SISTEM INFORMASI PADA SHUTTLE EXPRESS

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PADA SHUTTLE EXPRESS Disusun sebagai Tugas Akhir Triwulan Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM) Anggota Kelompok: Ista Krisna Marla Lusda M. Haqiki Noviar Stevan Gneissanda Hage Tedy Saputra Widya Retno Utami Yuniar Endah Palupi Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc (CS) MAGISTER MANAJEMEN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2014 Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Page i

2 DAFTAR ISI 1 PENDAHULUAN 1 Latar Belakang 1 Tujuan 1 2 TINJAUAN PUSTAKA 2 Konsep Dasar Informasi 2 Data dan Informasi 2 Siklus Informasi 2 Karaterisitik Data dan Informasi 3 Konsep Dasar Sistem Informasi 5 Sistem 5 Sistem Informasi 6 3 PEMBAHASAN 10 Shuttle Express pada Tahun Berita 10 Kelemahan Shuttle Express pada Tahun Berita 11 Matriks Sistem Informasi Shuttle Express pada Tahun Berita (1995) 12 Identifikasi Sistem Informasi Shuttle Express (1995) 13 Shuttle Express Saat Ini 14 Website Shuttle Express dan Online Payment 14 Teknologi GPS Tracker 16 Matriks Sistem Informasi Shuttle Express pada Saat Ini 18 Identifikasi Sistem Informasi Shuttle Express (Saat Ini) 19 4 KESIMPULAN 20 DAFTAR PUSTAKA 21

3 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Siklus Informasi 3 Gambar 2 Interaksi Sistem Informasi 7 Gambar 3 Hubungan Enam Elemen Sistem Informasi 9 Gambar 4 Website Shuttle Express 14 Gambar 5 Kontak dari Shuttle Express 14 Gambar 6 Form Reservasi Secara Online 15 Gambar 7 Jadwal Shuttle Express untuk Hotel Service 15 Gambar 8 Pembayaran Reservasi dengan Credit Card 16 Gambar 9 Skema Cara Kerja GPS 16

4 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Informasi adalah hal yang sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan, di dalam perusahaan informasi harus dapat didapatkan, diterima dan disampaikan dengan baik dan benar, agar perusahaan dapat beroperasi dengan baik pula. Sebuah sistem yang mengelola informasi tersebut disebut dengan sistem informasi Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perusahaan.. Akibat yang dapat ditimbulkan oleh system informasi yang tidak dapat diandalkan adalah perusahaan nantinya akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, tidak mampu mengambil keputusan-keputusan strategis, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Shuttle Express merupakan suatu perusahaan di bidang transportasi dan dalam kegiatan operasionalnya, Shuttle Express mengubah sistemnya dari yang sebelumnya penggunaan sistem informasi hanya untuk internal kantor saja menjadi penggunaan untuk semua kegiatan bisnisnya termasuk kegiatan pemesanan yang dilakukan oleh seorang konsumen maupun banyak konsumen dalam suatu waktu yang bersamaan. Sebelum adanya sistem informasi tersebut, pencatatan pemesanan dari konsumen menggunakan media papan tulis biasa, namun dengan adanya sistem informasi proses pemesanan dapat dilakukan secara terintegrasi dari konsumen ke perusahaan secara online. Karena hal tersebut, kegiatan operasional perusahaan Shuttle Express menjadi lebih efisien akibat dari penggunaan sistem informasi. Tujuan Tulisan ini dibuat dengan tujuan untuk mengkaji dan menganalisis sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan perjalanan, Shuttle Express, dan perkembangan sistem informasi tersebut dari waktu ke waktu. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 1

5 2 TINJAUAN PUSTAKA Konsep Dasar Informasi Data dan Informasi Informasi tidak dapat dipisahkan dengan data, tetapi sering kali terjadi kesalahpahaman dalam menginterpretasikan data dan informasi, terkadang orang terbalik-balik dalam mengartikannya. Pada dasarnya data dan informasi adalah hal yang berbeda tetapi sangat berkaitan. Data menurut Kadir (2003:29) adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data memerlukan adanya pengolahan untuk dapat dipakai oleh pengguna data. Data berupa sesuatu yang berwujud seperti gambar, suara, huruf dan angka. Sedangkan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam penggambilan keputusan. Menurut Anton M. Meliono (1990: 331), Informasi adalah data yang telah diproses untuk suatu tujuan tertentu. Tujuan tersebut adalah untuk menghasilkan sebuah keputusan. Informasi berguna untuk pembuat keputusan karena infomrasi dapat memberikan pengetahuan kepada pengguna dan menurunkan tingkat ketidakpastian situasi. Mengolah data untuk menjadi sebuah informasi dapat dilakukan dengan pengeditan, penambahan, pengkonversian, penggabungan dari banyak data dan sebagainya. Data yang telah diolah tersebut, akan menjadi sebuah informasi dan dapat di presentasikan dalam bentuk apapun. Informasi akan memiliki arti manakala informasi tersebut memiliki unsurunsur sebagai berikut: 1. Relevan, artinya informasi yang diinginkan benar-benar ada relevansinya dengan masalah yang dihadapi 2. Kejelasan, artinya terbebas dari istilah-istilah yang membingungkan 3. Akurasi, artinya bahwa informasi yang hendak disajikan harus secara teliti dan lengkap 4. Tepat waktu, artinya data yang disajikan adalah data terbaru dan mutahir Siklus Informasi Proses pengolahan data sehingga menjadi sebuah informasi disebut juga dengan siklus informasi. Berikut adalah gambaran sebuah siklus informasi: Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 2

6 Gambar 1 Siklus Informasi Dari gambar diatas dapat dilihat bagaimana data diolah melalui sebuah proses (model) menjadi informasi. Kemudian diterima oleh penerima informasi untuk dijadikan dasar dalam pembuatan keputusan dan melakukan tindakan.. Dari hasil tindakan tersebut akan ditangkap lagi data sebagai input dan diproses kembali melalui model tersebut, sehingga membentuk sebuah siklus. Karaterisitik Data dan Informasi Karateristik data informasi dapat dilihat dari beberapa aspek, yaitu: 1. Tipe data Ada beberapa tipe data yang masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan, sehingga harus disesuaikan penggunaannya dengan tujuan kenapa informasi tersebut dibutuhkan. Tipe data terformat biasanya digunakan untuk menyimpan data yang berhubungan dengan waktu, misalnya jam kedatangan, jam keberangkatan dan lain-lain. Tipe data teks biasa digunakan untuk mendiskripsikan sesuatu, misalnya biodata seseorang. Tipe data suara untuk merekam data dalam bentuk bunyi/suara, dan data video dan gambar untuk merekam aktifitas yang ditangkap oleh mata manusia 2. Akurasi dan Presisi Akurasi adalah tingkat kebenaran dari suatu data, yang dapat menentukan keandalan dan realiabilitas suatu informasi, sedangkan presisi berkaitan dengan tingkat kerincian suatu data, sehingga dapat menghasilkan informasi yang lengkap Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 3

7 3. Usia dan Rentang Waktu Waktu adalah hal yang sangat penting dalam mendifinisikan sebuah data dan infomasi. Usia informasi menggambarkan kapan informasi itu dihasilkan hingga pada saat diakses. Keandalan informasi ditentukan pula dengan ketepatan waktu, dimana usia data sangat berpengaruh dengan keputusan yang diambil, sehingga diperlukan rentang waktu yang cukup dalam menyimpan informasi agar keputusan yang diambil mempunyai tingkat keandalan yang tinggi. 4. Tingkat keringkasan dan kelengkapan Informasi yang terlalu detail akan berkesan membingungkan dan bertele-tele, terkadang terlalu banyak informasi membuat keputusan lebih sulit diambil, maka dari itu perlu dipertimbangkan penyajian informasi yang ringkas tetapi tetap lengkap sehingga dapat dijadikan pedoman pengambilan keputusan. 5. Kemudahan akses Informasi seharusnya dapat diperoleh dengan mudah pada saat pengguna membutuhkan. Oleh karena itu, kemudahaan memperoleh informasi adalah penting, agar keputusan yang diambil dapat didasarkan atas semua informasi yang dibutuhkan. 6. Sumber Sumber informasi dapat bersifat internal atau eksternal. Informasi yang didapat dari dalam perusahaan adalah informasi internal, sedangkan yang berasal dari luar perusahaan disebut dengan informasi ekternal 7. Relevansi dan nilai Informasi yang paling banyak memberika manfaat bagi pengambilan suatu keputusan adalah informasi yang paling relevan. Sehingga nilai relevansi dari informasi tergantung dari keputusan apa yang akan dibuat. Sedangkan nilai informasi diperoleh dengan menghitung perbedaan manfaat yang akan diperoleh dengan informasi tersebut dengan mengurangkannya dengan biaya yang harus dikeluarkan untuk mendapatkannya. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 4

8 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem Suatu sistem adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu.secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan sistem memiliki karakteristik yaitu : 1. Komponen atau elemen yang dapat dilihat, didengar dan dirasakan. 2. Proses atau kegiatan untuk mengkoordinasi komponen yang terlihat dalam sebuah sistem. 3. Tujuan mengenai sasaran akhir yang ingin dicapai dari kegiatan koordinasi komponen tersebut. Sistem dapat dikelompokkan sesuai dengan karateristik sistem tersebut, yaitu: 1. Sistem tertutup Yaitu sistem yang secara total terisolasi dari lingkungan eksternal sehingga sistem ini tidak memiliki pengaruh dan dipengaruhi oleh lingkungan yang berada diluar batas sistem. 2. Sistem relatif tertutup Sistem semacam ini memilih penghubung yang menghubungkan sistem dengan lingkunganya dan mengendalikan pengaruh lingkungan terhadap proses yang dilakukan oleh sistem. 3. Sistem terbuka Yaitu sistem yang berinteraksi dengan lingkungan secara tidak terkendali, sistem terbuka juga memperoleh gangguan, atau input yang tidak terkendali akan mempengaruhi proses dalam sistem. Sistem yang dirancang dengan baik dapat meminimumkan gangguan tersebut dengan cara melakukan antisipasi terhadap kemungkinan munculnya gangguan dari lingkungan dan selanjutnya menciptakan proses dan cara menanggulangi gangguan tersebut. 4. Sistem umpan balik Yaitu sistem yang digunakan sebagian output menjadi salah satu input untuk proses yang sama di masa berikutnya. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 5

9 Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Selain itu sistem informasi juga didefinisikan kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1. Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Komponen teknologi Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Komponen hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 6

10 6. Komponen software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7. Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). 8. Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangankecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak-efisienan,sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahankesalahan dapat langsung cepat diatasi. Gambar 2 Interaksi Sistem Informasi Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 7

11 Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik. 1. Orang Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personal data entry, dan manajer sistem informasi/edp 2. Prosedur Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer. 3. Perangkat keras Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran. 4. Perangkat lunak Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama : a. Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer. b. Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan. c. Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi. 5. Basis data File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain diatas kertas, mikro film, an lain sebagainya. 6. Jaringan komputer Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data. 7. Komunikasi data Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 8

12 diantara komputer-komputer dan piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan computer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain. Gambar 3 Hubungan Enam Elemen Sistem Informasi Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 9

13 3 PEMBAHASAN Shuttle Express pada Tahun Berita Shuttle Express didirikan pada tahun 1979 oleh San Juan Airlines, yang merupakan maskapai penerbangan tertua di Amerika Serikat. Saat itu, San Juan Airlines mengeluarkan ide untuk menggunakan van untuk menghubungkan masyarakat, tempat tinggal, dan tempat bisnis di wilayah Seattle-Tacoma-Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model trasnportasi yang ada di Amerika Serikat, San Juan Airlines memulai layanan share-ride (berbagi tumpangan) yang menghubungkan airport, tempat bekerja dan tempat tinggal. Shuttle Express memulai bisnisnya dengan cara manual. Segala pemesanan penumpang, penjadwalan dan pengolahan data konsumen dilakukan secara manual. Shuttle Express melakukan pencatatan pemesanan dari konsumen menggunakan media papan tulis dan magnet, yang menunjukkan lokasi dan vanvan milik mereka beserta rutenya. Dalam kenyataannya, hal tersebut menjadi tidak efisien dan sering terjadi kesalahan penjadwalan maupun keterlambatan dari penjemputan penumpang (pick-up passenger). Selain itu, apabila alamat pelanggan tidak ditemukan maka pihak perusahaan harus mencarikan kendaraan lain sebagai gantinya, sehingga perusahaan Shuttle Express akan mengeluarkan biaya tambahan. Kemudian Shuttle Express memutuskan untuk mengubah sistemnya yang manual tersebut menjadi sistem yang berbasis komputer. Sistem untuk reservasinya menggunakan 12 NEC 486-based PC yang dihubungkan dengan server Alpha AXP Server yang memiliki 128 Mbytes RAM dan 4x1.2Gb Harddisk. Kemudian ada 4 komputer NEC 486-based PC lagi yang digunakan untuk sistem dispatch yang dapat menggandakan sistem reservasi ketika saat sibuk. Sistem reservasi dan dispatch yang diujicobakan oleh Shuttle Express berjalan dengan baik, dan sistem tersebut dapat diselesaikan dalam waktu sekitar 6 bulan. Proses penerimaan konsumen yaitu ketika konsumen memanggil nomor reservasi, seorang agen akan memasukan informasi yang relevan, termasuk lokasi penjemputan, tujuannya dan instruksi khusus untuk penumpang tersebut. Bagian reservasi dari program akan menghitung biaya berdasarkan lokasi dan menghasilkan nomor konfirmasi reservasi. Umumnya, titik-titik penjemputan di program terlebih dahulu bersama dengan lokasi terdekat dari para supir. Kemudian data reservasi akan dikirim kepada para driver mereka untuk segera berangkat. Program Database Access diformat dengan memutar angka secara otomatis kepada pager alphanumeric para supir dan memberikan semua data-data pemesanan konsumen pada setiap keberangkatan. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 10

14 Keberhasilan Shuttle Express dalam penerapan sistem komputer ini juga tidak lepas dari orang-orang yang menggunakan sistem tersebut, seperti para dispatcher di Shuttle Express. Mereka menemukan kemudahan dalam mengggunakan sistem tersebut, dibandingkan dengan menggunakan sistem manual dengan pencatatan biasa (paper-based system). Sejak peralihan sistem dari manual menjadi yang berbasis komputer, Shuttle Express dapat meningkatkan penumpang yang diangkut hingga menjadi dua kali lipat dari sebelumnya. Penerapan teknologi ini berhasil menangani reservasi mencapai angka lebih pesanan dengan rata-rata melayani penumpang sekitar orang dari dan ke Bandar udara setiap harinya serta efisien waktu perjalanan dari 8 jam menjadi 3 jam dalam setiap rutenya. Di samping itu pula mengurangi pemakaian tiga orang operator dispatcher setiap shift menjadi dua orang pada shift pagi dan satu orang pada shift sore. Kelemahan Shuttle Express pada Tahun Berita Kelemahan perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express yang dapat kita lihat pada tahun tersebut adalah : 1. Kurang fleksibelnya sistem penjemputan konsumen. Jika si konsumen telah menghubungi pihak perusahaan untuk perubahan lokasi penjemputan, namun karena suatu hal si sopir tidak dikonfirmasi ulang oleh perusahaan, maka sopir tidak akan berhasil menemui penumpang tersebut. Hal tersebut tentunya akan memakan waktu banyak serta adanya biaya tambahan yang dikeluarkan apabila pihak pengemudi diharuskan melakukan konfirmasi ke pihak perusahaan, dalam hal ini adalah ke operator dispatcher untuk memastikan kembali dimana posisi penumpang, apalagi jika pihak pengemudi tidak dibekali dengan peralatan komunikasi yang ada. Kelemahan diatas bisa juga terkait dengan lokasi yang tidak pasti dari si konsumen sehingga pihak pengemudi akan mencari lokasi konsumen tersebut. Mengingat bahwa lokasi dari perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express ini berada di Negara Amerika Serikat yang mempunyai banyak kota besar, serta keanekaragaman lokasi (jalan, gang, perumahan, dan sebagainya). Jika pihak pengemudi terus mencari lokasi pasti dimana penumpang tersebut, akan menimbulkan pemborosan bagi bahan bakar yang digunakan, dan jelas hal ini tidaklah menguntungkan bagi pihak Shuttle Express. 2. Pembayaran yang kurang praktis. Cara pembayaran yang diterapkan Shuttle Express yaitu penumpang membayar langsung kepada pihak pengemudi. Jika pembayaran dapat dilakukan secara online akan lebih memudahkan perusahaan untuk mengelola sistem pembayaran tersebut. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 11

15 Matriks Sistem Informasi Shuttle Express pada Tahun Berita (1995) Aktifitas SI Input Sumberdaya Hardware Sumberdaya Software Sumberdaya Manusia Sumberdaya dan Jaringan Data Mesin Media Program Prosedur Spesialis Pengguna NEC 486- based PC Workstation Jaringan LAN, Jaringan Telepon Windows NT OS, Ms. Access Data Entry Supervisor, Network Admin Customer Service, Pelanggan Customer Data, Pickup Location, Destination Produk Informasi Data Entry Display, Reservation Info Pemrosesan Alpha AXP Server (128 Mb RAM, 4x 1.2 Gb HDD) Jaringan LAN Windows NT OS, Ms. Access Reservation and Dispatch Computer Analyst Customer Data, Pickup Location, Destination, Bill, Reservation Number Status Display Output Penyimpanan NEC 486- based PC, Printer, Pager Magnetic Disk Kertas Laporan 4 HDD 1.2 Gb Windows NT OS, Ms. Access Windows NT OS, Ms. Access Output Data & Distribusi Data Proses Backup Data Database Operator Customer Service, Manajer, Dispatcher, Driver, Customer Pegawai, Manajer Trip Schedule, Confirmation Number, Bill Customer Data, Reservation Number, Bill, Schedule Reservation Info, Travel Report, Confirmation Number, Schedule, Bill, Pager Notification Status Display Kendali Alpha AXP Server (128 Mb RAM, 4x 1.2 Gb HDD) Laporan Pengendalian Monitoring Program Proses Koreksi, Proses Monitoring Network Admin Dispatcher, Manajer Reservation Data, Customer Data, Transaction History Database Network Signal, Audio Signal, Messagge Notification, Trip, Schedule Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 12

16 Identifikasi Sistem Informasi Shuttle Express (1995) Hardware Hardware sistem informasi Shuttle Express, mesinnya digunakan Alpha AXP Server (128 Mb RAM, 4x 1.2 Gb HDD), 12 NEC 486-based PC Workstation untuk network dan 4 buah PC NEC 486 untuk proses reservasi, RAM kapasitas 4Gb, 4 buah HDD 1.2 Gb, telepon, printer dan pager. Netware yang digunakan adalah jaringan LAN, jaringan WAN, Jaringan Telepon, kertas laporan dan dokumen-dokumen. Software Software yang digunakan Shuttle Express adalah sistem operasi pada masa itu, yaitu Windows NT Operating System, Microsoft Access dan program monitoring. Software-software yang digunaka tersebut berfungsi untuk kegiatan input data, pemrosesan data, output data dan juga penyimpanan serta kendali dari data. Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia (SDM) adalah orang yang menggunakan dan menjalankan sistem informasi. SDM yang menggunakan ini terbagi menjadi 2, yaitu orang yang hanya menjalankan dan menggunakan saja (pengguna) dan tenaga ahli (specialist) yang dapat menggunakan dan melakukan maintenance terhadap software tersebut apabila terjadi kesalahan. Untuk input, pemrosesan dan juga output dilakukan oleh pegawai Shuttle Express, Customer Service, dispatcher, driver dan manajer tanpa melibatkan spesialis. Spesialis sangat berperan dalam proses input, pemrosesan dan terutama pada proses penyimpanan serta kendali. Sumber Daya Data Data yang digunakan adalah data customer, data lokasi penjemputan, destinasi/tujuan, confirmation number, reservation info, jadwal dari Shuttle Express dan jumlah Bill (tagihan). Produk Informasi Produk informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi Shuttle Express adalah tampilan data entry, informasi reservasi, tampilan status reservasi, bill/tagihan dari reservasi yang dilakukan, informasi lain dari reservasi, serta network dan audio signal. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 13

17 Shuttle Express Saat Ini Seiring dengan perkembangan zaman, Shuttle Express terus mengembangkan bisnisnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Hal ini dilakukan Shuttle Express guna meningkatkan daya saing bisnis dengan para pesaingnya. Beberapa teknologi yang telah diterapkan Shuttle Express diantaranya adalah teknologi reservasi secara online dan online payment dan teknologi GPS Tracker. Website Shuttle Express dan Online Payment Shuttle Express mempunyai website sendiri yang berisi profil perusahaan, penjelasan, armada mobil dan bus yang mereka miliki, serta dapat memesan kendaraan secara online. Selain itu, pada website tersebut juga dapat dilihat jadwal yang tersedia dari Shuttle Express, memesan kendaraan untuk tour dan juga terdapat kontak Shuttle Express yang dapat dihubungi. Gambar 4 Website Shuttle Express Gambar 5 Kontak dari Shuttle Express Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 14

18 Gambar 6 Form Reservasi Secara Online Pada gambar di atas, terlihat form untuk melakukan pemesanan secara online. Customer memasukkan jadwal keberangkatan mereka menggunakan pesawat, baik informasi kedatangan maupun kepergian pesawat yang mereka gunakan, sehingga dapat diestimasi perjalanan mereka dari/ke airport tersebut, sehingga customer tidak mengalami keterlambatan ke tempat tujuan. Selain dapat reservasi untuk jadwal yang kita tentukan sendiri, kita juga dapat melihat jadwal yang tersedia dari Shuttle Express, untuk rute-rute sibuk yang biasa digunakan oleh para customer dan juga terdapat rute khusus untuk pemberangkatan dari/ke hotel tempat customer menginap menuju ke airport yang diinginkan. Shuttle Express menggunakan berbagai jenis armada daratnya, mulai dari mobil minivan, van, bus, sedan, maupun dengan munggunakan limousine mewah sekalipun. Gambar 7 Jadwal Shuttle Express untuk Hotel Service Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 15

19 Gambar 8 Pembayaran Reservasi dengan Credit Card Setelah melakukan reservasi secara online, customer dapat melakukan pembayaran secara online dengan menggunakan kartu kredit. Hal ini dapat memudahkan pembayaran karena pengguna dapat menyelesaikan transaksinya tanpa harus pergi memesan dan membayar secara langsung. Teknologi GPS Tracker Gambar 9 Skema Cara Kerja GPS Pada awal perkembangan sistem informasi Shuttle Express dari secara manual/paper-based hingga ke computer-based, masih terdapat beberapa kesulitan diantaranya permasalahan mengenai lokasi pasti penjemputan dari Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 16

20 customer, terlebih di Amerika Serikat yang merupakan negara besar dengan banyak negara bagian. GPS (Global Positioning System) merupakan sistem untuk menentukan letak di permukaan bumi dengan bantuan penyelarasan (synchronization) sinyal satelit. Sinyal ini diterima oleh alat penerima di permukaan, dan digunakan untuk menentukan letak, kecepatan, arah, dan waktu. Teknologi GPS Tracker sangat membantu dalam efisiensi penjemputan customer Shuttle Express karena customer terlacak keberadaannya melalui perangkat ponselnya. Hal tersebut mengurangi resiko keterlambatan dalam penjemputan konsumen. Penggunaan teknologi GPS Tracker menggunakan teknologi data GPRS sebagai jalur pengiriman, sehingga biaya yang dikeluarkan menjadi murah dan efisien. GPS Tracker memiliki berbagai macam perangkat lunak (software), diantaranya : 1) Arc View, 2) ER Mapper, 3) Map Info dan lain sebagainya. Cara kerja layanan GPS Tracker adalah sebagai berikut: 1. Satelit mengirimkan sinyal ke perangkat GPS yang dipasang di kendaraan. Sinyal tersebut digunakan digunakan untuk menentukan arah, posisi, kecepatan, waktu dan juga rute dari kendaraan tersebut. 2. GPS Tracking mengirimkan informasi berupa posisi, arah, waktu, kecepatan maupun rute kendaraan ke jaringan wireless (GSM, CDMA). 3. Jaringan wireless terhubung dengan server yang bisa diakses oleh pengguna melalui komputer, smartphone maupun perangkat GPS miliknya. Kemudian, user secara real-time dapat memantau posisi, arah, kecepatan kendaraan maupun rute kendaraan miliknya. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 17

21 Matriks Sistem Informasi Shuttle Express pada Saat Ini Aktifitas SI Input Sumberdaya Hardware Sumberdaya Software Sumberdaya Manusia Sumberdaya dan Jaringan Data Mesin Media Program Prosedur Spesialis Pengguna Workstation PC, Telepon, Fax Online Reservation, Telephone Windows 7/8 OS, Oracle Database Input Data IT Specialist, Operator Customer Service, Pelanggan Customer Data, Pickup Location, Destination Produk Informasi Data Entry Display Pemrosesan Network, Server, Secure SSL Connection Intra & Inter-net, Networking Windows Server 2012 R2, Oracle Database Transaction & Data Processing IT Specialist Biaya, Confirmation Number Reservation Status Display Output Penyimpanan GPS Device, PC, Printer, Fax Database Server, Database Application GPS Display, Screen Display (PC), Printout Paper Storage Device Windows 7/8 OS, Oracle Database Windows 7/8 OS, Oracle Database Output Data & Distribusi Data Proses Backup Data IT Specialist, Operator Customer Service, Manajer, Pelanggan Customer Service Trip Schedule, Status Driver, Reservation Data Customer Data, Transaction History Database Laporan Reservasi, Laporan Travel, Online Bill Reservation Status Display Kendali Server Control, Server Access Laporan Pengendalian, Kertas, Dokumen Windows Server 2012 R2, Oracle Database Proses Koreksi IT Specialist, Operator Customer Service, Manajer, Pelanggan Customer Data, Transaction History Database Network Signal, Data Entry Display Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 18

22 Identifikasi Sistem Informasi Shuttle Express (Saat Ini) Hardware Hardware dari sistem informasi Shuttle Express pada masa sekarang sudah lebih canggih dibandingkan dengan tahun berita (1995). Server yang digunakan kira-kira sudah menggunakan server dengan spesifikasi saat ini, begitu juga dengan komputer workstation yang telah memiliki spesifikasi terkini. Telepon, printer, fax dan juga GPS Device merupakan hardware lain yang digunakan pada sistem informasi saat ini, sedangkan untuk pager sudah dihilangkan karena penggunaan pager sudah ketinggalan zaman. Penyimpanan menggunakan database server terintegrasi, aplikasi database, dan server access untuk pengendalian. Media yang digunakan tidak terlalu berbeda jauh, seperti jaringan LAN, jaringan telepon, jaringan internet, dan laporan pengendalian serta laporan pengendalian serta dokumen-dokumen. Software Software yang digunakan Shuttle Express pada masa sekarang telah menggunakan software ter-update masa kini, seperti sistem operasi Windows 7/8 untuk perangkat workstation, sistem operasi Windows Server 2012 untuk server, database Oracle serta program monitoring. Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia (SDM) pada Shuttle Express saat ini tidak terlalu banyak mengalami perubahan. Untuk input, pemrosesan dan juga output dilakukan oleh pegawai Shuttle Express, Customer Service, dispatcher, driver dan manajer tanpa melibatkan spesialis. Perbedaan terlihat pada spesialis yang mana pada masa ini sudah banyak terdapat pekerjaan IT specialist sehingga tenaga ahli untuk input, penyimpanan maupun kendali sudah ditangani oleh IT specialist. Sumber Daya Data Data yang digunakan tidak berbeda dengan Shuttle Express pada tahun berita, karena data yang penting dan paling utama untuk diinput dan diproses adalah data pelanggan, data trip, status driver, nomor konfirmasi, tagihan dan jadwal Shuttle Express. Produk Informasi Produk informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi Shuttle Express saat ini tidak berbeda dengan yang lalu, seperti tampilan data entry, informasi reservasi, tampilan status reservasi, bill/tagihan dari reservasi yang dilakukan secara online, informasi lain-lain dari reservasi, serta network signal. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 19

23 4 KESIMPULAN Shuttle Express telah berhasil menerapkan sistem informasi dalam kegiatan bisnisnya, terutama dalam kegiatan operasionalnya. Bisnis yang berawal dari ide untuk menghubungkan tempat tinggal, tempat bisnis, dan airport pada mulanya dilakukan secara manual. Penerapan secara manual menemui banyak kendala, seperti jadwal penjemputan yang terlambat dan terkadang miss dalam melakukan pick-up customer sehingga customer banyak yang tidak terjemput. Shuttle Express menyadari prosedur manual yang diterapkan selama ini kurang praktis dan tidak efisien. Oleh karena kendala-kendala tersebut, Shuttle Express akhirnya menerapkan sistem informasi yang berbasis komputer. Shuttle Express tidak terlalu lama dalam beradaptasi dengan peralihan sistem informasi berbasis komputer, karena sistem tersebut dirasakan mudah untuk digunakan bagi para karyawan di Shuttle Express. Hal ini terbukti dengan peningkatan penumpang yang dapat mereka angkut menjadi dua kali lipat dibandingkan saat mereka menggunakan metode paperbased (manual). Seiring dengan perkembangan zaman, Shuttle Express terus mengembangkan sistem informasinya. Penggunaan website digunakan Shuttle Express untuk membuat sistem reservasi secara online. Sistem reservasi secara online membuat customer bisa mengakses dan memesan jasa Shuttle Express dimanapun dan kapanpun. Selain itu, sistem tersebut menyediakan pembayaran secara praktis yaitu dengan menggunakan kartu kredit. Selain itu, adanya teknologi GPS juga membuat Shuttle Express dapat menerapkan teknologi terkini pada bisnisnya, yang membuat tracking untuk lokasi penumpang, tempat penjemputan, dan tujuan dapat diestimasi dengan waktu yang cukup tepat. Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 20

24 DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, Penerbit Andi Yogyakarta, Yogyakarta: 2003, hal 29. Anonim. Tinjauan Pustaka Diakses dari: 435/jbptunikompp-gdl-adittianim unikom_a-i.pdf. Diakses pada: 10 Maret 2014, Anonim. Pengantar Sistem Informasi Diakses dari: PengatarSI.pdf. Diakses pada: 10 Maret 2014, Anonim. Sistem Informasi Diakses dari: Diakses pada: 10 Maret 2014, Anton M. Meliono, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Penerbit Balai Pustaka, Jakarta: 1990, hal331. Departemen Pendidikan Nasional Mengelola Informasi Diakses dari: Diakses pada: 9 Maret 2014, Mahamudu, Billy N. Gambaran Umum Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Diakses dari: file:///d:/2.%20kuliah/2.%20tugas/suttle%20express/ Gambaran%20umum%20SI_TI.pdf. Diakses pada: 10 Maret 2014, Pusat Informasi Wisata Budaya Jawa di Yogyakarta Tinjauan Umum Pusat Infomrasi Pariwisata dan Wisata Budaya Jawa. Diakses dari: Diakses pada: 9 Maret 2014, Website Shuttle Express. Diakses pada: 7 Maret 2014, Sistem Informasi Manajemen, Kelompok 5 Hlm 21