PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA

Transkripsi

1 PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh: ZAKARIA NUR AINI D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2014

2 PERSETUJUAN PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA Disusun Oleh ZAKARIA NUR AINI D Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pembimbing Drs. Ali, M.Si NIP

3 PENGESAHAN PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA Disusun Oleh : ZAKARIA NUR AINI D Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari : Tanggal : Tim Penguji Nama Tanda Tangan 1. Penguji 1 Drs. Surisno Satriyo Utomo, M.Si Penguji 2 Drs. Ali, M.Si... Mengetahui, Dekan Ketua Program Prof. Drs. H. Pawito Ph.D Drs. Sudarto, M.Si NIP NIP

4 PERNYATAAN Nama : ZAKARIA NUR AINI N I M : D Menyatakan dengan PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN DI SEKRETARIAT -betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Mei 2014 Yang Membuat Pernyataan, Zakaria Nur Aini

5 MOTTO ungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. Maka apabila kamu telah selesai (dari sesuatu urusan) kerjakanlah dengan sungguh-sungguh (urusan) yang lain. Dan hanya kepada Tuhanmulah (QS. Insyirah: 6-8) Laa Tahzan

6 PERSEMBAHAN Karya ini penulis persembahkan kepada: Ayah dan Ibu tercinta Mbak Arik dan Dik Abas tersayang Sahabat 4_Sekawan Febriyana, Vita, Yunia Semua Teman-teman MA 2011

7 KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat dan rahmat-nya yang telah melindungi serta membimbing penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir Prosedur Penyelenggaraan Rapat Anggota Dewan Di Sekretariat DPRD Kota Surakarta Tugas Akhir ini disusun guna memenuhi sebagai persyaratan kelulusan Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulisan Tugas Akhir ini dapat terlaksana berkat adanya dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, untuk itu dalam kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Drs. H. Pawito. Ph.D, Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Sudarto, M.Si, Ketua Program Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Ali, M.Si., selaku Pembimbing dalam penulisan Tugas Akhir ini yang telah banyak meluangkan waktu dan tenaga, memberikan bimbingan, pengarahan dan saran dalam pembuatan tugas akhir ini. 4. Bapak Drs. Pramono SU, M.Si, selaku Pembimbing Akademik yang telah memberikan bimbingan dan arahan selama masa studi. 5. Bapak Drs. Surisno Satrijo Utomo, M.Si, selaku penguji ujian tugas akhir. 6. Bapak Tri Puguh Priyadi, SH, MM., selaku Kepala Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta yang telah memberikan ijin dan kesempatan Kuliah Kerja Magang. 7. Segenap Bapak/Ibu dosen Program Manajemen Administrasi yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan, sehingga penulis mampu menyelesaikan penulisan tugas akhir ini. 8. Berbagai pihak yang telah membantu penulis demi lancarnya penulisan tugas akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

8 Penyusunan tugas akhir ini telah berusaha semaksimal mungkin, namun penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih terdapat kekurangan karena keterbatasan penulis. Dengan segala rendah hati penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dan menyempurnakan tugas akhir ini. Penulis berharap semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi semua pihak terutama bagi mahasiswa Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan IlmuPolitik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Surakarta, Mei 2014 Penulis

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERSEMBAHAN... ii HALAMAN PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR TABEL... xi DAFTAR GAMBAR... xii ABSTRAK... xiii ABSTRACT. xiv BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar belakang Masalah... 1 B. Rumusan Masalah... 5 C. Tujuan pengamatan... 5 D. Manfaat Pengamatan... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 7 A. Pengertian Prosedur Manfaat Prosedur Prinsip Prosedur... 9 B. Penyelenggaraan Rapat Tujuan Rapat Komponen-komponen Pola Rapat Persiapan Rapat Tahap-tahap Perencanaan Proses Rapat C. Anggota Dewan D. Metode Pengamatan... 25

10 1. Lokasi Pengamatan Jenis Pengamatan Sumber Data Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisis Data BAB III DESKRIPSI LEMBAGA INSTANSI A. Kedudukan DPRD B. Fungsi Dan Tugas Pokok DPRD C. Visi Dan Misi DPRD D. Hak DPRD E. Kewajiban Anggota DPRD F. Sekretariat DPRD Kota Surakarta G. Struktur Organisasi BAB IV PEMBAHASAN Rapat Paripurna Rapat Pimpinan DPRD Rapat Konsultasi Rapat Badan Musyawarah Rapat Komisi Rapat Badan Anggaran Rapat Badan Legislasi Daerah Rapat Badan Kehormatan Rapat Panitia Khusus Rapat Dengar Pendapat Umum BAB V PENUTUP A. KESIMPULAN B. SARAN DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

11 DAFTAR TABEL Tabel I : Laporan Penyelenggaraan Rapat Tahun Tabel II : Pola Yang Khas Bersifat Memecahkan Persoalan Tabel II : Pola Yang Khas Bersifat Mengembangkan Informasi Tabel IV : Bagan Rapat... 23

12 DAFTAR GAMBAR Gambar V : Model Analisis Interaktif Gambar VI : Struktur Organisasi Perangkat Daerah Kota Surakarta Gambar VII : Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kota Surakarta Gambar VIII : 71

13 ABSTRAK ZAKARIA NUR AINI, D PROSEDUR PENYELENGGARAAN RAPAT ANGGOTA DEWAN DI SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA. Program Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Rapat merupakan sarana komunikasi yang penting dalam suatu organisasi karena rapat berfungsi sebagai pedoman dalam pembahasan mengenai persoalan untuk mencapai tujuan dengan kata sepakat. Tujuan pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur penyelenggaraan rapat anggota dewan di sekretariat DPRD Kota Surakarta, sedangkan manfaat dari pengamatan ini adalah mengetahui dan memperluas ilmu serta wawasan mengenai prosedur penyelenggaraan rapat anggota dewan di sekretariat DPRD Kota Surakarta dan sebagai bahan evaluasi pada bagian-bagian yang terlibat langsung serta aktif melakukan penyelenggaraan rapat anggota dewan. Lokasi pengamatan ini adalah Sekretariat DPRD Kota Surakarta. Metode pengamatan yang dipergunakan deskriptif kualitatif. Sumber pengumpulan data melalui wawancara, observasi serta pengkajian dokumen. Hasil dari prosedur penyelenggaraan rapat di Sekretariat DPRD Kota Surakarta adalah 1). Persiapan rapat dimulai dengan pembuatan jadwal oleh masing-masing notulen. 2). Perencanaan rapat; pembuatan konsep, agenda dan program kegiatan. 3). Penyusunan rapat; pembuatan catatan rapat dan rancangan pembahasan. 4). Penyaranan rapat; kumpulan pendapat dari berbagai anggota yang hadir dalam rapat. 5). Pengevaluasian rapat; pembahasan rapat dan pendapat dari berbagai anggota yang akan dibahas secara menyeluruh hingga hasil keputusannya. 6). Pembuatan laporan rapat; pendataan hasil pembahasan. 7). Pengambilan keputusan; hasil rapat yang meliputi Kebijakan Peraturan, Laporan Rapat dan Catatan Rapat. Saran yang penulis sampaikan, untuk penambahan alokasi waktu pada saat pembahasan rapat diberikan masa tenggang agar tidak ada penundaan waktu, pada hasil rapat yang berupa catatan rapat sebaiknya diarsipakan sehingga mempermudah dalam penyelenggaraan rapat selanjutnya dan dalam penyaranan rapat sebaiknya seluruh anggota diberikan rancangan pembahasan rapat agar mereka menyampaikan pendapatnya serta pimpinan rapat mewajibkan kepada seluruh anggota rapat untuk menanyakan atau menyampaikan pendapatnya saat rapat berlangsung

14 ABSTRACT ZAKARIA NUR AINI, D , BOARD MEMBER MEETING PROCEDURE IN SECRETARY OF DPRD SURAKARTA. Administration Management Study, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University. Since meeting is considered posses key role in discussing problems faced in order to meet agreement, meeting is known as an important process in an organization. The purpose of this study is to know the procedure meeting management decision of board members in secretary of DPRD Surakarta. The benefit of this observasion is to know and to expand knowledge dealing with board member meeting management procedure in DPRD Surakarta secretary. Furthermore, this research can give evaluation to departements directly involved and actively managing board member meeting. The location this research is DPRD Surakarta secretary. Observation method used is qualitative descriptive and the data collection method used is interview, observation, and artefact analysis. The findings procedure meeting management decision of board members in secretary of DPRD Surakarta is 1). meeting preparation is started with scheduling by the minut. 2). Meeting planning; concept composing, agenda, and activities program. 3). Meeting composing; meeting noting and discussion plan. 4). Meeting proposition; proposition collecting from board member present in the meeting. 5). Meeting evaluation; meeting discussion and board member proposition will be discussed thoroughly until the meeting output is attained.6). Report making; meeting result paperwork. 7). Decision making; meeting result deals with rule policy, meeting report, and meeting notes. Suggestion proposed by the author is to extend time allocation for discussing. Meeting result notes shall be archived. Furthermore, proposing and argumenting idea shift shall be organized by the chief according to name list.