PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI PADA PT. DAS

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGI SISTEM INFORMASI PADA PT. DAS Henny Hendarti 1, *), Vini Mariani 2), dan Sanyoto G 3) 1) Information System Department, Bina Nusantara University Jl, K. H. Syahdan No. 9, Jakarta Barat, 11480, Jakarta henny@binus.edu 2) Information System Department, Bina Nusantara University 3) Information System Department, Bina Nusantara University ABSTRAK Dengan sebuah penerapan sistem informasi yang baik akan membuat prosedur kerja dapat dirancang lebih mudah, terarah dan dengan tujuan yang jelas. Dengan perencanaan yang tepat, arus informasi yang diterima dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan agar sasaran yang ingin perusahaan capai dapat terwujud. PT. DAS adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang penjualan dan distributor perangkat keras dan perangkat lunak komputer di Jakarta. Saat ini perusahaan sedang mengembangkan mutu dan layanan untuk kepuasan pelanggan dan untuk memenangkan persaingan.tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang ada dalam perusahaan dan mengusulkan strategi penerapan dan pengembangan sistem. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis dan perencanaan strategi sistem informasi. Hasil yang dicapai dari penelitian ini adalah mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman yang ada pada perusahaan dan juga mengetahui permasalahan yang terjadi di perusahaan, sehingga dapat memberikan usulan dari permasalahan tersebut.simpulan yang didapat dari penelitian ini adalah bahwa perlunya suatu strategi sistem dan teknologi informasi, penerapan serta penggunaan sistem informasi didalam kinerja operasional atau kegiatan bisnis perusahaan sehingga dapat bertahan dan mampu bersaing. Kata kunci: Perencanaan, Strategi, Sistem Informasi. PENDAHULUAN Pada zaman sekarang ini perkembangan dalam dunia bisnis berjalan dengan sangat pesat dengan diikutinya perkembangan teknologi informasi dan sistem informasi, sehingga perusahaan, organisasi maupun individu membutuhkan banyak informasi agar mampu bersaing. Karena itu, dalam dunia bisnis, setiap perusahaan bersaing untuk memperoleh informasi sebanyak-banyaknya dan mengelolanya sesuai dengan kebutuhan yang di perlukan perusahaan. Dengan adanya sistem informasi, perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pemasaran dan penjualan yang memungkinkan perusahaan dalam memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan sebagai sasaran utamanya. Selain itu sistem informasi juga sangat berguna untuk membuat pertimbangan-pertimbangan dalam pengambilan keputusan di dalam sebuah perusahaan. Dalam penerapannya sistem informasi dan teknologi informasi merupakan sebuah nilai tambah bagi perusahaan, karena dengan adanya sistem informasi dan teknologi informasi dapat membantu dalam melaksanakan proses dan kegiatan operasional perusahaan. PT. DAS adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang penjualan dan distributor perangkat keras dan perangkat lunak komputer di Jakarta. Perusahaan ini telah menjangkau hampir seluruh daerah di Jakarta dan beberapa daerah di luar jakarta dalam C-37-1

2 penjualan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, mengingat sekarang ini banyak bermunculan distributor-distributor baru, maka sekarang ini perusahaan sedang mengembangkan mutu dan layanan untuk kepuasan pelanggan dan untuk memenangkan persaingan. Ruang lingkup penulisan skripsi ini difokuskan pada : analisa strategi bisnis, sistem informasi dan teknologi informasi yang digunakan perusahaan saat ini, penyusunan perencanaan strategi sistem informasi untuk membantu perusahaan dalam memenangkan persaingan bisnis seperti membuat rencana pengembangan teknologi informasi (hardware dan software), dan rencana implementasi. Tujuan dari penelitian adalah : mengumpulkan data-data mengenai strategi SI dan strategi bisnis yang digunakan oleh PT. DAS, menganalisa dan mengevaluasi strategi bisnis, sistem informasi dan teknologi informasi yang digunakan di PT. DAS dan membuat usulan perencanaan strategi SI untuk PT. DAS. Sedangkan manfaat dari penelitian adalah : diharapkan dapat memberikan hasil analisis data-data yang dapat mendukung perusahaan dalam persaingan bisnisnya, diharapkan usulan perencanaan strategi SI untuk PT. DAS dapat mendukung strategi SI perusahaan, diharapkan dengan perencanaan sistem informasi maka perusahaan dapat memperbaiki kinerja sistem informasi agar lebih efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. Menurut Porter (1998, p3), persaingan dalam suatu industri tergantung pada 5 kekuatan bersaing. Kumpulan kekuatan-kekuatan ini menentukan potensi profit dalam industri yang diukur berdasarkan pengembalian jangka panjang terhadap modal yang diinvestasikan. Analisis 5 kekuatan bersaing Porter (The Porter Competitive Model): Kekuatan menawar Pemasok tawar Pendatang baru potensial Ancaman masuknya pendatang baru Kekuatan tawar menawar pembeli Pemasok Para pesaing industri Pembeli Persaingan diantara perusahaan yang ada Ancaman produk atau jasa pengganti Produk pengganti Menurut Porter (1993, p33-40) setiap perusahaan merupakan sekumpulan kegiatan yang dilakukan untuk mendesain, memproduksi, memasarkan, dan mendukung produknya. Semua kegiatan ini dapat digambarkan dengan menggunakan rantai nilai. C-37-2

3 Infrastruktur Perusahaan Manajemen Sumber Daya Manusia Pengembangan Teknologi Pembelian MARGIN Logistik ke dalam Operasi Logistik keluar Pemasaran & Penjualan Pelayanan Gambar 1. Rantai Nilai (Value Chain) Menurut Rangkuti (2000, p18), analisis SWOT adalah pengidentifikasian dari faktor faktor yang ada secara sistematis. Untuk merumuskan strategi perusahaan, analisa ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan strategi dan kebijakan perusahaan, dengan demikian perencanaan strategi harus menganalisa faktor faktor strategis perusahaan dalam kondisi yang ada pada saat ini. SWOT merupakan kepanjangan dari kekuatan (Strength), Kelemahan (Weakness), Peluang (Opportunity), dan ancaman (Threat). Berbagai peluang Kuadran 3: Mendukung Strategi Turn-Around Kelemahan Kuadran 1: Mendukung Strategi Agresif Kekuatan Kuadran 4: Mendukung Strategi Defensif Kuadran 2: Mendukung Strategi Berbagai ancaman Gambar 2. Diagram Analisis SWOT (Rangkuti, 2000, p19) Menurut Rangkuti (2002, p22), faktor faktor strategis eksternal ialah peluang dan ancaman, perencanaan strategi dilakukan untuk menganalisa lingkungan eksternal sehingga dapat mengetahui berbagai kemungkinan peluang dan ancaman pada perusahaan. Menurut Rangkuti (2002, p24), faktor faktor strategis internal ialah kekuatan dan kelemahan perusahaan. Didalam strategi internal ini membahas tentang keunggulan C-37-3

4 perusahaan yang tidak dimiliki oleh perusahaan pesaing, sehingga harus mengintegrasikan keunggulan itu kedalam budaya organisasi. Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan adalah Matriks SWOT. Matriks ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis (Rangkuti, 2000, p31). Menurut Rockart (Ward, 2002, p209) mendefinisikan CSF sebagai area tertentu dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin keberhasilan perusahan dalam bersaing. Area tersebut adalah area kunci dimanasesuatu harus berjalan dengan baik dan benar, sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus berkembang. Menurut Tozer (1996, p141), Key Performance Indicator merupakan sebuah komposisi yang diperoleh dari beberapa ukuran dimana bersifat tidak tetap dan bisa berubah. Model diagram dan matrik yang digunakan dalam analisis area, fungsi dan proses bisnis menurut Ward (2002, p195) adalah Functional Decomposition Diagram, Entity Realitionship Models, Matrix. METODE Analisis Sistem yang Sedang Berjalan Sampai sekarang, sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan ini kebanyakan masih manual, mulai dari promosi dan pemasaran barang, pemesanan atau permintaan barang dari customer kepada perusahaan, pemberitahuan persetujuan kontrak dari perusahaan ke customer. Untuk promosi, Divisi Marketing akan melakukan promosi ke konsumen dengan cara mendatangi secara langsung calon konsumennya, memasang iklan di surat kabar, dan melakukan pameran. Kemudian customer akan melakukan order ke pihak marketing via telepon atau datang langsung ke kantor. Dengan perkembangan jaman yang semakin maju, maka sangat disayangkan belum adanya pemanfaatan promosi dari bidang internet, dan juga pengembangan perangkat keras maupun perangkat lunak yang sifatnya strategis untuk meningkatkan daya saing perusahaan. Identifikasi Masalah Berdasarkan hasil analisis-analisis di atas yang berkaitan dengan lingkungan internal dan eksternal bisnis perusahaan, serta lingkungan internal dan eksternal SI/TI perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. DAS baik di masa sekarang maupun yang akan menjadi masalah di masa mendatang, diantaranya adalah sebagai berikut: Karena perusahaan sendiri masih dalam tahap pengembangan terhadap sistem SI/TI-nya, maka masih terjadi beberapa kesulitan dalam pengoperasian dan pemeliharaan sistem SI/TI perusahaan. Keterbatasan pada kualitas sumber daya manusia, dapat menghambat aktivitas bisnis yang dilaksanakan oleh perusahaan, terutama yang berhubungan dengan pengoperasian sistem. Perencanaan penggunaan website untuk perusahaan yang dari dulu sudah direncanakan tetapi belum terimplementasi sampai sekarang. Pemanfaatan SI/TI yang masih terbatas menempatkan perusahaan dalam posisi yang lebih sulit dalam menghadapi setiap ancaman yang timbul, khususnya ancaman yang datang dari pesaing dengan teknologi informasi yang lebih unggul. C-37-4

5 Beberapa karyawan merasa aplikasi sistem yang digunakan sekarang ini kurang mudah digunakan. Komputer yang digunakan oleh karyawan jarang sekali di-maintenance. Usulan Pemecahan Masalah 1. Web Development Dengan akan diterapkannya CRM untuk meningkatkan loyalitas pelanggan, serta memberikan pelayanan secara online, maka dibutuhkan unit khusus untuk melakukan pengembangan terhadap suatu website perusahaan yang nantinya tidak lagi hanya sekedar sarana promosi serta periklanan semata, tapi melangkah ke perdagangan B2B melalui dunia maya. 2. IS/IT Development Bertanggungjawab dalam pengembangan perangkat lunak terutama aplikasiaplikasi yang bersifat operasional yang digunakan oleh para staf untuk memenuhi kebutuhan didalam proses bisnis dan juga pengembangan aplikasi sistem informasi yang digunakan oleh para eksekutif dalam mendukung pemecahan masalah. Selain itu, unit ini juga bertanggungjawab untuk mengoptimalkan penggunaan hardware di perusahaan agar mendukung semua kegiatan di perusahaan serta merekomendasikan pengembangan hardware bagi perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi agar selalu up-to-date dalam rangka menghadapi persaingan bisnis. 3. Pengembangan Website Karena Website yang dimiliki sekarang kurang maksimal dalam fungsinya sebagai Website. Sehingga diusulkan untuk mengembangkan lagi Website perusahaan ini. 4. Pengembangan Hardware Seiring dengan berkembangnya PT. Dinamika Andalan Sukses, akan lebih baik dan bermanfaat ke depannya apabila melakukan peng-upgrade-an Hardware. 5. Pengembangan Software Karena semakin berkembangnya teknologi informasi, maka perusahaan memerlukan Software yang dapat mengikuti perkembangan. HASIL DAN PEMBAHASAN Perancangan Sistem Executive Information System (EIS) EIS atau Sistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah sistem informasi yang di usulkan untuk digunakan oleh manajer tingkat atas PT. DAS, yakni Direktur Utama untuk mengakses data dan informasi, sehingga dapat dilakukan pengidentifikasian masalah, pengeksplorasian solusi dan menjadi dasar dalam proses perencanaan yang sifatnya strategis dan membantu dalam penentuan arah bisnis dimasa depan, posisi persaingan bisnis perusahaan dan masalah lainnya. C-37-5

6 Customer Relationship Management (CRM) Adalah sebuah sistem informasi terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan dan mengendalikan aktivitas-aktivitas pra- penjualan dan pasca penjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk didalamnya adalah call center, sales force, pemasaran, technical support dan layanan. CRM berfokus pada penanganan hubungan yang baik dan erat antara perusahaan dengan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan dimata pelanggannya melalui peningkatan kualitas pelayanan terhadap pelanggan. Usulan Dukungan Hardware Standarisasi spesifikasi hardware khususnya komputer / PC Desktop yang direkomendasikan terdiri dari 3 (tiga) kategori, yaitu : Tabel 1. Usulan Dukungan Hardware Dekstop Level Spesifikasi Jumlah Eksekutif Processor Intel Core2Duo 2.4GHz Memori DDR 2 1 GIGA Hard Disk SATA 160 GIGA MONITOR LCD 17 Staf Processor Intel Core Duo 2.0 GHz Pengembangan Memori DDR 2 1 GIGA SI/TI Hard Disk SATA 80 GIGA MONITOR FLAT Staf Lainnya Processor Intel Pentium 4 3.0GHz Memori DDR MB Hard Disk ATA 80 GIGA MONITOR FLAT Sedangkan spesifikasi hardware untuk server dalam mendukung arsitektur jaringan adalah sebagai berikut: Tabel 2. Usulan Hardware Server dan Jaringan Level Spesifikasi Jumlah DataBase Server Intel Xeon E Ghz 1 Memori DDR 2 4GIGA Hard Disk SATA 2 750GIGA Internet Server Processor Intel Core Duo 1.8GHz 1 Memori DDR MB Hard Disk SATA 80 GIGA Switch 32 Port 10/100 Mbps 1 UPS 5000 Watt 3 C-37-6

7 Usulan Pengembangan Aplikasi Jadwal pengembangan aplikasi yang diusulkan adalah sebagai berikut: Tabel 3. Jadwal Pengembangan ERP & EIS Pengembangan Aplikasi 2008 Bagian Bulan Tahap ERP&EIS Survey Analisis Desain Coding Testing Training Tabel 4. Jadwal Pengembangan Aplikasi Distribusi dan Persediaan Pengembangan Aplikasi 2008 Bagian Bulan Tahap Distribusi Survey Dan Analisis Persediaan Desain Coding Testing Training Tabel 5. Jadwal Pengembangan CRM Pengembangan Aplikasi 2008/2009 Bagian Bulan Tahap CRM Survey Analisis Desain Coding Testing Training Tabel 6. Jadwal Pengembangan Website Pengembangan Aplikasi 2009 Bagian Bulan Tahap Web Survey Analisis Desain Coding Testing Training C-37-7

8 Usulan Pergantian Hardware Jadwal pergantian hardware diusulkan seperti di tabel berikut: Pergantian Hardware Bulan Bagian Database Eksekutif Staff Pengembangan SI / TI Staff Lainnya KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Tabel 7. Jadwal Pergantian Hardware Berdasarkan hasil analisis SWOT perusahaan, diketahui bahwa PT. DAS berada pada kuadran 1. Dapat di lihat bahwa PT. DAS sudah menguasai sekitar 20% Pasar teknologi informasi dan komunikasi untuk corporate, dengan masih adanya peluang yang sangat besar dalam bidang tersebut. 2. PT. DAS sudah memiliki dukungan SI/TI yang cukup strategik berdasarkan hasil analisa dari portfolio aplikasi yang berjalan. 3. Pembenahan pada struktur organisasi PT. DAS memberikan dampak yang lebih baik pada kegiatan bisnis perusahaan. 4. Portfolio aplikasi masa depan yang diusulkan untuk PT. DAS akan mendukung pencapaian visi dan misi perusahaan baik itu dari tingkat bawah, menengah maupun tingkat atas. Saran 1. Disarankan bahwa perlunya mengadakan pelatihan/training bagi karyawan supaya sistem yang ada dapat berjalan secara efektif dan maksimal. 2. Disarankan bahwa perlunya dukungan dari seluruh lapisan manajemen perusahaan agar perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi informasi yang diusulkan dapat di implementasikan dengan baik. 3. Disarankan perlunya pengembangan website untuk media promosi dan menyediakan informasi secara up-to-date. 4. Disarankan dalam pengembangan sistem informasi dan teknologi informasi sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan saat ini dan kemajuan teknologi sehingga perusahaan dapat tetap bersaing di tengah persaingan yang semakin ketat 5. Disarankan untuk menerapkan aplikasi high potential yang telah diusulkan, yaitu aplikasi EIS dan CRM yang dapat memberi dukungan integritas yang lebih baik lagi bagi perusahaan. C-37-8

9 DAFTAR PUSTAKA Alwi, Hasan dkk. (2002). Kamus Besar Bahasa Indonesia. Edisi ke-3. Balai Pustaka, Jakarta. Anonymous, 2008, Pengertian Komponen Sistem Informasi Cassidy, Anita (1998). Information System Strategic Planning. NW, Coorporate Blud. Bocan Rotan, Florida. Lucas, Henry C. (2002). Information Technology for Management. 7 th Edition. McGraw-Hill. Madura, Jeff (2001). Introduction to Business. 2 nd Edition. PT. Salemba Emban Patris, Jakarta. Martin, James. (1990). Information Engineering Book II Planning and Analysis. Prentice Hall, New Jersey. McLeod Jr, Raymond. (2004). Management Information Systems. 9 th Edition. Pearson Prentice Hall, New Jersey. O'Brien, James A, (2003). Introduction to Information Systems. 11 th Edition. McGraw-Hill, Higher Education, New York. Porter, M. E. (1998). Competitive Strategy. The Free Press A Division of Macmillan, Inc, New York. Rangkuti, Freddy. (2000). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. Cetakan ke 8. PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Robbins, Stephen P dan Coulter, Mary. (1999). Manajemen. Jilid 1. Alih Bahasa: Drs. T. Hermaya. PT. Prenhallindo, Jakarta. Senn, Jamess, A. (1998). Information Technology In Business, 1 st Edition. Pretince-Hall, New Jersey. Turban, Efraim, Rainer, R.Kelly Jr., Potter, Richard E. (2003). Introduction to Information Technology. 2 nd Edition. John Wiley & Sons, Inc, New Jersey Ward, J and Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems. 3 rd Edition. John Willey & Sons, Chichester. C-37-9