TUGAS SIM SHUTTLE EXPRESS

Transkripsi

1 TUGAS SIM SHUTTLE EXPRESS Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc Disusun oleh Andi Setiawan (P E) Andi Yoshendy (P E) Ernawati Surjana (P E) Paraden Aritonang (P E) Rendika Aprizkiaji (P E) Rizqi Suci Lestari (P E) Todo M. T Napitupulu (P E) PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2011

2 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang. Dengan perkembangan sistem informasi telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas dan tepat waktu dan Perkembangan sistem informasi manajemen saat ini menyebabkan terjadinya perubahan yang signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang diambil oleh manajemen dalam suatu organisasi baik pada tingkat operasional maupun tingkat manajerial. Setiap organisasi dapat memanfaatkan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan perubahan peran dari para manajer dan pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Tulisan ini mengambil contoh kasus pada perusahaan jasa transportasi Shuttle Express di Amerika Serikat (AS). Sebelumnya Shuttle Express hanya menggunakan sistem informasi untuk kegiatan internal kantor saja, dan selanjutnya sistem informasi digunakan dalam semua kegiatan bisnisnya termasuk dalam kegiatan pemasaran dan untuk lebih meningkatkan pelayanan kepada konsumen yang semakin berkembang. Semula pendataan dan informasi dicatat secara manual, namun untuk lebih meningkatkan efisiensi dan nilai tambah pelayanan kepada konsumen, maka Shuttle Express memutuskan menggunakan sistim informasi secara on line. 1.2 Tujuan Penulisan. Menjelaskan perangkat sistem informasi yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan Shuttle Express dalam bentuk Matrix Komponen Sistem Inforrmasi. Selanjutnya membandingkan hasil pengembangan perangkat keras dan perangkat lunak sejak dimulai tahun 1995 dengan keadaan yang ada pada saati ini. 1 H a l

3 2. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2.1 Konsep dasar sistem Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berpungsi sama sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Secara umum informasi dapat di definisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam bentuk tertentu yang berguna bagi penerimanya yang dapat digunakan untuk mrngambil keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan 2.2 Konsep dasar sistem informasi Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yangmenyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. 2.3 Sistem Informasi manajemen Istilah sistem informasi dalam arti yang sangat luas sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik dan teknologi. Informasi diartikan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam pengertian ini istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan teknologi informasi dan komunikasi, tetapi juga untuk cara dimana orang berinteraksi dengan teknologi dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi manajemen (SIM) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh manajemen untuk memecahkan masalah bisnis: biaya produk, layanan, marketing, atau suatu strategi bisnis. SIM dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas oprasional organisasi. Secara akademis istilah ini digunakam untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan tehadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. 2 H a l

4 2.4 Komponen sistem informasi Sistem informasi terdiri dari komponen komponen : blok bangunan yang disebut blok bangunan (building block) yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran Komponen input Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar Komponen model Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan Komponen output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem Komponen teknologi Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan Komponen hardware Hardware (perangkat keras) berperan penting sebagai suatu alat dan media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Hardware berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi Komponen software Software (perangkat lunak) berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi Komponen basis data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas 3 H a l

5 penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System) Komponen kontrol Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air,debu, kecurangan kecurangan, kegagalan sistem itu sendiri, inefisiensi, sabotase dan sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk memastikan hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat segera diatasi. 2.5 Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20 telah digunakan kartu punch. Selanjutnya pemakaian komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi. Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan - masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE). Dalam pertengahan tahun 1960-an, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep sistem informasi manajemen dengan tujuan utama aplikasi komputer adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh praktisi bisnis. 4 H a l

6 3. PEMBAHASAN 3.1 Profil Shuttle Express Shuttle Express bermula dari tahun awal 1979 dibentuk oleh San Juan Airlines. Pada saat itu, San Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Penerbangan mengeluarkan ide untuk menggunakan van untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah Seattle-Tacoma-Everett untuk SeaTac Airport. Setelah mempelajari model transportasi di seluruh Amerika Serikat, San Juan Airlines memutuskan untuk memulai layanan berbagitumpangan (shared-ride). Itulah saat dimulainya Shuttle Express. Shuttle Express menyediakan layanan antar jemput dengan tujuan yang diinginkan pelanggan dan memberikan akses pelayanan pemesanan secara online melalui internet atau langsung menghubungi nomor telepon yang telah disediakan. Berbagai jenis mobil dapat dipilih oleh pelanggan mulai dari sedan hingga limousine dan berbagai paket trip serta diskon dan kemudahan/kenyamanan lainnya. Dari sisi teknologi informasi yang mendukung proses binis, Shuttle Express telah melakukan komputerisasi pada sistim reservasi dan dispatch dengan dengan waktu implementasi kurang dari 6 bulan. Salah satu kunci keberhasilan proses pengembangan sistem tersebut adalah bahwa Shuttle Express melibatkan seluruh pengguna dan pihak terkait (stakeholder). 5 H a l

7 3.2 Matrix Sistem Informasi pada tahun 1995 Berikut ini gambaran Matrik SI pada tahun awal Shuttle Express menerapkan teknologi informasi, dimana fokus utama adalah untuk sistem reservasi dan dispatching, dari manual ke sistem TI yang computer-based. Matrix ini dapat memberikan gambaran ketika kita bandingkan keadaan yang ada saat ini. Aktivitas Sumberdaya Hardware Sumberdaya Software Sumberdaya Manusia Sumberdaya Produk Informasi SI dan Jaringan Data Mesin Media Program Prosedur Spesialis Pengguna Input PC NEC 486 PC Workstation 486 MS Access (reservasi dan dispatch) Data entry Agen/dispatcher Customer details Data entry display Windows NT Pelanggan Travel information Reservation info Pemrosesan Digital Equipment server Alpha AXP Internet MS Access (reservasi dan dispatch) Prosedur reservasi Computer analyst Computer operator Customer details Status display Prosesor 486 Intranet (LAN) Windows NT Prosedur dispatch Employee record Maintenance record Display LCD Agen/dispatcher MS Access (reservasi dan Personal paging dispatch) Prosedur pelaporan Konsumen Travel details and schedule Reservation info Output Printer Windows NT Driver Employee database Paging notification Telepon Manager Maintenance record Magnetic disc 4 HDD 1.2 GB MS Access database program Backup procedure Database operator Manager Customer record Customer preference Maintenance record Maintenance schdule Penyimpanan Windows NT Reservation data Reservation info Kendali Digital server Alpha AXP Laporan pengendalian Monitoring user akses Monitoring prosedur Network admin Manager Access level Logging list Backup data System performance record Tabel 1. Matrix Sistem Informasi tahun H a l

8 3.3 Perkembangan sistem informasi pada tahun 2011 Lebih dari 15 tahun sejak memulai penerapan teknologi informasi yang menggantikan sistem reservasi berdasarkan magnet dan chalkboard (papan tulis) menjadi jaringan komputer yang memakai MS Access database management package, Shuttle Express telah makin banyak menggunakan teknologi informasi untuk menunjang kemajuan bisnis. Perubahan ada pada proses bisnis yang didukung dengan perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware) yang sesuai. Berikut ini kami sajikan beberapa perubahan yang sangat membedakan antara tahun awal penerapan teknologi informasi dengan keadaan saat ini di Shuttle Express. 3.4 Internet Reservation (Hweb Reservations Manager) Dengan sistem reservasi ini, pelanggan dapat melakukan reservasi 24/7 dari seluruh dunia. Pemesanan dapat dilakukan dengan cara pre-charge atau pre-authorize kartu kredit. Data disimpan pada server Hudson (penyedia jasa), tapi Shuttle Express dapat melihat informasi ini lewat sistem online, dan secara otomatis dapat mendownload data ke server lokal di Shuttle Express untuk keperluan dispatching. Gambar 1. Tampilan reservasi dan pembayaran kartu kredit via website Shuttle Express juga dapat melakukan proses pembayaran dengan kartu kredit, dimana Shuttle Express dapat memilih untuk otorisasi kartu pada saat pencatatan pemesanan, atau jika diinginkan, dapat menagihkan ke kartu pelanggan pada saat pemesanan. Hal ini mengurangi atau menghilangkan proses yang memakan waktu (melakukan penagihan atas kartu kredit yang tidak valid). Hanya kartu kredit yang valid dengan sisa kredit yang cukup akan diteruskan ke dalam database pemesanan. 7 H a l

9 3.5 ALERT System Sistem ALERT menyediakan semua fungsi yang dibutuhkan Shuttle Express yaitu: reservasi, dispatching, penagihan dan Laporan Manajemen.Sistem ALERT adalah sangat cocok untuk armada kecil dan menengah yang dapat menghemat biaya dan waktu serta menjaga semua informasi penting perusahaan disimpan secara permanen di database perusahaan Sistem Reservasi Sistem Reservasi di dalam ALERT memberikan informasi utama yang diperlukan untuk melayani pesanan pelanggan secara memadai. Ada beberapa tombol di atas yang memudahkan dispatcher untuk menuju ke proses reservasi secara efisien dan efektif Sistem Dispatching Gambar 2. Tampilan informasi reservasi pelanggan di ALERT Setelah data reservasi disimpan di dalam database, layar Dispatching di dalam ALERT memungkinkan dispatcher untuk menugaskan pekerjaan kepada unit atau driver. Tujuan utama adalah tugas dapat dialokasikan secara efisien dan efektif dan akurasi planning lebih tinggi. Gambar 3. Tampilan informasi dispatching dalam ALERT 8 H a l

10 Sistem ini juga dapa melihat alokasi pekerjaan dan penjadwalan secara lebih rinci (harian). Sehingga dispatcher dapat memprediksi kapasitas (load pekerjaan) dan availability dari unit/driver. Gambar 4. Tampilan alokasi dan jadwal dari driver dan unit kendaraan 3.6 Data Backup System (Hweb Safety Net) Hweb SafetyNet adalah sistem database cadangan (backup) otomatis. Aplikasi SafetyNet diinstal pada file server jaringan dan menghubungkan satu kali atau beberapa kali per hari (berdasarkan konfigurasi) dan upload ke remote server remote yang jauh dan aman di Hudson. Backup dilakukan untuk semua file penting: file tarif dan konfigurasi, informasi klien (CSV format), reservasi, perjalanan, dan faktur. Jika informasi ini hilang atau corrupt, maka akan melumpuhkan bisnis. Databased management staff di Hudson akan memonitor secara harian backup sedang diselesaikan sesuai jadwal dan segera menyelidiki dan mengoreksi setiap penyimpangan yang terjadi. 3.7 HWeb MDT (Mobile Data Terminal) Mobile Data Terminal (MDT) merupakan alat komunikasi yang komprehensif, menggabungkan penggunaan beberapa aplikasi serta dimudahkan dengan teknologi layar sentuh sehingga memudahkan pengemudi untuk melaksanakan beberapa fungsi pada saat melayani pelanggan Shuttle Express. Beberapa fitur yang terdapat dalam MDT adalah: GPS Integration Reservation Detail Display 2-Way Messaging Quick Res Capable Credit Card Capture Bar Code Scan Capable Driver Self-Reconciliation Thermal Printer 9 H a l

11 . Gambar 5. Display Mobile Data Terminal MDT bekerja menggunakan MS Windows XP Pro dan display menggunakan 7 layar sentuh yang sangat memudahkan penggunaan. Dispatcher di kantor atau stasiun pengendali akan mengirimkan detail reservasi kepada pengemudi secara regular. Data akan diterima oleh pengemudi dan pengemudi dapat memeriksa informasi yang disampaikan dan dapat membalas dengan pesan teks kepada dispatcher. Berikut ini adalah beberapa tampilan layar dari MDT. Gambar 6. Display informasi dari MDT MDT juga memiliki kemampuan untuk ditambahkan beberapa alat peripheral seperti credit card reader, scanner bar code, dan printer, untuk memungkinkan pengemudi melakukan scanning atas boarding ticket, menggesek dan mengotorize kartu kredit dan mencetak receipt kepada pelanggan secara cepat. 3.8 GPS Fleet Tracking Shuttle Express juga mengimplementasikan GPS tracking yang diintegrasikan ke dalam MDT di atas. Dengan GPS tracking ini stasiun pengendali dapat memantau keberadaan armada Shuttle Express dan membandingkan dengan data reservasi yang ada di dispatcher. Bila terjadi kelambatan di dalam satu reservasi, dispatcher dapat mengalokasikan kepada unit atau driver yang lebih available. Berikut ini penjelasan singkat bagaimana GPS tracking bekerja. 10 H a l

12 1) Penerima GPS di kendaraan terhubung ke satelit GPS dan menghitung posisi, kecepatan dan arah. Setiap saat, penerima GPS memiliki setidaknya 3 satelit di atas cakrawala untuk dihubungi 2) Perangkat pelacakan GPS mengirim informasi tersebut melalui data link GPRS ke stasiun pengendali 3) Hub informasi me-relay informasi yang diterima ke GPS tracking server 4) Stasiun pengendali memonitor pergerakan dan posisi unit dan pengemudi dan membandingkan dengan master data unit dan pengemudi yang ada di dalam database. Gambar 7. Skema cara kerja GPS Tracking 11 H a l

13 3.9 Jasa tambahan selain shared ride dan airport pickup Selain bisnis utama sebagai armada jasa tumpangan bersama, shuttle express juga memiliki beberapa jasa tambahan, seperti tour and charters, sightseeing atau city-tour dan special events. Untuk melakukan pemesanan, pelanggan cukup mengisi beberapa detail yang akan dimasukkan ke dalam database dan nantinya akan diproses oleh bagian reservasi untuk dihubungi lebih lanjut. Gambar 8. Form isian untuk jasa layanan lain dari Shuttle Express 12 H a l

14 3.10 Matrik sistem informasi tahun 2011 Berikut ini update matrix SI berdasarkan keadaan terkini. Terlihat bahwa seluruh sumber daya telah mengalami perubahan, yang tercermin pada matrix ini. Aktivitas Sumberdaya Hardware Sumberdaya Software Sumberdaya Manusia Sumberdaya Produk Informasi SI dan Jaringan Data Mesin Media Program Prosedur Spesialis Pengguna Website Online booking Program pemasukan data Pemasukan data Workstation PC- Computer Input Reception Telephone operator Operator customer details Data entry display Travel information Reservation information Network server + Static IP Jaringan komunikasi HWeb Internet Reservations Manager Transaksi reservasi via internet Programmer Reservasi administrator Bank customer record Credit card information Secure 128 bit VPN ALERT System - Reservations, Transaksi penagihan Network Pemrosesan connection Dispatching,and Invoicing dan pembuatan laporan specialist Billing officer Customer details Status display Secure 128 SSL connection HWeb Credit Card Processing Transaksi e-banking Sistem analyst Treasurer Employee record Invoice details Maintenance record GPS navigation device Screen display Reservation and Dispatching Online reservation dgn Pickup / Drop points Dispatcher Customer reservation details Vehicle position and availabilty Mobile Data Terminal Vehicle allocation dan trip (MDT) Screen display management Driver route dan trip Pelanggan Trip and vehicle allocation Output Printer Kertas printout Invoicing Pembuatan tagihan ke pelanggan Billing officer Maintenance record Fleet maintenance schedule ALERT System - Management Report Laporan manajemen dan penjualan Operation analyst Drivers travel log Drivers performance Database Server Storage device HWeb MDT (Mobile Data Terminal) Data backup procedure Database analyst Manager Master data vehicle and driver Vehicle dan driver information Customer travel record Customer loyaly programe HWeb SafetyNet - Penyimpanan Application server Database system Record analyst Drivers travel log Drivers performance Program monitoring Network Databased maintenance Physical access Kertas operasional Authorization level Administrator Manager record Exception reports Program monitoring Segregation and Kendali Logical control Dokumen security Segregation of duty Logging list authorization reports Tabel 2. Matrix Sistem Informasi tahun H a l

15 Gambar 9. Tampilan website Shuttle Express kini 14 H a l

16 4. KESIMPULAN Dari kasus dan pengamatan terhadap Shuttle Express, maka terlihat bahwa Shuttle Express terus memperbaharui sistem informasinya, juga menerapkan inisiatif dan solusi yang paling mutakhir dengan cost benefit yang terstruktur. Dengan adanya proses yang berkelanjutan, Shuttle Express dapat memastikan kelangsungan dan perkembangan bisnisnya. Sistem informasi merupakan suatu hal yang sangat penting dalam bisnis dewasa ini. Dengan adanya sistem informasi, maka perusahaan dapat membuat proses lebih otomatis, lebih cepat, efektif dan efisien. Dalam jangka pendek, hal itu akan sangat membantu pada saat perusahaan ingin memberikan nilai tambah yang tinggi bagi para pelanggannya. Dalam jangka panjang sistem informasi akan membuat operasional dan strategi perusahan menjadi lebih efisien dan mampu menghadapi persaingan bisnis. 15 H a l

17 5. DAFTAR PUSTAKA DAN REFERENSI Shuttle Express, diakses tanggal 12 November 2011 The Hudson Group, diakses tanggal 14 November 2011 Wikipedia Sistem Informasi Manajemen. diakses: 5 November H a l