TATA KEARSIPAN KEPEGAWAIAN BAGIAN ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA

Transkripsi

1 TATA KEARSIPAN KEPEGAWAIAN BAGIAN ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA Tugas Akhir Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh: Santi Ritmawati D Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2014 i

2 TATA KEARSIPAN KEPEGAWAIAN BAGIAN ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh: Santi Ritmawati D Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 2014

3 ii

4 iii

5 PERNYATAAN Nama : Santi Ritmawati N I M : D KEARSIPAN KEPEGAWAIAN BAGIAN ORGANISASI DAN betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Juni 2014 Yang Membuat Pernyataan, Santi Ritmawati iv

6 MOTTO v

7 PERSEMBAHAN Karya ini ku persembahkan untuk : Mama Papa yang selalu mendukungku baik dari segi material dan spiritual. Seseorang yang selalu mendukungku sampai selesai kuliah. Semua teman-temanku Manajemen Administrasi B selama 3 tahun terimakasih untuk kebersamaanya selama ini. Almamaterku vi

8 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmatnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. KEPEGAWAIAN BAGIAN ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN SEK persyaratan guna meraih sebutan profesional Ahli Madya program studi Manajemen Administrasi, program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak yang telah memebrikan bantuan doa dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 1. Bapak Drs. Sakur, MS selaku pembimbing tugas akhir saya yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 3. Bapak Drs. Paulus Bambang Wijanarko selaku Kepala Sub Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Kota Surakarta 4. Ibu Siti Lestari, SE selaku pegawai Sub Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Kota Surakarta 5. Ibu Wara Septianingsih, Se selaku pegawai Sub Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertariat Daerah Kota Surakarta 6. Seluruh pegawai Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekertarait Daerah Kota Surakarta yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. 7. Mama dan Papa, terimakasih telah menyayangi dan selalu mendoakanku. 8. Kedua kakak ku, terima kasih telah menyayangi dan selalu mendoakanku. 9. terimakasih untuk persahabatan kita 3 tahun meskipun kita beda kota. vii

9 10. Teman-teman sekelas (MA B), kebersamaan kita selama ini tidak akan pernah aku lupakan. 11. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu. Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih dari sempurna dan banyak kekurangan mengingat keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis sangat mengaharapkan saran dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis. Semoga Laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan. Harapan penulis, karya sederhana ini dapat memberi manfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang memerlukan. Surakarta Mei 2014 Santi Ritmawati viii

10 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... PERSETUJUAN... PENGESAHAN... PERNYATAAN... MOTTO... PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR BAGAN... DAFTAR TABEL... ABSTRAK... i ii iii iv v vi vii ix xi xii xiii BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 3 C. Tujuan Pengamatan... 3 D. Manfaat Pengamatan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN... 5 I. TINJAUAN PUSTAKA... 5 A. Pengertian Arsip... 5 B. Pengertian Kearsipan... 7 C. Jenis Arsip... 8 D. Tujuan Kearsipan... 9 E. Tata Kearsipan F. Fasilitas Kearsipan G. Pegawai Kearsipan ix

11 H. Pengertian Kepegawaian I. Pengertian Tata Kearsipan Kepegawaian II. Metode Pengamatan A. Lokasi Pengamatan B. Jenis Pengamatan C. Sumber Data D. Teknik Pengumpulan Data E. Metode Analisa Data BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI A. Sejarah Kota Surakarta B. Visi dan Misi Kota Surakarta C. Sekretaris Daerah Kota Surakarta D. Susunan Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta E. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta F. Uraian Tugas Pokok Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta BAB IV PEMBAHASAN A. Tata Kearsipan Kepegawaian pada Bagian Organisasi dan Kepegawaian B. Fasilitas Kearsipan C. Pegawai Kearsipan BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN x

12 DAFTAR BAGAN Bagan Bagan Bagan xi

13 DAFTAR TABEL Tabel Tabel xii

14 ABSTRAK BAGIAN ORGANISASI DAN KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT Laporan Tugas Akhir, Program Diploma III, Manajmen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2014, 52 halaman. Sumber informasi yang digunakan dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian dan pertanggung jawaban secepat-cepatnya secara akurat, terpecaya dan lengkap dari suatu proses administrasi pemerintah ataupun administrasi swasta adalah arsip, maka sangat diperlukan pengelolaan arsip yang baik. Adapun tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana tata kearsipan kepegawaian pada Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta. Dalam melakukan pengamatan dipilih lokasi Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta, berdasarkan pertimbangan bahwa Bagian Organisasi dan Kepegawaian merupakan Bagian yang bergerak dalam bidang pelayanan kepada Pegawai Negeri Sipil sehingga dituntut bisa memberikan pelayanan kepada pegawai sehingga dituntut memberikan hasil kerja yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yang mendiskripsikan, memaparkan dan menganalisa sejumlah data yang ada baik secara tertulis maupun lisan berdasarkan pengamatan dan berhubungan langsung dengan informan.sumber data diperoleh dari hasil wawancara langsung dengan informan dan melalui buku-buku perusahaan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknik analisa data berupa reduksi data, sajian data, penariakan simpulan atau verivikasi. Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta, dapat diketahui bahwa penerimaan dan pencatatan arsip menggunakan sistem satu pintu, asas penyimpanan yang digunakan adalah asas sentralisasi, dengan asas ini semua arsip kepegawaian tersimpan terpusat. Untuk sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem subjek,abjad. Kesimpulan dari pengamatan ini adalah pengelolaan arsip pada Sub Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakrta meliputi : penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip,pemeliharaan arsip, penemuan kembali arsip dan pemusnahan arsip. Saran untuk Sub Bagian Organisasi dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Surakarta adalah sebaiknya pada bagian ini selain menggunakan sistem manual juga menggunakan sistem digital/elektronis, dan lebih memperhatikan tempat penyimpanan/odner. Kata Kunci : Kearsipan, Kepegawaian, Manajemen Kepegawaian xiii

15 ABSTRACT Santi Ritma RECORD KEEPING STAFFING THE ORGANIZATION AND CIVIL SECRETARIAT OF SURAKARTA", Final Report, Diploma Programs, Administrative Management, Faculty of Social and Political Science Sebelas Maret University, 2014, 51 pages. Sources of information used to conducting the planning, analysis, policy formulation, decision making, preparation of reports, assessment and accountability as quickly as possible in an accurate, trustworthy and full of a government administration or administrative process is private archive, it is necessary to manage the archive better. The purpose of writing this final report is to determine how management personnel file at Organization and Personnel of Civil Service Surakarta. In the selected observation locations at Organization and Personnel of Civil Service Surakarta, based on the consideration that the Organization and Personnel Section is part engaged in service to the Civil Service can provide services that are required to provide employees that provide good work. Types of observations used is descriptive qualitative to describe, explain and analyze a number of existing data either in writing or orally by observation and direct contact with the informant. Sources of data obtained from interviews with informants and through the company's books. Data was collected by interview, observation and documentation. Data analysis techniques such as data reduction, data presentation, withdrawalconclusions or verification. From the results of observations made on Organization and Personnel of Civil Service Surakarta, it can be seen that the acceptance and recording archive using one-door system, the storage principle used is the principle of centralization, with this principle all personnel records are stored centrally. For storage systems that are used are the subject system, and alphabetic systems. The conclusion of these observations is file management on Organization and Personnel of Civil Service Surakarta include: reception and recording archives, archive storage, records maintenance and destruction of records. Suggestions for Sub-Division of Organization and Personnel of Civil Service Surakarta is better than using a manual system also uses a digital system / electronic, and more attention to the storage / odner. Keyword : Record, Staffing, Staffing Management xiv