BAB 4 ANALISIS SISTEM INFORMASI DAN RENCANA STRATEGI PERUSAHAAN. server yang berada di Jerman melalui akses internet broadband biasa yang

Transkripsi

1 BAB 4 ANALISIS SISTEM INFORMASI DAN RENCANA STRATEGI PERUSAHAAN Kerangka Berfikir. Dalam penjelasan gambar dibawah diterangkan bahwa sebelum adanya proyek MPLS, masing-masing dari setiap cabang melakukan akses terhadap server yang berada di Jerman melalui akses internet broadband biasa yang berakibat akses dan konektifitas yang didapat tidak dapat maksimal. Setelah proyek MPLS dijalankan akses mereka terhadap server aplikasi yang berada di Jerman semakin cepat karena ada penambahan routing dan bandwith yang tersedia karena teknologi MPLS merupakan teknologi yang berbasiskan Virtual Private Network. Selain itu ditambahkan fungsi lainnya terhadap klien yaitu hadirnya fasilitas intranet dimana server yang berada di Head Office yang berada di bungur dapat terakses melalui IP Private yang melalui jalur internet. Selain itu penambahan kamera yang berbasiskan IP address sehingga dapat diakses oleh para manager agar dapat mengawasi pekerjaan karyawan. 42

2 Gambar 4.1 Transformasi Network Structure 43

3 4.2 Analisa Arahan Strategi Arahan strategi akan diterangkan dalam bentuk Visi dan Misi perusahaan, yaitu sebagai berikut : Visi Amadeus Indonesia menjadi penyedia jasa terdepan dalam solusi IT sesuai kebutuhan industri perjalanan dan turis di Indonesia. Misi Amadeus Indonesia adalah kami ada untuk menyediakan dan dengan semangat memberikan solusi terbaik agar pelanggan mencapai kesuksesan mereka Proses Bisnis PT. Amadeus Indonesia Proses Install baru. Pada tahap ini seluruh departemen yang ada dan dikhususkan pada sales akan mencari dan memprospek pengguna yang ingin memakai sistem Amadeus, dan mulai mengumpulkan data mengenai pengguna tersebut dan kemudian diberikan kepada bagian sales. Oleh bagian sales, pengguna yang mempunyai potensi baik akan dimasukkan ke dalam software PC-CMS dengan level prospect. Setelah itu akan dijadwalkan untuk site survey kepada bagian technical. Bersamaan dengan site survey maka akan diminta pembuatan CID kepada bagian Customer Support(CS). Berikutnya akan diberikan informasi kepada bagian training untuk kebutuhan pelatihan. Setelah bagian training menerima permintaan dari bagian sales, maka akan dikirimkan undangan untuk training pada pengguna tersebut. 44

4 Setelah pengguna selesai dilatih, maka departemen training akan memberitahukan pada bagian technical. Pada departemen CS, setelah dibuat CID mereka memberitahukan kepada departemen technical untuk permintaan instalasi pada lokasi pengguna. Technical akan melaksanakan site survey. Site survey akan ditindak-lanjuti dengan mempersiapkan apa saja yang dibutuhkan untuk implementasi. Setelah CID selesai dalam waktu 3 hari proses pembuatan costumer support akan memberitahukan kepada departemen technical bahwa pengguna tersebut telah siap untuk dipasang, bersamaan dengan itu maka bagian sales akan menutup permintaan untuk site survey. Setelah sales menutup site survey, CID telah tersedia dan pengguna mendapat training, technical akan melakukan instalasi dan implementasi yang dibutuhkan untuk pengguna dapat mengakses selling platform dan dapat memesan tiket menggunakan selling platform. Kemudian setelah selesai menginstall dan implementasi kepada pengguna bagian technical akan memasukkan data ke dalam PC-CMS untuk diambil oleh bagian sales dan CS. Bagian sales akan mengubah status pengguna dari prospect menjadi costumer dan menutup permintaan untuk install. Pada saat yang sama bagian cs akan menerima permintaan dari technical untuk melakukan cutover. Kegiatan cutover diatas dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana hasil dari implementasi pada pengguna dan membantu pengguna paska training sampai pengguna dapat mandiri dalam menjalan selling platform. 45

5 Gambar 4.2 SOP New Installation 46

6 Gambar 4.3 SOP New Installation (Lanjutan) 47

7 4.2.3 Proses Additional Installation Pada bagian ini akan dijelaskan penambahan jumlah CID atau terminal pengguna pada agen yang sama. Kemudian pengguna akan melaporkan permintaan CID kepada bagian sales. Bagian sales membuat permintaan tambahan pada PC-CMS. Kemudian direspon oleh bagian CS yang akan dilanjuti dengan pembuatan CID tambahan. Setelah CID selesai dibuat, maka bagian technical akan mempersiapkan kebutuhan implementasi, membuat jadwal instalasi, melakukan instalasi dan menambah inventory pada PC-CMS. Setelah itu akan diinformasikan kebagian sales yang akan ditindak-lanjuti oleh bagian sales dengan penutupan permintaan. 48

8 Gambar 4.4 SOP Additional Installation 49

9 4.2.4 Proses De-Installation Pada bagian ini akan dijelaskan proses pencabutan atau penarikan. Proses ini dimulai dengan adanya permintaan dari bagian sales yang akan dilimpahkan ke bagian accounting untuk memeriksa apakah ada penundaan pembayaran. Setelah itu dilanjutkan ke bagian CS untuk dilakukan penghapusan CID dan tindakan pengambilan perangkat keras dan mengurangi persediaan barang pada PC-CMS yang dilakukan oleh bagian technical, jika pengguna melakukan peminjaman perangkat keras kepada Amadeus Indonesia. Setelah tugas diselesaikan oleh bagian CS, kemudian dikembalikan kepada sales yang dilanjuti oleh tindakan penutupan permintaan. 50

10 Gambar 4.5 SOP De-Installation 51

11 4.2.5 Jaringan Informasi dan Spesifikasi Perangkat Keras/Perangkat Lunak Tabel 4.1 Spesifikasi Perangkat Keras HARDWARE SPESIFIKASI JUMLAH HARGA CPU 50 Rp PC LCD Rp LCD Rp Router RouterBoard Mikrotik SS 5 Rp SOFTWARE SPESIFIKASI JUMLAH HARGA Operating System Windows XP Pro SP2 50 Rp KONEKSI LOKASI BANDWIDTH BIAYA PASANG BIAYA TAHUNAN Amadeus Mega Plaza 256 Kbps Rp Rp Avia Bungur 384 Kbps Rp Rp Avia Melawai 128 Kbps Rp Rp Avia Cibubur 128 Kbps Rp Rp MPLS Avia Mall Kelapa 128 Kbps Rp Rp Gading Avia Mall Pondok 128 Kpbs Rp Rp Indah Internet Amadeus Mega Plaza 1024 Kbps Rp Rp Avia Bungur 512 Kbps Rp Rp Mall Kelapa Gading - Rp Cibubur Rp Rp Pondok Indah Mall Rp Rp Plaza Indonesia Rp Rp LAIN-LAIN LOKASI BIAYA TAHUNAN Mall Kelapa Gading Rp Atap Mall Pondok Indah Rp

12 4.2.6 Analisa SWOT A. Kekuatan (Srength) Amadeus merupakan satu-satunya penyedia jasa Global Distribution System (GDS) berbasis web. Amadeus memiliki jumlah perusahaan penerbangan lebih dari 775 maskapai dengan jumlah transaksi perhari sebanyak Amadeus mempunyai agen-agen lebih dari yang tersebar di banyak lokasi dengan kecepatan respon sistem kurang 0,3 detik dan uptime 99.9%. B. Kelemahan (Weakness) Lebih fokus terhadap penerbangan internasional dibandingkan dengan penerbangan domestik. Koneksi internet Indonesia yang lambat menyebabkan layanan Amadeus Selling Platform menjadi tidak maksimal. Amadeus Indonesia adalah pemain baru dalam pasar lokal Indonesia sehingga sulit untuk mengubah loyalitas dari pelanggan yang sudah terlanjur menggunakan jasa kompetitor sebelum amadeus hadir di Indonesia C. Peluang (Opportunities) Semakin tingginya mobilitas masyarakat indonesia yang didorong oleh perekonomian global sehingga transportasi yang menghubungkan antar negara sangat diperlukan untuk mendukung kepentingan bisnis. Letak geografis daerah-daerah di Indonesia yang dipisahkan oleh lautan menberikan peluang bagi bisnis penerbangan. 53

13 D. Ancaman (Threat) Kompetitor yaitu penyedia sistem GDS yang lain (Abacus dan Galileo). Sistem yang didirikan secara mandiri oleh masing-masing perusahaan penerbangan seperti sistem reservasi on-line yang dibuat untuk memesan kursi di perusahaan penerbangan tersebut Strategic Intentions Adapun beberapa Strategic Intentions yang diterapkan PT. Amadeus Indonesia adalah : 1. Pencapaian target tahunan untuk pemesanan tiket oleh amadeus oleh klien. 2. Melengkapi sistem back office internal seperti pembelian sistem accounting yang baru. 3. Bekerjasama dengan perusahaan penerbangan untuk menentukan fare expert yaitu harga yang ada di sistem amadeus adalah harga net fare dari penerbangan tersebut. 4. Perbaikan produk atau upgrade Amadeus Selling Platform. Tabel 4.2 Strategic Intention PT. Amadeus Strategic Intention Name Strategic Intention Goals Strategic Intention Metric Total Weig ht Mencapai target pemesanan tiket tahunan. Mendapatkan keuntungan. Penjualan pemesanan tiket melalui amadeus setiap bulan. 30 Mengembangkan back office system. Mempercepat dan mempermudah kinerja operasional. Waktu proses data menjadi informasi lebih cepat dan mudah

14 Hubungan dengan perusahaan penerbangan. Perbaikan dan upgrade produk. Mendapatkan informasi net price / fare dari perusahaan penerbangan tersebut. Memaksimalkan penyediaan layanan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Harga net fare tahunan perusahaan penerbangan tersedia dalam Amadeus Selling Platform. Kustomisasi produk dan penambahan fitur-fitur sesuai dengan kebutuhan pengguna Demand -Supply Planning Berdasarkan arahan strategi yang sudah dibuat, maka dibuatlah Demand-Supply Planning yang merupakan turunan dari arahan strategi yang sudah ada, sehingga dapat dilihat dengan jelas Demand (kebutuhan) apa saja yang diminta unit bisnis dari unit TI sehingga unit TI dapat merealisasikannya dalam bentuk Supply (pasokan). Tabel 4.3 Demand / Supply Planning mencapai target pemesanan tiket tahunan. Demand Supply Arahan strategi Tujuan strategi Inisiatif strategi Konteks strategi bisnis Mencapai target pemesanan tiket tahunan. Mendapatkan keuntungan. Penjualan pemesanan tiket melalui Amadeus setiap bulan. Perencanaan strategi untuk penggunaan TI. Aplikasi harus berjalan dengan cepat. Kontrol untuk pengeluaran biaya biaya dan pendapatan di dalam perusahaan. Mengetahui jumlah pemesanan tiket yang telah terjual dari agen. Perencanaan strategi untuk pemasok TI Hardware dan jaringan harus yang mendukung spesifikasi minimal. Sistem yang dapat memprediksi arus kas antara pemasukan dan pengeluaran. Sistem yang dapat memberikan informasi mengenai hasil pemesanan tiket yang terjual. 55

15 Tabel 4.4 Demand / Supply Planning mengembangkan back office system. Demand Supply Arahan strategi Tujuan strategi Inisiatif strategi Konteks strategi bisnis Mengembangkan back office system. Mempercepat dan mempermudah kinerja operasional. Waktu proses data menjadi informasi lebih cepat. Perencanaan strategi untuk penggunaan TI. Data yang semakin banyak dan kompleksitas informasi yang dibutuhkan tidak sesuai dengan sistem yang sedang berjalan. Struktur kerja dan alur kerja yang efisien dan efektif. Proses data yang lebih cepat dan sistem yang dapat berjalan dengan baik dalam spesifikasi yang minimum. Perencanaan strategi untuk pemasok TI Pembelian sistem baru yang menunjang kebutuhan informasi perusahaan dan staf. Analisa proses bisnis yang telah ada secara terus menerus dan restrukturisasi bila diperlukan. Spesifikasi hardware yang mendukung kinerja sistem Tabel 4.5 Demand / Supply Planning hubungan baik dengan perusahaan penerbangan. Demand Supply Arahan strategi Konteks strategi bisnis Hubungan dengan perusahaan penerbangan. Perencanaan strategi untuk penggunaan TI. Kesamaan data untuk harga dan jadwal penerbangan yang sama dengan perusahaan penerbangan. Koneksi ataupun akses untuk mengirimkan informasi dari perusahaan penerbangan ke Amadeus. Perencanaan strategi untuk pemasok TI Database yang terpadu antara perusahaan penerbangan dengan Amadeus. Tujuan strategi Mendapatkan informasi net price / fare dari perusahaan penerbangan tersebut. Data mining yang memungkinkan mengolah data dari perusahaan penerbangan agar bisa ditampilkan ke dalam sistem Amadeus. Penyediaan koneksi yang memadai untuk pengiriman informasi. Inisiatif Harga net fare Real time prosesing Jaringan network yang 56

16 strategi tahunan perusahaan penerbangan tersedia dalam Amadeus Selling Platform. antara database perusahaan penerbangan dengan database amadeus. memungkinkan terjadinya real time processing misalnya dengan internet Tabel 4.6 Demand / Supply Planning perbaikan dan upgrade produk. Demand Supply Arahan strategi Tujuan strategi Inisiatif strategi Konteks strategi bisnis Perbaikan dan upgrade produk. Memaksimalkan penyediaan layanan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. kustomisasi produk dan penambahan fitur-fitur sesuai dengan kebutuhan pengguna. Perencanaan strategi untuk penggunaan TI. Menyediakan fitur fitur tambahan pada produk Analisa kebutuhan kebutuhan pengembangan produk baru yang dibutuhkan pengguna Pencarian program berdasarkan fungsinya yang cocok untuk ditambahkan kedalam sistem. Perencanaan strategi untuk pemasok TI Pengembangan program yang dapat digabungkan dalam Amadeus Selling Platform Perancangan dan pembuatan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna Modifikasi atau analisa kebutuhan pengguna menjadi suatu program Portfolios Portofolio terbagi dua yaitu portofolio aplikasi yang sedang berjalan dan portfolio proyek yang ada Portfolio aplikasi yang sedang berjalan. Portfolio teknologi informasi yang berjalan adalah Amadeus Selling Platform (Vista). 57

17 Tabel 4.7 Business Value Scorecard Amadeus Selling Platform Mencapai target Pemesanan tiket tahunan. Mengembangkan back office sistem. Hubungan baik dengan perusahaan penerbangan. Perbaikan dan upgrade produk. Training Dept Helpdesk Total Rata-rata Score Skor portfolio Amadeus Selling Platform Skor Portfolio Aplikasi Amadeus Selling Platform o Kualitas terbagi atas : 1. Fungsionalitas = 4 2. Keakuratan = 4 Skor kualitas adalah dibagi 2 sama dengan = 4 o Tingkat layanan terbagi atas : 1. Ketersediaan = 3 2. Kecepatan merespon = 2 Skor layanan adalah dibagi 2 sama dengan = 2.5 o Tugas teknis terbagi atas : 58

18 1. Kesesuaian arsitektur = 4 2. Dukungan teknis = 5 3. Dukungan vendor dan kestabilan = 5 4. Ketersediaan dukungan dan layanan dalam pasar atau industri = 5 Skor tugas teknis adalah dibagi 4 sama dengan = 4,75 o Intensitas penggunaan terbagi atas : 1. Ketergantungan pada aplikasi = 2 2. Penggunaan aplikasi = 2 Skor intensitas penggunaan adalah dibagi 2 sama dengan = 2 o Penyelarasan Strategi : Total Skor = : 100 = Business Value Scorecard diatas diisi oleh pengguna yang akan menggunakan langsung Lights-On tersebut. Tabel 4.8 Biaya investasi Amadeus Selling Platform No. Keterangan Biaya 1. CPU Rp LCD 15 Rp LCD 17 Rp Windows XP pro SP2 Rp Total Rp Tabel 4.9 Portfolio Dasar Teknologi yang sedang Berjalan 59

19 Basis Informasi Tingkat Layanan dan Kualitas Nilai Aplikasi Biaya Operasional per tahun (Ribuan) Fungsionalitas Keakuratan Ketersedian Kecepatan Respon Tugas Teknis Penyelarasan Strategi Amadeus Selling Platform Tabel 4.10 Portfolio Dasar Teknologi Informasi yang Berjalan Portfolio Aplikasi Aplikasi Unit Bisnis yang menggunakan Biaya (Ribuan) Nilai Penyelarasan Tingkat layanan Kualitas Intesintas Penggunaan Amadeus Selling Platform Agen Sedang Portfolio proyek. Proyek yang dalam tahap pengembangan, yaitu proyek Multi Protocol Label Switching (MPLS) 60

20 Tabel 4.11 Business Value Scorecard MPLS Mencapai target Pemesanan tiket tahunan. Mengembangkan back office sistem. Hubungan baik dengan perusahaan penerbangan. Perbaikan dan upgrade produk. Product Dept IT Dept Total 7 Rata-rata Score Menggambarkan portfolio proyek dengan menganalisa dampak dan nilai resiko. Skor portfolio MPLS a. Dampak pada tujuan strategi perusahaan : 145 b. Nilai resiko terdiri atas : o Resiko proyek atau organisasi = 9 o Ketidakpastian pendefinisian = 5 o Ketidakpastian teknis = 1 o Resiko infrastruktur Sistem Informasi = 9 o Resiko teknis TI = 5 o Resiko investasi = 5 o Resiko manajemen proyek = 9 61

21 Jumlah nilai resiko = 43 c. Biaya investasi = Rp Tabel 4.12 Biaya investasi MPLS No. Keterangan Biaya 1. Biaya pasang MPLS Rp Biaya tahunan MPLS Rp Biaya install Internet Rp Biaya tahunan internet Rp Router Rp Sewa atap Rp Total Rp Tabel 4.13 Portfolio proyek MPLS Nama Proyek Proses bisnis atau kerja yang didukung Dampak Resiko Ketergantungan Biaya tahunan (ribuan) Portfolio MPLS Pembuatan jaringan VPN dan intranet dengan menggunakan teknologi MPLS Operasional 62

22 4.3 Management Agenda Manajemen agenda adalah pertanyaan yang diajukan kepada pihak manajemen peruahaan untuk mengetahui kekurangan manajemen dalam mengakomodir kebutuhan perusahaan. I. Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktor kritis kesuksesan dari keputusan yang tepat/hasil yang tepat : Tabel 4.14 Pertanyaan bagi manajemen, untuk mengevaluasi faktor kritis kesuksesan dari keputusan yang tepat/hasil yang tepat : Pertanyaan Manajemen atau tidak Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya Apakah proses perencanaan bisnis dan TI terintegrasi dan berhubungan? Apakah inovasi yang dimungkinkan TI berdampak pada perencanaan bisnis dan menawarkan strategi bisnis baru? Apakah prioritas investasi TI menyesuaikan dengan strategi bisnis? Apakah keseluruhan pengeluaran TI yang mencakup pengembangan, operasional, perawatan dan pelayanan, setara dengan strategi bisnis? Apakah bisnis TI dan kinerja teknis dimonitor? Apakah tim bisnis dan Tidak Tim bisnis dan manajemen TI manajemen TI secara konsisten harus melakukan proses bisnis melakukan proses manajemen secara konsisten untuk yang meningkatkan kontribusi TI meningkatkan kontribusi TI dengan performa bottom-line? dengan performa bottom line Apakah proses perencanaan dan manajemen fokus pada keseluruhan pengeluaran TI. Baik investasi baru maupun TI yang sudah ada? 63

23 Apakah kedua manajer, TI dan bisnis, berpartisipasi secara efektif pada proses manajemen ini? II. Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan praktek NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat : Tabel 4.15 Pertanyaan bagi manajemen, mengenai rantai nilai strategi ke bottom-line dan praktek NIE memungkinkan manajemen menghasilkan jawaban pada pertanyaan yang tepat. Pertanyaan Manajemen /Tidak? Apakah anda berinvestasi pada sumber daya yang tepat? Apakah anda mengetahui apa saja yang dapat anda biayai? Dapatkah anda mengurangi biaya TI yang tidak perlu? Dapatkah anda menggunakan kembali sumber daya untuk mendukung proyek yang dibutuhkan? Apakah anda dapat mengurangi biaya dari aktivitas yang kinerjanya kurang? Apakah anda dapat dapat menterjemahkan strategi bisnis anda kedalam tindakan TI yang akan membuat hasil yang tepat? Apakah anda mendapatkan hasil dan nilai yang sesuai dari semua sumber daya TI yang anda miliki? Apakah anda mampu untuk mengontrol biaya TI secara efektif? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Tidak Melakukan pengukuran baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap keuntungan perusahaan Tidak Melakukan monitoring pengeluaran yang dilakukan departemen TI 64

24 III. Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottomline : Tabel 4.16 Pertanyaan untuk manajemen mengenai hubungan TI dan dampaknya pada bottom-line Pertanyaan Manajemen /Tidak? Apakah anda mengetahui tujuan strategi anda? Apakah TI dapat dibuktikan mendukung tujuan strategi? Apakah prioritas investasi TI menyesuaikan dengan tujuan strategi? Apakah seluruh pengeluaran TI mencakup pengembangan, operasional, perawatan dan pelayanan, setara dengan tujuan strategi? Dapatkah TI mengurangi pengeluaran yang tidak perlu? Apakah anda mengevaluasi anggaran TI yang sudah ada berlawanan dengan tujuan strategi? Apakah manajer TI dan manajer bisnis berpartisipasi secara efektif dalam proses manajemen ini? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? 65

25 IV. Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan portofolio : Tabel 4.17 Pertanyaan untuk manajemen sebagai faktor kritis kesuksesan portofolio Pertanyaan Manajemen Apakah anda mengelola proyek pengembangan dan proyek peningkatan sebagai portofolio proyek? Apakah anda menganalisa pengeluaran TI yang ada dari sudut pandang portfolio? Apakah anda memeriksa aktivitas TI yang ada dari penyelarasan strategi? Apakah anda memeriksa aktivitas TI yang ada dengan tingkat kualitas dan pelayanan? Apakah anda mengetahui seberapa besar pengeluaran anda untuk jasa TI? Untuk manajemen TI? Apakah anda memiliki strategi investasi untuk pengeluaran TI yang anda miliki? Apakah anda memiliki strategi investasi untuk aplikasi yang ada? Apabila anda melakukan portofolio sekarang. Mampukah anda menjaga informasi agar tetap akurat? /Tidak? Tidak Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Menganalisa pengeluaran TI dari sudut pandang portfolio 66

26 V. Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat : Tabel 4.18 Pertanyaan untuk manajemen mengenai fokus pada hal yang tepat Pertanyaan Manajemen /Tidak? Apakah perencanaan perusahaan dan proses manajemen menghasilkan tujuan strategi yang eksplisit dan dapat ditindak lanjuti? Apakah semua tindakan dan pengeluaran TI dijalankan oleh tujuan strategi bisnis Apakah aktivitas dan sumber daya TI direncanakan, diprioritaskan, dijalankan, dan diukur berdasarkan hubungan dan kontribusinya dengan hasil (outcome) bisnis? Apakah sumber daya, baik pengeluaran yang berjalan maupun investasi baru, dialokasikan dan dianggarkan berdasarkan hubungan eksplisit dengan tujuan strategi? Apakah peranan manajer secara jelas didefinisikan untuk meyakinkan partisipasinya dan mencegah terputusnya hubungan yang diciptakan budaya organisasi? Apakah semua aktivitas dan pengeluaran TI diatur kedalam portfolio sumber daya dan proses untuk keperluan perkiraan dampak, pengelolaan kinerja, perkiraan tingkat kualitas dan pelayanan serta komitmen sumber daya? Apakah perencanaan, prioritas, dan pengukuran mengkombinasikan strategi kedalam tindakan dengan kemampuan untuk menghadapi kejadian yang tidak diinginkan dan perubahan bisnis? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? 67

27 VI. Pertanyaan untuk manajemen mengenai mengadopsi proses yang efektif yang terkait dengan CSF untuk menghasilkan keputusan yang tepat: Tabel 4.19 Pertanyaan untuk manajemen mengenai mengadopsi proses yang efektif yang terkait dengan CSF untuk menghasilkan keputusan yang tepat Pertanyaan Manajemen Perencanaan kebutuhan / pasokan apakah perusahaan meningkatkan dampak strategis dan operasional pada investasi TI-nya? Inovasi apakah perusahaan memiliki inovasi yang bagus melalui TI pada produk, proses dan kinerja? Prioritasasi apakah perusahaan memilih investasi yang paling bernilai tinggi? Penyelarasan apakah perusahaan mendapat peningkatan dari kegiatan TInya? Pengukuran kinerja apakah penggunaan pengukuran kinerja mengarah pada perbaikan kinerja TI maupun bisnis? Pengelolaan budaya apakah perusahaan mampu untuk mengoptimalkan kontribusi TI pada kinerja bisnis? Manajemen portfolio? Apakah semua investasi TI dan sumber daya berkontribusi pada kinerja bisnis Pengelolaan dampak TI Apakah pemanfaatan aplikasi yang efektif pada praktek NIE di semua area bisnis telah meningkatkan pendapatan pada TI? /Tidak? Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? 68

28 VII. Pertanyaan untuk manajemen mengenai penanganan masalah-masalah yang umum terjadi pada praktek: Tabel 4.20 Pertanyaan untuk manajemen mengenai penanganan masalah-masalah yang umum terjadi pada praktek Pertanyaan Manajemen Apakah terdapat masalah umum dari ketiadaan hubungan dari proses? Apakah terdapat masalah umum dari pola pikir lama dan harapan-harapan kosong? Apakah budaya kita merintangi manajer bisnis dan TI untuk mereka bekerjasama? Sanggupkah proses pengelolaan TI bekerja baik dengan proses manajemen perusahaan seperti menganggarkan? Apakah manajer mengharapkan sesuatu salah berjalan? Apakah manajer bisnis demikian nyaman dengan cara mereka bekerja sekarang dan akan menolak bila ada setiap perubahan yang signifikan? Dapatkah manajer bisnis bersuara bulat tentang kebutuhan mereka dan apa yang harus dilakukan TI untuk memuaskan mereka? /Tidak? Tidak Jika tidak, apa rencana untuk memperbaikinya? Selalu berharap dan bertindak dengan harapan yang baik. 69

29 4.4 Pembahasan Rencana strategi bisnis merupakan hasil dari pembahasan arahan strategi PT. Amadeus Indonesia, berikut beberapa rencana strategi bisnis yang ada pada PT. Amadeus Indonesia, dalam mencapai tujuan antara lain : Pencapaian target tahunan untuk pemesanan tiket oleh Amadeus melalui agen-agennya. Melengkapi back office system internal seperti pembelian sistem accounting yang baru. Bekerjasama dengan perusahaan penerbangan untuk menentukan fare expert yaitu harga yang ada di sistem amadeus adalah harga net fare dari perusahaan penerbangan tersebut. Perbaikan produk atau upgrade Amadeus Selling Platform. Keempat strategi yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan, mudah dan mampu dipahami serta dilaksanakan oleh seluruh karyawan yang ada dalam perusahaan PT. Amadeus Indonesia, karena dilakukan dan dikembangkan sesuai dengan kapabilitas sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan sehingga diharapkan dalam kurun waktu empat atau lima tahun kedepan dapat direalisasikan dan dapat terwujud sesuai dengan maksud dan tujuan yang telah ditetapkan dari awal serta dapat meningkatkan performa pada bottom-line. Dengan arahan strategi yang telah ditentukan, Investasi TI yang tepat sesuai dengan pemenuhan arahan stategi perusahaan akan mendorong tindakan dan 70

30 menghasilkan dampak yang baik pada bottom-line dengan melihat dari segi kualitas, ketergantungan dan penyelarasan pada aplikasi, infrastruktur, layanan dan manajemen TI. Agar target arahan strategi tercapai maka rencana strategis yang diterapkan dengan melakukan keseimbangan investasi antara strategis maupun operasional. Dengan demikian perolehan dari investasi yang dilakukan perusahaan adalah efektifitas dan efisiensi dari segi waktu, biaya, data, informasi, tenaga dan proses bisnis Total IT Cost Menggambarkan secara keseluruhan pengeluaran TI dan alokasi sumber daya keuangan yang dikeluarkan. Persentase total IT Cost Gambar 4.6 Total IT Cost Berdasarkan gambar 4.6 diketahui bahwa biaya yang dikeluarkan selama 1 tahun untuk Lights-On lebih besar dibandingkan biaya untuk proyek atau investasi baru. 71

31 Untuk Lights-On biaya yang dikeluarkan sebesar 77 % atau Rp yang didapat dari seluruh biaya operasional yang dikeluarkan dan proyek sebesar 23 % atau Rp yang didapat dari biaya yang diperlukan untuk proyek yang ingin dikembangkan. Dengan adanya persentase ini, manajemen dapat melihat perbandingan biaya antara Lights-On (sistem aplikasi yang sedang berjalan) dengan proyek Hasil analisis Portfolio Hubungan Kualitas Dengan Nilai Penyelarasan Strategis Gambar 4.7 Hubungan Kualitas dengan Penyelarasan terhadap Biaya Aplikasi 72

32 Berdasarkan Gambar 4.7 dapat dijelaskan tentang hubungan kualitas dengan nilai penyelarasan terhadap biaya aplikasi, dengan rincian sebagai berikut : o Amadeus Selling Platform memliliki nilai kualitas sebesar 4 dan nilai penyelarasan sebesar maka Lights-On ini termasuk dalam kategori sedang (non-critical, stabilize) namun harus dapat ditingkatkan kinerjanya. Jadi strategi investasi berdasarkan hubungan kualitas dengan penyelarasan strategi untuk Lights-On aplikasi adalah sebagai berikut : o Strategi investasi pada aplikasi Amadeus Selling Platform adalah merupakan sebuah aplikasi yang memerlukan perawatan dan peningkatan yang sedikit, memiliki nilai penyelarasan sedang dengan kualitas tinggi, dan sudah mendukung arahan strategi bisnis. Hubungan Ketergantungan Dengan Kualitas Gambar 4.8 Hubungan Ketergantungan dengan Kualitas terhadap MPLS 73

33 Berdasarkan Gambar 4.8 dapat dijelaskan tentang hubungan ketergantungan dengan kualitas terhadap MPLS, dengan rincian sebagai berikut : o MPLS memliliki nilai ketergantungan sebesar 5 dan nilai kualitas sebesar 4. Gambar 4.9 Total biaya (Rp ribuan) Lights-on berdasarkan biaya dan kategori Berdasarkan Gambar 4.9 dapat dijelaskan tentang hubungan total biaya Lights- On berdasarkan biaya dan kategori, dengan rincian sebagai berikut : o Lights-On memliliki total biaya sebesar Rp dengan kategori stabil Hasil Analisis Demand/Supply Planning Strategic IT Agenda Agenda strategi yang akan dilakukan oleh departemen TI. 74

34 Tabel 4.21 Strategic IT Agenda Arahan Strategi Tujuan Strategi Inisiatif Strategi Mengoptimalkan Meningkatkan alur proses Melakukan enhancement penggunaan alur proses administrasi, dan dan integrasi terhadap bisnis operasional aplikasi yang telah berjalan dengan menggunakan aplikasi PC-CMS Komunikasi suara antar Mengurangi penggunaan Mengimplementasikan cabang di Indonesia dengan jaringan interlokal Telkom jaringan Voice Over biaya yang terjangkau Internet Protocol (VOIP) Direct report dan Dokumentasi pekerjaan Menggunakan Siebel CRM penggunakan Knowledge serta pengukuran key ng merupakan aplikasi Management performance indicator berbasis web karyawan Strategic IT Plan Perencanaan strategis TI untuk mendukung kebutuhan TI adalah sebagai berikut: - Pengadaan infrastruktur, sarana dan prasarana, staf pendukung, dan serta penyelarasan proses bisnis sesuai dengan Standard Operating Procedure. - Menyediakan informasi yang dibutuhkan secara cepat dalam mendukung jalannya operasional perusahaan. - Meningkatkan efisiensi biaya TI dengan memberikan pelayanan dan solusi yang tepat atas masalah TI sesegera mungkin untuk mengurangi atau menekan kerugian yang terjadi akibat masalah TI tersebut serta dengan mengendalikan pengeluaran TI agar tidak melebihi anggaran yang telah ditetapkan. - Meningkatkan keberadaan departemen TI sebagai penyedia dukungan TI pilihan dengan menyediakan aplikasi dan pelayanan TI yang berkualitas 75

35 kepada perusahaan, serta mempersiapkan infrastruktur TI yang dibutuhkan untuk kebutuhan perusahaan - Menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas dan dapat diandalkan dalam bidang TI Strategic IT Requirement Proses demand/supply ini digunakan untuk memecahkan masalah ketiadaan hubungan antara bussiness plan dan IT plan. Hasilnya adalah : Tabel 4.22 Strategic IT Requirement Tahun Perencanaan Penggunaan TI 1 IP Telephony 2 Apply kontrak dengan vendor (H/W) 3 Remote Solving 4 Local Content 5 Private Connection for big agents Innovation Innovation yaitu merubah kesempatan TI menjadi strategi bisnis baru, dan cara untuk TI mendukung arahan strategi yang sudah ada Perencanaan Innovation Perencanaan Innovation NIE terdiri dari 4 komponen yaitu : 1. Business and Technology Monitoring Merupakan sebuah review untuk teknologi informasi dan manajemen bisnis terhadap kegiatan bisnis dan teknologi informasi yang dapat berdampak pada bisnis perusahaan. Proses ini menghasilkan sebuah teknologi informasi dan 76

36 laporan status bisnis dan penggunaan sumber daya di luar perusahaan yang berjalan pada PT. Amadeus. Pada bagian ini lebih berfokus pada perubahan apa yang dapat mempengaruhi proses bisnis, diantaranya : SOP yang baik sehinggga alur kerja seluruh departemen yang ada semakin teratur dan memberikan hasil yang maksimal. Pemakaian sistem PC-CMS yang menjadi jembatan komunikasi antar departemen. 2. Innovation Visioning Pada tahap ini akan dikembangkan beberapa alternatif yang dapat memberikan arah yang jelas pada perusahaan untuk menjawab perubahan yang terjadi. Tahap ini berfokus pada apa yang telah dilakukan PT. Amadeus, untuk mengembangkan bisnisnya sesuai investasi yang telah dilakukan dengan strategi bisnis yang telah ditetapkan Alternatif yang dapat mendukung strategi bisnis baru adalah sebagai berikut : Mengembangkan business intelligence untuk menangkap semua informasi mengenai kondisi pasar industri, area perluasan pangsa pasar, area yang berpotensial menjadi tempat pemasaran produk, data tentang pesaing, pelanggan, dan supplier sehingga diharapkan perusahaan dapat mengetahui kelemahan dan kelebihan atau tindakan yang diambil dari pesaing, mengetahui area pemasaran produk yang dibutuhkan oleh pelanggan. 77

37 3. Innovation Business Choice Hal-hal yang harus dilakukan adalah : Melakukan data cleansing agar terdapat kesinambungan data antara program CRM dengan PC-CMS. Menyediakan infrastruktur, sarana dan prasarana serta semua sumber daya yang ada dalam perusahaan, yang mendukung dalam proses pembuatan business intelligence. 4. Actionable Innovation Hal-hal yang akan dilakukan adalah : Meningkatkan kemampuan seluruh aplikasi aplikasi yang telah diimplementasikan untuk mendukung dan mengoptimalkan fungsi-fungsi departemen dalam proses bisnis. Mengimplementasikan dan melakukan penelitian mengenai proyek yang akan diterapkan sesuai dengan Strategic IT Recruitment Hasil Analisis Portfolio Proyek Analisa portfolio proyek berdasarkan data dari portfolio terdapat beberapa hubungan yang mendukung pembuatan keputusan, dengan hasil analisa tersebut maka dapat membantu manajemen dalam membuat keputusan tentang proyek. 78

38 Persentase biaya portfolio proyek Gambar 4.10 Persentase biaya proyek Berdasarkan Gambar 4.10 dapat dijelaskan tentang persentase biaya proyek, dengan rincian sebagai berikut : o Lights-On memliliki total biaya sebesar Rp (30%) dan proyek memiliki total biaya sebesar Rp (70%). 79

39 Prioritization Melakukan prioritasasi berdasarkan analisa dampak dan resiko. Gambar 4.11 Analisa dampak dan resiko terhadap biaya Berdasarkan Gambar 4.11 dapat dijelaskan tentang analisa dampak dan resiko terhadap biaya, dengan rincian sebagai berikut : o MPLS memliliki nilai resiko sebesar 43 dengan dampak sebesar Hasil Manajemen Agenda Dari wawancara terhadap manajer TI dan bisnis mengenai managemen agenda dapat ditarik beberapa kesimpulan, yaitu : o Keputusan yang tepat/hasil yang tetap selama ini belum dijalankan secara konsisten dan sinkron antara manajer TI dan manajer bisnis. Untuk itu diperlukan konsistensi untuk mencapai Critical Success factor agar keputusan yang tepat/hasil yang tepat tidak sia-sia dan tercapai segala tujuan yang telah diputuskan. 80

40 o Harus ada agenda tentang pengeluaran TI secara efektif agar segala sumber daya yang telah dikeluarkan oleh TI sesuai dengan apa yang diharapkan. o Monitoring pengeluaran TI sangat dibutuhkan untuk menekan pengeluaran TI yang tidak perlu sehingga diperlukan suatu agenda yang bisa mengevaluasi pengeluaran TI yang tidak perlu o Dalam merancang suatu agenda manajemen PT. Amadeus Indonesia, diharapkan membuat portfolio untuk memetakan segala aktivitas, pengeluaran biaya dan strategi kebijakan yang ingin diterapkan untuk mendukung rencana strategis pencapaian perusahaan. 81