ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU DI PT. RAKABU SEJAHTRA

Transkripsi

1 ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU DI PT. RAKABU SEJAHTRA Tugas Akhir Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : Nur Duwi Cahyowati D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2013 i

2 ii

3 iii

4 PERNYATAAN Nama NIM : Nur Duwi Cahyowati : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul Administrasi Pengadaan Bahan Baku di PT. Rakabu Sejahtra adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukan dalam daftar pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Juni 2013 Yang Membuat Pernyataan, Nur Duwi Cahyowati iv

5 MOTTO Lebih baik mengerti sedikit daripada salah mengerti (A. France) Kegagalan adalah "SATU-SATUNYA" kesempatan untuk memulai "LAGI" dengan lebih baik dan cerdik ( Henry Ford ) v

6 PERSEMBAHAN v Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada: v Bapak dan ibuku tercinta v Adik-adiku tersayang v Seluruh keluarga besarku v Sahabat dan orang-orang yang selalu memberi dukungan dan motivasi v Teman-teman D3 Manajemen Administrasi 2013 v Almameter kebanggaanku vi

7 KATA PENGANTAR Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul Administrasi Produksi di PT. Rakabu Sejahtra sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli Madya Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas Sebelas Maret Surakarta. Terlepas dari kekurangan yang ada, Tugas Akhir ini tidak dapat selesai tanpa bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen Administrasi dan Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis selama dalam penyusunan Tugas Akhir. 2. Bapak Hangga Chris H yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan kegiatan magang di PT. Rakabu Sejahtra. 3. Seluruh karyawan di PT. Rakabu Sejahtra yang telah memberikan bantuan selama kegiatan magang berlangsung dan pencarian data-data yang penulis butuhkan.. 4. Bapak Drs. Sonhaji, M. Si selaku Penguji. 5. Bapak Herwan Parwiyanto, S. Sos, M. Si selaku Pembimbing Akademik. 6. Seluruh Dosen pengajar studi Manajemen Administrasi yang telah memberikan ilmunya kepada penulis 7. Seluruh karyawan perpustakaan fakultas dan pusat atas bantuan dan informasinya. vii

8 8. Kedua orang tua dan semua keluarga yang tidak henti-hentinya selalu mendoakan penulis, memberikan dukungan, dan motivasi serta semangat untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini. 9. Semua teman-teman Manajemen Administrasi 2010 atas kebersamaan dan persahabatan selama ini. 10. Teman-teman yang dengan sukarela menjadi tukang ojek penulis selama ini. 11. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu persatu yang juga ikut membantu dalam penyusunan Tugas Akhir. Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan bagi para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisaan Tugas Akhir ini. Surakarta, Juni 2013 Penulis viii

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... PERSETUJUAN... PENGESAHAN... PERNYATAAN... MOTTO... PERSEMBAHAN... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR LAMPIRAN. ABSTRAK. ABSTRACT... i ii iii iv v vi vii ix xii xiii xiv xv BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 2 C. Tujuan Pengamatan... 2 D. Manfaat Pengamatan... 3 ix

10 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 4 A. Pengertian Administrasi... 4 B. Pengertian Pengadaan Penerimaan Penyimpanan Pendistribusian C. Administrasi Pengadaan BAB III METODE PENGAMATAN A. Jenis Pengamatan B. Lokasi Pengamatan C. Sumber Data D. Teknik Pengumpulan Data E. Teknik Analisis Data.. 14 BAB IV DESKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN A. Deskripsi Lembaga Sejarah Singkat Berdirinya PT. Rakabu Sejahtra Lokasi Perusahaan Visi dan Misi Perusahaan Produk yang Dihasilkan Job Description PT. Rakabu Sejahtra B. Hasil Pengamatan Bahan Baku yang Digunakan PT. Rakabu Sejahtra Administrasi Pengadaan Bahan Baku BAB V PENUTUP x

11 DAFTAR PUSTAKA A. Kesimpulan B. Saran LAMPIRAN LAMPIRAN xi

12 DAFTAR GAMBAR Gambar Gambar xii

13 DAFTAR LAMPIRAN 1. Lampiran 1 Surat Keterangan Selesai Magang 2. Lampiran 2 Surat Tugas 3. Lampiran 3 Form Monitoring Magang 4. Lampiran 4 Form Penilaian Kuliah Kerja Magang 5. Lampiran 5 Formulir Presensi Magang 6. Lampiran 6 Purchase Order 7. Lampiran 7 Surat Keterangan Sah Kayu Bulat 8. Lampiran 8 Surat Keterangan Asal Usul Kayu 9. Lampiran 9 Faktur Angkutan Kayu Olahan 10. Lampiran 10 Hasil Gesek Jati 11. Lampiran 11 Hasil Rendemen Kayu 12. Lampiran 12 Surat Jalan 13. Lampiran 13 Kontrol Barang Masuk 14. Lampiran 14 Data KD 15. Lampiran 15 Kartu Stock 16. Lampiran 16 Bukti Serah Terima Bahan Baku Komponen xiii

14 ABSTRAK Nur Duwi Cahyowati. D Administrasi Pengadaan Bahan Baku di PT. Rakabu Sejahtra. Laporan Tugas Akhir. Progaram Studi Mananjemen Administrasi Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta halaman. Persedian bahan baku berkaitan erat dengan biaya, sehingga keberadaannya merupakan salah satu keputusan penting dalam perusahaan. Untuk memperoleh bahan baku diperlukan adanya pengadaan. Bila perusahaan tepat dalam melakukan pengadaan bahan baku maka dapat meminimalkan biaya-biaya yang dapat menimbulkan ketidakefisienan dalam proses produksi. Tujuan pengamatan yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui bagaimana administrasi pengadaan bahan baku pada suatu perusahaan khusunya di PT. Rakabu Sejahtra. Jenis pengamatan yang digunakan penulis adalah deskriptif kualitatif. Pengamatan ini mengambil lokasi di PT. Rakabu Sejahtra. Sumber data diperoleh dari narasumber (informan), peristiwa atau aktifitas, dokumen dan arsip. Teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data, sajian data dan penarikan simpulan dan verifikasi. Hasil yang diperoleh dari pengamatan yang penulis lakukan adalah administrasi pengadaan bahan baku di PT. Rakabu sejahtra dimulai dari perencanaan yang dilakukan oleh bagian Production Planing and Inventory Control ( PPIC ) kemudian diteruskan kebagian Purchasing untuk dilakukan pembelian. Penerimaan dilakukan oleh bagian Sawmill dan Kiln Dry dan penyimpanan dan pendistribusian barang yang dilakukan di gudang 2. xiv

15 ABSTRACT Nur Duwi Cahyowati. D151OO Administration of The Procurement of Raw Material in PT. Rakabu Sejahtra. Final Task Report. Management Administration Program Study of Diploma III. Faculty of Social and Political Sciences of the Sebelas Maret University Surakarta pages. Inventory ofraw materialsis closely related tothe cost, so its presenceis one of theimportantdecisionsin the company. Togainthenecessaryrawmaterialsprocurement. If thecompany righttocarry outthe procurementof raw materials, it can minimizethe costsmaylead toinefficienciesin the production process. The purpose of observation done by the writer is to know how administration procurement raw materials in a company especially in PT. Rakabu sejahtra. Type ofobservationused by the writer isdescriptivequalitative. Thisobservationtook placeatpt. RakabuSejahtra. A Source data obtained from the interviewees (informants), events or activities, documents and archives.data analysistechniquesusedare the reduction of data, presentation of data, conclusions and verification. The result of the observation that the writer did was the administration of procurement of raw materials at PT. Rakabu sejahtra starting from the planning done by the Production Planing and Inventory Control (PPIC) and then forwarded to Purchasing do goto purchase. Acceptance by the Sawmill and Kiln Dry and storage and distribution of goods in storeroom 2. xv