IV. KONDISI UMUM 4.1. Sejarah dan Tujuan Perusahaan 4.2. Struktur Organisasi

Transkripsi

1 23 IV. KONDISI UMUM 4.1. Sejarah dan Tujuan Perusahaan Oemardi_Zain Landscape Consultant ini didirikan pada tahun Pendiri konsultan ini adalah Ir. Umar Zain dan Ir. Dini Afrianti. Ir. Umar Zain sebagai pendiri telah memiliki pengalaman dalam ranah arsitektur lanskap yang kemudian membentuk suatu konsultan sendiri. Nama Oemardi_Zain ini berasal dari pendiri konsultan tersebut. Saat ini, konsultan sudah menangani banyak proyek yang berada di dalam negeri. Proyek yang ditangani tidak hanya di wilayah Indonesia saja tetapi beberapa proyek berlokasi di Singapura, Hongkong dan lainnya. Konsultan ini belum menjadi Persero Terbatas (PT) ataupun badan hukum lainnya masih berupa studio untuk pelaksanaan proyek. Tujuan dari Oemardi_Zain (OZ) ini memberikan create market yaitu mengarahkan klien untuk mendapatkan detail yang lengkap dan kontekstual agar penciptaan dan penataan ruang luar menjadi estetis dan fungsional Struktur Organisasi Struktur organisasi memegang peranan yang cukup penting dalam kinerja para karyawan dalam suatu perusahaan. Beberapa bagian terdapat dalam struktur organisasi untuk memudahkan dalam pelaksanaan kerja. Berikut ini merupakan pembagian kerja yang ada pada OZ : a) Direktur : membangun kerjasama dengan klien mengenai proyek yang didapat, membuat suatu konsep baik untuk diterapkan dalam tapak (direktur merupakan konseptor), meneruskan informasi ataupun konsep pada staf dan project manager, bertugas mengawasi kinerja para staf dan membuat suatu aturan kerja yang harus diikuti oleh stafnya. b) Manajer Administrasi dan Keuangan : mengatur keuangan dalam perusahaan termasuk pengaturan keuangan yang telah didapat dalam proyek yang terselesaikan, pembayaran upah dan gaji karyawan, pendapatan dan pengeluaran perusahaan serta hal lainnya yang berhubungan dengan kegiatan administrasi keuangan. c) Manajer kantor : bertanggung jawab dalam operasional kantor dan juga pengawas dalam kinerja staf.

2 24 d) Manajer teknik : bertanggung jawab atas kondisi aset kantor seperti komputer, central processing unit, printer, koneksi internet dan lainya untuk memperlancar dan menunjang proses kerja para staf. e) Arsitek Lanskap dan Arsitek : meneruskan, menerjemahkan konsep dari direktur kedalam tapak, menentukan pola desain, konstruksi, material, pemilihan tanaman beserta spesifikasinya, dan juga mengatur jadwal agar penyelesaian proses perancangan untuk diserahkan pada klien ataupun pihak kontraktor tepat waktu. f) Drafter : menggambar detail hasil dari desain yang telah ditentukan, membantu pekerjaan arsitek dan arsitek lanskap dalam penyelesaian gambar kerja. Pada Gambar 8 merupakan susunan struktur dari organisasi yang ada pada perusahaaan. Direktur (Owner) Manajer Kantor Manajer Adminstrasi Keuangan Manajer Teknik Arsitek Lanskap Arsitek Drafter Gambar 8. Struktur Organisasi Oemardi_Zain Sumber Daya Manusia OZ memiliki 10 orang staf yang dengan pembagian profesi dalam pelaksanaan proyek ataupun dalam menjalankan perusahaan ini. Tenaga kerja dengan keahlian yang berbeda ini dibagi menjadi : 1 orang arsitek, 1 orang yang berperan sebagai drafter, 1 orang pada bidang adminstrasi dan keuangan, 1 orang arsitek, serta 6 orang merupakan arsitektur lanskap. Sistem kerja pada perusahaan ini dalam pengerjaan proyek adalah dengan mengikutsertakan seluruh staf dalam suatu proyek. Pada setiap proyek terdapat project manager untuk mengatur

3 25 jalannya proyek serta tim yang mendukungnya. Tugas yang diberikan berasal dari direktur, tugas tersebut diberitahukan dalam proses briefing seluruh staf. Komunikasi merupakan hal yang secara langsung berdampak kepada suatu pekerjaan dapat berjalan efektif dan efisien. Komunikasi yang dijalankan merupakan komunikasi organisasi. Komunikasi organisasi adalah sebagai penunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Kemudian, unit komunikasi ini melakukan suatu komunikasi internal baik secara vokal maupun non vokal. Berikut ini beberapa cara yang dilakukan untuk memenuhi komunikasi internal yaitu : a) Cara ini digunakan para staf untuk mengirim progress proyek yang dikerjakan kepada pihak klien ataupun kepada staf lainnya. b) Papan Informasi Pada papan ini berisikan proyek yang sedang dikerjakan, tanggal untuk penyerahan gambar kerja, meeting dengan klien, perkembangan proyek dan juga project manager yang memegang kontrol atas perkembangan proyek tersebut. c) Telepon dan Faksimili Komunikasi langsung yang dilakukan dengan klien untuk mengetahui keinginan klien, kesalahan dalam gambar, dan lainnya. d) Software Komunikasi yang dilakukan dalam bentuk chat, sehingga lebih dinilai efisien untuk para staf dalam diskusi dalam proses pengerjaan gambar kerja suatu proyek. e) Diskusi cara komunikasi dengan verbal. Cara ini lebih efektif dibandingkan cara non verbal yang dilakukan, mendengarkan secara langsung dan dapat menjelaskan secara rinci.

4 Fasilitas Sistem kerja yang dilakukan OZ didukung dengan adanya fasilitas di dalam studio. Fasilitas yang terdapat dalam OZ ini terdiri dari komponen hardware (peralatan) dan software sehingga dapat mendukung proses ataupun dapat memudahkan pekerjaan. Pada Tabel 3 adalah software yang digunakan oleh pihak OZ untuk mendukung proses desain atau penyelesaian proyek yang ditangani dan aplikasi untuk proses desain. Tabel 3. Daftar software yang digunakan. No. Software Kegunaan 1. AutoCAD 2007,2005,2004 CAD Drawing, pengerjaan detil konstruksi dan lainnya. 2. 3D Studio Max Animasi dan 3D Rendering 3. Adobe Photoshop 3D Rendering 4. Google Sketch Up 3D Rendering 5. Google Earth Mengetahui bentuk tapak sebelum site visit dilakukan dan juga untuk mengetahui lokasi proyek yang berlangsung, kondisi fisik. 6. Adobe Illustrator Ilustrasi untuk suatu produk dalam proyek 7. Adobe Acrobat Document Publishing 8. Adobe Bridge Memudahkan untuk pemilihan icon pada library dalam bentuk psd ataupun jpg. 9. MS. Office 2003 dan 2007 Terkait untuk presentasi kepada klien, daftar RAB, BoQ, list tanaman dan juga material. (Document Publishing) 10. Yahoo Messenger dan Digsby Komunikasi internal untuk antara staf, memudahkan antar staf untuk berkomunikasi secara efisien dan efektif. Sumber : Oemardi_Zain ( 2011) Selain itu, OZ memiliki peralatan dan perlengkapan untuk memfasilitasi kegiatan kerja yang dilakukan. Peralatan dan perlengkapan ini sudah memadai sehingga perusahaan dapat berjalan secara optimal. Berikut ini pada Tabel 4 merupakan daftar perangkat yang digunakan beserta kegunaannya dalam menunjang pekerjaan.

5 27 Tabel 4. Jenis dan Jumlah Perangkat Keras yang Digunakan Oemardi_Zain Landscape Consultant. No. Hardware Jumlah Kegunaan 1. Server (Komputer) 1 Komputer yang mengatur koneksi antar komputer yang ada pada studio, 2. Work station (PC, komputer) 10 Pelaksanaan pekerjaan proyek untuk user (para staf), masing-masing PC berisikan proyek yang dipegang para staf. 3. Printer 2 Hasil dalam bentuk hardcopy 4. Scanner A4 1 Mendapatkan images reference untuk proyek dari sumber berupa hardcopy, sehingga memudahkan menerjemahkan bentuk yang diinginkan dalam desain. 5. Mesin Fax dan Telepon 1 Berkomunikasi dengan klien ataupun kontraktor, memudahkan dalam hal pengiriman data atupun informasi 6. Harddisk Penyimpanan hasil kerja proyek 7. Modem (wifi dan LAN) 2 Penghubung antar staf memudahkan dalam penyelesaian suatu proyek, searching materi yang berhubungan dengan proyek (ide dan konsep), membantu dalam memudahkan berkomunikasi dengan klien. 8. CD-ROM Writer 2 Penyimpanan data. (Sumber : Oemardi_Zain, 2011) Kegiatan dalam penyelesaian suatu proyek di dalam studio ini dilakukan dengan operasi komputer, dimulai dari kegiatan awal inventarisasi hingga hasil akhir berupa bentuk animasi 3D ini dilakukan sepenuhnya oleh staf OZ dengan menggunakan software untuk desain. Pengerjaan manual (freehand) terdapat pada pada saat awal pengerjaan untuk memperoleh konsep, bentuk pola desain yang akan diterapkan pada tapak, dan juga saat pemeriksaan hasil gambar namun hasil dari manual sebagian tidak masuk kedalam dokumen pengerjaan dan dibuat hasil akhir dengan operasi komputer. Produk dari proyek yang ditangani dihasilkan dari menggunakan operasi komputer pada saat diberikan kepada klien. Hasil operasi komputer yang diterima klien tersebut dalam bentuk poster, booklet, ataupun softcopy dalam CD

6 28 (copydisk). Teknik persentasi dari produk desain tersebut biasanya dalam bentuk PPT (Power Point) atau melalui adanya poster dengan ukuran tertentu Proyek OZ menangani berbagai macam proyek, yang dipisahkan menurut kategori proyek tersebut. Kategori proyek yang ditangani oleh OZ, diantaranya adalah : 1) Lanskap Hotel dan Resort 2) Lanskap Pemukiman dan Perumahan (Residential) 3) Taman atau Lanskap Alami 4) Pemerintah dan Area Komersial Perusahaan ini memiliki pengalaman yang cukup banyak dalam menangani proyek. Beberapa proyek yang dikerjakan oleh OZ, diantaranya adalah : 1. Al-Raha abu dhabi 9. Club Med, Nusa Dua Bali 2. BSD ROW Imperial Klub Golf 3. Dian Istana 11. RS Cisarua 4. Modernland 12. Hutan Kota Rasuna 5. Safra, Singapore 13. Puri Botanical Residence 6. Bakrie Toll Road 14. BSD City 7. Cikeas 15. Sentul Pine Forest, Sentul City 8. Grage Griya Permai 16. Alpensia Extension, Sentul City Berikut ini merupakan contoh produk dari pengerjaan suatu proyek dari kategori proyek pada OZ. Hasil produk diberikan dengan visualisasi yang baik untuk klien. Gambar 9. Contoh Proyek Hotel dan Resort Oemardi_Zain

7 29 Gambar 10. Contoh Proyek Residential Oemardi_Zain. Gambar 11. Contoh Proyek Theme Park Oemardi_Zain. Bale Pare, Dine and Shopping Experience Kota Baru Parahyangan Bandung Client : PT Belaputera Intiland Architect : P & D PT Belaputera Intiland Gambar 12. Contoh Proyek Civic and Commercial Oemardi_Zain. Perusahaan ini belum menjadi PT (Perseroan Terbatas) sehingga sumber dana perusahaan masih diatur oleh direktur secara langsung dan dibantu oleh manajer adminstrasi dan keuangan.

8 Cara Mendapatkan Proyek OZ merupakan salah satu konsultan yang sudah menangani beragam proyek. Pada umumnya, proyek didapatkan melalui 3 cara yaitu penunjukan langsung, mengajukan tawaran (mengikuti suatu tender) dan rekomendasi rekanan. Pada proyek Taman Kota Bintaro Jaya yang diresmikan dengan nama Menteng Park diperoleh melalui proses penunjukan secara langsung kepada pihak konsultan. Berikut ini merupakan penjelasan mengenai cara mendapatkan proyek pada OZ : 1) Penunjukan secara langsung Pada cara ini biasanya klien yang memberikan proyek sudah mengetahui reputasi kinerja dan hasil produk yang baik pada suatu konsultan tersebut, memiliki pengalaman melakukan kerjasama sebelumnya, ataupun sudah memiliki kepercayaan terhadap konsultan. Cara penunjukan secara langsung ini menguntungkan karena dapat langsung memperoleh kontrak kerjasama dengan pihak owner tanpa adanya persaingan terlebih dahulu dengan konsultan lainnya. 2) Mengajukan Penawaran (Tender) Cara penawaran ini adalah pengajuan proposal suatu perencanaan dan perancangan sesuai dengan ketentuan tender. Pihak konsultan mengajukan proposal sesuai berdasarkan permintaan owner. Proposal ini berisikan rencana desain (konsep) yang diajukan dalam bentuk ilustrasi sehingga dapat dimengerti oleh klien atau owner. Dalam pengajuan tender ini terdapat bayangan perhitungan fee untuk pembayaran jasa konsultan. Penawaran ini dilakukan dengan presentasi langsung mengenai konsep yang dibuat. Tender ini terdapat pesaing dari konsultan lain yang mengajukan desain untuk proyek tersebut. 3) Rekomendasi Rekan Proyek yang didapatkan dari rekomendasi ini berdasarkan pihak yang pernah memiliki pengalaman kerjasama dengan konsultan tersebut merekomendasikan kepada pihak lainnya atas dasar kinerja kerja yang baik serta produk desain yang berkualitas.

9 Prosedur Pelaksanaan Proyek Dalam menangani proyeknya konsultan ini memiliki tahapan dalam pelaksanan proyeknya. Tahapan ini merupakan suatu aturan yang dilaksanakan pada perusahaan ini agar memudahkan pelaksanaan proyek tersebut dan juga mendapatkan sedikit kendala dalam perkembangan pekerjaannya. Rangkaian kerja yang digunakan untuk penanganan proyek ada pada Gambar 13. Undangan Tender (Penunjukan langsung, Penawaran) Proses Konsep Desain (Design Concept) Pembuatan dan Pengajuan Konsep (Proposal Konsep kepada Klien) Konsep Disetujui Turun SPK dan Pembuatan Kontrak Tahap Proses Pengembangan Desain (Design Development) Tahap Gambar Detil Konstruksi (Detail Construction) Implementasi dan Pemeliharaan Gambar 13. Alur Proses Pelaksanaan Proyek pada Oemardi_Zain. Persetujuan ini dilakukan antara klien dan arsitek lanskap. Persetujuan ini juga digunakan ketika hubungan langsung yang bertautan dengan kontrak sudah ditetapkan. Perjanjian kontrak ini adalah pernyataan secara formal untuk bekerja secara benar, beberapa persetujan mengenai permasalahan dana yang dibutuhkan

10 32 untuk proyek dan penetapkan harga. Kedua adalah mengenai hal standardisasi ukuran nyata yang harus diikuti oleh semua yang terlibat dibawah industri konstruksi ini (Ingels, 2004) Manajemen Proyek Manajemen proyek adalah cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek. Dalam manajemen proyek ini terbagi menjadi dua yaitu pelaksanaan inti proyek dan juga mengenai sumber dana proyek Pelaksanaan Inti Proyek Dalam proyek Menteng Park di kawasan Bintaro Jaya ini terdapat 3 pihak yang terkait dalam pelaksanaan proyek ini. Pihak pertama adalah PT Jaya Real Property sebagai pengembang kawasan Bintaro Jaya dan owner dari proyek ini, pihak kedua adalah OZ sedangkan pihak ketiga yaitu kontraktor yang ditunjuk oleh klien untuk melaksanakan pekerjaan lanskap. OZ merupakan konsultan lanskap yang memperoleh proyek untuk perancangan lanskap Menteng Park dengan cara penunjukkan secara langsung. Pelaksanaan ini tidak terlepas dari adanya sistem kerja yang dilakukan serta produk yang dihasilkan untuk diberikan kepada klien Sumber Dana Proyek Sumber dana untuk pelaksanaan proyek Taman Kota Bintaro Jaya (Menteng Park) ini ditanggung sepenuhnya oleh owner, yaitu PT Jaya Real Property. Sumber dana tersebut mencakup keseluruhan biaya dimulai dari tahap perancangan, pelaksanaan, dan pengawasan hingga proyek tersebut dapat terselesaikan. Pemberian dana antara owner dengan pihak konsultan ini dilakukan sesuai dengan permintaan konsultan berdasarkan tahapan yang telah dikerjakan untuk proses perancangan Menteng Park ini. Pada tahap proposal, pihak OZ mengajukan biaya perancangan untuk pekerjaan lanskap pada proyek Menteng Park adalah senilai Rp ,- (terbilang : enam puluh lima juta rupiah). Pada tahap Surat Perintah Kerja, hasil dari persetujuan antara owner dan OZ ini menjadi Rp ,- (terbilang : empat puluh juta dua puluh lima ribu enam ratus empat puluh satu rupiah). Biaya

11 33 perancangan tersebut sudah termasuk pada PPh dan tidak termasuk kedalam PPn. Biaya perancangan tersebut adalah untuk lingkup pekerjaan tertentu. Berikut ini merupakan tahap permbayaran untuk perancangan Menteng Park. Tabel 5. Tahap Pembayaran Proyek Menteng Park. No Tahap Pembayaran Prosentase Akumulasi 1 Tahap 1. Konsep dan pengembangan Disain 40% 40% 2 Tahap 2. Gambar Kerja dan Dokumen 60% 100% Tender