UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Dan Manajemen Program Studi Ganda Skripsi Sarjana Ilmu Komputer dan Ekonomi Semester Ganjil tahun 2006/2007 ANALISIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI SERTA PERENCANAAN PROYEK PADA PT. STAR ENERGY DENGAN MENGGUNAKAN METODA NEW INFORMATION ECONOMICS Layla ABSTRAK Perusahaan Star Energy telah memiliki beberapa sistem aplikasi, infrastruktur, service, dan manajemen yang digunakan untuk menjalankan proses bisnisnya. Peneliti ingin mengetahui seberapa penting aplikasi-aplikasi tersebut dan sudah sesuaikah dengan kebutuhan perusahaan, seberapa besar dampak dan manfaatnya pada perusahaan dan sebandingkah dengan pengeluarannnya. Investasi teknologi biasasanya dilakukan perusahaan dengan merencanakan dan memprioritaskan teknologi apa yang akan digunakan kedepannya. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam pencapaian efektifitas dan dampak bottom line. Ada banyak cara atau metode yang digunakan untuk melakukan investasi TI, salah satunya adalah dengan menggunakan metode New Information Economics. Hasil penelitian yang diperoleh yaitu perusahaan dapat mengetahui TI mana yang lebih penting untuk dikembangkan dan TI yang tidak dibutuhkan serta dapat mengalokasikan investasi TI ke TI yang mendukung kinerja perusahaan. Kata Kunci : New Information Economic, Investasi Teknologi Informasi, TI, sistem, aplikasi, infrastruktur, service, manajemen. vii

2 KATA PENGANTAR Pertama-tama saya mengucapkan puji syukur kepada Allah SWT atas segala berkat dan karunia-nya sehingga penulisan laporan akhir praktek kerja lapangan ini dapat diselesaikan. Pada kesempatan kali ini perkenankanlah saya untuk mengucapkan terima kasih kepada semua pihak, terutama kepada : 1. Papa, Mama,Kakak dan Adik tersayang atas doa dan dukungannya. 2. Bpk Ir. Hudiarto, MM, selaku dosen pembimbing dari jurusan Sistem Informasi yang telah memberikan masukan dan saran atas penyusunan skripsi ini. 3. Bpk Chandra W.W,SE.,MM.,M.Com (IS) selaku dosen pembimbing dari jurusan Manajemen yang telah memberikan masukan dan saran atas penyusunan skripsi ini. 4. Bpk Prof. Dr. Geradus Polla, M.App.Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara 5. Ibu Lianawati Christian, S.Kom., MM. selaku Koordinator Mata Kuliah Program Ganda AKSI dan MNSI, atas saran dan kritiknya. 6. Bpk Heri Harjono Muljo, S.Kom selaku Koordinator Mata Kuliah Program Ganda yang terdahulu atas saran dan kritiknya. 7. Bpk Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 8. Bpk Engkos Ahmad Kuncoro, SE., MM selaku selaku Dekan Fakultas Ekonomi 9. Perusahaan Star Energy yang mengijinkan saya untuk melakukan penelitian. 10. Bpk Ari Santoso selaku dosen pembimbing dan koodinator IT yang telah memberikan saya kesempatan untuk melakukan survey dan wawancara untuk mendukung skripsi ini. 11. Bpk Rahmani Rasga yang juga telah memberikan banyak masukan. 12. Bpk Harlen Situmorang yang memberikan penjelasan secara terperinci. 13. Bpk Dennis Hassanbasry yang memberikan penjelasan mengenai jaringan. 14. Bpk Triyo Basuki yang banyak memberikan masukan dan saran. 15. Ledy, teman yang bersama-sama melakukan praktek kerja lapangan ini. 16. Segenap staff dan karyawan perusahaan Star Energy yang tidak dapat disebutkan satu persatu atas sambutan hangat dan kerja samanya selama melakukan praktek kerja lapangan. viii

3 17. Ajeng atas bantuan yang tiada hentinya dari sebelum penyusunan skripsi hingga selesai perkuliahan. Dan juga kepada Andre yang sudah memberikan tempatnya selama skripsi ini. 18. Merrynda Lyanova dan Willy Suteja yang telah menjadi sahabat terbaik dan selalu membantu dalam suka maupun duka. 19. Trio Angkasa (Satya Duhita, Vicky Rasvita dan Rendy Salendu) dan additional player (thomson) atas kebahagian yang ditawarkan selama ini. 20. Semua anak PAY angkatan 2002 yang tidak bisa disebutkan satu persatu, atas semangat dan dukungannya. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa meskipun telah berusaha dengan sebaikbaiknya, skripsi ini tidak luput dari kesalahan maupun kekurangan. Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran-saran dan masukan dari pembaca utnuk mengembangkan maupun menyempurnakan karya skripsi ini. Semoga karya skripsi ini bermanfaat bagi pembaca Jakarta, 14 Januari 2007 Penulis Layla ix

4 DAFTAR ISI Abstrak Prakata Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran Halaman iv v vii ix xi BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Identifikasi Masalah Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Sistematika Penulisan 6 BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Perusahaan Sejarah Kakap Visi dan Misi Struktur Organisasi Tugas dan Tanggung jawab Proses Bisnis Teknologi Informasi Yang Telah Berjalan Pada 19 PT. Star Energy Aplikasi Teknologi Informasi yang 20 Digunakan Perusahaan Aplikasi Proyek Yang Sedang 31 Direncanakan x

5 BAB IS/IT Planning 33 LANDASAN TEORI 3.1 Teori Khusus New Information Economics Tehnik New Information Economic Tujuan New Information Economics Pedoman Mendapatkan Hasil New 53 Information Economics The Strategy to Bottom Line Value Chain Connect To Bottom Line Dampak Garis Bawah berdasar 60 pada Sebab dan Akibat Strategic Intention (Arahan 62 Strategi) Prinsip-prinsip dari dampak TI ke 63 bottom line Sasaran-sasaran untuk keputusan 65 yang jitu dan hasil yang benar Portfolio Pengertian Portfolio Portfolio dalam praktek NIE Empat Konsep Portfolio TI Empat Faktor Portfolio Lights On Tingkat Kualitas dan Layanan Pemberian Skor Pada Portfolio 77 Lights On Dua Faktor Portfolio Proyek Pemberian Skor Pada Portfolio 83 Proyek Strategi investasi 84 xi

6 3.2 Teori Umum Tekhnologi Informasi dan Sistem 85 Informasi Sistem Informasi (SI) Tekhnologi Informasi (TI) Proyek Sistem Informasi Investasi TI Manajemen Pengertian Biaya, Anggaran dan 92 Penganggaran Investasi Portfolio Perusahaan Analisis SWOT Strength (Kekuatan) Weakness (Kelemahan) Opportunity (Kesempatan) Threat (Ancaman) Cara Penentuan Faktor- 97 faktor SWOT Diagram SWOT Matrix SWOT Matrix Internal-Eksternal (IE) Lima Kekuatan Bersaing Porter Persaingan Intra Industri Ancaman Pendatang Baru Kekuatan Tawar Menawar 114 Pemasok Kekuatan Tawar Menawar 115 Pembeli AncamanProduk Pengganti 116 xii

7 3.2.3 Teori Perminyakkan Minyak Jenis- jenis minyak Pengolahan Minyak Kilang Minyak 119 BAB 4 METODOLOGI PENELITIAN 4.1 Kerangka Berpikir Jenis dan metode penelitian Teknik Pengumpulan data Teknik Analisis Data Tempat Penelitian Jadwal Penelitian 123 BAB 5 DATA ANALISIS DAN HASIL PEMBAHASAN 5.1 Kondisi Lingkungan Industri Persaingan Intra Industri Ancaman Pendatang Baru Kekuatan Tawar Menawar Pemasok Kekuatan Tawar Menawar Pembeli Ancaman Produk Pengganti Analisis Industri Evaluasi Faktor Internal Strength (Kekuatan) Weakness (Kelemahan) Hasil Evaluasi Faktor Internal Evaluasi Faktor Eksternal Opportunity (Kesempatan) Threat (Ancaman) 135 xiii

8 Hasil Evaluasi Faktor Eksternal Diagram SWOT Matrix SWOT Matriks Internal Eksternal (IE) Arahan strategi bisnis Analisis Kebutuhan / Pasokan Strategis Analisis Kebutuhan Strategis Analisis Pasokan Strategis Agenda TI Perencanaan TI Teknik Innovation Business and Technology Monitoring Innovation Visioning Business Context and Choises Actionable Innovation Tehnik Prioritization IT Strategic Intention and Scoring Cause and Effect Risk Assesment Portfolio Proyek Analisis Resiko dan Dampak Terhadap 166 Biaya 5.10 Teknik Alignment Alignment Data-Aplikasi Alignment Data-Infrastruktur Alignment Data-Services Alignment Data-Management Portfolio Aplikasi Yang Sedang Berjalan Dan 188 Proyek Sistem Aplikasi Portfolio Lights On Yang Sedang 189 xiv

9 Berjalan 5.12 Analisis Portfolio Lights On Persentase Biaya Persentase Alignment Analisis Hubungan Kualitas dengan Nilai 209 Penyelarasan Persentase Depedency Analisis Hubungan Kualitas dengan 218 Ketergantungan Perkiraan Biaya Lights-on dengan 225 perbandingan antara alignment dan quality Perkiraan Biaya Lights-on dengan 231 perbandingan antara depedency dan quality Analisis Portfolio dengan perbandingan 238 antara breadth dan dependency 5.7 Management Agenda 244 BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran 256 DAFTAR PUSTAKA 257 RIWAYAT HIDUP 258 FOTOKOPI SURAT SURVEY xv

10 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 IS / IT Planning 34 Tabel 3.1 Strategic Intention to IT Strategic Plan 39 Tabel 3.2 Aspek Budaya Inovasi 41 Tabel 3.3 Contoh Aligment Data 49 Tabel 3.4 Skala Penilaian Alignment 50 Tabel 3.5 Rantai Nilai Strategi ke Bottom Line 55 Tabel 3.6 Contoh Arahan Strategi 62 Tabel 3.7 Unsur-Unsur Layanan dan Kualitas 77 Tabel 3.8 Skor Availability 78 Tabel 3.9 Skor Responsiveness 78 Tabel 3.10 Skor Functionality 79 Tabel 3.11 Skor Accuracy 79 Tabel 3.12 Skor Breadth 80 Tabel 3.13 Skor Depedency 80 Tabel 3.14 Skor Portfolio Proyek 83 Tabel 3.15 Strategi Investasi 84 Tabel 3.16 Contoh Matriks EFE 99 Tabel 3.17 Contoh Matriks IFE 101 Tabel 3.18 Alternatif Strategi 107 Tabel 4.1 Waktu dan Kegiatan 124 Tabel 5.1 Internal Factors Analysis (IFAS) 133 Tabel 5.2 External Factors Analysis (EFAS) 137 Tabel 5.3 Arahan Strategi Dari Kombinasi Faktor Internal 143 Dan Faktor Eksternal Tabel 5.4 Arahan Strategi Perusahaan Star Energy 144 Tabel 5.5 Analisis Kebutuhan Strategis 145 Tabel 5.6 Demand / Supply Planning Fokus Pada 146 Kebutuhan User Tabel 5.7 Demand / Supply Planning Fokus Pada 147 Perluasan Jaringan Wilayah Pengoperasian di Seluruh Indonesia Tabel 5.8 Demand / Supply Planning Meningkatkan Kerja 148 Sama Dengan Partner Bisnis, Client Dan Supplier Tabel 5.9 Perencanaan TI 152 Tabel 5.10 Strategy IT Requirement 157 Tabel 5.11 Business Value Scorecard untuk Web Sphere 159 Tabel 5.12 Business Value Scorecard untuk IP 160 Tabel 5.13 Business Value Scorecard untuk Radio Link 160 Tabel 5.14 Portfolio Proyek 162 Tabel 5.15 Penilaian Resiko Web Sphere 164 Tabel 5.16 Penilaian Resiko IP (Internet Protocol) 165 xvi

11 Tabel 5.17 Penilaian Resiko Radio Link 165 Tabel 5.18 Alignment Data Aplikasi 168 Tabel 5.19 Perhitungan Total Alignment Gap 173 Tabel 5.20 Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan 173 Penelitian Tabel 5.21 Alignment Data Infrastruktur 175 Tabel 5.22 Perhitungan Total Alignment Gap Pada 178 Infrastruktur Tabel 5.23 Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan 178 Penelitian Pada Infrastruktur Tabel 5.24 Alignment Data Service 180 Tabel 5.25 Perhitungan Total Alignment Gap Pada Services 182 Tabel 5.26 Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan 183 Penelitian Pada Services Tabel 5.27 Alignment Data Management 184 Tabel 5.28 Perhitungan Total Alignment Gap Pada 187 Management Tabel 5.29 Perhitungan Bobot Arahan Strategi Berdasarkan 187 Penelitian Pada Management Tabel 5.30 Portofolio Aplikasi 189 Tabel 5.31 Portfolio Infrastruktur 195 Tabel 5.32 Portfolio Services 197 Tabel 5.33 Portfolio Manajemen 199 Tabel 5.34 Management Agenda 1 : Menentukan sasaran 244 Tabel 5.35 Management Agenda 2 : Bertanya dengan 245 pertanyaan yang tepat Tabel 5.36 Management Agenda 3 : Menghubungkan 245 dengan lapisan bawah Tabel 5.37 Management Agenda 4 : Memahami biaya dan 245 sumber daya Tabel 5.38 Management Agenda 5 : Fokus pada sesuatu 246 yang benar Tabel 5.39 Management Agenda 6 : Mengadopsi proses 246 yang efektif untuk menghasilkan tindakan Tabel 5.40 Management Agenda 7 : Menangani masalahmasalah 247 yang umum terjadi pada praktek Tabel 5.41 Management Agenda 8 : Membuat keputusan 247 yang jitu Tabel 5.42 Management Agenda 9: Perencanaan untuk 247 mendapatkan hasil yang benar Tabel 5.43 Management Agenda 10: Menjaga angka 248 kinerja Tabel 5.44 Management Agenda 11: Berhubungan dengan budaya 248 xvii

12 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Lapangan kakap 9 Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Star Enegy 13 Gambar 2.3 Proses Bisnis 18 Gambar 2.4 Total Dana Investasi 19 Gambar 2.5 Total Dana Lights On 20 Gambar 2.6 Tampilan Lotus Notes 21 Gambar 2.7 Contoh page dalam portal Web Sphere 32 Gambar 3.1 IT Improvement Zone 36 Gambar 3.2 Kemungkinan pengeluaran biaya perusahaan 37 Gambar 3.3 Lima Tehnik New Information Economics 38 Gambar 3.4 Strategic Demand/Supply Planning in the Value 40 Chain Gambar 3.5 Praktek Perencanaan Alignment / Innovation 41 Gambar 3.6 Kompenen dan Pertanyaan Perencanaan Inovasi 42 Gambar 3.7 Pemberian skor prioritas pada proyek 45 Gambar 3.8 Alignment / Assessment 46 Gambar 3.9 Strategic Alignment : Six Test 47 Gambar 3.10 Internal IT Alignment : Six Tests 48 Gambar 3.11 Dua belas tahapan dalam The Strategy to 56 Bottom Line Value Chain Gambar 3.12 Cause-and-Effect to Bottom Line 61 Gambar 3.13 Improvements in Effectiveness Produce 64 Revenue/Expense Improvement which Produces Bottom-Line Impact Gambar 3.14 Template Portfolio Dasar 69 Gambar 3.15 Portfolio dalam praktek NIE 70 Gambar 3.16 Jumlah sumber TI yang dibagi kedalam 73 portfolio Gambar 3.17 Empat Portfolio Lights-On 74 Gambar 3.18 Portfolio dari perspektif IT dan Management 75 Gambar 3.19 Empat Kategori Portfolio 75 Gambar 3.20 Portfolio Proyek 83 Gambar 3.21 Keputusan investasi didalam portfolio 85 Gambar 3.22 Diagram SWOT 102 Gambar 3.23 Mariks SWOT 105 Gambar 3.24 Matrix Internal-Eksternal (IE) 106 Gambar 3.25 Lima Kekuatan Bersaing Porter 109 Gambar 4.1 Kerangka Berpikir 120 Gambar 5.1 Lima Kekuatan Porter 126 Gambar 5.2 Diagram SWOT 138 Gambar 5.3 Matriks SWOT 140 xviii

13 Gambar 5.4 Matriks IE 141 Gambar 5.5 Analisis Resiko Dan Dampak Terhadap Biaya 166 Gambar 5.6 Total Persentase Biaya Aplikasi (US$) 201 Gambar 5.7 Total Persentase Biaya Infrastruktur 203 Gambar 5.8 Total Persentase Biaya Services 204 Gambar 5.9 Total Persentase Biaya Management 205 Gambar 5.10 Total Persentase Biaya Proyek 206 Gambar 5.11 Total Persentase Penyelarasan Strategi 208 Gambar 5.12 Total Biaya Aplikasi berdasarkan Nilai 210 Penyelarasan dan Kualitas Gambar 5.13 Total Biaya Infrastruktur berdasarkan Nilai 211 Penyelarasan dan Kualitas Gambar 5.14 Total Biaya Services berdasarkan Nilai 213 Penyelarasan dan Kualitas Gambar 5.15 Total Biaya Management berdasarkan Nilai 214 Penyelarasan dan Kualitas Gambar 5.16 Total Biaya Lights On berdasarkan Nilai 215 Penyelarasan dan Kualitas Gambar 5.17 Total Persentase Ketergantungan 217 Gambar 5.18 Total Biaya Aplikasi berdasarkan 220 Ketergantungan dan Kualitas Gambar 5.19 Total Biaya Infrastruktur berdasarkan 221 Ketergantungan dan Kualitas Gambar 5.20 Total Biaya Services berdasarkan 222 Ketergantungan dan Kualitas Gambar 5.21 Total Biaya Management berdasarkan 223 Ketergantungan dan Kualitas Gambar 5.22 Total Biaya Lights On berdasarkan 224 Ketergantungan dan Kualitas Gambar 5.23 Perkiraan Portfolio Aplikasi berdasarkan 226 Alignment dan Quality Gambar 5.24 Perkiraan Portfolio Infrastruktur berdasarkan 228 Alignment dan Quality Gambar 5.25 Perkiraan Portfolio Services berdasarkan 229 Alignment dan Quality Gambar 5.26 Perkiraan Portfolio Management berdasarkan 230 Alignment dan Quality Gambar 5.27 Perkiraan Portfolio Aplikasi berdasarkan 232 Depedency dan Quality Gambar 5.28 Perkiraan Portfolio Infrastruktur berdasarkan 234 Depedency dan Quality Gambar 5.29 Perkiraan Portfolio Services berdasarkan 235 Depedency dan Quality Gambar 5.30 Perkiraan Portfolio Management berdasarkan Depedency dan Quality 237 xix

14 Gambar 5.31 Analisis Portfolio Aplikasi 239 Gambar 5.32 Analisis Portfolio Infrastruktur 241 Gambar 5.33 Analisis Portfolio Services 242 Gambar 5.34 Analisis Portfolio Management 243 xx

15 DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1 Wawancara L. 1 Lampiran 2 Identifikasi Faktor Internal dan Eksternal L. 5 Lampiran 3 Menghitung Bobot Internal ( Strenght and L. 6 Weakness) Lampiran 4 Menghitung Bobot Eksternal ( Oportunity and L. 8 Threath ) Lampiran 5 Menentukan Normalisasi IFAS L.10 Lampiran 6 Menentukan Normalisasi EFAS L.11 Lampiran 7 IFAS & EFAS L.12 Lampiran 8 Kuesioner application L.13 Lampiran 9 Kuesioner infrastructure L.16 Lampiran 10 Kuesioner management L.19 Lampiran 11 Kuesioner services L.22 Lampiran 12 Jawaban Kuesioner L.25 xxi