BAB IV ANALISIS. Laboratorium Pengawasan Mutu mempunyai fungsi yang sangat vital dalam

Transkripsi

1 BAB IV ANALISIS 4.1 Analisis Proses Bisnis Lama Laboratorium Pengawasan Mutu mempunyai fungsi yang sangat vital dalam sebuah industri farmasi (dalam hal ini PT. SFF) yakni berperan dalam penentuan kualitas mulai dari bahan baku (bahan mentah dan bahan kemas) hingga menjadi suatu produk yang siap dipasarkan. Adapun proses bisnis di PT. SFF dimulai dengan Bagian Marketing yang mengirimkan informasi mengenai kebutuhan produk untuk dipasarkan kepada Bagian PPIC dimana bagian ini yang akan menentukan jumlah yang akan diproduksi guna memenuhi permintaan Bagian Marketing. Bagian PPIC akan membuat permintaan produksi kepada Bagian Produksi untuk memproduksi sejumlah obat yang telah ditentukan dan direncanakan guna memenuhi target penjualan. Bagian Produksi akan mengambil bahan baku dan bahan kemas sebagai bahan utama dan bahan penunjang pembuatan obat dari gudang. Bahan-bahan yang dipesan ke gudang harus telah lulus uji oleh Bagian Pengawasan Mutu. Demikian pula selama dan sesudah proses produksi, Bagian Pengawasan Mutu masih terus

2 melakukan pengawasan dan pengujian terhadap proses produksi dan produk yang dihasilkan. Proses pengawasan mutu ini seharusnya dilaksanakan dengan cepat namun memerlukan ketelitian dan ketepatan yang tinggi, karena walaupun cepat namun tidak sempurna akan berdampak besar pada jiwa manusia. Proses yang teliti dan tepat namun lambat juga akan berpengaruh terhadap kecepatan pemasaran memenuhi kebutuhan pelanggan. Pada Gambar 4.1 di bawah ini dapat dilihat proses umum bisnis PT. SFF dengan Proses Pengawasan Mutu menjadi fokus rekayasa ulang. Perumusan Kebutuhan Pemasaran Produksi Obat Pengawasan Mutu pada Gudang - Produksi Rekayasa Ulang Proses Bisnis Produk Siap Dipasarkan Produk Lulus Uji Pengawasan Mutu pada Produksi - Pengemasan Gambar 4.1 Proses Bisnis Umum pada PT. SFF

3 Dengan mengoptimalkan kinerja proses pengawasan mutu, maka secara langsung akan mengurangi waktu yang diperlukan untuk produksi barang. Di bawah ini dapat dilihat Model Proses Pengawasan Mutu pada Fungsi Gudang Produksi Lama. Start Produksi Laboratorium Gudang Buat Permintaan Permintaan Buat Produk Antara Produk Antara Yes Buat Penentuan Status No Buat Reject Produk Antara Reject Produk Antara Produk Antara Buat Hasil Hasil Buat Hasil Produk Antara Hasil Buat Penentuan Status Order Produksi Buat Order Produksi Reject Bahan Baku / Kemas Buat Reject Bahan Baku / Kemas No Yes Buat Bahan Baku / Kemas Bahan Baku / Kemas A Gambar 4.2 Model Proses Pengawasan Mutu pada Fungsi Gudang Produksi Lama

4 Dan selanjutnya dapat dilihat Model Proses Pengawasan Mutu pada Fungsi Produksi Pengemasan Lama. A Pengemasan Laboratorium Produksi Buat Permintaan Produk Permintaan Produk Buat Stop Yes Buat Penentuan Status No Buat Reject Reject Barang Jadi Produk Produk Buat Hasil Hasil Pengecekan Buat Hasil Pengecekan Hasil Pengecekan Hasil Proses Pengecekan Penentuan Status Permintaan Kontrol Buat Permintaan Kontrol Reject Produk Buat Reject Produk No Yes Buat Produk Produk Gambar 4.3 Model Proses Pengawasan Mutu pada Fungsi Produksi Pengemasan Lama

5 Dari kedua model proses bisnis lama ini, maka dapat dibagi lagi menjadi rincian sub proses seperti pada tabel 4.1 pada halaman berikut.

6 Tabel 4.1 Rincian Sub Proses Lama PROSES PENGAWASAN MUTU Waktu rata-rata SDM Sub Proses di Fungsi Gudang 200 menit 18 1 Pembuatan Permintaan Bahan Baku/Kemas 10 menit 2 2 Pembuatan Bahan Baku/Kemas 10 menit 2 3 Proses Bahan Baku/Kemas 30 menit 1 4 Proses Bahan Baku/Kemas 60 menit 2 5 Pembuatan Hasil Bahan Baku/Kemas 20 menit 2 6 Penentuan Status Bahan Baku/Kemas 30 menit 3 7 Pembuatan Reject Bahan Baku/Kemas 20 menit 3 8 Pembuatan Bahan Baku/Kemas 20 menit 3 Sub Proses di Fungsi Produksi 400 menit 36 1 Pembuatan Order Produksi 10 menit 2 2 Pembuatan Produk Antara 10 menit 2 3 Proses Produk Antara 30 menit 1 4 Proses Produk Antara 60 menit 2 5 Pembuatan Hasil Produk Antara 20 menit 2 6 Penentuan Status Produk Antara 30 menit 3 7 Pembuatan Reject Produk Antara 20 menit 3 8 Pembuatan Produk Antara 20 menit 3 9 Pembuatan Permintaan Produk 10 menit 2 10 Pembuatan Produk 10 menit 2 11 Proses Produk 30 menit 1 12 Proses Produk 60 menit 2 13 Pembuatan Hasil Produk 20 menit 2 14 Penentuan Status Produk 30 menit 3 15 Pembuatan Reject Produk 20 menit 3 16 Pembuatan Produk 20 menit 3 Sub Proses di Fungsi Pengemasan 100 menit 15 1 Pembuatan Permintaan Kontrol 10 menit 2 2 Proses Pengecekan 20 menit 2 3 Pembuatan Hasil Pengecekan 20 menit 2 4 Penentuan Status 10 menit 3 5 Pembuatan Reject 20 menit 3 6 Pembuatan 20 menit 3

7 4.2 Pembahasan Proses Bisnis Lama Rincian Proses Bisnis Lama Sub Proses di Fungsi Gudang terdiri dari : 1. Pembuatan permintaan analisa bahan baku/kemas. Bagian Gudang yang membuat dan mengirimkan Permintaan terhadap setiap bahan baku ataupun bahan kemas yang baru masuk untuk dianalisa kepada Bagian Pengawasan Mutu dengan waktu rata-rata 10 menit untuk penulisan permintaan dan penyampaiannya ke Bagian Pengawasan Mutu. 2. Pembuatan permohonan sampling bahan baku/kemas. Bagian Pengawasan Mutu akan membuat permohonan sampling di gudang setelah menerima permintaan dari Bagian Gudang atau menemukan data untuk melakukan reanalisa terhadap bahan baku yang sesuai sifatnya memerlukan analisa ulang. Untuk itu diperlukan waktu rata-rata 10 menit dalam penulisan dan penyampaiannya ke Bagian Gudang. 3. Proses sampling bahan baku/kemas. Bagian Pengawasan Mutu akan melakukan sampling di gudang terhadap bahan baku atau bahan kemas berdasarkan Permintaan dan setelah mengirimkan permohoanan sampling ke Bagian Gudang. Dengan menggunakan metode sampling n + 1, maka diambil sebagian dari bahan baku atau bahan kemas yang baru datang termasuk bahan baku yang sudah saatnya direanalisa, dibawa ke laboratorium untuk dianalisa memakan waktu rata-rata 30 menit.

8 4. Proses analisa bahan baku/kemas. Proses analisa dilakukan oleh dua orang analis dari Bagian Pengawasan Mutu di laboratorium. Proses ini memakan waktu yang cukup lama sekitar satu jam (60 menit) karena memerlukan ketelitian dan ketepatan serta berbagai percobaan untuk menganalisa kelayakan bahan baku obat dan bahan kemasnya. 5. Pembuatan laporan hasil analisa bahan baku/kemas. Setelah analisa dilakukan, maka akan didapatkan hasilnya yang akan dituangkan ke dalam laporan hasil analisa yang memakan waktu rata-rata 20 menit. 6. Penentuan status bahan baku/kemas. Berdasarkan laporan hasil analisa tersebut, maka dapat ditentukan status dari bahan baku atau bahan kemas tersebut apakah release (lolos uji) atau reject (ditolak). Ini memerlukan waktu rata-rata 30 menit karena harus dibandingkan dengan standar atau mutu yang telah ditetapkan oleh Badan POM (Pengawasan Obat dan Makanan) selanjutnya disingkat Badan POM saja. Penentuan ini juga memerlukan persetujuan dari Asisten Manager QC. 7. Pembuatan laporan reject bahan baku/kemas. Bila tidak memenuhi persyratan yang telah ditentukan, maka dibuatlah laporan reject terhadap bahan baku/kemas yang bersangkutan dan akan dikirimkan ke Bagian Gudang dimana memerlukan waktu rata-rata 20 menit. Kalau proses ini memerlukan otorisasi Manager QC.

9 Untuk bahan baku yang di-reject, dikembalikan ke Pemasok sedangkan bahan kemas yang sudah berlogo SFF harus dimusnahkan serta dibuatkan Berita Acara yang akan dikirimkan ke Pemasok. 8. Pembuatan laporan release bahan baku/kemas. release diterbitkan bila bahan baku/kemas telah lolos uji dan sesuai persyaratan yang telah ditentukan, untuk laporan ini dikirimkan ke Bagian Produksi, untuk dilakukan proses produksi terhadap bahan baku tersebut. Proses ini memakan waktu rata-rata 20 menit dan juga memerlukan persetujuan Manager QC. Sub Proses di Fungsi Produksi terdiri dari : 1. Pembuatan order produksi. Tahap selanjutnya, Bagian Produksi membuat order produksi, sesuai permintaan produksi dari Bagian PPIC dan setelah menerima Bahan Baku dari Bagian Pengawasan Mutu. Dimana proses ini memerlukan waktu rata-rata 10 menit, termasuk pengirimannya ke Bagian Pengawasan Mutu. Setelah itu Bagian Produksi akan meminta Bahan Baku ke Bagian Gudang untuk diproduksi, dimana hasil produksi bahan baku ini menghasilkan Produk Antara (berbagai bahan baku yang telah dicampur dan masih berupa bubuk tepung). 2. Pembuatan permohonan sampling produk antara. Berdasarkan order produksi yang masuk ke Bagian Pengawasan Mutu, maka dibuatlah permohonan sampling produk antara yang telah diproduksi dan

10 dikirimkan kembali ke Bagian Produksi sebagai ijin. Proses ini memakan waktu kira-kira 10 menit. 3. Proses sampling produk antara. Bagian Pengawasan Mutu akan melakukan sampling terhadap Produk Antara di Bagian Produksi. Dengan menggunakan metode sampling: atas-tengah-bawah, kemudian sample akan dibawa ke laboratorium untuk dianalisa. Proses ini memerlukan waktu sekitar 30 menit. 4. Proses analisa produk antara. Proses analisa dilakukan oleh dua orang analis dari Bagian Pengawasan Mutu di laboratorium; hampir sama dengan proses analisa pada sub proses di Fungsi Gudang, proses ini memakan waktu yang cukup lama sekitar satu jam (60 menit) karena memerlukan ketelitian dan ketepatan serta berbagai percobaan untuk menganalisa kelayakan produk ini. 5. Pembuatan laporan hasil analisa produk antara. Setelah analisa dilakukan, maka akan didapatkan hasilnya yang akan dituangkan ke dalam laporan hasil analisa yang memakan waktu rata-rata 20 menit. 6. Penentuan status produk antara. Berdasarkan laporan hasil analisa tersebut, maka dapat ditentukan status dari Produk Antara tersebut apakah release (lolos uji) atau reject (ditolak). Ini memerlukan waktu rata-rata 30 menit karena harus sesuai dengan persyaratan mutu yang telah ditetapkan oleh Badan POM serta otorisasi dari Asisten Manager QC. 7. Pembuatan laporan reject produk antara.

11 yang dibuat sama pada sub proses sebelumnya yaitu laporan reject Produk Antara yang memakan waktu 20 menit serta sepengetahuan Manager QC. Dokumen ini kemudian dikirimkan ke Bagian Produksi untuk tidak boleh dilanjutkan, karena akan diproses ulang (rework) atau dimusnahkan. 8. Pembuatan laporan release produk antara. Bila produk antara telah mendapatkan status release, maka dibuatlah laporan release produk antara yang ditujukan ke Bagian Produksi untuk melanjutkan ke tahap produksi berikutnya. Proses ini memerlukan waktu rata-rata 20 menit. Hasil proses produksi Produk Antara yang dihasilkan berupa Produk (yang sudah berupa tablet obat) akan dianalisa lagi oleh Bagian Pengawasan Mutu. 9. Pembuatan permintaan analisa produk ruahan. Produk ruahan ini juga memerlukan analisa Bagian Pengawasan Mutu. Oleh karena itu dibuatlah permintaan analisa oleh Bagian Produksi, dimana proses penulisan dan penyampaiannya memerlukan waktu 10 menit. 10. Pembuatan permohonan sampling produk ruahan. Setelah menerima permintaan analisa, maka Bagian Pengawasan Mutu membuat permohonan sampling terhadap produk ruahan sebagai ijin masuk ruang produksi. Proses ini membutuhkan waktu 10 menit sampai penyampaiannya. 11. Proses sampling produk ruahan.

12 Bagian Pengawasan Mutu akan melakukan sampling terhadap Produk di Bagian Produksi. Dengan menggunakan metode sampling: atas-tengah-bawah, kemudian sample akan dibawa ke laboratorium untuk dianalisa. Proses ini memerlukan waktu sekitar 30 menit. 12. Proses analisa produk ruahan. Proses analisa dilakukan oleh dua orang analis dari Bagian Pengawasan Mutu di laboratorium; hampir sama dengan proses analisa pada proses sebelumnya, proses ini memakan 60 menit karena memerlukan ketelitian dan ketepatan serta berbagai percobaan untuk menganalisa kelayakan produk ini. 13. Pembuatan laporan hasil analisa produk ruahan. Setelah analisa dilakukan, maka akan didapatkan hasilnya yang akan dituangkan ke dalam laporan hasil analisa yang memakan waktu rata-rata 20 menit. 14. Penentuan status produk ruahan. Berdasarkan laporan hasil analisa tersebut, maka dapat ditentukan status dari Produk tersebut apakah release (lolos uji) atau reject (ditolak). Ini memerlukan waktu rata-rata 30 menit karena harus sesuai dengan persyaratan mutu yang telah ditetapkan oleh Badan POM dan mengetahui Asisten Manager QC. 15. Pembuatan laporan reject produk ruahan. reject Produk dibuat memakan waktu rata-rata 20 menit serta diperlukan persetujuan Manager QC dan dikirimkan ke Bagian Produksi untuk tidak lagi meneruskan proses produksi terhadap produk yang ditolak ini karena akan dimusnahkan tetapi bila memungkinkan akan diproses ulang. 16. Pembuatan laporan release produk ruahan.

13 release Produk akan disetujui oleh Manager QC setelah diterbitkan dan dikirimkan ke Bagian Pengemasan serta memerlukan waktu ratarata 20 menit. Bagian Pengemasan akan mulai melakukan pengemasan terhadap produk ruahan dengan status release tersebut untuk selanjutnya disebut. Sub Proses di Fungsi Pengemasan terdiri dari : 1. Pembuatan permintaan kontrol produk jadi. Produk jadi masih belum dapat dipasarkan bila belum melalui proses pengawasan mutu oleh bagian yang bersangkutan. Maka dibuatlah permintaan kontrol produk jadi oleh Bagian Pengemasan ditujukan ke Bagian Pengawasan Mutu dan memakan waktu rata-rata 10 menit. 2. Proses pengecekan produk jadi. Berdasarkan permintaan tersebut, Bagian Pengawasan Mutu akan mengirimkan orang ke Bagian Pengemasan untuk langsung melakukan pengecekan terhadap produk jadi di sana. Proses pengecekan ini membutuhkan waktu 20 menit meliputi pengecekan terhadap tampak luar (visual) dan beratnya apakah sudah sesuai atau tidak. 3. Pembuatan laporan hasil pengecekan produk jadi.

14 Berdasarkan hasil pengecekan tadi, dibuatlah laporan hasil pengecekan produk jadi tersebut selama 20 menit. 4. Penentuan status produk jadi. Dari laporan hasil pengecekan produk jadi barulah dapat ditentukan apakah produk ini release (lolos uji) dan reject (ditolak). Penentuan ini hanya memerlukan waktu 10 menit dan perlu persetujuan Asisten Manager QC. 5. Pembuatan laporan reject produk jadi. Bila status yang diperoleh reject, maka dibuatlah laporan reject produk jadi yang ditujukan kepada Bagian Pengemasan dan mengetahui Manager QC. Proses ini membutuhkan waktu rata-rata 20 menit. Kemasan yang di-reject akan dibuka kembali dan dikemas ulang. 6. Pembuatan laporan release produk jadi. Penerbitan laporan release produk jadi sampai disetujui Manager QC memakan waktu rata-rata 20 dan selanjutnya produk siap untuk dipasarkan Permasalahan yang Dihadapi Pada sub proses di Bagian Gudang, bahan baku obat yang telah dianalisa dan lulus uji oleh Bagian Pengawasan Mutu dan belum terpakai disimpan di gudang. Dalam waktu satu tahun atau kurang sesuai sifatnya masing-masing bahan baku tersebut memerlukan analisa kembali guna menguji kelayakan bahan baku tersebut. Dalam menentukan bahan baku mana yang harus direanalisa, terjadi proses yang yang memakan waktu yang cukup lama karena jumlah bahan baku obat yang

15 banyak dan masih ada kemungkinan yang terlewat karena proses masih dilakukan dengan diperiksa satu per satu. Pada sub proses baik yang di Bagian Gudang dan Bagian Produksi, semua proses dilakukan secara manual, kecuali dalam proses pembuatan laporan sudah menggunakan komputer namun hanya bersifat personal komputer, dimana belum terintegrasinya sistem antara Bagian Pengawasan Mutu dengan bagian-bagian lain seperti Bagian Gudang, Bagian Produksi dan Bagian Pengemasan sehingga menyebabkan kurang cepat dalam proses produksi dan distribusi secara keseluruhan. 4.3 Usulan Proses Bisnis Dengan memperhatikan proses bisnis yang berlangsung di PT. SFF selama ini, dimana masih menggunakan sistem manual sehingga memakan waktu yang cukup lama dalam melakukan proses bisnisnya. Pertama, PT. SFF harus memiliki infrastruktur jaringan komputer dan sistem data base yang baik. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang terintegerasi sebagai solusi dalam proses rekayasa ulang yang akan diterapkan. Sistem tersebut memerlukan suata perangkat lunak (seperti Lotus Notes atau Visual Basic) yang menunjang penerapan sistem teknologi jaringan yang menjadikan terintegerasinya bagian-bagian yang terkait. Dengan jaringan komputer dan sistem data base yang baik, maka masalah reanalisa

16 dapat terjawab, karena melalui sistem data base dapat diketahui bahan baku mana yang memerlukan analisa ulang setelah waktu yang telah ditentukan. Pada sub proses di Bagian Gudang, permintaan analisa yang dibuat oleh Bagian Gudang dikirimkan secara elektronik dengan attachment dokumen yang sesuai, sehingga hanya memerlukan waktu rata-rata 5 menit untuk pembuatan dan pengiriman secara elektronik, tanpa harus mencetak dan mengirimkannya secara manual. Di Bagian Pengawasan Mutu, setelah melakukan proses sampling dan analisa, maka didapatkanlah status release/reject yang akan dituangkan ke sebuah laporan yang akan dikirimkan ke Bagian Gudang. Pembuatan dan pengiriman laporan ini dapat dikirimkan secara elektronik ke Bagian Gudang sehingga hanya memakan waktu rata-rata 5 menit. Pada sub proses di Bagian Produksi, pencetakan order produksi untuk permintaan bahan baku dan bahan kemas untuk diproduksi dilakukan secara elektronik ke Bagian Gudang dan sebagai data bagi Bagian Pengawasan Mutu untuk mencetak permohonan sampling memerlukan waktu rata-rata 5 menit. Di Bagian Pengawasan Mutu, setelah melakukan proses sampling dan analisa, maka didapatkanlah status release/reject atas Produk Antara yang akan dituangkan ke sebuah laporan yang akan dikirimkan ke Bagian Produksi. Pengiriman laporan ini dapat dikirimkan secara elektronik ke Bagian Gudang sehingga hanya memakan waktu rata-rata 5 menit. Demikian pula halnya terhadap pengiriman laporan mengenai status release/reject untuk Produk dengan waktu rata-rata 5 menit.

17 Pada Sub Proses di Fungsi Pengemasan, pembuatan permintaan kontrol produk jadi hanya memerlukan waktu rata-rata 5 menit termasuk pengiriman attachment dokumen secara elektronik ke Bagian Pengawasan Mutu. 4.4 Rincian Proses Bisnis yang Diusulkan Model proses yang diusulkan adalah sebagaimana tampak pada Gambar 4.3 Model Proses Pengawasan Mutu pada Fungsi Gudang Produksi yang diusulkan dan Gambar 4.4 Model Proses Pengawasan Mutu pada Fungsi Produksi Pengemasan yang Diusulkan berikut ini :

18 Start Produksi Laboratorium Gudang Entry Data Bahan Baku/Kemas Masuk Permintaan Cetak Produk Produk Yes Cetak Penentuan Status No Cetak Reject Produk Reject Produk Cetak Produk Penentuan Status Order Produksi Cetak Order Produksi Reject Bahan Baku / Kemas Cetak Reject Bahan Baku / Kemas No Yes Cetak Bahan Baku / Kemas Bahan Baku / Kemas A Gambar 4.3 Model Proses Pengawasan Mutu pada Fungsi Gudang Produksi yang Diusulkan

19 A Pengemasan Laboratorium Produksi Entry Data Produksi Produk Permintaan Produk Buat Stop Yes Cetak Penentuan Status No Buat Reject Reject Produk Produk Pengecekan Penentuan Status Permintaan Kontrol Cetak Permintaan Kontrol Reject Produk Cetak Reject Produk No Yes Cetak Produk Produk Gambar 4.4 Model Proses Pengawasan Mutu pada Fungsi Produksi Pengemasan yang Diusulkan Perubahan yang terjadi dapat dilihat pada Tabel 4.2 Rincian Sub Proses Bisnis yang Diusulkan pada halaman berikut ini :

20 Tabel 4.2 Rincian Sub Proses Bisnis yang Diusulkan PROSES PENGAWASAN MUTU Waktu rata-rata SDM Sub Proses di Fungsi Gudang 110 menit 9 1 Entry Data Bahan Baku/Kemas yang Masuk 5 menit 1 2 Pencetakan Bahan Baku/Kemas 5 menit 1 3 Proses Bahan Baku/Kemas 30 menit 1 4 Proses Bahan Baku/Kemas 60 menit 2 5 Penentuan Status Bahan Baku/Kemas 5 menit 2 6 Pencetakan Reject/ Bahan Baku/Kemas 5 menit 2 Sub Proses di Fungsi Produksi 220 menit 18 1 Pencetakan Order Produksi 5 menit 1 2 Pencetakan Produk Antara 5 menit 1 3 Proses Produk Antara 30 menit 1 4 Proses Produk Antara 60 menit 2 5 Penentuan Status Produk Antara 5 menit 2 6 Pencetakan Reject/ Produk Antara 5 menit 2 7 Entry Data Produksi Produk 5 menit 1 8 Pencetakan Produk 5 menit 1 9 Proses Produk 30 menit 1 10 Proses Produk 60 menit 2 11 Penentuan Status Produk 5 menit 2 12 Pencetakan Reject/ Produk 5 menit 2 Sub Proses di Fungsi Pengemasan 35 menit 6 1 Pencetakan Permintaan Kontrol 5 menit 1 2 Proses Pengecekan 20 menit 1 3 Penentuan Status 5 menit 2 4 Pembuatan Reject 5 menit 2

21 4.5 Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan Hasil simulasi yang dilakukan pada proses bisnis lama dan proses bisnis yang diusulkan dapat dilihat pada tabel 4.3 berikut ini : Tabel 4.3 Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan No. Tahapan Proses Proses Berjalan Proses Diusulkan Peningkatan Pengawasan Mutu Waktu SDM Waktu SDM Waktu SDM pada (menit) (orang) (menit) (orang) (%) (%) 1 Fungsi Gudang Fungsi Produksi Fungsi Pengemasan