SHUTTLE EXPRESS : FROM MANUAL TO COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM

Transkripsi

1 SHUTTLE EXPRESS : FROM MANUAL TO COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DOSEN : Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc. DISUSUN OLEH : KELOMPOK 4 E46 FEBBY NOVITA [P E] I KETUT PURNA [P E] IGNATIUS LEO LUBIS [P E] K. NURCHOLISH THORIQ [P E] MASTIKA WARDHANI [P E] MOCHAMAD BAGUS SYAHRIAL [P E] PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR NOVEMBER 2013

2 ABSTRAK Dalam era informasi sekarang ini fungsi sistem informasi (SI) sudah terbukti dapat memberikan banyak manfaat dalam mendukung pelaksanaan strategy bisnis/ organisasi dan meningkatkan performansi perusahaan. Persaingan bisnis saat ini semakin ketat, oleh sebab itu Sistem Informasi telah menjadi suatu kebutuhan bagi perusahaan dalam menghadapi kompetitor dalam persaingan dengan perusahaan lain dalam bisnis yang sama. Sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis, serta mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif sehingga dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan. Sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan jasa layanan antar jemput Shuttle Express, dari Top Management hingga supir memakai sistem informasi terpadu dan saling berintegrasi dalam berkomunikasi. sehingga database pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan memudahkan pencarian pelanggan yang telah didaftarkan sebelumnya. dengan sistem pengumpulan dan pengolahan database pelanggan yang terpadu, prosedur pemesanan layanan antar shuttle express semakin mudah. Pembuatan tugas Sistem Informasi dari mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (PMB 561) dengan mengambil contoh pada perusahaan bernama Shuttle Express di Amerika Serikat (sebuah perusahaan jasa pelayanan antar jemput / shuttle ke seluruh airport yang ada di USA), memberikan manfaat untuk mempelajari, mengidentifikasi dan melihat proses pembentukan sistem informasi dalam suatu persuahaan. Inilah yang menjadi pendorong dalam perkembangan usaha shuttle express. Hal tesebut berdampak bagi kemajuan perusahaan dalam meningkatkan usahanya sehingga dapat bersaing dengan kompetitor dalam bisnis yang sama terbukti dengan semakin eksis keberadaanya. Kata kunci: sistem informasi, perusahaan, kinerja perusahaan [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 2

3 DAFTAR ISI ABSTRAK... 2 DAFTAR ISI... 3 BAB I... 4 PENDAHULUAN... 4 I.1 LATAR BELAKANG... 4 I.2 TUJUAN PENYUSUNAN MAKALAH... 5 BAB II... 6 TINJAUAN PUSTAKA... 6 II.1 SISTEM INFORMASI... 6 II.2 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN... 7 BAB III PEMBAHASAN III.1 SEJARAH & SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS III.2 FROM MANUAL TO COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM III.2.1 KELEMAHAN YANG DITEMUI SHUTTLE EXPRESS PADA TAHUN BERITA III.2.2 SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS PADA TAHUN BAB IV IV.1. KESIMPULAN Daftar pustaka [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 3

4 BAB I PENDAHULUAN I.1 LATAR BELAKANG Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi e- commerce, atau dalam aktivitas bisnis lainnya.teknologi dan sistem informasi berbasis Internet dalam waktu singkat menjadi bahan yang dibutuhkan untuk keberhasilan bisnis di lingkungan global yang dinamis saat ini. Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem Informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS) merupakan aransemen dari manusia, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 4

5 Shuttle Express adalah perusahaan yang bergerak pada jasa transportasi. Shuttle Express menggunakan sistem informasi manajemen dalam kegiatan operasionalnya. Dengan adanya sistem informasi sangatlah penting dalam membantu konsumen dan perusahaan, karena kegiatan yang berlangsung menjadi lebih efisien. Pada awal mulanya Shuttle Express hanya menggunakan sistem manual dalam pengoperasiannya seperti menggunakan papan tulis biasa sebagai media pencatatan pemesanan dari konsumen.contohnya saja pada kegiatan pemesanan dapat dilakukan satu atau banyak konsumen dalam waktu yang bersamaan berkat kinerja sistem informasi manajemen. I.2 TUJUAN PENYUSUNAN MAKALAH Penyusunan makalah ini adalah bertujuan untuk : 1. Mengetahui peranan sistem informasi dalam meningkatkan suatu bisnis. Selain itu, mahasiswa dapat menjabarkan komponen-komponen sistem informasi dalam kegiatan bisnis.. 2. Membahas mengenai berbagai komponen sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan Shuttle Express pada tahun 1995 pada saat Studi Kasus: Shuttle Express: From Manual to Computer-Based IS ditulis oleh Stuart Johnston dan kondisi sistem informasi yang digunakan sekarang. [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 5

6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA II.1 SISTEM INFORMASI Definisi Sistem Informasi secara umum merupakan kegiatan atau aktifitas yang melibatkan serangkaian proses, berisi informasi-informasi yang digunakan untuk mencapai tujuan. Pengertian Sistem Informasi menurut Robert dalam Jogiyanto (2000) adalah informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Karakter Sistem Informasi : 1. Sistem informasi memiliki komponen berupa subsistem yang merupakan elemen - elemen yang lebih kecil yang membentuk sistem informasi tersebut misalnya bagian input, proses, output. Contoh bagian input adalah salesman memasukkan data penjualan bulan ini. 2. Ruang lingkup sistem informasi yaitu ruang lingkup yang ditentukan dari awal pembuatan yang merupakan garis batas lingkup kerja sistem tersebut, sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi lainnya. 3. Tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus ditentukan dan dicapai dengan menggunakan sistem informasi tersebut, sebuah sistem informasi berhasil apabila dapat mencapai tujuan tersebut. 4. Lingkungan sistem informasi yaitu sesuatu yang berada diluar ruang lingkup sistem informasi yang dapat mempengaruhi sistem informasi, hal ini turut dipertimbangkan pada saat perencanaan sistem informasi. Berikut ini merupakan manfaat dari Sistem Informasi, diantaranya adalah : 1. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. 2. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi. [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 6

7 3. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia. Berikut ini merupakan komponen dari Sistem Informasi, diantaranya adalah : a. Hardware Terdiri dari computer, peripheral (printer) dan jaringan. b. Software Merupakan kumpulan dari perintah / fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memrintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. Software dapat digolongkan menjadi sistem operasi (windows 95 dan NT), aplikasi (akuntasi), utylitas (antivirus, speed disk), serta bahasa. c. Data Merupakan komponen dasar informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. d. Prosedur Dokumentasi prosedur / proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis. e. Manusia Manusia adalah komponen yang terlibat dalam komponen manusia, seperti operator, pemimpin sistem, informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas. II.2 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu sistem (terintegrasi) dengan maksud memberikan informasi (yang bersifat intern dan ekstern) kepada manajemen, sebagai dasar pengambil keputusan. Manfaat SIM yaitu, mempelajari bahwa nilai dari informasi amatlah berharga, oleh karena itu harus dikelola dengan sebaik-baiknya. Sebagai seorang pengusaha (wirausaha), staf manajemen, atau lebih tingginya sebagai manajer, harus bisa menghargai dan mampu mengelola informasi bagi kemajuan usaha atau perusahaannya. [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 7

8 Definisi SIM, Sistem Informasi Manajemen Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 8

9 Definisi lain dari sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah data base. Terdapat beberapa definisi Konsep Dasar Informasi, antara lain : 1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan. 3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making) Fungsi atau manfaat Sistem Informasi Manajemen adalah supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis.sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut: 1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi. 2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis. [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 9

10 3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif. 4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi. 5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi. 6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru. 7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem. 8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. 9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi. Tujuan SIM, yaitu: 1. Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. 2. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. 3. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan. 4. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi melakukan pemrosesan data dan kemudian mengubahnya menjadi informasi. Menurut O brien (2010) SIM merupakan kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi seperti pada Gambar 1. Gambar II.1 Komponen Sistem Informasi Sumber: O Brien (2010) [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 10

11 Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu : 1. Mendukung proses bisnis dan operasional 2. Mendukung pengambilan keputusan 3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif Gambar II.2. Tiga Peran Utama Sistem Informasi Sumber: O Brien (2010) [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 11

12 BAB III PEMBAHASAN III.1 SEJARAH & SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS Shuttle Ekspress didirikan oleh San Juan Airlines pada awal Pada saat itu, San Juan Airlines adalah maskapai penerbangan komuter tertua di Amerika Serikat. Maskapai ini terhubung dengan wisatawan dari seluruh Puget Sound, Vancouver, dan Victoria ke Seattle- Tacoma dan bandara Portland dan ke dunia luar. Layanan penerbangan ini melahirkan ide untuk menciptakan transportasi darat (Van) dari pesawat terbang untuk menghubungkan masyarakat, rumah, dan bisnis dari wilayah Seattle-Tacoma-Everett untuk SeaTac Airport. Konsep transportasi door to door mulai dijalankan oleh Shuttle Express. Shuttle Ekspres menyediakan pelayanan yang baik, peralatan bersih, driver berseragam, dan harga yang wajar. Yang paling penting, budaya yang diterapkan yaitu budaya mengemudi dengan aman, membuka pintu, membawa tas, dan merawat untuk para tamu dengan segala cara. Tidak ada bisnis yang bertahan sangat lama tanpa menghasilkan uang. Sebagai perusahaan muda, shuttle menghadapi tantangan "profitabilitas". Perusahaan Shuttle Express menjual San Juan Airlines ke Alaska Airlines, dan dari penjualan ini mampu untuk menanamkan lebih banyak uang ke dalam bisnis dengan harapan mencapai profitabilitas. San Juan Airlines telah mendapatkan reputasi sebagai maskapai penerbangan komuter paling aman dan paling profesional di AS. Masyarakat percaya bahwa budaya aman dan profesional yang ditransfer dari maskapai penerbangan akan menciptakan sebuah perusahaan transportasi darat yang sukses. Tujuan langsung perusahaan adalah untuk membangun perusahaan baru di atas dasar yang sama keselamatan, layanan, dan kehandalan. Misi perusahaan adalah untuk memberikan rasa aman, peduli, terjangkau, dan akses yang baik di SeaTac bandara. Shuttle Express pada tahun 2008 perusahaan telah melayani lebih dari tamu. Perusahaan percaya budaya untuk merawat dan mempercayai orang, baik karyawan dan masyarakat, ini menjadi dasar keberhasilan Shuttle Express. Perusahaan terus menjalankan peramping perusahaan dengan memegang standar yang tinggi untuk pelayanan publik dan mempertahankan tarif rendah. [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 12

13 Setelah sistem informasi masuk ke Shuttle Express, perusahaan tidak lagi menggunakan sistem manual. Awal terbentuknya shuttle express masih menggunakan sistem manual untuk mencatat pesanan dari para konsumennya. Sistem manual yang dipergunakan adalah menggunakan papan tulis dan magnet untuk memasukkan data pelanggan dan lokasi kendaraan untuk setiap rutenya serta informasi berupa dokumen. Shuttle express telah melakukan komputerisasi pada sistem reservasi dan van dispatch. Dalam perkembangannya, shuttle express menggunakan sistem manual pada komputer yang digunakannya. Dengan Microsoft Access Database Management Package, shuttle express menghubungkan sistem jaringan pada perusahaannya. Shuttle express juga menggunakan Windows NT sebagai sistem operasi komputernya. Hasil olahan informasi akan ditunjukkan pada komputer yang berupa data entry display (paperless). Langkah-langkah mulai dari reservasi hingga Pick-up point adalah sebagai berikut: 1. Pelanggan menghubungi nomor reservasi (425) atau reservasi melalui website 2. Operators dan agents memasukkan informasi yang relevan tentang pelanggan (lokasi antar jemput, tujuan dan informasi khusus lainnya) ke database pelayanan pelanggan. 3. Penghitungan tarif/biaya dan pengeluaran nomor konfirmasi. 4. Dispatchers mengambil data pemesanan dan mengirimnya ke trips. 5. Trips yang telah dijadwalkan dikirim ke setiap van. Data base telah diatur secara otomatis terhubung ke alfanumerik pager milik pengemudi. 6. Pengemudi menjemput pelanggan. III.2 FROM MANUAL TO COMPUTER-BASED INFORMATION SYSTEM Setelah sistem informasi masuk ke Shuttle Express, perusahaan tidak lagi menggunakan sistem manual. Perusahaan melakukan pengembangan perangkat lunak yang dilengkapi dengan jaringan telepon, 12 unit computer NEC 486 yang digunakan pada sistem reservasi (pemesanan) dan 4 unit computer NEC 486 untuk sistem pembagi (dispatch) yang dilengkapi dengan hardisk berkapasitas 1,2 GB, server Digital Equipment Alpha AXP dengan spesifikasi RAM 128 MB, lalu pengemudi dilengkapi dengan Pager yang berfungsi untuk menerima nomor reservasi [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 13

14 penumpang yang akan dijemput sesuai tujuannya. Semua perintah dikendalikan dari computer dispatch yang diterima pengemudi dan terbaca di layar pager mereka. Dengan adanya sistem informasi, Shuttle Ekspress mengalami transformasi dalam melayani pelanggan yang sebelumnya dibukukan dan dioperasikan secara manual dengan menggunakan kertas. Lokasi setiap vans yang dimiliki perusahaan dicatat di papan yang diposisikan dengan magnet, sehingga terjadi kesalahan penjemputan pelanggan. Sistem pembayaran dilakukan secara manual baik ketika dijemput oleh supir atau di kasir dari lokasi pemberangkatan awal. Resiko yang diterima Perusahaan relatif tinggi, mengingat pelanggan bisa tiba-tiba membatalkan pesanan ketika supir telah di perjalanan menjemput. Reservasi pada proses sebelumnya dilakukan melalui telepon, yang oleh petugas pesanan langsung di input ke dalam komputer, seperti nama pelanggan, lokasi penjemputan pelanggan, tujuan yang dituju pelanggan, dan informasi tambahan atau khusus lainnya. Input yang telah dimasukkan akan otomatis masuk ke dalam database pelanggan. Biaya yang akan dibebankan ke pelanggan dihitung berdasarkan informasi yang diterima oleh agen (dari komputer yang terjaring), berdasarkan lokasi dan akan muncul nomor konfirmasi pesanan. Lokasi yang akan dituju oleh sopir dimasukkan sebagai paket perjalanan yang terdiri dari lokasi penjemputan dan tujuan akhir untuk ditunjukkan arahnya. Sopir diberikan pager yang digunakan untuk menerima informasi pelanggan yang akan dijemput atau menerima panggilan ketika tidak sedang di pusat. Dengan masuknya sistem informasi ini, Shuttle Express mampu menangani reservasi hingga mencapai angka lebih pesanan dengan rata-rata melayani penumpang sekitar orang dari dan ke bandar udara setiap hari serta dapat mengefisienkan waktu perjalanan pada setiap rute yang seharusnya 8 jam menjadi 3 jam saja. Selain itu, juga terjadi pengefisienan tenaga kerja sebagai operator dispatcher dari 3 orang operator dispatcher setiap shit menjadi 2 orang pada shift pagi dan satu orang pada shift sore. III.2.1 KELEMAHAN YANG DITEMUI SHUTTLE EXPRESS PADA TAHUN BERITA Selama 23 tahun terakhir, Shuttle Express telah membangun bisnis intinya pada konsep share ride. Pengelompokan bersama penumpang yang bepergian ke daerah yang sama. Dasar layanan perusahaan yaitu meminimalkan dampak kendaraan pada lingkungan dan mendorong penggunaan yang bertanggung jawab terhadap sumber daya dengan beberapa cara. Dengan share [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 14

15 ride, Shuttle Ekspres mengambil kendaraan hunian rendah dari jalan. Tahun lalu, Shuttle Ekspres membawa lebih dari orang dari dan ke bandara. Hal ini diterjemahkan ke 1 juta perjalanan mobil diperkirakan berpotensi disimpan. Mempertimbangkan dampak bahwa perjalanan mobil tambahan akan menimbulkan kemacetan jalan raya dan emisi kendaraan. Dalam perjalanannya Shuttle Express menemui banyak kelemahan. Kelemahan perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express yang dapat kita lihat pada tahun tersebut adalah kurang fleksibelnya sistem penjemputan konsumen. Sebagai contoh, jika si konsumen telah menghubungi pihak perusahaan untuk perubahan lokasi penjemputan, namun karena suatu hal si sopir tidak dikonfirmasi ulang oleh perusahaan, maka sopir tidak akan berhasil menemui penumpang tersebut. Hal tersebut tentunya akan memakan waktu banyak serta adanya biaya tambahan yang dikeluarkan apabila pihak pengemudi diharuskan melakukan konfirmasi ke pihak perusahaan dalam hal ini adalah ke operator dispatcher untuk memastikan kembali dimana posisi penumpang, apalagi jika pihak pengemudi tidak dibekali dengan peralatan komunikasi yang ada. Kelemahan diatas bisa juga terkait dengan lokasi yang tidak pasti dari si konsumen sehingga pihak pengemudi akan mencari lokasi konsumen tersebut. Mengingat bahwa lokasi dari perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express ini berada di Negara Amerika Serikat yang mempunyai banyak kota besar, serta keanekaragaman lokasi (jalan, gang, perumahan, dan sebagainya). Jika pihak pengemudi terus mencari lokasi pasti dimana penumpang tersebut, akan menimbulkan pemborosan bagi bahan bakar yang digunakan, dan jelas hal ini tidaklah menguntungkan pihak perusahaan Shuttle Express. Kelemahan lain adalah dalam hal pembayaran yang kurang praktis, yaitu membayar langsung kepada pihak pengemudi. Sebaliknya penggunaan cara pembayaran dengan online akan lebih memudahkan perusahaan untuk mengelola system pembayaran tersebut. III KOMPONEN SISTEM INFORMASI PADA TAHUN BERITA Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Komponen-komponen sistem informasi berupa user, hardware, software, data, dan [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 15

16 informasi mengalami penambahan atau penggantian sesuai kebutuhan perusahaan. Tabel berikut menunjukkan komponen sistem informasi Shuttle Express pada tahun berita : Tabel III.1. Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun Berita [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 16

17 III MATRIKS SISTEM INFORMASI PADA TAHUN BERITA Tabel III.2. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun Berita [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 17

18 III.2.2 SISTEM INFORMASI SHUTTLE EXPRESS PADA TAHUN 2013 Untuk meningkatkan performa dalam melakukan kegiatan operasional perusahaan dan menaikkan daya saing bisnis terhadap perusahaan sejenis yang bergerak di bidang jasa pengangkutan, perusahaan jasa pengangkutan Shuttle Express mulai menerapkan sistem informasi yang mengikuti perkembangan zaman. Kebutuhan akan teknologi informasi seperti perangkat keras (hardware) dan teknologi perangkat lunak (software) juga mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Salah satu teknologi perangkat lunak yang digunakan adalah website yang berguna sebagai media komunikasi antara perusahaan Shuttle Express dengan para pelanggannya. III KOMPONEN SISTEM INFORMASI PADA TAHUN 2013 Perkembangan teknologi informasi (TI) yang sangat pesat saat ini seperti aplikasi sistem online lewat internet dan pemantauan posisi lokasi (Global Positioning System) merupakan anugerah bagi dunia usaha dan juga kegunaan individu atau perorangan. Shuttle Express juga memanfaatkan kemajuan teknlogi ini dalam pembangunan dan pengembangan sistem informasi yang telah dimilkinya. Pemanfaatan teknologi teknologi baru ini memungkinkan Shuttle Express untuk menambahkan layanan layanan atau service baru kepada para customer-nya, dan juga untuk memperbaiki sistem kontrol atau kendali terhadap operasional perusahaan, baik dalam pemantauan semua armada kendaraan di lapangan maupun untuk percepatan dan perbaikan dalam proses internal seperti sistem metode cara pembayaran, pencetakan tanda terima (kuintansi/receipt), percepatan reservasi maupun pembatalan, komunikasi yang lebih cepat para sopir dan lain-lain. Berbagai pengembangan terhadap perangkat keras maupun pernagkat lunak yang dilakukan oleh Shuttle Express adalah sebagai berikut : 1. Melakukan upgrade pada perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) Upgrade perangkat komputer diperlukan untuk meningkatkan kemampuan dan kecepatan pemrosesan tugas (tasks), meningkatkan kemampuan multi tasking dan handling data, meningkatkan kemampuan kecepatan jaringan komputer, dan kemampuan daya tampung (storage) dari komputer yang dipergunakan. Kecepatan akses internet untuk membuka website perlu menjadi pertimbangan yang diprioritaskan karena akses internet yang lambat akan dapat mengakibatkan kekecewaan ke pelanggan. Untuk sisi hardware dan software kami menggunakan asumsi bahwa shuttle express sudah menggunakan perangkat keras yang paling up to date. Shuttle Express menggunakan The Hudson Group sebagai vendor seluruh komponen system informasi yang mereka miiki. Berikut [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 18

19 adalah kondisi upgrade hardware dan software komputer Shuttle Express yang telah berhasil dilaksanakan : a. Server, semua komputer telah terhubung satu sama lainnya dan kedalam ke mesin server melalui jaringan komputer local area network (LAN), mesin server dari produk HP type ProLiant ML370 G6, jumlah 2 unit, redundancy, dengan spesifikasi komponen utama sebagai berikut: Server HP ProLiant ML370 G6 Processor : Intel Xeon 5500 series (intel Xeon processor), Memory : 192 GB Memory slots : 18 DIMM slots b. Workstation atau komputer untuk sistem pemesanan (reservasi) berjumlah 20 buah dan sistem pemberangkatan (dispatcher) berjumlah 10 buah telah menggunakan mesin baru dari produk HP type Pavilion HP8200 Elite Series, dengan spesifikasi sbb: Workstation/kompuuter kerja HP type Pavilion HP8200 Operating System Windows 7 Professional 32 Processor Intel Core i (3.30 GHz, 3 MB cache, 2 cores) Internal Drive 500 GB 7200 rpm SATA 6.0 Gb/s NCQ, Smart IV Standard memory 4 GB 1333 MHz DDR3 SDRAM Graphics Integrated Intel HD Graphics c. Penyimpanan Data (Data Storage), mempergunakan spesifikasi hardware sbb : HP MSA2 1TB 7.2K rpm LFF (3.5 inch) Dual-port SATA Hard Disk Drive d. Perangkat lunak, berbagai perangkat lunak yang dipakai adalah sebagai berikut : 1. Microsoft Windows Enterprise Server 2008 R2, sebagai operating system (OS) untuk menjalankan mesin server 2. Windows 7 Ultimate 64-bit English, sebagai operating system (OS) untuk menjalankan workstation (komputer) untuk sistem pemesanan (reservasi) dan workstation (komputer) untuk sistem pemberangkatan (dispatcher) 3. Microsoft Database Access 2010, paket software untuk management database 4. ESET NOD32 Smart Security Edition, paket software untuk pengamanan atau anti virus 5. MS Office 2010 Professional, paket software untuk menunjang pekerjaan perkantoran (office) [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 19

20 6. Hudson Ground Transportation System (HGTS Web Reservations Manager, Reservations & Dispatching Tools, Accounting & Administrative Tools, Reporting, Mobile Solution, Cloud Hosting Application, and Safety Net) 2. Pemanfaatan Teknologi GPS (Global Positioning System) Keberadaan Global Positioning System (GPS) telah dimanfaatkan secara luas dalam bidang bisnis maupun untuk keperluan pribadi, dengan membawa penerima atau receiver GPS maka keberdaaan atau posisi seseorang atau benda lainnya baik diam maupun bergerak dengan mudah dapat diketahui. Keberadaan GPS sangat mendukung berbagai pelayanan yang dimiliki oleh Shuttle Express, yang saat ini meliputi : a. Seattle sightseeing tours and charters b. Share Ride and exclusive van service c. Sedan-limo service/town Car-limo service d. Cruise transfers e. Convention transfers f. Wine tasting Gambar III.1. Sistem Kerja GPS Pada Shuttle Express [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 20

21 3. Penggunaan jaringan GSM (Edge,3G, 4G) dan telephone cellular sebagai pengganti pager dan komunikasi GPS di mobil dengan server Kemampuan yang dimiliki pager sangat terbatas yaitu hanya pada kemampuan mengirim dan menerima teks dan jumlah karakter juga terbatas, sejalan dengan perkembangan teknologi GSM (EDGE, 3G dan 4G) komunikasi mobile dan peralatan telepon selular maka pager diganti dengan telephone selular yang selain memiliki kemampuan jumlah karakter untuk text yang lebih besar juga memiliki fasilitas untuk melakukan hubungan telephone dan tariff selular juga tidak terlalu mahal. Teknologi mobile GSM dengan perkembangan teknologinya dipakai untuk memfasilitasi unit-unit GPS pada setiap mobil ke server di kantor perusahaan. 4. Pemesanan online melalui internet Pemesanan dapat dilakukan secara online melalui internet, selain melalui layanan telepon (24 jam), Shuttle Express mendorong agar para customer melakukan pemesanan secara online, karena akan lebih hemat waktu dan uang. Pemesanan online dengan mengakses situs atau website Shuttle Express pada situs resminya di Gambar III.2. Tampilan Awal Reservasi Shuttle Express Secara Online 5. Pembayaran Online (online payment) Untuk Pembayaran selain dapat dilakukan dengan cash, local check, credit/debit card, traveller check, customer juga dapat melakukan pembayaran pada saat melaksnakan pemesanan online lewat internet melalui situs dengan memilih opsi credit card pada saat pemesanan. Untuk memperoleh print out kuintansi pembayaran data yang diperlukan adalah nomor pemesanan, dan salah satu informasi yang dipergunakan pada saat pemesanan seperti alamat atau nomor telepon. [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 21

22 Gambar III.3. Tampilan Pembayaran Shuttle Express Secara Online 6. Penggunaan Internet sebagai Media Komunikasi Teknologi yang banyak digunakan perusahaan dalam memfasilitasi komunikasi dengan konsumennya adalah internet. Efisiensi bisnis ditingkatkan melalui kecepatan, kemampuan pemrosesan informasi dan konektivitas teknologi dimana internet menjadi bagian dalam meningkatkan komunikasi dan kerjasama (O Brien, 2005). Di dunia bisnis, internet tidak hanya menjadi tempat pertukaran informasi melainkan alat untuk aplikasi strategi bisnis seperti pemasaran, pelayanan dan penjualan. Internet menjadi solusi praktis karena dianggap efektif dalam segi pembiayaan untuk mempublikasikan informasi, efisien dalam segi bisnis yang dapat digunakan setiap saat, dan dari segi biaya tergolong murah jika dibandingkan media iklan lainnya. Penggunaan internet sebagai media komunikasi ke pelanggan juga diterapkan oleh Shuttle Express. Berikut beberapa media komunikasi yang digunakan oleh Shuttle Express : a. Web Gambar III.4. Official Website Shuttle Express ( [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 22

23 b. Facebook Gambar III.5. Tampilan Facebook Shuttle Express c. Twitter Gambar III.6. Tampilan Twitter Shuttle Express [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 23

24 d. Gambar III.7. Tampilan Sign-up dengan Shuttle Express e. Youtube Gambar III.8. Tampilan Youtube Shuttle Express Tabel berikut menunjukkan komponen sistem informasi Shuttle Express pada tahun 2013 : Tabel III.3. Komponen Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun 2013 [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 24

25 [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 25

26 III MATRIKS SISTEM INFORMASI PADA TAHUN 2013 Tabel III.4. Matriks Sistem Informasi Shuttle Express Pada Tahun 2013 Sumberdaya Hardware & Sofware Software SDM Data Resources Produk Informasi Aktifitas Input Mesin (Media) Program Procedure Spesialis User PC HP type Pavilion HP8200 Work Station (W/S) LAN GPS rcvr tipe Ubi-5000e Telepon/PSTN/Fax Windows 7 64bit MS access 2010 reservation & dispatch Windows enterprise server 2008 R2 MS Office 2010 Web based application Hudson Ground Transportation System (HGTS Web Reservations Manager, Reservations & Dispatching Tools, Accounting & Administrative Tools, Reporting, Mobile Solution, Cloud Hosting Application, and Safety Net) Data entry Procedure Teknisi S/W Programmer/Syst em Analyst Agen reservasi Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll) Data reservasi Data customer Data jalur trayek Data dari GPS (position, route, speed, etc Data entry Display Pemrosesan Sever HP type ProLiant ML370 G6 Work station (W/S) LAN Internet GPS Teknologi GSM/ CDMA (3G, 4G, HSDPA, EDGE) MS access 2010 reservation & dispatch Windows enterprise server 2008 R2 MS Office 2010 Web based application Hudson Ground Transportation System (HGTS Web Reservations Manager, Reservations & Dispatching Tools, Accounting & Data entry procedure Teknisi S/W Programmer/syst em analyst Administrator Teknisi S/W Programmer/system analyst Administrator Data reservasi Data customer Sopir Data dari GPS Status display Komunikasi internal antar bidang [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 26

27 Sumberdaya Hardware & Sofware Software SDM Data Resources Produk Informasi Aktifitas Ouput Mesin (Media) Program Procedure Spesialis User PCs HP type Pavilion HP8200 Kertas billing laporan Penyimpanan Optical disk (HP MSA2 1TB 7.2K rpm LFF (3.5 inch) Dualport SATA Hard Disk Drive) Server harddisk Ruangan TI & Rak data Administrative Tools, Reporting, Mobile Solution, Cloud Hosting Application, and Safety Net) MS access 2010 reservation & dispatch Windows enterprise server 2008 R2 MS Office 2010 Web based application Hudson Ground Transportation System (HGTS Web Reservations Manager, Reservations & Dispatching Tools, Accounting & Administrative Tools, Reporting, Mobile Solution, Cloud Hosting Application, and Safety Net) MS Office 2010 Windows enterprise server 2008 R2 Web based application Data center Hudson Ground Transportation System (HGTS Web Reservations Manager, Reservations & Dispatching Tools, Accounting & Administrative Tools, Reporting, Mobile Output procedure & distribution Storage procedure & distribution Data center Teknisi S/W Programmer/Syst em Analyst Administrator Teknisi S/W Programmer/Syst em Analyst Administrator Agen reservasi/dispatcher Pelanggan khusus express shuttle (Gold, silver, premium, dll) Programmer Administrator Data center Data reservasi Data customer sopir Data dari GPS database operasional perusahaan Database company/perusaha an Print-out Display Informasi yg dimutakhirk an Pengemasan informasi yg sesuai kebutuhan pelanggan. [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 27

28 Sumberdaya Hardware & Sofware Software SDM Data Resources Produk Informasi Aktifitas Mesin (Media) Program Procedure Spesialis User Solution, Cloud Hosting Application, and Safety Net) Pengendalian Server, HP type ProLiant ML370 G6 GPS rcvr Telp. Selular (GSM or CDMA technology) Internet SOP H/W Windows enterprise server 2008 R2 MS Access 2010 MS Office 2010 Web based application Data center Anti Virus /ESET NOD32 Smart Security Edition Hudson Ground Transportation System (HGTS Web Reservations Manager, Reservations & Dispatching Tools, Accounting & Administrative Tools, Reporting, Mobile Solution, Cloud Hosting Application, and Safety Net) control procedure/pe ngendalian SOP controll S/W Alur kerja antar bagian seksi Teknisi S/W Programmer/Syst em Analyst Administrator Supervisor TI Manager TI Database perusahaan lengkap data asset, SDM, SOP SOP informasi yg terkendali Bagian pengolah informasi Desain informasi yg sesuai [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 28

29 BAB IV PENUTUP IV.1. KESIMPULAN Dari kasus dan pengamatan terhadap perusahaan Shuttle Express, maka terlihat bahwa Shuttle Express terus memperbaharui sistem informasinya, serta akan terus menerapkan inovasi dan mencari solusi yang paling mutakhir dengan cost benefit yang terstruktur dengan bantuan kecanggihan sistem informasi yang up to date sesuai dengan perkembangan jaman dari masa ke masa. Sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan jasa layanan antar jemput Shuttle Express, dari top level management hingga supir memakai sistem informasi terpadu dan saling berintegrasi dalam berkomunikasi, sehingga database pelanggan yang dimiliki oleh perusahaan memudahkan pencarian pelanggan yang telah didaftarkan sebelumnya. Dengan sistem pengumpulan dan pengolahan database pelanggan yang terpadu, prosedur pemesanan layanan antar Shuttle Express semakin mudah. Inilah yang menjadi pendorong dalam perkembangan usaha Shuttle Express. Salah satu rahasia keberhasilan implementasi sistem informasi di Shuttle Express adalah karena dilibatkannya karyawan dalam pembuatan dan penerapan sistem informasi yang tengah dirancang oleh Shuttle Express. Hal tersebut berdampak bagi kemajuan perusahaan dalam meningkatkan performance dan laba perusahaan secara optimal sehingga dapat bersaing dengan kompetitor bisnisnya. Sistem informasi manajemen merupakan suatu hal yang sangat penting dalam dunia bisnis dewasa ini. Saat ini, setiap perusahaan wajib memiliki sistem informasi dalam menghadapi persaingan bisnisnya terhadap perusahaan yang sejenis maupun tidak sejenis. Dengan adanya sistem informasi ini, tidak hanya membuat proses menjadi otomatis, tetapi juga menciptakan tingkat akurasi yang tinggi, kecepatan dalam pelayanan, dan membuat kegiatan operasional bisnis suatu perusahaan menjadi lebih efektif, efisien terstruktur dan mempunyai fleksibilitas. Di sisi lain, teknologi membantu manusia dalam mendapatkan barang dan jasa yang diperlukannya. Sistem yang baru mengintegrasikan antar satu sistem dengan sistem lainnya sehingga komunikasi dapat terbangun dengan lebih baik. Komunikasi yang baik membawa pada pelayanan yang terus ter-upgrade sehingga pelanggan menjadi puas. [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 29

30 Daftar pustaka Shuttle Express From: Diakses 10 November 2013 The Hudson Group From: Diakses 10 November 2013 Davis, B. Gorgon Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta. Penerbit: PT. Gramedia Ibrahim RMS Penelitian Bidang Sistem Informasi Manajemen di Indonesia (SIMDI) Quo Vadis?. Pangestu DW Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM). Cortada, J. W Total Quality Management: Terapan dalam Manajemen Sistem Informasi. McGraw-Hill Book Co. Yogyakarta. Davis, B. Gorgon Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. PT. Gramedia. Jakarta. Indrajit. R. E Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media Koputindo. Jakarta. Ismail, M Konsep Sistem Informasi Manajemen. [Diakses pada tanggal 30 Oktober 2013, 22:48 WIB]. Lucas, H.C., Jr Information Technology and the Productivity Paradox: Assessing the Value of Investing in IT. Oxford University Press. New York. O Brien, James A Pengantar Sistem Informasi, Perspektif Bisnis dan Manajerial. Edisi 12. Terjemahan: Introduction to Information Systems, 12th Ed. Palupi W. (editor), Dewi F. dan Deny A. K. (penerjemah). Salemba Empat. Jakarta. O Brien, J. A. and Marakas, G. M Management Information System Tenth Edition. Mc.Graw-Hill Companies. New York. Official Website Shuttle Express [Diakses pada tanggal 1 November 2013]. Pangestu, D. W Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen. [Diakses pada tanggal 8 November 2013]. The Hudson Group [Diakses pada tanggal 8 November 2013]. [SIM E46 - Kelompok 4] Shuttle Express Page 30