DocuCom PDF Trial. PDF Create! 6 Trial Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen

Transkripsi

1 Sistem Informasi Manajemen Dosen : Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen Sistem Informasi di Shuttle Express Abdul Wahid Monayo P Fariza Anindya P Juliana Maisyara P Renaldo Prima P MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011

2 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi semakin hari semakin melekat pada kehidupan sehari-hari yang secara tidak langsung menimbulkan dampak pada segala aspek kehidupan manusia. Salah satu perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berkembang adalah sistem informasi. Sistem informasi menurut Wikipedia adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Saat ini perkembangan komputerisasi yang berkembang dengan sistem informasinya merambah pada perusahaan pelayanan jasa antar jemput seperti perusahaan Shuttle Express, sehingga cara pemesanannya jasa pelayanan ini sudah bisa melalui website yang tersedia ataupun melalui nomor telepon yang tertera pada website atau pada hotel-hotel tertentu Tujuan Penulisan Mempelajari dan memahami sistem informasi pada jasa pelayanan antar jemput yaitu Shuttle Express..

3 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Sistem Informasi Menurut Alter (1992) sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (1993), sistem informasi adalah kmpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) berpendapat bahwa sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. Sedangkan Hall (2001) berpendapat sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikelompokkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai. O Brien (2005) menyatakan bahwa sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban. Kelima hal tersebut merupakan komponen yang menyusun sebuah sistem informasi. Istilah sistem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. Sistem informasi manajemen merupakan salah satu jenis sistem informasi, yang secara khusus ditunjukkan untuk menghasilkan informasi bagi pihak manajemen dan untuk pengambil keputusan (Kadir, 2003). O Brien (2005) menyebutkan bahwa sistem informasi memiliki tiga peranan penting untuk sebuah perusahaan, yaitu:

4 a. Mendukung proses operasi bisnis b. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya c. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif Fungsi dari sebuah sistem informasi menurut O Brien (2005) adalah: a. Area fungsional utama yang mendukung keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen opeasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia b. Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktifitas, dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan c. Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan praktisi bisnis d. Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan strategis dalam pasar global e. Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita f. Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, dan kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan Menurut Obrien (2009) tipe sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi dua bagian besar, yaitu Operational Support Sistem (OSS) dan Management Support Sistem (MSS). OSS sendiri terbagi lagi ke dalam tiga model, yaitu TPS (Transaction Processing Sistem), PCS (Process Control Sistem), ECS (Enterprise Collaboration Sistem). MSS juga terbagi dalam tiga model, yaitu MIS (Management Information Sistem), DSS (Decision Support Sistem) dan EIS (Executive Information Sistem). Menurut O Brien (2005), secara konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen seperti ditunjukkan pada Gambar 1.

5 Gambar 1. Jenis Sistem Informasi Berdasarkan Gambar 1, dapat dilihat bahwa O Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua kelompok besar, yaitu : A. Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System) Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh dan digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para manajer. Pemrosesan lebih jauh oleh sistem informasi manajemen biasanya dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan. sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat bagian, yaitu: 1) Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Sistem. 2) Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Sistems) Merupakan bagian yang penting dari sistem pendukung operasi yang bertugas mengolah dan merekam data laporan dari transaksi bisnis, dengan

6 dua prinsip dasar, yakni in batch processing dan in real-time (or online) processing. 3) Sistem Pengendalian Proses (Process Control Sistems) Merupakan sistem yang bertugas mengawasi dan mengendalikan berbagai proses industrial. Contoh pada penyulingan minyak bumi, pembangkit listrik, dan sistem produksi baja. 4) Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration Sistems) Sistem kerjasama perusahaan (Enterprise Collaboration Sistem-ECS) adalah sistem informasi lintas fungsi yang mendukung dan meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerjasama antara kelompok kerja/bisnis dalam sebuah perusahaan. Misalnya dalam hal ini antara induk dan anak perusahaan. Tujuan dari sistem ini adalah untuk mempermudah proses kerjasama, sehingga menjadi lebih efektif. Peralatan yang digunakan untuk mendukung sistem ini berupa alat komunikasi dan konferensi elektronik, serta alat manajemen kegiatan kerjasama. Alat komunikasi elektronik antara lain Electronic Mail ( ), pesan suara (voice mail), faks, publikasi Web dan sistem telepon internet. Alat-alat ini berfungsi untuk mengirimkan berbagai pesan, dokumen dan file dalam bentuk data, teks dan suara, bahkan multimedia, secara elektronik dan melalui jaringan komputer. Sedangkan alat konferensi elektronik berupa konferensi data (data conference), suara dan video (video conference), serta sistem perbincangan dan pertemuan elektronik (electronic meeting sistem). Alat manajemen kegiatan kerjasama berfungsi untuk membantu dalam pengelolaan kegiatan kelompok kerja. Software ini meliputi alat pembuatan kalender dan jadwal, manajemen tugas dan proyek, sistem aliran kerja, serta manajemen pengetahuan. Organisasi-organisasi saat ini telah bertransformasi menjadi internetworked interprises yang menggunakan intranet, ekstranet dan internet untuk mendukung e-business operasional dan kolaborasi di dalam perusahaan, antar perusahaan dengan konsumen, supplier dan business partners lainnya (O Brian, 2005).

7 B. Sistem Pendukung Manajemen (Management Support Sistem) Sistem ini pada hakekatnya muncul ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer. Karena menyediakan informasi dan memberikan dukungan dalam pengambilan keputusan oleh semua level manajer dan profesional bisnis adalah tugas yang cukup sulit, maka diperlukan suatu sistem pendukung operasi yang disebut dengan sistem pendukung manajemen. Sistem Pendukung Manajemen dibagi empat bagian yaitu: 1) Sistem Informasi Manajemen (Management Information Sistems) Sistem Informasi ini menyediakan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Contohnya kepada manajer penjualan yang dapat menggunakan informasi melalui jaringan komputer, dan mengakses tampilan tentang keadaan hasil penjualan produk mereka dan dapat mengakses intranet perusahaan mengenai laporan analisis penjualan harian, dan sekaligus mengevaluasi hasil penjualan yang dibuat oleh masing-masing staf penjualan. 2) Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Sistems) Merupakan suatu sistem yang memberikan dukungan komputer secara langsung kepada seorang manajer dalam proses pengambilan/pembuatan keputusan. Seorang manajer produksi dapat menggunakan DSS untuk menentukan berapa banyak produk yang akan diproduksi seperti pada perusahaan manufaktur, dengan didasarkan pada perkiraan penjualan dikaitkan dengan promosi yang akan dilakukan, lokasi dan ketersediaan bahan baku yang diperlukan dalam memproduksi suatu produk. 3) Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Sistems) Merupakan suatu sistem informasi yang menyediakan informasi penting dari berbagai sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan oleh para eksekutif dan manajer. Contohnya eksekutif puncak dapat menggunakan terminal layar sentuh untuk segera melihat dan atau menampilkan teks dan grafik yang mencakup bidang-bidang utama dari suatu organisasi dan daya saing kinerjanya. 4) Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing Sistems.

8 Sedangkan Kadir (2003) merangkum tentang fungsi masing-masing sistem yang dapat dilihat pada tabel berikut: Sistem Fungsi Pemakai Sistem Pemrosesan Menghimpun dan Transaksi (Transaction Processing Sistems / TPS) Sistem Informasi Manajemen (Management Information Sistems / MIS) Sistem Keputusan Pendukung (Decision Support Sistems / DSS) (Executive Sistems / EIS) Information menyimpan transaksi informasi Mengkonversi data yang berasal dari TPS menjadi informasi yang berguna untuk mengelola organisasi dan memantau kinerja Membantu keputusan menyediakan pengambilan dengan informasi, model, atau perangkat untuk menganalisa informasi yang mudah diakses dan bersifat interaktif, tanpa mengharuskan menjadi ahli analisis eksekutif Orang yang memproses transaksi Semua level manajemen Analis, manajer, dan profesional Sistem Informasi Eksekutif Menyediakan informasi Manajemen tingkat menengah dan atas Expert Sistem (ES) Menyediakan pengetahuan Orang yang hendak Sistem Perkantoran Otomasi (Office Automation Sistem/ OAS) pakar pada bidang tertentu untuk membantu pemecahan masalah Menyediakan fasilitas untuk memproses maupun dokumen pesan-pesan memecahkan masalah yang memerlukan kepakaran Staf maupun manajer sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif Menurut O Brien (2005), selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi lainnya, yaitu sebagai berikut: 1) Sistem Pakar

9 Sistem berbasis pengetahuan yang menyediakan saran pakar dan bertindak sebagai konsultan pakar bagi para pemakai. Contoh: penasihat aplikasi kredit, pengawasan proses, dan sistem pemeliharaan diagnosis. 2) Sistem Manajemen Pengetahuan Sistem berbasis pengetahuan yang mendukung pembuatan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis dalam perusahaan. contoh: akses intranet ke praktik-praktik bisnis terbaik, strategi proposal penjualan, dan sistem pemecah masalah pelanggan. 3) Sistem Informasi Strategis Mendukung operasi dan proses manajemen yang memberi perusahaan produk, layanan, dan kemampuan strategis sebagai keunggulan kompetitif. Contoh : perdagangan saham online, penelusuran pengiriman, dan sistem web e-commerce. 4) Sistem Bisnis Fungsional Mendukung berbagai aplikasi operasional dan manajerial atas berbagai fungsi bisnis perusahaan. Contoh: sistem informasi yang mendukung aplikasi akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen operasi, dan manajemen sumber daya manusia. Menurut Fuadi (1995), terdapat empat langkah untuk menyempurnakan SI agar dapat diterapkan dengan sukses di perusahaan. 1. Menganalisa sistem. Misalnya, sistem apa yang ingin digunakan dan apakah sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Intinya, manajemen perusahaan harus memiliki perencanaan yang matang Oleh karena itu, perusahaan dapat melakukan peninjauan terlebih dahulu, sehingga dapat merekomendasikan jenis sistem baru yang cocok untuk dikembangkan. Peninjauan tersebut mencakup pengetahuan tentang sistem lama dan berbagai masalah yang timbul dari penerapannya. 2. Merancang sistem. Setelah mengetahui jenis sistem yang dibutuhkan, manajemen perusahaan mulai merancang sistemnya. Oleh karena itu, sebaiknya manajemen perusahaan memiliki pengetahuan yang memadai tentang komponen sistem, cara mengoperasikannya, permasalahan yang

10 ditimbulkan dan cara pemecahan permasalahan. Jika memungkinkan, manajemen perusahaan meminta bantuan seorang konsultan. 3. Menerapkan sistem. Manajemen perusahaan sebaiknya menerapkan sistem baru di perusahaannya secara bertahap. Menurut Pambudi (2003), terdapat beberapa tahapan dalam menata ulang investasi TI. a. Tahap visi, dimana perusahaan meninjau kembali tujuan implementasi TI. Hal yang paling penting adalah adanya dukungan dari manajemen eksekutif perusahaan dan keterlibatan dari seluruh end-user. b. Tahap investasi. Perusahaan dapat menentukan jenis dan intensitas penggunaan fasilitas pengolahan, mengetahui peluang reaksi pelanggan, mengukur manfaat dan membuat account yang terpisah. c. Tahap kultivasi, dengan melakukan pengawasan terhadap penerapan TI dan memperbaikinya jika tidak berjalan dengan semestinya. d. Tahap memanen. Perusahaan perlu menyadari bahwa harus investasi di bidang TI memerlukan waktu yang cukup lama. Oleh karena itu, sebaiknya, perusahaan tetap berada di jalur yang benar dan senantiasa melaksanakan hal-hal yang positif agar implementasi TI di perusahaannya membuahkan hasil. 4. Melakukan evaluasi sistem. Tahap ini merupakan tahap yang terakhir, dimana manajemen perusahaan merencanakan berbagai langkah strategi yang akan dijalankan perusahaan dan bagaimana penerapan sistem informasi yang ada dikembangkan. Setelah itu, manajemen perusahaan senantiasa mengevaluasi penerapannya, sehingga dapat belajar dari kesalahan yang ada dan memperbaikinya. Dengan proses pembelajaran tersebut, diharapkan sistem informasi perusahaan akan semakin baik dari tahun ke tahun. Dalam suatu sistem informasi terdapat komponen-komponen seperti (Kadir, 2003): 1. Perangkat keras (hardware): mencakup peranti-peranti fisik seperti komputer dan printer.

11 2. Perangkat lunak (software) atau program: sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data. 3. Prosedur: sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang dikehendaki. 4. Orang: Semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. 5. Basis data (database): Sekumpulan table, hubungan, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data. 6. Jaringan komputer dan komunikasi data: Sistem penghubung yang memungkinkan sumber dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai

12 BAB III PROFIL PERUSAHAAN Sekarang ini CEO ( Chief Executive Officer ) dari Shuttle Express adalah Jim Sherrell. Moto yang dibangun perusahaan adalah membangun budaya yang ramah disertai dengan kualitas layanan yang prima. Perusahaan antar jemput Shuttle Express ini mulanya berdiri pada awal tahun 1979 oleh San Juan Airlines. Pada saat itu, San Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Maskapai ini menghubungkan wisatawan dari seluruh Puget Sound, Vancouver, dan Victoria ke Seattle-Tacoma dan bandara Portland serta ke luar negeri. Layanan penerbangan ini melahirkan ide untuk menggunakan mobil van daripada pesawat terbang untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah Seattle-Tacoma-Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi darat di seluruh Amerika Serikat, akhirnya diputuskan untuk memulai peningkatan layanan. San Juan Air telah mendapatkan reputasi sebagai maskapai penerbangan komuter paling aman dan paling profesional di AS. Suatu kepercayaan bahwa budaya aman serta profesional ditransfer dari maskapai penerbangan akan menciptakan sebuah perusahaan transportasi darat yang sukses. Tujuan langsung perusahaan adalah untuk membangun perusahaan baru di atas dasar yang sama yaitu keselamatan, layanan, dan kehandalan (safety, service and reliability ). Misi perusahaan adalah untuk menawarkan, kepedulian terhadap rasa aman, alternatif yang terjangkau untuk penumpang atau pengemudi dan parkir di SeaTac bandara. Dari awal keselamatan adalah sebagai prioritas pertama perusahaan. Konsep transportasi dari pintu-ke-pintu ini tidak pernah dilakukan di Northwest. Setelah Shuttle Ekspres mulai beroperasi, pemerintah entitas (kota, kabupaten, dan negara) serta perusahaan transportasi lainnya berusaha untuk bersaing terhadap potensi perusahaan tersebut. Namun perusahaan tetap menyediakan yang terbaik, peralatan bersih, pengemudi berseragam, dan mempertahankan harga yang wajar karena keberhasilan terletak di antara kepuasan para pelanggan. Yang paling penting adalah dengan memupuk budaya mengemudi dengan aman, membuka pintu, membawa tas, dan melayani para tamu

13 dalam setiap cara yang mungkin. Pelanggan yang protes segera diatasi oleh opini publik yang mendukung layanan baru yang lebih baik. Tidak ada bisnis yang bertahan sangat lama tanpa menghasilkan uang. Sebagai perusahaan muda harus menghadapi "profitabilitas" tantangan. Selang berjalannya waktu akhirnya San Juan Air dijual ke Alaska Airlines. Dari penjualan itu perusahaan akhirnya mampu untuk menanamkan lebih banyak uang ke dalam bisnis dengan harapan mencapai profitabilitas. Satu setengah tahun beroperasi, pada Februari, perusahaan sudah menghabiskan sebagian besar kas dan kredit. Ketika pertemuan dengan tim manajemen yang disertai hujan dan salju di luar, dan masa depan tampak sebagai suram seperti cuaca. Sebuah keputusan bulat dibuat untuk semua orang untuk memotong biaya dan untuk memperbaiki operasi dengan cara apapun yang diperlukan untuk bertahan hidup. Ini bekerja. Bisnis harus tumbuh dan akhirnya perusahaan berhasil sampai di musim panas. Butuh waktu satu tahun lagi, tapi akhirnya mencapai keuntungan tahunan yang kecil. Perusahaan terus menjalankan perampingan, memegang standar yang tinggi untuk pelayanan publik dan mempertahankan tarif rendah. Manajemen percaya budaya merawat dan mempercayai orang, baik karyawan dan masyarakat pelanggan, tetap dasar keberhasilan Shuttle Express. Pada tahun 2008 perusahaan telah melayani lebih dari pelanggan. Sepanjang 22 tahun perusahaan telah menambahkan layanan baru. Awalnya dengan menambahkan layanan hotel bandara. Pada tahun 1994 memulai layanan Mobil Kota eksekutif, yang sekarang termasuk armada limusin. Pada tahun 1999 membeli bus pertama, pendahulu dari armada bus sekarang dalam operasi. Perusahaan terus memenuhi misi untuk menawarkan rasa aman, terjangkau, kelas transportasi darat untuk memenuhi banyak kebutuhan pelanggan dalam perjalanan. Perusahaan berkomitmen untuk menjaga kawasan lingkungan dengan udara yang bersih dan jalan raya tidak terlalu padat dengan menyediakan lingkungan yang ramah, menggunakan bahan bakar alternatif dan daur ulang. Selama 23 tahun terakhir, Shuttle Express telah membangun bisnis intinya pada konsep share ride: Pengelompokan bersama penumpang yang bepergian ke daerah yang sama. Dasar layanan perusahaan yaitu meminimalkan dampak kendaraan pada lingkungan dan mendorong penggunaan

14 yang bertanggung jawab terhadap sumber daya dengan beberapa cara. Dengan share ride, Shuttle Ekspres mengambil kendaraan hunian rendah dari jalan. Tahun lalu, Shuttle Ekspres membawa lebih dari orang dari dan ke bandara. Hal ini diterjemahkan ke 1 juta perjalanan mobil diperkirakan berpotensi disimpan. Mempertimbangkan dampak bahwa perjalanan mobil tambahan akan menimbulkan kemacetan jalan raya dan emisi kendaraan.

15 BAB IV PEMBAHASAN SISTEM INFORMASI DI SHUTTLE EXPRESS Shuttle Express merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa layanan antar di Amerika Serikat. Shuttle express didirikan pada tahun 1987 hingga sekarang. Shuttle express menyediakan layanan antar jemput dengan tujuan sesuai dengan keinginan pelanggan dan menyediakan akses pemesanan antar jemput secara online melalui websitenya atau mengubungi nomor kontak yang telah disediakan. Berbagai jenis mobil disediakan dan layanan jasa disediakan oleh perusahaan ini seperti : Share Ride and exclusive van service Sedan-limo service Cruise transfers Convention transfers Woodinville wine tasting Seattle sightseeing tours and charters Awal terbentuknya shuttle express masih menggunakan sistem manual untuk mencatat pesanan dari para konsumennya. Sistem manual yang dipergunakan adalah menggunakan papan tulis dan magnet untuk memasukkan data pelanggan dan lokasi kendaraan untuk setiap rutenya serta informasi berupa dokumen. Shuttle express telah melakukan komputerisasi pada sistem reservasi dan van dispatch. Dalam perkembangannya, shuttle express menggunakan sistem manual pada komputer yang digunakannya. Dengan Microsoft Access Database Management Package, shuttle express menghubungkan sistem jaringan pada perusahaannya. Shuttle express juga menggunakan Windows NT sebagai sistem operasi komputernya. Hasil olahan informasi akan ditunjukkan pada komputer yang berupa data entry display (paperless). Lebih jauh, kita dapat melihat sistem reservasi yang menggunakan computer sebanyak 12 NEC 48, yang terhubung dalam setiap jaringan komputer ke dalam server peralatan digital Alpha AXP server yang memiliki RAM sebesar

16 128MB dan empat buah hard disk masing-masing sebesar 1,2 GB. Untuk membackup sistem jaringan, khususnya apabila terjadi sistem reservasi yang sibuk, disediakan pula empat buah komputer jenis NEC 486 Dengan melakukan sistem komputerisasi pada sistem jaringan perusahaannya, sistem revervasi dan penentuan van dispatch dapat berjalan lebih lancar hanya dalam waktu enam bulan. Adanya sistem komputerisasi dan dukungan dari seluruh pengguna dan pihak stakeholder menjadikan shuttle express semakin berkembang. Prosedur pemesanan dimulai dari input data yang masuk dari permintaan pelanggan yang menghubungi alamat atau nomor reservasi yang telah disediakan, lalu operator akan memasukkan semua informasi pelanggan yang berhubungan dengan database pelanggan yang relevan, seperti tujuan pelanggan, nomor telepon yang dapat dihubungi, maupun keinginan pelanggan tertentu yang berbeda dari setiap pelanggan, misalnya jam penjemputan dan jenis kendaraan yang diinginkan. Setelah mencatat data tersebut, operator akan menghitung tarif yang harus dibayar oleh pelanggan. Tarif yang akan dibayar oleh pelanggan akan dihitung berdasarkan lokasi yang akan dituju dan operator akan memberikan nomor konfirmasi pelanggan. Lokasi penjemputan pelangan akan disesuaikan dengan rute petunjuk arah yang telah diprogram untuk kemudahan rute arah jalan sopir pengemudi. Data reservasi pelanggan akan diambil dan dikirim ke pools trip yang terdiri dari satu set penjemputan untuk van tertentu selam periode waktu tertentu. Setiap trips sudah dijadwalkan maka akan dikirim ke setiap van penjemputan. Bagian reservasi menghitung tarif berdasarkan lokasi yang dituju dan mengeluarkan nomor konfirmasi pemesanan. Pick-up point sudah diprogram terlebih dahulu bersama dengan petunjuk arah bagi pengemudi. Data reservasi kemudian diambil dan dikirim ke trips yang terdiri atas satu set pickups untuk particular van selama periode waktu spesifik. Pada saat trips sudah dijadwalkan maka dikirim kesetiap van. Program akses database akan diatur secara otomatis terhubung dengan pager alphanumeric setiap supir pengemudi van. Lalu informasi lengkap atas setiap pelanggan akan diberikan kepada supir pengemudi. Langkah-langkah mulai dari reservasi hingga Pick-up point adalah sebagai berikut:

17 - Pelanggan menghubungi nomor reservasi (425) atau reservasi melalui website - Operators dan agents memasukkan informasi yang relevan tentang pelanggan (lokasi antar jemput, tujuan dan informasi khusus lainnya) ke database pelayanan pelanggan. - Penghitungan tarif/biaya dan pengeluaran nomor konfirmasi. - Dispatchers mengambil data pemesanan dan mengirimnya ke trips. - Trips yang telah dijadwalkan dikirim ke setiap van. Data base telah diatur secara otomatis terhubung ke alfanumerik pager milik pengemudi. - Pengemudi menjemput pelanggan. Sejak sistem ini digunakan dalam operasional perusahaan, shuttle express dapat menangani lebih dari pemesanan. Dengan rata-rata penumpang yang melakukan travel dari dan ke bandara setiap hari dengan menggunakan shuttle express van yang berjumlah sekitar 75 unit. Jika pada awalnya rute bandara menghabiskan waktu 8 jam, maka sekarang rute dapat ditempuh dengan dalam waktu 3 jam. Sekarang setiap shift hanya memerlukan 1 orang dispatcher, dibandingkan dahulu memerlukan 3 orang dispatcher pada setiap shift. Gambar 5. Tampilan shuttle express dalam website

18 IDENTIFIKASI SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS Sistem informasi pada perusahaan jasa transportasi shuttle express digambarkan dalam matrix komponen sistem informasi. 1. Hardware Untuk hardware mesin digunakan AXP Server, 12 PC workstation 486 PC NEC untuk network dan 4 PC NEC 486 untuk reservasi, magnetic disc drive, pager, telepon, harddisk dan RAM. dan printer. Netware yang digunakan adalah jaringan LAN, PTSN, kertas bill, dan dokumen. Input, pemrosesan, output, penyimpanan dan kendali dilakukan oleh operator/agen reservasi, supervisor (specialist), sopir, pegawai dan manajer. 2. Software Software yang digunakan adalah program windows NT operating system, program calculate fares, program reservasi, program dispatch, dan DBMS Access. Prosedurnya pertama adalah pemasukan data, transaksi reservasi (fare/bill, jadwal trip, confirmation number dan informasi di layar), dispatch, penggunaan dan distribusi output, prosedur backup, dan prosedur koreksi 3. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia adalah sesorang yang menggunakan dan menjalankan sistem informasi dan terdiri atas users dan spesialis. Users adalah semua yang menggunakan sistem informasi tersebut yaitu pegawai reservasi, pelanggan, dispatcher, sopir dan manajer sedangkan spesialis yaitu supervisor dan operator adalah orang-orang yang mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem tersebut. Untuk input, pemrosesan dan output dilakukan oleh pegawai reservasi, pelanggan, dispatcher, sopir dan manajer tanpa melibatkan spesialis. Pada aktivitas penyimpanan dan kendali maka spesialis terlibat. 4. Sumberdaya data Data yang digunakan adalah data pelanggan, data reservasi (lokasi trip, tujuan, special instruksi), data rute, harga/tariff, data van, data karyawan ( supir, agen, dispatcher, manajer) 5. Produk Informasi Produk informasi yang dihasilkan berupa data nomor reservasi, jadwal, data entry display, status display, bill/tagihan, informasi di layar serta audio signal.

19 MATRIKS KOMPONEN SISTEM INFORMASI DI SHUTTLE EXPRESS Aktivitas SI Input Pemrosesan Output Penyimpanan Pengendalian Telepon Komputer Sumberdaya Hardware dan Netware Sumberdaya Software Sumberdaya manusia Sumberdaya Data Produk informasi Mesin Media Program Prosedur Spesialis Pengguna Digital Alpha Server Prosesor komunikasi Workstation PC NEC Pager Printer Magnetik disc drive Server, pager Workstation PC NEC Keyboard Jaringan Komunikasi Kertas bill Kertas laporan HDD 4 x 1,2 GB Kertas dokumen Laporan pengendalian Microsoft Access DBMS Windows NT OS Windows NT Microsoft Access Program Dispatch Program reservasi Program dispatch Windows NT DBMS ACCESS Windows NT Pemasukan data Transaksi reservasi dan dispatch Penggunaandan distribusi output Prosedur backup Prosedur koreksi Supervisor operator Supervisor operator Petugas Call Centre Pelanggan Pegawai reservasi, dispatcher, pelanggan, sopir manajer pegawai Pegawai, sopir pelanggan Manajer Data van, sopir, data pelanggan, lokasi trip, data reservasi, special instruction Data van, sopir, data pelanggan, lokasi trip, data reservasi, data pegawai Data van, sopir, data pelanggan, lokasi trip, data reservasi Data van, sopir, data pelanggan, lokasi trip, data reservasi Data van, sopir, data pelanggan, lokasi trip, data reservasi Data entry display status display Bill, nomor konfirmasi, jadwal trip di pager, informasi di layar Bill, konfirmasi jadwal, jadwal trip di pager informasi di layar Audio signal

20 BAB V KESIMPULAN Sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan jasa layanan antar jemput Shuttle Express, dari Top Management hingga sopir van memakai sistem informasi terpadu dan saling berintegrasi dalam berkomunikasi. Top management mengontrol mengenai data reservasi, ketepatan menjemput hingga biaya bisa melalui sistem informasi yang terhubung di dalam perusahaan. Konsumen yang ingin memesan layanan antar jemput ini bisa langsung menghubungi shuttle express. Seketika itu pula, database pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan memudahkan pencarian pelanggan yang telah didaftarkan sebelumnya. Dengan pengumpulan dan pengolahan database pelanggan yang terpadu, prosedur pemesanan layanan antar shuttle express semakin mudah. Inilah yang menjadi pendorong perubahan dalam perkembangan usaha shuttle express. Dengan adanya peran manajemen perubahan sistem usaha yang tepat guna, khususnya dalam penerapan sistem informasi manajemennya, maka berdampak pula bagi kemajuan perusahaan dalam kegiatan operasional.

21 DAFTAR PUSTAKA Alter, Steven Information Systems: A Management Perspective. The Benjamin/ Cummings Publishing Company, Inc. Bodnar, George H., Hopwood, William S Accounting Information System. 5th Edition, Prentice-Hall, Inc. Fuadi, A Langkah-Langkah Menuju Penyempurnaan Sistem Informasi. Majalah Manajemen. Edisi September-Oktober. Gelinas, Ulric J., Oram, Allan E., Wiggins, William P Accounting Informaion Systems. PWS-KENT Publishing Company. Hall, James A Accounting Information Systems. 3rd Edition, South Western College Publishing. Kadir, Abdul Pengenalan Sistem Informasi. Edisi 1. Penerbit Andi. Yogyakata O Brien, JA and George Marakas Management Information System. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. O Brien. J Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Salemba Empat. Jakarta. Pambudi, T. S Menata Ulang Investasi TI. Majalah Swa (sembada). Edisi 23 Januari-5 Februari No. 02/XIX/23.