Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) Batas Penyerahan : 28 Agustus 2013 SISTEM INFORMASI PADA SHUTTLE EXPRESS

Transkripsi

1 Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) Batas Penyerahan : 28 Agustus 2013 SISTEM INFORMASI PADA SHUTTLE EXPRESS OLEH KELOMPOK 5: HERU PRATAMA P JAUHAR SAMUDERA N. P NINA ARIDHONA P RINALDI SYAHRAN P SALLY WIEDJARNARKO P PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2 DAFTAR ISI Halaman DAFTAR ISI.. i DAFTAR GAMBAR. DAFTAR TABEL. I. PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan Penulisan.. 1 II. TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Sistem Informasi Komponen Sistem Informasi 3 III. PEMBAHASAN Profil Perusahaan Sistem Informasi di Shuttle Express Tahun 1990-an Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Tahun Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Tahun Sistem Informasi di Shuttle Express Saat Ini Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini 15 IV. PENUTUP Kesimpulan.. 17 DAFTAR PUSTAKA 18 ii iii i

3 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1. Tampilan Utama Website Shuttle Express 10 Gambar 2. Sistem Kerja GPS Pada Shuttle Express 12 ii

4 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1. Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Tahun 1990-an 8 Tabel 2. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Tahun 1990-an.. 9 Tabel 3. Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini. 14 Tabel 4. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini.. 15 iii

5 I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Sistem informasi adalah suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam mengambil keputusan dan juga untuk menjalankan operasional perusahaan, dimana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi. Persaingan bisnis saat ini semakin ketat, oleh sebab itu sistim informasi telah menjadi suatu kebutuhan bagi perusahaan dalam menghadapi kompetitor dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilam keputusan yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Bila informasi yang dibutuhkan kurang memadai, dalam kurun waktu tertentu organisasi/perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang dimiliki, sehingga dalam hal pengambilan keputusan-keputusan yang strategis akan sangat terganggu, yang pada akhirnya akan kalah dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Shuttle Express merupakan suatu perusahaan di bidang transportasi, dan dalam kegiatan operasionalnya Shuttle Express mengubah sistemnya dari yang sebelumnya penggunaan sistem informasi hanya untuk internal kantor saja menjadi penggunaan untuk semua kegiatan bisnisnya termasuk kegiatan pemesanan yang dilakukan oleh seorang konsumen maupun banyak konsumen dalam suatu waktu yang bersamaan. Sebelum adanya sistem informasi tersebut, pencatatan pemesanan dari konsumen menggunakan media papan tulis biasa, namun dengan adanya sistem informasi proses pemesanan dapat dilakukan secara terintegrasi dari konsumen ke perusahaan secara online. Sehingga kegiatan operasional perusahaan Shuttle Express menjadi lebih efisien akibat dari penggunaan sistem informasi tersebut Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk mempelajari dan memahami sistem informasi pada jasa pelayanan antar jemput yaitu Shuttle Express. 1

6 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Sistem Informasi Definisi sistem informasi sangatlah beragam, antara lain sebagai berikut: 1. Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. 2. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan. 3. Sistem informasi adalah proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu; kebanyakan SI dikomputerisasi. 4. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. 5. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salaing berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi (data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user) 6. Sistem informasi adalah sistem yang saling berhubungan dan terintegrasi satu dengan yang lain dan bekerja sesuai dengan fungsinya untuk mengatur masalah yang ada. 7. Suatu sistem informasi adalah aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya. Berdasarkan pengertian yang ada di atas, maka sistem informasi dapat disimpulkan menjadi suatu sistem yang sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi atau badan usaha (perusahaan) tertentu. Informasi merupakan suatu sumber daya organisasional yang harus dikelola dengan baik sebagaimana sumberdaya yang lain. Semua sistem informasi yang terkomputerisasi memiliki basis data (database) dasar yang dapat digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan untuk mendukung fungsi-fungsi bisnis. Sedangkan sistem merupakan segala sesuatu yang terdiri dari sekumpulan elemen-elemen atau subsistem yang saling berhubungan (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Apabila di dalam suatu sistem terdapat permasalahan (problem), dimana permasalahan tersebut dapat berupa ketidakberesan pada sistem yang lama serta pertumbuhan organisasi dan juga dapat berupa usaha untuk meraih kesempatan (opportunities). Disamping itu, faktor teknologi informasi yang telah berkembang 2

7 dengan cepat serta terdapat instruksi-instruksi (directives) dari pimpinan perusahaan, maka dengan demikian suatu sistem yang bersangkutan harus mengalami perkembangan atau dikembangkan. Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Tahapan utama dalam siklus hidup Pengembangan Sistem terdiri dari : 1. Perencanaan Sistem (Systems Planning) 2. Analisis Sistem (System Analysis) 3. Perancangan Sistem (Systems Design) 4. Seleksi Sistem (System Selection) 5. Perancangan Sistem (Systems Design) 6. Implementasi dan Pemeliharaan Sistem (System Implementation and Maintenance) Sistem informasi adalah aplikasi untuk mendukung operasi dari suatu organisasi, yaitu operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem informasi manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. Sistem informasi akan mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan Komponen Sistem Informasi Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponenkomponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagianbagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem. 1. Komponen input, merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi 2. Komponen model, yang berupa kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memproses data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan 3. Komponen output, yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Komponen teknologi, yang merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian sistem. 5. Komponen basis data, merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan di dalam komputer dengan menggunakan software database. 6. Komponen kontrol, merupakan pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi. Komponen kontrol terdiri atas enam komponen, antara lain: 3

8 a. Orang (People) Semua pihak yang bertanggung jawab dalam hal penyokong atau sponsor sistem informasi (system owner), pengguna sistem (system users), perancang sistem (system designer) dan pengembang sistem informasi (sistem development). b. Aktivitas Sekumpulan aturan atau tahapan-tahapan untuk membuat, memakai, memproses dan mengolah sistem informasi ataupun hasil keluaran dari sistem informasi tersebut. c. Data Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna dan tidak berpengaruh langsung secara langsung kepada pemakainya atau disebut juga sebagai sekumpulan fakta mentah dalam isolasi. d. Perangkat Keras (hardware) Mencakup piranti-piranti fisik seperti komputer, printer, monitor, harddisk, dll. e. Perangkat Lunak (sotfware) Sekumpulan instruksi-instruksi atau perintah-perintah yang memungkinkan perangkat keras bisa digunakan untuk memproses data, atau sering disebut sebagai program. f. Jaringan (network) Sistem penghubung yang memungkinkan suatu sumber dipakai secara bersama-sama, baik pada waktu dan tempat bersamaan ataupun berbeda 4

9 III. PEMBAHASAN 3.1. Profil Perusahaan Perusahaan antar jemput Shuttle Express didirikan pada awal tahun 1979 oleh San Juan Airlines. Pada saat itu, San Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Maskapai ini menghubungkan wisatawan dari seluruh Puget Sound, Vancouver, dan Victoria ke Seattle-Tacoma dan bandara Portland serta ke luar negeri. Layanan penerbangan ini melahirkan ide untuk menggunakan mobil van daripada penggunaan pesawat terbang untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah Seattle-Tacoma- Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi darat di seluruh Amerika Serikat, akhirnya diputuskan untuk memulai peningkatan layanan. San Juan Air telah mendapatkan reputasi sebagai maskapai penerbangan komuter paling aman dan paling profesional di AS. Suatu kepercayaan bahwa budaya aman serta profesional ditransfer dari maskapai penerbangan akan menciptakan sebuah perusahaan transportasi darat yang sukses. Tujuan utama perusahaan adalah untuk membangun perusahaan baru berdasarkan prinsip keselamatan, layanan, dan kehandalan (safety, service and reliability). Misi perusahaan adalah menawarkan rasa aman, penyediaan alternatif transportasi yang terjangkau untuk penumpang dan juga pengemudinya, dan keamanana dan kemudahan parkir di SeaTac bandara. Dari awal telah ditetapkan bahwa keselamatan adalah sebagai prioritas pertama perusahaan. Konsep transportasi dari pintu-ke-pintu ini tidak pernah dilakukan di perusahaan Northwest. Setelah Shuttle Ekspres mulai beroperasi, entitas pemerintah (kota, kabupaten, dan negara) serta perusahaan transportasi lainnya berusaha untuk bersaing terhadap potensi perusahaan tersebut. Namun perusahaan tetap menyediakan yang terbaik, peralatan bersih, pengemudi berseragam, dan mempertahankan harga yang wajar karena keberhasilan terletak pada kepuasan para pelanggan. Yang paling penting adalah dengan memupuk budaya mengemudi dengan aman, membukakan pintu, membawa tas, dan melayani para tamu dalam setiap cara yang mungkin dan dapat ditempuh. Pelanggan yang protes segera diatasi oleh opini publik yang mendukung layanan baru yang lebih baik. Tidak ada bisnis yang bertahan sangat lama tanpa menghasilkan uang. Sebagai perusahaan muda yang harus menghadapi tantangan menghasilkan profit atau "profitabilitas" menjadi satu tantangan. Selang berjalannya waktu akhirnya San Juan Air dijual ke Alaska Airlines. Dari penjualan itu perusahaan akhirnya mampu untuk menanamkan lebih banyak uang ke dalam bisnis dengan harapan mencapai keuntungan atau profitabilitas. Setelah satu setengah tahun beroperasi, pada bulan Februari, perusahaan telah menghabiskan sebagian besar kas dan kredit yang dimiliki, dan pada saat pertemuan antara manajemen perusahaan, tampak masa depan perusahaan sebagai situasi suram akan menerpa perusahaan didepan. Sebuah keputusan bulat kemudian dibuat, yaitu memotong biaya dan memperbaiki operasi dengan cara apapun yang diperlukan untuk bertahan hidup. Ini bekerja. Bisnis harus tumbuh dan akhirnya perusahaan berhasil bertahan dan memperlihatkan kemajuan sampai dengan musim panas. Butuh waktu satu tahun 5

10 lagi, dan akhirnya perusahaan dapat mencapai keuntungan tahunan walaupun masih kecil. Perusahaan terus menjalankan perampingan, memegang standar yang tinggi untuk pelayanan publik dan mempertahankan tarif rendah. Manajemen percaya pada budaya merawat dan mempercayai pada setiap orang, baik karyawan maupun masyarakat pelanggan, menjadi dasar bagi keberhasilan Shuttle Express. Pada tahun 2008 perusahaan telah melayani lebih dari pelanggan. Sepanjang 22 tahun operasi perusahaan telah menambahkan layanan baru. Awalnya dengan menambahkan layanan hotel bandara. Pada tahun 1994 memulai layanan Mobil Kota eksekutif, yang sekarang termasuk armada limusin. Pada tahun 1999 membeli bus pertama, pendahulu dari armada bus sekarang yang sedang operasional. Perusahaan terus memenuhi misi untuk menawarkan rasa aman, terjangkau, kelas transportasi darat untuk memenuhi banyak kebutuhan pelanggan dalam perjalanan. Perusahaan berkomitmen untuk menjaga kawasan lingkungan dengan udara yang bersih dan jalan raya tidak terlalu padat dengan menyediakan lingkungan yang ramah, menggunakan bahan bakar alternatif dan daur ulang. Selama 23 tahun terakhir, Shuttle Express telah membangun bisnis intinya pada konsep share ride: Pengelompokan bersama penumpang yang bepergian ke daerah yang sama. Dasar layanan perusahaan yaitu meminimalkan dampak kendaraan pada lingkungan dan mendorong penggunaan yang bertanggung jawab terhadap sumber daya dengan beberapa cara. Dengan share ride, Shuttle Ekspres mengambil kendaraan hunian rendah dari jalan. Tahun lalu, Shuttle Ekspres membawa lebih dari orang dari dan ke bandara. Hal ini diterjemahkan ke 1 juta perjalanan mobil sebagai untuk potensi kedepan yang telah diprediksi perusahaan Sistem Informasi di Shuttle Express Tahun 1990-an Awal terbentuknya shuttle express masih menggunakan sistem manual untuk mencatat pesanan dari para konsumennya. Sistem manual yang dipergunakan adalah menggunakan papan tulis dan magnet untuk memasukkan data pelanggan dan lokasi kendaraan untuk setiap rutenya serta informasi berupa dokumen. Shuttle express telah melakukan komputerisasi pada sistem reservasi dan van dispatch. Dalam perkembangannya, shuttle express menggunakan sistem manual pada komputer yang digunakannya. Dengan Microsoft Access Database Management Package, shuttle express menghubungkan sistem jaringan pada perusahaannya. Shuttle express juga menggunakan Windows NT sebagai sistem operasi komputernya. Hasil olahan informasi akan ditunjukkan pada komputer yang berupa data entry display (paperless). Langkah-langkah mulai dari reservasi hingga pick-up point adalah sebagai berikut: 1. Pelanggan menghubungi nomor reservasi (425) atau reservasi melalui website 2. Operator dan agen memasukkan informasi yang relevan tentang pelanggan (lokasi antar jemput, tujuan dan informasi khusus lainnya) ke database pelayanan pelanggan. 3. Penghitungan tarif/biaya dan pengeluaran nomor konfirmasi. 4. Dispatchers mengambil data pemesanan dan mengirimnya ke trips. 6

11 5. Trips yang telah dijadwalkan dikirim ke setiap van. Database telah diatur secara otomatis terhubung ke alfanumerik pager milik pengemudi. 6. Pengemudi menjemput pelanggan Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Tahun 1990-an Sekitar tahun 1993 apabila kita ingin menggunakan jasa angkutan Seattle s Shuttles Express ke bandara, pelayanan pelanggan yang diterapkan oleh perusahaan yakni menggunakan cara manual dimana pelanggan diharuskan mendaftar terlebih dahulu serta pembagian jadwal kendaraan operasional menggunakan sistem manual dengan menggunakan kertas-kertas (paper-based system). Lalu untuk rute yang akan dilalui oleh kendaraan pengangkut masih menggunakan peta yang menempel di papan. Dalam penggunaan sistem manual ini terdapat banyak sekali permasalahan yang dihadapi oleh Shuttle Express sebagai perusahaan jasa pengangkutan, yaitu apabila alamat pelanggan tidak ditemukan maka pihak perusahaan harus mencarikan kendaraan lain sebagai gantinya, sehingga perusahaan Shuttle Express akan mengeluarkan biaya tambahan, tutur Fred Taucher CEO of Corporate Computer, Inc. Penerapan sistem informasi oleh pihak perusahaan di tahun 1990-an mulai mengganti sistem manual ke komputerisasi, yakni pengembangan perangkat lunak yang dilengkapi dengan jaringan telepon, 12 unit computer NEC 486 untuk digunakan pada sistem reservasi dan 4 unit computer NEC 486 untuk sistem pembagi (dispatch) yang dilengkapi dengan harddisk berkapasitas 1,2 Gb, server Digital Equipment Alpha AXP dengan spesifikasi RAM 128 Mb, lalu pengemudi dilengkapi dengan Pager yang berfungsi untuk menerima nomor reservasi penumpang yang akan dijemput sesuai dengan tujuannya. Semua perintah tersebut dikendalikan dari komputer dispatch yang diterima oleh pengemudi dan terbaca di layar pager mereka. Salah satu rahasia kesuksesan dari proses pembuatan dan instalasi ini adalah karena ShuttleExpress melibatkan orang-orangnya yang akan mempergunakan sistem tersebut, kata John Bartanen, salah seorang yang bertugas sebagai pengatur keberangkatan. saya mendapatkan alat ini mudah untuk dipakai, dan kita dapat membawa paling sedikit dua kali lebih banyak orang sekarang ini jika dibandingakn dengan sistem memakai kertas, kata Bartanen, yang tidak memiliki pengalaman mengoperasikan komputer pada saat project mulai berjalan memakai komputer. setiap orang memiliki kesempatan untuk menyampaikan masukan pada saat pembuatan sistem ini kata John Hagen, manager pusat bantuan tamu ShuttleExpress. Ketika customer menelepon ke nomor pemesanan, petugas reservasi atau agent akan memasukkan semua informasi yang diperlukan, termasuk lokasi tempat penjemputan customer, lokasi tujuan, dan melengkapi setiap informasi atau masukan yang diperlukan untuk kebutuhan service database customer. Bagian atau fungsi pemesanan dari program akan menghitung biaya/ ongkos berdasarkan lokasi serta menghasilkan nomor konfirmasi pemesanan. Tempat tempat penjemputan yang biasa dipakai oleh banyak customer sudah dimasukkan kedalam program (preprogrammed), termasuk didalamnya arahan (direction) untuk para supir. Petugas pemberangkatan kemudian mengambil data data pemesanan dan menetapkannya kedalam perjalanan (trip), Perjalanan terdiri dari sejumah penjemputan dengan beberapa van dalam period waktu tertentu. Setelah 7

12 perjalanan perjalanan dijadwalkan kemudian diberangkatkan dengan masing masing van. Program Database Access dibuat untuk secara otomatis akan mendial pager alphanumeris para sopir dan memberikan merekan semua hal hal yg bersifat khusus yang diminta customer di dalam trip tersebut. Penerapan teknologi ini berhasil menangani reservasi mencapai angka lebih pesanan dengan rata-rata melayani penumpang sekitar orang dari dan ke Bandar udara setiap harinya serta efisien waktu perjalanan dari 8 jam menjadi 3 jam dalam setiap rutenya. Di samping itu pula mengurangi pemakaian tiga orang operator dispatcher setiap shift menjadidua orang pada shift pagi dan satu orang pada shift sore. Tabel 1. Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Tahun 1990-an User 1. Customer 2. Driver 3. Manager 4. Agen/Dispatcher 5. Administrasi Hardware 1. Server (Digital Equipment Alpha AXP) 2. PC NEC 486 Workstation 3. Telepon 4. Pager 5. Printer Software 1. MS Access (Reservasi & Dispatch) 2. Windows NT 3.Software pager Data 1. Data Customme r 2. Data Driver 3. Data Mobil 4. Data Reservasi (ID Pelanggan, ID Van, Tariff, dll) 5. Travel info (Jadwal, lokasi penjemput an, dll) 6. Data Maintenan ce kendaraan 7. Data Harga per Route 8. Data Pegawai Informasi 1. No. konfirmasi 2. Trip Schedul Driver 3. Printer 4. Tagihan/Bill 8

13 Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Tahun 1990-an Tabel 2. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Tahun 1990-an Aktivitas Input Pemrosesan Output NEC 486 PC Telepon Hardware & Netware Software SDM Mesin Media Program Prosedur Spesialis Pengguna Digital Equipment Alpha AXP Server Processor NEC 486 PC Telepon Printer Pager Form Kertas Jaringan LAN Jaringan LAN Kertas Bill Kertas Laporan Windows NT MS Access Windows NT MS Access Windows NT MS Access Penyimpanan Magnetic Disk Drive 4 x HDD 1,2 Gb Windows NT MS Access Pengendalian Digital Equipment Alpha AXP Server Sistem komunikasi radio GPS Tracker Monitoring Program Windows NT MS Access: Program Reservasi MS Access: Program Reservasi MS Access: Program Reservasi MS Access: Program Reservasi MS Access: Program Reservasi Operator Pegawai Reservasi Pelanggan Data Nama pelanggan, rute mobil, data supir, data mobil van, tarif/harga Operator - Nama pelanggan, rute mobil, data supir, data mobil van, tarif/harga Operator Operator Supervisor Operator Supervisor Pegawai Reservasi Pelanggan Manager Driver Pegawai Reservasi Manager Pegawai Reservasi Pelanggan Manager Print out kertas tampilan di layar monitor Data shuttle express tersimpan Data dapat dioleh berulangulang Informasi Data entry display Reservasi info Status display Reservasi info Pager Notification Bill Reservasi info Bill Reservasi info Pager Notification Bill 9

14 3.3. Sistem Informasi di Shuttle Express Saat Ini Untuk meningkatkan performa dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan dan menaikkan daya saing bisnis terhadap perusahaan sejenis yang bergerak di bidang jasa pengangkutan, perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express mulai menerapkan sistem informasi yang mengikuti perkembangan zaman. Kebutuhan akan teknologi informasi seperti perangkat keras (hardware) dan teknologi perangkat lunak (software) juga mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu teknologi perangkat lunak yang digunakan adalah website yang berguna sebagai media komunikasi antara perusahaan Shuttle Express dengan para pelanggannya. Di bawah ini tampilan utama pada website Gambar 1. Tampilan Utama Website Shuttle Express Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini Perkembangan teknologi informasi (TI) yang sangat pesat saat ini seperti aplikasi sistem on-line lewat internet dan pemantauan posisi lokasi (Global Positioning System) merupakan anugerah bagi dunia usaha dan juga kegunaan individu atau perorangan. Shuttle Express juga memanfaatkan kemajuan teknlogi ini dalam pembangunan dan pengembangan sistem informasi yang telah dimilkinya. Pemanfaatan teknologi teknologi baru ini memungkinkan Shuttle Express untuk menambahkan layanan layanan atau service baru kepada para customernya, dan juga untuk memperbaiki sistem kontrol atau kendali terhadap operasional perusahaan, baik dalam pemantauan semua armada kendaraan di lapangan maupun untuk percepatan dan perbaikan dalam proses internal seperti sistem metode cara pembayaran, pencetakan tanda terima (kuintansi/receipt), percepatan reservasi maupun pembatalan, komunikasi yang lebih cepat para sopir, dll. Berbagai pengembangan terhadap perangkat keras maupun pernagkat lunak yang dilakukan oleh Shttle Express adalah sbb : 10

15 1. Melakukan upgrade pada perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) Upgrade perangkat komputer diperlukan untuk meningkatkan kemampuan dan kecepatan pemrosesan tugas (tasks), meningkatkan kemampuan multi tasking dan handling data, meningkatkan kemampuan kecepatan jaringan komputer, dan kemampuan daya tampung (storage) dari komputer yang dipergunakan. Kecepatan akses internet untuk membuka website perlu menjadi pertimbangan yang diprioritaskan karena akses internet yang lambat akan dapat mengakibatkan kekecewaan ke pelanggan. Berikut adalah kondisi upgarde hardware dan software komputer Shuttle Express yang telah berhasil dilaksanakan, sbb : a. Server, semua komputer telah terhubung satu sama lainnya dan kedalam ke mesin server melalui jaringan komputer local area network (LAN), mesin server dari produk HP type ProLiant ML370 G6, jumlah 2 unit, redundancy, dengan spesifikasi komponen utama sbb: Server HP ProLiant ML370 G6 Processor : Intel Xeon 5500 series (intel Xeon processor), Memory : 192 GB Memory slots : 18 DIMM slots b. Workstation atau komputer untuk sistem pemesanan (reservasi) berjumlah 20 buah dan sistem pemberangkatan (dispatcher) berjumlah 10 buah telah menggunakan mesin baru dari produk HP type Pavilion HP8200 Elite Series, dengan spesifikasi sbb: Workstation/kompuuter kerja HP type Pavilion HP8200 Operating System Windows 7 Professional 32 Processor Intel Core i (3.30 GHz, 3 MB cache, 2 cores) Internal Drive 500 GB 7200 rpm SATA 6.0 Gb/s NCQ, Smart IV Standard memory 4 GB 1333 MHz DDR3 SDRAM Graphics Integrated Intel HD Graphics c. Penyimpanan Data (Data Storage), mempergunakan spesifikasi sbb : HP MSA2 1TB 7.2K rpm LFF (3.5 inch) Dual-port SATA Hard Disk Drive d. Perangkat lunak, berbagai perangkat lunak yang dipakai adalah sbb : 1) Microsoft Windows Enterprise Server 2008 R2, sebagai operating system (OS) untuk menjalankan mesin server 2) Windows 7 Ultimate 64-bit English, sebagai operating system (OS) untuk menjalankan workstation (komputer) untuk sistem pemesanan (reservasi) dan workstation (komputer) untuk sistem pemberangkatan (dispatcher) 3) Microsoft Database Access 2010, paket software untuk management database 4) ESET NOD32 Smart Security Edition, paket software untuk pengamanan atau anti virus 5) MS Office 2010 Professional, paket software untuk menunjang pekerjaan perkantoran (office) 11

16 2. Pemanfaatan Teknologi GPS (Global Positioning System) Keberadaan Global Positioning System (GPS) telah dimanfaatkan secara luas dalam bidang bisnis maupun untuk keperluan pribadi, dengan membawa penerima atau receiver GPS maka keberdaaan atau posisi seseorang atau benda lainnya baik diam maupun bergerak dengan mudah dapat diketahui. Berikut adalah cara kerja GPS receiver/tracker : a. Jumlah satelit GPS terdiri dari 27 satelit, satelit GPS dilengkapi dengan jam atom (atomic clock) yang secara terus menerus mengirimkan signal radio berisi data lokasi keberadaan dari setiap atau masing masing satelit. b. Pada saat alat penerima GPS di bumi menerima signal dan locked terhadap 4 satelit GPS maka alat penerima GPS tersebut akan mengolah secara otomatis sinyal dari keempat GPS tersebut menjadi informasi lokasi posisi perangkat penerima GPS tersebut dibumi. c. Data data ini kemudian terhubung ke server komputer di kantor pusat atau kantor pengendali/kontrol keberadaan armada van di lapangan dengan informasi yang mudah diakses dan mudah dibaca. d. Perangkat GPS yang dipakai oleh Shuttle Express disuplai oleh perusahaan Global Tracking Group dengan mempergunakan unit Ubi- 5000e GPS tracking system yang sudah banyak dipakai didalam dunia bisnis untuk keperluan mendeteksi armada angkutan. Gambar 2. Sistem Kerja GPS Pada Shuttle Express Keberadaan GPS sangat mendukung berbagai pelayanan yang dimiliki oleh ShuttleExpress, yang saat ini meliputi, sbb : a. Seattle sightseeing tours and charters b. Share Ride and exclusive van service c. Sedan-limo service/town Car-limo service d. Cruise transfers e. Convention transfers f. Wine tasting 12

17 3. Penggunaan jaringan GSM (Edge,3G, 4G) dan telephone cellular sebagai pengganti pager dan komunikasi GPS di mobil dengan server Kemampuan yang dimiliki pager sangat terbatas yaitu hanya pada kemampuan mengirim dan menerima teks dan jumlah karakter juga terbatas, sejalan dengan perkembangan teknologi GSM (EDGE, 3G dan 4G) komunikasi mobile dan peralatan telepon selular maka pager diganti dengan telephone selular yang selain memiliki kemampuan jumlah karakter untuk text yang lebih besar juga memiliki fasilitas untuk melakukan hubungan telephone dan tariff selulat juga tidak terlalu mahal. Teknologi mobile GSM dengan perkembangan teknologinya dipakai untuk memfasilitasi unit-unit GPS pada setiap mobil ke server di kantor perusahaan. 4. Pemesanan online melalui internet Pemesanan dapat dilakukan secara online melalui internet, selain melalui layanan telepon (24 jam), ShuttleExpress malah mendorong agar para customer melakukan pemesanan secara online, karena akan lebih hemat waktu dan uang. Pemesanan on line dengan mengakses situs atau website Shuttle Express pada situs resminya di 5. Pembayaran Online (online payment) Untuk Pembayaran selain dapat dilakukan dengan cash, local check, credit/debit card, traveller check, customer juga dapat melakukan pembayaran pada saat melaksnakan pemesanan online lewat internet dengan memilih opsi credit card pada saat pemesanan. Penerapan pembayaran secara on-line ini dapat dilakukan dengan mengakses situs atau website Shuttle Express pada situs resminya di Untuk memperoleh print out kuintansi pembayaran data yang diperlukan adalah nomor pemesanan, dan salah satu informasi yang dipergunakan pada saat pemesanan seperti alamat atau nomor telepon. 13

18 Tabel 3. Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini Orang Hardware Software Data Resources Informasi 1. Agen reservasi 2. Dispatcher 3. Manager 4. Customer 5. Sopir 6. Administrator 7. Teknis S/W dan H/W 8. Programmer/S ystem analyst 9. Supervisor TI 10. Manager TI 1. 2 bh Server HP ProLiant ML 370 G PCs HP type Pavilion HP8200 a. 20 W/S u/ sistem pemesana n b. 10 bh W/S u/ sistem dispatcher 3. LAN 4. Internet 5. Telephone selular GSM/ CDMA Technology (3G,4G,HSDP A, EDGE, etc) 7. GPS tipe Ubi- 5000e 8. Data Center 9. PSTN 10. Telepon 11. Fax Machine 1. Windows Enterprise Server 2008 R2 2. OS windows 7 64bit 3. MS Access 2010 a. Reservasi b. dispatcher 4. Web based transaction for a. On line reservatio n, payment and b. on line tracking 5. prosedur reservasi 6. prosedur dispatch 7. MS Office Anti Virus /ESET NOD32 Smart Security Edition 1. Customer 2. Sopir 3. Mobil (van) 4. Reservasi a. pick-up location b. tujuan c. special request 5. Data harga, rute 6. pegawai 1. Nomer reservasi 2. Trip/supir 3. Schedule a. Ada display b. Ada printout 4. Tagihan/bill 5. Audia/signal a. kontrol/ken dali 6. Location of van/car,driver 7. speed of van/car 8. altitude of van/car 14

19 Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini Tabel 4. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Saat Ini Sumberdaya Aktifitas Input Hardware & Sofware Software SDM Mesin (Media) Program Procedure Spesialis User PC HP type Pavilion HP8200 Work Station (W/S) LAN GPS rcvr tipe Ubi-5000e Telepon/PSTN/Fax Windows 7 64bit MS access 2010 reservation & dispatch Windows enterprise server 2008 R2 MS Office 2010 Web based application Data entry Procedure Teknisi S/W Programmer/ System Analyst Agen reservasi Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll) Data Resources Data reservasi Data customer Data jalur trayek Data dari GPS (position, route, speed, etc Produk Informasi Data entry Display Pemrosesan Ouput Sever HP type ProLiant ML370 G6 Work station (W/S) LAN Internet GPS Teknologi GSM/ CDMA (3G, 4G, HSDPA, EDGE) PCs HP type Pavilion HP8200 Kertas billing laporan MS access 2010 reservation & dispatch Windows enterprise server 2008 R2 MS Office 2010 Web based application MS access 2010 reservation & dispatch Windows enterprise server 2008 R2 MS Office 2010 Web based application Data entry procedure Output procedure & distribution Teknisi S/W Programmer/ system analyst Administrator Teknisi S/W Programmer/Sys tem Analyst Administrator Teknisi S/W Programmer/syste m analyst Administrator Agen reservasi/dispatche r Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll) Data reservasi Data customer Sopir Data dari GPS Data reservasi Data customer sopir Data dari GPS Status display Komunikasi internal antar bidang Print-out Display 15

20 Sumberdaya Aktifitas Penyimpanan Hardware & Sofware Software SDM Mesin (Media) Program Procedure Spesialis User Optical disk (HP MSA2 1TB 7.2K rpm LFF (3.5 inch) Dual-port SATA Hard Disk Drive) Server harddisk Ruangan TI & Rak data MS Office 2010 Windows enterprise server 2008 R2 Web based application Data center Storage procedure & distribution Data center Teknisi S/W Programmer/Sys tem Analyst Administrator Programmer Administrator Data center Data Resources database operasional perusahaan Database company/peru sahaan Produk Informasi Informasi yg dimutakhirka n Pengemasan informasi yg sesuai kebutuhan pelanggan. Pengendalian Server, HP type ProLiant ML370 G6 GPS rcvr Telp. Selular (GSM or CDMA technology) Internet SOP H/W Windows enterprise server 2008 R2 MS Access 2010 MS Office 2010 Web based application Data center Anti Virus /ESET NOD32 Smart Security Edition control procedure/pengendalia n SOP controll S/W Alur kerja antar bagian seksi Teknisi S/W Programmer/Sys tem Analyst Administrator Supervisor TI Manager TI Database perusahaan lengkap data asset, SDM, SOP SOP informasi yg terkendali Bagian pengolah informasi Desain informasi yg sesuai 16

21 IV. PENUTUP 4.1. Kesimpulan Sistem informasi merupakan suatu hal wajib dipunyai oleh setiap perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnisnya terhadap perusahaan yang sejenis. Dengan adanya sistem informasi ini, tidak hanya membuat proses menjadi otomatis, tetapi juga menciptakan tingkat akurasi yang tinggi, kecepatan dalam pelayanan, dan menjadi pelengkap dalam kegiatan bisnis perusahaan. Dalam jangka panjang, pola tersebut akan membuat sisi operasional suatu perusahaan menjadi lebih efisien, terstruktur dan mempunyai fleksibilitas. Keberadaan Sistem Informasi berbasikan komputer di Shuttle Express dapat meningkatkan efisiensi, sbb : a. Mempersingkat waktu Pembuatan rute perjalanan serta waktu pengaturan & waktu pemberangkatan mobil van dibandingakan dengan sistem manual sebelumnya yang memerlukan waktu sekitar 8 jam, turun menjadi 3 jam. b. Efisiensi juga terjadi pada pemakaian sumber daya manusia. pada sistem manual sebelumnya petugas pemberangkatan (dispatcher) yang diperlukan sebanyak 3 orang dalam setiap shift, turun menjadi 2 orang pada shift pagi dan hanya perlu satu orang pada waktu shift siang. Sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan jasa layanan antar jemput Shuttle Express, dari top level management hingga sopir memakai sistem informasi terpadu dan saling berintegrasi dalam berkomunikasi. sehingga database pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan memudahkan pencarian pelanggan yang telah didaftarkan sebelumnya. dengan sistem pengumpulan dan pengolahan database pelanggan yang terpadu, prosedur pemesanan layanan antar shuttle express semakin mudah. Inilah yang menjadi pendorong dalam perkembangan usaha shuttle express. Salah satu rahasia keberhasilan implementasi Sistem Informasi di ShuttleExpress adalah karena dilibatkannya karyawan dalam pembuatan dan penggelaran (development and deployment) Sistem Informasi (SI) yang tengah dirancang oleh ShuttleExpress. Hal tersebut berdampak bagi kemajuan perusahaan dalam meningkatkan usahanya sehingga dapat bersaing dengan kompetitor dalam bisnis yang sama terbukti dengan semakin eksis keberadaanya. 17

22 DAFTAR PUSTAKA Davis, B. Gorgon Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Gramedia [Shuttle Express] Shuttle Express dalam [Diakses pada 1 Agustus 2013] Wikipedia Sistem Informasi Manajemen. From: [Diakses pada 1 Agustus 2013] 18