PROSEDUR PEMELIHARAAN, PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP PADA KANTOR CAMAT MEDAN SELAYANG TUGAS AKHIR

Transkripsi

1 PROSEDUR PEMELIHARAAN, PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP PADA KANTOR CAMAT MEDAN SELAYANG TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma 3 OLEH SANTI PRONITA RAJAGUKGUK NPM : PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN POLITEKNIK MANDIRI BINA PRESTASI MEDAN 2012

2

3

4 ABSTRAK Arsip sangat berperan penting di dalam suatu organisasi atau perusahaan Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan. Prosedur pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip sangat diperlukan tiap orhganisasi atau perusahaan untuk kelancaran administrasi. Dalam penulisan Tugas Akhir ini, data diperoleh dari beberapa sumber, yaitu dari penelitian keperpustakaan dan peninjauan langsung. Teknik pengumpuan data dilakukan dengan 3 (tiga) metode yaitu wawancara, observasi, dan studi dokumentasi. Data tersebut terdiri dari 2 yaitu mengambil bahan dengan mengadakan tanya jawab langsung kepada pegawai dan dokumen-dokumen yang ada pada Kantor Camat Medan Selayang. Dari hasil yang di peroleh, prosedur pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip pada Kantor Camat Medan Selayang belum dapat dikatakan baik. Hal ini dapat dilihat pada arsip yang berserakan,arsip yang masih terlihat banyak kotoran, arsip yang masih menyatu antara arsip aktif dan inaktif, kemudian belum membuat daftar acara pertelaan dan daftar berita acara pemusnahan arsip. Kata Kunci : Pemeliharaan, Penyusutan, dan Pemusnahan Arsip.

5 ABSTRACT Archives very iportant role in an organization or company, archive memory is central to all activiies. Maintenance proceduceres, shrinkage, and destruction of record is required of teach organization or company for the smooth administration. In writing this project, the data obtaned from multipe sources, namely from in the library research and direct observation. Data was colleccted with 3 (three) methods: interviews, observation, and study documentation. The data consists of 2 (two) which took the material to hold a question and answer directly to the employee and the docement available at the head office office of medan selayang. From the results obtained, maintenance producers, deprecition and destruction of records at the head office of medan selayang can not be said to be good. It can be seen scanttered in the archives are still seen a lot of dirt, the archiives are still blend between active and inactive files then do not make the list of events and a list of news events pertelaan dsctruction of record. Keywords : Maintenance, Depreciation, and Disposal of Records

6 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas kasih atas dan anugerahnya serta pengetahuan yang diberikan, sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik. Adapun guna dari penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan diploma 3 Politeknik Mandiri Bina Prestasi Program Studi Administrasi Bisnis dengan judul Proseddur Pemeliharaan, Penyusutan, dan Pemusnahaan Arsip pada Kantor Camat Medan Selayang. Dalam kesempatan ini penulis menyadari sepenuhnya bahwa isi dari tugas akhir ini masih belum sempurna baik dari segi isi, bahasa, penulisan, dan kalima, mengingat keterbatasan pengetahuan serta kekurangan yang dimilki penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran pembaca demi kesempurnaan tugas akhir ini. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih atas semua kesempata dan bantuan yang diberikan, kirannya tugas akhir ini mempunyai manfaat bagi kalangan umu, lhusunya dunia pendidikan. Medan agustus 2012 Penulis Santi pronita rajagukguk NPM

7 DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PENGESAHAN... LEMBAR PENGUJI... ABSTRAK... ABSTRAK... KATA PENGANTAR... UCAPAN TERIMAKASIH... DAFTAR ISI... DAFTAR GAMBAR... DAFTAR TABEL... i ii iii iv v vi vii viii ix BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Penelitian Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian... 3 BAB 2 LANDASAN TEORITIS Arsip Pengertian Arsip Azas Pengorganisasian Tujuan dan Fungsi Kearsipan Peranan Arsip Peralatan dalam Menyimpan Arsip Pemeliharaan Arsip Pengertian Pemeliharaan... 8

8 2.2.2 Usaha Pemeliharaan Arsip Pencegahan Kerusakan Arsip Penyusutan Arsip Pengertian Penyusutan Arsip Tujuan Penyusutan Arsip Langkah-langkah Pelaksanaan Penyusutan Arsip Metode Pemindahan Arsip Masa Berlaku Arsip Jadwal Retensi Arsip Pemusnahan Arsip Pengertian Pemusnahaan Arsip Pemusnahan Arsip Proses Pemusnahan Arsip BAB 3 METODE PENELITIAN Waktu dan tempat Jenis dan Sumber Data Jenis Data Sumber Data Teknik Pengumpulan Data Metode Analis Data BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Terbentuknya Kecamatan Medan Selayang Letak Geografis Kecamatan Medan Selayang Visi dan Misi Kecamatan Medan Selayang Struktur Organisasi... 22

9 4.2 Hasil Tujuan dan Fungsi Arsip Azas Kearsipan Peranan Arsip Peralatan arsip Pemeliharaan Arsip Penyusutan dan Pemusnahan Arsip Pembahasan BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA

10 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sejarah kearsipan sebenarnya sudah ada sejak manusia dapat membuat catatan tertulis, merekam berbagai kegiatan yang dilakukan atau gambaran mengenai sesuatu hal. Administrasi kearsipan memegang peranan penting di dalam suatu organisasi, manajemen dan administrasi maka arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan. Tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi dan organisasi. Oleh sebab itu pengelolaan selalu berkaitan dengan surat, warkat, record dan dokumen lainnya. Jadi demi kelancaran administrasi, baik pada instansi pemerintah, swasta, baik besar maupun kecil, diperlukan adanya administrasi yang tertib dan menyeluruh. Kearsipan yang teratur dan tertib adalah sebagai alat informasi dan referensi yang dapat membantu lembaga-lembaga pemerintah dan lembaga-lembaga swasta dalam melancarkan kegiatan dan meningkatkan produktifitas kerja. Dalam proses penyajian kearsipan yang dikelola secara baik akan memudahkan pimpinan membuat keputusan dan merencanakan kebijakan, maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan. Tidak mungkin suatu kantor sanggup dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap, dan akurat, jika kantor tersebut tidak memelihara kearsipan yang baik dan teratur sesuai dengan ketentuan-ketentuan kearsipan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Setiap instansi atau perusahaan memerlukan seorang pegawai yang mempunyai tugas untuk menerima warkat, menyimpan warkat, mencatat dan menemukan kembali arsip, mengadakan pemeliharaan dan perawatan arsip, merencanakan penyusutan arsip serta memberikan pelayanan kepada pihak yang memerlukan arsip. Pegawai kearsipan baik yang ada di pemerintahan maupun yang di

11 swasta harus teliti, tekun, dan cekatan. Kearsipan merupakan jembatan bagi setiap perusahaan dan perkantoran dalam bidang administrasi untuk melaksanakan kegiatan sehari-hari. Begitu juga halnya pada Kantor Camat Medan Selayang yang banyak menyimpan arsip-arsip di setiap lemari atau rak bahkan sampai di bawah meja. Pemeliharaan arsip belum dapat dikatakan baik karena belum begitu diperhatikan, masih sering terdapat rayap, kotor dan banyak debu, kemudian penyusutan arsip juga belum begitu baik karna arsip yang masih aktif belum dipisahkan dengan arsip inaktif dan masih menduga-duga umur arsip sehingga arsip itu menumpuk dimanamana.sedangkan dalam pemusnahan arsip pada Kantor Camat Medan Selayang belum melakukan pembuatan daftar pertelaan dan berita acara pemusnahan arsip. Berdasarkan latar belakang dan permasalahan, penulis tertarik memilih judul Prosedur Pemeliharaan, Penyusutan dan Pemusnahan Arsip pada Kantor Camat Medan Selayang. 1.2 Perumusan Masalah Prosedur pemeliharaan, penyusutan, dan pemusnahan arsip sangat penting dalam suatu instansi atau perusahaan, maka dari pokok latar belakang permasalahan, penulis membuat suatu perumusan masalah Bagaimanakah Prosedur Pemeliharaan, Penyusutan, dan Pemusnahaan Arsip pada Kantor Camat Medan Selayang? 1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari tugas akhir ini adalah untuk mengetahui prosedur pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip pada Kantor Camat Medan Selayang. 1.4 Manfaat Penelitian ini adalah : 1. Bagi Perusahaan Memberikan masukan kepada Kantor Camat Medan Selayang dalam menangani prosedur pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.

12 2. Bagi Politeknik MBP Merupakan tambahan kekayaan Tugas Akhir untuk dipergunakan dan dikembangkan pada masa yang akan datang. 3. Bagi Penulis Menambah pengetahuan yang dimiliki terutama mengenai prosedur pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip. 4. Bagi Penulis Selanjutnya Sebagai bahan referensi dalam penulisan Tugas Akhir khususnya pada bidang prosedur pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.