiring berjalannya waktu dan semakin luasnya mitra kerja Sinar Mentari, Sinar Mentari mulai memperluas jaringan dan jangkauan bisnisnya. Kini pengiriman tidak hanya dilakukan di darat saja, namun dapat melalui laut dan udara. Saat ini kantor pusat Sinar Mentari berlokasi di Mega Glodok Kemayoran (MGK) lantai 1 blok C10 No. 08 Kemayoran Jakarta Pusat. Seiring dengan berkembangnya bisnis yang dijalani CV. Sinar Mentari, Pada tanggal 08 November 2012 CV. Sinar Mentari mengubah perusahaannya menjadi PT. Sinar Mentari Express. Dimana ini bertujuan untuk mengembangkan dan memajukan bisnisnya, memiliki pangsa pasar semakin luas dan semakin banyak Customer yang menggunakan layanan jasa yang disediakan PT. Sinar Mentari Express. P : Bagaimana Struktur Organisasi pada perusahaan ibu? SP : Strukur organisasi ini dimulai dengan pimpinan atas yang disebut Direktur, kemudian pendiri sekaligus direktur perusahaan adalah ibu Ella Madya. Seorang direktur memimpin perusahaan dengan dibantu beberapa manajer dan komisaris, seperi manajer operasional, manajer keuangan L1

2 L2 Customer service dan marketing, bagian system informasi manajemen, dalam kegiatannya manajer operasional memimpin staff operasional yang menjalankan proses bisnis perusahaan. P : Bagaimana Tugas dan wewenang setiap bagian? SP : Direktur bertugas memimpin dan mengelola perusahaan, membuat keputusan yang berkaitan dengan perusahaan. Kemudian komisaris melakukan pengawasan atas jalannya usaha dan memberikan masukkan kepada direktur dalam melakukan tugas, seluruh karyawan berdasarkan kepada kepentingan perusahaan dan sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan. Manajer operasional mengatur proses pengiriman barang, membuat resi untuk pengiriman barang, memonitor pengiriman barang yang dikirim ke daerah diluar Jakarta. Manajer keuangan Mencatat dan mengatur aktivitas harian para kurir, membuat tagihan (invoice) para Customer yang akan diserahkan kepada direktur, menangani dan mencatat setiap kegiatan harian perusahaan. CS dan marketing mencatat Customer baru dan memberikan informasi kepada operasional, dan melayani penerimaaan barang. Bagian SIM bertugas mengembangkan teknologi informasi dan mendukung strategi jangka pendek maupun jangka panjang melalui analisis data keuangan yang akurat dan optimal. Yang terakhir adalah staff operasional yang bertugas mengirim barang ke Customer. P : Bagaimana Proses bisnis yang sedang Berjalan? SP : Sinar Mentari selalu berusaha menetapkan harga dibawah pesaingnya. Dan juga memberikan potongan harga khusus pada Customer lama, serta dapat melakukan negosiasi harga sebelum terjadinya pengiriman barang. Sinar Mentari memiliki 2 (dua) tipe Customer, tipe pertama adalah perusahaan dimana harga yang diberikan akan berbeda-beda antara Customer satu dengan yang lainnya tergantung kontrak kesepakatan kedua belah pihak. Kemudian tipe kedua adalah individu atau perseorangan dimana harga yang ditawarkan itu adalah harga standar yang ditawarkan oleh Sinar mentari dan tidak terikat oleh kontrak. P : Apakah saat ini ada masalah yg sedang dihadapi dalam menjalankan proses bisnis perusahaan?

3 L3 SP : Ada beberapa masalah yang saling terkait, seperti aplikasi dengan DBMS Microsoft Access yang ada pada perusahaan hanya terdapat pada satu komputer admin saja, sehingga tidak efektif jika ada bagian lain dalam perusahaan yang ingin melakukan manipulasi data secara real time dalam waktu yang bersamaan. Hal ini dapat menghambat jika ada bagian lain yang mau melakukan proses yang berbeda satu sama lain, Selain itu, aplikasi hanya dapat dijalankan di satu komputer admin, tidak bisa dijalankan pada komputer yang berbeda. P : Bagaimana perhitungan biaya pengiriman? SP : Pengiriman barang dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain berat barang yang akan dikirim, karena semakin banyak barang yang akan dikirim maka akan semakin murah karena setiap Customer akan memiliki harga berbeda-beda sesuai dengan kontrak perjanjian antara Customer dengan Sinar Mentari (apabila tipe Customer adalah perusahaan), kemudian hal lainnya yang mempengaruhi biaya pengiriman adalah berat atau volume barang yang akan di masukan dalam perhitungan biaya akan di pertimbangkan antara berat atau volume tergantung mana yang lebih besar, kemudian wilayah kirim, jalur apa yang digunakan serta paket yang diinginkan. P : Apakah ada perbedaan pengiriman menggunakan agen dan ekspedisi? SP : Perbedaannya adalah jika agen merupakan staff perusahaan yang bertugas melakukan pengiriman barang di daerah, sedangkan ekspedisi adalah partner kerja perusahaan. P : Apakah kegunaan kontrak untuk Customer perusahaan ibu? SP : Kontrak digunakan hanya untuk Customer perusahaan, Customer perusahaan didaftarkan oleh Customer service, setelah membuat kontrak Customer perusahaan bisa mendapatkan harga diskon dalam melakukan pengiriman barang, di dalam kontrak terdapat tanggal pembuatan kontrak dan masa berlaku kontrak. P : Apakah ada perhitungan bonus untuk bagian marketing yang mencari Customer? SP : PT. Sinar Mentari memberikan apresiasi berupa bonus berdasarkan jumlah pengiriman yang dilakukan oleh perusahaan tersebut, dimana perusahaan tersebut dipromosikan oleh bagian marketing perusahaan kami.

4 L4 Lampiran Observasi Observasi dilakukan di dalam lingkungan kantor pusat PT. Sinar Mentari Ekspres. Observasi ini dilakukan sebanyak tiga kali, yaitu pada tanggal 31 Juli 2013, 07 Agustus 2013 dan 11 Agustus Berikut merupakan hasil dari Observasi yang dilakukan: 1. Visi dari PT. Sinar Mentari Ekspres adalah menjadi perusahaan jasa ekspedisi dan kargo yang professional dan terkemuka se asia tenggara. 2. Sejarah perusahaan: PT. Sinar Mentari didirikan oleh ibu Ella Madya pada tahun Sinar Mentari merintis bisnis ekspedisi dan cargo berawal dari badan usaha kecil dengan nama CV. Sinar Mentari yang berlokasi di Cempaka Putih pada tahun Pada awalnya Sinar Mentari hanya melayani jasa pengiriman barang, dan dokumen saja melalui darat. Namun Seiring berjalannya waktu dan semakin luasnya mitra kerja Sinar Mentari, Sinar Mentari mulai memperluas jaringan dan jangkauan bisnisnya. Kini pengiriman tidak hanya dilakukan di darat saja, namun dapat melalui laut dan udara. Saat ini kantor pusat Sinar Mentari berlokasi di Mega Glodok Kemayoran (MGK) lantai 1 blok C10 No. 08 Kemayoran Jakarta Pusat. Seiring dengan berkembangnya bisnis yang dijalani CV. Sinar Mentari, Pada tanggal 08 November 2012 CV. Sinar Mentari mengubah perusahaannya menjadi PT. Sinar Mentari Express. Dimana ini bertujuan untuk mengembangkan dan memajukan bisnisnya, memiliki pangsa pasar semakin luas dan semakin banyak Customer yang menggunakan layanan jasa yang disediakan PT. Sinar Mentari Express. 3. Struktur Organisasi Gambar 1. Struktur Organisasi

5 L5 4. Proses Bisnis yang sedang berjalan Sinar Mentari selalu berusaha menetapkan harga dibawah pesaingnya. Dan juga memberikan potongan harga khusus pada Customer lama, serta dapat melakukan negosiasi harga sebelum terjadinya pengiriman barang. Sinar Mentari memiliki 2 (dua) tipe Customer, tipe pertama adalah perusahaan dimana harga yang diberikan akan berbeda-beda antara Customer satu dengan yang lainnya tergantung kontrak kesepakatan kedua belah pihak. Kemudian tipe kedua adalah individu atau perseorangan dimana harga yang ditawarkan itu adalah harga standar yang ditawarkan oleh Sinar mentari dan tidak terikat oleh kontrak. Apabila Customer datang dengan membawa barang yang akan dikirim, barang tersebut akan ditimbang dengan timbangan barang agar mengetahui berat barang yang akan dikirim tersebut. Barang tersebut akan dikirim via agen. Sebelum barang dikirim ke agen, bagian Customer service akan membuat resi pengiriman barang ke agent Sinar Mentari, dimana barang beserta resi akan dikirimkan ke agen Sinar Mentari. Apabila Customer menginformasikan pengiriman via telepon, maka bagian operasional akan menjemput barang yang akan dikirim ke tempat Customer dan membawa barang tersebut ke kantor pusat untuk ditimbang dan dibuatkan resi yang selanjutnya akan dikirim via agen Sinar Mentari yang selanjutnya agen yang akan meneruskan pengiriman barang tersebut. Resi yang akan dibuat oleh Customer service rangkap 4 (empat), 2 (dua) lembar untuk tanda terima barang yang nantinya digunakan untuk bukti penerimaan barang ke agen Sinar Mentari, 2 (dua) lembar untuk Sinar Mentari yang diterima oleh Manager Keuangan 1 (satu) lembar dan Manager Operasional 1 (lembar) yang nantinya digunakan untuk tagihan pengiriman barang. Setelah agen Sinar Mentari menerima barang dari bagian operasional Sinar Mentari, maka agent Sinar Mentari juga membuatkan resi untuk Sinar Mentari yang selanjutnya surat tersebut dibawa kembali oleh bagian operasional yang selanjutnya diberikan ke bagian keuangan. Bagian keuangan akan mencatat nomer resi dari agent dan mencocokkan dengan nomor resi Sinar Mentari sebagai bukti penerimaan barang dari Agen.

6 L6 Dua (2) Hari setelah tanggal pengiriman, bagian operasional mengecek posisi barang yang dikirim tersebut. Jika barang sudah terkirim ke tempat tujuan, agen yang bersangkutan akan menginformasikan mengenai data penerimaan barang yang berisi alamat penerima, tanggal penerimaan, nama penerima. Apabila barang yang dikirim merupakan barang transit, misalnya pengiriman untuk lokasi yang jauh dari kantor pusat, misalnya pengiriman ke Bangka Belitung dengan jalur darat yang diperkirakan akan memakan waktu 1 minggu, maka Sinar Mentari akan menggunakan 2 (dua) agent untuk mengirim barang tersebut, namun apabila pengiriman melalui jalur udara, maka pengiriman akan langsung ke alamat tujuan. Untuk pengiriman barang itu sendiri baik melalui darat ataupun udara, akan dikenakan berat minimum 50 kg untuk pulau jawa, dan 100 kg untuk diluar pulau jawa. Harga yang ditawarkan untuk jalur darat dan udara berbeda, dimana untuk jalur darat memiliki tarif lebih murah dibandingkan dengan jalur udara, namun waktu pengiriman akan lebih cepat dengan jalur udara dibandingkan jalur darat. Misal apabila barang akan di kirim ke Bangka Belitung dengan jalur darat, maka diperkirakan 1 minggu waktu pengirimannya, namun apabila menggunakan jalur udara waktu pengiriman yang dibutuhkan hanya 2 sampai 3 hari saja. PT. Sinar Mentari Express menyediakan 3 paket dalam pelayanan jasa untuk Customer. Ada berbagai pelayanan kiriman yang bisa disesuaikan dengan permintaan Customer berdasarkan jangka waktu penerimaan paket barang yaitu paket Reguler (waktu pengiriman barang sampai 7 hari), One Days Services (waktu pengiriman barang sampai 1 hari) dan Sent Days Services (pengiriman barang sampai 12 jam) tergantung wilayah domisili Customer. Pengiriman barang dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain berat barang yang akan dikirim, karena semakin banyak barang yang akan dikirim maka akan semakin murah karena setiap Customer akan memiliki harga berbeda-beda sesuai dengan kontrak perjanjian antara Customer dengan Sinar Mentari (apabila tipe Customer adalah perusahaan), kemudian hal lainnya yang mempengaruhi biaya pengiriman adalah berat atau volume barang yang akan di masukan dalam perhitungan biaya akan di pertimbangkan antara berat atau volume tergantung mana yang lebih besar. Apabila berat 6 kg namun volumenya 10 m 3 maka yang diambil untuk

7 L7 perhitungan adalah volumenya, kemudian wilayah kirim, jalur apa yang digunakan serta paket yang diinginkan. Untuk Proses pembayaran biaya pengiriman dari Customer, biasanya dilakukan 1 bulan sekali sesuai dengan perjanjian pada kontrak. Apabila sudah jatuh tempo maka bagian keuangan akan membuat invoice penagihan kepada Customer yang bersangkutan dengan mencocokkan resi dari agen dengan resi milik Sinar Mentari. Setelah Customer melakukan pembayaran, dimana pembayaran bisa dengan dua cara yakni dengan transfer atau cash. Apabila dengan transfer maka pembayaran melalui nomor rekening Sinar Mentari yang kemudian akan di cek oleh bagian keuangan. Apabila uang tersebut sudah masuk ke rekening Sinar Mentari, maka bagian keuangan akan mencatat bukti uang masuk sebagai bukti pembayaran. Namun apabila pembayaran dilakukan dengan cash maka bagian operasional akan mengambil uang ke tempat Customer yang kemudian akan diberikan ke bagian keuangan yang selanjutnya akan dicatat oleh bagian keuangan sebagai bukti pembayaran.

8 L8 Gambar 2 Form Surat Pengambilan Barang Gambar 3 Form Pengiriman

9 L9 Lampiran Print Screen Program Gambar L1 User interface Customer Gambar L2 User interface menambah Customer baru

10 L10 Gambar L3 User interface merubah data Customer Gambar L4 User interface menghapus Customer

11 L11 Gambar L5 User interface kontrak Gambar L6 User interface membuat kontrak baru Gambar L7 User interface merubah data kontrak

12 L12 Gambar L8 User interface menghapus kontrak Gambar L9 User interface jenis barang Gambar L10 User interface tampilan data jenis barang

13 L13 Gambar L11 User interface edit jenis barang Gambar L11 User interface menghapus jenis barang Gambar L12 User interface menu daerah

14 L14 Gambar L13 User interface data daerah Gambar L14 User interface mendaftar data daerah Gambar L15 User interface edit data daerah

15 L15 Gambar L16 User interface menghapus data daerah Gambar L17 User interface data propinsi Gambar L18 User interface mengubah data propinsi

16 L16 Gambar L19 User interface menghapus data propinsi Gambar L20 User interface data rekening Gambar L21 User interface membuat data rekening baru Gambar L22 User interface mengubah data rekening

17 L17 Gambar L23 User interface menghapus data rekening Gambar L24 User interface data jalur Gambar L25 User interface menambah jalur baru

18 L18 Gambar L26 User interface mengubah data jalur Gambar L27 User interface menghapus data jalur Gambar L28 User interface data paket

19 L19 Gambar L29 User interface menambah data paket baru Gambar L30 User interface mengubah data paket Gambar L31 User interface menghapus data paket