Wawancara Hubungan Lights- On dan Proyek dengan. Arahan Strategi ( Strategic Intention)

Transkripsi

1 L1 Wawancara Hubungan Lights- On dan Proyek dengan Arahan Strategi ( Strategic Intention) Untuk menjawab pertanyaan dibawah ini menggunakan format skor dengan skala ( 0-5 ) dan lingkari skor yang akan dipilih. No. Pertanyaan Skor 1. Apakah aplikasi modul Manufacture dapat mendukung untuk memperluas/meningkatkan pangsa pasar produk dan meningkatkan penjualan? 2. Apakah aplikasi modul Manufacture dapat membantu dalam penanganan keluhan user dan kepuasan pelanggan? 3. Apakah aplikasi modul Manufacture dapat meningkatkan efisiensi biaya dengan menekan biaya operasional dan melakukan cost-down. 4. Apakah aplikasi modul Manufacture dapat membantu meningkatkan efektifitas dan efisiensi karyawan Keterangan nilai : 0-2 : Rendah 3 : Sedang 4-5 : Tinggi

2 L2 Wawancara Portfolio Lights On Untuk menjawab pertanyaan, lingkari skor yang akan dipilih. 1. Pertanyaan untuk fungsionalitas, keakuratan, ketersediaan, dan kecepatan merespon No Pertanyaan Skor 1 Fungsionalitas : Bagaimana fungsionalitas pada aplikasi modul Manufacture? Keakuratan : Bagaimana keakuratan pada aplikasi modul Manufacture? Ketersediaan : Bagaimana ketersediaan pada aplikasi modul Manufacture? Kecepatan merespon : Bagaimana kecepatan merespon pada aplikasi modul Manufacture? Pertanyaan untuk Intensitas Penggunaan No Pertanyaan Skor 1 Ketergantungan pada aplikasi : Bagaimana ketergantungan user pada aplikasi modul Manufacture? Pengguna aplikasi pada perusahaan : Bagaimana jangkauan pengguna aplikasi modul Manufacture pada perusahaan?

3 L3 Keterangan Skor Wawancara Portfolio Lights-On A. Fungsionalitas : Skor Penjelasan 5 Sangat baik. Fungsionalitas sangat jarang menjadi masalah 4 Baik. Fungsionalitas terkadang menjadi masalah tetapi hanya berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 3 OK. Fungsionalitas terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 2 Rendah. Fungsionalitas seringkali menjadi masalah dan memiliki dampak negatif pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 1 Tidak dapat diterima. Fungsionalitas secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan B. Keakuratan : Skor Penjelasan 5 Sangat baik. Keakuratan sangat jarang menjadi masalah 4 Baik. Keakuratan terkadang menjadi masalah tetapi hanya berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 3 OK. Keakuratan terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 2 Rendah. Keakuratan seringkali menjadi masalah dan memiliki dampak negatif pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 1 Tidak dapat diterima. Keakuratan secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan C. Ketersediaan : Skor Penjelasan 5 Sangat baik. Ketersediaan sangat jarang menjadi masalah 4 Baik. Ketersediaan terkadang menjadi masalah tetapi hanya berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 3 OK. Ketersediaan terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 2 Rendah. Ketersediaan seringkali menjadi masalah dan memiliki dampak negatif pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 1 Tidak dapat diterima. Ketersediaan secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan D. Kecepatan Merespon : Skor Penjelasan 5 Sangat baik. Ketersediaan sangat jarang menjadi masalah 4 Baik. Ketersediaan terkadang menjadi masalah tetapi hanya berdampak kecil pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 3 OK. Ketersediaan terkadang menjadi masalah dan kadang-kadang memiliki

4 L4 dampak pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 2 Rendah. Ketersediaan seringkali menjadi masalah dan memiliki dampak negatif pada alur kerja atau proses bisnis perusahaan 1 Tidak dapat diterima. Ketersediaan secara konsisten menjadi masalah dan secara aktif mengganggu alur kerja atau proses bisnis perusahaan E.Skor Intensitas Penggunaan Skor intensitas penggunaan terbagi atas dua elemen, yaitu : Ketergantungan pada Aplikasi Skor Penjelasan 5 Kritis. Aplikasi ini kritis bagi organisasi, proses bisnis penting, atau karyawan individu. Tanpa penggunaan Infrastruktur ini, organisasi tidak dapat melaksanakan misi atau peran bisnis, atau proses bisnis dapat beroperasi, atau karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka. 4 Penting. Aplikasi ini penting bagi organisasi, proses bisnis penting, atau karyawan individu. Tanpa penggunaan Infrastruktur ini, organisasi dapat melaksanakan misi atau peran bisnis, atau proses bisnis dapat beroperasi, atau karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka, namun secara signifikan meningkatkan biaya dan atau mengurangi efektivitas 3 Berguna. Aplikasi ini berguna bagi organisasi, proses bisnis penting, atau karyawan individu. Tanpa penggunaan sewaktu-waktu dari Infrastruktur ini, organisasi dapat melaksanakan misi atau peran bisnis, atau proses bisnis dapat beroperasi, atau karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka, namun beberapa meningkatkan biaya dan atau mengurangi efektivitas 2 Kurang digunakan. Aplikasi ini sewaktu-waktu berguna bagi organisasi, proses bisnis penting, atau karyawan individu. Tanpa penggunaan sewaktuwaktu dari Infrastruktur ini, organisasi dapat melaksanakan misi atau peran bisnis, atau proses bisnis dapat beroperasi, atau karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka, tetapi sedikit meningkatkan biaya dan atau mengurangi efektivitas 1 Jarang. Aplikasi sewaktu-waktu digunakan, tetapi organisasi, proses bisnis yang penting, atau karyawan individual tidak tergantung pada Infrastruktur tersebut 0 Tidak digunakan. Aplikasi tidak digunakan Pengguna aplikasi pada perusahaan Skor Penjelasan 5 Digunakan secara luas. Aplikasi digunakan secara luas oleh seluruh organisasi 4 Digunakan banyak orang. Aplikasi ini digunakan oleh banyak bagian organisasi 3 Satu departemen. Aplikasi digunakan oleh satu departemen atau area

5 fungsional 2 Beberapa individu. Aplikasi digunakan oleh beberapa individu 1 Satu atau beberapa. Aplikasi digunakan oleh satu atau sedikit individu 0 Tidak digunakan. Aplikasi tidak digunakan L5

6 L6 Wawancara Nilai Resiko Proyek Untuk mengetahui nilai resiko ( dengan skala 0-10 ), jawablah pertanyaan dibawah ini dengan memberi lingkaran pada skor yang akan dipilih No. Pertanyaan Skor 1. Berapa tingkat resiko proyek atau organisasi dalam proyek Portal Application Berapa tingkat ketidakpastian pendefinisian dalam proyek Portal Application Berapa tingkat ketidakpastian teknis dalam proyek Portal Application 4. Berapa tingkat resiko infrastruktur SI dalam proyek Portal Application Berapa tingkat resiko teknis dalam proyek Portal Application Berapa tingkat resiko investasi dalam proyek Portal Application Berapa tingkat resiko manajeman proyek dalam proyek Portal Application 8. Ketergantungan. Tingkat dimana perusahaan membutuhkan proyek Keterangan tambahan : Resiko proyek atau organisasi : Tingkat dimana kesuksesan proyek bergantung pada keahlian bisnis yang belum dicoba atau pengalaman baru. Resiko ini juga mencakup tingkat dimana organisasi bisnis mampu melakukan perubahan yang dibutuhkan oleh proyek.

7 L7 Ketidakpastian pendefinisian : Tingkat dimana kebutuhan bisnis terdefinisi dengan baik dan jelas, serta secara akurat dapat diubah kedalam informasi dan fungsionalitas aplikasi sistem. Ketidakpastian teknis : Tingkat dimana proyek ketergantungan dengan teknologi baru, dan tingkat dimana perusahaan harus melakukan desain dan membuat aplikasi dengan teknologi tersebut. Resiko infrastruktur SI : Tingkat dimana lingkungan teknis membutuhkan beberapa faktor, antara lain administrasi data, komunikasi, manajemen proyek, pengembangan. Resiko Teknis : Tingkat dimana penggunaan teknologi tertentu membutuhkan keterampilan pengembangan, analisis dan manajemen baru. Faktor resiko meliputi apakah keterampilan tersedia dari vendor atau dari pasar dan apakah training atau perekrutan baru dapat menyediakan keahlian teknis yang dibutuhkan. Resiko Investasi : Tingkat dimana investasi proyek dibutuhkan untuk menciptakan kesuksesan proyek. Resiko manajemen proyek : Tingkat dimana manajer proyek tersedia dan mampu menangani kompleksitas proyek dari segi teknis dan organisasi. Ketergantungan : Tingkat dimana perusahaan membutuhkan proyek. Keterangan Nilai : ~1-2 : Sangat Rendah ~3-4 : Rendah ~9-10 : Sangat Tinggi ~5-6 : Sedang / Cukup ~7-8 : Tinggi

8 L8 Wawancara Management Agenda I. Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktor kritis kesuksesan dari keputusan yang tepat/hasil yang tepat: Pertanyaan Manajemen Apakah proses perencanaan bisnis dan TI terintegrasi dan berhubungan Apakah TI mampu berinovasi memberikan dampak pada rencana bisnis dan mengajukan strategi bisnis baru? Apakah investasi TI diprioritaskan pada strategi bisnis? Apakah keseluruhan pengeluaran TI (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) selaras dengan strategi bisnis? Apakah bisnis TI dan kinerja teknis dimonitor? Apakah tim bisnis dan manajemen TI secara konsisten melaksanakan proses manajemen yang memperbaiki kontribusi TI pada kinerja bisnis lapisan bawah? Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI. Baik operasional (TI yang sudah ada) maupun proyek (masih dikembangkan)? Apakah kedua manajer, TI dan bisnis, berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini? Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?

9 L9 II. Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan praktek NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat : Pertanyaan Manajemen Apakah investasi TI sudah pada tempat yang tepat? Apakah kita tahu apa yang akan kita hasilkan? Dapatkah dapat mengurangi biaya TI yang tidak perlu? Apakah dapat menggunakan biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendukung proyek yang lain? Dapatkah anda mengurangi biaya dari kegiatan yang kinerjanya buruk? Dapatkah anda merubah strategi bisnis yang sudah ada pada tindakan TI yang akan menghasilkan hasil yang tepat? Apakah anda mendapatkan hasil dan nilai yang cukup dari semua sumber daya operasional? Dapatkah anda mengontrol biaya TI secara efektif? Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? III. Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-line : Pertanyaan Manajemen Apakah anda mengetahui arahan strategi (strategic intention) anda? Apakah TI dapat memberi contoh dukungan kepada arahan strategi? Apakah investasi TI diprioritaskan berdasarkan arahan strategi? Apakah seluruh biaya TI Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?

10 L10 (pengembangan, operasional, perawatan dan layanan) sudah selaras dengan arahan strategi? Apakah TI dapat mengurangi pengeluaran yang tidak perlu? Apakah anda mengevaluasi anggaran operasional berdasar arahan strategi? Apakah manajer TI dan bisnis berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen? IV. Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan portofolio : Pertanyaan Manajemen Apakah ada pengelolaan proyek pengembangan dan peningkatan sebagai portofolio proyek? Adakah analisis biaya operasional dari sudut pandang portofolio? Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh penyelarasan strategis? Adakah penaksiran kegiatan operasional oleh kualitas atau tingkat layanan? Apakah anda mengetahui seberapa besar investasi TI untuk layanan? Untuk manajemen TI? Apakah anda memiliki strategi investasi untuk pengeluaran operasional yang anda miliki? Apakah anda memiliki strategi investasi untuk aplikasi yang ada? Apabila anda melakukan portofolio sekarang. Mampukah anda menjaga informasi agar tetap akurat? Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? V. Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat : Pertanyaan Manajemen Apakah proses pelaksanaan dan manajemen perusahaan menghasilkan arahan strategi secara tegas dan mampu Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?

11 L11 untuk dilaksankan? Apakah semua tindakan TI dan biaya didorong oleh arahan strategi bisnis? Apakah aktivitas dan sumber daya TI direncanakan, diprioritaskan, dijalankan, dan diukur berdasarkan hubungan mereka dan kontribusinya pada hasil bisnis? Apakah sumber daya, baik pengeluaran operasioanal maupun investasi baru, dialokasikan dan dianggarkan secara tegas terkait dengan arahan strategi? Apakah peranan manager jalas terdefinisi untuk menjamin partisipasi wajar dan menghindari ketiadaan hubungan yang tercipta akibat budaya yang ada? Apakah semua aktivitas dan pengeluaran TI diatur kedalam portfolio sumber daya dan proses untuk keperluan perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan serta komitmen sumber daya? Apakah perncanaan, memprioritaskan, dan pengukuran mengkombinasikan strategi kedalam tindakan dengan kemampuan untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan dan perubahan dalam bisnis? VI. Pertanyaan untuk manajemen mengenai mengadopsi proses yang efektif yang terkait dengan CSF untuk menghasilkan keputusan yang tepat: Pertanyaan Manajemen Perencanaan kebutuhan / pasokan apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis dan operasional pada investasi TI-nya? Inovasi apakah perusahaan memiliki inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja? Prioritasasi apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi? Ya/Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya?

12 Penyelarasan apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TInya? Pengukuran kinerja apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis? Pengelolaan budaya apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis? Manajemen portfolio? Apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis Pengelolaan dampak TI Apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI? L12