IS/IT STRATEGIC PLANNING PADA PT. AWINDO INTERNATIONAL. Laporan Teknis

Transkripsi

1 IS/IT STRATEGIC PLANNING PADA PT. AWINDO INTERNATIONAL Adhitya Ariestianto, Andre M.R. Wajong Laporan Teknis Jakarta, 13/02/12 Menyetujui : Pembimbing Andre M. R. Wajong

2 ABSTRAK PT. Awindo International merupakan salah satu perusahaan ekspor dan produksi olahan ikan laut di Indonesia yang berlokasi di Muara Baru. Perusahaan ini memiliki lights on yang terdiri dari aplikasi, infrastruktur, services dan manajemen serta proyek sistem informasi yang akan dikembangkan. Pihak manajemen ingin mengetahui tingkat kepentingan dan kesesuaian lights on serta proyek tersebut dengan kebutuhan perusahaan dan juga ingin mengetahui apakah investasi yang telah dikeluarkan sebanding dengan besarnya dampak dan manfaatnya bagi perusahaan. Metodologi yang digunakan untuk melakukan Perencanaan Strategis SI/TI pada PT. Awindo International adalah metode New Information Economics (NIE) dengan menggunakan 7 dari 12 deliverables yang terdapat pada Strategic- to-bottom-line Value Chain yaitu Business Strategic Intentions, Assesed Portfolios, Strategic IT Agenda, Strategic IT Plan, Strategic IT Requirements, Projects, Annual Project Plan serta 5 praktek NIE yaitu Demand/Supply Planning, Innovation, Prioritization, Alignment, dan performance measurement. Analisis data dilakukan dengan menggunakan analisa 5 kekuatan Porter, Value Chain, SWOT serta matriks IE. Hasil penelitian yang diperoleh adalah perusahaan dapat mengetahui lights on mana yang sebaiknya dikembangkan dan lights on mana yang sebaiknya diabaikan, serta proyek mana yang sebaiknya didahulukan agar perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya ke lights on dan proyek yang tepat serta strategic intentions bisnis yang tepat bagi perusahaan. Kata Kunci : New Information Economics (NIE), Lights On, 5 kekuatan Porter, Value Chain, SWOT, IE

3 PENDAHULUAN Latar Belakang Persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat dalam era globalisasi saat ini. Untuk menarik perhatian konsumen, perusahaan dapat melakukannya dengan cara meningkatkan keunggulan yang tidak dimiliki oleh perusahaan lain. Pemanfaatan teknologi informasi dapat menjadi salah satu cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan keunggulan tersebut. Pengimplementasikan teknologi informasi dilakukan oleh perusahaan dalam kegiatan operasionalnya maupun aplikasi bisnis yang akan dikembangkan. Tentunya investasi teknologi informasi ini diharapkan dapat memberikan suatu nilai balik bagi perusahaan. Untuk mengetahui nilai balik yang dihasilkan oleh implementasi teknologi informasi maka diperlukan suatu metode perhitungan nilai ekonomis suatu sistem. New Information Economics merupakan suatu konsep yang menjelaskan nilai ekonomis dari suatu sistem yang telah dan akan digunakan oleh perusahaan. Konsep New Information Economics (NIE) merupakan sebuah metoda yang digunakan untuk memprioritaskan investasi teknologi informasi guna memaksimalkan dampak pada bottom-line terhadap investasi baru yang akan dikembangkan untuk bisnis di perusahaan. Studi kasus yang digunakan untuk penulisan tesis ini adalah PT. Awindo International yang merupakan perusahaan yang menangani bidang perikanan dan ekspor produk olahan ikan laut untuk mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya lokal dalam mewujudkan penyediaan produk-produk olahan ikan laut untuk pasar ekspor. Agar investasi TI yang dikeluarkan dapat sebanding dengan manfaat yang diperoleh maka penulis menerapkan metode NIE PT. Awindo International agar perusahaan dapat terus berkembang dan menjalankan strategi bisnisnya sesuai dengan yang telah direncanakan. Rumusan Permasalahan 1. Arahan strategi apakah yang digunakan oleh perusahaan untuk menjadi pedoman dalam memperbaiki dampak bottom line? 2. Bagaimana perusahaan melakukan pengukuran manfaat hardware dan software yang ada dan yang akan dikembangkan? 3. Bagaimana perusahaan mengetahui investasi teknologi informasi yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat dan hasil yang diperoleh perusahaan? Metodologi Peneliti menentukan topik yang akan diambil yaitu metode New Information Economics berdasarkan pada refrensi- refrensi yang didapat. Dengan topik ini dilihat apakah metode New Information Economics tersebut sesuai dengan gambaran umum perusahaan. Metode ini hanya sesuai pada perusahaan yang memiliki divisi TI yang kuat. Lalu menentukan identifikasi masalah yang berhubungan dengan topik tersebut. Masalah yang ada diselesaikan dengan menggunakan metode ini. Setelahnya dilakukan analisis data. Analisis data dilakukan dengan menganalisis lingkungan perusahaan. Analisis lingkungan perusahaan dilakukan dengan menggunakan analisis SWOT. Data analisis ini didapat dari observasi langsung keperusahaan, wawancara dengan Team Leader divisi TI dan Product/operation Department, dan pembagian kuesioner ke Person In Charge yang bersangkutan atau yang

4 mempunyai kompetensi untuk menjawab. Hasil dari analisis SWOT dapat menentukan strategic intentions yang ada didalam perusahaan. Dimana strategic intentions ini adalah pemicu dalam mengerjakan tehnik-tehnik New Information Economics. Tehnik yang pertama dalam New Information Economics adalah tehnik Demand / Supply Planning. Tehnik ini digunakan untuk mengetahui perencanaan penggunaan TI dan perencanaan pemasokan TI. Setelahnya dilakukannya analisis dengan menggunakan tehnik innovation. Dimana tehnik ini digunakan untuk mengetahui apa yang akan dilakukan perusahaan untuk berinovasi dalam TI. Hasil dari tehnik Demand / Supply Planning dan innovation adalah agenda strategi TI, perencanaan strategi TI dan kebutuhan strategi TI. Hasil inilah akan membantu menjawab setiap pertanyaan dalam manajemen agenda Portfolio merupakan salah satu tools yang digunakan untuk menganalisis investasi TI yang dilakukan dalam perusahaan. Portfolio terbagi dua yaitu portfolio lights-on dan portfolio proyek. Portfolio lights-on merupakan TI yang sedang berjalan dalam perusahaan sedangkan portfolio proyek digunakan untuk TI yang akan diinvestasikan untuk beberapa tahun kedepan. Tehnik alignment digunakan untuk menganalisis apakah lights-on sudah selaras dengan strategic intentions yang ada atau tidak. Tehnik prioritization digunakan untuk menganalisis proyek yang mana yang akan dijalankan terlebih dahulu sesuai dengan dampak dan resikonya. Hasil dari analisis ini dan manajemen agenda akan menghasilkan keputusan dan hasil yang tepat. Hasil dan Pembahasan Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada aplikasi sistem yang berjalan dan teknologi informasi maupun rencana proyek pada PT. Awindo International maka kesimpulan yang didapat dari tesis ini adalah sebagai berikut 1. Strategic intentions PT. Awindo International antara lain adalah : No Strategic intentions PT. Awindo International 1 Fokus pada pengembangan inovasi baru agar menghasilkan produk yang berkualitas dan lebih baik. 2 Fokus pada kerja sama dengan pemasok dan mitra bisnis yang lain. 3 Fokus pada peningkatan teknologi untuk mendukung peningkatan kinerja. 4 Fokus pada peningkatan layanan yang lebih baik kepada pelanggan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Bila ke empat strategic intentions yang dimiliki perusahaan dapat tercapai maka pada akhirnya strategic intentions tersebut akan mendorong tindakan TI dan menghasilkan dampak pada bottom-line kebutuhan bisnis, yang kemudian memicu peningkatan kinerja perusahaan dan pengurangan biaya yang biasanya dikeluarkan. 2. Manfaat dengan adanya Portfolio perusahaan a d a l a h membantu TI dalam melakukan pengukuran manfaat hardware dan software yang ada dan yang akan dikembangkan dengan menggunakan analisis seperti berikut : i. Hasil analisa strategi investasi untuk portofolio lights-on

5 a. berdasarkan hubungan nilai penyelarasan dan kualitas adalah : kategori Lights-on Excellent, monitor platform (Software dan hardware) Improve only is Modul laporan umum, network, maintenance, dan needed training Noncritical, stabilize Modul transaksi, Modul Stok, Modul Cashflow, Modul Master management, Modul utility, dan Modul report writer abandon Security monitoring, dan internet/ intranet security b. berdasarkan hubungan ketergantungan dan kualitas adalah : kategori Lights-on Excellent, monitor Platform (Hardware and Software), Network, Internet/Intranet Security, dan Maintenance Improve only is needed Modul laporan, Modul transaksi, Modul Cashflow, Modul laporan umum, dan Modul utility Noncritical, stabilize modul Modul Stok, Modul Master management, Modul report writers, Helpdesk, Security Monitoring, dan Budgeting & Planning abandon - Dengan adanya analisa strategi investasi untuk portfolio lights-on diharapkan agar manajemen mendapatkan gambaran yang lebih jelas dalam hal pelaksanaan investasi SI/TI kedepannya dan dapat dituangkan kedalam Manajemen Agenda untuk membantu perencanaan strategis SI/TI perusahaan. 3. Hasil analisis teknik NIE adalah sebagai berikut : Tahap NIE Demand/Supply Planning Hasil analisis merancang jaringan infrastruktur perusahaan yang saling berhubungan sehingga arus data dan informasi menjadi lancar menerapkan Learning Management untuk memelihara dan mendistribusikan pengetahuan karyawan menambahkan modul Customer Service dalam aplikasi AWINDO NEO untuk menangani kebutuhan pelanggan dan modul tambahan lainnya merancang aplikasi Business Intelligent (BI) yang saling terintegrasi dengan datawarehouse yang dibutuhkan dalam mengelola informasi dan hubungan perusahaan dengan mitra bisnis dan pemasok maupun pelanggan. Innovation Merancang aplikasi Learning Management untuk memudahkan dalam penyebaran informasi internal serta penyebaran dan pendistribusian pengetahuan karyawan. Membuat aplikasi AWINDO NEO in House untuk menyempurnakan aplikasi AWINDO NEO yang telah dibeli oleh

6 Prioritization Alignment Performance Measurement perusahaan. Membuat aplikasi Human Resource Information System untuk membantu dalam memantau dan melihat kinerja para karyawan yang ada di dalam perusahaan. Penyempurnaan platform yang ada di dalam perusahaan seperti mengupgrade komputer dan server, dll yang diharapkan dapat membantu meningkatkan kinerja operasional sehari-hari perusahaan. Membuat aplikasi Business Intelligent (BI) yang saling terintegrasi dengan datawarehouse untuk mengetahui informasi mengenai pelanggan, pemasok, mitra bisnis serta pesaing perusahaan sehingga manajer dapat mengambil keputusan yang tepat dan berguna untuk perusahaan. proyek AWINDO NEO In House memiliki dampak dan resiko yang lebih besar dibandingkan dengan 2 proyek lainnya yaitu Human Resources Information System dan Learning Management. Modul Transaksi, Modul Stok, modul cashflow, modul master management, modul utility, platform(software dan hardware), network, helpdesk, maintanance, dan training sudah selaras dengan strategic intentions. Dengan adanya IT Balanced Scorecard perusahaan dapat menganalisis perspektif-perspektif yang perlu ditingkatkan sesuai dengan strategic intentions dan penyelarasan visi dan misi perusahaan dengan visi dan misi organisasi TI.

7 DAFTAR PUSTAKA Alter, S. (2008). Defining Information Systems as Work Systems: Implications for the IS Field. European Journal of Information Systems, 17(5), Retrieved September , from doi: /ejis Applegate, L.M., Austin R.D., McFarlan, F.W.( 2007), Corporate Information Strategy And Management: Text And Cases, 7th ed, McGraw-Hill, Singapore. Benson, R.J., Bugnitz, T.L., Walton, W.B. (2004a), From Business Strategy To IT Action: Right Decisions For A Better Bottom Line, John Wiley & Sons, Inc., New Jersey. Brown, T (2008). Design Thinking, Harvard Business Review. Retrieved September from David, Fred R. (2009). Manajemen Strategis: Konsep-Konsep, Edisi 11. Salemba Empat, Jakarta Filipsson D (2008), "In-Between Brands: Exploring the Facets of Brand Portfolio Management", Licentitiate Thesis, Stockholm University School of Business. Harrington, H.J., Conner, D.R., Horney, N.F. (2000), Project Change Management: Applying Change Management To Improvement Projects, McGraw-Hill, New York. Hong, E. K. (2009). Information technology strategic planning. IT Professional Magazine, 11(6), doi: /mitp Jackson S E (2008), "Strategic Opportunism", Journal of Business Strategy, Vol. 29, No. 1, pp Jorfi, S., Nor, K. M., Najjar, L., & Jorfi, H. (2011). The impact of IT flexibility on strategic alignment (with focus on export). International Journal of Business and Management, 6(8), Retrieved September from HYPERLINK " Kumar, R., Ajjan, H., & Niu, Y. (2008). Information technology portfolio management: Literature review, framework, and research issues. Information Resources Management Journal, 21(3), Retrieved September from HYPERLINK " Kotler, Philip. (2002). Manajemen Pemasaran. Edisi Milenium. Terjemahan Hendra Teguh, PT. Prehallindo, Jakarta.

8 Mazurenko, L. V. (2009). The information support of an industrial enterprise. Scientific and Technical Information Processing, 36(2), doi: /s McDonald, J. (2010). Records management and data management: Closing the gap. Records Management Journal, 20(1), doi: / Peppard, J. & Ward, J.(2004). Beyond Strategic Information Systems: Towards an IS Capability. Journal of Strategic Information Systems, Vol. 13, pp ISSN: Ross, S. C. (2008). Searching for strategic opportunities. Academy of Strategic Management Journal, 7( ), Retrieved from HYPERLINK " Turban, E., Leifner, D., McLean, E., Wetherbe, J. (2008), Information Technology For Management: Tranforming Organizations In The Digital Economy, 6th ed, John Wiley & Sons, Ltd., New Jersey. Ward, J. & Peppard, J. (2002). Strategic planning for Information Systems, 3rd, John Willey & Sons, Ltd, West Sussex, England. Wyatt-Haines, R. (2007), Align IT: Business Impact Through IT, John Wiley & Sons, Ltd., West Sussex. Xu, X., Zhang, W., & Barkhi, R. (2010). IT infrastructure capabilities and IT project success: A development team perspective. Information Technology and Management, 11(3), doi: /s