Universitas Nusa Cendana

Transkripsi

1 Universitas Nusa Cendana 1. TUJUAN Prosedur ini mengatur identifikasi, pengumpulan, pengindeksan, pengarsipan, penyimpanan, pemeliharaan, pengambilan kembali, dan pemusnahan catatan mutu yang terkait dengan sistem manajemen mutu untuk menjamin efektifitas penerapan sistem di lingkungan Universitas Nusa Cendana(UNDANA), dan agar pada saat diperlukan catatan mutu mudah ditemukan/didapat. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini mencakup semua yang digunakan dalam sistem manajemen mutu di lingkungan UNDANA yang meliputi pembuatan Daftar, permintaan persetujuan Ketua QAC, penyimpanan dan pemeliharaan sampai dengan pemusnahan yang sudah tidak dipergunakan. 3. DEFINISI 3.1. adalah catatan yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan prosedur atau Instruksi Kerja 3.2. Matriks catatan mutu catatan tentang elemen, nama prosedur, rekaman mutu, masa simpan, penanggung jawab, dan lokasi penyimpanan dokumen Catatan mutu aktif adalah catatan mutu yang masih digunakan secara langsung dan terusmenerus untuk keperluan operasional dan administrasi 3.4. Catatan mutu pasif adalah catatan mutu yang sudah tidak digunakan secara langsung untuk keperluan operasional dan administrasi 3.5. Daftar adalah daftar catatan mutu tentang pelaksanaan prosedur baik yang bersifat umum (berlaku di Universitas) maupun yang berlaku khusus (ditingkat fakultas, prodi, unit) 3.6. Pengendali Dokumen adalah KPMP di tingkat program studi dan QAC untuk Fakultas dan unit di tingkat Universitas. 4. REFERENSI 4.1. Manual Mutu UNDANA 4.2. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.3. ISO 9001 : 2008 Klausul Pengendalian 5. DISTRIBUSI 5.1. Pimpinan universitas Halaman 1 dari 5

2 Universitas Nusa Cendana 5.2. Pimpinan fakultas 5.3. Pimpinan unit 5.4. Pimpinan prodi 5.5. QAC Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.6. Tata Usaha (TU) fakultas 5.7. TU prodi 5.8. Laboran Prodi/fakultas 6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum Daftar yang disimpan sama dengan yang tercantum pada Matriks harus disimpan sedemikian rupa dengan diberi ID, indeks, grouping, dan lain-lain sehingga mudah dan cepat diambil apabila sewaktu-waktu dibutuhkan yang disimpan dalam bentuk hard copy maupun soft copy harus dipelihara sedemikian rupa sehingga terhindar dari kerusakan ataupun hilang selama penyimpanan berupa tulisan tangan tidak boleh ditulis dengan menggunakan pensil, agar jelas dan mudah dibaca, serta apabila terjadi kesalahan tulis bisa dicoret dan direvisi dengan diparaf aktif harus disimpan pada tempat yang memadai sehingga terlindung dari kerusakan, tetapi mudah untuk diperoleh kembali jika sewaktu-waktu diperlukan, serta diberi label dengan warna hijau pasif harus disimpan pada tempat yang memadai sehingga terlindung dari kerusakan sampai masa simpan catatan tersebut, serta diberi label dengan warna merah dikumpulkan, dijaga, dan dipelihara oleh penanggung jawab pada unit kerja masing-masing Masing-masing Kepala Unit menjadi penanggung jawab penyimpan yang ada di unitnya masing-masing, dengan ketentuan berikut: menandatangani Record List yang berada di bawah unitnya, menyimpan menurut urutan yang telah ditetapkan, memberikan label identitas, dan menyimpan pada tempat yang terlindung dari kerusakan Di dalam setiap prosedur harus dijelaskan siapa yang bertanggung jawab menyimpan catatan dan untuk berapa lama catatan akan disimpan Halaman 2 dari 5

3 Universitas Nusa Cendana ada 2 jenis: internal yaitu yang berasal dari dalam organisasi (baik dari bagian maupun departemen lain), serta eksternal yaitu catatan mutu record yang berasal dari pihak ketiga Setiap unit wajib memeriksa validitas penyimpanan dan pemeliharaan secara berkala 6.2. Ketentuan Khusus Jika pihak di luar penanggung jawab memerlukan, maka harus seizin tertulis dari atasan langsung dari unit kerja dimana itu tersimpan, dan penanggung jawab harus mencatatnya dalam Formulir Peminjaman Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri 6.3. Prosedur Pengendali Dokumen membuat Daftar yang berisi nama catatan, masa penyimpanan, dan penanggung jawab menyimpan yang diambil dari Manual Prosedur dan prosedur Pengendali Dokumen meminta persetujuan tentang Daftar yang dibuat kepada QAC Kepala Unit memastikan yang berada di bawah tanggung jawabnya terjaga, terkendali dengan baik, dan tersimpan dengan rapi Staf yang ditunjuk menyimpan oleh Kepala Unitnya, harus menyimpan di tempat yang sudah ditentukan Staf yang ditunjuk merapikan dan merawat selama waktu penyimpanan Staf yang ditunjuk memeriksa yang habis masa waktu penyimpanannya Staf yang ditunjuk menginformasikan kepada atasan langsungnya (Kepala Unit) mengenai yang akan dimusnahkan Staf yang ditunjuk di bawah pengawasan atasan langsungnya, memusnahkan Catatan Mutu, dan Membuat Berita Acara Pemusnahan Halaman 3 dari 5

4 Staf Kepala Unit Pengendali Dokumen QAC Universitas Nusa Cendana 6.4. Alur Kerja Unit Kegiatan Waktu Dokumen Pengendali Dokumen membuat Daftar yang berisi nama catatan, masa penyimpanan, dan penanggung jawab menyimpan yang diambil dari Manual Prosedur dan prosedur Pengendali Dokumen meminta persetujuan tentang Daftar yang dibuat kepada QAC Kepala Unit memastikan yang ada berada di bawah tanggung jawabnya terjaga dan tersimpan dengan rapi Kepala Unit menjamin pengendalian dilakukan dengan baik Staf yang ditunjuk menyimpan oleh Kepala Unitnya, harus menyimpan di tempat yang sudah ditentukan Staf yang ditunjuk merapikan dan merawat selama waktu penyimpanan Staf yang ditunjuk memeriksa yang habis masa waktu penyimpanannya Staf yang ditunjuk menginformasikan kepada atasan langsungnya (Kepala Unit) mengenai yang akan dimusnahkan Staf yang ditunjuk di bawah pengawasan atasan langsungnya, memusnahkan, dan Membuat Berita Acara Pemusnahan Paling lambat 3 hari setelah manual prosedur atau prosedur baru diterbitkan Persetujuan dilakukan paling lambat 7 hari setelah draft diajukan Paling lambat 1 bulan sebelum berakhirnya masa penyimpanan Draf Catatan Mutu Berita Acara Pemusnahan Halaman 4 dari 5

5 Universitas Nusa Cendana 7. ARSIP 7.1. Matriks LAMPIRAN 8.1. Matriks 8.2. Berita Acara Pemusnahan 8.3. Formulir Peminjaman Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan oleh: Halaman 5 dari 5

6 Universitas Nusa Cendana Tanggal Berlaku : Tanggal Revisi : R0 Kode Dokumen : Lampiran. Matriks Draft Matriks Aktif Pasif Dokumen Pengendali Masa Pengendali Catatan Catatan Dokumen penyimpanan Dokumen 1. Jurnal mengajar kpmp 1. Daftar wisudawan Ka. Unit 2. Berita Acara Seminar TA Biro TA Internal MoU dari instansi luar Ka. Unit 1. Informasi/undangan seminar Ka. Unit Eksternal Masa penyimpanan Mengetahui KaPMP (khusus Prodi) Kupang,. Penanggung Jawab, Kepala Unit.. Halaman 6 dari 5

7 Universitas Nusa Cendana Tanggal Berlaku : Tanggal Revisi : R0 Kode Dokumen : Draft Berita Acara Pemusnahan BERITA ACARA PEMUSNAHAN CATATAN MUTU Pada hari..., tanggal.../.../... jam... bertempat di... telah dilaksanakan pemusnahan catatan mutu Pemusnahan catatan mutu dilakukan dengan alasan: 1. lebih dari 5 tahun 2. sudah tidak dipergunakan dalam sudah diganti dangan yang baru 4. lain-lain:... Mengetahui, Saksi 1 Saksi 2 Surakarta,... Penanggung Jawab, Kepala Unit Halaman 7 dari 5

8 Universitas Nusa Cendana Tanggal Berlaku : Tanggal Revisi : R0 Kode Dokumen : Formulir Peminjaman No Tanggal Peminjaman Nama Catatan mutu yang dipinjam Draft Formulir Peminjaman Nama Unit Peminjam Tanggal Kembali Yang dipinjami Kartu Identitas Tanda Tangan Nama Tanda tangan Halaman 8 dari 5