UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi dan Ekonomi Manajemen Program Studi Sistem Informasi dan Ekonomi Manajemen Skripsi Sarjana Komputer dan Sarjana Ekonomi Semester Ganjil tahun 2006/2007 ANALISIS TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN METODE NEW INFORMATION ECONOMICS (STUDI KASUS : SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. XYZ) Abstrak Farina Mutia Kelas: 09 PAY PT. XYZ adalah perusahaan produsen mobil mewah, yang memiliki pabrik perakitan dan kantor pusat di desa Wanaherang, Gunung Putri, Bogor. PT.XYZ memiliki beberapa sistem aplikasi, infrastruktur, layanan, dan manajemen yang sedang berjalan serta proyek yang akan dikembangkan untuk meningkatkan proses bisnisnya.dan maka dari itu pihak Eksekutif dan Manajemen dari PT.XYZ ingin mengetahui tingkat kepentingan dan keefektifitasan masing-masing aplikasi tersebut dengan kebutuhan perusahaan serta ingin mengetahui apakah inestasi yang telah dikeluarkan sebanding dengan besarnya dampak dan manfaatnya pada perusahaan dan mengusulkan untuk menganalisa sistem aplikasi yang berjalan dan rencana proyek TI dengan metode New Information Economics, menggunakan 4 praktek yaitu Strategic Demand/ Supply Planning, Innoation, Prioritization dan Alignment dan dan dengan enam tahapan metode New Information Economics yaitu Bussines Strategic Intentions, Assesed Portfolio, Strategic Agenda, Strategic IT Plan, Strategic IT Requirements dan Project. Hasil penelitian yang diperoleh yaitu berupa informasi mengenai strategi inestasi penerapan sistem ERP dengan aplikasi SAP 4.6C dan rencana proyek kedepan sehingga dapat mengetahui modul aplikasi dan TI mana yang lebih penting untuk dikembangkan dan modul aplkasi dan TI yang sebaiknya diabaikan agar perusahaan dapat mengalokasikan inestasi kepada proyek TI yang sehingga dapat mendukung produktifitas dan kinerja PT.XYZ. Kata Kunci : New Information Economics, Portfolio, Project dan Sistem aplikasi yang sedang berjalan.

2 PRAKATA Puji dan syukur kepada Allah SWT atas segala rahmat yang diberikan oleh-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini berjudul Analisis Teknologi Informasi dengan Metoda New Information Economics (Studi Kasus : Sistem dan Teknologi Informasi Pada PT. XYZ) yang penulis susun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar kesarjanaan Strata- 1 di Uniersitas Bina Nusantara, Jakarta. Dengan segala kerendahan hati penulis, penulis sangat menghargai segala saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk penyempurnaan skripsi ini. Penulis telah berusaha sebaik mungkin dalam menyelesaikan laporan skripsi ini. Pada kesempatan ini perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan skripsi ini. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1. Keluarga penulis (Orang Tua tercinta, Kakak dan Kakak Ipar tersayang) yang secara terus-menerus memberikan semangat, dukungan finansial, dan harapan dalam segala hal selama penulisan skripsi ini. 2. Bapak Fendy S.Kom, MM. selaku dosen pembimbing yang dengan kesabarannya, saran dan kritiknya untuk terus membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 3. Ibu Enggal Sriwardiningsih SE, Msi. selaku dosen pembimbing yang dengan kesabarannya, saran dan kritiknya untuk terus membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

3 4. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku Rektor Uniersitas Bina Nusantara. 5. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Uniersitas Bina Nusantara. 6. Bapak Idris Gautama SE, S.Kom, MM, MBA selaku Ketua Jurusan Manajemen Uniersitas Bina Nusantara. 7. Dosen-dosen Uniersitas Bina Nusantara yang pernah mengajar penulis. 8. Bapak Arie Wardhana selaku Manajer IT, yang telah memberikan bimbingan, saran dan kritik, data, informasi dan petunjuk mengenai skripsi ini. 9. Ibu Harliati selaku Manajer HRD, yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian pada perusahaan ini. 10. Sahabat dan orang tersayang yang telah banyak memberikan semangat dan bantuan kepada penulis selama penulisan skripsi ini. 11. Teman-teman kelas 09PAY, yang selalu membantu dan memberikan dukungan, serta memberikan banyak masukkan yang berharga bagi skripsi ini. 12. Dan semua pihak yang telah membantu, membimbing dan mendoakan penulis sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan benar. Jakarta, 15 Januari 2007 Penulis

4 DAFTAR ISI Halaman Judul Luar... i Halaman Judul Dalam... ii Halaman Persetujuan... iii Abstrak... Prakata... i Daftar Isi... iii Daftar Tabel... xiii Daftar Gambar... xi Daftar Lampiran... xiii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Ruang Lingkup Tujuan dan Manfaat Sistematika Penulisan... 3 BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah PT.XYZ Visi dan Misi Struktur Organisasi Proses Bisnis Jaringan Informasi dan Spesifikasi Hardware/Software Analisis SWOT Faktor Kekuatan Internal PT.XYZ Faktor Kelemahan Internal PT.XYZ Faktor Peluang Eksternal PT.XYZ Faktor Ancaman Eksternal PT.XYZ Matriks IFAS Matriks EFAS Pencocokan Data PT.XYZ... 24

5 2.6.8 Hasil Matriks Internal Eksternal Hasil Diagram SWOT Hasil Matrik SWOT Hasil Penelitian Analisa 5 Daya Porter Strategic Intentions BAB 3 LANDASAN TEORI 3.1 Sistem Informasi Teknologi Informasi Proyek Teknologi Informasi New Information Economics Mendefinisikan Tujuan Disconnects Critical Success Factors The New Information Economics Practices Practices Support Business Value Maturity Model The Strategy-to-Bottom-Line Value Chain Menanyakan Pertanyaan yang Tepat Affordability Questions: The Starting Point for the Right Actions Impact Questions: The Roadmap for the Right Actions Menghubungkan dengan Bottom-Line Bottom-Line Impact Based on Cause and Effect Cause and Effect Based on Management s Intention Principles of IT s Bottom-Line Impact Memahami Biaya dan Sumber Daya.. 62

6 Menaksir Portfolio Menaksir Portfolio Teknologi Informasi untuk Meningkatkan Dampak pada Bottom Line Portfolio Manajemen Teknologi Informasi dalam Prioritas Portfolios dalam Praktek NIE Implementasi Portfolio Informasi dalam Praktek NIE Empat Konsep Portfolio Teknologi Informasi Integrasi Portfolio Manajemen dalam Praktek NIE Penjumlahan Portfolios dan Portfolio Manajemen dalam Teknologi Informasi Fokus terhadap Tujuan yang Tepat Tujuan dan Prinsip-prinsip untuk Right 84 Decision/Right Results Tujuan dan Prinsip-prinsip yang Diaplikasikan pada Strategy-to-Bottom-Line Value Chain dan NIE Practices BAB 4 METODOLOGI PENELITIAN 4.1 Kerangka Pemikiran Jenis dan Metode Penelitian Teknik Pengumpulan Data Teknik Analisis Data... 95

7 4.5 Tempat Penelitian BAB 5 HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1 Perencanaan Strategi Permintaan/Pemasok Strategic Agenda dalam Penggunaan Teknologi Informasi Perencanaan Strategi Teknologi Informasi Strategic Requirement Information Technology Plan Inoasi Business and Technology Monitoring Inoasi Visioning Business Context on Choice Actionable Inoasi Prioritas Project Project Plan Project Budget Portfolio Project Information Technology Portfolio Strategi Portfolio Operasional Strategi Inestasi Portfolio Proyek Teknologi Informasi Penyelarasan Budget Teknologi Informasi yang Berjalan Portfolio Teknologi Informasi yang Berjalan Portfolio Aplikasi Portfolio Infrastruktur Portfolio Layanan

8 Portfolio Manajemen Analisa Portfolio Teknologi Informasi yang Berjalan 147 BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN 6.1 Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN... L1 FOTOKOPI SURAT SURVEY

9 DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Spesifikasi Hardware dan Software Tabel 2.2 Kekuatan Internal Tabel 2.3 Kelemahan Internal Tabel 2.4 Peluang Eksternal Tabel 2.5 Ancaman Eksternal Tabel 2.6 Normalisasi Bobot Faktor Internal Tabel 2.7 Normalisasi Bobot Faktor Eksternal Tabel 2.8 Hasil Matrik Internal Eksternal Tabel 2.9 Total Bobot * Rating Strength Tabel 2.10 Total Bobot * Rating Weakness Tabel 2.11 Total Bobot * Rating Opportunities Tabel 2.12 Total Bobot * Rating Threats Tabel 2.13 Strategic Intentions PT.XYZ 35 Tabel 5.1 Strategic Agenda Penggunaan Teknologi Informasi 99 Tabel 5.2 Strategic Intentions (Fokus Terhadap Proses Produksi) to IT Strategic Plan Tabel 5.3 Strategic Intentions (Peningkatan Efektifitas Kinerja dalam Proses Bisnis) to IT Strategic Plan. 101 Tabel 5.4 Strategic Intentions (Meningkatakan Mutu Produk dan Fokus terhadap Mutu Produk) to IT Strategic Plan Tabel 5.5 Strategic Intentions (Penekanan Biaya Logistik) to IT Strategi Plan Tabel 5.6 Strategic Requirement IT Plan Tabel 5.7 Skenario Inoasi Tabel 5.8 Project Plan e procurement Tabel 5.9 Project Plan SAP Tabel 5.10 Project Budget e procurement (Inestasi Awal) Tabel 5.11 Project Budget SAP 5.0 (Total Biaya)

10 Tabel 5.12 Portfolio Proyek Teknologi Informasi Tabel 5.13 Business Value Scorecard Proyek e procurement Tabel 5.14 Business Value Scorecard SAP Tabel 5.15 Prioritas dengan Kaitan Nilai dan Resiko Tabel 5.16 Prioritas dengan Kaitan Nilai dan Probabilitas Kesuksesan Tabel 5.17 Portfolio Inestasi Pengembangan Tabel 5.18 Hubungan Ketergantungan dan Keluasan terhadap Biaya Tabel 5.19 Portfolio Dasar Teknologi Informasi yang Berjalan Tabel 5.20 Portfolio Aplikasi Tabel 5.21 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Finance/Controlling Tabel 5.22 Biaya Operasional Aplikasi Finance/Controlling Tabel 5.23 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Material Management Tabel 5.24 Biaya Operasional Aplikasi Material Management Tabel 5.25 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Sales and Distribution Tabel 5.26 Biaya Operasional Aplikasi Sales and Distribution Tabel 5.27 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Human Resource Tabel 5.28 Biaya Operasional Aplikasi Human Resource Tabel 5.29 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Quality Management Tabel 5.30 Biaya Operasional Aplikasi Quality Management Tabel 5.31 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Production Planning Tabel 5.32 Biaya Operasional Aplikasi Production Planning Tabel 5.33 Portfolio Infrastruktur Tabel 5.34 Bussiness Value Scorecard Infrastruktur Serer SAP Tabel 5.35 Biaya Operasional Infrastruktur Serer SAP Tabel 5.36 Bussiness Value Scorecard Infrastruktur Network Cisco Tabel 5.37 Biaya Operasional Infrastruktur Network Cisco Tabel 5.38 Portfolio Layanan Tabel 5.39 Bussiness Value Scorecard Layanan Application Support Tabel 5.40 Biaya Operasional Layanan Application Support Tabel 5.41 Portfolio Manajemen

11 Tabel 5.42 Bussiness Value Scorecard Manajemen Training Tabel 5.43 Biaya Operasional Manajemen Training Tabel 5.44 Bussiness Value Scorecard Manajemen Knowledge Management Tabel 5.45 Biaya Operasional Layanan Manajemen Knowledge Management Tabel 5.46 Nilai Presentase Ketergantungan Tabel 5.47 Hubungan Ketergantungan dengan Kualitas terhadap Biaya Tabel 5.48 Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan Tabel 5.49 Nilai Presentase Penyelarasan Tabel 5.50 Hubungan Penyelarasan dengan Kualitas terhadap Biaya Tabel 5.51 Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan

12 DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT.XYZ... 8 Gambar 2.2 Business Process PT.XYZ. 12 Gambar 2.3 Jaringan Informasi PT.XYZ Gambar 2.4 Hasil Diagram SWOT Gambar 2.5 Hasil Matrik SWOT Gambar 2.6 Analisa Porter Gambar 3.1 Our Goal Is The IT Improement Zone Gambar 3.2 New Information Economics Practices Gambar 3.3 Perencanaan Strategi Permintaan/Pemasok dan Inoasi dalam Value Chain Gambar 3.4 Prioritas dalam Value Chain Gambar 3.5 IT IM Maturity Stages and Critical Process Gambar 3.6 Strategy -to-bottom-line Value Chain Gambar 3.7 The Impact Question Gambar 3.8 Cause and Effect to The Bottom-Line Gambar 3.9 Basic Portfolio Template Gambar 3.10 Contoh Portfolio Aplikasi Gambar 3.11 Portfolio Manajemen Sementara dalam Information Economics Pembagian dalam Pengembangan Aplikasi Gambar 3.12 Portfolios dalam Praktek NIE Gambar 3.13 Pembagian Total Sumber Daya Teknologi Informasi dalam Portfolio Gambar 3.14 Empat Portfolio yang Berjalan Gambar 3.15 Pembagian Inestasi Aplikasi Baru dalam Empat Portfolio Untuk Keseimbangan dan Pengambilan Keputusan Gambar 3.16 Empat Kategori Portfolio Gambar 3.17 Contoh Keseimbangan dalam Portfolio Teknologi Informasi Gambar 3.18 Portfolios Digunakan dalam Praktek NIE... 80

13 Gambar 3.19 Analisa Portfolio untuk Pengambilan Keputusan Gambar 3.20 Portfolio Inestasi Pengembangan Gambar 3.21 Portfolio Proyek Untuk Pengambilan Keputusan Gambar 3.22 Hasil dari Tujuan Gambar 3.23 Hasil dari Tujuan Gambar 3.24 Hasil dari Tujuan Gambar 3.25 Hasil dari Tujuan Gambar 3.26 Hasil dari Tujuan Gambar 3.27 Kaitan Tujuan pada Prinsip Prinsip Praktek Gambar 4.1 Kerangka Pemikiran Gambar 5.1 Presentase Biaya Proyek Gambar 5.2 Hubungan Resiko dan Dampak Terhadap Biaya Proyek Gambar 5.3 Hubungan Probabilitas dan Dampak terhadap Biaya Proyek Gambar 5.4 Presentase Budget Teknologi Inf ormasi yang Sedang Berjalan Gambar 5.5 Presentase Ketergantungan Gambar 5.6 Hubungan Ketergantungan dan Kualitas terhadap Biaya Gambar 5.7 Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan Gambar 5.8 Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan Gambar 5.9 Strategi Inestasi untuk Portfolio Gambar 5.10 Presentase Penyelarasan Strategi Gambar 5.11 Hubungan Penyelarasan dengan Kualitas Terhadap Biaya Gambar 5.12a Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan Gambar 5.12b Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan Gambar 5.12c Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan Gambar 5.13 Strategi Inestasi Portfolio

14 DAFTAR LAMPIRAN Kuisioner Portfolio Perhitungan Bobot Portfolio Perhitungan Resiko.. Probabilitas Kesuksesan L1 L2 L7 L12 Wawancara Management Agenda Tabel Normalisasi IFAS dan EFAS.. L21 L14