PROSEDUR KEARSIPAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA TUGAS AKHIR

Transkripsi

1 PROSEDUR KEARSIPAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk memenuhi Sebagai Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : AGUSTINA DYAH AYU KUSUMAWARDANI D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNUVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014 i

2 ii

3 iii

4 PERNYATAAN Nama : Agustina Dyah Ayu Kusumawardani NIM : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir yang berjudul betul - betul karya sendiri. Hal hal yang bukan karya saya. Dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka. Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari Tugas Akhir tersebut. Surakarta, Mei 2014 Yang membuat pernyataan Agustina Dyah Ayu Kusumawardani iv

5 MOTTO BERJUANG UNTUK MENGGAPAI KEBERHASILAN DENGAN BERDOA DAN BERUSAHA v

6 vi

7 KATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan kasih dan karunia-nya kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Ahkir yang berjudul REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. dengan baik dan tepat waktu. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan vokation Ahli Madya ( A. Md. ) dalam program Diploma III Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dengan terselesainya laporan Tugas Akhir ini, penulis mengucapkan terima kasih atas pengarahan dan bantuan dari berbagai pihak. Dalam kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat : 1. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si selaku dosen pembimbing dalam menyelesaikan Tugas Akhir. 2. Bapak Djoko Kusnadi, Ibu Hanika Indrarini dan semua pegawai Instalasi Rekam Medis yang telah membantu penulis selama magang di Rumah Sakit Ortopedi Prof. DR. R. Soeharso Surakarta. 3. Semua pihak yang telah membantu terselesaikannya laporan tugas akhir. Penulis menyadari bahwa apa yang penulis susun ini jauh dari kata sempurna, untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun. Penulis berharap laporan Tugas Akhir ini dapat berguna bagi kita semua, khususnya rekan rekan mahasiswa program Diploma III Manajemen Administrasi. Surakarta, Mei 2014 vii Penulis

8 DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... PERSETUJUAN... PENGESAHAN... PERNYATAAN... MOTTO... PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR TABEL... ABSTRAK... i ii iii iv v vi vii viii xii xiii xiv BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 4 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat pengamatan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN... 5 A. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Prosedur Pengertian Kearsipan... 9 viii

9 3. Pengertian Arsip a. Syarat syarat Arsip b. Jenis Arsip c. Ketentuan Pokok Kearsipan d. Penggolongan Kearsipan Pengorganisasian Arsip Prosedur Kearsipan a. Pencatatan dan Pendistribusian Arsip b. Penyimpanan Arsip c. Peminjaman Arsip d. Penyusutan Arsip e. Pemusnahan Arsip Pengertian Rekam Medis a. Tujuan Rekam Medis b. Manfaat Rekam Medis c. Kerahasiaan Rekam Medis d. Penyimpaan Rekam Medis B. Metode Pengamatan Lokasi Jenis Pengamatan Sumber Data Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisa BAB III DESKRIPSI LEMBAGA/ INSTANSI A. Gambaran Umum RSO Prof. DR. R. Soeharso Surakarta Sejarah Berdirinya RSO Prof. DR. R. Soeharso Surakarta Visi, Misi, dan Motto RSO Prof. DR. R. Soeharso Surakarta Budaya Kerja RSO Prof. DR. R. Soeharso Surakarta ix

10 4. Tugas dan Fungsi RSO Prof. DR. R. Soeharso Surakarta B. Jenis Pelayanan RSO Prof. DR. R. Soeharso Surakarta Pelayanan Reguler Pelayanan Unggulan Pelayanan Paviliun Wijaya Kusuma ( Instalasi Rawat Khusus ) Pelayanan Instalasi Gawat Darurat dan Trauma Center 24 Jam C. Instalasi Rekam Medis RSO Prof. DR. R. Soeharso Surakarta Visi, Misi, Tujuan, dan Motto Instalasi Rekam Medis RSO Prof. DR. R. Soeharso Surakarta Jabatan Pegawai RSO Prof. DR. R. Soeharso Surakarta BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Prosedur Kearsipan Rekam Medis RSO Prof. DR. R. Soeharso Surakarta Penerimaan Pasien Lama dan Pasien Baru Pendistribusian Arsip Rekam Medis Penyimpanan Arsip Rekam Medis Peminjaman dan Pengembalian Arsip Rekam Medis Pelaporan Arsip Rekam Medis Evaluasi Kelengkapan Arsip Rekam Medis Pemusnahan Arsip Rekam Medis B. Kendala Yang Terjadi di RSO Prof. DR. R. Soeharso Surakarta BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran x

11 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN LAMPIRAN xi

12 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar Gamabr 2. Rak Penyimpanan Arsip Gambar 3. Model Analisa Interaktif Gambar 4. Prosedur Kearsipan Rekam Medis xii

13 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Ortopedi Prof. DR. R. Soeharso Surakarta Tabel 2. Daftar Pegawai Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Ortopedi Prof. DR. R. Soeharso Surakarta xiii

14 ABSTRAK Agustina Dyah Ayu Kusumawardani, D PROSEDUR KEARSIPAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Prosedur kearsipan memiliki beberapa masalah yang sering dijumpai, terutama pada proses penyimpanan. Hal ini terjadi karena makin banyaknya arsip yang disimpan, terutama Arsip Rekam Medis. Tujuan penulisan Tugas Akhir ini untuk mendeskripsikan mengenai Prosedur Kearsipan Rekam Medis di Rumah Sakit Ortopedi Prof. DR. R. Soeharso Surakarta. Mengingat pentingnya Arsip Rekam Medis bagi suatu rumah sakit maka prosedur kearsipan rekam medis dibuat semudah mungkin agar dalam pelaksanaan kegiatannya dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Pengamatan menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan melakukan pengamatan dan turut serta melakukan proses kegiatan kerja di bagian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Ortopedi Prof. DR. R. Soeharso Surakarta. Sumber data diperoleh dari narasumber, dokumen dan arsip, tempat dan kegiatan, dan gambar. Teknik pengumpulan data diperoleh dengan wawancara, observasi, dan telaah dokumen. Untuk teknik analisa dilakukan dengan menggunakan model analisa interaktif yaitu reduksi data, sajian data, dan penarikan simpulan/ verivikasi. Dari hasil pengamatan Prosedur Kearsipan Rekam Medis di Rumah Sakit Ortopedi Prof. DR. R. Soeharso Surakarta sudah dibakukan dan berjalan dengan baik. Prosedur kearsipan tersebut meliputi : 1) Penerimaan yang diawali dari pendaftaran pasien baru maupun pasien lama, 2) Penyimpanan Arsip Rekam Medis, 3) Peminjaman dan pengembalian Arsip Rekam Medis, 4) Pelaporan Arsip Rekam Medis, 5) Evaluasi kelengkapan Arsip Rekam Medis, dan 6) Pemusnahan Arsip Rekam Medis. Kata kunci : Prosedur, Kearsipan, Arsip Rekam Medis xiv

15 ABSTRACT Agustina Dyah Ayu Kusumawardani, D FILING MEDICAL RECORD PROCEDURE IN ORTHOPEDIC HOSPITAL PROF. DR. R. Soeharso SURAKARTA, Final Project, Program Administration Management, Diploma III Program, Faculty of Social and Political Sciences, Sebelas Maret University, 2014 Archival procedures have some problems that are often encountered, especially in the storage process. This happens because of the increasing number of files stored, especially Medical Record Archive. The purpose of this Final Project to describe the Medical Record Filing Procedures in Orthopaedic Hospital Prof. DR. R. Soeharso Surakarta. Given the importance of the Medical Record Archive for the hospital medical record filing procedure is made as simple as possible so that the implementation of its activities can be run in accordance with established procedures. Observation is done using Qualitative Descriptive Method which is included observation and internship in Medical Record Installation of Prof. DR. R.Soeharso Orthop archive, place and activity, and picture. Data is collected from interview, observation, and document analysis. After data is collected, it is analyzed using Interactive Analysis Model which is consisted of data reduction, data presentation, and conclusion/verification. From the observation in the Medical Record Archival Procedure Orthopaedic Hospital Prof. DR. R. Soeharso Surakarta standardized and running well. The archival procedures include: 1) Acceptance beginning of a new patient registration and patient old, 2) Distribution Medical Record Archive, 3) Medical Record Archive Storage,4) Borrowing and returning Archives Medical Record, 5) Reporting Medical Record Archive, 6) Evaluation of Medical Record Archive completeness, and 7) Destruction of Medical Records Archive. Keywords: Procedure, Archival, Medical Records Archive xv