perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user ii

Transkripsi

1 commit to user

2

3

4 perpustakaan.uns.ac.id PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai Sivitas Akademika Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini: NAMA : NIM : Program Studi : Fakultas : MEIA DEASY PANGESTI D Perpustakaan Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty Free Right) atas Tugas Akhir saya yang berjudul: SISTEM KEARSIPAN BAGIAN ADMINISTRASI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SLAMET RIYADI SURAKARTA beserta instrumen / desain / perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (data base), merawat, serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan Pembimbing (co Author) atau pencipta dan juga sebagai pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar tanpa paksaan dari pihak manapun. Dibuat di : Surakarta Pada tanggal : 13 Mei 2013 Yang membuat pernyataan Meia Deasy Pangesti NIM D iv

5

6

7

8

9 perpustakaan.uns.ac.id KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr. Wb. Alhamdulilah, Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas akhir yang berjudul SISTEM KEARSIPAN BAGIAN ADMINISTRASI DI UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SLAMET RIYADI SURAKARTA. Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi persyaratan guna memperoleh gelar Vokalis Ahli Madya (A.Md.) Program Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat kesulitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari berbagai pihak, akhirnya kesulitan tersebut dapat diatasi. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada: 1. Bapak Prof. Drs. Pawito,Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Widodo, M.Soc. Sc, selaku Ketua UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret Surakarta. ix

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19 ABSTRAK Meia Deasy Pangesti. D Sistem Kearsipan Bagian Administrasi Di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 86 Halaman. Sistem Kearsipan Bagian Administrasi merupakan kegiatan yang penting dilakukan pada setiap lembaga atau instansi. Seperti halnya di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dengan tujuan untuk mendeskripsikan dan mengetahui sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Pengamatan ini merupakan jenis pengamatan deskripsi kualitatif. Sumber data yang digunakan yaitu informan yang dianggap mengetahui informasi secara mendalam dan dapat dipercaya, dan pengumpulan data dengan studi dokumen serta observasi terhadap kejadian atau peristiwa yang terkait dengan proses sistem kearsipan bagian administrasi. Analisis data dilakukan dengan reduksi data, sajian data kemudian penarikan kesimpulan. Sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta meliputi 3 tahap, yaitu tahap penciptaan, tahap pelayanan dan tahap pemusnahan arsip. Tahap penciptaan adalah prosedur pengurusan surat atau dokumen untuk dijadikan sebuah arsip. Pada tahap penciptaan arsip terdiri dari 2 tahap, yaitu tahap surat masuk dan surat keluar. Tahap pelayanan terdiri dari proses permintaan, pencarian, pengambilan, pencatatan, pengendalian dan penyimpanan kembali. Sedangkan tahap pemusnahan terdiri dari tahap penyeleksian, pemusnahan dan dokumen. Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta, penulis menyimpulkan bahwa sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta telah sesuai dengan prosedur yang ditentukan oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut. Tetapi adanya hambatan-hambatan yang menyebabkan sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakartakurang optimal. Hal ini disebabkan oleh faktor-faktor penghambat antara lain: kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta, gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih kurang memadai. Hal-hal inilah yang menghambat terciptanya optimalisasi sistem kearsipan bagian administrasi di UPT Perpustakaan Universitas Slamet Riyadi Surakarta. Kata Kunci :Perpustakaan, kearsipan, administrasi

20 ABSTRACT Meia Pangesti Deasy. D Filing System Administration at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. Diploma Program Library Faculty of Social and Political Sciences, University of March Surakarta. Page 86. Filing System Administration is an important activity performed at each institution or agency. As in the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. Thesis was done in order to describe and know the system archives administration department at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. This observation is a qualitative description of the types of observations. Data sources used are regarded informant who knows in depth information and trustworthy, and data collection to study the document and observe the event or events associated with the process of filing systems administration. Data analysis was performed with data reduction, data presentation and then drawing conclusions Archival systems administration department at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta includes 3 stages, namely the creation stage, stage and phase of destruction of records service. Stage is the creation of a letter or document handling procedures to be used as an archive. At the creation stage of records consists of two phases, namely phase incoming and outgoing mail. Results of the analysis of observations made at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta, the authors conclude that the system of the administration of archives at the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta in accordance with procedures established by the personnel who are experts in the field. But the barriers that lead to system archival administration in the University Library Unit Surakartakurang Slamet Riyadi optimal. This is due to limiting factors such as: the lack of human resources to manage archives at UPT University Library Slamet Riyadi Surakarta, buildings for administration and management of archives is still inadequate. These are the things that hinder the creation of system optimization archival administration in the University Library Unit Slamet Riyadi Surakarta. Keyword: Libraries, archives, administratio