BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN

Transkripsi

1 BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN 4. 1 Gambaran Umum Proses Yang Sedang Berjalan. Pada Gambar 4.1 dibawah dapat dilihat gambar alur proses yang sedang berlangsung. Pada gambar tersebut terdapat proses-proses yang terindekasi untuk dilakukan rekayasa ulang nantinya. Proses-proses tersebut adalah proses pengadaan barang, proses penerimaan dan peyimpanan yang biasa disebut dengan bagian Gudang serta proses pembayaran ke pemasok. Proses pengadaan barang dimulai dari permintaan dari bagian Outlet dan bagian dan Penyimpanan kepada bagian, yang sebelumnya dilakukan pengecekan terhadap persedian barang yang terdapat di bagian-nya masing-masing. Jika barang yang dibutuhkan tidak mencukupi atau tidak tersedia maka akan di buatkan list order permintaan. Setelah itu bagian akan mencari pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Persetujuan dari Kabag Outlet dan pengesahan oleh Kabag harus dilakukan sebelum nota pembelian dikirimkan ke pemasok.

2 2 Bagian dan Penyimpanan akan melakukan pemeriksaan terhadap barang-barang yang diterima dari pemasok. Barang-barang yang sudah diperiksa dan mandapatkan pengesahan akan disimpan ke dalam gudang dan kemudian akan di distribusikan ke bagian yang membutuhkannya. barang oleh pembeli Permintaan pembelian dari Gudang Proses Pengiriman barang dari Proses & penyimpanan Outlet Barang berkurang Permintaan pembelian dari bag. Outlet Proses pembayaran ke pemasok Gambar 4.1 Gambaran Proses Secara Umum Pada gambar 4.2 dibawah ini, dapat dilihat proses gambaran umum secara detail. Pada proses pengadaan barang terdapat tiga bagian yang terlibat yaitu: bagian Outlet, bagian dan Penyimpanan dan bagian. Sama halnya dengan proses penerimaan dan peyimpanan terdapat tiga bagian yang terlibat yaitu: bagian dan Penyimpanan, dan Outlet. Sedangkan pada proses pembayaran terdapat dua bagian yang terlibat yaitu bagian Pembayaran dan Akutansi dan bagian.

3 3 Outlet Pengecekan barang di outlet Tersedia No Yes Selesai Terima Laporan Stok Barang Pembuatan List Order Otorisasi Kepala Outlet Disetujui Yes No No Gudang & Pengecekan Persedian di Gudang Pembuatan Laporan stock barang tersedia Tersedia Pembuatan List Order Yes Selesai Persetujuan Nota Disetujui No Yes Otorisasi Kepala Gudang & Otorisasi Kep. Bag. Gudang Pilih dan negosiasi dengan Supplier Pembuatan laporan permintaan brg Otorisasi Kepala bagian No Negosiasi OK Yes Pembuatan Nota Pencatatan Nota Koreksi Nota Pencatatan nota pembelian Pembuatan giro Otorisasi Giro oleh pemegang giro Pencatatan Giro dalam laporan giro harian Akutansi & Pembayaran Terima faktur Supplier Cek dgn lap. faktur cocok No Tolak faktur Yes Ototrisasi pembuatan giro Kirim ke Supplier Pencatatan giro ke lap. akutansi Perhitungan jumlah penukaran giro supplier Pembuatan laporan penukaran giro supplier Gambar 4.2 Penjabaran Proses yang Sedang Berjalan Secara Umum

4 4 1. Proses Pengadaan Barang. Terdapat dua bagian permintaan pengadaan barang dapat dilakukan yaitu permintaan pengadaan barang dari bagian Outlet dan permintaan dari bagian Penyimpanan. Permintaan pengadaan barang dari bagian Outlet Proses barang dari bagian Outlet dimulai pada saat jumlah barang yang tersedia di tempat penjualan telah berkurang. Pegawai Outlet akan melakukan pengecekan kepada bagian Penyimpanan apakah barang tersebut masih tersedia sesuai dengan kebutuhan, jika tidak maka akan dibuatkan list order yang merinci akan jumlah barang, jenis barang serta nama pemasok yang dapat dihubungi. List order tersebut akan dikirimkan ke bagian setelah mendapatkan persetujuan dari Kabag Outlet. Bagian selanjutnya akan berhubungn dengan pemasok yang telah ditunjuk untuk melakukan negosisasi permintaan barang, waktu pengiriman dan harga. Nota pembelian dibuat setelah bagian dengan pemasok yang bersangkutan saling sepakat, dan dikirimkan ke pemasok setelah nota pembelian tersebut di setujui oleh Kabag Oulet dan. Dokumen list order dan nota akan dicatat di bagian dan salinannya akan diberikan ke bagian Outlet yang bersangkutan serta bagian dan Penyimpanan.

5 5 Permintaan pengadaan barang dari bagian Penyimpanan. Bagian Penyimpanan akan melakukan permintaan pemenuhan barang jika jumlah barang tertentu telah mencapai titik terendah. List order yang dibuat akan disahkan terlebih dahulu oleh kepala dan Penyimpanan sebelum di berikan ke bagian. Setelah mendapatkan kesepakatan dengan pemasok maka dibuatkan nota dan dikirimkan ke pemasok setelah mendapat pengesahan dari kabag dan Penyimpanan dan kabag. Nota pembelian serta list order akan dicatat di bagian dan salinannya akan diberikan ke bagian dan Penyimpanan. 2. Proses dan penyimpanan. Bagian akan melakukan pengecekan terhadap barang yang dikirimkan oleh pemasok. Pengecekan barang akan dilakukan dengan pertama pengecekan kelengkapan dokumen seperti dokumen nota pembelian dari pihak Toserba, kemudian nota pengiriman barang dari pihak pemasok. Dokumen-dokumen tersebut akan diperiksa silang dengan salinan dokumen yang telah catat oleh bagian, jika dokumen tidak lengkap atau tidak sesuai dengan salinan dokumen yang ada maka pemasok tersebut harus dulu melengkapi dokumen itu atau melakukan revisi.

6 6 Pengecekan terhadap barang diterima dilakukan terhadap jumlah barang, speksifikasi barang dan kualitas barang. Jika salah satu dari kriteria pengecekan tersebut tidak memnuhi persaratan maka akan dibuatkan revisi nota barang yang harus di setujui oleh kepala dan bagian yang bersangkutan. Setelah semua persyaratan dipenuhi maka barang tersebut akan disimpan ke dalam gudang. Bagian Penyimpanan akan melakukan pencatatan jumlah penerimaan barang dan jumlah yang terdapat dalam gudang saat itu. Bagian Penyimpanan mempersiapkan jumlah barang yang akan dikirimkan ke bagian Outlet, jumlah barang akan dicatat dan dibuatkan nota pemindahan dan di paraf oleh kabag Outlet setelah barang tersebut diterima Visi Model Proses Bisnis Baru Sebelum melakukan identifikasi bisnis proses yang harus direkayasa ulang, maka dapat dibuat model proses bisnis baru yang diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang dimiliki oleh proses lama. Setelah melakukan wawancara dengan Direktur Utama maka dibawah ini dijabarkan visi model proses bisnis baru: 1. Proses yang dapat menghadapi persaingan yang ketat dalam industrinya. Hal ini mengingat banyaknya supermarket asing yang masuk ke dalam perindustrian

7 7 retail di indonesia. Untuk itu dibuthkan sebuah proses yang mampu memberikan kinerja perusahaan yang efektif, efisien dan fleksible. 2. Proses bisnis yang mendukung peningkatan kenyamanan dalam hal berbelanja di Toserba Susan. Untuk itu proses bisnis yang baru ini harus mampu melepaskan sebanyak munkin aktivitas-aktivitas yang menambah waktu dalam hal pemenuhan kebutuhan kelengkapan dan jumlah barang tersedia. 3. Proses bisnis yang dapat melakukan penekanan biaya-biaya yang tidak berhubungan dengan pelayanan. 4. Proses bisnis yang baru diharapkan meningkatkan kuantitas dan kualitas kerja tanpa harus menambah jumlah personil. Artinya, meskipun sistem yang baru harus mampu menangani jumlah transaksi yang lebih besar, tanpa harus menambah jumlah personil sehingga dapat menekan biaya. 5. Proses bisnis yang dapat memberikan gambaran keadaan perusahaan dengan cepat dan tepat. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan teknologi informasi dalam menunjang rekayasa ulang proses bisnis. 6. Proses bisnis yang dapat menunjang hubungan baik dengan pemasok. Tujuan hubungan baik ini supaya pengorderan barang dapat berjalan dengan lancar yaitu dengan cepat dan tepat serta dengan harga bersaing.

8 8 4.2 Identifikasi Proses yang akan di Rekayasa-Ulang Berdasarkan data yang didapat dari observasi di Toserba dan wawancara dengan beberapa pegawai serta kepala bagian. Proses-proses yang secara langsung dapat berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan berdasarkan prioritasnya yaitu: pertama proses pengadaan barang, kedua proses penerimaan dan penyimpanan dan yang ketiga adalah proses pembayaran ke pemasok. A. Proses pengadaan barang Pengecekan persediaan barang di Outlet dan Gudang. Pada kegiatan ini terjadi aktivitas yang tidak efektif dimana pihak Outlet setelah mengetahui salah satu dari produk mereka mengalami kekurangan jumlah, harus menanyakan kepada Bagian Penyimpanan mengenai jumlah persedian yang terdapat di gudang. Yang kemudian bagian Penyimpanan akan melakukan pengecekan jumlah persedian dan membuatkan laporan untuk diberikan ke bagian Outlet. Yang pertama bagian Outlet harus menunggu laporan dari bagian Penyimpanan sebelum membuat list order permintaan pengadaan barang. Kedua, pekerjaan pengecekan dilakukan secara manual mengakibatkan waktu pekerjaan menjadi lama. Secara keseluruhan pengecekan persedian ini tidak dilakukan secara efektif dan efisien sehingga mempengaruhi kepada kelengkapan barang yang diperdagangkan.

9 9 Banyaknya pencatatan yang dilakukan berulang-ulang misalnya pembuatan nota pembelian yang dicatat kembali ke dalam bentuk laporan. Hal ini menimbulkan masalah seperti resiko kesalahan dalam pencatatan ulang dan penambah waktu keseluruhan proses pengadaan barang. Hal ini akan memberikan kontribusi kepada keterlambatan dalam memenuhi permintaan pengadaan barang selain itu laporan yang dihasilkan tidak dapat selesai dengan cepat. B. Proses penerimaan barang Pada proses ini mengalami waktu tunggu yang lama dikarenakan pengecekan dokumen delivery order pemasok dilakukan secara tidak efisien dan efektif menjadikan waktu tunggu yang cukup lama sebelum dilakukan pemeriksaan barang. Pengecekan delivery order atau DO pemasok dilakukan dengan laporan yang mereka hasilkan dari pencatatan pada setiap nota pembelian, setelah itu mereka membawa delivery order ke bagian untuk dilakukan verifikasi. Terdapat pencatatan laporan yang berulang; pencatatan dibagian dan bagian, pengecekan dilakukan dua kali terhadap laporan yang sama karena berasal dari satu sumber. C. Proses Pembayaran ke pemasok

10 10 Di proses pembayaran kepada pemasok, kelancaran pembayaran terhadap invoice mereka akan berpengaruh terhadap pengorderan produk selanjutnya. Laporan-laporan yang dihasilkan oleh bagian akutansi masih bersifat manual, mereka harus melakukannya dengan memasukan data-data yang telah dikumpulkan kedalam excel. Laporan-laporan tersebut sebelum dimasukan ke dalam database excel, harus dilakukan pengecekan kembali ke bagian bagian yang bersangkutan. Sehingga hasil akhir dari laporan akutansi bisa memakan waktu yang lama. 4.3 Pengukuran dan Pemahaman Proses yang Sedang Berjalan Untuk dapat memahami lebih terinci mengenai proses-proses yang telah disebutkan diatas, maka pada bagian ini akan diperlihatkan model proses secara terinci lagi (Table 4.1, 4.2 dan 4.3). beserta komposisi sumber daya pada masingmasing proses dan waktu rata-rata yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proses tersebut. Table 4.1 Proses Permintaan Pengadaan Barang dari Outlet No. Kegiatan Waktu SDM (Menit) Jumlah Jabatan 1 Pengecekan barang di Outlet 10 1 Pegawai Outlet 2 Pengecekan persedian di Gudang 2 1 Pegawai Outlet

11 11 3 Terima laporan persedian barang di gudang 5 1 Pegawai Gudang Pembuatan laporan persediaan barang Outlet. Pegawai Outlet 5 Pembuatan List Order 5 1 Pegawai Outlet Otorisasi List Order oleh Kepala Bag Outlet Kepala Bag. Outlet 7 Kirim list order ke Bag. 1 1 Pegawai Outlet 8 Pembuatan laporan permintaan barang 5 1 Pegawai 9 Pilih dan negosiasi dengan pemasok 30 1 Pegawai 10 Pembuatan Nota oleh Bag. 5 1 Pegawai 11 Kepala Bag, Otorisasi nota oleh kapala Bag. 1 1 Gudang dan 12 Otorisasi oleh kepala Bag. Outlet. 1 1 Kepala Bag. Outlet 13 Pencatatan nota 5 1 Pegawai 14 Pengiriman nota ke pemasok. 1 1 Pegawai Kirim salinan ke Bag. Akutansi & Pembayaran Pegawai Dari table 4.1 diatas dapat dilihat pada proses permintaan barang oleh Outlet terjadi kegitan yang tidak efisien dan efektif, diarsir oleh warna. Kegiatan tersebut dapat memakan waktu sekitar 10 menit hanya untuk pemgecekan suatu produk, dan biasanya pada saat-saat tertentu bisa mendapatkan permintaan pengecekan di gudang 2 5 produk yang berlainan dari sub-sub bagian Outlet yang berbeda-beda. Misalnya dari produk susu, produk sabun cuci piring, peralatan rumah tangga dll. Tabel 4.2 Proses Permintaan Pengadaan Barang dari Gudang Waktu SDM No. Kegiatan (Menit) Jumlah Jabatan 1 Perhitungan persedian barang digudang 10 1 Pegawai Gudang 2 Pembuatan laporan persedian 5 1 Pegawai Gudang

12 12 3 Pembuatan list order 5 1 Pegawai Gudang Otorisasi oleh kepala Bag. Gudang dan Kepala Gudang & Kirim ke Bag. 1 1 Pegawai Gudang 6 Pembuatan Laporan Permintaan Barang 5 1 Pegawai Gudang 7 Pilih dan negosiasi dengan pemasok 30 1 Pegawai 8 Pembuatan Nota oleh Bag. 5 1 Pegawai Otorisasi nota oleh kepala Bag. Kepala Gudang & Gudang dan Otorisasi nota oleh kapala Bag. Kepala Bag Pencatatan nota 5 1 Pegawai 12 Pengiriman nota ke pemasok. 1 1 Pegawai Kirim salinan ke Bag. Akutansi & Pembayaran Pegawai Sedangkan dari bagian Penyimpanan seperti yang dapat dilihat pada table 4.2 diatas ini, pencatatan yang masih bersifat manual mengakibatkan waktu penghasilan laporan menjadi lama, lain dari itu juga kesalahan pencatatan dan kurangnya organisir dokumen yang baik dapat memberikan kontribusi terjadinya kesalahan dalam pembuatan laporan. Kegiatan proses ini dapat dilakukan dengan teknologi informasi yang baik, sehingga perhitungan dan pembutan laporan persediaan gudang dilakukan dengan cara otomatis. Pada table 4.3 dibawah ini, proses dan penyimpanan barang di gudang. Kegiatan utama pada proses ini adalah melakukan inspeksi barang yang diterima dari pemasok. Pengecekan pertama adalah mengenai kelengkapan dan

13 13 kecocokan dokumensi, kemudian pengecekan kedua adalah inspeksi terhadap barangbarang tersebut yang selanjutnya akan di simpan dalam gudang dan kemudian di distribusikan ke bagian Outlet jika permintaan datang dari bagian tersebut. Table 4.3 Proses dan Peyimpanan Barang Waktu SDM No. Kegiatan (Menit) Jumlah Jabatan Pengecekan delivery order dengan nota Pegawai Adm Pegawai Adm. Pembuatan nota barang Pegawai Adm. pencatatan nota Inspeksi barang 30 2 Pegawai Gudang Pegawai Adm. Pencatatan laporan jumlah barang di terima Paraf nota barang oleh Kepala Kepala Bag. Gudang Bag. Gudang dan & Salinan nota diberikan ke Pegawai Adm pemasok 9 Penyimpanan barang ke gudang 15 1 Pegawai Gudang Pembuatan laporan jumlah stock barang 2 1 Pengecekan nota dengan laporan permintaan barang Pembuatan nota pemindahan barang untuk Bag. Outlet Persiapan pengiriman brg ke Outlet 15 2 Otorisasi Kepala bag. Gudang dan 1 1 Pengiriman barang ke Outlet 5 1 Otorisasi nota pemindahan barang oleh Kepala Bag. Outlet 1 1 Pengecekan jumlah barang terakhir 10 1 Pegawai Gudang Pegawai Adm. Pegawai Adm. Pegawai Gudang Kepala Bag. Gudang & Pegawai Adm. Pegawai Adm. Pegawai Adm.

14 14 20 Pembuatan laporan jumlah stock barang 5 1 Pegawai Gudang Pada table 4.4 dibawah ini adalah proses pembayaran ke pemasok dimana bagian Pembayaran ini masih dilakukan secara manual dan terdapat beberapa aktivitas yang berulang sehingga dapat memberikan peluang resiko kesalahan. Lain dari pada itu, dokumen atau laporan yang mereka terima dari bagian lain harus dilakukan verifikasi kembali ke bagian yang bersangkutan sebelum dilakukan pencatatan. Hal ini dapat menambah rentang waktu proses persiapan dokumen pembayaran. Di proses pembayaran pemasok ini dibagi menjadi dua bagian proses yaitu: proses penukaran nota dengan faktur dan proses penukaran faktur dengan giro. Tabel 4.4 Proses Pembayaran ke Pemasok No. Proses Waktu (Menit) Jumlah SDM Jabatan Penukaran Nota dengan Faktur 1 2 Terima salinan nota dan Cek nota dan ke Bag. dan 1 1 Pegawai Pembayaran 5 1 Pegawai Pembayaran 4 Pembuatan faktur 2 1 Pegawai Pembayaran

15 15 5 Otorisai faktur oleh Kapala Bag. Finance 1 1 Kepala Bag. Pembayaran & Akutansi 6 Pencatatan Nomer Faktur 2 1 Kepala Bag. Pembayaran & Akutansi 7 Faktur dan nota diberikan ke pemasok 1 1 Pegawai Pembayaran 8 Perhitungan jumlah faktur dengan nota 5 1 Pegawai Pembayaran 9 Pencatatan laporan perukaran faktur harian 5 1 Pegawai Pembayaran 10 Cetak laporan perukaran faktur harian 2 1 Pegawai Pembayaran Penukaran Faktur dengan Giro 1 Terima faktur dan nota dari pemasok 1 1 Pegawai Pembayaran 2 Cek faktur dan nota 5 1 Pegawai Pembayaran 3 Ototrisasi pembuatan giro 1 Kepala Bag. Pembayaran & Akutansi 4 Pembuatan Giro 5 1 Pegawai Pembayaran 5 Pencatatan Giro 2 1 Pegawai Pembayaran 6 Pencatatan jumlah giro ke Pembukuan Akutansi 3 1 Pegawai Akutansi 7 Otorisasi Giro 1 1 Direktor Keuangan 8 Giro diberikan ke pemasok 1 1 Pegawai Pembayaran 9 Perhitungan jumlah penukaran giro pemasok 5 1 Pegawai Pembayaran 10 Pencatatn laporan penukaran giro pemasok 2 1 Pegawai Pembayaran Identifikasi Kemampuan TI Informasi teknologi (IT) di Toserba ini hanya sebatas pada perhitungan kasir serta laporan-laporan untuk akutansinya.

16 16 Teknologi yang digunakan pada kasir adalah untuk menghasilkan struk pembelian serta menghasilkan laporan pembelian pada hari itu saja. Laporan harian tersebut kemudian di cetak lalu dibukukan untuk keperluan sejarah dan perhitungan akutansi selanjutnya. PC yang terdapat di bagian akutansi dilakukan dengan menggunakan excel sheet yang pengimputanya dilakukan secara manual setelah mendapatkan laporan-laporan dari bagian. Sedangkan di bagian dan Penyimpanan masih melakukan dengan cara manual. Tenaga TI di Toserba dilakukan dengan cara outsourcing, dimana outsourcing tersebut menyangkup hardware dan software-nya. 4.4 Usulan Rancangan Rekayasa-Ulang Proses Bisnis Rancangan proses yang baru ini mengoptimalkan adanya perkembangan teknologi. Dimana Toserba ini masih belum memanfaatkan teknologi yang berkembang saat ini guna mengoptimalkan operasional Toserba. Pekerjaan yang dilakukan manual menyebabkan banyak terjadi pengulangan pekerjaan seperti pencatatan yang berulang-ulang serta pengecekan yang harus dilakukan manual, hal-hal tersebut menyebabkan proses berjalan menjadi tidak efektif dan efisien sehingga dapat mempengaruhi pelayanan kepada pelanggan.

17 17 Pada rancangan proses yang baru ini peran teknologi informasi akan optimalkan dengan menggunakan jaringan Local Area Network yang bertujuan untuk memperlancar arus informasi dari satu bagian ke bagian lainnya. Pembuatan sistem informasinya dengan menggunakan Centralise Database Systems, dimana semua transaksi yangterjadi di Toserba tercatat dalam satu database. Data yang sudah didalam dapat dikelola sedemikian rupa sehingga dapat membantu menambah efektifitas dan efesiensi kegiatan-kegiatan proses. Selain itu data-data tersebut dapat digunakan untuk keperluan pembuatan laporan-laporan yang lebih akurat dan lebih cepat. Secara ringkas. Pada proses penerimaan dan peyimpanan barang, penerapan teknologi berfungsi untuk menampilkan dan mencetak posisi stok atau jumlah persediaan barang yang ada. Pada proses pengadaan barang dari bagian Outlet maupun bagian Peyimpanan, sistem komputerisasi akan berfungsi menunjang dalam pengecekan jumlah persediaan dan pengeluaran barang di outlet dan gudang serta membuatkan laporan-laporan pembelian yang dapat digunakan oleh proses lainnya. Pada proses pembayaran, sistem komputerisasi berfungsi sebagai pencatatan hutang/piutang, pembutan faktur, pencatatan pengeluaran giro dan dapat mencetak laporan-laporan keungan lainnya.

18 18 Mulai Pengecekan barang di outlet Cetak laporan stok gudang Tersedia Yes Selesai Otorisasi Kepala Outlet Disetujui No Outlet No Yes Pembuatan List Order Otorisasi Kepala Outlet Pilih dan negosiasi dengan Supplier Pembuatan laporan permintaan brg Otorisasi Kepala No Yes Negosiasi OK Pembuatan Nota Pencatatan Nota KirimNota ke Supplier Koreksi Nota Gambar 4.3 Proses Pengadaan Barang dari Bagian Outlet 1. Proses Pengadaan Barang. Pada proses baru ini masih di bagi menjadi dua yaitu: proses permintaan pengadaan barang dari Outlet dan proses permintaan barang dari gudang. Proses permintaan dari Outlet

19 19 Dalam kegiatan proses ini terdapat kegiatan yang dihilangkan atau eliminate, di intergrasikan atau integrate dan di otomisasikan atau otomate. Kegiatan-kegiatan proses tersebut adalah pengecekan persedian barang di gudang dilakukan otmisasi dan menerima laporan persedian barang dihilangkan karena pengecekan bisa dilakukan dengan komputer, pembuatan laporan persedian barang di bagian Outlet dilakukan otomisasi. Tabel 4.5 Rancangan Solusi Proses Permintaan dari Outlet Waktu SDM Kegiatan No. (Menit) Jumlah Jabatan 1 Pengecekan barang di Outlet 10 1 Pegawai Outlet 2 Cetak laporan stok gudang 2 1 Pegawai Outlet 3 Pembuatan List Order 2 1 Pegawai Outlet 4 Otorisasi List Order oleh Kepala Bag. 1 1 Outlet Kepala Bag. Outlet 5 Pembuatan laporan permintaan barang 2 1 Pegawai 6 Pilih dan negosiasi dengan pemasok 30 1 Pegawai 7 Cetak nota 2 1 Pegawai 8 Otorisasi nota oleh kapala Bag. 1 1 Pegawai 9 Otorisasi oleh kepala Bag. Outlet. 1 1 Kepala Bag, Gudang dan 10 Pengiriman nota ke pemasok. 1 1 Pegawai Pengecekan barang di gudang mengalami perbedaan waktu antara yang sedang berjalan dengan yang baru, karena dalam proses bisnis yang baru pengecekan dilakukan secara langsung tanpa harus melalui perantara karyawan bagian Penyimpanan dan menunggu hasil laporan dari mereka.

20 20 Pembuatan list order langsung bisa dilakukan dengan menggunakan komputer karena data sudah berada didalam database yang berasal dari data kasir dan gudang, sehingga dapat memperoleh penghematan waktu 2 menit. Bagian dapat langsung melihat list order yang dibuat oleh bagian Outlet tanpa menunggu bagian Outlet untuk mengirimkan data list order mereka dan mereka dapat langsung mencetak laporan permintaan barang. Pembuatan nota juga dapat langsung dicetak setelah negosiasi dengan pemasok selesai dan setelah itu tidak diperlukan lagi pencatatan ulang ke dalam bentuk laporan. Laporan mengenai nota pembelian bisa dapat dilihat dalam layar komputer dan bisa dicetak jika diperlukan, waktu total penghematan proses kegiatan sekitar 11 menit. Selain dari penghematan waktu, hal ini dapat juga meningkatkan kinerja mereka karena banyak dihilangkannya pekerjaan yang berulang-ulang dalam hal pencatatan dan pengecekan.

21 21 Gudang & Mulai Cetak laporan persedian barang Yes Persedian Minimum No Selesai Cetak List Order Otorisasi Kep. Bag. Gudang Persetujuan Nota Disetujui No Yes Otorisasi Kepala Gudang& Pilihdan negosiasi dengan Supplier Cetak Laporan permintaanbrg Koreksi PO Otorisasi Kepala Pencatatan Nota No Yes Pembuatan Negosiasi OK NotaPemelian KirimNota ke Supplier No Yes Perlu Negosiasi atau pilihsupplier Pencatatan Koreksi Gambar 4.4 Proses Pengadaan Barang dari Bagian Penyimpanan Proses permintaan dari bagian Penyimpanan Pada table 4.6 proses permintaan dari bagian penyimpanan, perhitungan persedian barang di gudang dan pembuatan laporan persediaan dilakukan otomisasi. Pada kegiatan tersebut dapat dilakukan dengan melihat laporan stok barang minimum di layar komputer, hal ini

22 22 memberikan penghematan waktu sekitar 2 menit. Perhitungan barang di gudang dihilangkan atau tidak lagi dilakukan secara fisik, karena komputer telah melakukannya secara otomatis dengan menjumlahkan barang yang masuk dan mengurangi barang yang keluar dari dalam gudang secara otomatis pada saat pencatatan ke dalam komputer. Kemudian laporan yang dapat diketahui langsung seperti: laporan posisi stok, nilai stok dan laporan stok kritis. Sementara waktu pembuatan list order selama 2 menit diperoleh dari hasil otomisasi dari pembuatan secara manual. Bagian Penyimpanan dapat langsung mencetak list order barang yang diperoleh dari laporan stok minimum. Bagian dapat melihat dilayar komputer mereka list order yang masuk pada hari itu sehingga mereka dapat langsung mencetak laporan permintaan barang dengan perolehan penghematan waktu sekitar 2 menit. Pembuatan dan pencatatan nota dihilangkan karena sudah secara otomatis dilakukan oleh komputer pada saat pembuatan nota pemasok. Hal ini juga berlaku terhadap laporan ke bagian Akutansi & Pembayaran, sehingga tidak diperlukan lagi salinan dokumen

23 23 untuk bagian tersebut. Waktu penghematan yang dapat diperoleh adalah 6 menit. Tabel 4.6 Rancangan Solusi Proses Permintaan Barang dari Gudang No. Kegiatan Waktu SDM (Menit) Jumlah Jabatan 1 Cetak laporan minimum stok barang 2 1 Pegawai Gudang 2 Cetak list order 2 1 Pegawai Gudang 3 Otorisasi oleh kepala Bag. Gudang dan 2 1 Kepala Gudang & 4 Cetak Laporan Permintaan Barang Pilih dan negosiasi dengan pemasok Pembuatan Nota oleh Bag. Otorisasi nota oleh kepala Bag. Gudang dan Otorisasi nota oleh kapala Bag. Pegawai Gudang Pegawai 5 1 Pegawai 1 1 Kepala Gudang & 1 1 Kepala Bag. 9 Pengiriman nota ke pemasok Cetak laporan nota pembelian 1 1 Pegawai Pegawai

24 24 Mulai Kedatangan Barang Inspeksi Barang Sesuai Spesifikasi (jumlah dan keadaan brg) Pencatatan Yes laporan jumlah barang di terima Otorisasi Kepala bag. Gudang dan Salinan nota penerimaan diberikan ke supplier Penyimpanan brg di gudang No Gudang & Pengecekan DO dengan nota pembelian Sessuai No Yes Cetak nota penerimaan Revisi Yes Revisi Nota Revisi Pembuatan Revisi DO & nota penerimaan No Catat Nota dan PO Revisi Persiapan pengiriman brg ke outlet Pengiriman barang ke outlet Cetak nota pemindahan barang untuk Bag. Outlet Cetak laporan jumlah stock barang Tolak Terima Barang Selesai Outlet Paraf nota pemindahan barang oleh Kepala Bag. Outlet Gambar 4.5 Proses Barang 2. Proses Barang. Pada saat barang pihak Gudang Admin tidak perlu lagi melakukan pengecekan ke tempat arsip dan Outlet. Mereka dapat melihat informasi yang diperlukan di layar komputer. Hal ini dapat memberikan kesempatan untuk lebih berkonsentrasi terhadap perhitungan dan inspeksi barang dari pemasok.

25 25 Tabel 4.7 Proses Solusi & Penyimpanan Barang No. Kegiatan Waktu SDM (Menit) Jumlah Jabatan 1 Cek DO melalui komputer 2 1 Pegawai Adm. 2 Cetak nota barang 2 1 Pegawai Adm. 3 Inspeksi barang Pencatatan laporan jumlah barang di terima Paraf nota barang oleh Kepala Bag. Gudang dan Salinan nota diberikan ke pemasok Penyimpanan barang ke gudang Cetak permintaan di Outlet Persiapan pengiriman brg ke Outlet Otorisasi Kepala bag. Gudang dan Pengiriman barang ke Outlet Otorisasi nota pemindahan barang oleh Kepala Bag. Outlet Cetak laporan stok barang 2 1 Pegawai Gudang Pegawai Adm. Kepala Bag. Gudang & Pegawai Adm. Pegawai Gudang Pegawai Adm. Pegawai Gudang Kepala Bag. Gudang & Pegawai Adm. Kepala Bag. Outlet Pegawai Gudang Pengecekan delivery order dengan nota serta pencatatan nota dihilangkan dan digantikan dengan melakukan pengecekan dan mencetak nota dari komputer dengan total waktu penghematan adalah sekitar 6 menit.

26 26 Pencatatan jumlah barang setelah dilakukan inspeksi barang terima dari pemasok tidak mengalami perubahan, hanya pada proses kegiatan yang lama dilakukan secara manual dalam paper base yang mengakibatkan pengulangan pekerjaan di dalam pembuatan laporan jumlah stok barang yang diperoleh dan laporan hasil akhir stok barang. Sedangkan pada proses baru ini menggunakan sistem komputerisasi yang langsung setelah pencatatan ke dalam komputer dapat dilihat hasil laporan stok diterima maupun laporan jumlah stok barang di gudang. Pengecekan terhadap permintaan Outlet juga digantikan dengan pengecekan di layar komputer sehingga tidak diperlukan lagi waktu untuk pencarian salinan dokumen dan pencocokan dengan laporan yang ada secara manual. Bagian Penyimpanan juga dapat mencetak laporan tersebut kemudian langsung melakukan persiapan pemindahan barang ke bagian Outlet.

27 27 Akutansi & Pembayaran Penukaran nota penerimaan dengan faktur Start Terima salinan nota pembelian dan penerimaan dr supplier Cek nota pembelian dan penerimaan ke Bag. dan Cocok Tolak Nota No Yes Cetak Faktur Otorisasi faktur oleh Kapala Bag. Finance Faktur dan nota pembelian diberikan ke supplier Selesai Cetak laporan perukaran faktur harian Start Terima faktur Supplier Cek dgn lap. faktur cocok Yes Ototrisasi pembuatan giro Cetak giro Otorisasi Giro oleh pemegang giro No Akutansi & Pembayaran Penukaran faktur dengan giro Tolak faktur Kirimke Supplier Cetak laporan penukaran giro supplier Selesai Gambar 4.6 Proses Pembayaran Pemasok 3. Proses Pembayaran ke pemasok. Seperti yang dilihat pada table 4.6 proses pembayaran ke pemasok tetap di bagi dua bagian yaitu: penukaran faktur dan pembayaran dengan giro. Dua bagian

28 28 proses ini akan mempunyai sentral database yang dapat diakses satu sama lainnya. Sistem ini akan memproses dari pemasukan pendapatan kasir sampai dengan pencatatan pembayaran dengan giro ke pemasok. Tabel 4.8 Rancangan Solusi Proses Pembayaran ke Pemasok No. Proses Waktu SDM (Menit) Jumlah Jabatan Penukaran Nota dengan Faktur 1 Terima salinan nota dan 1 1 Pegawai Pembayaran 2 Cek nota dan ke Bag. dan 5 1 Pegawai Pembayaran 3 Pembuatan faktur 2 1 Pegawai Pembayaran 4 Otorisai faktur oleh Kapala Bag. Kepala Bag. Pembayaran 1 1 Finance & Akutansi 5 Faktur dan nota diberikan ke pemasok 1 1 Pegawai Pembayaran 6 Cetak laporan penukaran faktur harian 2 1 Pegawai Pembayaran Penukaran Faktur dengan Giro 1 Terima faktur dan nota dari pemasok 1 1 Pegawai Pembayaran 2 Cek faktur dan nota 2 1 Pegawai Pembayaran 3 Ototrisasi pembuatan giro 1 Kepala Bag. Pembayaran & Akutansi 4 Pembuatan Giro 5 1 Pegawai Pembayaran 5 Otorisasi Giro 1 1 Direktor Keuangan 6 Giro diberikan ke pemasok 1 1 Pegawai Pembayaran 7 Cetak laporan penukaran giro pemasok harian 2 1 Pegawai Pembayaran Pada proses penukaran faktur, pembuatan faktur akan tetap dilakukan seperti pada proses yang sekarang berjalan, tapi hanya dengan menggunakan komputer yang datanya berasal dari nota pembeliaan. Bagian Pembayaran tidak perlu untuk menyalin

29 29 nota ke dalam bentuk faktur, sehingga hal ini dapat mengurangi resiko kesalahan dalam penyalinan tersebut selain itu bagian Pembayaran juga dapat langsung mencetak laporan pengeluaran faktur pada hari itu tanpa harus melakukan pencatatan kembali ke dalam laporan. Pencatatan pengeluaran giro juga dilakukan dengan bantuan komputer yang secara otomatis akan membuat pelaporan pengeluaran giro harian dan memasukan perhitungan ke dalam hutang-piutang akutansi. Dengan begitu laporan-laporan pengeluaran harian ataupun hutang pitang dapat langsung didapatkan tanpa harus menunggu waktu pemeprosesan yang terkadang memakan waktu lama dan hal ini juga bias mengurangi resiko kesalahan pada saat pencatatn ulang ke dalam bentuk laporan. 4.5 Simulasi Proses Bisnis Simulasi proses yang sedang berjalan dilakukan dengan menggunakan Software Microgarfx Process Pertama kali yang akan dibuat adalah membuat diagram proses bisnis Toserba, diagram-diagram proses tersebut didapat dari hasil observasi dan wawancara dengan para kepala bagian bagian dan para perkerjannya. Setelah diagram proses itu selesai barulah mengenai jumlah tenaga kerja yang sedang bekerja pada tiap bagian, membuat jadwal yang dimana default jadwal

30 30 (schedule) harus disesuaikan karena harus memakai jam kerja sesuai yang telah ditetapkan oleh perusahaan Toserba ini. Kemudian setelah jadwal dan tenaga kerja selesai barulah menentukan lama waktu prosesnya sesuai dengan data yang didapat dan juga ditentukan berapa banyak tenaga kerja untuk melakukan proses tersebut. Pada proses simulasi yang baru data yang didapatkan dari perusahaan yang sejenis yang prosesnya telah menggunakan teknologi informasi. Diagram itu bisa dilihat seperti di gambar 4.1, untuk proses permintaan pengadaan barang melalui Outlet., kemudian gambar 4.2 untuk proses permintaan pengadaan barang melalui gudang., gambar 4.3 untuk proses dan peyimpanan barang. Dan gambar 4.4 untuk proses pembayaran ke pemasok. Simulasi ini akan dilakukan tidak hanya kepada bisnis proses yang sedang berjalan saja tetapi juga untuk proses yang sudah direkayasa ulang. Dengan adanya simulasi ini diharapkan banyak membantu untuk mengetahui sejauh mana dampak dari rekayasa ulang Perbandingan dari Segi Waktu Dari sisi waktu, sebagaimana yang dihasilkan melalui simulasi komputer maka diperoleh hasil sebagai berikut:

31 31 Tabel 4.9 Perbandingan Proses Berjalan dengan Rancangan Proses baru dari Segi Waktu. Average Cycle time (Menit) No. Proses Proses Berjalan Rancangan Proses Baru Selisih Persentase Perubahan 1 Permintaan pengadaan barang dari Outlet % 2 Permintaan pengadaan barang dari Gudang % 3 Barang % 4 Pembayaran ke pemasok % Perbandingan Proses Berjalan dan Baru (dari segi waktu) Menit Proses Berjalan Rancangan Proses Baru 20 0 Permintaan Permintaan pengadaan barangpengadaan barang dari Outlet dari Gudang Proses Barang Penukaran faktur dengan giro Gambar 4.7 Grafik perbandingan proses berjalan dan baru (dari segi waktu) Parameter yang digunakan untuk perbandingan waktu proses adalah Average Cycle Time (waktu siklus rata-rata). Average Cycle Time atau waktu siklus rata-rata adalah total waktu rata-rata pekerja menyelesaikan tugasnya dalam suatu proses

32 32 tertentu. Kolom selisih pada tabel 4.4 diatas menunjukan perbedaan dari waktu siklus rata-rata yang ditempuh oleh proses berjalan rancangan proses baru. Sedangkan pada kolom persentase perubahan adalah perbedaan perubahaan yang dilihat dalam bentuk persentase. Di table 4.4 diatas dapat dilihat perbandingan antara setiap proses yang berjalan dengan rancangan proses barunya. Jika dilihat presentasi perubahan pada proses penerimaan barang sebesar 54.59% dari ditekan hingga menjadi Nilai perubahan didapatkan dari hasil pembagian jumlah nilai proses berjalan dengan rancangan proses baru dengan proses yang sedang berjalan. Persentase perubahan yang dicapai tersebut didapatkan dari bagian yang tidak perlu lagi melakukan pengecekan Delivery Order pemasok ke bagian karena pengecekan tersebut bisa dilakukan di layar komputer. Selain itu, nota yang biasa dibuatkan oleh bagian, telah dihilangkan, bagian bisa langsung melakukan pembuatan nota penerimaan. Perubahan yang kedua terbesar terdapat pada pembayaran ke pemasok sebesar 65.52% Pada proses ini terdapat banyak perhitungan dan pencatatan ulang yang dihilangkan maupun di gabungkan, sehingga menghemat waktu proses dengan signifikan.

33 33 Pada proses permintaan pengadaan barang dari Outlet terdapat penekanan waktu sebesar 58.14% dari menjadi Sedangkan pada proses berjalan, permintaan pengadaan barang dari bagian dan Penyimpanan waktu siklus rata-rata pengerjaan mencapai 68.03, setelah simulasi rancangan proses baru dari bagian Penyimpanan mendapat sehingga proses ini berhasil mengalami perubahan sebesar 61.25% Perbandingan dari segi SDM Pada table 4.5 dibawah ini tertera perbandingan total sumber daya manusia dengan proses yang terkait. Kolom jumlah pegawai adalah total pegawai yang terpakai di dalam proses permintaan pengadaan barang di outlet, sedangkan kolom Avg. Utilization adalah persentase total rata-rata keaktifan pegawai pada saat suatu proses berjalan. Sebagai contoh waktu kerja satu hari di toserba susan adalah 9 jam, dengan waktu aktif nya 8 jam, 1 jam dipakai untuk istirahat. Jika seorang dijadwalkan untuk aktif berkerja selama 4 jam, maka resource utilization nya adalah 50%. Total perbaikan alokasi sumber daya manusia yang dipergunakan pada proses permintaan pengadaan barang oleh bagian Outlet adalah sebesar 60%.

34 34 Tabel 4.10 Perbandingan Proses Berjalan dengan Rancangan Proses Baru dari Segi Total Alokasi Sumber Daya Manusia No. Proses Proses Berjalan Rancangan Proses Baru Jumlah Pegawai Avg Utilization Jumlah Pegawai Avg Utili 1 Permintaan pengadaan barang dari Outlet Permintaan pengadaan barang dari Penyimpanan Barang Pembayaran ke pemasok Perbaikan sebesar 60% dari total jumlah SDM yang dipergunakan oleh proses tersebut adalah cukup signifikan dengan perubahan yang dilakukan proses tersebut apalagi ditambah dengan semakin meningkatnya utilitas dari SDM pada proses itu sebesar 40%. Persentase perubahan Avg Utilization didapatkan dari penjumlahan antara Avg Utilization proses berjalan dengan rancangan proses kemudian dibagi oleh persentase dari proses yang sedang berjalan untuk mendapatkan persentase perubahan dari proses yang sedang berjalan. Sedangkan pada proses permintaan pengadaan barang dari bagian Penyimpanan, total perbaikan SDM adalah sebesar 50% tanpa mempengaruhi tingkat utilisasi dari pekerjaannya. Ini berarti para karyawan terlibat pada proses tersebut berhasil ditekan jumlahnya tanpa menurunkan utilization pekerjaannya. Pada proses barang terjadi perubahan 53% pada alokasi sumber daya manusia. Pada bagian Penyimpanan tidak terdapat lagi pengecekan delivery order terhadap nota pembelian di bagian, oleh karena bagian Penyimpanan

35 35 dapat melakukan pengecekan persedian barang langsung dari layar komputer. Pemakaian pegawai pada proses pembayaran ke pemasok berkurang hingga 56% tanpa mempengaruhi utilitas pekerjaan. Penurunan pemakaian pegawai ini dikarenakan pegawai yang melakukan perhitungan dan pencatatn ulang giro maupun faktur bisa dilakukan pada pegawai yang lainnya. 4.6 Total Perbaikan Dari simulasi komputer yang dilakukan, proses baru yang diusulkan memberikan perbaikan kinerja yang dramatis bagi Toserba Susan dibandingkan dengan proses bisnis yang sedang berjalan. Pada sub bab sebelumnya telah diketahui perbandingan proses-proses yang direkayasa ulang baik dari segi waktu maupun segi pemaikaian sumber daya manusianya. Kedua proses itu merupakan satu kesatuan proses bisnis di perusahaan, seperti telah dijelaskan pada gambaran umum proses pada sub bab sebelumnya. Oleh karena itu sangat diperlukan untuk diketahui total perbaikan dari satu kesatuan kedua proses tersebut dalam suatu proses bisnis. Pada table di bawah ini (Tabel 4.9) dapat dilihat gambaran total perbaikan tersebut. Untuk perbandingan average cycle time dari kedua proses disamakan dalam hitungan menit, sehingga untuk proses barng terlebih dahulu di konversi ke dalam satuan menit.

36 36 Tabel 4.11 Total Perbaikan Proses Berjalan Rancangan Proses Perubahan No. Total Baru 1 Sumber Daya Manusia (SDM) % 2 Average cycle time (Menit) % Dari table diatas dapat diketahui untuk sumber daya manusia mengalami perbaikan sebesar 57% yang didapatkan dari hasil penjumlahan proses berjalan dengan rancangan proses yang baru, kemudian dibagi dengan total proses berjalan. Sedangkan pada Average Cycle Time terjadi penurunan waktu yang signifikan dari ke menghasilkan perubahan sebesar 56%. Ini berarti pada perubahan tersebut waktu proses keseluruhan menjadi lebih cepat. Dari perhitungan diatas terlihat jelas sekali perubahan yang terjadi sebelum dan sesudah dilakukan rekayasa ulang bisnis proses, bahkan presentase perbaikannya mencapai angka diatas 50%, hal ini menunjukan bahwa dengan menerapkan teknologi pada bisnis proses yang baru, berpengaruh terhadap efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan Toserba. Dalam hal ini, yang paling berpengaruh pada perusahaan Toserba adalah pada proses pengadaan barang dagangan, proses penerimaan dan penyimpanan dan proses pembayaran ke pemasok, karena disitulah

37 37 terletak urat nadi bisnis Toserba guna meningkatkan daya saing di era persaingan saat ini.

38 38