PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PENGADILAN NEGERI KARANGANYAR

Transkripsi

1 PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PENGADILAN NEGERI KARANGANYAR TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya (A.md) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Oleh : Nindya Reta Hermastuti D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL & ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit 2015 to user i

2 PERSETUJUAN PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PENGADILAN NEGERI KARANGANYAR Disusun Oleh : Nindya Reta Hermastuti D Disetujui Untuk Dipertahankan Didepan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pembimbing, Faizatul Ansoriyah, S.Sos, M.Si NIP ii

3 PENGESAHAN PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PENGADILAN NEGERI KARANGANYAR Disusun Oleh : Nindya Reta Hermastuti D Disetujui Untuk Dipertahankan di hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manjemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Pada Hari : Senin Tanggal : 01 Juni 2015 Tim Penguji Nama Tanda Tangan 1. Penguji 1 Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si Penguji 2 Faizatul Ansoriyah, S.Sos, M.Si... Mengetahui, Dekan, Ketua Program, Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.Si Drs. Sudarto, M.Si NIP NIP iii

4 PERNYATAAN Nama : Nindya Reta Hermastuti NIM : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PENGADILAN NEGERI KARANGANYAR adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya yang tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Mei 2015 Yang membuat pernyataan, Penulis iv

5 MOTTO Sebaik-baik manusia adalah yang bermanfaat bagi manusia yang lain. (HR.Ahmad) Karena sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan. (QS.Alam Nasyroh:5) Entah akan berkarir atau menjadi ibu rumah tangga, seorang wanita wajib berpendidikan tinggi karena ia akan menjadi wanita IBU. IBU-IBU CERDAS akan menghasilkan ANAK-ANAK CERDAS. (Dian Sastro) Impian memang tidak menjamin kesuksesan, tapi tanpa impian jangan pernah bermimpi untuk sukses. (Mario Teguh) v

6 PERSEMBAHAN Laporan Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada : 1. Ketua Dekan FISIP UNS Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N,. M.Si 2. Ketua Program Diploma III FISIP UNS Drs. Sudarto, M.Si 3. Sekretaris Program Diploma III FISIP UNS Drs. Ali, M.Si 4. Dosen Pembimbing Faizatul Ansoriyah, S.Sos, MSi 5. Dosen Penguji Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si 6. Seluruh dosen pengajar FISIP UNS 7. Sahabatku tercinta Viani dan Luh Martlinda 8. Seluruh teman Manajemen Administrasi 2012 FISIP UNS 9. Bapak Bambang Supriyanta dan seluruh Staff Umum di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar 10. Almamater yang membanggakan 11. Ibuku tercinta yang senantiasa mendukungku dan mendo akanku 12. Bapak dan Mamak selaku orang tua kedua bagiku dan juga adik sepupuku 13. Serta seseorang yang akan menemaniku dimasa depan vi

7 KATA PENGANTAR Dengan segala puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan YME, atas karunia dan rahmat serta bimbingan-nya sehingga penulis alhamdulillah dapat menyelesaikan Kuliah Kerja Magang Manajemen Administrasi di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar dan dapat menyusun Tugas Akhir dengan baik dan sesuai waktu yang diharapkan yang diberi judul PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PENGADILAN NEGERI KARANGANYAR. Penulisan Tugas Akhir ini ditunjukkan sebagai salah satu syarat dalam memperoleh vokasi Ahli Madya (Amd.) dalam bidang Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini tidak lepas dari do a, dukungan, dan bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dengan segala rendah hati penulis ucapkan terima kasih kepada : 1. Faizatul Ansoriyah, S.Sos, M.Si, selaku Dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan selama proses penyelesaian Tugas Akhir. 2. Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si, selaku Dosen penguji yang berkenan menguji dalam Ujian Sidang Tugas Akhir dan sebagai Pembimbing Akademik. 3. Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti N., M.si, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Negeri Sebelas Maret. 4. Drs. Sudarto, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III dan sebagai Pembimbing Akademik selama penulis menuntut ilmu di FISIP UNS. 5. Drs. Ali, M.Si selaku Sekretaris Program Diploma III FISIP UNS serta sebagai Pembimbing Akademik. 6. Seluruh Dosen Pembimbing Akademik program DIII Manajemen Administrasi FISIP UNS beserta staff administrasi lainnya. vii

8 7. Bapak Bambang Supriyanta selaku pembimbing Magang di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar beserta Staff lainnya yang bersedia membantu dalam pelaksanaan Magang dan penyusunan Tugas Akhir. 8. Terimakasih yang teramat banyak kepada Ibuku dan juga seluruh keluarga besar lainnya yang telah senantiasa mendo akan dan mendukungku selama ini. 9. Seluruh sahabat-sahabat terbaikku yang senantiasa mendukung dan menyemangatiku selama kuliah dan sampai menyelesaikan Tugas Akhir. Serta seluruh teman seperjuanganku Manajemen Administrasi 2012 FISIP UNS. 10. Dan juga semua pihak lainnya yang telah mendukung dan membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa dalam pengamatan dan penulisan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan baik dalam penyusunan dan pemberian data. Oleh karena itu penulis ucapkan terimakasih dan sangat menerima untuk kritik serta saran yang membangun dalam penulisan Tugas Akhir ini demi perbaikan yang selanjutnya. Akhir kalimat penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat guna menambah ilmu pengetahuan maupun wawasan bagi semua pihak dan pembaca. Surakarta, Mei 2015 Penulis viii

9 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN... ii PENGESAHAN... iii PERNYATAAN... iv MOTTO... v PERSEMBAHAN... vi KATA PENGANTAR... vii DAFTAR ISI... ix DAFTAR GAMBAR... xii DAFTAR BAGAN... xiii ABSTRAK... xiv ABSTRACT... xv BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 3 C. Tujuan Pengamatan... 4 D. Manfaat Pengamatan... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN... 6 A. Tinjauan Pustaka Pengelolaan Arsip... 8 a. Pengertian... 8 b. Fungsi Arsip... 9 c. Nilai Guna Arsip d. Klasifikasi Arsip e. Fasilitas Arsip Pengelolaan Arsip Kegiatan Pengelolaan Arsip a. Penerimaan dan Pencatatan ix

10 b. Penyimpanan c. Pemeliharaan dan Penjagaan d. Penyusutan B. Metode Pengamatan Lokasi Pengamatan Jenis Pengamatan Sumber Data Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisis Data BAB III DESKRIPSI INSTANSI A. Sejarah dan Lokasi B. Wilayah Hukum C. Kedudukan dan Kewajiban D. Visi dan Misi E. Struktur Organisasi F. Susunan Organisasi Bagian Umum G. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab H. Standart Operasional Prosedur BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN A. Sistem Pengelolaan Arsip Umum B. Pengelolaan Arsip Umum Penerimaan dan Pencatatan Arsip Penyimpanan Arsip Pemeliharaan Arsip Penyusutan Arsip C. Fasilitas Arsip Umum Peralatan Arsip Ruang Arsip Pegawai Arsip D. Hambatan-Hambatan Dalam Pengelolaan Arsip x

11 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA xi

12 DAFTAR GAMBAR 1. Gambar 1. Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar Gambar 2. Peta wilayah hukum Pengadilan Negeri Karanganyar Gambar 3. Visi Misi Pengadilan Negeri Karanganyar Gambar 4. Lembar Disposisi Gambar 5. Buku Register/Agenda Surat Keluar Gambar 6. Buku Ekspedisi Surat Keluar Gambar 7. Rak Ordner Untuk Penyimpanan Arsip Gambar 8. Lemari Katalog Untuk Penyimpanan Kartu Kendali Gambar 9. Filling Cabinet xii

13 DAFTAR BAGAN 1. Bagan 1. Struktur Organisasi Pengadilan Negeri Karanganyar xiii

14 ABSTRAK Nindya Reta Hermastuti, D , PENGELOLAAN ARSIP DI KANTOR PENGADILAN NEGERI KARANGANYAR, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2015,56 Halaman. Arsip-arsip yang dikelola di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar merupakan arsip surat masuk dan arsip dari surat keluar. Kegiatan pengelolaan arsip yang ada di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar meliputi penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan dan penjagaan, serta penyusutan. Dalam pengelolaan arsip di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar masih cenderung belum sesuai dengan sistem pengelolaan yang ada, bisa dikatakan bahwa pelaksanaan belum maksimal. Namun, dengan semakin meningkatnya kemajuan teknologi maka segala proses penanganan arsip harus diperhatikan demi kelancaran kegiatan instansi. Artinya selain faktor arsip itu sendiri, faktor pagawai serta sarana dan prasarana kearsipan juga berkaitan, maka disini penulis tertarik untuk mengulas mengenai arsip yang bertujuan untuk mengetahui bagaimana Pengelolaan Arsip di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar. Metode pengamatan yang digunakan dalam ini meliputi, lokasi pengamatan, jenis pengamatan, sumber data, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data. Lokasi Pengamatan diadakan di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar pada bulan Februari-Maret 2015, Jenis Pengamatan yang dilakukan yaitu Deskriptif Kualitatif, teknik pengumpulan data menggunakan teknik observasi berperan aktif. Sumber data yang didapat berasal dari pegawai dan staff bagian umum di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar, buku-buku pedoman tentang kearsipan, data-data arsip, dan gambar yang ada di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar. Kesimpulan pengamatan ini adalah pengelolaan arsip di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar sudah baik dan sesuai dengan Standart Operasional Prosedur serta dengan pemanfaatan fasilitas arsip yang ada. Sedangkan saran yang ingin disampaikan penulis yaitu sebaiknya peningkatan sistem pengelolaan arsip di Kantor Pengadilan Negeri Karanganyar lebih ditingkatkan demi kemajuan instansi dan pengadaan sosialisasi peningkatan mutu pegawai yang menangani arsip perlu dilakukan agar kegiatan arsip dapat berjalan dengan baik dan sesuai tujuan. Kata kunci : Pengelolaan, Arsip, Surat, Umum. xiv

15 ABSTRACT Nindya Reta Hermastuti, D ARCHIVE MANAGEMENT IN KARANGANYAR DISTRICT COURT Final Project, Administrative Management Undergraduate Program, Social and Political Sciences, Sebelas Maret University, 2015, 56 pages. The archive managed in Karanganyar District Court includes a variety of in- and out-mails. The archive management activity existing in Karanganyar. The activity of managing the archives existing in Karanganyar District Court includes receiving and recording, storing, maintaining and safeguarding, and shrinking. The management of archives in Karanganyar District Court has not been consistent with the existing management system, and it can be said that the implementation has not been maximal. However, as the technology progresses, any process of archive management should be taken into account for the sake of institution activity. It means that in addition to archive factor, archiving personnel and infrastructure factors are also related; therefore, the writer was interested in discussing the archive aiming to find out how the Archive Management is in Karanganyar District Court. The observation method used in this research included observation location, type, data source, data collection technique, and data analysis technique. The observation was taken place in Karanganyar District Court from February to March The type of observation used was descriptive qualitative one; technique of collecting data used was participatory observation. The data source derived from personnel and staffs of general division in Karanganyar District Court, archiving guidelines, archive data, and pictures existing in Karanganyar District Court. The conclusion of research was that the management of archive in Karanganyar District Court had been good and corresponding to Standard Operating Procedure and the utilization of existing archive facility. Meanwhile the recommendation the writer wanted to give was that the archive management system should be improved in Karanganyar District Court for the advance of institution and the socialization should be conducted in order to improve the quality of personnel dealing with the archive so that the archive activity can run well and corresponding to the objective. Keywords: Management, Archive, Mail, General xv