SHUTTLE EXPRESS : FROM MANUAL TO COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM

Transkripsi

1 SHUTTLE EXPRESS : FROM MANUAL TO COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOSEN : Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc DISUSUN OLEH : [KELOMPOK 5 E49] A.M. HERI SAKTIYANTO P E FEBRIANTO ARIF WIBOWO P E FITRIANA PURNAMASARI P E HARYA BUNTALA KOOSTANTO P E HUSNUL INSAN P E SAFITRI LARASATI P E YOGI SYAMRIADI P E PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR NOVEMBER 2013 Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

2 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... 1 DAFTAR GAMBAR... 2 DAFTAR TABEL... 3 I. PENDAHULUAN... 4 I.1. LATAR BELAKANG... 4 I.2. TUJUAN PENULISAN... 5 II. TINJAUAN PUSTAKA... 6 II.1. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN... 6 II.2. PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN... 7 II.3. PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN... 8 II.4. KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN III. PEMBAHASAN III.1. PROFIL PERUSAHAAN SHUTTLE EXPRESS III.2. PERKEMBANGAN SIM SHUTTLE EXPRESS IV. PENUTUP IV.1. KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

3 DAFTAR GAMBAR Gambar II.1. Siklus Pengembangan Sistem Informasi... 8 Gambar II.2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi... 9 Gambar II.3. Komponen Sistem Informasi Gambar III.1. Sistem Kerja GPS Pada Shuttle Express Gambar III.2. Tampilan Reservasi Shuttle Express Secara Online Gambar III.3. Tampilan Pembayaran Shuttle Express Secara Online Gambar III.4. Official Website Shuttle Express Gambar III.5. Tampilan Facebook Shuttle Express Gambar III.6. Tampilan Twitter Shuttle Express Gambar III.7. Tampilan Sign-up dengan Shuttle Express Gambar III.8. Tampilan Youtube Shuttle Express Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

4 DAFTAR TABEL Tabel III.1. Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun Berita Tabel III.2. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun Berita Tabel III.3. Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun Tabel III.4. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

5 BAB I PENDAHULUAN I.1. LATAR BELAKANG Perkembangan sistem informasi telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas dan tepat waktu. Perkembangan sistem informasi manajemen saat ini menyebabkan terjadinya perubahan yang signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang diambil oleh manajemen dalam suatu perusahaan baik pada tingkat operasional maupun tingkat manajerial. Setiap perusahaan dapat memanfaatkan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan peran dari para manajer dan pengambil keputusan, dimana mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem informasi sendiri merupakan kombinasi dari individu, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang terorganisasi. Persaingan bisnis saat ini semakin ketat, oleh sebab itu sistem informasi telah menjadi suatu kebutuhan bagi perusahaan dalam menghadapi kompetitor dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang efektif dan efisien sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Bila informasi yang dibutuhkan kurang memadai dalam kurun waktu tertentu, maka perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Shuttle Express merupakan suatu perusahaan jasa transportasi di Amerika Serikat (AS), dimana dalam kegiatan operasional sebelumnya Shuttle Express menggunakan sistem informasi hanya untuk internal kantor saja, dan selanjutnya sistem informasi digunakan untuk semua kegiatan bisnisnya termasuk kegiatan pemesanan yang dilakukan oleh seorang konsumen maupun banyak konsumen dalam suatu waktu yang bersamaan. Sebelum adanya sistem informasi tersebut, pencatatan pemesanan dari konsumen dilakukan secara manual yaitu menggunakan media papan tulis. Namun dengan adanya Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

6 sistem informasi, proses pemesanan dapat dilakukan secara terintegrasi dari konsumen ke perusahaan secara online. Sehingga kegiatan operasional perusahaan Shuttle Express menjadi lebih efisien akibat dari penggunaan sistem informasi tersebut. I.2. TUJUAN PENULISAN Adapun tujuan dilakukannya penulisan paper ini adalah selain sebagai salah satu tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen, juga dilakukan untuk : 1. Mengkaji keterkaitan antara sistem informasi dengan proses bisnis perusahaan 2. Mengkaji dan memahami peranan sistem informasi dalam meningkatkan suatu bisnis 3. Mengkaji dan memahami perangkat sistem informasi yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi pada jasa layanan transportasi antar jemput di perusahaan Shuttle Express dalam bentuk Matrix Komponen Sistem Informasi 4. Membandingkan hasil pengembangan perangkat keras dan perangkat lunak sejak dimulai tahun 1995 dengan keadaan teknologi sistem informasi Shuttle Express saat ini Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

7 BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Secara umum, Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam bentuk tertentu yang berguna bagi penerimanya, yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem Informasi merupakan suatu tatanan yang terorganisasi dalam pengaturan sumber daya yang ada yang meliputi pengumpulan data lalu mengolahnya sehingga bisa dengan mudah untuk dikonsumsi dan lebih mudah dalam hal penyebarannya. Lebih jauh yang meliputi sumber daya meliputi: manusia, hardware, software, data dan jaringan yang terdapat di dalamnya (O Brien, 2005). Sementara itu, Sistem Informasi Manajemen (SIM) memiliki definisi sebagai bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Adapun tujuan umum Sistem Informasi Manajemen, yaitu : Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

8 Menyediakan informasi yang efektif dan efisien terkait hal-hal yang bisa membantu percepatan tanpa meninggalkan keakuratan, sehingga bisa meningkatkan nilai jual perusahaan dan memenangkan persaingan di pasar. Keempat tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). II.2. PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Pada dasarnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20 telah digunakan kartu punch. Selanjutnya pemakaian komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Namun demikian para pengguna, khususnya di lingkungan perusahaan masih kurang memberikan perhatian yang memadai untuk kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE). Dalam pertengahan tahun 1960-an, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama aplikasi komputer adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika iut mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengatasi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep sistem informasi manajemen ini dengan sangat cepat diterima oleh praktisi bisnis di seluruh dunia. Untuk menjawab segala tantangan bisnis dan dalam mengahadapi globalisasi, sistem informasi menjadi solusi yang tepat bagi para eksekutif dan para mengambil keputusan dalam membantu proses pengembangan dan memajukan perusahaan. Dalam hal pengembangan bisnis, seseorang dapat mendesain dan menganalisis suatu permasalahan suatu aplikasi sistem informasi berdasarkan kebutuhan yang ada. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

9 diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus seperti ditunjukkan pada gambar berikut ini (O Brien, 2011) : Gambar II.1. Siklus Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Tahapan utama dalam siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari : 1. Perencanaan Sistem (Systems Planning) 2. Analisis Sistem (System Analysis) 3. Perancangan Sistem (Systems Design) 4. Seleksi Sistem (System Selection) 5. Perancangan Sistem (Systems Design) 6. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (System Implementation and Maintenance) II.3. PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem informasi adalah suatu sistem yang saling berinteraksi dengan lingkungan dan melalui suatu siklus yang disebut siklus sistem informasi. Siklus tersebut terdiri dari input, process, dan output (IPO). Siklus IPO menggambarkan bagaimana sistem memperoleh input dari luar dan kemudian diproses sehingga menghasilkan suatu output. Output yang dihasilkan akan dikembalikan sebagai information service. Ada tiga bagian utama dari sistem informasi: Data yang mendukung informasi Prosedur bagaimana mengoperasikan sistem informasi Orang yang membuat produk, memecahkan masalah, membuat keputusan dan menggunakan sistem informasi Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

10 Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis, yaitu : 1. Mendukung proses bisnis dan operasional. 2. Mendukung pengambilan keputusan. 3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif. Gambar II.2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi Kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi ditentukan oleh level manajemen dan pihak non-manajemen yang akan menggunakan informasi. Oleh karena itu, sistem informasi yang dibangun atau dipakai dalam sebuah organisasi perlu mengakomodasi kebutuhan pemakai berdasarkan level manajemen. Di dalam organisasi tradisional umumnya terdapat 4 level manajemen, yaitu : 1. Manajemen Tingkat Atas (Manajemen Strategis), merupakan manajemen pada level paling atas yang menangani keputusan-keputusan strategis. Keputusan strategis adalah keputusan yang sangat kompleks dan jarang sekali menggunakan prosedur yang telah ditentukan. 2. Manajemen Tingkat Menengah (Manajemen Taktis), merupakan keputusankeputusan yang mengimplementasikan sasaran-sasaran strategis suatu organisasi. 3. Manajemen Tingkat Bawah (Manajemen Operasional), merupakan manajemen yang bertanggung jawab terhadap kegiatan-kegiatan operasional dalam suatu organisasi. Fokus utama kejadian-kejadian sehari-hari, dan melakukan tindakan-tindakan koreksi jika sewaktu-waktu dibutuhkan. 4. Pegawai Non-Manajemen, merupakan semua pegawai yang tidak termasuk dalam manajemen. Di dalam organisasi, arus informasi dalam perusahaan mengalir secara vertikal dan Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

11 horisontal. Arus informasi vertikal dibedakan menjadi arus informasi vertikal ke atas dan vertikal ke bawah. Arus informasi vertikal ke bawah berupa strategi, sasaran, dan pengarahan. Arus informasi vertikal ke atas berupa ringkasan kinerja organisasi. II.4. KOMPONEN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Semua sistem informasi memiliki tiga unsur atau kegiatan utama, yaitu (Ismail, 2004) : Menerima data sebagai masukan (input). Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain. Memperoleh informasi sebagai keluaran (output). Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen. Menurut O brien (2007) Sistem Informasi Manajemen merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada gambar berikut : Gambar II.3. Komponen Sistem Informasi Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. Komponen Input Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

12 Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumendokumen dasar. Komponen Model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Komponen Output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. Komponen Teknologi Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Komponen Hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. Komponen Software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. Komponen Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). Komponen Kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

13 te,peratur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi. Komponen Jaringan Untuk menghubungkan komputer-komputer perangkat keras dalam sebuah kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan di suatu perusahaan. Komponen jaringan terdiri dari hardware dan software jaringan. Hardware komponen jaringan berupa kartu penghubung jaringan (Network Interface Card), media penghubung jaringan, HUB (konsentrator), repeater, bridge, dan router. Komponen software jaringan berupa sistem operasi jaringan, network adapter drive, dan protokol jaringan. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

14 BAB III PEMBAHASAN III.1. PROFIL PERUSAHAAN SHUTTLE EXPRESS Perusahaan antar jemput Shuttle Express didirikan pada awal tahun 1979 oleh San Juan Airlines. Pada saat itu, San Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Maskapai ini menghubungkan wisatawan dari seluruh Puget Sound, Vancouver, dan Victoria ke Seattle-Tacoma dan bandara Portland serta ke luar negeri. Layanan penerbangan ini melahirkan ide untuk menggunakan mobil van daripada penggunaan pesawat terbang untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah Seattle-Tacoma-Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi darat di seluruh Amerika Serikat, akhirnya diputuskan untuk memulai peningkatan layanan. San Juan Air telah mendapatkan reputasi sebagai maskapai penerbangan komuter paling aman dan paling profesional di AS. Suatu kepercayaan bahwa budaya aman serta profesional ditransfer dari maskapai penerbangan akan menciptakan sebuah perusahaan transportasi darat yang sukses. Tujuan utama perusahaan adalah untuk membangun perusahaan baru berdasarkan prinsip keselamatan, layanan, dan kehandalan (safety, service and reliability). Misi perusahaan adalah menawarkan rasa aman, penyediaan alternatif transportasi yang terjangkau untuk penumpang dan juga pengemudinya, dan keamanana dan kemudahan parkir di SeaTac bandara. Dari awal telah ditetapkan bahwa keselamatan adalah sebagai prioritas pertama perusahaan. Konsep transportasi dari pintu-ke-pintu ini tidak pernah dilakukan di perusahaan Northwest. Setelah Shuttle Ekspres mulai beroperasi, entitas pemerintah (kota, kabupaten, dan negara) serta perusahaan transportasi lainnya berusaha untuk bersaing terhadap potensi perusahaan tersebut. Namun perusahaan tetap menyediakan yang terbaik, peralatan bersih, pengemudi berseragam, dan mempertahankan harga yang wajar karena keberhasilan Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

15 terletak pada kepuasan para pelanggan. Yang paling penting adalah dengan memupuk budaya mengemudi dengan aman, membukakan pintu, membawa tas, dan melayani para tamu dalam setiap cara yang mungkin dan dapat ditempuh. Pelanggan yang protes segera diatasi oleh opini publik yang mendukung layanan baru yang lebih baik. Tidak ada bisnis yang bertahan sangat lama tanpa menghasilkan uang. Sebagai perusahaan muda yang harus menghadapi tantangan menghasilkan profit atau "profitabilitas" menjadi satu tantangan. Perusahaan terus menjalankan perampingan, memegang standar yang tinggi untuk pelayanan publik dan mempertahankan tarif rendah. Manajemen percaya pada budaya merawat dan mempercayai pada setiap orang, baik karyawan maupun masyarakat pelanggan, menjadi dasar bagi keberhasilan Shuttle Express. Pada tahun 2008 perusahaan telah melayani lebih dari pelanggan. Sepanjang 22 tahun operasi perusahaan telah menambahkan layanan baru. Awalnya dengan menambahkan layanan hotel bandara. Pada tahun 1994 memulai layanan mobil kota eksekutif, yang sekarang termasuk armada limusin. Pada tahun 1999 membeli bus pertama, pendahulu dari armada bus sekarang yang sedang operasional. Perusahaan terus memenuhi misi untuk menawarkan rasa aman, terjangkau, kelas transportasi darat untuk memenuhi banyak kebutuhan pelanggan dalam perjalanan. Perusahaan berkomitmen untuk menjaga kawasan lingkungan dengan udara yang bersih dan jalan raya tidak terlalu padat dengan menyediakan lingkungan yang ramah, menggunakan bahan bakar alternatif dan daur ulang. Selama 23 tahun terakhir, Shuttle Express telah membangun bisnis intinya pada konsep share ride : Pengelompokan bersama penumpang yang bepergian ke daerah yang sama. Dasar layanan perusahaan yaitu meminimalkan dampak kendaraan pada lingkungan dan mendorong penggunaan yang bertanggung jawab terhadap sumber daya dengan beberapa cara. Dengan share ride, Shuttle Ekspres mengambil kendaraan hunian rendah dari jalan. Tahun lalu, Shuttle Ekspres membawa lebih dari orang dari dan ke bandara. Hal ini diterjemahkan ke 1 juta perjalanan mobil sebagai untuk potensi kedepan yang telah diprediksi perusahaan. III.2. PERKEMBANGAN SIM SHUTTLE EXPRESS III.2.1. SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS PADA TAHUN BERITA Secara resmi, Shuttle Express didirikan tahun 1987 yang bergerak dalam bidang transportasi. Selama kurang lebih 26 tahun, Shuttle Express telah membangun bisnis Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

16 dengan konsep berbagi tumpangan dimana sekelompok orang melakukan perjalanan bersama ke wilayah yang sama. Awal terbentuknya Shuttle Express masih menggunakan sistem manual untuk mencatat pesanan dari para konsumennya. Sistem manual yang dipergunakan adalah menggunakan papan tulis dan magnet untuk memasukkan data pelanggan dan lokasi kendaraan untuk setiap rutenya serta informasi berupa dokumen. Shuttle Express telah melakukan komputerisasi pada sistem reservasi dan van dispatch. Dalam perkembangannya, Shuttle Express menggunakan sistem manual pada komputer yang digunakannya. Dengan Microsoft Access Database Management Package, Shuttle Express menghubungkan sistem jaringan pada perusahaannya. Shuttle Express juga menggunakan Windows NT sebagai sistem operasi komputernya. Hasil olahan informasi akan ditunjukkan pada komputer yang berupa data entry display (paperless). Langkah-langkah mulai dari reservasi hingga pick-up point adalah sebagai berikut : 1. Pelanggan menghubungi nomor reservasi (425) atau reservasi melalui website 2. Operator dan agen memasukkan informasi yang relevan tentang pelanggan (lokasi antar jemput, tujuan dan informasi khusus lainnya) ke database pelayanan pelanggan. 3. Penghitungan tarif/biaya dan pengeluaran nomor konfirmasi. 4. Dispatchers mengambil data pemesanan dan mengirimnya ke trips. 5. Trips yang telah dijadwalkan dikirim ke setiap van. Database telah diatur secara otomatis terhubung ke alfanumerik pager milik pengemudi. 6. Pengemudi menjemput pelanggan. Kelemahan perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express yang dapat kita lihat pada tahun berita adalah kurang fleksibelnya sistem penjemputan konsumen. Sebagai contoh, jika si konsumen telah menghubungi pihak perusahaan untuk perubahan lokasi penjemputan, namun karena suatu hal si supir tidak dikonfirmasi ulang oleh perusahaan, maka supir tidak akan berhasil menemui penumpang tersebut. Hal tersebut tentunya akan memakan waktu banyak serta adanya biaya tambahan yang dikeluarkan apabila pihak pengemudi diharuskan melakukan konfirmasi ke pihak perusahaan dalam hal ini adalah ke operator dispatcher untuk memastikan kembali dimana posisi penumpang, apalagi jika pihak pengemudi tidak dibekali dengan peralatan komunikasi yang ada. Kelemahan diatas bisa juga terkait dengan lokasi yang tidak pasti dari si konsumen sehingga pihak pengemudi akan mencari lokasi konsumen tersebut. Mengingat bahwa lokasi dari perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express ini berada di Negara Amerika Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

17 Serikat yang mempunyai banyak kota besar, serta keanekaragaman lokasi (jalan, gang, perumahan, dan sebagainya). Jika pihak pengemudi terus mencari lokasi pasti dimana penumpang tersebut, akan menimbulkan pemborosan bagi bahan bakar yang digunakan, dan jelas hal ini tidaklah menguntungkan pihak perusahaan Shuttle Express. Kelemahan lain adalah dalam hal pembayaran yang kurang praktis, yaitu membayar langsung kepada pihak pengemudi. Sebaliknya penggunaan cara pembayaran dengan online akan lebih memudahkan perusahaan untuk mengelola sistem pembayaran tersebut. III KOMPONEN SISTEM INFORMASI PADA TAHUN BERITA Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Komponen-komponen sistem informasi berupa user, hardware, software, data, dan informasi mengalami penambahan atau penggantian sesuai kebutuhan perusahaan. Tabel berikut menunjukkan komponen sistem informasi Shuttle Express pada tahun berita : Tabel III.1. Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun Berita Komponen SI User Hardware Software Data Informasi Keterangan Customer, Pegawai (Driver, Manager, Agen/ Dispatcher, Administrasi) Server (Digital Equipment Alpha AXP), PC NEC 486 Workstation, Telepon, Pager, Printer, Magnetic Disk Drive Ms. Access (Reservasi & Dispatch), Windows NT, Software Pager Data customer, Data pegawai (agen/dispatcher, driver), Data mobil/kendaraan, Data reservasi (ID Pelanggan, ID Van, Tarif, dll), Data harga per rute perjalanan, Data info perjalanan (Jadwal, lokasi penjemputan, dll) Merek mobil (toyota, daihatsu, mitsubishi), Tahun pembelian, Jumlah kendaraan yang dimiliki, Tipe mobil (Toyota: Kijang dan sedan), Trip Schedule(layar, tercetak, pager), Tagihan/Bill, Confirmation number Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

18 III MATRIKS SISTEM INFORMASI PADA TAHUN BERITA Tabel III.2. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun Berita SUMBERDAYA AKTIVITAS HARDWARE & NETWARE SOFTWARE SDM MESIN MEDIA PROGRAM PROSEDUR SPESIALIS USER DATA PRODUK INFORMASI INPUT - NEC PC Workstation - Telepon - Form Kertas - Jaringan LAN - Windows NT - MS Access - Reservasi - Data entry Operator - Agen/Dispatcher - Customer - Data entry display - Reservasi info PEMROSESAN OUTPUT PENYIMPANAN PENGENDALIAN - Digital Equipment Alpha AXP Server - Processor - CPU - NEC 486 PC - Telepon - Printer - Pager Magnetic Disk Drive - Digital Equipment Alpha AXP Server - Sistem komunikasi radio - GPS Tracker Jaringan LAN - Kertas Bill - Kertas Laporan 4 x HDD 1,2 GB Monitoring Program - Windows NT - MS Access - Windows NT MS Access - Windows NT - MS Access - Windows NT - Reservasi - Dispatch - Reservasi - Dispatch - Distribution - Reservasi - Backup Procedure Monitoring Procedure Operator - Status display Operator Operator Supervisor Operator Supervisor - Agen/Dispacther - Customer - Manager - Driver - Agen/Dispacther - Manager - Agen/Dispacther - Customer - Manager - Data Reservasi - Data Customer - Data Pegawai - Data Mobil - Data Partner - Data Lokasi/Rute - Data Driver - Data Tariff/Harga - Reservasi Info - Info Kendaraan (Nomor Mobil, Jenis Mobil, Warna Mobil, Nama Supir) - Bill (Jumlah Pembayaran, Tanggal Perjalanan, Nama Pelanggan, Jenis Pembayaran) - Audio signal Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

19 III.2.2. SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS PADA TAHUN 2013 Untuk meningkatkan performa dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan dan menaikkan daya saing bisnis terhadap perusahaan sejenis yang bergerak di bidang jasa pengangkutan, perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express mulai menerapkan sistem informasi yang mengikuti perkembangan zaman. Kebutuhan akan teknologi informasi seperti perangkat keras (hardware) dan teknologi perangkat lunak (software) juga mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu teknologi perangkat lunak yang digunakan adalah website yang berguna sebagai media komunikasi antara perusahaan Shuttle Express dengan para pelanggannya. III KOMPONEN SISTEM INFORMASI PADA TAHUN 2013 Perkembangan teknologi informasi (TI) yang sangat pesat saat ini seperti aplikasi sistem on-line lewat internet dan pemantauan posisi lokasi (Global Positioning System) merupakan anugerah bagi dunia usaha dan juga kegunaan individu atau perorangan. Shuttle Express juga memanfaatkan kemajuan teknlogi ini dalam pembangunan dan pengembangan sistem informasi yang telah dimilkinya. Pemanfaatan teknologi teknologi baru ini memungkinkan Shuttle Express untuk menambahkan layanan layanan atau service baru kepada para customer-nya, dan juga untuk memperbaiki sistem kontrol atau kendali terhadap operasional perusahaan, baik dalam pemantauan semua armada kendaraan di lapangan maupun untuk percepatan dan perbaikan dalam proses internal seperti sistem metode cara pembayaran, pencetakan tanda terima (kuintansi/receipt), percepatan reservasi maupun pembatalan, komunikasi yang lebih cepat para sopir dan lain-lain. Berbagai pengembangan terhadap perangkat keras maupun pernagkat lunak yang dilakukan oleh Shuttle Express adalah sebagai berikut : 1. Melakukan upgrade pada perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) Upgrade perangkat komputer diperlukan untuk meningkatkan kemampuan dan kecepatan pemrosesan tugas (tasks), meningkatkan kemampuan multi tasking dan handling data, meningkatkan kemampuan kecepatan jaringan komputer, dan kemampuan daya tampung (storage) dari komputer yang dipergunakan. Kecepatan akses internet untuk membuka website perlu menjadi pertimbangan yang diprioritaskan karena akses internet yang lambat akan dapat mengakibatkan Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

20 kekecewaan ke pelanggan. Berikut adalah kondisi upgrade hardware dan software komputer Shuttle Express yang telah berhasil dilaksanakan : a. Server, semua komputer telah terhubung satu sama lainnya dan kedalam ke mesin server melalui jaringan komputer local area network (LAN), mesin server dari produk HP type ProLiant ML370 G6, jumlah 2 unit, redundancy, dengan spesifikasi komponen utama sbb: Server HP ProLiant ML370 G6 Processor : Intel Xeon 5500 series (intel Xeon processor), Memory : 192 GB Memory slots : 18 DIMM slots b. Workstation atau komputer untuk sistem pemesanan (reservasi) berjumlah 20 buah dan sistem pemberangkatan (dispatcher) berjumlah 10 buah telah menggunakan mesin baru dari produk HP type Pavilion HP8200 Elite Series, dengan spesifikasi sbb: Workstation/kompuuter kerja HP type Pavilion HP8200 Operating System Windows 7 Professional 32 Processor Intel Core i (3.30 GHz, 3 MB cache, 2 cores) Internal Drive 500 GB 7200 rpm SATA 6.0 Gb/s NCQ, Smart IV Standard memory 4 GB 1333 MHz DDR3 SDRAM Graphics Integrated Intel HD Graphics c. Penyimpanan Data (Data Storage), mempergunakan spesifikasi hardware sbb : HP MSA2 1TB 7.2K rpm LFF (3.5 inch) Dual-port SATA Hard Disk Drive d. Perangkat lunak, berbagai perangkat lunak yang dipakai adalah sbb : 1) Microsoft Windows Enterprise Server 2008 R2, sebagai operating system (OS) untuk menjalankan mesin server 2) Windows 7 Ultimate 64-bit English, sebagai operating system (OS) untuk menjalankan workstation (komputer) untuk sistem pemesanan (reservasi) dan workstation (komputer) untuk sistem pemberangkatan (dispatcher) 3) Microsoft Database Access 2010, paket software untuk management database 4) ESET NOD32 Smart Security Edition, paket software untuk pengamanan atau anti virus 5) MS Office 2010 Professional, paket software untuk menunjang pekerjaan perkantoran (office) Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

21 2. Pemanfaatan Teknologi GPS (Global Positioning System) Keberadaan Global Positioning System (GPS) telah dimanfaatkan secara luas dalam bidang bisnis maupun untuk keperluan pribadi, dengan membawa penerima atau receiver GPS maka keberdaaan atau posisi seseorang atau benda lainnya baik diam maupun bergerak dengan mudah dapat diketahui. Keberadaan GPS sangat mendukung berbagai pelayanan yang dimiliki oleh Shuttle Express, yang saat ini meliputi : a. Seattle sightseeing tours and charters b. Share Ride and exclusive van service c. Sedan-limo service/town Car-limo service d. Cruise transfers e. Convention transfers f. Wine tasting Gambar III.1. Sistem Kerja GPS Pada Shuttle Express 3. Penggunaan jaringan GSM (Edge,3G, 4G) dan telephone cellular sebagai pengganti pager dan komunikasi GPS di mobil dengan server Kemampuan yang dimiliki pager sangat terbatas yaitu hanya pada kemampuan mengirim dan menerima teks dan jumlah karakter juga terbatas, sejalan dengan perkembangan teknologi GSM (EDGE, 3G dan 4G) komunikasi mobile dan peralatan telepon selular maka pager diganti dengan telephone selular yang selain memiliki kemampuan jumlah karakter untuk text yang lebih besar juga Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

22 memiliki fasilitas untuk melakukan hubungan telephone dan tariff selular juga tidak terlalu mahal. Teknologi mobile GSM dengan perkembangan teknologinya dipakai untuk memfasilitasi unit-unit GPS pada setiap mobil ke server di kantor perusahaan. 4. Pemesanan online melalui internet Pemesanan dapat dilakukan secara online melalui internet, selain melalui layanan telepon (24 jam), Shuttle Express mendorong agar para customer melakukan pemesanan secara online, karena akan lebih hemat waktu dan uang. Pemesanan online dengan mengakses situs atau website Shuttle Express pada situs resminya di Gambar III.2. Tampilan Awal Reservasi Shuttle Express Secara Online 5. Pembayaran Online (online payment) Untuk Pembayaran selain dapat dilakukan dengan cash, local check, credit/debit card, traveller check, customer juga dapat melakukan pembayaran pada saat melaksnakan pemesanan online lewat internet melalui situs dengan memilih opsi credit card pada saat pemesanan. Untuk memperoleh print out kuintansi pembayaran data yang diperlukan adalah nomor pemesanan, dan salah satu informasi yang dipergunakan pada saat pemesanan seperti alamat atau nomor telepon. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

23 Gambar III.3. Tampilan Pembayaran Shuttle Express Secara Online 6. Penggunaan Internet sebagai Media Komunikasi Teknologi yang banyak digunakan perusahaan dalam memfasilitasi komunikasi dengan konsumennya adalah internet. Efisiensi bisnis ditingkatkan melalui kecepatan, kemampuan pemrosesan informasi dan konektivitas teknologi dimana internet menjadi bagian dalam meningkatkan komunikasi dan kerjasama (O Brien, 2005). Di dunia bisnis, internet tidak hanya menjadi tempat pertukaran informasi melainkan alat untuk aplikasi strategi bisnis seperti pemasaran, pelayanan dan penjualan. Internet menjadi solusi praktis karena dianggap efektif dalam segi pembiayaan untuk mempublikasikan informasi, efisien dalam segi bisnis yang dapat digunakan setiap saat, dan dari segi biaya tergolong murah jika dibandingkan media iklan lainnya. Penggunaan internet sebagai media komunikasi ke pelanggan juga diterapkan oleh Shuttle Express. Berikut beberapa media komunikasi yang digunakan oleh Shuttle Express : a. Web Gambar III.4. Official Website Shuttle Express ( Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

24 b. Facebook Gambar III.5. Tampilan Facebook Shuttle Express c. Twitter Gambar III.6. Tampilan Twitter Shuttle Express d. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

25 Gambar III.7. Tampilan Sign-up dengan Shuttle Express e. Youtube Gambar III.8. Tampilan Youtube Shuttle Express Tabel berikut menunjukkan komponen sistem informasi Shuttle Express pada tahun 2013 : Tabel III.3. Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun 2013 Komponen SI User Hardware Keterangan Agen reservasi, Dispatcher, Manager, Customer, Driver, Administrator, Teknis S/W dan H/W, Programmer/System Analyst, Supervisor TI, Manager TI 2 bh Server HP ProLiant ML 370 G6, 30 PCs HP type Pavilion HP8200 (20 W/S untuk sistem pemesanan, 10 bh W/S untuk sistem dispatcher), LAN, Internet, Telephone selular GSM/ CDMA Technology (3G,4G,HSDPA, EDGE, etc), GPS tipe Ubi-5000e, Data Center, PSTN, Telepon, Fax Machine Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

26 Software Data Informasi Windows Enterprise Server 2008 R2, OS windows 7 64bit, MS Access 2010 (Reservasi & Dispatcher), Web based transaction for online reservation, payment and online tracking, prosedur reservasi, prosedur dispatch, MS Office 2010, Anti Virus /ESET NOD32 Smart Security Edition Customer, Driver, Mobil (van), Reservasi (pick-up location, tujuan, special request), Data harga & rute, pegawai Nomor reservasi, Trip/Driver, Schedule (Ada display & Ada printout), Tagihan/bill, Audio/signal (kontrol/kendali), Location of van/car & driver, speed of van/car, altitude of van/car Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

27 III MATRIKS SISTEM INFORMASI PADA TAHUN 2013 Tabel III.4. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun 2013 AKTIVITAS SUMBERDAYA HARDWARE & NETWARE SOFTWARE MESIN (MEDIA) PROGRAM PROSEDUR SPESIALIS USER SDM DATA PRODUK INFORMASI INPUT - PC HP type Pavilion HP Work Station (W/S) - LAN - GPS rcvr tipe Ubi- 5000e - Telepon/PSTN/Fax - Windows 7 64bit - MS access 2010 reservation & dispatch - Windows enterprise server 2008 R2 - MS Office Web based application - Data entry Procedure - Teknisi S/W - Programmer/ System Analyst - Agen reservasi - Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll) - Data reservasi - Data customer - Data jalur trayek - Data dari GPS (position, route, speed, etc - Data entry - Display PEMROSESAN - Sever HP type ProLiant ML370 G6 - Work station (W/S) - LAN - Internet - GPS - Teknologi GSM/ CDMA (3G, 4G, HSDPA, EDGE) - MS access 2010 reservation & dispatch - Windows enterprise server 2008 R2 - MS Office Web based application - Data entry procedure - Teknisi S/W - Programmer/ system analyst - Administrator - Teknisi S/W - Programmer/system analyst - Administrator - Data reservasi - Data customer - Sopir - Data dari GPS - Status display - Komunikasi internal antar bidang Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

28 AKTIVITAS SUMBERDAYA HARDWARE & NETWARE SOFTWARE MESIN (MEDIA) PROGRAM PROSEDUR SPESIALIS USER SDM DATA PRODUK INFORMASI OUTPUT - PCs HP type Pavilion HP Kertas billing - laporan - MS access 2010 reservation & dispatch - Windows enterprise server 2008 R2 - MS Office Web based application - Output procedure & distribution - Teknisi S/W - Programmer/System Analyst - Administrator - Agen reservasi/dispatcher - Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll) - Data reservasi - Data customer - sopir - Data dari GPS - Print-out - Display PENYIMPANAN - Optical disk (HP MSA2 1TB 7.2K rpm LFF (3.5 inch) Dual-port SATA Hard Disk Drive) - harddisk - Ruangan TI & Rak data - MS Office Windows enterprise server 2008 R2 - Web based application - Data center - Storage procedure & distribution - Data center - Teknisi S/W - Programmer/System Analyst - Administrator - Programmer - Administrator - Data center - database operasional perusahaan - Database company/perusaha an - Informasi yg dimutakhirk an - Pengemasan informasi yg sesuai kebutuhan pelanggan. PENGENDALIAN - Server, HP type ProLiant ML370 G6 - GPS rcvr - Telp. Selular (GSM or CDMA technology) - Internet - SOP H/W - Windows enterprise server 2008 R2 - MS Access MS Office Web based application - Data center - Anti Virus /ESET NOD32 Smart Security Edition - control procedure/pengendali an - SOP controll S/W - Alur kerja antar bagian seksi - Teknisi S/W - Programmer/System Analyst - Administrator - Supervisor TI - Manager TI - Database perusahaan lengkap - data asset, SDM, SOP - SOP informasi yg terkendali - Bagian pengolah informasi - Desain informasi yg sesuai Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

29 BAB IV PENUTUP IV.1. KESIMPULAN Sistem informasi manajemen merupakan suatu hal yang sangat penting dalam dunia bisnis dewasa ini. Saat ini, setiap perusahaan wajib memiliki sistem informasi dalam menghadapi persaingan bisnisnya terhadap perusahaan yang sejenis maupun tidak sejenis. Dengan adanya sistem informasi ini, tidak hanya membuat proses menjadi otomatis, tetapi juga menciptakan tingkat akurasi yang tinggi, kecepatan dalam pelayanan, dan membuat kegiatan operasional bisnis suatu perusahaan menjadi lebih efektif, efisien terstruktur dan mempunyai fleksibilitas. Di sisi lain, teknologi membantu manusia dalam mendapatkan barang dan jasa yang diperlukannya. Sistem yang baru mengintegrasikan antar satu sistem dengan sistem lainnya sehingga komunikasi dapat terbangun dengan lebih baik. Komunikasi yang baik membawa pada pelayanan yang terus ter-upgrade sehingga pelanggan menjadi puas. Dari kasus dan pengamatan terhadap perusahaan Shuttle Express, maka terlihat bahwa Shuttle Express terus memperbaharui sistem informasinya, serta akan terus menerapkan inovasi dan mencari solusi yang paling mutakhir dengan cost benefit yang terstruktur dengan bantuan kecanggihan sistem informasi yang up to date sesuai dengan perkembangan jaman dari masa ke masa. Sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan jasa layanan antar jemput Shuttle Express, dari top level management hingga supir memakai sistem informasi terpadu dan saling berintegrasi dalam berkomunikasi, sehingga database pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan memudahkan pencarian pelanggan yang telah didaftarkan sebelumnya. Dengan sistem pengumpulan dan pengolahan database pelanggan yang terpadu, prosedur pemesanan layanan antar Shuttle Express semakin mudah. Inilah yang menjadi pendorong dalam perkembangan usaha Shuttle Express. Salah satu rahasia keberhasilan implementasi sistem informasi di Shuttle Express adalah karena dilibatkannya karyawan dalam pembuatan dan penerapan sistem informasi yang tengah dirancang oleh Shuttle Express. Hal tersebut berdampak bagi kemajuan perusahaan dalam meningkatkan performance dan laba perusahaan secara optimal sehingga dapat bersaing dengan kompetitor bisnisnya. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,

30 DAFTAR PUSTAKA Cortada, J. W Total Quality Management: Terapan dalam Manajemen Sistem Informasi. McGraw-Hill Book Co. Yogyakarta. Davis, B. Gorgon Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. PT. Gramedia. Jakarta. Indrajit. R. E Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media Koputindo. Jakarta. Ismail, M Konsep Sistem Informasi Manajemen. [Diakses pada tanggal 30 Oktober 2013, 22:48 WIB]. Lucas, H.C., Jr Information Technology and the Productivity Paradox: Assessing the Value of Investing in IT. Oxford University Press. New York. O Brien, James A Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Salemba Empat. Jakarta. O Brien, J. A. and Marakas, G. M Management Information System Tenth Edition. Mc.Graw-Hill Companies. New York. Official Website Shuttle Express [Diakses pada tanggal 1 November 2013]. Pangestu, D. W Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen. [Diakses pada tanggal 8 November 2013]. The Hudson Group [Diakses pada tanggal 8 November 2013]. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5, MB IPB E49,