BAB 2 LANDASAN TEORI. manusia, tempat, barang dan kejadian).

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori-teori Umum Data Menurut O'Brien (2005, p35) data adalah fakta atau observasi mentah, yang biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis. Lebih rincinya, data adalah pengukuran objektif dari atribut (karakteristik) dan entitas (seperti manusia, tempat, barang dan kejadian). Menurut Turban et al. (2008, p41) data merupakan deskripsi mendasar dari suatu hal, kejadian, kegiatan dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan dan disimpan tetapi tidak diolah untuk menyampaikan sesuatu yang memiliki arti. Berdasarkan teori-teori tersebut, pengertian data dapat disimpulkan, yaitu deskripsi fakta mengenai suatu fenomena atau kejadian, dan hasil pengukuran objektif dari atribut dan entitas Informasi Menurut O'Brien (2005, p38) informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi end user tertentu. Menurut McLeod (2007, p12), informasi adalah suatu data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Berdasarkan teori-teori tersebut, pengertian informasi dapat disimpulkan, yaitu data yang telah diproses dan memiliki arti yang berguna bagi end user tertentu. 7

2 Sistem Menurut McLeod (2001, p9), sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan menurut O Brien (2005, p29), sistem adalah sekelompok elemen yang berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Berdasarkan teori-teori tersebut, pengertian sistem dapat disimpulkan, yaitu sekelompok elemen berhubungan yang terintegrasi dan memiliki tujuan yang sama Elemen-elemen Sistem Menurut McLeod (2007, p10) tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen-elemen yang sama, tetapi seuatu susunan dasar yang diperlihatkan pada gambar 2.1 Gambar 2.1 Elemen-Elemen Sistem Sumber : (McLeod, 2007, p9)

3 9 Sumber daya mengalir dari elemen input melalui proses transformasi diubah menjadi sumber daya output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk menyakinkan bahwa sistem memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu feedback loop yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian membandingkan sinyal-sinyal umpan balik dengan tujuan dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem operasi memang perlu diubah Sistem Informasi Menurut O'Brien (2005, p6) sistem informasi adalah gabungan dari sumber daya manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut pendapat Hall (2006, p07) sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, dikelola menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai. Menurut Whitten et al (2004, p12), sistem informasi adalah rangkaian dari orang, data, proses, presentasi informasi dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mendukung serta mengimprovisasi operasi sehari-hari pada bisnis dan juga mendukung penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan manajemen dan pengguna.

4 10 Berdasarkan teori-teori tersebut, pengertian sistem informasi dapat disimpulkan, yaitu gabungan dari orang, data, proses, serta TI yang mengumpulkan data kemudian dikelola jadi informasi yang berguna ERP Menurut Brady et al. (2001, p53), ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis seperti pemasaran, produksi, pembelian, dan akuntansi dalam suatu kesatuan yang terintegrasi. ERP menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang digunakan sistem informasi perusahaan dan menyediakan manajemen reporting tools. Sedangkan menurut O Brien (2005, p699), ERP adalah software lintas fungsi terpadu yang merekayasa ulang proses manufaktur, distribusi, keuangan, sumber daya manusia dan proses bisnis dasar lainnya dari suatu perusahaan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan dan profitabilitasnya. Berdasarkan teori-teori tersebut, pengertian ERP dapat disimpulkan, yaitu sebuah sistem yang membantu proses bisnis seperti pemasaran, produksi, pembelian dan akuntasi dalam suatu kesatuan yang terintegrasi dan digunakan untuk memperbaiki efisiensi, kelincahan dan profitabilitas perusahaan Teknologi Informasi Teknologi Informasi menurut Thompson dan Cats-Baril (2003,p3), merupakan perangkat keras dan piranti lunak yang dikemas sebagai alat untuk menangkap, menyimpan, memproses dan menghasilkan informasi digital.

5 11 Sedangkan menurut Turban et al (2004, p36) istilah teknologi informasi secara luas merupakan sekumpulan dari berbagai sumber informasi, pengguna dan manajemen yang menggunakannya dalam suatu perusahaan, termasuk infrastruktur teknologi informasi dan seluruh sistem informasi lainnya dalam sebuah organisasi. Berdasarkan teori-teori tersebut, pengertian teknologi informasi dapat disimpulkan, yaitu sekumpulan infrastruktur teknologi informasi dan sistem informasi dalam sebuah organisasi yang berguna untuk menangkap, menyimpan, memproses dan menghasilkan informasi Investasi Teknologi Informasi Menurut Fitzpatrick dan Edmund W (2005, p28), investasi teknologi informasi merupakan total biaya dari daur hidup (life cycle) keseluruhan proyek atau bagian proyek yang melibatkan teknologi informasi, termasuk biaya operasional setelah proyek berlangsung (Post Project Operating Cost) dari sistem yang diimplementasikan. Investasi akan hilang eksistensinya saat investasi itu diganti atau dieliminasi dengan alasan apapun. Secara umum, investasi TI bermanfaat untuk menekan biaya-biaya operasi perusahaan, meningkatkan produktifitas dan menyelesaikan masalah bisnis yang spesifik.

6 Teknik Pengumpulan Data Interview (Wawancara) Menurut Sugiyono (2008, p194), wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang ingin diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to face) maupun dengan menggunakan telepon. Wawancara terdiri dari: a. Wawancara terstruktur Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bagi peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. b. Wawancara tidak terstruktur Wawancara tidak terstruktur adalah wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis garis besar permasalahan yang akan ditanyakan.

7 Kuesioner (angket) Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya. Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu apa yang bisa diharapkan dari responden. Selain itu, kuesioner juga cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar di wilayah yang luas. Kuesioner dapat berupa pertanyaan/pernyataan tertutup atau terbuka, dapat diberikan kepada responden secara langsung atau dikirim melalui pos, atau internet (Sugiyono,2008, p199) Kuesioner mempunyai 4 tujuan, antara lain : Untuk memperoleh informasi akurat dari responden. Dimana informasi yang akurat diperoleh dengan mengajukan pertanyaan yang tepat kepada orang yang tepat pula. Kuesioner memberikan struktur dalam wawancara sehingga wawancara dapat berjalan lancar dan sesuai urutan. Hal yang penting dalam survey adalah bahwa semua responden diberikan pertanyaan yang sama, tanpa struktur ini akan terjadi kekacauan dan tidak mungkin membangun gambaran keseluruhan. Memberikan format standar pencatatan fakta, komentar, dan sikap. Catatan wawancara sangat diperlukan, kalau tidak ada catatan pokok persoalan dapat terlupakan atau melenceng. Memudahkan pengolahan data. Semua jawaban disimpan di suatu

8 14 tempat sehingga tim pengolahan data dapat menemukannya secara mudah Observasi Menurut Sugiyono (2008, p203) observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner secara berkomunikasi dengan orang maka observasi tidak terbatas pada orang tetapi juga objek objek alam yang lain. Tekniik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar. Dari proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi bisa dibedakan menjadi: Observasi partisipan Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian Observasi non-partisipan Dalam observasi non-partisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengamat independen. Dari segi instrumen yang digunakan, observasi bisa dibedakan menjadi: Observasi terstruktur Observasi yang telah dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, dan dimana tempatnya. Jadi observasi terstruktur dilakukan apabila peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan diamati.

9 15 Observasi tidak terstruktur Observasi tidak terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara pasti tentang apa yang akan diamati 2.2 Teori-teori Khusus New Information Economics Pengertian New Information Economics Menurut Benson et al. (2004, pp.99) New Information Economics merupakan sekumpulan praktek yang terkoordinasi berdasarkan prinsip dan aktivitas terintegrasi yang secara efektif menghubungkan bisnis dengan proses manajemen teknologi informasi dan mampu menghubungkan strategi bisnis perusahaan dengan aktivitas dan inisiatif teknologi informasi. Gagasan dasar dari New Information Economics adalah sebuah perusahaan seharusnya melakukan investasi pada TI yang secara langsung mendukung strategi bisnis dan operasi yang efektif dan memang sudah seharusnyalah tidak akan melakukan investasi apabila bukan untuk melakukan hal tersebut. Benson et al. menjelaskan pola pikir yang sehat dalam mengelola TI, yaitu : a. Hasil yang benar (Right Result) : adalah mengawasi dan mengendalikan biaya TI yang timbul dan pada saat yang bersamaan sekaligus meningkatkan dampak pada proses bisnis lapisan bawah.

10 16 b. Keputusan yang tepat (Right Decision) : mengarahkan tindakan manajemen yang diperlukan untuk memproduksi hasil yang benar. Keputusan yang tepat akan : Menciptakan iklim investasi yang lebih baik atau menciptakan proyek pengembangan yang lebih baik. Memilih investasi dan proyek yang tepat di antara pilihan yang ada. Membatalkan proyek TI yang saat ini berjalan karena kinerjanya buruk. Meningkatkan kinerja sumber saya TI yang tersisa. Implementasi dan mentindaklanjuti investasi terpilih dan peningkatan kerja. Gambar 2.2 Zona Perbaikan TI Sumber : (Benson, 2004, p2)

11 17 Menurut Benson etl al. (2004, p5), cara pengelolaan keseluruhan biaya TI yaitu jumlah dari lights-on dan project budget. Jadi dalam usaha mencapai tujuan baik pengurangan biaya maupun meningkatkan dampak pada proses bisnis tingkat bawah(bottom-line), didapat beberapa skenario : a. Biaya rendah pada lights-on dan dampak pada proses bisnis tingkat bawah berkurang, yaitu perusahaan semata-mata fokus pada penekanan biaya tanpa perlu memperhatikan dampak tertentu yang dapat ditimbulkan. Contoh : outsourcing. b. Meningginya lights-on budget tetapi tanpa perubahan dampak pada proses bisnis tingkat bawah, dimana manajer bersumsi bahwa lights-on budget akan terus naik seiring dengan bertambahnya proyek aplikasi yang akan jadi. Contoh: perusahaan yang menggunakan anggaran tradisional dan kasus bisnis serta metode prioritas. c. Meningginya lights-on budget dan dampak pada proses bisnis tingkat bawah juga tinggi. Hal ini sangat umum dimana situasi bisnis sedang membaik atau bisnis sedang bertumbuh dengan pesat. Target utama New Information Economics adalah biaya TI haruslah mampu dikurangi sekaligus meningkatkan dampak pada proses bisnis di tingkat bawah (bottom-line). Ada empat kemungkinan yang dapat terjadi sebagai berikut :

12 18 Sasarannya adalah mengurangi biaya, yaitu dengan menggunakan kerangka kerja dan 5 praktek manajemen. a. Sasarannya adalah biaya yang stabil (A stable cost objective), dimana perusahaan dapat melanjutkan, mengembangkan penggunaan TI bersamasama bisnis sambil mengendalikan biaya TI. b. Sasarannya titik ideal (Sweet-spot), yaitu mencapai kombinasi pengurangan biaya dalam memperbaiki dampak pada lapisan bawah (bottom-line). TI dapat mengurangi biaya dan juga meningkatkan kinerjanya dengan dampak pada bottom-line. c. Sasarannya pengurangan biaya (A Reduced cost objective), dengan mengaplikasikan kerangka kerja dan praktek manajemen, perusahaan dapat mengurangi biaya TI dan mempertahankan kontribusi yang dibuat TI bagi bottom-line perusahaan. Kinerja TI tetap seperti sebelumnya, namun berkurang. d. Sasarannya pertumbuhan yang pesat ( Higher Growth) Diterapkan untuk perusahaan yang mengalami perubahan atau pertumbuhan yang cepat. Dalam kasus ini, biaya TI yang tinggi meskipun sudah dikontrol tetap harus diperhatikan, karena akan berpengaruh besar pada bottom-line. Akan lebih baik apabila biaya TI yang tinggi dapat dikurangi dan pada saat yang sama juga meningkatkan dampak bottom-line bagi perusahaan.

13 19 Gambar 2.3 Beberapa Pola Kemungkinan Hasil Akhir Sumber : (Benson, 2004, p4)

14 Praktek New Information Economics Menurut Benson et al. (2004, p9), lima praktek manajemen dasar yang akan menjadi basis untuk menghubungkan strategi dengan hasil : a. Praktek NIE : Strategic Demand / Supply Planning Menterjemahkan strategi bisnis dalam terminologi tertentu sehingga memberikan arahan yang jelas bagi TI pada kapasitas apa perusahaan menghendakinya. Arahan strategi manajemen menciptakan penggerak untuk TI dan kebutuhan strategi TI menciptakan kebutuhan (demand) strategi bisnis untuk TI, dimana perencanaan strategi TI harus mengantarkan solusi teknologi sebagai pasokan (supply). Hasilnya adalah agenda strategi penggunaan TI dalam bisnis yang dapat diubah ke dalam perencanaan dan tindakan TI. b. Praktek NIE : Innovation Perubahan pada strategi bisnis melalui kemampuan yang ada pada TI. TI biasanya merespon pada kebutuhan bisnis dan tak jarang arah perubahan bisnis bergantung pada apa yang mungkin dapat dibuat oleh TI. Praktek ini secara eksplisit menggerakkan manajemen bisnis untuk membuka kesempatan bisnis yang dimungkinkan oleh TI dan juga menyediakan cara merubah kesempatan tersebut menjadi sttrategi bisnis dan perencanaan taktis. Hasilnya adalah kumpulan kesempatan bisnis yang kompetitif dan lebih kuat. c. Praktek NIE : Prioritization Melalui dampak bisnis dari usulan TI, membuat prioritas pada proyek tersebut dan menyetujui sumber daya ke proyek yang memiliki nilai tertinggi.

15 21 Praktek ini menunjukkan pada manajer bahwa proyek TI yang mana yang paling kuat mendukung arahan strategis dan mengurutkannya berdasarkan dampak bisnis di masa depan. Sebagai hasilnya, uang dihabiskan di tempat yang tepat, untuk alasan yang tepat dan secara bersama manajer TI dan bisnis menyetujui keputusan tersebut. e. Praktek NIE : Alignment Menilai dampak bisnis dari aktivitas TI yang ada. Teknik ini akan Mejelaskan manajer TI dan bisnis bersama-sama memutuskan proyek TI mana saja yang akan memperoleh sumber daya perusahaan. Hasilnya adalah pendekatan yang lebih beralasan untuk menghabiskan uang pada aktivitas yang ada, daripada untuk pengembangan sistem baru. f. Praktek NIE : Performance Measurement Mengukur kinerja TI dalam pengertian seberapa besar hal tersebut terkait dengan bisnis. Praktek ini memungkinkan TI untuk menentukan apa yang harus diukur, bagaimana mengelola TI berdasarkan ukuran tersebut dan bagaimana mengkomunikasikan kinerja tersebut kepada manajer bisnis dengan cara yang dapat mereka mengerti. Hasilnya meningkatkan kinerja TI dan meningkatkan komunikasi dengan manajemen bisnis.

16 22 Gambar 2.4 Praktek New Information Economics Sumber : (Benson, 2004, p9) Praktek-praktek yang telah disebut di atas harus didukung oleh dampak TI, portfolio dan manajemen budaya perusahaan, yaitu : a. IT Impact Pengelolahan IT Impact berhubungan dengan salah satu bagian pengelolahan budaya perusahaan dan menawarkan kerangka kerja untuk menegaskan hal apa saja yang penting bagi perusahaan. b. Portfolio Management Pengelolahan portfolio memungkinkan untuk mempertimbangkan pengeluaran keseluruhan TI, menyediakan kerangka kerja holistik untuk membuat prioritas dan keputusan pengelolahan manajemen. c. Culture Management

17 23 Pengelolahan culture management memungkinkan perusahaan untuk berhubungan dengan budaya yang ada di perusahaan dengan tujuan menghilangkan hambatan pada proses perubahan manajemen Tujuan New Information Economics Menurut Benson et al (2004, p68) tujuan NIE secara keseluruhan antara lain: Menyediakan kemampuan melihat pengeluaran TI secara keseluruhan. Membuat kerangka kerja bagi perencanaan melalui penganggaran (mendukung rangkaian nilai strategi ke bottom-line) Praktek NIE Demand/Supply Planning dan Innovation bertujuan untuk: Menghubungkan sumber daya yang ada dan yang dibutuhkan dengan arahan strategi yang ada dalam perusahaan. Membuat pondasi untuk mengakses portfolio yang ada dan mendefinisikan portfolio strategi yang akan datang. Menetapkan istilah-istilah yang konsisten antara bisnis dan teknologi informasi. Menjelaskan kearah mana sumber daya teknologi informasi akan dipergunakan dan menghubungkanya dengan anggaran dan proses perencanaan perusahaan. Menyediakan kerangka kerja untuk mendefinisikan kebutuhan teknologi informasi, termasuk pembaharuan dan pertumbuhan. Menetapkan hubungan dengan pengukuran kinerja.

18 24 Teknik NIE Prioritization bertujuan untuk: Menetapkan dasar strategi untuk alokasi Menyediakan perspektif untuk kebutuhan informasi yang akan datang. Menyediakan dasar untuk melakukan penaksira resiko dan manfaat proyek. Teknik NIE Alignment bertujuan untuk: Menetapkan dasar-dasar untuk melakukan layanan, kualitas, keandalan dan penaksiran resiko. Menetapkan informasi beberapa tahun ke depan untuk penyelarasan. Menghubungkan 100% pengeluaran teknologi informasi pada strategi bisnis teknologi informasi. Teknik NIE Performance Measurement bertujuan untuk: Menyediakan kerangka kerja untuk melakukan pengukuran kinerja dari 100% pengeluaran teknologi informasi. Menghubungkan pengukuran kinerja dengan perencanaan strategi. Menghubungkan kinerja bisnis yang dipengaruhi oleh portfolio Pedoman Mendapatkan Hasil New Information Economics Menurut Benson et al. (2004, p.19), untuk mendapatkan hasil New Information Economics manajemen harus menjawab pertanyaaan dibawah ini sebagai pedoman. a) Pertanyaan yang memberikan hasil (Affordable Questions)

19 25 Apa yang dapat kita peroleh dari investasi Teknologi Informasi? Apakah dapat kita kurangi biaya Teknologi Informasi yang tidak perlu? Apakah kita dapat merancang ulang biaya untuk mendukung kebutuhan proyek? b) Pertanyaan yang berdampak (Impact Questions) Apakah investasi Teknologi Informasi suda tepat sasaran? Apakah strategi bisnis perusahaan dapat mengendalikan tindakan Teknologi Informasi dan menghasilkan dampak bottom-line? Apakah kita memperoleh dampak bottom-line dari pengoperasian Teknologi Informasi? Apakah ada keseimbangan antara investasi pada tingkat strategi dengan tingkat operasional Teknologi Informasi? Strategic Intention (Arahan Strategi) Menurut Benson et al. (2004, p.37), strategic intention merupakan suatu rencana dan strategi pihak manajemen untuk meningkatkan efektivitas strategi maupun operasional. Dari suatu strategic intention, pihak tim manajemen tingkat atas dapat mengalokasi sumber daya yang cukup sesuai dengan pandangan dan komitmen mereka terhadap strategi yang telah mereka buat The Strategy to Bottom Line Value Chain Menurut Benson et al (2004, p5) untuk mengontrol biaya IT dan meningkatkan dampak yang lebih besar terhadap seluruh staf, dibutuhkan proses perencanaan yang efektif, alokasi sumber daya yang tepat, budget, proyek dan

20 26 operational plan yang tepat, yang semuanya bisa bekerja sama secara konsisten. Seperti terlihat dalam gambar dibawah ini. Gambar 2.5 Strategy-to-Bottom-Line Value Chain Sumber : (Benson, 2004, p6) Menurut Benson et al (2004, p.92) The Strategy to Bottom Line Value Chain adalah suatu rangkaian dari proses manajemen yang terhubung dan dijabarkan dalam proyek dan anggaran operasional serta pengukuran kinerja untuk memantau tindakan dan dampak bottom-line. Penjelasan terhadap elemenelemen tersebut yaitu: a. Arahan Strategi Bisnis. Strategi dan perencanaan manajemen untuk meningkatkan efektivitas strategi dan operasional. Setiap arahan strategi perusahaan disertai dengan tujuan, ukuran dan bobot. Arahan strategi bisnis digunakan oleh lima praktek NIE yang isinya adalah misi perusahaan ditambah dengan arahan strategi. b. Analisis Portfolio. Kumpulan sumber daya yang digunakan untuk praktek NIE sebagai alat untuk perencanaan dan pengambilan keputusan sumber daya dan investasi TI. Portfolio aplikasi, infrastruktur, layanan dan manajemen digunakan untuk

21 27 menganalisa penyelarasan, layanan, kualitas dan intensitas penggunaan. Perkiraan portfolio digunakan untuk perencanaan dan pengembangan strategi kebutuhan TI melalui proyek. Ada 4 konsep portfolio dalam TI : 1. Portfolio manajemen yang dipakai meliputi seluruh kumpulan sumber daya TI. 2. Sumber daya TI dibagi menjadi investasi baru dan operasional. 3. Semua sumber daya lights-on TI diklasifikasikan sebagai berikut : aplikasi, infrastruktur dan manajemen 4. Investasi baru juga diklasifikasi ke dalam portfolio strategic, factory, mandated dan future strategic. c. Agenda Strategi TI. Agenda sebagai hasil dari strategi perencanaan TI. Agenda strategi TI mendefinisikan harapan bisnis terhadap TI yang sesuai dengan tujuan strategi bisnis. Isinya Strategic Intention manajemen bisnis untuk penggunaan TI, tujuan strategi untuk penggunaan TI dan inisiatif strategi TI untuk mencapai Strategic Intention bisnis perusahaan. d. Perencanaan Strategi TI. Perencanaan ini adalah hasil dari perencanaan strategi TI. Perencanaan ini digunakan sebagai kerangka strategi anggaran TI yang sedang berjalan dan proyek yang berhubungan dengan teknologi yang dibutuhkan untuk mendukung proyek bisnis. Isinya Strategic Intention organisasi TI untuk mendukung TI memenuhi kebutuhan bisnis yang didefinisikan diatas.

22 28 e. Kebutuhan Strategi TI. Merupakan pernyataan prioritas dari program dan inisiatif yang selama perencanaan strategi akan memenuhi kebutuhan agenda strategi TI dan strategi intention bisnis. Ini adalah Portfolio inisiatif strategi, dalam jangkauan 3 sampai 5 tahun, untuk mencapai kebutuhan bisnis yang didefinisikan diatas, diprioritaskan berdasarkan Strategic Intention bisnis. f. Proyek. Proyek spesifik didefinisikan sebagai respon bagi program dan inisiatif yang didefinisikan dalam kebutuhan strategi proyek adalah kandidat untuk praktek prioritasasi dan dicantumkan dalam perencanaan proyek tahunan atau anggaran. Isinya realitis proyek yang dapat dilakukan. g. Perencanaan Proyek Tahunan. Perencanaan ini adalah kumpulan proyek tahunan yang diharapkan untuk diambil pada tahun fiskal berjalan. Isinya adalah Portfolio dari proyek yang dijadwalkan dengan sumber daya yang diterapkan, diprioritaskan berdasarkan Strategic Intention. h. Perencanaan Bisnis Tahunan. Perencanaan ini adalah kumpulan taktik dan perencanaan operasional tahunan untuk unit bisnis. Ini adalah dasar untuk membuat perencanaan proyek tahunan dan mendefinisikan hal-hal yang unit bisnis akan perlukan dari TI.

23 29 i. Perencanaan TI Perencanaan ini merupakan kumpulan perencanaan taktik dan operasional untuk organisasi TI. Perencanaan ini juga merupakan dasar untuk membuat anggaran TI yang sedang berjalan untuk mendukung unit bisnis. Isinya terdokumentasi menurut praktek perusahaan. j. Anggaran Proyek. Anggaran proyek adalah kumpulan anggaran invesatasi untuk proyek tahun ini. Anggaran proyek berdasarkan kemampuan yang dapat diberikan untuk unit bisnis. Isinya terdokumentasi berdasarkan praktek perusahaan. k. Anggaran TI Berjalan. Anggaran TI berjalan adalah tahunan dari aktivitas yang berjalan. Menjelaskan semua layanan dan dukungan yang tidak secara khusus ada di anggaran proyek. Bersama-sama dengan anggara proyek maka 100% pengeluaran TI ditetapkan. l. Metrik Pengukuran Kinerja. Metrik atau ukuran untuk TI dan penggunaan bisnis pada TI.

24 30 Gambar 2.6 Strategi Menuju Lapisan Bawah Rantai Nilai (Benson, 2004, p12) Deskripsi hasil dari kedua belas elemen tersebut, seperti terlihat pada gambar dibawah ini :

25 31 Tabel 2.1 Deskripsi 12 elemen value chain (Benson et al, 2004, p96) Portfolio Pengertian Portfolio Menurut Benson et al (2004, p.47) Portfolio adalah kumpulan dari semua sumber daya yang ada, yang merupakan alat ampuh untuk melakukan perencanaan dan pengambilan keputusan untuk berinvestasi di bidang Teknologi Informasi. Portfolio digunakan untuk mendapatkan dan mengelola informasi tentang yaitu Aplikasi, Infrastruktur, Service dan Manajemen. Portfolio digunakan untuk menggambarkan keseluruhan sumber daya IT. Sumber daya IT itu sendiri dibagi menjadi dua, yaitu investasi baru dan lightson. Yang dimaksud dengan investasi baru adalah proyek, termasuk modal dan budget biaya untuk membiayai kebutuhan software/hardware baru. Sedangkan

26 32 biaya lights-on adalah biaya yang sedang berjalan karena penggunaan aplikasi, infrastruktur, jasa, dan aktivitas manajemen yang ada. Gambar 2.7 Pembagian sumber daya IT Sumber : (Benson, 2004, p57) a. Portfolio Lights-on Portfolio untuk biaya lights-on dibagi menjadi empat, yaitu aplikasi, infrastruktur, jasa, dan manajemen. Aplikasi yang dimaksud disini adalah aplikasi yang digunakan untuk menunjang bisnis perusahaan. Infrastruktur adalah semua infrastruktur yang dibutuhkan untuk menunjang aplikasi dan jasa. Sedangkan jasa adalah hal-hal yang berhubungan dengan pelayanan

27 33 terhadap penggunaan aplikasi, misalnya helpdesk, reparasi, instalasi, dan konsultasi. Manajemen merupakan aktivitas-aktivitas seperti planning, training, budgeting, dan HR. Dengan mengkategorikan sumber daya IT lights-on, akan memudahkan manajemen untuk memahami dan menganalisa pengeluaran IT saat ini dan investasi IT dimasa mendatang. Keempat biaya lights-on tersebut digambarkan seperti dibawah ini. Gambar 2.8 Portfolio Lights-on Sumber : (Benson, 2004, p59)

28 34 b. Portfolio Investasi Baru Portfolio untuk biaya investasi baru, terdiri dari porfolio strategic, factory, mandated dan future strategic. Tujuan dari mengkategorikan investasi baru adalah untuk mengklasifikasi investasi IT dalam manajemen, sehingga memudahkan manajemen untuk memahami investasi itu sendiri dan memungkinkan manajemen untuk menyeimbangkan investasi yang dibuat. Keempat kategori investasi baru ditunjukkan dalam gambar dibawah ini. Gambar 2.9 Portfolio Investasi Baru Sumber : (Benson, 2004, p60) Untuk lebih jelasnya, keempat kategori tersebut dideskripsikan dalam tabel dibawah ini.

29 35 Tabel 2.2 Deskripsi empat kategori portfolio New Information Economics (Benson, 2004, p61) Kategori Portfolio NIE Strategic Factory Future Strategic Mandated Deskripsi Nilai Resiko Investasi yang secara langsung Pendapatan Tinggi mempengaruhi kinerja kompetitif perusahaan. Misalnya revenue generation revenue generation yang baru, reengineering proses dasar, pengelolaan penghalang terhadap masuknya pesaing baru. Investasi yang memungkinkan perusahaan tetap beroperasi. Misalnya pada back office. Investasi yang mempengaruhi kinerja perusahaan dimasa mendatang. Misalnya bisnis baru, produk/jasa baru, dll. Market Share Inovasi Fleksibilitas Mengurangi biaya Rendah Mengurangi waktu Meningkatkan produktivitas Sama seperti Strategic Tinggi Tidak ada, atau sama Rendah seperti Factory Portfolio dalam Praktek New Information Economics Pada praktek New Information Economics terdapat pembagian seperti yang terlihat pada gambar 2.7.

30 36 Gambar 2.10 Portfolio dalam Praktek New Information Economics Sumber : (Benson et al, 2004, p53) Em pat Konsep Portfolio Teknologi Informasi Menurut Benson et al (2004, p.56-62), portfolio TI memiliki 4 konsep dasar, yaitu : a) Konsep 1 Portfolio manajemen diaplikasikan ke seluruh sumber daya TI. b) Konsep 2 Sumber daya TI dibagi menjadi investasi baru dan pengeluaran TI yang sudah ada (lights-on). c) Konsep 3 Semua sumber daya lights-on TI diklasifikasikan sebagai berikut : aplikasi, infrastruktur dan manajemen. d) Konsep 4

31 37 Investasi baru juga diklasifikasi ke dalam portfolio strategic, factory, mandated dan future strategic Empat Faktor Portfolio Lights-On Menurut Benson et al (2004, p.160), portfolio Teknologi Informasi yang sedang berjalan (lights-on) memiliki 4 faktor antara lain : a. Tingkat Layanan : Ketersediaan dan Kecepatan merespon. b. Kualitas : Fungsionalitas dan Keakuratan. c. Teknologi : Arsitektur, Dukungan vendor dan stabilitas, Dukungan teknis, dan ketersediaan dukungan pasar atau industri. d. Intensitas Pengguna : Ketergantungan dan Jangkauan pengguna Service and Quality Menurut Benson et al. (2004, p.42) Yang dimaksud kualitas disini adalah yang pertama bagaimana fungsionalitas aplikasi memenuhi kebutuhan khusus dari pengguna. Yang kedua adalah tingkat dimana fungsionalitas sesuai dengan yang dijanjikan. Dan yang ketiga adalah seberapa akurat aplikasi dan data. Yang dimaksud dengan level service adalah yang pertama tingkat dimana aplikasi, infrastruktur atau jasa tersedia pada saat dibutuhkan. Yang kedua adalah kecepatan respon dari aplikasi, infrastruktur atau jasa. Tabel 2.3 Service Level Ketersediaan (Notes 14 Benson, p44) Score Meaning 5 Excellent. Sangat jarang menimbulkan suatu masalah.

32 38 4 Good. Jarang menghadirkan suatu masalah tetapi memiliki sedikit pengaruh pada aliran kerja atau proses bisnis perusahaan 3 OK. Terkadang bermasalah, dan terkadang memiliki suatu pengaruh pada aliran kerja atau proses bisnis perusahaan. 2 Poor. Sering bermasalah dan memiliki dampak yang negatif pada aliran kerja atau proses bisnis perusahaan. 1 Unacceptable. Selalu bermasalah dan sangat menganggu aliran kerja atau proses bisnis perusahaan. Tabel 2.4 Service Level Kecepatan Respon (Notes 14 Benson, p44) Score Meaning 5 Excellent. Sangat jarang menimbulkan suatu masalah. 4 Good. Jarang menghadirkan suatu masalah tetapi memiliki sedikit pengaruh pada aliran kerja atau proses bisnis perusahaan 3 OK. Terkadang bermasalah, dan terkadang memiliki suatu pengaruh pada aliran kerja atau proses bisnis perusahaan. 2 Poor. Sering bermasalah dan memiliki dampak yang negatif pada aliran kerja atau proses bisnis perusahaan. 1 Unacceptable. Selalu bermasalah dan sangat menganggu aliran kerja atau proses bisnis perusahaan. Tabel 2.5 Quality Fungsionalitas (Notes 14 Benson, p45) Score Meaning 5 Excellent. Sangat jarang menimbulkan suatu masalah. 4 Good. Jarang menghadirkan suatu masalah tetapi memiliki sedikit pengaruh pada aliran kerja atau proses bisnis perusahaan 3 OK. Terkadang bermasalah, dan terkadang memiliki suatu pengaruh pada aliran kerja atau proses bisnis perusahaan. 2 Poor. Sering bermasalah dan memiliki dampak yang negatif pada aliran kerja atau proses bisnis perusahaan. 1 Unacceptable. Selalu bermasalah dan sangat menganggu aliran kerja atau proses bisnis perusahaan. Tabel 2.6 Quality Keakuratan (Notes 14 Benson, p45) Score Meaning 5 Excellent. Sangat jarang menimbulkan suatu masalah. 4 Good. Jarang menghadirkan suatu masalah tetapi memiliki sedikit pengaruh pada aliran kerja atau proses bisnis perusahaan 3 OK. Terkadang bermasalah, dan terkadang memiliki suatu pengaruh pada

33 39 aliran kerja atau proses bisnis perusahaan. 2 Poor. Sering bermasalah dan memiliki dampak yang negatif pada aliran kerja atau proses bisnis perusahaan. 1 Unacceptable. Selalu bermasalah dan sangat menganggu aliran kerja atau proses bisnis perusahaan Dependency dan Breadth Ada 2 bentuk dari intensitas penggunaan antara lain: 1. Tingkat ketergantungan, merupakan tingkat ketergantungan organisasi terhadap aplikasi, infrastruktur, maupun service. 2. Jangkauan penggunaan yaitu jangkauan dari penggunaan aplikasi, infrastruktur, maupun service dalam organisasi. Tabel 2.7 Dependency - Ketergantungan (Notes Benson et al., p50-51) Score Meaning 5 Critical Aplikasi berdampak kritikal terhadap organisasi, proses bisnis penting atau karyawan. Tanpa penggunaan aplikasi, organisasi tidak dapat menjalankan misinya, atau proses bisnis tidak dapat beroperasi, atau karyawan tidak dapat melakukan pekerjaannya. 4 Important Aplikasi penting untuk perusahaan, proses bisnis penting, atau karyawan. Tanpa penggunaan aplikasi, organisasi tetap dapat menjalankan misinya, atau proses bisnis tetap dapat beroperasi, atau karyawan tetap dapat melakukan pekerjaannya, tetapi dengan peningkatan biaya atau pengurangan efektivitas yang signifikan. 3 Useful Aplikasi penting untuk perusahaan, proses bisnis penting, atau karyawan. Terkadang tanpa penggunaan aplikasi, organisasi tetap dapat menjalankan misinya, atau proses bisnis tetap dapat beroperasi, atau karyawan tetap dapat melakukan pekerjaannya, tetapi dengan peningkatan biaya atau pengurangan efektivitas. 2 Minor Use Aplikasi kadang-kadang berguna bagi perusahaan, proses bisnis penting, atau karyawan. Terkadang tanpa penggunaan aplikasi, organisasi tetap dapat menjalankan misinya, atau proses bisnis tetap dapat beroperasi, atau karyawan tetap dapat melakukan pekerjaannya, tetapi dengan peningkatan biaya atau pengurangan efektivitas yang minor.

34 40 1 Seldom Aplikasi digunakan kadang-kadang, tetapi perusahaan proses bisnis penting, atau karyawan tidak bergantung pada aplikasi. 0 Never Aplikasi tidak digunakan. Tabel 2.8 Breadth - Jangkauan (Notes Benson et al., p50-51) Score Meaning 5 Widely used Aplikasi digunakan seluruh organisasi. 4 Used by many Aplikasi digunakan di banyak bagian organisasi. 3 One departement Aplikasi digunakan oleh satu departemen atau bagian fungsional. 2 Several individuals Aplikasi digunakan oleh beberapa individu. 1 One or few Aplikasi digunakan oleh satu atau sebagian kecil individu. 0 Bot used Aplikasi tidak digunakan Praktek Innovation Menurut Benson et al (2004, p ), Teknologi Informasi telah dan masih menjadi alat pendukung utama atas berjalannya perusahaan. Innovation pada New Information Economics terdiri dari empat komponen, yaitu : a. Business and technology monitoring (pemantauan bisnis dan teknologi). b. Innovation visioning (visi inovasi). c. Business Context and Choices (konteks dan pilihan bisnis). d. Actionable Innovation (inovasi yang dapat ditindak lanjut) Praktek Alignment Berdasarkan dari keterangan yang terdapat pada situs Wiley ( skor portfolio assessments memiliki skala (0-5). Menurut Benson et al (2004, p ), praktek prioritization memungkinkan manajemen untuk menyetujui sumber daya untuk inititives Teknologi Informasi

35 41 yang diusulkan berdasarkan pada dampak bottom-line dan hubungannya terhadap strategic intention, maka praktek Alignment melakukan hal yang sama untuk aplikasi TI dan infrastruktur yang telah ada. 2.3 Portfolio Assessments for Intensity of Use and Service Level/Quality Table dibawah ini menggambarkan aplikasi, dengan biaya tahunan dan penilaiannya. Alignment merupakan hubungan dari tiap aplikasi dengan stategic intention. Intensity of Use menjelaskan mengenai seberapa luas aplikasi digunakan dalam perusahaan dan seberapa penting aplikasi tersebut bagi penggunanya. Service Level and Quality menggambarkan ketersediaan, keakuratan, fungsionalitas dan kecepatan respon. Biaya dibagi menjadi biaya operasional, seperti data center dan infrastruktur, serta biaya pemeliharaan/support, yaitu untuk orang yang menjaga aplikasi tetap berjalan.

36 42 Tabel 2.9 Portfolio Assessments for Intensity of Use and Service Level/Quality (Benson, 2004, p138)

37 43 BAB 2 - LANDASAN TEORI Teori-teori Umum Data Informasi Sistem Elemen-elemen Sistem Sistem Informasi ERP Teknologi Informasi Investasi Teknologi Informasi Teknik Pengumpulan Data Interview (Wawancara) Kuesioner (angket) Observasi Teori-teori Khusus New Information Economics Pengertian New Information Economics Praktek New Information Economics Tujuan New Information Economics Pedoman Mendapatkan Hasil New Information Economics Strategic Intention (Arahan Strategi) The Strategy to Bottom Line Value Chain Portfolio Pengertian Portfolio Portfolio dalam Praktek New Information Economics Empat Konsep Portfolio Teknologi Informasi Empat Faktor Portfolio Lights-On Service and Quality Praktek Innovation Praktek Alignment Portfolio Assessments for Intensity of Use and Service Level/Quality...41 Gambar 2.1 Elemen-Elemen Sistem...8 Gambar 2.2 Zona Perbaikan TI...16 Gambar 2.3 Beberapa Pola Kemungkinan Hasil Akhir...19 Gambar 2.4 Praktek New Information Economics...22 Gambar 2.5 Strategy-to-Bottom-Line Value Chain (Benson, 2004, p6)...26 Gambar 2.6 Strategi Menuju Lapisan Bawah Rantai Nilai...30 Gambar 2.7 Pembagian sumber daya IT (Benson, 2004, p57)...32 Gambar 2.8 Portfolio Lights-on(Benson, 2004, p59)...33 Gambar 2.9 Portfolio Investasi Baru (Benson, 2004, p60)...34 Gambar 2.10 Portfolio dalam Praktek New Information Economics...36

38 44 Tabel 2.1 Deskripsi 12 elemen value chain (Benson et al, 2004, p96)...31 Tabel 2.2 Deskripsi empat kategori portfolio New Information Economics (Benson, 2004, p61) 35 Tabel 2.3 Service Level Ketersediaan (Notes 14 Benson, p44)...37 Tabel 2.4 Service Level Kecepatan Respon (Notes 14 Benson, p44)...38 Tabel 2.5 Quality Fungsionalitas (Notes 14 Benson, p45)...38 Tabel 2.6 Quality Keakuratan (Notes 14 Benson, p45)...38 Tabel 2.7 Dependency - Ketergantungan (Notes Benson et al., p50-51)...39 Tabel 2.8 Breadth - Jangkauan (Notes Benson et al., p50-51)...40 Tabel 2.9 Portfolio Assessments for Intensity of Use and Service Level/Quality (Benson, 2004, p138)...42