MENGUKUR INVESTASI SISTEM INFORMASI PADA KANTOR PUSAT BANK BUMN MENGGUNAKAN METODE NEW INFORMATION ECONOMICS

Transkripsi

1 MENGUKUR INVESTASI SISTEM INFORMASI PADA KANTOR PUSAT BANK BUMN MENGGUNAKAN METODE NEW INFORMATION ECONOMICS USING NEW INFORMATION ECONOMICS METHOD TO MEASURE INFORMATION SYSTEMS INVESTMENT AT HEAD OFFICE OF A STATE OWNED BANK Hudiarto 1) ; Fera Mariana 2) ; Yolanda Pratama 3) ; Rikki 4) Information System Department, Bina Nusantara University Jl.KH. Syahdan 9, Kebon Jeruk, Jakarta 1148, Indonesia 1) hudiarto@binus.edu; 2) ini_fera@yahoo.com; 3) yolandz_mail@yahoo.com; 4) groundnutz@yahoo.co.nz ABSTRAK Bank BUMN merupakan salah satu bank pemerintah di Indonesia yang bergerak di bidang jasa perbankan dan layanan KPR (Kredit Pemilikan Rumah). Bank ini memiliki beberapa sistem aplikasi, infrastruktur, layanan, dan manajemen pada operasional yang sedang berjalan (lights-on) serta proyek-proyek sistem informasi yang akan dikembangkan. Pihak manajemen ingin mengetahui tingkat kepentingan dan kesesuaian lights-on terhadap kemampuan layanan, ketergantungan dan kualitas, serta proyek system aplikasi tersebut dengan strategi perusahaan. Metodologi yang digunakan untuk menganalisis adalah New Information Economics (NIE) yang dikembangkan oleh Benson et al (24). Bank BUMN telah menjalankan kegiatan bisnis sesuai dengan arahan strategis yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Analisis Demand/Supply Planning dilakukan untuk menentukan pasokan system informasi apa yang diperlukan untuk mendukung kebutuhan bisnis sesuai arahan strategi. Pengukuran menyatakan kebutuhan sistem informasi yang diberikan dari divisi Teknologi Informasi kepada divisi bisnis sebagai user-nya telah dipenuhi. Dari hasil pengukuran juga diketahui sistem aplikasi yang telah digunakan (investasi Lights-On) terletak pada katagori Excellent dan Stabil, berdasarkan tingkat layanan dan nilai ketergantungan dengan kualitas. Hasil analisis Prioritization, menyatakan bahwa proyek Visa Electron memiliki nilai dampak dan nilai resiko yang lebih besar dari pada proyek Knowledge Management, maka proyek Visa Electron perlu didahulukan pengerjaannya. Kata kunci: New Information Economics, Lights-On, Proyek, Sistem Informasi. ABSTRACT State-owned bank is one of Indonesia s state bank engaged in banking services and home ownership credit services. This bank has several systems application, infrastuctures, information systems and technology services, existing operational management ( Lights-on) and information system projects that will be developed. Management wanted to know the level of importance and suitability of Lights-on in the ability of services, dependability and quality, as well as the application systems projects with corporate strategy. The methodology used to analyze is the New Information Economics developed by Benson et al (24). Stateowned bank has been in business activities in accordance with the strategic direction set by the company. Analysis of Demand/Supply Planning carried out to determine what kind of information the systems supply needed to support the buisness requirement as declared by the C-35-1

2 company s strategy. Measurements expressed needs of the information provided by information technology division to business divisions as its user have been met. The measurement results are based on the level of service and value dependence with the quality, it is known that the Lights-on located in the category of Excellent and Stable. Result of Prioritization analysis stating that Visa Electron project has a value impact and risk greater than the Knowledge Management project, so Visa Electron project should take precedence. Keywords: New Information Economics, Lights-On, Project, Information Systems. PENDAHULUAN P engimplementasian Sistem dan Teknologi Informasi (SI/TI) dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan operasionalnya maupun aplikasi bisnis yang akan dikembangkan. Tentunya investasi SI/TI ini diharapkan dapat memberikan suatu nilai balik ( feedback) bagi perusahaan. Untuk mengetahui umpan balik yang dihasilkan oleh implementasi SI/TI yang berupa suatu sistem, maka diperlukan suatu metode perhitungan nilai ekonomis suatu sistem. Konsep New Information Economics (NIE) merupakan salah satu metoda terbaik yang digunakan untuk memprioritaskan investasi Sistem dan Teknologi Informasi guna memaksimalkan dampak pada bottom-line terhadap investasi baru yang akan dikembangkan untuk bisnis di perusahaan. Divisi Teknologi Informasi kantor pusat Bank BUMN merupakan divisi yang melakukan pengembangan dan pemeliharaan terhadap semua sistem yang ada di kantor pusat Bank BUMN dan digunakan juga untuk keperluan operasional pada seluruh cabang dan kantor kas. Objek Penelitian Dalam kegiatan penelitian ini, analisis akan dilakukan pada kegiatan operasional dan proyek yang akan dikembangkan oleh divisi Teknologi Informasi di kantor pusat Bank BUMN, yang meliputi analisis aplikasi, hardware dan software yang digunakan, proses manajemen yang berjalan, dan tingkat layanan yang diberikan pada para user atau pemakainya. Masalahnya adalah Bank ini belum meneliti seberapa jauh tingkat relevansi SI/TI yang dipakai dibandingkan terhadap kebutuhan operasional dan bagaimana besar dan kecilnya dampak proyek sistem aplikasi yang akan dikembangkan. Tujuan dan Manfaat Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan pengetahuan seberapa besar nilai investasi implementasi SI/TI yang sudah dan akan diimplementasikan sedang manfaatnya adalah mengetahui peningkatan kinerja manajemen berdasarkan dampak yang dihasilkan oleh proyek SI/TI. METODE New Information Economics (NIE) Menurut Benson et al (24, p99), New Information Economics (NIE) merupakan sekumpulan praktek yang terkoordinasi berdasarkan prinsip dan aktivitas yang terintegrasi secara efektif menghubungkan bisnis dengan proses manajemen SI/TI, dan mampu menghubungkan strategi bisnis perusahaan dengan aktivitas dan inisiatif SI/TI. Menurut Benson et al (24, p4), kemungkinan pengeluaran biaya perusahaan bergantung pada tujuan berikut: C-35-2

3 1. Tujuan Pengurangan Biaya Dengan mengaplikasikan kerangka kerja dan praktek manajemen, perusahaan dapat mengurangi biaya SI/TI dan mempertahankan kontribusi yang dibuat SI/TI ke bottom-line. Kinerja SI/TI tetap seperti sebelumnya, namun biaya berkurang. 2. Tujuan Biaya Stabil Manajemen perusahaan dapat terus meningkatkan kegunaan SI/TI dan tetap dengan pertumbuhan bisnis, dan dapat mengontrol seluruh biaya yang digunakan SI/TI. SI/TI dapat meningkatkan dukungannnya pada bisnis dan dampaknya pada bottom-line, namun dengan tingkat biaya sekarang. Sumber: Benson et al, 24, p5 Gambar 1 Kemungkinan Pengeluaran Biaya SI/TI Perusahaan 3. Tujuan "Sweet Spot" Mengkombinasikan pengurangan biaya dengan dampak pada bottom-line yang lebih baik. SI/TI dapat mengurangi biaya dan juga meningkatkan kinerjanya dengan dampak pada bottom-line. Tujuan inilah yang ingin dicapai. Strategic Intention (Arahan Strategi) Menurut Benson et al (24, p37), Intentions adalah merefleksikan apa yang akan manajemen lakukan pada masa mendatang. Strategic Intention merupakan suatu rencana dan strategi pihak manajemen untuk meningkatkan efektivitas strategi maupun operasional. Portfolio Menurut Benson et al (24, p47), portfolio merupakan kumpulan dari sumber daya. Untuk sebagian besar perusahaan, portfolio lights-on terbagi atas 4 bidang dasar, yaitu Aplikasi/Applications: merupakan seperangkat aplikasi lengkap untuk user yang dirawat dan dioperasikan oleh divisi Teknologi Informasi; Infrastruktur/Infrastructure: hardware platform/software yang menyediakan layanan kepada user, termasuk semua software prosessor, peripherals, jaringan komunikasi, dan operasi; Layanan/Services: berbagai layanan dan dukungan disediakan untuk user, seperti helpdesk dan perbaikan PC; Manajemen/Management: kegiatan manajemen dan layanan yang mendukung organisasi TI dalam penyediaan layanan, infrastruktur, dan aplikasi kepada user Empat Faktor Portfolio Lights-On Menurut Benson et al (24, p16), portfolio Teknologi Informasi yang sedang berjalan ( lights-on) memiliki empat faktor, yaitu Tingkat Layanan: Ketersediaan dan C-35-3

4 Kecepatan Respon; Kualitas: Fungsionalitas dan keakuratan; Teknologi: Arsitektur, Dukungan vendor dan stabilitas, Dukungan teknis, dan Ketersediaan dukungan pasar atau industri; Intensitas Pengguna: Ketergantungan dan Jangkauan pengguna. Menurut Benson et al (24, p66), portfolio Sistem Informasi yang sedang berjalan (lights-on) memiliki strategi investasi yang terbagi menjadi beberapa kategori, yaitu: Abandon atau Abaikan ; aplikasi yang ada sebaiknya diabaikan; Crisis atau Krisis ; aplikasi adalah kandidat untuk investasi peningkatan kualitas, khususnya bila ketergantungan terhadap aplikasi tinggi; Noncritical, Stabilize atau Stabil ; ketergantungan dari sebuah aplikasi cukup, pengeluaran biaya diusahakan seminimal mungkin untuk biaya maintenance ; Improve Only as Needed atau Ditingkatkan jika diperlukan ; aplikasi yang dimiliki memiliki ketergantungan tinggi dan kualitas yang mencukupi. Maka investasi yang dilakukan hanya dilakukan bila keadaan sudah mendesak atau juga jika sumber daya yang diperlukan sudah habis; Excellent ; sistem aplikasi pada umumnya strategis maupun penting dalam operasional; kualitas aplikasi tidak banyak memerlukan pemantauan tetapi dibutuhkan biaya maintenance. Dua Faktor Portfolio Proyek Menurut Benson et al (24, p16), portfolio proyek SI/TI memiliki dua faktor yaitu: Dampak yang dinyatakan dengan nilai penyelarasan sistem aplikasi dengan arahan strategi perusahaan; Resiko, yaitu ancaman terhadap kesuksesan suatu proyek. Nilai-nilai resiko proyek, terdiri dari: resiko proyek atau organisasi, ketidakpastian teknis, resiko infrastruktur sistem informasi, resiko teknis, resiko investasi, resiko manajemen proyek. HASIL DAN PEMBAHASAN Kondisi SI/TI Saat ini di Kantor Pusat Bank BUMN Manajemen 3% Aplikasi 4% Services 1% Infrastruktur 2% Aplikasi Infrastruktur Services Manajemen Gambar 1. Persentase Lights-On Bank BUMN memiliki lights-on, yaitu: Aplikasi, terdiri dari: Core Banking, ATM, LHBU dan LBBU, SID, MP3, OPICS, MIS, HRIS; Infrastruktur, terdiri dari: Platform (Hardware dan Software), Network, Intranet/Internet Security; Services, terdiri dari: Helpdesk, Maintenance, Security Monitoring; Manajemen, terdiri dari: Budgeting and Planning, User Requirement, Implementation, Training User. Sedangkan untuk Proyek pengembangan aplikasi terdiri dari: Visa Electron dan Knowledge Management. Arahan Strategis Bisnis (Business Strategic Intentions) Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan, maka arahan strategi pada Bank BUMN adalah: unggul dalam produk pembiayaan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) dan pemberian kredit nasabah; fokus pada peningkatan mutu layanan dan produk; fokus pada peningkatan C-35-4

5 keunggulan kompetitif melalui inovasi; fokus pada pembenahan diri, baik dalam hal pencapaian kinerja maupun kemajuan teknologi yang lebih cepat dan tepat guna. Portfolio Lights-On Tabel 1. Contoh Alignment Portfolio Lights-On Pada Aspek Manajemen Portfolio Manajemen Manajemen Unit kerja Biaya (Juta) Nilai Penyelarasan Tingkat Layanan Kualitas Ketergantung an Intensitas Penggunaan Jangkauan Pengguna Budgeting & Planning DTI 6,3 3,35 3,5 4 4,33 User Requirements User 144,95 3,3 3,5 3,7 4,3 Implementation DTI 6,92 4 3, User Training DTI dan 22,5,72 3,85 4,3 4,7 5 User Skor nilai penyelarasan, tingkat layanan, kualitas, intensitas penggunaan di dalam portfolio di bawah ini diperoleh dari hasil kuesioner yang diisi oleh user yang berkaitan langsung dengan lights-on. Untuk mendapatkan nilai penyelarasan terlebih dahulu dibuat tabel alignment, hal ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar nilai penyelarasan masing-masing lights-on terhadap arahan strategi perusahaan. Berikut adalah portfolio lightson yang terdiri dari portfolio aplikasi, portfolio infrastruktur, portfolio services, dan portfolio manajemen. Demand/Supply Planning Berdasarkan arahan strategi yang telah dibuat, maka dibuatlah Demand/Supply Planning yang merupakan turunan dari arahan strategi yang sudah ada, sehingga dapat dilihat dengan jelas Demand (Kebutuhan) apa saja yang diminta unit bisnis dari unit TI sehingga unit TI dapat merealisasikannya dalam bentuk Supply (Pasokan). Tabel 2. Contoh Demand/Supply Planning Untuk Peningkatan Mutu Layanan Dan Produk Demand Supply Konteks Strategi Bisnis Perencanaan Strategi untuk Penggunaan TI Perencanaan Strategi untuk Pemasok TI Arahan Fokus pada peningkatan mutu Memenuhi segala kebutuhan dan layanan Membangun call center dan fasilitas Strategi layanan produk terhadap nasabah kartu debit Visa Electron Tujuan Strategi Memberikan pelayanan yang memuaskan Meluncurkan produk yang dapat menjawab semua kebutuhan nasabah Memberi kenyamanan transaksi perbankan yang mudah dan praktis Memelihara dan mengumpulkan informasi mengenai keinginan para nasabah Merancang fasilitas helpdesk secara online antara nasabah dengan perusahaan C-35-5

6 Inisiatif Strategi Konteks Strategi Bisnis Melakukan pelatihan terhadap para karyawan yang membawa dampak terhadap profesionalisme karyawan dan peningkatan kualitas layanan kepada nasabah Demand Perencanaan Strategi untuk Penggunaan TI Menyediakan sebuah sistem aplikasi dalam menunjang para karyawan untuk memberikan maupun memperoleh informasi menjadi lebih mudah Supply Perencanaan Strategi untuk Pemasok TI Merancang sebuah aplikasi Knowledge Management untuk menunjang kerjasama antar karyawan internal perusahaan Untuk mendapatkan nilai dampak pada portfolio proyek terlebih dahulu dibuat tabel business value scorecard yang merupakan salah satu tools dalam praktek prioritization. Skor dalam business value scorecard dan skor dalam perhitungan nilai resiko diperoleh dari pengolahan kuesioner. Berikut adalah tabel portfolio proyek: Tabel 3. Portfolio Proyek Nama Proyek Dampak Resiko Biaya (Rupiah) Portfolio Visa Electron 354,5 47 Rp Strategic Knowledge Management ,4 Rp. 4.. Strategic Dari hasil analisis berdasarkan nilai ketergantungan dan kualitas, maka diperoleh kesimpulan berupa pengkategorian masing-masing lights-on. Yang termasuk kategori exellent ada 17 dari 18 buah sistem aplikasi utama senilai Rp ; dan hanya satu aplikasi yang dapat dikategorikan stabil yaitu LHBU dan LBBU senilai Rp Total Biaya Lights-On berdasarkan Nilai Ketergantungan dan Kualitas Biaya Abaikan Krisis Stabil Ditingkatkan hanya jika dibutuhkan Kategori Excellent Gambar 2. Biaya Lights-On vs Nilai Ketergantungan dan Kualitas Dari hasil analisis berdasarkan tingkat layanan dan kualitas (lihat gambar 3), maka diperoleh kesimpulan berupa pengkategorian masing-masing lights-on. Yang termasuk kategori excellent ada 16 dari 18 buah sistem aplikasi yang utama senilai Rp sedangkan yang masuk kategori stabil ada 2 buah sistem aplikasi yaitu LHBU/LBBU dan Budgeting/Planning senilai Rp C-35-6

7 Perencanaan Penggunaan Dan Proyek Sistem Informasi Adapun usulan perencanaan penggunaan sistem informasi untuk jangka waktu dua tahun kedepan adalah sebagai berikut: Untuk tahun pertama: bersamaan dengan adanya ATM bersama yang disertai dengan adanya penambahan beberapa fitur ATM; Bekerja sama dengan Visa International meluncurkan produk Visa Electron yang memudahkan nasabah dalam melakukan transaksi; Membangun aplikasi Knowledge Management untuk memudahkan dalam penyebaran informasi internal perusahaan kepada para karyawan; Meng-upgrade Operating System untuk aplikasi transaksi Core Bank; Security Monitoring (penyempurnaan aplikasi keamanan, upgrade PC, integrasi antar device, upgrade server); Membangun aplikasi Knowledge Management System; aplikasi CRM (Credit Risk Management) untuk pelaporan mengenai resiko manajemen kredit; Membangun Call Center. Total Biaya Lights-On berdasarkan Tingkat Layanan dan Kualitas Biaya Abaikan Krisis Stabil Ditingkatkan hanya jika dibutuhkan Kategori Excellent Gambar 3. Biaya Lights-On vs Tingkat Layanan dan Kualitas Untuk tahun kedua: membangun fasilitas e-banking dalam produk KPR (Kredit Pemilikan Rumah); Mengimplementasikan VoIP (Voice over Internet Protocol). Analisis Resiko dan Dampak Terhadap Biaya (dalam Juta Rupiah) Resiko Dampak Visa Electron Knowledge Management Gambar 4. Analisis Resiko dan Dampak terhadap Biaya C-35-7

8 Untuk menggambarkan hasil analisis proyek dibuat diagram bubble sehingga terlihat jelas nilai dampak dan resiko serta besarnya biaya dari masing-masing proyek. Berdasarkan gambar 4 dapat dilihat bahwa hubungan antara dampak dan resiko terhadap biaya adalah sebagai berikut: Visa Electron, memiliki nilai dampak sebesar 354,5 dan nilai resiko sebesar 47; dengan biaya terbesar yaitu Rp ,-; Knowledge Management, memiliki nilai dampak sebesar 213 dan nilai resiko sebesar 35,4; dengan biaya sebesar Rp. 4..,- KESIMPULAN DAN SARAN Bank BUMN telah menjalankan kegiatan bisnis sesuai dengan arahan strategis yang dimiliki oleh perusahaan. Praktek Demand/Supply Planning menghasilkan strategi pemenuhan kebutuhan TI dari divisi Teknologi Informasi kepada unit bisnis Bank BUMN; Kategori Excellent dan Stabil untuk strategi investasi Lights-On pada kantor pusat Bank BUMN diperoleh dari hubungan tingkat layanan dan nilai ketergantungan dengan kualitas; Berdasarkan hasil analisis Prioritization pada kantor pusat Bank BUMN, diperoleh bahwa proyek Visa Electron memiliki nilai dampak dan nilai resiko yang lebih besar dari pada proyek Knowledge Management. Saran yang dapat diberikan kepada perusahaan adalah perlunya dilakukan penelitian lanjutan guna mengetahui keterkaitan implementasi SI/TI ini dengan budaya perusahaan. Dari hasil pembahasan Alignment, seyogyanya perusahaan lebih memprioritaskan investasi pada aplikasi Core Banking, ATM, dan MIS. Untuk meningkatkan kualitas layanan dan jumlah nasabah, disarankan pula agar pihak perusahaan dapat terus mengembangkan jaringan yang telah ada untuk menjangkau para nasabah lebih luas lagi dalam bidang KPR melalui kerjasama dengan pihak perusahaan lain yang terhubung melalui jaringan intranet maupun extranet. DAFTAR PUSTAKA Benson, Robert J., Bugnitz, Thomas L. & Walton, William B. (24). From Business Strategy to IT Action: Right Decision For a Better Bottom Line. John Wiley & Sons, New Jersey. Cassidy, Anita. (1998). Practical Guide to Information System Strategic Planning. CRC/Saint Lucie Press. Boca Raton. Hudiarto, Kuncoro, E.A, Halim, Merry, (211). Analisis Investasi Sistem Aplikasi yang Berjalan dan Proyek Sistem Informasi menggunakan Metode New Information Economics pada Adandu (PT. Nuansa Aspirasi Bening, Jakarta). Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XIV, ITS. Hudiarto, Winlinda, Inge, Anita Puspita Rani, (21). Current Application Systems Analysis and Information Systems Projects Planning using New Information Economics Method (Case Study: PT. Maxgain International Futures). Proceeding The 3 rd National Conference Faculty of Economics, UNIKA Widya Mandala, Surabaya. Laudon, Kenneth C, and Laudon, Jane P. (23). Essentials of Management System, 5 th Edition. Prentice-Hall, New Jersey. Tozer, Edwin. E. (1996). Strategic IS/IT Planning. Butterworh-Heineman, Washington. Ward, John & Peppard, Joe. (22). Strategic Planning for Information System, 3 rd Edition. John Wiley & Sons, Bedfordshire. C-35-8