KEBIJAKAN LOGISTIK Jasa penelitian dan konsultan dalam bidang manajemen dan keuangan.

Transkripsi

1 KEBIJAKAN LOGISTIK A. Pengertian Dalam Pedoman Sistem dan Prosedur ini yang dimaksud dengan : 1. Barang / Asset adalah meliputi barang-barang modal (Capital Expenditures) antara lain : tanah, bangunan, kendaraan bermotor, meubelair, komputer dan sebagainya dan barang-barang inventaris seperti televisi, air conditioner (AC), alat penyedot debu dan sebagainya serta barang-barang yang bersifat habis pakai (Revenue Expenditures) seperti : alat tulis kantor, supplies komputer dan sebagainya yang diadakan untuk menunjang operasional Perusahaan. 2. Jasa meliputi : 2.1. Jasa Konstruksi yang mencakup segala kegiatan konstruksi sipil, mesin (mekanikal), listrik (elektronikal) dan sebagainya terdiri dari: a. Segala kegiatan penyediaan jasa sebelum konstruksi seperti pekerjaan persiapan (survei), perencanaan (feasibility study, master plan); b. Segala kegiatan penyediaan jasa pada saat konstruksi seperti pemasangan, pengelolaan proyek dan pengawasan; c. Segala kegiatan setelah selesainya konstruksi yaitu masa pemeliharaan; d. Segala kegiatan penyediaan jasa pada saat tahap operasi bagi upaya peningkatan daya guna, dan produktivitas seperti pengujian dan perawatan; e. Jasa yang tidak langsung berhubungan dengan proyek konstruksi, seperti analisis dan evaluasi Jasa rancang bangun dan rekayasa (design dan engineering) Jasa penelitian dan konsultan dalam bidang manajemen dan keuangan Jasa sewa barang-barang teknologi informasi dan barangbarang lainnya. 1

2 2.5. Jasa pendidikan dan latihan dalam bidang Sumber Daya Manusia Jasa lainnya termasuk jasa fund manager dan analis investasi. 3. Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang dan / atau jasa sebelum memasukkan penawaran. 4. Pasca Kualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang dan / atau jasa setelah memasukkan penawaran. 5. Sertifikasi penyedia barang dan atau / jasa adalah serfifikat tanda bukti registrasi, klasifikasi dan kualifikasi bagi penyedia barang dan / atau jasa tertentu sesuai dengan bidang usaha dan kemampuannya yang diterbitkan oleh lembaga atau asosiasi perusahaan / profesi yang bersangkutan yang resmi dan telah diakreditasi. Akreditasi bidang konstruksi dilakukan oleh Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi (LPJK), dan akreditasi untuk bidang lainnya oleh Kamar Dagang dan Industri Indonesia (KADIN) dan asosiasi profesi lainnya. 6. Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) adalah daftar yang memuat namanama penyedia barang dan / atau jasa yang telah lulus seleksi prakualifikasi. 7. Panitia Prakualifikasi merupakan panitia yang dibentuk oleh Direksi yang bertugas melakukan evaluasi dokumen, pengujian material dan kredibilitas calon rekanan sesuai dengan kelompok usahanya berdasarkan sertifikasi yang dimiliki. 8. Panitia Pengadaan merupakan panitia yang dibentuk oleh Direksi yang bertugas melakukan pelelangan barang dan atau jasa secara terbuka dan transparan. 9. Harga Referensi adalah harga yang dipergunakan sebagai acuan untuk memperoleh harga yang wajar, baik dalam menentukan HPS atau menetapkan harga beli suatu barang. 10. Harga Perhitungan Sendiri (HPS) atau Owner Estimate (OE) adalah hasil perhitungan biaya suatu pekerjaan atau harga suatu barang yang 2

3 ditetapkan berdasarkan harga referensi dan analisa digunakan sebagai patokan harga lelang pekerjaan tetapi bukan merupakan patokan harga dalam penentuan pemenang lelang. 11. Rencana Kerja & Syarat-Syarat (RKS) adalah pedoman yang memuat rencana kerja dan syarat-syarat dalam pelaksanaan pengadaan suatu barang dan / atau jasa yang disusun oleh unit kerja umum. 12. Unit Kerja Umum adalah Divisi Umum di Kantor Pusat dan Bidang Personalia dan Umum di Kantor Cabang Utama / Cabang Type A dan B serta Kepala Seksi Personalia dan Umum di Kantor Cabang Type C. 13. Instruksi Umum adalah dokumen yang berisi lingkup pekerjaan, sumber dana, persyaratan dan kualifikasi peserta pengadaan barang dan / atau jasa, jumlah dokumen penawaran yang disampaikan, peninjauan lokasi kerja dan informasi umum lainnya. 14. Syarat-syarat umum kontrak : memuat batasan pengertian peristilahan yang digunakan, hak, kewajiban, tanggung jawab (termasuk tanggung jawab pada pekerjaan yang disubkontrakkan), sanksi, penyelesaian perselisihan, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, dalam pelaksanaan kontrak bagi para pihak yang terkait. 15. Syarat-syarat khusus kontrak : merupakan bagian dokumen pengadaan yang memuat ketentuan-ketentuan yang lebih spesifik sebagaimana dirujuk dalam pasal-pasal syarat-syarat umum kontrak, dan memuat perubahan, penambahan, atau penghapusan ketentuan dalam syarat-syarat umum kontrak, yang sifatnya lebih mengikat dari syarat-syarat umum kontrak; 16. Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat perintah yang dikeluarkan oleh PT TASPEN (PERSERO) kepada rekanan yang ditunjuk untuk melaksanakan suatu pekerjaan. 17. Pusat Pertanggungjawaban adalah unit kerja yang diberikan wewenang untuk mengelola anggaran yang menjadi tangggung jawabnya. 3

4 B. Kebijakan : Untuk dapat berfungsinya sistem dan prosedur tersebut di atas diperlukan suatu kebijakan sebagai berikut : 1. Pengadaan Barang dan / atau Jasa Pengadaan barang dan atau jasa dapat dilakukan di Kantor Pusat, Kantor Cabang Utama dan Kantor Cabang sesuai dengan anggaran yang telah disyahkan oleh RUPS. Cara pengadaan barang dan / atau jasa dapat dilakukan dengan melalui: Penunjukan langsung; Pemilihan langsung; Pelelangan; Penunjukan Langsung Khusus. Rekanan peserta yang ikut dalam proses pengadaan barang dan / atau jasa adalah rekanan yang telah lulus kualifikasi yang diadakan oleh PT TASPEN (PERSERO) berdasarkan ketentuanketentuan yang berlaku sesuai dengan Daftar Rekanan Terseleksi (DRT). a. Penunjukan Langsung : Penunjukan Langsung dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut : Untuk Kantor Pusat dilakukan dengan nilai pengadaan sampai dengan Rp ,00 (Seratus Juta Rupiah) Untuk Kantor Cabang Utama dilakukan dengan nilai pengadaan sampai dengan Rp ,00 (Tujuh Puluh Lima Juta Rupiah). Untuk Kantor Cabang dilakukan dengan nilai pengadaan sampai dengan Rp ,00 (Lima Puluh Juta Rupiah). 4

5 b. Pemilihan Langsung : Pemilihan Langsung dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut : Untuk Kantor Pusat dilakukan dengan nilai pengadaan di atas Rp ,00 (Seratus Juta Rupiah) sampai dengan Rp ,00 (Lima Ratus Juta Rupiah) Untuk Kantor Cabang Utama dilakukan dengan nilai di atas Rp ,00 (Tujuh Puluh Lima Juta Rupiah) sampai dengan Rp ,00 (Lima Ratus Juta Rupiah) Untuk Kantor Cabang dilakukan dengan nilai di atas Rp ,00 (Lima Puluh Juta Rupiah) sampai dengan Rp ,00 (Lima Ratus Juta Rupiah) c. Pelelangan : Pelelangan dapat dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut : Pelelangan dilakukan untuk pengadaan barang dan / atau jasa dengan nilai di atas Rp ,00 (Lima Ratus Juta Rupiah) d. Penunjukan Langsung Khusus : Penunjukan Langsung Khusus dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut : Pengadaan barang dan / atau jasa dengan nilai di atas Rp ,00 (Lima Puluh Juta Rupiah) untuk pengadaan / pekerjaan yang memenuhi ketentuan / syaratsyarat khusus. Syarat khusus dilakukan segera karena kondisi keadaan darurat atau telah terjadi force majeur, seperti bencana alam, huru hara, kebakaran dan perang yang didukung dengan Surat Keterangan dari Instansi Pemerintah. Pengadaan Jasa Konsultan Pengadaan jasa konsultan di atas nilai Rp ,00 (Seratus Juta Rupiah) harus melalui proses kajian dengan membuat proposal dari masing-masing unit kerja yang mendapat persetujuan dari Direksi. Hasil kajian proposal yang telah mendapat persetujuan dari Direksi dibuatkan form 5

6 khusus atas kajian yang disetujui dan ditandatangani oleh Direksi dan disampaikan kepada Divisi Umum. Dalam proses pengadaan jasa konsultan harus melibatkan berbagai unsur yang dituangkan dalam surat / nota penugasan oleh Direksi dengan sebutan Tim Teknis diketuai paling rendah oleh Pejabat setingkat Manajer Utama. Proses penentuan pemenang Jasa Konsultan ditentukan melalui tahapan-tahapan yang transparan, berkualitas, efektif dan efisien dan apabila diperlukan dapat melibatkan berbagai unsur potensial yang ada didalam perusahaan. 2. Pelaksanaan : 1. Penunjukan Langsung, Pemilihan Langsung dan Penunjukan Langsung Khusus dilaksanakan oleh : Asisten Manajer AKP/Pengadaan untuk Kantor Pusat. Kepala Seksi Umum untuk Kantor Cabang Utama / Cabang Type A. Kepala Bidang Pesonalia dan Umum untuk Kantor Cabang Type B. Kepala Seksi Personalia dan Umum untuk Kantor Cabang Type C. 2. Lelang Untuk memenuhi proses pelaksanaan lelang / tender, Direksi menerbitkan Surat Keputusan tentang Tim Lelang PT TASPEN (PERSERO) untuk Kantor Pusat, Kantor Cabang Utama dan Kantor Cabang yang diatur seperti berikut : 6

7 2.1. Kantor Pusat : Ketua : MU Divisi Umum Sekretaris : Manajer Logistik / Rumah Tangga Anggota : MU Divisi Anggaran dan Akuntansi MU Divisi Perbendaharaan Kepala PUSTEKSI Manajer Hukum Asman Pengadaan / Analisa Kebutuhan Perusahaan Asman Pemeliharaan 2 (dua) orang Pelaksana pada Divisi Umum 2.2. Kantor Cabang Utama Ketua : Kepala Bidang Personalia & Umum Sekretaris : Kepala Seksi Umum Anggota : Kepala Bidang Pelayanan Kepala Bidang Keuangan Kepala Bidang System Informasi 2 (dua) orang Pelaksana pada Unit Kerja Umum 2.3. Kantor Cabang Tipe A Ketua : Kepala Bidang Personalia & Umum Sekretaris : Kepala Seksi Umum Anggota : Kepala Bidang Pelayanan Kepala Bidang Keuangan 2 (dua) orang Pelaksana pada Unit Kerja Umum 2.4. Kantor Cabang Tipe B Ketua : Kepala Bidang Personalia & Umum Sekretaris : Kepala Bidang Penetapan Klim Anggota : Kepala Bidang Data Peserta dan Pemasaran Kepala Bidang Kas Kepala Bidang Administrasi Keuangan 2 (dua) orang Pelaksana pada Unit Kerja Umum 7

8 2.5. Kantor Cabang Type C : Ketua : Kepala Seksi Personalia & Umum Sekretaris : Kepala Seksi Penetapan Klim Anggota : Kepala Seksi Data Peserta & Pemasaran Kepala Seksi Keuangan 2 (dua) orang Pelaksana pada Unit Kerja Umum 3. Penentuan Pemenang Lelang : Penentuan Pemenang Pekerjaan adalah calon rekanan yang mengajukan penawaran harga yang wajar, paling menguntungkan dan dapat dipertanggungjawabkan, serta dalam batas toleransi sebesar dibawah atau diatas 10% dari OE dan memenuhi syarat administrasi dan teknis pengadaan barang dan / atau jasa. 4. Spesifikasi dan Standarisasi 4.1 Aktiva Tetap Tidak Bergerak : Jenis Aktiva Uraian Luas Tanah Luas Bangunan Gedung Kantor Cabang Utama m m2 Cabang Tipe A m m2 Cabang Tipe B m m2 Cabang Tipe C m m2 Rumah Jabatan Direksi m m2 Rumah Dinas Pejabat m m Lokasi yang dipilih harus memenuhi ketentuan sebagai berikut : Mudah dijangkau kendaraan umum. Daerah bebas banjir. Tersedia jaringan listrik, telepon dan air. Lokasi sesuai dengan peruntukannya (Perkantoran dan atau Hunian). 8

9 4.3. Aktiva Tetap Bergerak : Jenis Aktiva Uraian cc Jenis Mobil Direksi 3000 cc Sedan MU / Setingkat cc Jeep / Sedan Kepala KCU cc Sedan Wakil Kepala cc Niaga (Minibus) Kepala KC A/B/C cc Niaga (Minibus) Kend. Operasional cc Niaga (Minibus) Sepeda Motor Kend. Operasional cc Sepeda Motor 4.4. Inventaris Kantor dan Rumah Dinas : Jenis Inventaris Uraian Karakteristik Keterangan Mesin Kantor Mesin Tik Photo Copy Electric 40 ppm Facsimile Kertas HVS Kalkulator Electric Msn Hitung Uang Electric Meubelair Kantor Rumah Dinas Bahan Jati* Bahan Jati* *Disesuaikan dengan kondisi Air Conditioner Kantor Split/Central Rumah Dinas Split 9

10 4.5. Komputer dan Multimedia : Jenis Komputer Uraian Spesifikasi Komputer Server, PC dan Laptop Printer Ditentukan setiap awal tahun anggaran atau sebelum pengadaan bersama-sama dengan Divisi Teknologi dan Informasi. Scanner Hub/Switch Routter UPS Multimedia Projector 10

11 C. Target Mutu Dalam mencapai sasaran yang telah ditetapkan, Perusahaan menetapkan Target Mutu Logistik sebagai berikut : No. 1 Produk Yang Dihasilkan Penyelesaian Permintaan Barang dan atau Jasa Lingkup Kegiatan Menerima permintaan barang dan atau jasa s.d distribusi dan instalasi, melalui pengadaan langsung maupun melalui pelelangan Target Mutu Yang Ditetapkan 1. Terbuka dan transparan 2. Berkualitas 3. Harga yang kompetitif 4. Jaminan purna jual 5. Proses Lelang : langsung 10 hari kerja lelang 30 hari kerja 2 Penunjukan Jasa Konsultan Menerima permintaan hingga penunjukan jasa konsultan, termasuk jasa pendidikan 1. Memiliki pengalaman dibidangnya minimal 5 tahun 2. Memiliki tenaga ahli minimal 3 orang 3. Memiliki akreditasi yang diakui secara nasional maupun internasional 4. Waktu penyelesaian 30 hari kerja 3 Harga Referensi Melakukan pembentukan harga referensi sebagai alat untuk negosiasi Memperoleh harga yang wajar 4 Pemeliharaan Barang Inventaris Melakukan pemeliharaan s.d perbaikan barang inventaris 1. Peralatan berjalan normal. 2. Perbaikan ringan dilakukan dalam waktu 1 x 24 jam sejak laporan diterima. 3. Perbaikan berat 11

12 5 Penyediaan Kendaraan Dinas Menerima permintaan penggunaan kendaraan dinas sampai dengan penugasan pengemudi dilakukan paling lama 5 hari kerja. 1. Kendaraan siap digunakan 2. Permintaan kendaraan dipenuhi dalam waktu 30 menit 3. Kendaraan yang telah disiapkan melebihi waktu 30 menit ditarik kembali ke Pool. 12