BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN. Sistem Informasi SDM dari PT. Nissui Indonesia, user interface yang digunakan

Transkripsi

1 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 User Interface Sistem Informasi SDM dari PT. Nissui Indonesia, user interface yang digunakan adalah dengan standar spesifikasi personal computer (PC) yang biasa digunakan, dengan jaringan local area network (LAN) untuk hubungan komunikasi antar komputer Dialogue Style Sistem Informasi yang digunakan oleh PT. Nissui Indonesia, cenderung lebih banyak menggunakan tampilan form, disertai dengan fasilitas pencetakan dokumen dan laporan, yang selanjutnya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.

2 114 Berikut adalah Navigation Diagram untuk Sistem Informasi SDM yang digunakan PT. Nissui Indonesia

3 Gambar 4.1 Navigation Diagram 115

4 Overview Menambah record pada database Mengubah record pada database Menyimpan record pada database Mundur satu record Maju satu record Menghapus record pada database Membatalkan transaksi ju record awal ju record paling akhir Gambar 4.2 Overview Examples Window yang terdapat pada sistem informasi ini adalah: 1) Utama 2) File Master Window 3) File Rekrutmen Window 4) File Personalia Window 5) File Payroll Window 6) File Performance Window Tampilan layar yang akan digunakan pada sistem informasi sumber daya manusia PT. Nissui Indonesia adalah sebagai berikut: 1) Utama Pada menu utama, setelah user melakukan login, maka user akan dihadapkan pada beberapa pilihan window kegiatan didalam perusahaan.

5 117 2) File Master Window Pada file Master window akan ditampilkan beberapa data master, yaitu data agama, data pendidikan, data status menikah, data departemen, data jabatan, data status kerja, data jenis cuti, data periode, data test. 3) File Rekrutmen Window Pada file rekrutmen, pilihan yang ditampilkan antara lain: Man Power Planning, Request Karyawan, Pelamar 4) File Personalia Window Pada file personalia, menu yang akan ditampilkan antara lain: menu karyawan, menu surat cuti, lembur, ijin, pelanggaran dan pemecatan 5) File Payroll Window File window payroll akan menampilkan menu perhitungan gaji yang diterima karyawan 6) File Performance Window Pada menu Performance akan ditampilkan menu penilaian kinerja dan menu usulan kenaikan gaji PT. Nissui Indonesia Logo Perusahaan User ID Password Login Cancel Gambar 4.3 Rancangan Layar Login

6 118 - Master Rekrutment Personalia Payroll Performance Gambar 4.4 Rancangan Layar Utama - Master Rekrutment Personalia Payroll Performance Agama Pendidikan Status Menikah Departemen Jabatan Status Kerja Jenis Cuti Periode Test Gambar 4.5 Rancangan Layar File Master

7 119 - Master Rekrutment Personalia Payroll Performance Man Power Planning Request Karyawan Pelamar Gambar 4.6 Rancangan Layar File Rekrutmen - Master Rekrutment Personalia Payroll Karyawan Cuti Ijin Lembur Pelanggaran Pemecatan Performance Gambar 4.7 Rancangan Layar File Personalia

8 120 - Master Rekrutment Personalia Payroll Performance Gaji Gambar 4.8 Rancangan Layar File Payroll - Master Rekrutment Personalia Payroll Performance Penilaian Kinerja Usulan Kenaikan Gaji Gambar 4.9 Rancangan Layar File Performance

9 121 AGAMA Data Agama Kode Agama Nama Agama Insert Update Delete Save Cancel Gambar 4.10 Rancangan Layar Data Agama PENDIDIKAN Data Pendidikan Kode Pendidikan Nama Pendidikan Insert Update Delete Save Cancel Gambar 4.11 Rancangan Layar Data Pendidikan

10 122 STATUS MENIKAH Data Status Menikah Kode Status Menikah Nama Status Menikah Insert Update Delete Save Cancel Gambar 4.12 Rancangan Layar Data Status Menikah DEPARTEMEN Data Departemen Kode Departemen Nama Departemen Jumlah Karyawan Ada Batas Karyawan Insert Update Delete Save Cancel Gambar 4.13 Rancangan Layar Data Departemen

11 123 JABATAN Data Jabatan Kode Jabatan Nama Jabatan Insert Update Delete Save Cancel Gambar 4.14 Rancangan Layar Data Jabatan STATUS KERJA Data Status Kerja Kode Status Kerja Nama Status Kerja Insert Update Delete Save Cancel Gambar 4.15 Rancangan Layar Data Status Kerja

12 124 JENIS CUTI Data Jenis Cuti Kode Jenis Cuti Nama Cuti Insert Update Delete Save Cancel Gambar 4.16 Layar Data Jenis Cuti PERIODE Data Periode Kode Periode Tanggal Awal Periode // [mm/dd/yyyy] Tanggal Akhir Periode // [mm/dd/yyyy] Insert Update Delete Save Cancel Gambar 4.17 Layar Data Periode

13 125 TEST Data Test Kode Test Nama Test Insert Update Delete Save Cancel Gambar 4.18 Rancangan Layar Data Test MAN POWER PLANNING Data Man Power Planning Nomor MPP Perkiraan Permintaan Karyawan Periode MPP Perkiraan Karyawan Keluar Departemen Jumlah Karyawan Ada Keterangan MPP ^ v Batas Karyawan Karyawan Kurang Status MPP Karyawan Lebih Insert Update Delete Save Cancel Cetak No. MPP Periode Departemen Karyawan Ada Batas Karyawan Karyawan Kurang Kar Gambar 4.19 Rancangan Layar Man Power Planning

14 126 REQUEST KARYAWAN Data Request Karyawan Nomor Request Tanggal Request Alasan Penambahan Minimal Pendidikan // Nomor MPP Perincian Tugas ^ Departemen v Jenis Kelamin Status Kerja Keterangan Request ^ v Waktu Batas Akhir Status Request Insert Update Delete Save Cancel Cetak No.Request Tanggal Request No.MPP Departemen Jenis Kelamin Stat Gambar 4.20 Rancangan Layar Request Karyawan

15 127 PELAMAR Data Pelamar Kode Pelamar No.KTP Status Menikah Nama Pelamar Alamat ^ Departemen Nomor Request Tanggal Lahir Tempat Lahir Jenis Kelamin Agama / / / / No.Telp No.Seluler v Jabatan Gaji yg diharapkn Dpt Mulai Kerja Alasan Melamar ^ v Insert Update Delete Save Cancel Pelamar Keluarga Interview Test Kode Pelamar Nama Nomor Request Departemen Jabatan Agama Tgl. Lahir Tempat La Gambar 4.21 Rancangan Layar Pelamar KELUARGA PELAMAR Data Keluarga Pelamar Kode Pelamar Tanggal Lahir / Nama Anggota Keluarga Tempat Lahir Jenis Kelamin Pendidikan Terakhir Hubungan Pekerjaan Insert Update Delete Save Cancel Nama Jenis Kelamin Hubungan Tgl.Lahir Tempat Lahir Pendidi Gambar 4.22 Rancangan Layar Sub Keluarga Pelamar

16 128 TEST PELAMAR Data Test Pelamar Kode Pelamar Nama Test Evaluasi ^ Nilai Test v Insert Update Delete Save Cancel Test Nilai Evaluasi Gambar 4.23 Rancangan Layar Sub Test Pelamar INTERIEW Data Interview Kode Pelamar Status Interview Tahap Interview Tanggal Interview // // Keterangan Interview ^ v Insert Update Delete Save Cancel Tahap Tanggal Interview Status Keterangan Gambar 4.24 Rancangan Layar Sub Interview

17 129 KARYAWAN Data Keluarga Karyawan Kode Karyawan Gol Darah Kewarganegaraan Kode Pelamar Alamat ^ No.KTP Nama Karyawan Tanggal Lahir Tempat Lahir Jenis Kelamin Agama / / / No.Telp No.Seluler / v Status Menikah Status Kerja Departemen Jabatan Gaji Karyawan Insert Update Delete Save Cancel Keluarga Bank Kode Karywn Nama Jenis Kelamin Status Kerja Departemen Jabatan Tgl. Lahir Tempat Gambar 4.25 Rancangan Layar Karyawan

18 130 KELUARGA KARYAWAN Data Keluarga Karyawan Kode Karyawan Tanggal Lahir / Nama Anggota Keluarga Tempat Lahir Jenis Kelamin / Pendidikan Terakhir Hubungan Pekerjaan Insert Update Delete Save Cancel Nama Jenis Kelamin Hubungan Tgl.Lahir Tempat Lahir Pendidi Gambar 4.26 Rancangan Layar Sub Keluarga Karyawan BANK KARYAWAN Data Pendidikan Kode Karyawan Nomor Rekening Bank Nama Rekening Bank Nama Cabang Bank Insert Update Delete Save Cancel No.Rek Nama Rek Nama Bank Gambar 4.27 Rancangan Layar Sub Bank Karyawan

19 131 CUTI Data Cuti Nomor Cuti Jenis Cuti Kode Karyawan Jumlah Hari Nama Karyawan Tanggal Kembali Kerja Tanggal Cuti / Keterangan Ijin ^ Departemen v Status Cuti Insert Update Delete Save Cancel Cetak No.Ijin Tgl.Ijin Kode Karyawan Nama Karyawan Departemen Jenis Ijin Gambar 4.28 Rancangan Layar Cuti

20 132 IJIN Data Ijin Nomor Ijin Departemen Kode Karyawan Jenis Ijin Nama Karyawan Keterangan Ijin ^ Tanggal Ijin / v Insert Update Delete Save Cancel No.Ijin Tgl.Ijin Kode Karyawan Nama Karyawan Departemen Jenis Ijin Gambar 4.29 Rancangan Layar Ijin

21 133 LEMBUR Data Lembur Nomor Lembur Departemen Nama Karyawan Jam Kode Karyawan Keterangan Lembur ^ Tanggal Lembur / v Insert Update Delete Save Cancel Cetak No.Lembur Tgl.Lembur Kode Karyawan Nama Krywn Departemen Jam Ket.L Gambar 4.30 Rancangan Layar Lembur

22 134 GAJI Data Gaji Kode Karyawan Bulan Nama Karyawan Lembur Departemen Uang Lembur Nama Bank Total Gaji No. Rek Gaji Pokok Insert Update Delete Save Cancel Cetak Bulan Kode Karyawan Nama Karyawan Bank No. Rek G Gambar 4.31 Rancangan Layar Gaji

23 135 PELANGGARAN Data Pelanggaran Kode Karyawan Nama Karyawan Departemen Nomor Surat Peringatan /// Tanggal Surat Peringatan Perincian Surat Peringatan // ^ v Insert Update Delete Save Cancel Cetak Kode Karyawan Nama Karyawan Nomor Surat Peringatan Tanggal Surat Peringatan /// // Gambar 4.32 Rancangan Layar Pelanggaran

24 136 PENILAIAN KINERJA Data Penilaian Kode Karyawan Nama Karyawan Tanggal Penilaian // Data Penilaian Pemilihan Performance Pengaturan Adaptation Kebersihan Integrity Pembersihan Komunikasi Kebiasaan Team Work Knowledge Standar Kerja Nilai Rata-rata Insert Update Delete Save Cetak Cancel Gambar 4.33 Rancangan Layar Penilaian Kinerja

25 137 KENAIKAN GAJI Data Kenaikan Kode Karyawan Nilai Evaluasi Nama Karyawan Tanggal Kenaikan // Gaji Awal Kenaikan % Gaji Setelah Kenaikan Keterangan ^ v Insert Update Delete Save Cancel Rata-rata Departemen Gambar 4.34 Rancangan Layar Kenaikan Gaji

26 138 SURAT PERJANJIAN KERJA Data SPK No. SPK Tanggal Mulai Kerja Nama Departemen Jabatan Gaji Awal Status Kerja // Insert Update Delete Save Cancel Cetak Gambar 4.35 Rancangan Layar Surat Perjanjian Kerja

27 139 PEMECATAN Data Pemecatan Kode PHK Gaji Terakhir Kode Karyawan Nomor SK Pemecatan Nama Karyawan Tanggal SK Pemecatan Departemen Jabatan Keterangan SK Pemecatan ^ v Insert Update Delete Save Cancel Cetak Gambar 4.36 Rancangan Layar Pemecatan Technical Platform Pengembangan sistem yang akan dilakukan pada PT.Nissui Indonesia dijalankan dengan spesifikasi perangkat keras sebagai berikut: 1) Prosesor yang mendukung sistem Windows P 2) Kartu Grafis 8Mb 3) Hard drive untuk penyimpanan data 4) Monitor 5) Keyboard standar 6) Mouse

28 140 7) Disk Drive 1 44Mb 8) Kartu jaringan 9) Printer untuk pencetakan dokumen Sedangkan untuk spesifikasi perangkat lunak yang dipakai adalah isual Basic 6.0 Professional Edition sebagai bahasa pemrograman berorientasi objek dengan database penyimpanan yang dipakai adalah Microsoft SQL Server 2000, serta Microsoft Windows P sebagai sistem operasi dan Crystal Report untuk pencetakan reports. 4.2 Recommendation Usefulness and Feasibility of System Fungsi dari sistem yang dibuat adalah untuk mendukung operasional perusahaan, terutama didalam pencatatan database karyawan selain juga untuk menghitung total gaji yang diterima karyawan dan pengembangan kinerja karyawan. Dengan terbantunya operasional perusahaan, maka informasi yang cepat dan akurat dapat diterima perusahaan terutama pihak manajemen guna pengambilan keputusan Strategi Pengembangan sistem akan dilakukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan mudah untuk digunakan sehingga sistem tersebut dapat mendukung kegiatan operasional perusahaan. Untuk menjadikan pengembangan sistem berjalan dengan lancar, maka perusahaan dapat melakukan sosialisasi kepada karyawan-karyawan

29 141 yang ada, terutama bagi user-user yang ditunjuk untuk memiliki hak akses terbatas terhadap sistem Pengembangan Ekonomi Pengembangan sistem yang dibahas disini, selanjutnya memerlukan tiga sampai dengan empat orang untuk pengembangan lebih lanjut, dengan rincian sebagai berikut: - Programmer : 2 orang - Technical support : 1 orang - System Analyst : 1 orang Sementara untuk perkiraan besaran waktu yang diperlukan untuk pengembangan sistem diperkirakan sekitar 2-3 bulan, sedangkan penghitungan besaran biaya yang dikeluarkan untuk pengembangan sistem diserahkan sepenuhnya kepada perusahaan, dan bersifat confidential. 4.3 The Task Purpose Pembuatan dari sistem ini mempunyai tujuan untuk mendukung dan memberikan kemudahan didalam pencatatan database karyawan, serta kemudahan didalam melakukan penilaian terhadap kinerja, sehingga perusahaan dapat mengetahui apakah dasar-dasar kerja telah dijalankan dengan benar, selain daripada menghasilkan suatu aplikasi yang dapat merekam semua prestasi kerja yang pernah dicapai oleh karyawan, yang kemudian dapat ditampilkan kedalam report jika sewaktu-waktu dibutuhkan oleh manajer untuk pengambilan keputusan.

30 Correction To The Analysis Didalam perancangan sistem yang ada, dibuat beberapa perbaikan pada analisisanalisis yang telah dibuat sebelumnya. Perbaikan yang terjadi adalah dengan cara melakukan revise terhadap class diagram yang ada. Revise class diagram ditinjau dari atribut dan operation yang ada pada class diagram sebelumnya Quality Goals Setelah membuat sistem, maka kita harus menentukan tingkatan prioritas terhadap criteria yang ada, dan untuk karena itu maka sistem yang telah didesain nantinya akan memiliki suatu ukuran nilai nilai yang jelas. Tabel 4.2 Quality Goals Criteria ery Important Less Irrelevant Easily Important Important Fulfilled Usable Secure Efficient Correct Reliable Maintainable Testable Flexible Comprehensible Reusable

31 143 Portable Interoperable Usable ditempatkan pada level very important karena sistem yang dibuat harus dapat beradaptasi dengan sistem yang telah ada sehingga keseluruhan sistem dapat berjalan dengan baik Secure dan Correct ditempatkan pada level important karena pada didalam secure, sistem yang dibuat harus mempunyai pembatasan terhadap hak akses, berdasarkan tingkatan jabatan yang berhubungan, untuk mencegah kerusakan atau pengubahan data oleh orang-orang yang tidak berwenang, selain daripada bahwa sistem yang telah dibuat mempunyai kebenaran yang dapat dipertanggungjawabkan untuk criteria correct. Reliable mempunyai arti bahwa semua data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem harus benar-benar akurat dan dapat dipercaya, untuk itulah reliable dimasukan kedalam level important. Sedangkan untuk criteria Maintainable, Comprehensible, Reusable ditempatkan pada level important karena pada akhirnya sistem yang dibuat tersebut harus dapat dipelihara dan dijaga dengan baik, selain harus dapat dimengerti oleh penggunanya (user friendly), serta dapat digunakan lagi pada sistem lain yang berhubungan. Untuk Testable, Flexible, Portable dan Interoperable ditempatkan pada level less important karena sistem yang dirancang tidak terlalu memberikan prioritas kepada lima criteria tersebut. Sedangkan criteria Efficient dikategorikan kedalam

32 144 level easily fulfilled karena adanya sistem ini maka operasional perusahaan akan menjadi lebih efisien. 4.4 Technical Platform Equipment Sistem ini dirancang agar dapat digunakan dengan spesifikasi komputer personal yang setara dengan pentium. Disamping itu, perusahaan juga perlu melengkapi sistem tersebut dengan UPS (Uninterruptable Power Supply) agar data yang belum tersimpan didalam sistem tidak hilang pada saat kehilangan daya listrik yang tidak diinginkan. Sistem ini dirancang dengan menggunakan sistem client-server, dimana sifat dari penggunaan datanya adalah secara centralisasi. Berikut adalah model dari jaringan LAN yang digunakan. Server Switch Staf Perekrutan Staf Administrasi Manajer SDM Kepala Departemen Gambar 4.37 Model Jaringan (LAN) yang digunakan

33 Sistem Software Pada sistem software, software yang digunakan adalah visual basic 6.0, Sedangkan untuk kebutuhan software yang digunakan client untuk menjalankan program ini adalah Microsoft Windows P. Sementara untuk kebutuhan software di server akan digunakan Microsoft Windows Server 2000 dengan aplikasi database adalah Microsoft SQL Server Sistem Interface Selain menggunakan PC, sistem baru ini juga menggunakan printer untuk mencetakan dokumen yang diperlukan Design Language Dokumentasi dari sistem informasi ini dirancang berdasarkan pada notasi UML (Unified Modelling Language) 4.5 Architecture Component Architecture Component Architecture yang ada pada sistem ini sifatnya adalah distributed functionality dimana client nantinya dimungkinkan untuk menggunakan user interface dan function, sementara untuk server dimungkinkan untuk mengunakan function dan model. Pada component client terdapat

34 146 component client staf perekrutan, component client staf administrasi, component client manajer SDM dan component client kepala departemen. Gambar 4.38 Component Architecture Process Architecture Sistem akan dijalankan pada komputer dengan user yang berbeda beda. Oleh karena itu tingkat keamanan yang diberikan oleh user juga berbeda-beda, tergantung dari tugas dan tanggung jawab penggunanya. Gambar 4.38 menjelaskan deployment diagram yang dirancang dengan sifat distributed functionality dimana pada client terdapat user interface dan function. Sedangkan pada server terdapat function dan model. Untuk setiap output yang dihasilkan melalui client akan dicetak dengan external device berupa printer.

35 147 Gambar 4.39 Deployment Architecture Standard Desain standar yang digunakan didalam sistem, berfungsi untuk menampilkan error messages jika terjadi kesalahan didalam menjalankan prosedural sistem.

36 Gambar 4.40 Error Messages 148

37 Component Component User Interface Gambar 4.41 User Interface Component Model Component Dalam menganalisa class diagram, diperlukan beberapa perubahan. Pada gambar 4.41 ditampilkan hasil revise dari class diagram. Hasil dari revise tersebut adalah class wawancara dan class tes. Revise class diagram tersebut

38 150 dilihat dari private event yang berulang. Berikut adalah penjelasan dari class hasil revise. Class Panggilan Purpose : untuk melakukan panggilan, baik tes maupun wawancara kepada pelamar Attributes : periode, kd_pelamar, nm_pelamar, jns_panggilan, tgl, jam, ruang, tempat Operation : memanggil Gambar 4.42 Hasil Revise Class Diagram

39 Function Component Pada function component, menghitung gaji dan menghitung rata-rata mengambil data dari component model gaji dan penilaian kinerja. Gambar 4.43 Component Function

40 Recommendations The System Usefulness Dari quality goals yang telah dibuat, terdapat beberapa criteria yang sangat penting. Criteria yang dimaksud adalah: Usable : ditempatkan pada level very important karena sistem yang dibuat harus dapat beradaptasi dengan sistem yang telah ada sehingga keseluruhan sistem dapat berjalan dengan baik Secure : ditempatkan pada level important karena pada didalam secure, sistem yang dibuat harus mempunyai pembatasan terhadap hak akses, berdasarkan tingkatan jabatan yang berhubungan, untuk mencegah kerusakan atau pengubahan data oleh orang-orang yang tidak berwenang Correct : mempunyai pengertian bahwa sistem yang telah dibuat mempunyai kebenaran yang dapat dipertanggungjawabkan. Reliable : mempunyai arti bahwa semua data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem harus benar-benar akurat dan dapat dipercaya, untuk itulah reliable dimasukan kedalam level important. Maintainable : ditempatkan pada level important karena pada akhirnya sistem yang dibuat tersebut harus dapat dipelihara dan dijaga dengan baik Comprehensible : mempunyai pengertian bahwa sistem selain bisa dirawatm juga harus dapat dimengerti oleh penggunanya (user friendly) Reusable : reusable mempunyai arti bahwa sistem dapat digunakan lagi pada sistem lain yang berhubungan.

41 Plan or Initiating Use Sebelum user mulai menggunakan, terlebih dahulu user harus mempelajari dan mencoba untuk beradaptasi dengan sistem sehingga sistem tersebut menjadi layak dan lebih mudah untuk digunakan Implementation Plan Pengembangan sistem dapat dilakukan dengan mengalokasikan beberapa sumber daya manusia, yaitu: - Programmer : 2 orang - Technical support : 1 orang - System Analyst : 1 orang Sumber daya manusia tersebut tergabung kedalam satu tim, dan bertugas untuk saling membantu didalam pengembangan sistem lebih lanjut. Sementara untuk perkiraan rencana pengembangan sistem dapat dilihat berikut ini: Tabel 4.3 Implementating Plan