: Sistem Informasi Manajemen PMB 561 : Dr. Ir. Imam Suroso, Msc(CS) : 30 Nopember 2011 SHUTTLE EXPRESS. Disusun Oleh :

Transkripsi

1 Tugas Mata Kuliah Dosen Batas : Kelompok IV : Sistem Informasi Manajemen PMB 561 : Dr. Ir. Imam Suroso, Msc(CS) : 30 Nopember 2011 SHUTTLE EXPRESS Disusun Oleh : Erdiasa Nursaman Hasim Ashari Mila Fauziah Rachmat Agustian Yoshi Nadia (P E) (P E) (P E) (P E) (P E) PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011

2 DAFTAR ISI Halaman DAFTAR GAMBAR... i DAFTAR TABEL... i PENDAHULUAN Latar Belakang... 1 Tujuan Penulisan... 1 PEMBAHASAN Sistem Informasi Manajemen... 2 From Manual to Computer-Based Information System... 3 Kelemahan Shuttle Express Pada Tahun Berita... 4 Komponen Sistem Informasi Pada Tahun Berita... 5 Matriks Sistem Informasi Pada Tahun Berita... 6 Shuttle Express Pada Saat Ini... 7 Teknologi GPS Tracker... 7 Teknologi Sistem Komunikasi Radio... 8 Teknologi Online Payment (E-Payment)... 9 Komponen Sistem Informasi Pada Saat Ini... 9 Matriks Sistem Informasi Pada Saat Ini Tampilan Shuttle Express Saat Ini KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA... 14

3 DAFTAR GAMBAR Halaman Piramida Sistem Informasi Manajemen... 2 Ilustrasi Penggunaan GPS Tracker... 7 Cara Kerja Teknologi CDMA... 8 Pembayaran Secara Online Shuttle Express... 9 Tampilan Muka Shuttle Express Penjadwalan Shuttle Express Pengisian Online DAFTAR TABEL Halaman Matrik Sistem Informasi Pada Tahun Berita... 6 Matrik Sistem Infomasi Pada Saat Ini i Kelompok 4 Shuttle Express

4 I. PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Informasi dapat diibaratkan darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam suatu organisasi/perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangan bisnisnya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah organisasi/perusahaan. Bila informasi yang dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu organisasi/perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Shuttle Express merupakan suatu perusahaan di bidang transportasi, dan dalam kegiatan operasionalnya Shuttle Express mengubah sistemnya dari yang sebelumnya penggunaan sistem informasi hanya untuk internal kantor saja menjadi penggunaan untuk semua kegiatan bisnisnya termasuk kegiatan pemesanan yang dilakukan oleh seorang konsumen maupun banyak konsumen dalam suatu waktu yang bersamaan. Sebelum adanya sistem informasi tersebut, pencatatan pemesanan dari konsumen menggunakan media papan tulis biasa, namun dengan adanya sistem informasi proses pemesanan dapat dilakukan secara terintegrasi dari konsumen ke perusahaan secara online. Sehingga kegiatan operasional perusahaan Shuttle Express menjadi lebih efisien akibat dari penggunaan sistem informasi tersebut. 1.2 TUJUAN PENULISAN Membahas sumber daya informasi yang digunakan oleh perusahaan Shuttle Express pada tahun berita dengan saat ini. 1 Kelompok 4 Shuttle Express

5 II. PEMBAHASAN 2.1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem informasi manajemen dapat digambarkan sebagai suatu piramida dimana pada lapisan terbawah atau lapisan dasar terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan kedua terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumbe daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan keempat atau lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Berikut di bawah ini adalah gambar piramida yang menjelaskan hal tersebut. SIM untuk manajemen SDSI dalam perencanaan dan pengambilan keputusan Sumber informasi untuk operasional sehari-hari Informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dsb Gambar 1 Piramida sistem informasi manajemen Definisi dari SIM yang umum dikenal oleh orang yakni sistem manusia/mesin yang terpadu (integrated) dalam penyajian informasi guna mendukung fungsi informasi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah struktur organisasi/perusahaan. SIM ini sendiri terdiri dari beberapa perangkat seperti perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan dan sebuat database. Tujuan dibentuknya SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik itu keputusan yang rutin dalam operasional sehari-hari maupun keputusan yang sifatnya strategik. Banyak sekali kegunaan atau fungsi sistem informasi, berikut beberapa contoh kegunaan atau fungsi tersebut: 2 Kelompok 4 Shuttle Express

6 1. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. 2. Sistem informasi untuk pengendalian operasional, dimana pengendalian operasional yakni proses pemantapan agar kegiatan operasional lebih efisien dan dilaksanakan secara efektif. Pengendalian operasional ini menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah ditentukan terlebih dahulu. Berikut ini pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasional; 1) proses transaksi, 2) proses laporan, dan 3) proses pemeriksaan. 3. SIM untuk fungsi organisasi yang dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi untuk membentuk SI yang berhubungan dengan fungsingnya, walaupun akan menyangkut database, model base, dan beberapa program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam setiap subsistem fungsional tersebut terdapat aplikasi untuk proses transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan perencanaan strategis. 2.2 FROM MANUAL TO COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM Sekitar tahun 1993 apabila kita ingin menggunakan jasa angkutan Seattle s Shuttles Express ke bandara, pelayanan pelanggan yang diterapkan oleh perusahaan yakni menggunakan cara manual dimana pelanggan diharuskan mendaftar terlebih dahulu serta pembagian jadwal kendaraan operasional menggunakan sistem manual dengan menggunakan kertas-kertas (paper-based system). Lalu untuk rute yang akan dilalui oleh kendaraan pengangkut masih menggunakan peta yang menempel di papan. Dalam penggunaan sistem manual ini terdapat banyak sekali permasalahan yang dihadapi oleh Shuttle Express sebagai perusahaan jasa pengangkutan, yaitu apabila alamat pelanggan tidak ditemukan maka pihak perusahaan harus mencarikan kendaraan lain sebagai gantinya, sehingga perusahaan Shuttle Express akan mengeluarkan biaya tambahan, tutur Fred Taucher CEO of Corporate Computer, Inc. Setelah adanya penerapan sistem informasi oleh pihak perusahaan untuk menggantikan sistem manual, yakni pengembangan perangkat lunak yang dilengkapi dengan jaringan telepon, 12 unit computer NEC 486 untuk digunakan pada sistem reservasi dan 4 unit computer NEC 486 untuk sistem pembagi (dispatch) yang dilengkapi dengan harddisk berkapasitas 1,2 Gb, server Digital Equipment Alpha AXP dengan spesifikasi RAM 128 Mb, lalu pengemudi dilengkapi dengan Pager yang berfungsi untuk menerima nomor reservasi penumpang yang akan dijemput sesuai dengan tujuannya. Semua perintah tersebut dikendalikan dari komputer dispatch yang diterima oleh pengemudi dan terbaca di layar pager mereka. 3 Kelompok 4 Shuttle Express

7 Penerapan teknologi ini berhasil menangani reservasi mencapai angka lebih pesanan dengan rata-rata melayani penumpang sekitar orang dari dan ke Bandar udara setiap harinya serta efisien waktu perjalanan dari 8 jam menjadi 3 jam dalam setiap rutenya. Di samping itu pula mengurangi pemakaian tiga orang operator dispatcher setiap shift menjadi dua orang pada shift pagi dan satu orang pada shift sore 2.3 KELEMAHAN SHUTTLE EXPRESS PADA TAHUN BERITA Kelemahan perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express yang dapat kita lihat pada tahun tersebut yakni kurang fleksibelnya penjemputan konsumen. Sebagai contoh adalah ketika si konsumen sudah menghubungi pihak perusahaan untuk perubahan lokasi penjemputan karena suatu hal maka sopir jika tidak dikonfirmasi ulang oleh perusahaan tidak akan berhasil menemui penumpang tersebut. Hal tersebut tentunya akan memakan waktu banyak serta adanya biaya tambahan yang dikeluarkan apabila pihak pengemudi diharuskan konfirmasi ke pihak perusahaan dalam hal ini adalah ke operator dispatcher untuk memastikan kembali dimana posisi penumpang, apalagi jika pihak pengemudi tidak dibekali dengan peralatan komunikasi yang ada. Kelemahan diatas bisa juga terkait dengan lokasi yang tidak pasti dari si konsumen sehingga pihak pengemudi akan mencari lokasi konsumen tersebut. Mengingat bahwa lokasi dari perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express ini berada di Negara Amerika Serikat yang mempunyai banyak kota besar, serta keanekaragaman lokasi (jalan, gang, perumahan, dan sebagainya). Jika pihak pengemudi terus mencari lokasi pasti dimana penumpang tersebut, akan menimbulkan pemborosan bagi bahan bakar yang digunakan, dan jelas hal ini tidaklah menguntungkan pihak perusahaan Shuttle Express. Kelemahan lain yang memungkinkan adalah dalam hal pembayaran yang kurang praktis, yaitu membayar langsung kepada pihak pengemudi. Sebaliknya penggunaan cara pembayaran dengan online akan lebih memudahkan perusahaan untuk mengelola sistem pembayaran tersebut. 4 Kelompok 4 Shuttle Express

8 2.4 KOMPONEN SISTEM INFORMASI PADA TAHUN BERITA User Customer Driver Manager Agen/Dispatcher Hardware 1. Server (Digital Equipment Alpha AXP) 2. PC NEC Workstation 3. Telepon 4. Pager 5. Printer Software 1. MS Access (Reservasi & Dispatch) 2. Windows NT 3. Software pager Data Reservasi (ID Pelanggan, ID Van, Tariff, dll) Travel info (Jadwal, lokasi penjemputan, dll) Pager Notification Driver report 5 Kelompok 4 Shuttle Express

9 2.5 MATRIKS SISTEM INFORMASI PADA TAHUN BERITA AKTIVITAS SI Input Proses HARDWARE MEDIA PC Workstation PC NEC 486 NEC 486 Telepon Jaringan telepon SOFTWARE PROGRAM PROSEDUR MS Access (reservasi Data entry & dispatch) procedure Windows NT Server (Digital Equipment Alpha AXP) LAN (Intra & Inter) MS Access (reservasi & dispatch) Reservasi procedure PC NEC 486 Kertas bill Windows NT MS Access (reservasi & dispatch) Dispatch procedure Output procedure and distribution Pager Kertas laporan Windows NT MESIN Prosesor Output SPESIALIS SDM USER Agen/dispatcher Konsumen Dispatcher Printer Telepon Magnetic Disk 4 x HDD 1,2 Gb Kendali Server (Digital Equipment Alpha AXP) Laporan pengendalian Pager MS Access (reservasi & dispatch) Windows NT Monitoring program Data entry diplay Customer Database Data pegawai, maintenance kendaraan, dll Status display Agen/dispatcher Customer Database Konsumen Travel info Data pegawai, maintenance kendaraan, dll Pager notification Backup procedure Operator Manager Monitoring procedure Operator Konsumen Customer Database SPV Agen/dispatcher Manager Travel info Driver report Pager notification Tabel 1 Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun Berita 6 Kelompok 4 Shuttle Express PRODUK INFORMASI Customer Database Travel info Manager Driver Penyimpanan DATA

10 2.6 SHUTTLE EXPRESS PADA SAAT INI Seiring perkembangan teknologi yang semakin canggih, maka pihak perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express berusaha untuk mencoba menerapkan sistem informasi yang canggih mengikuti perkembangan jaman guna menaikkan daya saing bisnis terhadap perusahaan sejenis yang bergerak di bidang jasa pengangkutan. Kebutuhan akan teknologi Informasi pun seperti perangkat keras (hardware) juga mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, perkembangan pada teknologi perangkat lunak (software) juga mengalami hal yang sama. Di bawah ini dicoba dijelaskan adanya beberapa perubahan baik itu dari sisi perangkat keras maupun sisi perangkat lunak TEKNOLOGI GPS TRACKER Pada penjelasan sebelumnya terkait dengan beberapa kelemahan-kelemahan yang ada, kali ini pihak perusahaan Shuttle Express mencoba menerapkan sistem GPS (Global Positioning System) tracker untuk memecahkan permasalahan mengenai lokasi pasti penjemputan penumpang terkait dengan banyaknya kota besar serta keragaman lokasi di negara Amerika Serikat. Teknologi GPS Tracker ini sangat membantu sekali pada perusahaan-perusahaan yang menjual jasa transportasi (taksi, bus antar kota, kendaraan travel), rental kendaraan, dan perusahaan lain yang mempunyai armada transportasi. Penggunaan teknologi GPS Tracker ini menggunakan teknologi GPRS sebagai saluran pengiriman data, sehingga biaya operasional khususnya biaya komunikasi menjadi sangat murah dan efisien. Untuk sisi perangkat lunak yang digunakan dalam teknologi GPS Tracker ini yaitu: 1) ArcView, 2) MapInfo, 3) ER Mapper, dan lain-lain, dimana kesemua perangkat tersebut bisa diupdate untuk mendapatkan gambar peta yang terbaru. Berikut di bawah ini penjelasan gambar penggunaan teknologi GPS Tracker. Gambar 2 Ilustrasi penggunaan GPS Tracker 7 Kelompok 4 Shuttle Express

11 Cara kerja layanan GPS Tracker : 1. Satelit mengirimkan sinyal ke peralatan GPS Tracking yang dipasang di mobil. Sinyal dari satelit tersebut dipergunakan untuk menentukan posisi, arah, kecepatan dan rute mobil. 2. GPS Tracking mengirimkan data posisi, arah, kecepatan dan rute mobil ke Wireless Network (GSM, GPRS). 3. Wireless Network terhubung ke Data Server yang bisa diakses oleh user/pelanggan melalui internet dengan PC ataupun Smart Phone. Sehingga, secara real time user bisa memantau posisi, arah, kecepatan dan rute mobil/armada kendaraan miliknya TEKNOLOGI SISTEM KOMUNIKASI RADIO Dari sisi komunikasi yang semula menggunakan pager yang bersifat komunikasi satu arah yakni dari agent ke pengemudi, kini perusahaan Shuttle Express mencoba untuk menerapkan teknologi komunikasi yakni Sistem Komunikasi Radio dua arah. Penggunaan teknologi radio ini menggunakan gelombang FM (Frekuensi Modulo) serta frekuensi CDMA (Code Division Multiple Access), sehingga penggunaannya pun tidak terkendala atas jarak serta frekuensinya. Teknologi CDMA disini yaitu penggunaan frekuensi yang sama dalam waktu yang bersamaan dan menggunakan sandi yang unik. Sehingga jika jumlah pengguna besar, tidak akan ada interferensi antar pengguna yang juga menggunakan teknologi ini. Ilustrasinya adalah ketika sekelompok orang berkomunikasi secara bersamaan dan dengan bahasa yang berbeda pula, pembicaraan orang lain akan terdengar seperti kipas karena tidak tahu maknanya (kasus pembicaraan satu pasangan yang sama bahasa). Dan jika jumlah pengguna meningkat, ruangan akan menjadi bising dan tidak kondusif lagi untuk komunikasi. Berikut di bawah ini adalah ilustrasi bagaimana CDMA bekerja. Gambar 3 Cara kerja teknologi CDMA 8 Kelompok 4 Shuttle Express

12 Penggunaan teknologi ini ditujukan jika terjadi kasus yakni: 1) perubahan lokasi penjemputan penumpang yang tiba-tiba, dan 2) terjadinya kasus dimana mobil jemputan yang mendadak rusak. Sehingga pihak perusahaan tidak akan membutuhkan waktu lama untuk memecahkan permasalahan ini TEKNOLOGI ONLINE PAYMENT (E-PAYMENT) Penjelasan sebelumnya bahwa sistem pembayaran dilakukan secara manual, yakni penumpang membayarkan tariff ketika sudah sampai di tujuan melalui pihak pengemudi. Hal ini jelas tidak efisien Karena pihak pengemudi dibebankan tanggung jawab kembali selain mengantarkan penumpang oleh perusahaan juga dibebankan untuk membawa uang yang dibayarkan oleh si penumpang tersebut. Penerapan teknologi yang dilakukan pihak perusahaan Shuttle Express yakni dengan teknologi pembayaran secara online (epayment). Teknologi ini menerapkan konsep bahwa pembayaran tidak harus melalui cash/tunai dan berwujud, tetapi bisa melalui dunia virtual dalam hal ini adalah internet dan tidak berwujud. Dari sisi keamanan pun sudah jelas bahwa teknologi ini aman dari tindakan pencurian secara fisik (perampokan), namun kewaspadaan kita terhadap pencurian virtual juga harus ditingkatkan dengan tidak menyimpan kata kunci/memberi tahu kata kunci pada orang lain ketika kita melakukan aktivitas pembayaran secara online. Penerapan teknologi pembayaran secara online ini diterapkan oleh pihak perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express pada situs resmi mereka di dengan media pembayaran yang terintegrasi secara langsung melalui kartu kredit dari setiap penumpang. Berikut di bawah ini adalah tampilan pada layar monitor ketika melakukan pembayaran secara online. Gambar 4 Pembayaran secara online Shuttle Express KOMPONEN SISTEM INFORMASI PADA TAHUN BERITA User Customer Driver Manager SPV 9 Kelompok 4 Shuttle Express

13 5. IT Spesialis (Operator) 6. Agen/Dispatcher Hardware 1. Server (HP Proliant DL380G7-967) 2. PC DELL Precision T5500 Workstation 3. Telepon 4. FAX 5. Radio komunikasi full set 6. Printer Software 1. MS Access (Reservasi & Dispatch) 2. Automatic Schedulling program 3. Windows NT 4. Windows 7 5. MS Outlook 6. Online billing payment Data Reservasi (ID Pelanggan, ID Van, Tariff, dll) Travel info (Jadwal, lokasi penjemputan, dll) Radio komunikasi report Driver report 10 Kelompok 4 Shuttle Express

14 2.6.5 MATRIKS SISTEM INFORMASI PADA SAAT INI AKTIVITAS SI Input Proses HARDWARE MEDIA PC Workstation PC DELL DELL Precision Precision T5500 T5500 Telepon Jaringan telepon Fax Fax MESIN Server (HP Proliant DL380G7-967) LAN (Intra & Inter) Prosesor Output PC DELL Precision T5500 FAX Kendali Magnetic Disk Server (HP Proliant DL380G7-967) Sistem komunikasi radio GPS Tracker SOFTWARE PROSEDUR MS Access (reservasi & dispatch) Windows NT Online billing payment Schedulling program MS Outlook Windows 7 Data entry procedure MS Access (reservasi & dispatch) Reservasi procedure Windows NT Windows 7 Kertas bill Kertas laporan Printer Penyimpanan PROGRAM MS Access (reservasi & dispatch) Windows NT SPESIALIS Agen/dispatcher Konsumen Dispatcher Laporan pengendalian MS Access (reservasi & dispatch) Windows NT Windows 7 Monitoring program MapInfo, ArcView, ER Mapper Dispatch procedure Output procedure and distribution Agen/dispatcher Konsumen Manager Driver Customer Database Travel info Customer Database Travel info Data pegawai, maintenance kendaraan, dll PRODUK INFORMASI Data entry diplay Status display Pager notification Backup procedure IT Spesialis (Operator) Manager Monitoring procedure IT Spesialis (Operator) Konsumen Customer Database Agen/dispatcher Manager Travel info Driver report SPV Tabel 2 Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Pada Saat Ini 11 Kelompok 4 Shuttle Express DATA Customer Database Data pegawai, maintenance kendaraan, dll Windows 7 2 x HDD 1 TB Seagate SDM USER Pager notification

15 2.6.6 TAMPILAN SHUTTLE EXPRESS SAAT INI Gambar 5 Tampilan muka Shuttle Express Gambar 6 Penjadwalan Shuttle Express Gambar 7 Pengisian Online 12 Kelompok 4 Shuttle Express

16 III. KESIMPULAN Sistem informasi merupakan suatu hal yang wajib dipunyai oleh setiap perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnisnya terhadap perusahaan yang sejenis. Dengan adanya sistem informasi ini, tidak hanya membuat proses menjadi otomatis, tetapi juga menciptakan tingkat akurasi yang tinggi, kecepatan dalam pelayanan, dan menjadi pelengkap dalam kegiatan bisnis perusahaan. Dalam jangka panjang, pola tersebut akan membuat sisi operasional suatu perusahaan menjadi lebih efisien, terstruktur dan mempunyai fleksibilitas. Shuttle Express dahulunya melakukan pencatatan manual ketika ingin mengantarkan dan menjemput penumpang, dimana proses ini membuat kegiatan operasionalnya tidak efektif serta tidak efisien. Sehingga pihak perusahaan mencoba memanfaatkan dan menerapkan sistem informasi ke dalam kegiatan operasionalnya. Hal ini terbukti bahwa pihak perusahaan Shuttle Express berhasil menangani reservasi hingga lebih pesanan dan rata-rata melayani penumpang setiap harinya dari dan ke bandara dan juga mengefisienkan waktu perjalanan dari 8 jam menjadi 3 jam setiap rute oleh penggunaan sistem informasi ini. 13 Kelompok 4 Shuttle Express

17 IV. DAFTAR PUSTAKA Indonesia, PT. Panggung Electric Citrabuana Akari GPS. From: Diakses 27 Oktober 2011 Faisal, Muhammad Sistem Komunikasi Radio. Blog: /03/03/sistem-komunikasi-radio/. Diakses 27 Oktober 2011 Davis, B. Gorgon Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta. Penerbit: PT. Gramedia Shuttle Express From: Diakses 27 Oktober 2011 Wikipedia Sistem Informasi Manajemen. From: diakses 27 Oktober 2011 How Stuff Works How Electronic Payments Works. From: diakses 27 Oktober Kelompok 4 Shuttle Express