PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

Transkripsi

1

2

3

4

5 MOTTO Hidup tidak menghadiahkan suatu barang kepada manusia tanpa bekerja keras Unkwon Sedikit pengetahuan yang digunakan untuk berkarya, sungguh lebih berharga dari pada banyak pengetahuan disimpan saja Kahlil Gibran v

6 PERSEMBAHAN Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada: 1. Allah SWT yang memperlancar pengerjaan Tugas Akhir 2. Keluargaku tercinta, terutamakedua orang tua, kakakdankeluargalainnya yang selalu memberidukungan. 3. Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang telah memberikan ilmu, pelajaran hidup dan pengalaman yang berharga selama magang. 4. Caterina Sarlita Putri yang selalu memberikan semangat dan dukungan kepada saya. 5. Bapak Drs. Sudarto,M.Si yang sudah membimbing saya dalam pembuatan Tugas Akhir ini. 6. Dosen pengajar selama kuliah di D3 Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7. Teman-temanku Manajemen Administrasi angkatan tahun 2012 baik kelas B maupun kelas A yang tidak dapat disebutkan satu per satu. 8. Pembaca yang berhati mulia. vi

7 KATA PENGANTAR Alhamdulillahhirobbil alamin, penulis panjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan berkah, rahmat, kesehatan dan segala nikmat yang diberikan serta ilmu pengetahuan yang tiada ternilai sehingga atas ijin-nya laporan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan. Penulisan laporan tugas akhir dengan judul Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta disusun untuk memenuhi persyaratan guna meraih sebutan profesional Ahli Madya program studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Selesainya laporan tugas akhir ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak. Untuk itu saya ucapkan terimakasih kepada : 1. Drs. Sudarto, M. Si selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah membimbing penulis dengan penuh kesabaran hingga penulisan ini selesai. 2. Drs. Sri Wahyudi, M. Si selaku kepala Seksi Pengelolaan Arsip yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan Kuliah Kerja/Magang di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 3. Mahalani Kurniawati, SE selaku Pengelola Arsip yang telah memberikan data dan informasi yang diperlukan penulis selama pembuatan Tugas Akhir. 4. Drs. Ali, M. Si selaku penguji Tugas Akhir dan Kepala Program Diploma III Manajemen Administrasi. 5. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 6. Ibu dan Bapak tercinta, yang selalu memberikan segala waktunya untuk mengasuh, membimbing, maupun doa restu kepada penulis, vii

8 sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan di Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 7. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III Manajemen Administrasi angkatan Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu persatu, terima kasih telah membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan kekeliruan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran untuk langkah selanjutnya agar lebih baik. Semoga penulisan laporan tugas akhir ini dapat memberikan banyak manfaat. Surakarta, Juli 2015 Penulis Tito Hadyan viii

9 DAFTAR ISI JUDUL PERSETUJUAN.. PENGESAHAN... PERNYATAAN... MOTTO PERSEMBAHAN KATA PENGANTAR. DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR BAGAN... ABSTRAK... ABSTRACK.. ii iii iv v vi vii ix xii xiii xiv xv BAB I PENDAHULUAN A. LatarBelakang... B. RumusanMasalah C. TujuanPengamatan.. D. ManfaatPengamatan BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENELITIAN... A. TinjauanPustaka.. 1. PengertianPengelolaanArsip.. 2. JenisArsip... a. ArsipDinamis... b. ArsipStatis 3. TujuanKearsipan. 4. PengelolaanArsip.. a. PenerimaandanPencatatanArsip b. PenyimpananArsip commit... to user ix

10 c. PenyusutandanPemusnahanArsip.. d. FasilitasKearsipan e. PegawaiKearsipan B. MetodePengamatan. 1. JenisPengamatan. 2. Lokasi Sumber Data. 4. TeknikPengumpulan Data MetodeAnalisa Data BAB III DESKRIPSI LOKASI.. A. LokasiPengamatan.. B. SejarahBerdirinya Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Kota Surakarta.. C. VisidanMisi Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Kota Surakarta D. TugasPokokdanFungsi Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Kota Surakarta... E. StrukturOrganisasi Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Kota Surakarta F. PegawaiSeksiPengelolaanArsip BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. HasilPengamatanPengelolaanArsip di Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Kota Surakarta... a. Penerimaan dan Pencatatan Arsip... b. PenyimpananArsip.... c. PemusnahanArsip Faktor Pendukung Pengelolaan Arsip a. PelayananArsip x

11 b. FasilitasKearsipan B. PEMBAHSAN. BAB V PENUTUP... A. Kesimpulan.. B. Saran. DAFTAR PUSTAKA.. LAMPIRAN xi

12 DAFTAR TABEL Tabel3.1 DaftarNamaPegawaiBesertaJabatan Tabel4.1 KartuFieches.. 46 Tabel4.2 LembarPeminjamanArsip. 50 Tabel4.3 JumlahArsip yang Diterima Tabel4.4 Arsip yang TelahDikelola. 52 xii

13 DAFTAR BAGAN Gambar3.1 StrukturOrganisasi 33 Gambar 4.1 PenataanBoksKedalamRakArsip xiii

14 ABSTRAK TITO HADYAN, D PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA,Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun Arsip mempunyai peranan penting bagi kelancaran kegiatan organisasi sebagai sumber informasi dan pusat ingatan. Namun, pada kenyataannya rendahnya apresiasi terhadap arsip menjadi masalah sehingga arsip tidak dikelola dengan baik. Tujuan dari pengamatan ini untuk mengetahui pengelolaan arsip serta kendala apa saja yang dihadapi di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Penulis mengambil lokasi pengamatan khususnya di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Jenis pengamatan menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan observasi berperan aktif. Sumber data yang diperoleh dari informan, lokasi pengamatan dan dokumen-dokumen yang mendukung. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah melalui wawancaradan, observasi. Pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta menggunakan asassentralisasi. Dengantahap-tahap yang pertamaialah :Penerimaan dan Pencatatan Arsip Penyimpanan Arsip Pemusnahan Arsip. Kata Kunci : Pengelolaan Arsip, Pengelolaan, dan Arsip, xiv

15 ABSTRACK TITO HADYAN, D ARCHIVE MANAGEMENT IN KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA, Major Administration Management, Diploma Degree III, Faculty of Social and Political Sciences, SebelasMaretUniversity, Batch Archives have an important role for the successfulness of an organization s activity as the source of information and the main memories. However, in fact, the low appreciation towards archives raises a problem so the archives are not well-organized. The purpose of this research is to understand the management of archives and its problems faced by Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Surakarta. The researcher took the research location more specifically in Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Surakarta. This research used descriptive qualitative method with an active observation. The source of data collected from the informants, the research location and other supporting document. The data were collected by doing interview and observation. The archives management in Kantor ArsipdanPerpustakaan Daerah Kota Surakarta applies centralization-basis. The steps for this type of management are Receiver and Entry Storage Annihilation. Keyword: Archive Management, Management, Archive xv